sistema integrado de gestión iso 9001:2008 iso 14001:2004 ohsas

sistema integrado de gestión iso 9001:2008 iso 14001:2004 ohsas

Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 1 de 12
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007
Responsable del
Macroproceso
Responsable del Proceso
Versión del
Documento
Fecha de
Vigencia
Dirección de Gestión
Humana
Dirección Gestión Humana
05
Marzo de 2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Dirección de Gestión Humana
Dirección de Gestión Humana
Rector y
Consejo Ejecutivo
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 2 de 12
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO .......................................................................................................................... 3
2 ALCANCE .......................................................................................................................... 3
3 DOCUMENTOS DE APOYO .............................................................................................. 3
4 TERMINOLOGIA ................................................................................................................. 3
5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008; NTC-ISO
14001: 2004; NTC-OHSAS 18001:2007 ................................................................................. 5
5.2 Descripción Del Proceso ................................................................................................... 6
6
INDICADORES ............................................................................................................... 7
7
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME .................................................................. 7
8
ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ............................................................. 7
9
CONTROL DE REGISTROS........................................................................................... 8
10
ANEXOS ......................................................................................................................... 9
10.1 Anexo 1: MGTH-02-R01 Programación del Plan de Bienestar por Período
Lectivo .... 9
10.1 Anexo 2: MGTH-02-R02 Evaluación de Actividades de Bienestar ................................ 10
10.2 Anexo 3: MGTH-02-I01 Exploración de Clima y Cultura organizacional ....................... 11
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 3 de 12
1 OBJETIVO
Establecer planes de beneficio que impacten la Calidad de Vida de las personas
vinculadas al Colegio.
2 ALCANCE
El proceso aplica para todas las personas que laboran en el Colegio Berchmans.
3 DOCUMENTOS DE APOYO
Norma NTC ISO 9001
- MGID-04-PR05-I04 Instructivo de Buenas Prácticas Ambientales
- MGID-04-PR05-I13 Instructivo para la Planificación y el Desarrollo de Eventos
- MGID-04-PR05-I16 Instructivo Estándares de Seguridad: Trabajo Seguro
- MGID-04-PR05-I17 Instructivo de Selección (Asignación), entrega y reposición de
Elementos de protección personal.
- MGID-04-PR05-I30 Instructivo Atención en Accidentes de Trabajo
- MGTH-02-I01Instructivo para exploración de Clima y Cultura Organizacional
4 TERMINOLOGIA
Responsabilidad Social: Las problemáticas que deben enfrentar las personas en su
cotidianidad personal, familiar, social y laboral las lleva a sentir temores, desconcierto,
desconfianza y a demostrar estos sentimientos a través de sus actuaciones al interior de
su misma familia, de su grupo o al interior de la empresa en la cual trabajan. Con
frecuencia muestran baja motivación, estrés y actitudes negativas frente a las
responsabilidades que deben asumir. Tal vez en sus hogares se muestren intolerantes,
agresivos o por el contrario ajenos a las situaciones que allí se presentan. Con respecto a
su ciudad y a su trabajo muestran falta de identidad y poco sentido de pertenencia.
Las empresas han dejado de ser indiferentes, han comprendido la importancia de la
Calidad de Vida de las personas y de sus niveles de satisfacción frente a lo vivido y frente
al logro de los resultados laborales. Han empezado a liderar acciones que dan lugar a la
solución de necesidades de los colaboradores y sus familias, de los accionistas, de los
clientes, de los proveedores, del vecindario y del entorno social del cual forma parte. La
pretensión fundamental es favorecer en las personas vinculadas una motivación de vida
basada en la tranquilidad, la seguridad, el bienestar mental y físico, la satisfacción y la
armonía con el medio.
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 4 de 12
Jerarquía de Necesidades: El hombre es una criatura cuyas necesidades crecen durante
su vida y a medida que satisface aquellas que están en el primer nivel, llamadas básicas,
otras más elevadas ocupan el predominio de su comportamiento. (Maslow 1943)
Según el autor de la referencia, dichas necesidades tienen la siguiente jerarquía:
-
-
Fisiológicas: son todas aquellas que se encuentran en el primer nivel,
imprescindibles para la supervivencia del ser humano (aire, comida, reposo, abrigo,
etc).
De Seguridad: se refieren a la protección contra el peligro o a las privaciones.
Sociales: son aquellas que se construyen en el contacto con los demás individuos,
(amistad, pertenencia a grupos, etc).
De Estima: al igual que las anteriores, se construyen en el contacto, y son más
internas del individuo. (reputación, reconocimiento, autorrespeto, amor).
De Autorrealización: Están relacionadas con la realización del potencial y
utilización plena de los talentos individuales.
Beneficios Sociales: Los Beneficios son aquellas facilidades, conveniencias, ventajas y
servicios que las empresas ofrecen a sus Colaboradores(as), orientados a satisfacer
algunas de sus necesidades, ahorrándoles esfuerzos y preocupaciones; estos beneficios
no corresponden a salario.
El colegio reconoce que no puede satisfacer en su totalidad las necesidades de sus
colaboradores, pero está comprometido en indagar acerca de ellas y a partir de este
conocimiento elabora planes de acción que beneficien a los(as) Colaboradores(as) y en
algunos casos a sus familias en los campos de la Salud, la Educación y la Vivienda.
Además trata de resolver carencias que tienen que ver con el cubrimiento de necesidades
relacionadas con la autorrealización, el reconocimiento y la integración a grupos.
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 5 de 12
5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008; NTCISO 14001: 2004; NTC-OHSAS 18001:2007
5.1 Flujograma
Inicio
Plan de Beneficios
año anterior
Programar actividades de Bienestar y definir
presupuesto.
Programación del plan de
Bienestar por periodo
lectivo MGTH-02-R01
Realizar las diferentes actividades de Bienestar y
Asignar los recursos que corresponda
Evaluar el impacto de las actividades de Bienestar
Implementar acciones y planes de mejora a las
Actividades de Bienestar.
Fin
Evaluación de Actividades
de Bienestar MGTH-02R02
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 6 de 12
5.2 Descripción Del Proceso
Cargo
Responsable
No
Actividad
01
Programar actividades de Bienestar
y definir presupuesto.
Dirección de
Gestión
Humana
02
Realizar las diferentes actividades
de Bienestar y asignar los recursos
que corresponda
Dirección de
Gestión
Humana
03
Evaluar el impacto de las
actividades de Bienestar Social.
Dirección de
Gestión
Humana
04
Implementar acciones y planes de
mejora a las actividades de Bienestar.
Dirección de
Gestión
Humana
Detalle de Actividad
Se realiza una programación anual de las
diferentes actividades de Bienestar:
Integración, Capacitación (con ayuda del
Colegio), Celebraciones Institucionales y
Reconocimiento por años de servicio o por
labores realizadas, asignación de becas y
se define el presupuesto con base en los
lineamientos dados por la Rectoría.
Se ejecuta lo establecido en Programación
de Actividades de Bienestar MGTH-02R01: Integración, Capacitación (con ayuda
del Colegio), Celebraciones Institucionales
y
de
reconocimiento
dirigidas
a
colaboradores, becas y se conceden los
auxilios de acuerdo al presupuesto de
beneficios establecido con la rectoría
- Se realizan encuestas y/o entrevistas a
los beneficiarios acerca de las
actividades realizadas, para conocer el
grado de satisfacción y participación.
Se consignan sus apreciaciones en el
formato Evaluación de Actividades de
Bienestar MGTH-02-R02.
- Se realiza exploración de Clima y
Cultura Organizacional, en ella se mide
la forma como son percibidas por parte
de las personas vinculadas, las
diferentes acciones que realiza el
Colegio en lo referente a: Estrategia,
Liderazgo, Personas y Recursos. Una
vez que se tienen los resultados se
define un Plan de Acción que impacte
el bienestar y la buena convivencia de
las personas en el trabajo: .Instructivo
Exploración de Clima y Cultura
Organizacional: MGTH 02-I01
Conocidos los resultados de evaluación de
las diferentes actividades y de la ejecución
del plan de bienestar, se hacen las
adecuaciones necesarias para el siguiente
año.
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
6
MGTH-02
Pagina 7 de 12
INDICADORES
Nombre
Cobertura
de
Beneficios
Definición
Fórmula
Nivel de
ayudas para
capacitación
área
administrativa
durante el
periodo
lectivo
Valor Ejecutado
para
Capacitación
Área Adva. x100
Valor
Presupuestado
para
Capacitación
Área Adva.
Valor Ejecutado
para
Capacitación
Área
Docente x100
Valor
Presupuestado
para
Capacitación
Área Docente.
Cobertura
de
Beneficios
Nivel de
ayudas para
capacitación
Área Docente
durante el
periodo
lectivo
Cobertura
de
Beneficios
Nivel de
ayudas para
Bienestar
durante el
periodo
lectivo
Cobertura
de
Beneficios
Nivel de
ayudas
(Becas)
durante el
periodo
lectivo
Valor Ejecutado
para
Bienestar x100
Valor
Presupuestado
para Bienestar.
Valor Ejecutado
para
Becas x100
Valor
Presupuestado
para Becas.
Meta
Nivel de
Aceptación
Frecuencia
Técnica
estadística
Responsable
90%
80%
Anual
Gráfico de
Barras
Dirección de
Gestión Humana
90%
80%
Anual
Gráfico de
Barras
Dirección de
Gestión Humana
90%
80%
Anual
Gráfico de
Barras
Dirección de
Gestión Humana
90%
80%
Anual
Gráfico de
Barras
Dirección de
Gestión Humana
CONVENCIONES
PB: Personas beneficiadas.
PV: Personas vinculadas.
7
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME
Aplica en lo dicho en Controles (Seguimiento) a la Matriz de Caracterización del Proceso.
8 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 8 de 12
8.1 Acción Preventiva
Se aplica sobre los riesgos detectados
8.2 Acción Correctiva
Se aplican a las No Conformidades
9 CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIÓN
Código
Nombre del Registro
ALMACENAMIENTO
(Dónde y Cómo)
Responsable
MGTH02-R01
Programación del Plan de
Bienestar por Período
Lectivo
Directora Gestión
Humana
Carpeta Plan de Beneficios
MGTH02-R02
Evaluación de Actividades
de Bienestar
Directora Gestión
Humana
Cuadro Resumen de
Impacto de Beneficios en
la Carpeta: Plan de
Beneficios
MGTH02-I01
Exploración de Clima y
Cultura Organizacional
Directora de
Gestión Humana
Herramienta on line,
archivo digital
MECANISMO DE
SEGURIDAD:
Protección y
Recuperación.
En carpeta digital
compartida entre la
Direccion de
Gestión Humana y
la Secretaria
En carpeta digital
compartida entre la
Dirección de
Gestión Humana y
la Secretaria
En carpeta digital
compartida entre la
Dirección de
Gestión Humana y
otras
coordinaciones
DISPOSICIÓN
FINAL
Archivo Inactivo
Archivo Inactivo
Archivo Inactivo
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 9 de 12
10 ANEXOS
10.1 Anexo 1: MGTH-02-R01 Programación del Plan de Bienestar por Período
Lectivo
MGTH 02-R01
PROGRAMACION PLAN DE BIENESTAR
Periodo Lectivo (
PROYECTO DE BIENESTAR O AUXILIO PARA
CAPACITACION
GRUPO AL QUE SE
No.
LE OTORGA
PERSONAS
JUL
QUE CUBRE
CAPACITACION-ADMINISTRATIVOS
AUX. EDUC. PARA ESTUDIOS PRIMARIA Y BACHILLERATO SERV. Y CENTROS
AUXILIO EDUCATIVO ESTUDIO PROFESIONALES
ADMINISTRACION, SERV Y
CENTROS
AUXILIO EDUCATIVO ESTUDIO TECNOLOGICOS.
ADMINISTRACION, SERV. Y
CENTROS.
POSTGRADO (ADMINISTRACION)
ADMINISTRACION
AYUDAS PARA CURSOS UN SOLO CICLO
ADMINISTRATIVOS (No exige pregrado)
ADMCION Y SERV.
AUXILIO PARA EDUCACIÓN CONTINUADA ADMINISTRACION
ADMINISTRACIÓN
(Req: Pregrado)
FORMACION PERMANENTE
ADMINISTR. Y SERVICIOS
CAPACITACIÓN-DOCENTES
AUXILIO EDUCATIVO ESTUDIO, PROFE/NALES O
TECNOLOG.
AUX. PARA ESTUD. DE POSGRADO (FONCE)
AUX. PARA ESTUDIOS DE POSGRADO (COLEGIO)
DOCENTES
DOCENTES
DOCENTES
AYUDAS PARA CURSOS UN SOLO CICLO PROFESORES (No
DOCENTES
exige pregrado)
AUXILIO PARA EDUCACIÓN CONTINUADA DOCENTES (Req:
DOCENTES
Pregrado)
AYUDA PARA ESTUD. DE INGLES
INDUCCION
FORMACION PERMANENTE
DOCENTES
TODOS/AS
DOCENTES
BIENESTAR
TORNEO DE COMFANDI
TODOS/AS
INTEGRACIÓN
ADMIN. Y SERVICIOS
CELEBRACIÓN CUMPLEAÑOS
ADMIN. Y SERVICIOS
DIA DEL EDUCADOR
DOCENTES
DIA DE LA SECRETARIA
SECRETARIAS
DIA DEL TRABAJO
INTEGRACIÒN DOCENTES
ADMIN. Y SERVICIOS
CELEBRACION NAVIDEÑA(NIÑOS)
TODOS/AS
CELEBRACIÒN NAVIDEÑA (ADULTOS)
TODOS/AS
RECONOCIMIENTO (Bonificac)
TODOS/AS
RECONOCIMIENTO (Medallas)
TODOS/AS
RECONOCIMIENTO (Celebrac)
RECONOCIMEINTO PROFESORES
CALAMIDAD DOMESTICA
AUX GAFAS, APARATOS ORT.
REGALOS
FLORES
JUBILACION
TODOS/AS
TODOS/AS
DOCENTES
TODOS/AS (1SMLV)
TODOS/AS
TODOS/AS
TODOS/AS
Homb 58-Mujeres 53
AYUDA UTILES ESCOLARES (hijos no matric. en el Berch)
DOCENTES, ADMTIVOS,
SERVICIOS
VIVIENDA(Proyectos-Creditos o subsidios)
TODOS/AS
BECAS
AUX. EDUC. HIJOS COLAB.(matriculados en el Berch)
DOCENTES,ADMINIST
AGO
SEPT
Pagina 1 de 1
)
OCT
NOV
DIC
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 10 de 12
10.1 Anexo 2: MGTH-02-R02 Evaluación de Actividades de Bienestar
MGTH-02-R02
EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR
Página 1 de 1
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD PROGRAMADA:
FECHA Y LUGAR _________________________________________________________________
OBJETIVOS______________________________________________________________________
METAS
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
PRESUPUESTO ASIGNADO: _______________________________________________
POBLACIÒN A QUIEN VA DIRIGIDA: ________________________________________
LOGROS ALCANZADOS
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
NUMERO DE PARTICIPANTES:_____________________________________________
COSTO ACTIVIDAD:______________________________________________________
ASPECTOS A MEJORAR
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
COMITÉ EVALUADOR (Mínimo 3 Participantes)
Nombres______________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Impresiones de los participantes___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
SUGERENCIAS
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
10.2
MGTH-02
Pagina 11 de 12
Anexo 3: MGTH-02-I01 Exploración de Clima y Cultura organizacional
INSTRUCTIVO:
MGTH- 02- I 01
EXPLORACION DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL.
Página 11 de 3
1. OBJETIVO: Reconocer las condiciones del Clima Organizacional y los elementos
que constituyen la Cultura del Colegio Berchmans como organización.
2. ALCANCE: Todas las personas vinculadas laboralmente, de todos los niveles y
todas las áreas, comprendidas como población o en muestras representativas.
3. PROCEDENCIA: El Instructivo Exploración de Clima y Cultura Organizacional
corresponde al proceso Bienestar Social: MGTH-02
4. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana
dar cumplimiento a las instrucciones descritas en el presente instructivo, planear
e implementar cada uno de los procedimientos y actividades, socializar los
avances a las instancias que corresponda, entregar análisis de resultados y
promover la implementación de planes de trabajo.
5. ESTRUCTURA: Las actividades y tareas son las siguientes:
PLANEACIÓN
a. Definición de criterios e ítems de exploración
Consultar literatura y experiencias de otras organizaciones para definir la
estructura y composición del instrumento
Seleccionar la herramienta adecuada para la evaluación (programas
especiales, software, online, etc.)
b. Definición del cronograma
Distribuir en el calendario escolar los momentos para realizar cada una de
las actividades que conforman la Exploración de Clima y Cultura
IMPLEMENTACIÓN
a. Socialización a direcciones y coordinaciones
Dar a conocer las características del trabajo a nivel directivo y de
coordinación y entregar la programación de las actividades, la metodología de
trabajo y los sitios para la realización (si se requiere).
b. Realización
Aplicar el instrumento seleccionado a los diferentes grupos de colaboradores,
recoger los resultados, tabularlos y elaborar conclusiones y análisis que
orienten la toma de decisiones.
Macroproceso
GESTION DEL TALENTO HUMANO
PROCESO
BIENESTAR SOCIAL
MGTH-02
Pagina 12 de 12
c. Definición y aprobación del Plan de Trabajo
Escoger las acciones que contribuyan al mejoramiento del Clima
Organizacional y a la instauración de una cultura que favorezca el logro de la
misión del Colegio, definiendo para ellas, prioridades, tiempos de ejecución,
responsables y mecanismos de verificación de la mejora.
6. VERIFICACION Y SEGUIMIENTO:
CONTROL: Después de 6 meses de poner en práctica el Plan de Trabajo, la
Dirección de Gestión Humana hace seguimiento a su cumplimiento, verificando la
realización de las actividades propuestas para el período. Se implementan planes
de mejora para favorecer el cumplimiento al final del año.
Al terminar el año lectivo se saca resultado total de cumplimiento, se analizan los
resultados de lo implementado y se reorienta la tomar de decisiones.