Estudio comparativo de herramientas ECM

Estudio comparativo de herramientas ECM

Proyecto de innovación de la gestión documental
aplicada a expedientes de contratación de
servicios y obras de infraestructuras de
transporte
Universidad de Sevilla | Tecnocom
Estudio comparativo de herramientas ECM
Francisco José Domínguez Mayo
INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS
Estudiar la situación actual de las entidades públicas que
demandan soluciones para la gestión documental.
Realizar un análisis comparativo de las soluciones
software que proporcionan soporte al proceso de gestión
documental.
Herramientas ECM (Enterprise Content Management)
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METODOLOGÍA
Estudiar la situación actual de las entidades públicas que
demandan soluciones para la gestión documental.
Reuniones con entidades públicas que tenían
experiencia en temas de gestión documental.
Muchos temas
por resolver y
poco consenso
Se hizo un estudio de la normativa local,
autonómica y europea relativo a normas ENI,
interoperabilidad, y todo lo referente a normativa
que afectaba a la gestión documental.
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METODOLOGÍA
Realizar un análisis comparativo de las soluciones
software que proporcionan soporte al proceso de gestión
documental.
Organización
Contexto
Organización
¿Modelo de
Caracterización?
3
METODOLOGÍA
4
METODOLOGÍA
 Conjunto de fases que aseguran
una mejora continua de la
calidad
 Basado en estándares de calidad
y buenas prácticas existentes
 Protocolos y métodos de
actuación para cada fase
 Plantillas para la caracterización
o definición del modelo de
calidad
 Métodos Multi-Criterio para la
obtención y calculo de
preferencias
 Herramienta para la
automatización de la gestión de
la calidad
QuEF
(Quality Evaluation
Framework)
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METODOLOGÍA: ESTRATEGIA
 MÉTODOS DE TRABAJO  Adaptación de la propuesta Kitchenham and Charters
 Realización de revisiones sistemáticas en el contexto de Ingeniería
del Software
 Ampliamos el espectro, poniendo el foco sobre el estudio del estado del
arte en los sistemas y herramientas que nos ocupan en este estudio.
 FASES DEL TRABAJO BASADA EN TRES ACTIVIDADES
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METODOLOGÍA: ESTRATEGIA
3 ACTIVIDADES
PREGUNTAS INVESTIGACIÓN A RESOLVER
FUENTES DE INFORMACIÓN +
CRITERIOS DE PRESELECCIÓN
RQ1.- ¿Qué herramientas ECM existen?
RQ2.- ¿Cómo se adaptan a las directrices
generales de la administración pública
andaluza en general y a los expedientes de
Contratación de Servicios y Obras de
Infraestructuras Transporte?
RQ3.- ¿Cuál es la herramienta ECM más
adecuada para ser usada en este contexto?
RQ4.- ¿Qué puntos de mejora son necesarios
para que la herramienta resultante de RQ3 se
adapte a este contexto?
Funcionalidad básica (CORE)
 Gestión de documentos
 Gestión de registros
 Workflow/BPM
 Procesamiento imágenes
 Interoperabilidad
 Gestión contenido web
 Contenido colaborativo
 Posicionamiento en mercado
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METODOLOGÍA: ESTRATEGIA
3 ACTIVIDADES
RESULTADO PRELIMINAR
Modelo
de
Calidad
+
preferencias
10 grupos de
características
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METODOLOGÍA: DISEÑO
ESQUEMA DE CARACTERIZACIÓN
MULTIOBJETIVO
Valor
Riesgo e Incertidumbre
Costes
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METODOLOGÍA: TRANSICIÓN
CAMBIOS EN EL MODELO DE
CARACTERIZACIÓN
La consideración de nuevos ECMs
en la evaluación conlleva la
inclusión de nuevas características
en el modelo ya que puede ocurrir
que estos nuevos ECM posean
características que los ECM
considerados no poseían.
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METODOLOGÍA: OPERACIÓN
2 ACTIVIDADES
CRITERIOS DE EXCLUSIÓN Y EVALUACIÓN
EXCLUSIÓN
 DocuWare: a priori se adecúa a los
aspectos requeridos en el estudio, pero
ha sido muy complejo estimar el coste y
encontrar un soporte del proveedor.
 KnowledgeTree, Nuxeo y MSharePoint:
no proporciona soporte por alguna de las
características básicas requeridas.
EVALUACIÓN
 Evaluación múltiple: 3 equipos
 Optimización multiobjetivo: cada
característica tiene un peso relativo
asignado que posteriormente es
evaluado en conjunto con el resto.
 Composición de preferencias: la
evaluación fluctuará entre [1..4]
EJECUCIÓN SOBRE LA MUESTRA
SELECCIONADA
Revisión
Académica
Revisión
Comercial
Modelo de Características y
Subcaracterísticas
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METODOLOGÍA: OPERACIÓN
ESTUDIO MULTIOBJETIVO
RIESGOS E INCERTIDUMBRE / VALOR
COSTE / VALOR
COSTE
RIESGO – INC.
0,82 ; 1,00
ALFRESCO
ECM DOCUMENTUM
0,99 ; 0,53 IBM
FILENET
0,61 ; 0,47
1,00 ; 0,52
NUXEO
0,94 ; 0,45
/ATHENTO
OPENTEXT
0,94 ; 0,43
OPENTEXT
ECM DOCUMENTUM 0,99 ; 0,30
IBM
FILENET
1,00 ; 0,29
0,82 ; 0,19
ALFRESCO
VALOR
VALOR
RIESGO / COSTE
RIESGO – INC.
0,61 ; 0,95
NUXEO
/ATHENTO
COMPETITIVIDAD
0,47 ; 0,95
NUXEO
/ATHENTO
ECM
DOCUMENTUM
OPENTEXT
0,45 ; 0,43
OPENTEXT
IBM
FILENET
0,52 ; 0,29
IBM FILENET
ECM DOCUMENTUM
0,53 ; 0,30
0,1 ; 0,19
ALFRESCO
COSTE
NUXEO/ATHENTO
ALFRESCO
12
METODOLOGÍA: OPERACIÓN
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
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METODOLOGÍA: OPERACIÓN
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
1. Orientación al usuario/Personalización
2. Capacidad de captura, acceso, recuperación y visualización
ALFRESCO
ALFRESCO
OPENTEXT
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
ALFRESCO
IBM FILENET
EMC
DOCUMENTUM
IBM FILENET
4. Workflows
3. Ciclo de vida documental
OPENTEXT
NUXEO/
ATHENTO
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
OPENTEXT
IBM FILENET
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
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METODOLOGÍA: OPERACIÓN
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
5. Administración electrónica
6. Interoperabilidad
ALFRESCO
ALFRESCO
NUXEO/
ATHENTO
OPENTEXT
EMC
DOCUMENTUM
IBM FILENET
7. Seguridad / Control de acceso y actividad
IBM FILENET
EMC
DOCUMENTUM
IBM FILENET
8. Arquitectura
ALFRESCO
OPENTEXT
NUXEO/
ATHENTO
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
OPENTEXT
IBM FILENET
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
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METODOLOGÍA: OPERACIÓN
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
9. Menor Coste (TCO)
10. Soporte, manuales y roadmap
ALFRESCO
ALFRESCO
OPENTEXT
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
IBM FILENET
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
RESULTADO FINAL
ALFRESCO
OPENTEXT
IBM FILENET
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
16
METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
RESULTADO FINAL
ALFRESCO
Independencia del
gestor documental.
OPENTEXT
La elección en el
proyecto piloto se
realizó en un marco
concreto de evaluación
IBM FILENET
NUXEO/
ATHENTO
EMC
DOCUMENTUM
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METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA
PUBLICACIONES EN CONGRESOS Y REVISTAS CIENTÍFICAS
M.J. Escalona, J.A. García-García and F. J. Dominguez-Mayo and I. Ramos, "Technical Tool Surveys and
Comparative Studies: A Systematical Approach", 23rd International Conference on Information Systems
Development (ISD2014).
F.J. Domínguez-Mayo, J.A. García García, M.J. Escalona, M. Mejías. Evaluating Enterprise Content Management
Systems based on a Quality Evaluation Framework, submitted
F.J. Domínguez-Mayo, M.J. Escalona, M. Mejías, M. Ross, G. Staples. A Quality Management based on the
Quality Model Life Cycle. Computer Standards and Interfaces, Volume 34, Issue 4, June 2012, Pages 396412, ISSN 0920-489, http://dx.doi.org/10.1016/j.csi.2012.01.004.
Alba, M., Ramírez, M., Pavon, I., Sanchez, N., García-García, J.A. “Comparativa de Herramientas ECM en el
marco de la e-administración”. V Congreso Internacional de Computación y Telecomunicaciones, pp 24-31.
ISBN: 978-612-4050-69-5. 2013.
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Centralizar la gestión de la calidad en el
Modelo
Sistematizar los protocolos y métodos de
gestión de la calidad
Mejorar la eficiencia y eficacia en la
evaluación
Reducir costes
Asegurar la mejora continua de la calidad
Todo esto es extensible a cualquier
entidad
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METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA
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Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus “Mecanismos guiados en etapas
tempranas para la mejora de Software” (TIN2013-46928-C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad
y por el proyecto “THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de
contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte” del “Programa Operativo FEDER de
Andalucía 2007-2013”.