ASISTENTE DE PROMOCION Y DESARROLLO Código Versión

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MANUAL DE FUNCIONES Y DE
COMPETENCIAS LABORALES
ASISTENTE DE PROMOCION
Y DESARROLLO
Código
Versión
Tipo
Implementación
PD-MF-02
5
Manual
Funciones
2014-04-07
I.IDENTIFICACION
Denominación del Cargo: ASISTENTE DE PROMOCION Y DESARROLLO
Superior Inmediato: DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO
Unidad Administrativa: DIRECCION PROMOCION Y DESARROLLO
Nivel del Cargo: PROFESIONAL
Número de Cargos: Uno (1)
Cargo de Dirección, Confianza y Manejo : NO
II.PROPOSITO PRINCIPAL
Coadyuvar en las actividades del Director de Promoción y Desarrollo , resolver con
eficiencia y eficacia los servicios de la Unidad Administrativa sirviendo de soporte
Administrativo para el logro de los objetivos misionales y apoyar las actividades de los
diferentes programas del área, de acuerdo con los reglamentos establecidos por la
Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá.
III.DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Participar en la promoción, ejecución y control de la logística requerida para la
realización de eventos y capacitaciones programadas.
2. Coordinar la planeación y ejecución de las capacitaciones, en cumplimiento a
los servicios ofrecidos a los afiliados y empresarios en general.
3. Elaborar la base de datos y mantenerla actualizada con información sobre los
empresarios, comerciantes y particulares que hayan participado en los eventos y
capacitaciones.
4. Elaborar la base de datos que garantice
publicaciones, investigaciones, estudios y proyectos.
la
consulta
inmediata
de
5. Ejecutar lo correspondiente al servicio de alquiler de auditorios de acuerdo con el
procedimiento e instructivo del mismo.
6. Verificar la disponibilidad de auditorios, atender las solicitudes y liquidar el valor del
servicio de acuerdo con las tarifas vigentes.
7. Entregar y recibir los auditorios en alquiler o préstamo a los usuarios externos e
internos y firmar el control de entrega. En caso de daño o pérdida de algún
elemento del inventario entregado, informar a la Dirección Administrativa y
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Financiera para que el usuario responda por el arreglo o reposición.
8. Entregar al solicitante del auditorio el reglamento de uso y control de entrega de
auditorios para su revisión y firma.
9. Atender las solicitudes que en cursos de capacitación, seminarios y demás eventos
sea requerido.
10. Reliquidar cuando fuere el caso,
proporcional al mayor tiempo utilizado.
el
servicio
de
alquiler
de
salones
11. Registrar en el tablero de auxiliares de servicios generales el nombre del usuario
del auditorio, indicando el día y horario asignado.
12. Liquidar y diligenciar el registro solicitud elaboración de factura y entregar al tesorero
pagador para su elaboración por concepto de alquiler de auditorios, en caso de la no
prestación del servicio de alquiler ya facturado, solicitar mediante comunicación interna
la anulación de la factura.
13. Tabular las encuestas de nivel de satisfacción aplicadas en el proceso, como
instrumentos de medición y seguimiento de los servicios.
14. Recepcionar y revisar las solicitudes de afiliación y elaborar el registro de aceptación
de afiliados.
15. Asignar la calidad de afiliado al comerciante en el Sistema Integrado de
Registros Públicos (SIREP) y entregar la credencial que lo identifica como tal.
16. Verificar en el Sistema Integrado de Registros Públicos (SIREP) el estado actual del
afiliado y proceder a elaborar el registro de desvinculación de afiliado, cuando este lo
solicite y/o cuando pierda su calidad y registrar la novedad en el sistema.
17. Efectuar las visitas a los establecimientos de comercio de afiliados de
conformidad con las instrucciones que le imparta el Director de Promoción y
Desarrollo.
18. Mantener actualizada la base de datos de afiliados y publicar el directorio y el
portafolio en la página web.
19. Difundir el boletín de afiliados y mantener actualizada la base de datos a través de los
correos electrónicos, pagina web, y el periódico institucional.
20. Apoyar el proceso del Fondo Rotatorio de Microcréditos, recepcionando las
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solicitudes, entregando el registro solicitud de crédito y verificando que se encuentre
totalmente diligenciado con los requisitos exigidos por el Reglamento del Fondo
Rotatorio de Microcréditos
21. Hacer las verificaciones pertinentes en las centrales de riesgo, revisar que los
documentos aportados se encuentren completos y presentarlos para estudio y
aprobación del Comité de Crédito.
22. Liquidar el plan de pagos con base en el acta de aprobación y Reglamento del
Fondo Rotatorio de Microcréditos.
23. Gestionar
el
desembolso
del
crédito
mediante
el
comprobante de egreso, soportado con el acta y sus anexos aprobados por el Comité
de Crédito.
24. Gestionar las pólizas de seguro de vida grupo deudores.
25. Solicitar trimestralmente el pedido de elementos y papelería de la Dirección de
Promoción y Desarrollo, previa autorización del Director.
26. Tramitar solicitud de traslado de activos fijos cuando se requiera.
27. Elaborar el documento equivalente en la adquisición de bienes y servicios
suministrados por contribuyentes del régimen simplificado.
28. Responder por la administración, custodia y conservación del Archivo de gestión, de
conformidad con la Tabla de Retención Documental, recibir y entregar los documentos
de este archivo cuando se presente retiro temporal o definitivo de su cargo.
29. Preparar físicamente la documentación para la transferencia del Archivo de Gestión al
Archivo Central de acuerdo con la Tabla de Retención Documental vigente.
30. Participar en los diferentes comités internos y externos, capacitaciones y eventos a
los cuales sea convocado.
31. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral de la
información establecidos por la entidad.
32. Contribuir técnica y operativamente para el sostenimiento del Sistema Cameral de
Control Interno y Calidad, y el Programa de Gestión Documental
33. Las demás funciones de acuerdo a las necesidades y a la naturaleza del cargo.
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IV.CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Informática Básica – Word- Excel – Power Point
Gestión Documental
Servicio y atención al cliente
Organización de eventos
Estrategia de Ventas y servicios
Telemercadeo
V. HABILIDADES Y COMPETENCIAS
1. Lealtad y Sentido de Pertenencia
2. Buena expresión oral y escrita.
3. Compromiso y Responsabilidad
4. Buenas Relaciones Interpersonales e Institucionales.
5. Manejo de comunicaciones y redes.
6. Iniciativa y Creatividad.
7. Planeación de tareas y distribución del tiempo.
8. Tolerancia y autocontrol.
9. Toma de decisiones.
10. Trabajo en equipo.
VI.REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Educación
Experiencia
Profesional
en
Administración
de
Empresas, Contaduría Pública, Economía Dos (2) años en cargos similares
y/o carreras afines
VII.EQUIVALENCIAS
Ninguna