1. PROPÓSITO Establecer la metodología para la identificación

Transcripción

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO PARA LA
IDENTIFICACIÓN Y CUMPLIMIENTO
DE REQUISITOS LEGALES
Fecha: 9/06/2016
Versión: 2
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Código: PROC-SGC-SGC-006
1. PROPÓSITO
Establecer la metodología para la identificación, acceso, actualización y
cumplimiento de los requisitos legales que son aplicables a la empresa en cuanto a
los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo, Sostenibilidad,
Aspectos Ambientales, Socioculturales y Económicos.
2. DEFINICIONES
2.1 Requisitos Legales: Conjunto de leyes, decretos, reglamentos o códigos,
relativos a consideraciones ambientales, socioculturales y económicas, que
están en vigor en un Estado.
2.2 Requisitos Legales Aplicables: Son las exigencias de los diferentes sistemas
de gestión prescritas en la Constitución Política Nacional, las leyes, los decretos,
las resoluciones, las sentencias, los acuerdos, las normas técnicas, políticas
adoptadas, licencias, permisos, competentes en lo que se refiere a las
actividades de nuestra organización.
2.3 Sistema integrado de Gestión: Sistema compuesto por más de una norma
aplicable y auditable.
2.4 SG-SST: Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
2.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida
3. ALCANCE
Esta metodología aplica para todo los requisitos legales relacionados con los
Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, SG-SST y Sostenibilidad; es decir con
aspectos ambientales, socioculturales y económicos con los cuales la agencia esté
directamente involucrada. Aplica a todos los colaboradores los cuales deben velar
por su respectivo cumplimiento.
Todos los efectos, legales, jurídicos, sociales ó de cualquier tipo que se deriven del presente documento, son de absoluta responsabilidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A que oficia como
administrador del presente documento.
La impresión de este documento se considera COPIA NO CONTROLADA
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Fecha: 9/06/2016
Versión: 2
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4. DESARROLLO DE GESTIÓN DEL RIESGO
4.1.
IDENTIFICACIÓN DE LEGISLACIÓN
Periódicamente (mínimo Semestralmente) se consultan las fuentes de información
web, de los diferentes requisitos aplicables a cada sistema de gestión, dentro del
marco de la legislación colombiana, con los requisitos aplicables a las actividades
de la empresa utilizando los siguientes mecanismos:
(Páginas de internet) de Dirección de Impuestos Nacionales (DIAN), Ministerio de
trabajo, ministerio de salud, Icontec, entre otras. Adicionalmente podrá establecer
contacto con empresas del sector, abogados de la compañía, y demás fuentes que
considere importante consultar.
El objetivo de la consulta es la identificación de los requisitos legales operacionales,
administrativos y en seguridad aplicables.
4.2.
IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA LEGISLACIÓN APLICABLE
Una vez realizada la identificación de la legislación, se identifican los requisitos
legales aplicables a las actividades de la organización, esta se registra en el formato
FMTO-SGC-SGC-028, está matriz y los documentos legales identificados estarán
junto con su dirección web para el acceso y consulta de quien lo requiera. (Aplica
para el Sistema Integrado de Gestión, Sostenibilidad y SG-SST).
4.3.
NECESIDAD DE MODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Una vez se ha ratificado la aplicación de los requisitos legales y reglamentarios, el
área de Gestión de Calidad identifica si es necesario modificar documentos internos
de los Sistemas o cambios relacionados con la valoración del riesgo y la
implementación de controles necesarios. En caso que se requieran ajustes o
acciones de intervención requeridas para dar cumplimiento a la legislación se
canalizara con el área de Calidad.
4.4.
COMUNICACIÓN
Se realiza la comunicación de la legislación a los colaboradores y a las partes
interesadas, por medio del proceso de inducción, capacitaciones en puestos,
mailing entre otros.
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4.5.
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ACTUALIZACIÓN
Cada vez que se considere necesario o la legislación cambie, se consultarán las
entidades que emiten los requisitos legales y reglamentarios con el fin de identificar
si continúan vigentes o si se ha emitido nuevas normas. Si se identifican
modificaciones a los requisitos legales y reglamentarios inicia nuevamente el
presente procedimiento.
4.6.
EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
La evaluación al cumplimiento legal debe realizarse mínimo 1 vez al año en las
celdas dispuestas para tal fin (Observaciones), donde se deja el registro de
actualización, y en observaciones, las anotaciones sobre esta evaluación. El
registro de esta evaluación se mantendrá en medio magnético. El seguimiento debe
realizarse utilizando todos los medios necesarios para verificar el cumplimiento:
(entrevistas, revisión de documentación, visitas puestos, entre otras). En caso de
incumplimiento de algún requisito legal se deben analizar las causas y establecer
planes de acción para el cumplimiento legal.
5. METODOLOGÍA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Identificación
de Requisitos
Consultar e identificar
los requisitos legales
aplicables
a
su
proceso, esta actividad
podrá
efectuarse
Gestor de Calidad,
utilizando
medios
Asesor jurídico.
como
Internet,
contacto directos con
entidades
o
autoridades
competentes.
Verificación de
aplicación del
Requisito
Una vez identificado el
requisito analizar en
detalle
si
la
Gestor de
Calidad, Asesor
jurídico.
REGISTRO
N.A.
N.A.
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
normatividad
identificada
aplicable
a
organización.
Comunicación
de los
Requisitos
Legales
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RESPONSABLE
REGISTRO
Jefe de cada
Proceso, Gestor
de Calidad,
Asesor jurídico.
N.A.
es
la
Comunicar y divulgar
al
personal
involucrado
los
requisitos legales para
iniciar la metodología
para su cumplimiento,
y las evidencias a
dejar y el monitoreo a
realizar.
Esta
comunicación interna
se puede realizar
utilizando
las
siguientes
herramientas: correo
institucional,
carteleras, oficios o
memorandos internos,
entre otros.
Informar lo anterior al
responsable
del
sistema de gestión de
sostenibilidad
para
que
registre
la
información en el
formato
correspondiente.
Registro de
Requisitos
Legales
Registrar
la
información en el
formato “Listado de
documentos externos
4
ACTIVIDAD
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
y requisitos legales”, y
adquirirlos ya sea por
medio magnético o
físico y mantenerlos a
disposición de quien lo
requiera.
Responsable del
sistema de
gestión de
sostenibilidad
FMTO-SGCSGC-028
Verificar
periódicamente
la
generación,
actualización
o
derogación de los
requisitos legales, e
informar
a
los
Actualización involucrados
los
de documentos cambios presentados
para su cumplimiento
y registro, se realizará
Auditoría interna al
área
jurídica
y
responsable de cada
proceso para verificar
cumplimiento
de
requisitos
legales
aplicables.
Jefe de cada
Proceso
AUDITORÍA
INTERNA
Detección de En caso que se
algún
irregularidades detecte
incumplimiento de la Funcionarios de la INST-SGC-TS003
empresa
legislación
vigente
DIRECTORIO
informar
al
DE
responsable
del
INSTITUCIONES
sistema de gestión.
DE APOYO
Es responsabilidad
del responsable del
sistema de gestión
Responsable del
sistema de
5
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
analizar el caso y
denunciarlo ante la
autoridad competente
en
caso
de
incumplimiento.
gestión de
sostenibilidad
Fecha: 9/06/2016
Versión: 2
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REGISTRO
6. CONTROL DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Gestor de Calidad
Aprobó: Directora Administrativa
Fecha: 09/06/2016
Fecha: 24/07/2015
7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
Fecha del
cambio
24/07/2015
09/06/2016
Versión Numeral
1
2
N/A
Todos
Descripción
del cambio
Primera
emisión
Se realizan los
cambios de
estructura y
cumplimiento
de la Norma
NTCISO:9001:2015
Aprobación del cambio
Fecha de
Cargo
aprobación
Gestor
24/07/2015
de
calidad
Gestor
de
09/06/2016
calidad
6

1. PROPÓSITO Establecer la metodología para la identificación

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