Optimización del Surtido de pedidos

INFORMES TECNICOS
Optimización del Surtido de pedidos
Cuando pasar de la preparación de pedidos manual a una opcion automatizada
Por Lance Reese, Intelligrated
Hacer más con menos es
una parte fundamental
de cualquier modelo de
negocio exitoso. Para un
Centro de Distribución
esto significa determinar
la combinación justa entre
fuerza laboral, tecnología
y costo que pueda cumplir
las metas.
Cuando la operación de surtido de pedidos se realiza con papel, inevitablemente surge la pregunta
¿cuándo es el momento correcto de pasar de la preparación de pedidos manual con papel a la
preparación de pedidos sin papel, como la preparación de pedidos dirigida por luz o por voz y qué
podemos esperar si y cuándo damos este paso? Este documento describe los factores a tener en cuenta,
los beneficios de las tecnologías automatizadas de preparación de pedidos actualmente disponibles
y una descripción general de algunas mejoras en la eficiencia y el ROI que estas tecnologías pueden
aportar a una operación.
El negocio de siempre: una descripción general de los desafíos en el
surtido de pedidos de la actualidad
Los centros de distribución (CD) actuales se enfrentan a una cantidad enorme de desafíos. Algunos son
el pan de cada día y otros son consecuencias esperadas e inesperadas de la economía mundial. Estas
presiones comerciales y económicas se interponen entre el gerente del DC y su meta de alcanzar una
mayor productividad y precisión. La precisión es otro impulsor en el surtido de pedidos que nunca
desaparecerá. Para algunas industrias, como las compañías farmacéuticas, la precisión opaca al resto
de los factores en el CD. Independientemente del producto, garantizar una selección, verificación y
empaque precisos es de primordial importancia cuando el surtido preciso de pedidos puede construir
una base de clientes leales y cuando los errores pueden costar a una compañía clientes valiosos.
Finalmente, el uso incrementado de software de gestión comercial sofisticado, desde sistemas ERP hasta
aplicaciones de inteligencia comercial, resultan en una mayor automatización en el CD, garantizando
una mayor visibilidad de la gestión de esta parte de la cadena de suministro.
Para superar estos desafíos, cada vez más gerentes de CD buscan soluciones de surtido de pedidos
automatizadas, incluyendo la preparación de pedidos dirigida por luz y por voz. Pero, ¿dónde es mejor
empezar y qué se debe considerar al momento de realizar el cambio?
Comience en donde está
El viejo dicho “¿Cómo puede llegar a dónde quiere llegar si no sabe dónde está parado?” ciertamente se
aplica a la evaluación de la posibilidad de pasar del surtido de pedidos manual al automatizado. La mejor
manera de empezar es con un análisis detallado del funcionamiento actual del CD.
Esto incluiría al menos seis meses de datos de funcionamiento no temporal, con al menos 12 meses de
funcionamiento con un componente temporal. Los integradores de sistemas automatizados de manejo
de materiales cuentan con cuestionarios de analisis de functionamiento que pueden ayudar a la gerencia
del CD a determinar estas datos. Los datos de estos estudios generalmente apuntarán en una dirección
clara hacia la tecnología y sistemas más adecuados. La información general buscada incluirá:
• Datos de ubicación (racks, estantes, cantidad de SKU, etc.)
• Datos de trabajo (cantidad de turnos, cantidad de preparadores de pedidos, controladores y
empaquetadores)
• Costos (de trabajo y devoluciones)
• Métodos de selección actuales
• Perfil típico de pedidos (cantidad de pedidos, líneas, piezas, datos de envío, índices de error, costos
por error)
• WMS u otro software implementado
• Problemas clave
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Después de haber completado el estudio con un proveedor, el gerente del CD podrá establecer una
línea de base y habrá identificado las debilidades y las áreas donde las soluciones automatizadas
pueden producir un ROI.
Establecer los objetivos: qué esperar del surtido de pedidos automatizado
Al comprometerse en una inversión de tecnología nueva, es importante saber exactamente qué
esperar en cuanto al ROI, tanto en números concretos como en beneficios subjetivos. El sentido
común al calcular el ROI incluye la productividad y la precisión, mientras que los beneficios
adicionales incluyen flexibilidad, visión de la gestión e integración WMS.
Calcular el retorno sobre la inversión (ROI): productividad y precisión
Determinar un retorno sobre la inversión estimado es crucial para cualquier operación que
considere un cambio de la preparación de pedidos manual a la solución de preparación de pedidos
sin papel. Un método simple de calcular el ROI comienza por validar dónde se encuentra la
operación hoy. A continuación, se ofrece un ejemplo de una compañía que está cambiando de una
solución de selección manual a una automatizada.
ROI a partir del aumento en la productividad
Muchas compañías buscan aumentar la eficiencia para mantener los costos bajo control. Cuando
se realiza la transición de la preparación de pedidos en papel a la preparación de pedidos dirigida
por luz, las compañías pueden obtener índices de productividad del 50 por ciento o más; aquellas
compañías que pasan del papel al RF o preparación de pedidos dirigida por voz alcanzan aumentos
de hasta un 25 por ciento. Con el software para controlar la productividad de los trabajadores en
base a zonas o en forma individual, las tecnologías automatizadas de cumplimiento de pedidos
proveen una variedad de opciones de gestión que están sepultados en un sistema de preparación
de pedidos manual y realización de informes, incluyendo el tamaño correcto de la fuerza laboral,
la estructuración de turnos y el mejor aprovechamiento de las instalaciones actuales. Si hay una
mayor demanda en el DC, el costo de aplicar la automatización para aumentar la productividad
puede resultar tener un mayor ROI que agregar un turno de trabajo adicional costoso.
Para estimar el ROI de la productividad aumentada provista por la solución de preparación de
pedidos sin papel, el primer paso es determinar la cantidad total actual de preparadores de
pedidos de la operación y sus salarios asociados. Multiplique estos números por 2.080 (las horas
totales en el año). En el ejemplo a continuación, los salarios totales por año son de $374.400.
Como se mencionó anteriormente, una inversión en una solución de selección automatizada puede
aumentar la productividad entre un 25 y 50 por ciento. Con un aumento del 30 por ciento en
productividad, el ejemplo a continuación provee una reducción del costo de trabajo de $112.320.
Esto resulta en una reducción del trabajo o en volumen aumentado.
Figure 1 - Ejemplo de cálculo de ROI con aumento en la productividad
Costo actual
Cantidad total de preparadores
Prom. horas/año
2,080
Salario/hora (c/ beneficios)
$30.00
Horas de trabajo de cumplimiento
de pedidos totales/año
12,480
Salarios totales/año
Ganancia
Aumento en la productividad
Horas de trabajo anuales ahorradas
Dólares de trabajo anuales ahorrados
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6
$374,400
30%
3,744
$112,320
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Elecciones, elecciones,
elecciones: Una descripción
general de las tecnologías
de selección y colocación
automatizadas en la
actualidad
La preparación de pedidos
dirigida por luz se desarrolló
aproximadamente hace 30
años, y provee la solución de
preparación de pedidos más
eficiente para el cumplimiento
de pedidos de alta velocidad.
En base al uso de luces de
colores para informar al
preparador de pedidos sobre
la posición de selección y la
cantidad, la preparación de
pedidos dirigida por luz ha
permitido el desarrollo de
una multitud de procesos de
cumplimiento de pedidos
modernos, incluyendo la
preparación de pedidos por
grupos, de muestras (bucket
brigade) y el reacomodo
dinámico. La preparación de
pedidos dirigida por luz también
ha permitido el desarrollo
de algoritmos de selección
sofisticados, garantizando
tiempos de recorrido a pie
reducidos y la colocación
de preparación de pedidos
urgentes. Los sistemas de
cumplimiento de pedidos
dirigidos por luz proveen en
forma diaria una ventana de
gestión sofisticada a todas las
actividades del DC, integrándose
con WMS, ERP o sistemas de
software existentes para darle
al gerente del DC una visión
clara y en tiempo real de la
operación total.
La preparación de pedidos
por luz a veces se denomina
preparación de pedidos dirigida
por luz en reversa. Tal como
los sistemas dirigidos por luz
dirigen a los preparadores de
pedidos hacia el compartimiento
indicado para recoger un
artículo, los sistemas de
preparación de pedidos dirigidos
por luz dirigen al preparador
hacia el compartimiento o
posición adecuada en donde
colocar el artículo. Mayormente
aplicado en sistemas donde
los artículos seleccionados por
lotes requieren clasificación
en pedidos individuales, el
sistema de preparación de
pedidos dirigido por luz ofrece
los mismos beneficios de mayor
productividad y precisión sobre
la clasificación y embalaje
manuales. Al reemplazar los
boletos de selección, las listas
de envíos y otros manifiestos en
papel, un operador del sistema
de preparación de pedidos
dirigido por luz simplemente
tiene que escanear el código de
barra de un producto para ser
informado instantáneamente
sobre dónde colocar el artículo.
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ROI a partir del aumento en la precisión
La precisión representa un papel enorme en la medición del éxito del DC. Los índices de
cumplimiento de pedidos precisos no sólo resultan en una mayor satisfacción del cliente, sino
también en costos reducidos por devoluciones. Y, como se indicó anteriormente, para las industrias
como la farmacéutica, el problema del cumplimiento de pedidos preciso forma la base del
éxito para toda la compañía. Con necesidades laborales cambiantes, el tema de cuánto tiempo
lleva capacitar preparadores de pedidos precisos y productivos siempre es un problema. Con la
preparación de pedidos dirigida por luz y por voz, el tiempo de capacitación puede reducirse de
días a minutos, con índices de precisión cercanos al 100 por ciento.
En base al aumento del 30 por ciento en la productividad usado en el ejemplo anterior, la cantidad
total de preparadores de pedidos necesaria para este ejemplo se reduce de seis a cuatro, y la
cantidad total de líneas de preparadores de pedidos por hora aumenta de 250 a 325. Este aumento
en la productividad se refleja en la Figura 2 a continuación.
Para estimar el ROI obtenido a partir del aumento en la precisión provista por la tecnología de
cumplimiento de pedidos, determine primero el índice de precisión actual, el costo de un error en
la selección y la cantidad de errores actuales que ocurren por día. Multiplique estos números y el
resultado es el costo de los errores generados por el proceso de cumplimiento de pedidos actual.
En el siguiente ejemplo, el costo de errores estimado por año es de $38.880. La implementación
de la tecnología de cumplimiento de pedidos resultará en un aumento en la precisión del .05 por
ciento o más, con algunos índices de precisión mejorando en hasta un 10 por ciento. Un aumento
en la precisión mínimo de .05 por ciento resulta en ahorros anuales de $22.032.
Figure 2 - Ejemplo de cálculo de ROI con aumento en la precisión
ROI total estimado
Aumento en la precisión
Cantidad de preparadores de pedidos
Líneas de preparadores de
pedidos/hora (8 horas por día)
Índice de precisión
Costo/error
Errores/año (260 días por año)
Costo de error/año
Ahorros anuales por precisión
Actual
Ganancia
6
4
225
293
99.90%
99.95%
$15.00
$15.00
2,808
1,310
$38,880
$16,848
$22,032
En base a estos cálculos, el ROI combinado a partir de la implementación de una solución de
preparación de pedidos automatizada para este ejemplo es de $134.352. Esto representa un
ROI en sólo un año para la mayoría de los sistemas de cumplimiento de pedidos con seis
preparadores de pedidos.
Otros factores determinantes que colaborarán con el ROI de la operación son la capacitación
simplificada, los costos reducidos de consumibles (etiquetas, listas de selección) y menor cantidad de
personal de soporte necesario. Además, la operación se beneficiará con la flexibilidad, la gestión en
tiempo real y los informes provistos por una solución de preparación de pedidos automatizada, así
como también la capacidad de la solución de integrarse con WMS existentes.
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Otros beneficios de una solución automatizada:
El sistema de preparación de
pedidos dirigido por voz ofrece
comandos claros y concisos a
través de una red inalámbrica.
Como una alternativa rentable
y/o tecnología adicional, la
preparación de pedidos dirigida
por voz elimina muchas de
las ineficiencias asociadas
con las listas de selección en
papel, mientras que aumenta
la velocidad, los índices de
precisión y la productividad
total. Un beneficio adicional es
la capacidad de programar los
comandos de voz en idiomas que
no sean el inglés, disminuyendo
enormemente los requisitos de
capacitación del operador del
DC. En algunas aplicaciones, la
preparación de pedidos dirigida
por voz puede ser usada como
complemento de la preparación
de pedidos dirigida por luz,
estando ambas aplicaciones
integradas al sistema a través
del software de cumplimiento
de pedidos.
Las soluciones de RF de
preparación de pedidos
por carrito son ideales para
recoger artículos lentos de
áreas fraccionadas distantes.
Diseñadas para permitir la
selección de lotes o por grupos
de pedidos múltiples de artículos
que tradicionalmente pueden
ser lentos e introducir niveles
de error, la preparación de
pedidos por carrito combina
elementos de la preparación
dirigida por luz y la tecnología
de exploración RF en una
plataforma única. Ideal para
seleccionar grandes números
de artículos lentos, el sistema
de preparación de pedidos por
carrito incluye el mismo nivel
de integración con el software
de preparación de pedidos para
comunicación y realización de
informes en tiempo real.
Flexibilidad
Las curvas de demanda dinámicas, la estacionalidad y las cifras de crecimiento proyectadas
generalmente se citan como las razones para reemplazar un sistema de preparación de pedidos
manual por uno de preparación de pedidos dirigida por luz. Los sistemas automatizados pueden
atender pedidos urgentes o acelerados, que pueden ser un desafío significativo en un entorno de
preparación de pedidos con papel.
En áreas donde la gran rotación de personal presenta desafíos, la automatización pone sobre
la mesa beneficios reales. Si un equipo capacitado se ve reducido en tamaño debido a la baja
cantidad de pedidos o a un bajón en la economía, cuando se reinicia la demanda, el gerente del
DC puede enfrentarse con la contratación de una fuerza laboral no capacitada. Dependiendo de
la disponibilidad de trabajo capacitado y de los índices de rotación, una inversión en tecnología
de preparación de pedidos avanzada puede demostrar tener un mayor ROI que la capacitación y
los puestos de calidad adicionales. La capacidad de mantener la flexibilidad en la fuerza laboral,
independientemente de la rotación, es un desafío que la tecnología de preparación de pedidos
avanzada puede ayudar a resolver.
Visión de la gestión
Los sistemas actuales de preparación de pedidos dirigida por luz ofrecen al gerente del DC
transparencia de la fuerza laboral total en tiempo real. La ubicación del trabajo, los índices de
selección y de precisión están disponibles las 24 horas del día los siete días de la semana mediante
casi cualquier tipo de dispositivo de visualización digital, desde PDA manuales hasta teléfonos
inteligentes y computadoras portátiles. Donde sea que se encuentre la gerencia, incluso fuera
del establecimiento, la eficiencia y la productividad de la fuerza laboral del DC está disponible al
instante. Con la gestión senior que exige mayores niveles de datos de cada aspecto de la compañía,
los paneles de gestión deben estar repletos de datos precisos en tiempo real.
Con los sistemas manuales, este requisito no puede cumplirse. Al pasar a una solución de
cumplimiento de pedidos automatizada, el gerente del DC no sólo tiene una visión en tiempo real
para una gestión óptima, sino que también puede brindar a la dirección la integración necesaria en
sistemas de datos corporativos.
Interfaz WMS
Una de las ventajas clave que se experimentan cuando se pasa de la preparación de pedidos
manual a soluciones de cumplimiento de pedidos dirigidas por luz o de cualquier otro tipo, es la
capacidad de integrarse con WMS, ERP u otras aplicaciones de gestión de preexistentes.
Luz verde a una solución de selección automatizada
Cada compañía, DC, ubicación geográfica, fuerza laboral e industria enfrenta desafíos únicos que
pueden ser diferentes entre sí. Ciertas circunstancias son comunes para aquellos que consideran
pasar de la preparación de pedidos manual con papel a un sistema de preparación de pedidos
automatizado sin papel dirigido por luz o de otro tipo. Éstas pueden incluir el crecimiento de
la compañía, la preocupación sobre la rotación de personal, una creciente demanda de mayor
productividad y precisión, o la necesidad de un mayor grado de visión de la gestión en tiempo real.
Trabajar con un integrador de manejo de materiales automatizado y desarrollar una línea de base
de rendimiento es el primer paso hacia una solución automatizada. Un análisis profundo de las
demandas actuales en los últimos seis a 12 meses, y una proyección de los requisitos futuros en los
próximos tres a cinco años, brinda una base sólida para desarrollar la solución automatizada ideal,
y es la clave hacia una implementación final exitosa.
Para obtener más información, comuníquese con Intelligrated por e-mail a info@
intelligrated.com, por teléfono al 866.963.7300 o visite www.Intelligrated.mx.
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