VISIÓN: MISIÓN: TAREAS: OPERACIÓN: RECURSOS: TÉCNICOS

Secretaría de
Educación
Pública
CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL INEA
VISIÓN:
Satisfacer las necesidades de organización de archivos del INEA de acuerdo a la normatividad establecida,
racionalizando eficientemente los recursos.
MISIÓN:
Establecer la Administración de Documentos que cumpla de manera eficaz con los requerimientos de las unidades
administrativas y la normatividad referente al control de archivos, la gestión documental, transparencia y acceso a la
información, capacitando al personal en organización de archivos, estandarizando procesos de gestión, transferencia
y guarda documental a través de instrumentos, políticas y procedimientos; mejorando la eficiencia y logrando un
desarrollo sustentable en el trabajo documental.
TAREAS:
DIAGNÓSTICO: Identificar el estado de los archivos a tres niveles:
Archivístico:
Documental:
Organizacional:
Reconocimiento de los instrumentos de control y descripción
Valoración de la situación que guarda el estado de conservación
documental
Identificación de los procesos archivísticos
OPERACIÓN:
Ejecución de un programa de organización, ajuste y reclasificación de la documentación a partir
de manuales de función, políticas y procedimientos, así como instrumentos de control
funcionales y eficientes, establecidos a partir de la revisión directa de los documentos –
depurando, transfiriendo o conservando los documentos; racionalizando los recursos – evitando
costos innecesarios.
EVALUACIÓN:
Seguimiento y control permanente de todas las actividades relacionadas con la gestión
documental desde el control de la correspondencia, generación de documentos hasta la
conservación y organización de los Archivos de Trámite y de Concentración del INEA.
RECURSOS:
TÉCNICOS:
HUMANOS:
TEMPORALES:
ARCHIVO HISTÓRICO:
Manuales de función, políticas y procedimientos, instrumentos de control y descripción.
Propios, estancia profesional y servicio social de la licenciatura en Archivonomía.
Materiales: Equipos de cómputo, cajas y otros indirectos.
Además de las actividades permanentes, 2 Años de trabajo en archivo de trámite y 3
años en el archivo de concentración para concluir los trabajos para la organización de
archivos del INEA.
En reestructuración de manera conjunta con el Centro de Documentación Paulo Freire.
COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS
INSTRUCCIONES
2008
2009
2010
1
Registro de coordinadores de archivos.
Indicar con "SI" o "NO" según corresponda.
2
Establecimiento de criterios específicos para
procedimientos y organización de archivos.
Señalar el mes del año en que se realizó o
se programa realizar esta acción.
Mayo
3
Establecimiento de programas de capacitación y asesoría
archivística.
Indicar las fechas en que se programa
capacitar a los servidores públicos.
Julio
4
Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de información
para el manejo y control de archivos.
Describir brevemente las aplicaciones que
se van a desarrollar en cada año.
5
Elaboración del Cuadro de Clasificación de Archivos.
Indicar con "SI" o "NO" si se efectuó su
elaboración.
Si
6
Elaboración del Catálogo de Disposición Documental.
Indicar con "SI" o "NO" si se efectuó su
elaboración.
Si
7
Diseño de formatos para inventario de archivos.
Indicar con "SI" o "NO" en cuanto al diseño
de formatos.
Si
8
Diseño e integración de la Guía Simple de Archivos.
Indicar las fechas de avance.
2011
2012
MÁS DE
CINCO
AÑOS
ACTIVIDAD
PERMANENTE
Si
Si
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVOS DE TRÁMITE
INSTRUCCIONES
2008
2009
2010
1
Designación del responsable de archivo de trámite.
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que ha sido designado el
responsable.
100%
2
Incorporación de procedimientos de archivo de trámite.
Indicar el mes del año en que se llevará a
cabo.
Mayo
3
Registro de correspondencia de entrada y salida en
formatos con elementos de descripción obligatorios.
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se implementará.
4
Clasificación y descripción de expedientes de archivo en
portadas.
Indicar el porcentaje en que se programa
efectuar esta acción.
50%
5
Elaboración de Inventario Documental.
Indicar el porcentaje en que se programa
llevar a cabo esta acción.
100%
6
Establecimiento de recursos y espacios físicos adecuados
para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y
medidas de seguridad).
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se ha implementado
esta acción.
7
Establecimiento de mecanismos que garanticen la
integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en
formato electrónico.
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se ha implementado
esta acción.
100%
50%
100%
2011
2012
MÁS DE
CINCO
AÑOS
ACTIVIDAD
PERMANENTE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
INSTRUCCIONES
2008
2009
2010
1
Establecimiento de procedimientos para la recepción de
archivos semiactivos y control de préstamo de
expedientes.
Señalar el mes del año en que se realizó o
se programa realizar esta acción.
Julio
2
Establecimiento de sistemas para el control de préstamo
de expedientes.
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se implementará
esta acción.
100%
3
Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan
en el acervo de concentración.
Señalar el porcentaje por año en que se
realizará esta acción.
100%
4
Rescate y transferencia documentales al Archivo Histórico.
Anotar el número de procesos efectuados
por año.
5
Organización de archivos que están en custodia.
Anotar el número de Direcciones de Área
con archivo organizado.
6
Instrumentación de mecanismos automatizados para el
control de Archivos de Concentración.
Indicar el porcentaje de avance.
100%
7
Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos
adecuados para la conservación de archivo (mobiliario,
espacios y medidas de seguridad).
Indicar el porcentaje por año en que se
implementará esta acción.
100%
8
Establecimiento de mecanismos que garanticen la
integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en
formato electrónico.
Señalar en que año se realizará esta acción.
2011
2012
2011
2012
2
2011
7
MÁS DE
CINCO
AÑOS
ACTIVIDAD
PERMANENTE