caracterización de usuarios - gicuv

Transcripción

RECTORÍA
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Código: CU-04-02
Área de Calidad y Mejoramiento
Versión: 2.0
CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS
Página: Página 1 de 11
Fecha Implementación: Diciembre 2010
PROCESO
SUBPROCESO
Formación
Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes
PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) ENTREGADO(S)
USUARIOS
Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Aspirantes Bachilleres nacionales o que se encuentren
Académicos de Pregrado.
cursando su último año de bachillerato.
Aspirantes Bachilleres nacionales o que se encuentren
cursando su último año de bachillerato y que aspiren a
Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas
competir por un cupo de las Condiciones de Excepción.
Académicos de Posgrado.
Aspirantes nacionales o extranjeros con Títulos
Académicos obtenidos en el Exterior.
Estudiantes graduados de Programas Académicos de
Pregrado de la Universidad del Valle.
Estudiantes de otras Instituciones de Educación
Superior.
1. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO
Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado.
Es el acto mediante el cual una persona manifiesta su interés en ingresar a un Programa Académico de
Pregrado ofrecido por la Universidad del Valle en cualquiera de sus Sedes1. Este tipo de Inscripción se
puede dar por:

Admisión a primer semestre
Es el acto por el cual la Universidad selecciona académicamente, de entre los aspirantes
legalmente inscritos, a quienes de acuerdo con los requisitos establecidos pueden matricularse
en un Programa Académico de Pregrado.
El aspirante accede a un Programa Académico luego de inscribirse, someterse al proceso de
admisión y ser seleccionado por la Universidad.
1
Articulo 3 Resolución 044 del Consejo Académico, Abril 19 de 2007.
Elaborado por:
Revisado por:
Nombre: Luis Alberto Osorio Ramos
Nombre: Martha Piedad Orjuela Izquierdo
Firma:
Firma:
Aprobado por:
Nombre: Gloria Stella Pérez Cuéllar
Firma:
Cargo: Monitor Calidad y Mejoramiento Area de Cargo: Coordinadora Área de Admisiones
Admisiones.
Fecha: Diciembre 2010
Cargo: Jefe División de Admisiones y Registro
Académico.
DEFINITIVO
FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DE LA CARACTERIZACIÓN
RECTORÍA
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Código: CU-04-02
Versión: 2.0
Página: Página 2 e 11
Los usuarios de este servicio son los Aspirantes Bachilleres nacionales o estudiantes que se
encuentren cursando su último año de bachillerato y que aspiren a competir por un cupo de las
Condiciones de Excepción, también son usuarios los Aspirantes nacionales o extranjeros con
Títulos Académicos obtenidos en el Exterior, previa convalidación del Título ante el Ministerio de
Educación Nacional.

Transferencia a semestres superiores al primero
Según el Artículo 83 del Acuerdo 009 de 1997 del Consejo Superior ''Se entiende por
TRANSFERENCIA el ingreso a un Programa Académico de la Universidad del Valle, a semestres
superiores al primero, de estudiantes que provienen de otras Instituciones de Educación
Superior debidamente reconocidas por el Estado''.
Es el ingreso a semestres superiores al primero, a un Programa Académico de la Universidad del
Valle, de estudiantes de nivel Técnico, Tecnológico o Profesionales que provienen de otras
Instituciones de Educación Superior debidamente reconocidas por el Estado o el ingreso a
Programas Académicos de Pregrado de estudiantes graduados en la Universidad del Valle en
Programas Tecnológicos o Profesionales de Pregrado.
Los usuarios de este servicio son los estudiantes de otras Instituciones de Educación Superior o
Estudiantes graduados de la Universidad del Valle en Programas Académicos Tecnológicos o
Profesionales.
Es responsabilidad del Comité de Programa el análisis de las solicitudes de transferencia y su
aceptación o denegación, así como la determinación de las asignaturas y calificaciones que se
acepten como equivalentes2.
Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Posgrado3.
Es la Inscripción a Programas Académico de Posgrado, siendo estos actividades curriculares conducentes
a un Título que se realiza con posterioridad a la obtención de un grado universitario, con nivel académico
superior al de los estudios profesionales y corresponden a una de las siguientes categorías:
Especializaciones, Maestrías o Doctorados, así:

2
3
Las Especializaciones son las que se desarrollan con posterioridad a un programa de Pregrado y
posibilitan el perfeccionamiento en la misma ocupación, profesión, disciplina o áreas afines o
complementarias.
Articulo 34, Resolución 044 del Consejo Académico, 2007
Articulo 1 Acuerdo 007 Noviembre 19 de 1996
DEFINITIVO
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
Las Maestrías están orientadas a ampliar y desarrollar los conocimientos para la solución de
problemas disciplinarios o profesionales y a dotar a la persona de los instrumentos básicos que la
habilitan como investigador en un área específica de las ciencias o de las tecnologías, o que le
permitan profundizar teórica y conceptualmente en un campo de la filosofía, de las humanidades
y de las artes.
Las Maestrías no son condición para acceder al Doctorado y culminan con un Trabajo de
Investigación.

Los Doctorados se concentran en la formación de investigadores a nivel avanzado tomando como
base la disposición, capacidad y conocimientos adquiridos por la persona en los niveles anteriores
de formación.
Los Doctorados deben culminar con una Tesis.
Los usuarios de este servicio son Aspirantes nacionales o extranjeros con Títulos Académicos
Profesionales obtenidos en el Exterior, Estudiantes graduados de Programas Académicos de Pregrado de
la Universidad del Valle y Estudiantes de otras Instituciones de Educación Superior.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS USUARIOS
Aspirantes bachilleres nacionales o que se encuentren cursando su último año de bachillerato.
Se consideran aspirantes bachilleres nacionales o que se encuentren cursando su último año de
bachillerato aquellas personas nacionales que hayan presentado el Examen de Estado de Educación
Media ICFES-SABER 11, cumplan tanto con la fecha a partir de la cual la Universidad recibe los resultados
de este examen, como con los puntajes mínimos exigidos para la Inscripción por cada Programa
Académico en las áreas evaluadas en el Examen de Estado para aspirar a un Programa Académico de
Pregrado ofrecido por la Universidad.
Bachilleres nacionales o que se encuentren cursando su último año de bachillerato y que aspiren a
competir por un cupo de las Condiciones de Excepción
Son todos aquellos aspirantes que cumplen con las condiciones anteriormente enunciadas y aspiran a
competir por una de las siguientes condiciones de excepción4 presentando la documentación requerida
para aplicar a un Programa Académico de Pregrado ofrecido por la Universidad:

4
Indígena (IN): Pueden presentarse como candidatos a esta condición los bachilleres que
pertenezcan a una Comunidad o Resguardo Indígena, que se encuentren incluidas en el censo
elaborado por el Ministerio del Interior y de Justicia.
Articulo 25 Resolución No. 044 Abril 19 de 2007
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5

Programa de Reinserción (PR): Pueden presentarse como candidatos por una (1) sola vez a esta
Condición aquellas personas que se hayan acogido al Programa de Reinserción o Plan de Paz del
Gobierno, para ello deben presentar la certificación expedida por el Delegado del Programa
Presidencial para la Reinserción.

Los más altos puntajes en el Examen de Estado de los Colegios Oficiales en los municipios del
Departamento del Valle del Cauca (MPM) Resolución 058 de Julio 09 de 2010. Podrán acceder a
esta condición los estudiantes de último grado de educación media que obtengan los dos (2) más
altos puntajes en el Examen de Estado realizado por el Instituto Colombiano para el Fomento de
la Educación Superior ICFES, en cada uno de los Colegios Oficiales del Departamento del Valle del
Cauca, en el periodo en el cual están solicitando Inscripción, exceptuando los bachilleres de los
Colegios Oficiales de Calendario A, que presentan el Examen de Estado en la aplicación del
segundo semestre del año anterior (Agosto ó Septiembre) y que deseen inscribirse en Programas
Académicos que tienen admisión anual, sólo para el período Agosto – Diciembre.

Los más altos puntajes en el Examen de Estado (Nivel Nacional y Departamental) (MAP): Ley
115 de 1994, Artículo 99 y Decreto 644 del 16 de Abril de 2001. A los 50 estudiantes de último
grado de educación media que anualmente obtengan los más altos puntajes en los Exámenes de
Estado realizados por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior ICFES, se
les garantizará el ingreso por una sola vez, a cualquier Programa de Educación Superior, en
cualquier Institución de Educación Estatal, durante los dos (2) años siguientes, sin pruebas
adicionales de carácter académico sobre áreas ya evaluadas por el Examen de Estado, siempre y
cuando cumplan con los demás requisitos establecidos por la Institución, especialmente en lo
relacionado con habilidades específicas exigidas por algunos Programas Académicos. De igual
beneficio gozarán los estudiantes de último grado de educación media que ocupen los dos
primeros lugares en cada uno de los Departamentos, según las mismas pruebas.

Cupo: Corresponde a estudiantes admitidos el año anterior quienes solicitaron reserva de cupo5 y
les fue autorizada por las causales establecidas por la Universidad.

Comunidades Afrocolombianas (CA): Creada por el Consejo Académico mediante Resolución No.
097 del 16 de Octubre de 2003 y complementada mediante Resolución No. 142 del 16 de
Noviembre de 2005 del Consejo Académico. Pueden presentarse como candidatos a esta
condición de excepción aquellos aspirantes que pertenezcan específicamente a las Comunidades
Negras descritas en el Artículo 2º y en el Artículo 45 de la Ley 70 del 27 de Agosto de 1993 que se
enmarcan en los siguientes grupos y que se encuentren debidamente registradas en el censo que
elabora el Ministerio del Interior y de Justicia:
Articulo 25, Literal e, Capitulo V, Resolución No.044, Abril 19 de 2007.
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1. Cuenca del Pacífico
2. Ríos de la Cuenca del Pacífico.

De la vertiente del Pacífico.

De las Cuencas de los Ríos Atrato, Acandí y Tolo de la vertiente del Caribe.
3. Zonas rurales ribereñas.
4. Raizales de San Andrés y Providencia y Santa Catalina.
5. Demás regiones con asentamientos afrodescendientes del resto del país.

Bachilleres provenientes de departamentos donde no existen Sedes ni Seccionales de
Instituciones de Educación Superior (DNI): (1 cupo por Programa Académico) Por Ley 1084 del 4
de Agosto de 2006 se establece que las Instituciones de Educación Superior de carácter público y
privado deben otorgar el 1% de sus cupos a los bachilleres de los Departamentos en donde no
hayan Instituciones de Educación Superior. Pueden presentarse como candidatos por una (1)
sola vez a esta condición los bachilleres que provengan de estos Departamentos.

Bachilleres que provengan de municipios de difícil acceso o con problemas de orden público
(MDP): (1 cupo por Programa Académico) Por Ley 1084 del 4 de Agosto de 2006 se establece que
las Instituciones de Educación Superior de carácter público y privado deben otorgar el 1% de sus
cupos a los bachilleres que provengan de Municipios de difícil acceso o con problemas de orden
público. Pueden presentarse como candidatos por una (1) sola vez a esta condición los
bachilleres que provengan de estos Municipios.

Población Desplazada (PD): Resolución No. 037 2 de Abril de 2009. (2% del cupo adicionales al
cupo establecido para el Programa Académico). Podrán presentarse como candidatos por (1)
sola vez a esta Condición de Excepción, aquellas personas que se encuentren debidamente
registradas en el Registro Único de Atención a la Población Desplazada.
Aspirantes nacionales o extranjeros con Títulos Académicos obtenidos en el Exterior.
Son todas aquellas personas nacionales o extranjeras que han realizado estudios en el exterior y desean
inscribirse a un Programa Académico ofrecido por la Universidad del Valle. Estos deben cumplir con las
siguientes condiciones según sea el caso:
1. Los Títulos de Educación Secundaria obtenidos en el exterior deben estar debidamente legalizados y
apostillados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y presentar la Resolución de Convalidación
de este Título realizada ante el Ministerio de Educación Nacional de Colombia.
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2. Presentar los resultados obtenidos en el Examen de Estado Colombiano y cumplir con los puntajes
mínimos para la Inscripción o en su defecto presentar la equivalencia de los resultados del Examen
de Estado realizado en el País donde culminó sus estudios de secundaria avalados por el ICFES.
3. Realizar las pruebas especificas de aptitud requeridas por algunos Programas Académicos de
Pregrado.
4. Los Títulos Profesionales de Pregrado obtenidos en el exterior deben estar debidamente legalizados
y apostillados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
5. Cumplir con los requisitos generales y específicos exigidos por los Programas Académicos de
Posgrado a los cuales aspiran a ingresar.
6. Presentar la entrevista, Examen de conocimiento previos requeridos por algunos Programas
Académicos de Posgrado.
Estudiantes graduados de Programas Académicos de Pregrado de la Universidad del Valle.
Son aquellos estudiantes que culminaron sus estudios y obtuvieron su Título Tecnológico o Profesional
de Pregrado en la Universidad del Valle y aspiran a presentarse a un Programa Académico ofrecido por la
Universidad de Pregrado o Posgrado cumpliendo con los requisitos establecidos por los mismos.
Estudiantes de otras Instituciones de Educación Superior.
Se encuentran dos tipos a saber:

Estudiantes que culminaron sus estudios y obtuvieron su Título de Pregrado en otras Instituciones de
Educación Superior debidamente reconocidas por el Estado y aspiran a presentarse a un Programa
Académico de Pregrado o Posgrado ofrecido por la Universidad del Valle cumpliendo con los
requisitos establecidos por los mismos.
Nota: Los estudiantes provenientes de Programas Académicos de nivel Técnico o Tecnológico
Universitario:
1. Si aún no se han graduado sólo podrán realizar Inscripción a Programas Tecnológicos de la
Universidad del Valle cumpliendo con los requisitos exigidos por el Programa al cual aspiran.
2. Si es graduado puede solicitar transferencia a un Programa Profesional siempre y cuando el
programa no tenga restricción para aceptar aspirantes de este nivel de formación. Debe
presentar su acta de grado en el momento de realizar la Inscripción.

Estudiantes que se encuentran cursando estudios de Pregrado o Posgrado en otras Instituciones de
Educación Superior debidamente reconocidas por el Estado y que aspiren a ingresar por el proceso
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de Transferencia a un Programa Académico de Pregrado o Posgrado ofrecido por la Universidad del
Valle.
3. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL USUARIO
Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado
Inscripción:
Aspirantes bachilleres nacionales o que se encuentren cursando su último año de bachillerato,
Aspirantes bachilleres nacionales o que se encuentren cursando su último año de bachillerato y que
aspiren a competir por un cupo de las Condiciones de Excepción y Aspirantes nacionales o extranjeros
con Títulos Académicos en Educación Secundaria obtenidos en el Exterior:
El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos:
1. Resultados del Examen de Estado: Deben haber presentado el Examen de Estado de la Educación
Superior y cumplir tanto con la fecha a partir de la cual la Universidad recibe los resultados de este
examen, como con los puntajes mínimos exigidos para la Inscripción por cada Programa Académico
en las áreas evaluadas en el Examen de Estado o en su defecto presentar la equivalencia de los
resultados del Examen de Estado realizado en el País donde culminó sus estudios de secundaria
avalados por el ICFES.
2. Pago de los derechos de Inscripción y obtención de la clave de acceso: Deben cancelar los derechos
de Inscripción en las fechas establecidas en el Calendario Académico y en la Entidad Bancaria
asignada para tal fin y obtener la clave de acceso (PIN) para el ingreso al Sistema de Registro
Académico y Admisiones (SRA).
3. Realizar la Inscripción Vía Web: Después de haber recibido la clave de acceso el aspirante debe
ingresar en las fechas establecidas en el Calendario Académico a la página Web
http://inscripciones.univalle.edu.co, a diligenciar en su totalidad el Formulario de Inscripción.
4. Presentar las Pruebas Especificas de Aptitud: Presentar las pruebas especificas de aptitud que
algunos Programas Académicos exigen como requisito para la Admisión, son de carácter obligatorio.
Además, si el aspirante desea competir por un cupo de las Condiciones de Excepción, debe presentar la
documentación requerida que lo acredite en esta Condición de Excepción y sujetarse a la reglamentación
de la Universidad para dichas Excepciones.
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Transferencias:
Estudiantes de otras Instituciones de Educación Superior, Estudiantes graduados de Programas
Académicos de Pregrado de la Universidad del Valle y Aspirantes nacionales o extranjeros con Títulos
Académicos obtenidos en el Exterior:
La Universidad del Valle establece requisitos generales que deben cumplir todos los aspirantes a ingresar
por Transferencia6.
El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos generales:
1. Haber aprobado la totalidad de los Créditos Académicos de Primer Semestre en el Programa
Académico al cual aspira a presentarse.
2. Diligenciar el Formulario de Inscripción.
3. Fotocopia legible de los resultados del Examen de Estado.
4. Cancelar los derechos de Inscripción por Transferencia en las fechas establecidas en el Calendario
Académico y en la Entidad Bancaria asignada para tal fin.
5. Constancia expedida por la Institución donde finalizó sus estudios secundarios, donde especifique el
valor de la matrícula y la pensión mensual que canceló en el último año de estudio, sin cargos
adicionales, si fue año lectivo o si fue semestralizado y el periodo. Si el aspirante realizó el examen
de validación del bachillerato ante el ICFES debe presentar fotocopia de la constancia que expide
esta entidad.
6. Fotocopia del último recibo de pago de los servicios públicos del lugar donde reside.
7. Presentar original debidamente firmado del Certificado de Calificaciones obtenidas durante sus
estudios universitarios con intensidad horaria o créditos.
8. Acreditar las asignaturas que se encuentre cursando en el período académico en el que se haga la
solicitud de Transferencia o la razón por la cual no realizó la matrícula.
9. Presentar los Programas (Contenidos Programáticos) de cada una de las asignaturas cursadas
debidamente firmados y sellados.
10. Presentar un Certificado de No Sanciones o Certificado de Conducta expedido por la Institución de
Educación Superior donde ha cursado sus estudios.
Los Programas Académicos definen semestralmente los requisitos específicos7 que deben cumplir los
aspirantes a ingresar por Transferencia. Requisitos referentes a: Presentación de pruebas específicas de
aptitud, promedio acumulado de calificaciones, número de semestres cursados en la Institución de
6
7
Articulo 33, Capitulo VIII, Resolución No.044, Abril 19 de 2007.
Articulo 37, Resolución No.044, Abril 19 de 2007.
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procedencia, número de créditos cursados, si se exige puntaje mínimo en los Resultados del Examen de
Estado y el año a partir del cual se reciben estos resultados, carta de motivación, etc.
Inscripción a Programas Académicos de Posgrado.
Estudiantes graduados de Programas Académicos de Pregrado de la Universidad del Valle, Estudiantes
de otras Instituciones de Educación Superior y Aspirantes nacionales o extranjeros con Títulos
Académicos obtenidos en el Exterior.
El aspirante a un Programa de Posgrado debe formalizar su Inscripción vía Web mediante el Sistema de
Admisiones y adjuntar los documentos generales y específicos exigidos por el Programa Académico.
Los aspirantes con nacionalidad extranjera deben estar en posesión de visa, de acuerdo con las normas
existentes8, además de esto si el idioma materno del aspirante es diferente del castellano debe
presentar el examen que acredita o demuestra un nivel apropiado de compresión y producción en dicho
idioma diseñado por la Universidad para tal efecto9.
Cada comité de Programa Académico decidirá cuales de los siguientes requisitos10 constituyen la base
para seleccionar los aspirantes y asignará a cada uno el puntaje que considere pertinente:

Certificado de las calificaciones obtenidas en los estudios de Pregrado.

Certificados de las actividades profesionales desarrolladas y de los cargos ocupados.

Certificados de las actividades investigativas que haya desarrollado, tanto en el Pregrado como
durante en el ejercicio profesional.

Resultados de exámenes de conocimientos o equivalentes.

Resultados de exámenes de aptitudes.

Examen de comprensión de idioma extranjero.

Resultados obtenidos en los cursos de nivelación.

Experiencia profesional.
8
Paragrafo No.2, Articulo 5, Acuerdo 007 del Consejo Superior, 1996
Articulo No.8, Ibídem.
10
Articulo No. 5, Ibídem
9
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4. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL SERVICIO
Características del servicio
Especificación (Niveles de Calidad)
Cumplimiento del Calendario Académico de El Área de Admisiones cumple con las fechas
Inscripción y Admisión.
establecidas para la Inscripción y Admisión de los
aspirantes a los Programas Académicos de Pregrado
y Posgrado.
Información disponible y actualizada.
La información es de fácil acceso para la comunidad y
es actualizada con la debida frecuencia.
Capacidad de respuesta.
El personal encargado de los procesos de Inscripción
cuenta con la disposición y habilidades para ayudar a
los usuarios y proveerlos de un servicio rápido y
apropiado.
Cortesía.
El personal de contacto con el usuario es atento,
considerado, respetuoso y amable a las solicitudes
presentadas por la comunidad.
Accesibilidad.
El personal de contacto y la atención a reclamos y
sugerencias es accesible y se cuenta con mecanismos
fáciles para ser contactados.
Comprensión del cliente.
El personal de contacto hace el esfuerzo de conocer a
los clientes y entender sus necesidades especificas.
Comunicación.
La comunicación está disponible por los medios
especificados, es veraz y oportuna.
5. DOCUMENTO(S) QUE DEFINE(N) EL ACUERDO CON EL USUARIO

Consignación del pago de los derechos de Inscripción y obtención de la clave de acceso (PIN).

Formulario vía Web de Inscripción a los diferentes Programas de Pregrado y Posgrado.

Formulario de Solicitud de Inscripción por Transferencia.

Carta de aprobación de solicitudes de Transferencia.
6. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN CON EL USUARIO

Página Web http://admisiones.univalle.edu.co/
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
Página Web http://inscripciones.univalle.edu.co/

Página Web http://www.univalle.edu.co/programas/postgrado.html

Página Web http://www.univalle.edu.co/programas/pregrado.html

Folletos o Plegables con información entregados en las ventanillas de Admisiones.

Cartelera de Información localizada en el Area de Admisiones, en la ventanilla de atención al
publico.

Folletos o Plegables entregados en las Direcciones de Programas Académicos Pregrado y
Posgrado.

Cartelera de Informacion localizadas en las diferentes Escuelas o Direcciones de Programa tanto
en Pregrado como en Posgrado.

Anuncios en periodicos de circulación Regional y Nacional.

Participación activa en diferentes eventos como Ferias de Universidades realizando la
divulgación de la oferta académica.

Participación en Encuentros Estudiantiles promovidos por el Ministerio de Educación Nacional
tales como “Buscando Carrera”.
7. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO
HERRAMIENTA
Encuestas de nivel de satisfacción y cumplimiento contestada por parte
de los aspirantes y estudiantes, retroalimentación de las PQRS.
FRECUENCIA
Semestral.
RESPONSABLE
Jefe División de Admisiones y Registro Académico.
DEFINITIVO

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