presentación

Sistema de Administración de
Recursos de Información
La Información es un
aspecto de enorme
trascendencia dentro de la
Administración, pues de ella
depende en gran parte el
correcto planteamiento de
sus relaciones con los
ciudadanos y el nivel de
eficacia de su gestión.
• Para ello los archivos constituyen la
memoria de la acumulación de la
administración y el testimonio de los
derechos y obligaciones de los ciudadanos
y de la propia Administración.
• Son, además un factor imprescindible de la
continuidad frente al carácter cambiante y
variable de las estructuras administrativas
y de los funcionarios, de cuya actividad
son reflejo.
Objetivo
Un Sistema de Administración de Recursos de Información
(SARIP) tiene como objetivo la construcción, modernización y
consolidación de un sistema de administración de la
información
en
los
organismos
gubernamentales;
garantizando la eficiencia, estabilidad y continuidad de la
administración de la información que reciben y generan.
En todo proceso para lograr un Sistema de Administración de los
Recurso de Información es muy importante ir avanzando en
módulos que conjuntamente estructuren una solución integral.
Entre ellos debemos considerar los siguientes aspectos:
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Formación
Archivo de Trámite
Archivo de Concentración
Archivo Histórico
Diseño de Espacios
Digitalización de Documentos
Gestión Documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Flujos de Trabajo
Software
Formación
Para
una
Sistematización
de
Información es necesario que los
miembros de cada institución puedan
comprender la importancia de los
procesos que deben tomarse en su
institución y conocer las normativas
esenciales
que
signifiquen
una
competencia eficaz para el control y
gestión de las actividades.
Formación
Esta Formación debe tener como objetivo:
Establecer y desarrollar un programa de educación continua y
asesoría para las dependencias y entidades públicas, desde la
administración de información y archivos, hasta los flujos de
trabajo.
SARIP Formación
Algunas temáticas de importancia para esta concientización y
capacitación son:
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“Organización y Conservación de Archivos Gubernamentales”
“Descripción de Archivos ISAD-G”
“Macroevaluación de Archivos”
“Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos”
“Construcción de Cuadro General de Clasificación Archivística”
“Construcción de Catálogo de Disposición Documental”
“Elaboración de Manual de Políticas”
“Integración de Expedientes”
“Valoración Documental”
“Conservación de Archivos”
“Calidad del Proceso Documental”
Archivo de Trámite
Es
donde
se
generan
los
documentos y los que se guardan
con carácter temporal. Son aquellos
sometidos a continua utilización y
consulta por las propias oficinas.
Es un archivo vigente, activo.
De acuerdo al ciclo vital de los
documentos deben estar en las
oficinas por un período de tiempo de
hasta 5 años.
Archivo de Trámite
Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tener
como objetivo:
• Diseñar los instrumentos para organizar y ordenar, bajo criterios
uniformes, los documentos del Archivo de Trámite, es decir, los de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de las
unidades administrativas; para facilitar su localización expedita,
disponibilidad, integridad, conservación y custodia.
SARIP Trámite
Este objetivo se logra a través de Servicios como:
• Asesoría para la Ordenación de Expedientes de Archivo de
Trámite
• Creación de Instrumentos:
• Cuadro General de Clasificación Archivística
• Catálogo de Disposición Documental
• Guía Simple de Archivos
• Inventarios Generales
Archivo de Concentración
Es el Archivo que recibe, organiza y
guarda, por un plazo de hasta 25 años
los documentos transferidos por los
Archivos de Gestión, una vez que su
consulta haya dejado de ser frecuente;
y coordina el funcionamiento de dichos
archivos.
Archivo de Concentración
Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tener
como objetivo:
• La depuración del archivo de concentración y el diseño de los
instrumentos de organización de la documentación semiactiva,
garantizando la integridad, conservación y custodia de los
expedientes, el control de su uso y destino final; así como, la
conformación de la memoria institucional.
SARIP Concentración
Este objetivo se logra a través de Servicios como:
• Depuración y Organización del Archivo de Concentración
• Creación de Instrumentos:
• Cuadro General de Clasificación Archivística
• Catálogo de Disposición Documental
• Guía Simple de Archivos
• Inventarios Generales
Archivo Intermedio e Histórico
• Archivo Intermedio: Es aquel al que se
han de transferir los documentos de los
archivos centrales cuando su consulta por
los organismos productores es esporádica
y en el que permanecen hasta su
eliminación o transferencia al archivo
histórico..
Archivo Intermedio e Histórico
• Archivo Histórico: es aquel al que se
han de transferir desde el archivo
intermedio la documentación que
deba conservarse permanentemente.
• También pueden conservarse
documentos históricos recibidos por
donación, depósito, adquisición, etc.
Archivo Intermedio e Histórico
Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tener
como objetivo:
• La organización, conservación y difusión de los Archivos
Históricos, garantizando la integridad, conservación y custodia
de los documentos que conforman la memoria institucional así
como la difusión con propósitos de investigación.
SARIP Histórico
Este objetivo se logra a través de Servicios como:
• Recepción Normada
• Identificación
• Valoración
• Clasificación y Ordenamiento
• Catalogación
• Instalación
• Organización del servicio al público
• Control de Condiciones Físicas para la conservación
•
Difusión
Diseño de Espacios
Un aspecto fundamental en el diseño de un
proyecto de archivo en una institución, es
realizar un análisis de las instalaciones que
servirá como depósito para nuestro archivo.
Su ubicación dentro de la estructura del
edificio debe ser fundamental. Esto
garantizará el cumplimiento de uno de los
propósitos básicos de un área de depósito, su
funcionalidad. Es decir, que exista
disponibilidad pronta de las unidades que
brindan atención inmediata a los documentos
para su adecuada conservación y facilitación
a los usuarios.
SARIP Espacios
Para este propósito se debe tener como objetivo:
• El diseño, adaptación y creación de áreas físicas adecuadas, para
las diferentes actividades del quehacer de un archivo en un entorno
de seguridad tanto para sus funcionarios como la documentación.
Donde los usuarios de los archivos puedan realizar y desarrollar sus
actividades en ambientes funcionales, seguros, creativos y
estéticos.
Digitalización de Documentos
La Digitalización permite de forma
eficiente transformar un documento
físico en un medio electrónico
haciendo énfasis en la compresión y el
manejo de multiformatos.
SARIP Digitalización
Entre sus beneficios consta:
• Disminución de costos de almacenamiento
• Conservación de documentos originales evitando el desgaste por
manejos inadecuados
• Facilitar la distribución y control de documentos
• Compresión hasta un 90% del tamaño del archivo
• Manejo de formatos múltiples
• Acceso ilimitado a usuarios sin costo de licencias
• Adaptación del sistema de acuerdo a las necesidades
• Edición y regeneración del contenido digital almacenado
Gestión Documental
Es el conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en
una
organización,
permitir
la
recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los
documentos
deben
guardarse,
eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de
los
documentos
más
valiosos,
aplicando principios de racionalización
y economía.
Gestión Documental
Esta Gestión tiene como objetivo:
• Hacer eficiente el control de gestión de los asuntos en las
instituciones gubernamentales de forma automatizada.
SARIP Gestión
Funciones:
• Control del libro de registro: asigna folio consecutivo, descripción del
asunto, fecha y hora de recepción, nombre y cargo del receptor del
documento
• Digitalización de los documentos
• Asignación de Instrucciones: asigna instrucciones a las personas en
los diferentes niveles de la organización, agiliza seguimientos,
avances y respuestas hasta la terminación del asunto
SARIP Gestión
• Instrucciones Recibidas: tiene como propósito recibir instrucciones,
enviar avances, respuestas y reenviar instrucciones
• Reportes: emite estadísticas de tiempos de respuesta y terminación
de instrucciones, ya sea por unidad administrativa o por persona;
permite evaluar el desempeño y tomar mejores decisiones
Sistemas de Gestión de Calidad
Un Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC) es el conjunto de normas
interrelacionadas de una empresa u
organización, por los cuales se
administra de forma ordenada la
calidad de la misma, en la búsqueda
de la satisfacción de las necesidades
y expectativas de sus clientes.
Es de vital importancia que los
Sistemas de Gestión de Calidad se
implementen
en
procedimientos
archivísticos.
SARIP Calidad
Para lograr este objetivo se requieren las siguientes actividades:
• Diagnóstico para la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad, con base en la Norma ISO 9001:2008.
• Sensibilización al personal del organismo sobre el Sistema de
Gestión de Calidad.
• Impartición del Seminario sobre el desarrollo de un Sistema de
Gestión de Calidad con base en la Norma ISO 9001:2008.
SARIP Calidad
• Implementación del Sistema de Gestión de Calidad para los
procedimientos archivísticos.
• Generación de la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad para los procedimientos archivísticos.
• Formación de auditores internos en ISO 9001:2008, para los
procedimientos archivísticos.
Flujos de Trabajo
El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es
el estudio de los aspectos operacionales
de una actividad de trabajo: cómo se
estructuran las tareas, cómo se realizan,
cuál es su orden correlativo, cómo se
sincronizan, cómo fluye la información
que soporta las tareas y cómo se le hace
seguimiento al cumplimiento de las
tareas.
Flujos de Trabajo
Al determinar los Flujos de Trabajo se tiene como objetivo: la mejora
de los procesos administrativos a través de la automatización de los
procesos.
SARIP Flujos de Trabajo
Beneficios:
• Asignación exacta de las tareas en los flujos de trabajo
• Imposibilidad de errores en la asignación de actividades
• Generación de reportes de forma individual y por área
• Generación de la documentación que da cuenta de las actividades
realizadas en cada una de las tareas
• Garantía de distribución equitativa de las tareas en los flujos de trabajo
• Mejora en la calidad de los servicios internos y externos
Software Especializado
Un Software tiene como
objetivo:
garantizar
la
confiabilidad, estabilidad y
eficiencia del sistema de
administración de información
a través de la aplicación de
herramientas tecnológicas.
¿Qué es?
SARIP Software es la herramienta electrónica de
Administración de Información que permite a las Instituciones
organizar la documentación que generan y reciben; controlar
su ubicación exacta y clasificar la información solicitada;
hacerla disponible en formatos electrónicos, logrando la
eficiencia, productividad y transparencia en su labor diaria.
¿Cuál es el objetivo?
SARIP Software tiene como objetivo la construcción,
modernización y automatización del registro y seguimiento
documental de su Organización, garantizando la
confiabilidad, seguridad, eficiencia en el control y la
recuperación de la información
Solución
SARIP Software se compone de una serie de módulos que
en su conjunto integran todos los elementos de un sistema
automatizado de archivos: captura, búsqueda, préstamo,
gestión, reportes y herramientas de configuración.
Funciones
 Control de registro automatizado
 Integración de documentos digitalizados
Búsquedas por expediente, por documento o por cualquiera de los
elementos contenidos en las plantillas de captura
Control de préstamos y devolución de expedientes
 Modificación y baja de expedientes
Creación de reportes
Beneficios
Acceso expedito a la información
Actualización de herramientas e instrumentos de control y
descripción
Notificación automatizada de transferencias y bajas documentales.
Incorporación de expedientes y documentos de acuerdo a normas
nacionales e internacionales
Control de préstamo de expedientes de acuerdo a su clasificación
Integración con otros sistemas automatizados de la Organización
Cumplimiento con las recomendaciones y normas ISAD (G),
ISAAR (CPF)
Configurable de acuerdo a los requerimientos de cada
Organización
Contacto
http://www.sarip.info
[email protected]
Chile (56 2)
6335531
Colombia (57 1) 6101698
México (52 5) 90000210