School Site Council - Alvord Unified School District
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School Site Council - Alvord Unified School District
ALVORD UNIFIED SCHOOL DISTRICT Foothill Elementary School School Site Council Thursday, October 29, 2015 2:45 p.m. Room 30 MINUTES I. II. Introductory Procedures 1. Meeting was called to order at 2:55pm by Mr. Avila. 2. Establishment of Quorum. Quorum was established with 6 out of 10. The following members were present: Marina Williamson, Heidi Powers, Martha Palomares, Jessica Sedillo, Israel Avila and Anita Ruiz. Philip Lee, Elizabeth Espinoza and Francine Ramirez were present as non-members. 3. Pledge of Allegiance was recited and led by Mr. Avila. 4. Members were welcomed by Mr. Avila. Action Items 1. Minutes of Meeting held on September 17, 2015 were reviewed. The following corrections were noted: a. Action Item 1, bullet point 1b should read “not” instead of “no.” b. Introductory Procedures, bullet point 2 should be changed from 3;30 to 3:30. It was motioned/seconded/carried (Williamson/Powers 6/0/0) to approve the minutes as revised. 2. Expenditures Requests (TI, LCFF-LI, LCFF-EL) a. The following expenditures were brought forward for approval from LCFF-LI: Projectors compatible with SMART Boards a) Mrs. Ramirez explained that projectors in 2 story building are dim. Even with all lights out in the classroom, the image can hardly be seen. We are in need of 5 immediately. We would like to order 7 so that we have a projector to replace all projectors in the building as needed. b) Mrs. Ruiz asked if the problem was with the window lighting. Mr. Avila and Mrs. Ramirez explained that the image from the projector should be visible even with all lights on and window lighting. c) Mrs. Powers asked if projectors in other classrooms were being considered for replacement as well, since many of them are also very dim. Mrs. Ramirez explained that several were ordered last year. Some have already been replaced. We are in the process of identifying how many new projectors remain on campus, prioritizing current needs and planning to order more to ensure all classrooms have functional equipment. We will have that information prepared for the next SSC meeting. III. b. It was motioned/seconded/carried (Powers/Ruiz 6/0/0) to approve the categorical expenditures request from LCFF-LI as listed on the categorical expend rue request sheet. c. Mrs. Ruiz had a conflict and once action items were completed, she left meeting at 3:02pm. Discussion/Information 1. School Plan (SPSA) Input Goal 1.1 a. Mr. Avila reviewed the role of SSC in developing and approving the school plan (SPSA). There are 5 goals in the SPSA that will be reviewed for input and approval. We will focus on 1-2 goals each month and consider input from ELAC. b. The current SPSA Goal 1.1 for ELA is that by June 2015, we will reduce the number of students requiring intensive support in reading and increase the proficiency of all students using DIBELS data to show growth. c. DIBELS is an assessment that all students in K-5th take 3 times a year. The assessment measures basic literacy skills, reading fluency and comprehension. DIBELS data from last year was reviewed. There was a decrease in the number of students scoring Well Below Basic and an increase in the number of students scoring At or Above grade level on the DIBELS assessment by the end of the year. We current have 42% of students scoring At or Above grade level. We will continue to monitor progress this year using DIBELS data. d. ELAC made the following recommendations for Goal 1.1 ELA: Begin tutoring earlier in the school year to capture more students Offer tutoring in math as well. e. ELAC made the following recommendations for use of LCFF-EL funds: Offer a computer class for parents to learn basic computer skills Make a computer/printer available for parents/students to use to complete school assignments a) Mrs. Powers agreed that this would be a useful resource for families. b) Mrs. Williamson asked for clarification about what computer availability would look like. Mr. Avila suggested using the librarian and explained that we need to look at the cost and logistics. Have a designated time/ place for parents to come for clarification and assistance with homework a) Mrs. Powers commented that Halftime is available for that purpose and that staff that is already here after school and could be used for this purpose. b) Mrs. Ramirez clarified that this suggestions referred to the need for parent support with homework and not student. c) Mr. Lee shared that a homework/tutoring club that might be supported by bilingual instructional assistants. d) Mrs. Williamson suggested an evening night of training for parents to support with homework completion. e) Mr. Avila commented that additional clarification is needed regarding this suggestion. The current actions for SPSA Goal 1.1 ELA include: instructional coaching, structured intervention times for all grade levels, professional development focused on close reading skills, Kinder Camp and tutoring. The following discussion was given regarding SPSA Goal 1.1 a) Mr. Lee suggests adding SBAC data as an additional measure of student progress. 2. Achievement Data Report a. There were no new data reports to review at this meeting. 3. Training Topic: Title 1 Compact: a) Mr. Avila explained the purpose of the Title 1 Compact. The Title 1 Compact lists responsibilities of teachers, students and parents for supporting student achievement. All parents receive the compact during parent-teacher conferences. The compact is developed and approved by parents every 2 years. We will revise and approve a new document in the spring of this year. b) Mrs. Williamson suggested giving the Title 1 compact be given at parent registration instead. c) Mr. Lee suggested that the key talking points about the compact be reviewed with teachers. d) Mrs. Powers felt it was effective and aligned with parent-teacher conference discussions. Foothill Parent Involvement Policy a) Mr. Avila explained the purpose of the site parent involvement policy. This document outlines all the different opportunities parents have to participate, volunteer and become involved in our school. This document was distributed during parent-teacher conferences this year. The document is developed and approved by parents every 2 years. We will revise and approve a new document in the spring of this year. b) Mr. Lee suggested including this in the school registration packet next year. 4. Budget Reports a. Mr. Avila reviewed the categorical budget and explained: Title 1 funding is supplemental funding for at-risk students LCFF-LI funding is supplemental funding for low income students LCFF-El funding is supplemental funding for EL students 5. 6. 7. 8. b. Mr. Lee clarified that Title 1 compliance requires that 10% be spent on professional development and that 1% be spent on parent involvement. ELAC Report a. ELAC minutes from Sept. 7, 2015 were distributed for review. b. Mrs. Ramirez explained that the key items of discussion from September were: ELAC roles and responsibilities Election of ELAC officers Needs assessment topics were selected for the year LCFF-EL proposed budget expenditures Importance of school attendance PAC Report a. Anita attended the PAC meeting in October. She will provide a report at the next SSC meeting. ATP Report a. Mrs. Ramirez provided a summary of the ATP meeting on Oct. 29, 2015: An action plan for the year was developed that includes: parent involvement week, Parent University, 100 mile club and parent volunteer days. The action plan will be sent to parent engagement office. Parent involvement week was planned. Information will be presented to staff during early release on Nov. 3rd. Flyers will be sent with parents the week of Nov. 9th. A parent survey will be used to determine school climate as perceived by parents. a) Mrs. Powers asked about when teachers will see survey. A copy of the survey will be made available at Nov. 3rd early release as well. SES Tutoring a. Mr. Avila shared information regarding SES services and flyer was distributed. b. Mr. Lee asked about approved vendors. Mr. Avila explained there is a list of state approved tutoring vendors available in the front office or on the district website. Mr. Avila recommended that parents be selective when choosing a tutor and recommended a “person” over a computer based program. c. Joi Huben was present at Principal’s Coffee this week and provided a lot of valuable information regarding SES tutoring to parents. d. Eligibility of tutoring is based on qualifying for free or reduced lunch and student needs based on CELDT and student grades. There are 1000 tutoring spots allocated for our entire district. Current funding for SES is approximately $993,000 and is part of NCLB compliance. e. Mrs. Williamson shared that her contact with SES tutors revealed that some of the tutors have limited training for working with students. f. Mrs. Powers shared a similar experience in working with SES tutors. She shared that qualifications for tutors may vary from high school diploma to fully credentialed teachers. g. Mr. Avila reiterated the importance of parents carefully selecting a vendor. Once approved for SES tutoring, parents that are dissatisfied with selected vendor may rescind that contract and get a different vendor. Parent concerns with SES tutoring should be directed to Joi Huben’s office. 9. Program Reports a. Professional Development Opportunities (Paraprofessionals, Teachers) Mr. Lee provided an update on professional development: a) All teachers TK-5th grades will participate in full day release for Thinking Maps training. b) Professional development this school year will also include close reading and conceptual math training during early release meetings. b. Parent Training Opportunities Mrs. Ramirez reiterated that as part of ATP, we will begin our Parent University in Nov. There will be 6 classes this school year for parent support and training. c. Interventions Mr. Avila and Mrs. Ramirez shared information regarding current interventions: a) We are in process of determining which teachers are interested in providing after school tutoring. We hope to begin tutoring in January. b) We recently finalized assigning our 70 site licenses for Imagine Learning. Priority for Imagine Learning is 1st and 2nd grade students performing Well Below Basic on DIBELS. Use of Imagine Learning will begin next week. c) Achieve 3000 is currently being used by teachers in 3rd -5th grades. Achieve 3000 will be providing in class model lessons to interested teachers in early November. d) Teachers in grades 2nd-5th recently attended a training to use Ten Marks. Ten Marks is a supplemental intervention for math. Teachers are beginning to use this intervention as well. e) Mrs. Williamson asked about Star Fall. Mr. Avila explained that the site license is relatively inexpensive (around $200). We are in the process of purchasing this license for site use. 10. Principal’s Report a. Mr. Avila introduced our new counselor Elizabeth Espinoza. She will be providing support with parent groups as well as working with students and teachers. b. Mr. Avila explained that we are working to improve our school climate. There will be a costume parade on Oct 30th. Many teachers will attend an award assembly in another district on Nov. 13th to look for ideas to improve our assemblies. Mrs. Coon and Ms. Cruz are our ASB advisors and will be planning many activities to increase student leadership this year. We are in the process of cleaning the cafeteria and our campus. We currently have 2 morning custodians and they are working to “de-clutter” our campus. Mrs. Williamson reported a problem with black widows in classrooms. a) There is currently a bug/spider infestation across Southern CA. We are working with pest control to eliminate this problem on our campus. c. Mrs. Ramirez shared there will be a fall festival November 13th from 6-8 pm. There will be food, music, dancing, a DJ, and booths with games. Teachers are encouraged to support if available. IV. Hearing Session/Public Comments 1. No comments were made. V. Adjournment: Motion was made to adjourn meeting at 3:54pm (Williamson/Powers 5/0/0). The next School Site Council meeting is scheduled for November 19, 2015 DISTRIO ESCOLAR UNIFICADO ALVORD Escuela Primaria Foothill Concilio Escolar jueves, 29 de octubre, 2015 2:45 p.m. Salón 30 MINUTA I. II. Procedimientos de introducción 1. El Sr. Ávila llamó la reunión al orden a las 2:55 p.m. 2. Establecimiento del quórum. Se estableció el quórum con 6 de 10 miembros. Los siguientes miembros estuvieron presentes: Marina Williamson, Heidi Powers, Martha Palomares, Jessica Sedillo, Israel Ávila y Anita Ruiz. Philip Lee, Elizabeth Espinoza y Francine Ramírez presentes como no miembros. 3. El Sr. Ávila dirigió el saludo a la bandera. 4. El Sr. Ávila dio la bienvenida a los miembros. Asuntos de acción 1. Se repasó la Minuta de la reunión anterior del 17 de septiembre, 2015. Se indicaron las siguientes correcciones: a. Asunto de acción 1, punto de viñeta 1b debe ser “not” en vez de “no.” b. Procedimientos de introducción, punto de viñeta 2 se debe cambiar de 3;30 a 3:30. Se propuso/secundó/aprobó la moción para aprobar la Minuta con sus cambios (Williamson/Powers 6/0/0). 2. Gastos solicitados (TI, LCFF-LI, LCFF-EL) a. Los gastos a continuación, se presentaron para ser aprobados del presupuesto LCFF-LI: Proyectores compatibles con los pizarrones SMART Boards a) La Sra. Ramírez explicó que los proyectores en el edificio de 2 pisos, tienen focos tenues. Aun con las luces del salón apagadas, casi no se puede ver la imagen. Necesitamos 5 de inmediato. Queremos ordenar 7 para tener un proyector para reemplazar todos los que estén en el edificio; conforme sea necesario. b) La Sra. Ruiz se preguntó si el problema era con el polarizado de las ventanas. El Sr. Ávila y la Sra. Ramírez explicaron que la imagen del proyector debe ser visible aun con todas las luces encendidas y la luz que entra por las ventanas. c) La Sra. Powers preguntó si los proyectores en otros salones habían sido considerados para ser remplazados puesto que muchos de ellos tienen luces tenues. La Sra. Ramírez explicó que varios fueron ordenados el año pasado. Algunos ya han sido reemplazados. Estamos en proceso de identificar cuantos proyectores nuevos restan en la escuela, dando prioridad a las necesidades actuales y planeando ordenar más para asegurar que todos los salones tengan el equipo en III. buen estado. Tendremos esta información lista para la próxima reunión SSC. b. Se propuso/secundó/aprobó la moción para aprobar las solicitudes de gastos categóricos del presupuesto LCFF-LI tal como se indicó en el formulario para estos gastos (Powers/Ruiz 6/0/0). c. La Sra. Ruiz tuvo un conflicto y después que los asuntos de acción terminaron, se retiró a las 3:02 p.m. Diálogo/Información 1. Plan Escolar (SPSA) Meta Propuesta 1.1 a. El Sr. Ávila repasó la función del SSC de desarrollar y aprobar el plan escolar (SPSA). Existen 5 metas en el SPSA que serán repasadas para que se ofrezcan opiniones y sean aprobadas. Nos concentraremos en 1 a 2 metas al mes y consideraremos las opiniones de ELAC. b. La meta 1.1 en el SPSA para ELA es que para junio del 2015, reduciremos la cantidad de estudiantes que requieran apoyo intensivo en lectura y aumentaremos la competencia de todos los estudiantes utilizando los datos DIBELS para demostrar el crecimiento. c. DIBELS es una evaluación que presentan todos los alumnos desde K al 5to grado 3 veces al año. La evaluación mide habilidades básicas de lectoescritura fluidez y comprensión de lectura. Se repasaron los datos DIBELS del año pasado. Para fines del año escolar, hubo una disminución de estudiantes que calificaron Muy por Debajo del nivel Básico y un incremento en la cantidad de estudiantes que calificaron a o sobre del nivel de grado en el examen DIBELS. Actualmente, tenemos un 42% de los estudiantes calificando a o sobre del nivel de grado. Continuaremos monitoreando el progreso este año utilizando los datos DIBELS. d. ELAC hizo las siguientes recomendaciones para la Meta 1.1 ELA: Comenzar la tutoría más pronto durante el año escolar para servir a más alumnos Ofrecer tutoría en matemáticas también. e. ELAC hizo las siguientes recomendaciones para el uso de fondos LCFF-EL: Ofrecer una clase de computación para que los padres aprendan habilidades básicas Tener disponible una computadora e impresora para uso de los padres y estudiantes como ayuda para terminar las asignaturas. a) La Sra. Powers estuvo de acuerdo en que esto sería un recurso útil para las familias. b) La Sra. Williamson pidió una aclaración acerca de lo que sería la disponibilidad de las computadoras. El Sr. Ávila sugirió que se utilizara la biblioteca y explicó que necesitamos ver el costo y la logística. Tener un horario y lugar designado para que los padres vengan y reciban aclaración y ayuda con la tarea a) La Sra. Powers dijo que el programa Halftime está disponible para dicho propósito y que el personal ya está aquí después de clase y puede ser utilizado con este propósito. b) La Sra. Ramírez aclaró que ésta sugerencia se refería a la necesidad de apoyo para padres con la tarea y no para los estudiantes. c) El Sr. Lee dijo que posiblemente las asistentes bilingües pueden comenzar un club de tarea o tutoría. d) La Sra. Williamson sugirió una noche de capacitación para que los padres apoyen a sus hijos a completar la tarea. e) El Sr. Ávila dijo que ésta sugerencia se necesita aclarar de manera adicional. Las acciones actuales de la Meta 1.1 del SPSA en ELA incluyen: entrenamiento en instrucción, tiempos de intervención estructurada para todos los grados, desarrollo profesional concentrado en las habilidades de lectura “close”, Kínder Camp y tutoría. Se habló de lo siguiente acerca de la meta 1.1 del SPSA a) El Sr. Lee sugirió que se agregara datos del SBAC como una medida adicional del progreso estudiantil. 2. Reporte de los datos del aprovechamiento a. No hubo nuevos reportes de datos para repasar durante la presente reunión. 3. Tema de capacitación: AcuerdoTítulo 1: a) El Sr. Ávila explicó el propósito del Acuerdo Título 1. El acuerdo enumera las responsabilidades de los maestros, alumnos y los padres para apoyar el aprovechamiento estudiantil. Todos los padres reciben el acuerdo durante las conferencias de padres y maestros. El acuerdo se desarrolla y aprueba por los padres cada 2 años. Revisaremos y aprobaremos un nuevo documento en la primavera de este año. b) La Sra. Williamson sugirió entregar el acuerdo Título 1 a los padres durante la inscripción. c) El Sr. Lee sugirió que se repasaran los puntos principales del acuerdo con los maestros. d) La Sra. Powers cree que fue eficiente y está alineado con el diálogo de las conferencias de padres y maestros. Política de Participación de Padres en Foothill a) El Sr. Ávila explicó el propósito de la política escolar de participación de padres. Este documento desglosa todas las oportunidades que tienen los padres para participar, ser voluntarios y participar en la escuela. Este documento fue distribuido durante las conferencias de padres y maestros. El documento se desarrolla y aprueba por los padres cada 2 años. Revisaremos y aprobaremos un documento nuevo en la primavera de este año. b) El Sr. Lee sugirió incluir [este documento] en el paquete de inscripción el próximo año escolar. 4. Reportes del Presupuesto 5. 6. 7. 8. a. El Sr. Ávila repasó el presupuesto categórico y explicó lo siguiente: El presupuesto Título 1 es dinero suplementario para alumnos en riesgo El presupuesto LCFF-LI es dinero suplementario para alumnos de bajos recursos El presupuesto LCFF-EL es dinero suplementario para alumnos EL b. El Sr. Lee aclaró que el requisito del presupuesto Título 1 requiere que el 10% se utilice en desarrollo profesional y que 1% en participación de padres. Reporte ELAC a. Se distribuyó la Minuta de la reunión ELAC del 7 de septiembre, 2015 para que las repasaran. b. La Sra. Ramírez explicó que los temas principales del diálogo de septiembre fueron: La función y responsabilidades de ELAC Elección de los oficiales en ELAC Los temas de necesidad fueron seleccionados para el año escolar Gastos propuestos de LCFF-EL La importancia de la asistencia escolar Reporte PAC a. Anita asistió la reunión PAC en octubre. Nos proporcionará un reporte en la próxima reunión SSC. Reporte ATP a. La Sra. Ramírez proporcionó un resumen de la reunión ATP del 29 de octubre, 2015: Se desarrolló un plan de acción para el año, que incluye: participación de padres, Universidad de Padres, club 100 Mile y días de padres voluntarios. El plan se enviará a la oficina de participación de padres. Se planeó la semana de participación de padres. La información será presentada al personal durante el día de salida temprana el 3 de noviembre. Se enviarán los circulares a los padres durante la semana del 9 de noviembre. Se utilizará una encuesta para determinar el ambiente escolar tal como lo perciben los padres. a) La Sra. Powers preguntó que cuándo verán la encuesta los maestros. Estará disponible una copia el 3 de noviembre durante el día de salida temprano. Tutoría SES a. El Sr. Ávila compartió información acerca de los servicios SES y se distribuyó un circular. b. El Sr. Lee preguntó acerca de las compañías aprobadas. El Sr. Ávila explicó que existe una lista de compañías aprobadas por el estado y está disponible en la oficina principal o en el sitio web del distrito. El Sr. Ávila recomendó que los padres sean selectivos al escoger un tutor y recomendó un programa dirigido por una “persona” en lugar de un programa computarizado. c. Joi Huben estuvo presente esta semana durante el Café con el Director y proporcionó a los padres mucha información importante acerca de la tutoría SES. d. La elegibilidad para la tutoría se basa en que [los estudiantes] califiquen para el almuerzo gratuito o a precio reducido, las necesidades del estudiante basadas en el examen CELDT y sus calificaciones. Existen 1000 cupos para la tutoría en todo el distrito escolar. Los fondos actuales para SES son de aproximadamente $993,000 y parte del cumplimiento con NCLB. e. La Sra. Williamson compartió que su contacto con los tutores SES reveló que algunos tutores tienen una capacitación limitada al trabajar con los estudiantes. f. La Sra. Powers compartió una experiencia similar al trabajar con los tutores SES. Dijo que las calificaciones para los tutores varían desde diploma en la secundaria a licencia de maestros. g. El Sr. Ávila reiteró la importancia de que los padres cuidadosamente seleccionen la compañía. Una vez aprobados para SES, los padres que no están satisfechos con la compañía seleccionada pueden revocar el contrato y contratar otra compañía. Las preguntas de los padres, en cuanto a SES, se deben dirigir a la oficina de Joi Huben. 9. Reportes de Programas a. Oportunidades para el desarrollo profesional (Semi profesionales, Maestros) El Sr. Lee proporcionó una actualización del desarrollo profesional: a) Todos los maestros de TK a 5to grado participarán en un día completo para recibir capacitación en Thinking Maps (esquemas de razonamiento). b) El desarrollo profesional de este año incluirá técnicas “close” de lectura (con formato específico) y capacitación de matemáticas conceptuales durante las reuniones en los días de salida temprano. b. Oportunidades para la capacitación de padres La Sra. Ramírez reiteró que como parte de ATP, comenzaremos nuestra Universidad para Padres en noviembre. Habrá 6 clases este año escolar para el apoyo y la capacitación de padres. c. Intervenciones El Sr. Ávila y la Sra. Ramírez compartieron la información acerca de las intervenciones actuales: a) Estamos en proceso de determinar cuáles maestros están interesados en proporcionar tutoría después de clase. Esperamos comenzar la tutoría en enero. b) Recién, finalizamos la asignatura de las 70 licencias para el programa Imagine Learning. Los alumnos que se estén realizando a un nivel Muy por debajo del nivel básico en el examen DIBELS y en los grados 1 y 2 tienen la prioridad de usar Imagine Learning. Comenzaremos a utilizar éste programa la próxima semana. c) Actualmente, el programa Achieve 3000 se utiliza por los maestros del 3ro al 5to grado. Achieve 3000 proporcionará ejemplos de lecciones en el salón de clase, a principios de noviembre, para los maestros interesados. d) Los maestros en 2do a 5to grado recién asistieron a un taller de capacitación para utilizar Ten Marks. Este es un programa suplementario de intervención en matemáticas. Los maestros también están comenzando a utilizar ésta intervención. e) La Sra. Williamson preguntó acerca de Star Fall. El Sr. Ávila explico que la licencia escolar es relativamente barata (aproximadamente $200.) Estamos en proceso de comprar la licencia para uso escolar. 10. Reporte del director a. El Sr. Ávila presentó a nuestra nueva consejera, Elizabeth Espinoza. Estará proporcionando apoyo con grupos de padres al igual que trabajando con los alumnos y maestros. b. El Sr. Ávila explicó que estamos trabajando para mejorar el ambiente escolar. Habrá un desfile con disfraz el 30 de octubre. Muchos de los maestros estarán asistiendo una asamblea de reconocimientos en otro distrito escolar el 13 de noviembre para buscar ideas de cómo mejorar las nuestras. La Sra. Coon y Srta. Cruz son nuestros dirigentes en ASB y estarán planeando muchas actividades para aumentar el liderazgo estudiantil este año. Estamos en proceso de limpiar la cafetería y nuestro plantel. Actualmente tenemos 2 conserjes por la mañana y ellos trabajan para disminuir el desorden en nuestro plantel. La Sra. Williamson reportó un problema con las arañas viudas negras en los salones de clase. a) Existe un problema, al nivel del sur de California, de plaga de arañas. Estamos trabajando con el control de plagas para eliminar el problema en nuestro plantel. c. La Sra. Ramírez compartió que habrá un festival de otoño el 13 de noviembre de 6 a 8 P. M. Habrá comida, música, baile, DJ y puestos con juegos. Se anima a que los maestros apoyen si están disponibles. IV. Sesión de Audiencia 1. No se hicieron comentarios. V. Clausura: Se propuso la moción para clausurar la reunión a las 3:54pm (Williamson/Powers 5/0/0). La próxima reunión del Concilio Escolar se ha programado para el 19 de noviembre, 2015