COMPAÑÍA DE CERTIFICACION DE COLOMBIA S.A.S

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PROCEDIMIENTO DE
EVALUACION DE LA
CONFORMIDAD
Proceso Asociado : Gestión Del
Servicio
Código: PR-GS-01
Version: 3
Fecha: 2015-12-01
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LA CONFORMIDAD
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CARGO
Revisó
Aprobó
FECHA
FIRMA
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CONROL DE CAMBIOS
Versión
1
Elaborado por
Selene Barraza
Mtz
Cargo: Gerente
Calidad
Revisado por
Aprobado por
Erik Correa
Selene Barraza
Visbal
Mtz
Cargo:
Cargo: Gerente
Gerente
Calidad
General
2
Selene Barraza
Mtz
Cargo: Gerente
Calidad
Erik Correa
Selene Barraza
Visbal
Mtz
Cargo:
Cargo: Gerente
Gerente
Calidad
General
3
Selene Barraza
Mtz
Cargo: Gerente
Calidad
Erik Correa
Selene Barraza
Visbal
Mtz
Cargo:
Cargo: Gerente
Gerente
Calidad
General
Fecha de
Aprobación
Descripción de la Modificaciones
20-04-2015 Elaboración Inicial del Documento
5.1.1 Se modelaron los productos del
esquema 7 para trabajarlos en el esquema 6
5.1.1. Se indica como el cliente tiene acceso a
la solicitud de servicio y que las condiciones
para aceptar registros antes de la solicitud
están establecidas en las Reglas del Servicio.
5.2.1 Se especifico que se realiza la
evalución con las condiciones de seguridad
5.2.2. Se especificaron las condiciones de
subcontratación de laboratorios de ensayo
5.4.1 Se incluyo como se informa al cliente la
16-09-2015
decision de no otorgar
5.6 Se incluyeron las actividades para
mantenimiento de la certificación y se asocio a
las Reglas del Servcio
5.7 , Se incluyeron las actividades para
ampliación y reducción de la certificación y se
asocio a las Reglas del Servcio
5.8 Se incluyeron las actividades para
suspensióny cancelación de la certificación y
se asocio a las Reglas del Servcio
5.2.1. Se estableció el desarrollo de la
evaluación en dos etapas: una primera etapa
01-12-2015
de evaluación documental y un segunda etapa
de evaluación en campo
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1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece las actividades necesarias para realizar la evaluación de
la conformidad a las empresas solicitantes.
2. ALCANCE
Aplica a las auditorías realizadas para el otorgamiento, seguimiento, renovación,
ampliación, reactivación y/o reducción de la certificación.
3. RESPONSABLE
Es responsabilidad de los evaluadores de la conformidad el cumplimiento del siguiente
procedimiento.
4. DEFINICIONES
•
Evaluación de la Conformidad: Demostración de que se cumplen los requisitos
especificados, relativos a un producto, proceso, sistema, personas u organismos.
•
Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener registros,
declaraciones de hechos y otra información pertinente y evaluarlos objetivamente
para determinar en que medida se han cumplido los requisitos especificados.
5. PROCEDIMIENTO
5.1.
SELECCION
5.1.1. Solicitud del servicio
Los clientes podrán tener acceso a la solicitud de servicio de certificación a través de la
pagina web www.cccdecolombia.com
Cuando el cliente solicita el servicio de certificación se deben realizar las actividades
especificadas en el Procedimiento de Solicitud de Servicio para la recepción, revisión y
aceptación de la Solicitud de Servicio.
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Una vez aceptada la Solicitud de Servicio, se procederá a realizar la Oferta de Servicio
para el otorgamiento, ampliación o reducción de la certificación de acuerdo al
Procedimiento de Solicitud de Servicio. Si la Oferta es aceptada por el cliente, se iniciará
el proceso para el otorgamiento de la certificación.
Para aceptar registros de evaluación de la conformidad que hayan sido realizados antes
de la solicitud de servicio se deberán seguir las condiciones establecidas en las reglas del
servicio.
Los servicios son solicitados de acuerdo al esquema de certificación en que se ofertan de
acuerdo a la siguiente tabla:
TIPO DE SERVICIO
ESQUEMA DE
CERTIFICACION
Estaciones de servicio que suministran Gas Natural
Comprimido para uso vehicular (GNCV)
6
Estaciones de servicio y demás establecimientos dedicados
a la distribución y/o consumo de productos derivados del
petróleo
6
Talleres de Conversión a vehículos a GNCV
6
Instalación de componentes del equipos completo para
vehículos con funcionamiento dedicado GNCV o
biocombustibles gasolina - GNCV
6
Centros de Enseñanza Automovilística
6
Componentes del equipos completo para vehículos con
funcionamiento dedicado GNCV o biocombustibles gasolina
– GNCV
1b, 5
5.1.2. Programación de la Evaluación
La programación de la evaluación está a cargo del Jefe de Programación. Se asignará un
equipo auditor para realizar las auditorias de otorgamiento, seguimiento, renovación,
ampliación, reactivación y/o reducción de la certificación de acuerdo a lo estipulado en el
Procedimiento de Programación de Evaluación.
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5.1.3. Planificación de la Evaluación
La planificación consiste en la preparación y asignación de los recursos físicos y de
personal necesarios y la programación de las fechas de realización de la evaluación. Esta
actividad requiere comunicación con el cliente para la definición de sus representantes,
responsabilidades y fechas de ejecución de cada una de las actividades.
De acuerdo con la fecha programada, el evaluador debe realizar las siguientes
actividades:
o
Preparación de los documentos de trabajo.
o
Solicitar los documentos necesarios para el desarrollo de la auditoria.
o
Acordar con el auditado temas de traslados, confirmación de la evaluación y
documentos necesarios para la evaluación.
5.2.
DETERMINACION
5.2.1. Ejecución de la Evaluación
El proceso de evaluación se desarrollará en dos etapas, una primera etapa de evaluación
documental y una segunda etapa de evaluación en campo:
Etapa 1: Evaluación Documental
En esta etapa se realiza una evaluación de los documentos y registros necesarios para la
evaluación de la conformidad que deberán ser facilitados a el equipo evaluador según su
solicitud, quien efectuará la revisión de acuerdo a el Procedimiento de evaluación de la
conformidad y a los instructivos definidos para cada uno de los esquemas de certificación
y realizará la preparación del plan para la evaluación en campo, incluyendo la preparación
y asignación de los recursos físicos y de personal necesarios para realización de la
evaluación. De esta etapa se pueden identificar no conformidades que serán informadas
al cliente.
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Etapa 2: Evaluación en campo
Las actividades de evaluacion varian de acuerdo al esquema de certificación en que se
solicita el servicio.
El evaluador asignado realiza la auditoria de acuerdo a lo estipulado en el Instructivo de
Evaluación correspondiente al esquema de certificación. Las actividades de evaluacion
varian de acuerdo al esquema de certificación en que se solicita el servicio y estan
definidas en los instructivos de evalución correspondiente al esquema de certificación.
5.2.2. Condiciones de Seguridad
Para iniciar con las actividades evaluación de la conformidad, es necesario atender a las
condiciones de seguridad establecidas en cada instructivo de evaluación de la
conformidad y se deben identificar los riesgos relacionados con el ambiente que lo rodea,
determinado las consecuencias potenciales y los controles para evitar accidentes, esto
deberá ser diligenciado en el formato de Análisis de Seguridad en el Trabajo.
5.2.3. Condiciones de Subcontratación de Laboratorios de ensayos
Para hacer uso de los servicios de laboratorios, se hará, de acuerdo a lo establecido en
las Reglas de Servicio:
Se verificará la idoneidad y competencia de éste en ISO/IEC 17025, de acuerdo a los
siguientes parámetros:
o
Laboratorios acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación: se
verificará la validez de los certificados de acreditación emitidos por ONAC.
o
Laboratorios acreditados por cualquier organismo de acreditación firmante
de un acuerdo de reconocimiento internacional (IAAC, ILAC, etc.): se
verificará si pueden ser homologados para el proceso de certificación.
o
Laboratorios no acreditados : para este caso se realizará una evaluación donde
se determine el cumplimiento de la norma NTC-ISO- IEC 17025.
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Siempre que existan laboratorios acreditados en los ensayos necesarios para le
evaluación de la conformidad, se dará preferencia a la utilización de los mismos.
No se aceptarán ensayos de laboratorio del mismo cliente que va a certificar sus
productos.
5.2.4. Elaboración de informe
Una vez finalizada la auditoria de campo, el evaluador elabora y envía un informe
preliminar si no están cerradas las no conformidades, una vez estás están cerradas las no
conformidades procede a realizar el cierre y envía el informe final junto con las listas de
chequeo y formato de reunión de apertura y cierre y los anexos solicitados para cada
evaluación.
El evaluador debe anexar la documentación requerida para proceder a la revisión del
Informe de Evaluación.
5.3. REVISION
El Comité de Certificación revisa el informe final para verificar el cumplimiento de los
requisitos de acuerdo a los siguientes lineamientos:
-
Se deben verificar que las listas de chequeo se encuentren totalmente
diligenciadas si es auditoria de otorgamiento o renovación, para seguimiento solo
los ítems correspondientes.
-
Que estén las evidencias suficientes en cuanto a la recolección de la información
de cumplimiento de cada uno de los requisitos, datos, descripciones.
-
La redacción de las no conformidades deben ser coherentes con el requisito que
se está incumpliendo.
-
Las evidencias para el cierre de las no conformidades deben ser suficientes para
evidenciar el cumplimiento del requisito.
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Esta revisión quedará evidenciada en el Formato de Revisión por Comité de Certificación.
5.4.
ATESTACION
5.4.1. Decisión sobre la certificación
Una vez revisado el Comité de Certificación decide el resultado de la evaluación, decisión
que quedará registrada en un Acta de Comité de Certificación.
Las decisiones del Comité́ de Certificación se informarán mediante comunicación escrita
remitida mediante correo ordinario y/o mediante correo electrónico.
Si la decisión del comité es de no otorgar,suspender o cancelar, se informará al cliente los
motivos por los cuales no se otorga, suspende o cancela la certificación.
Si el Comité de Certificación decide a favor:
-
Se emite el certificado de conformidad, en caso de otorgamiento de la certificación.
-
Se actualiza el certificado de conformidad, en caso de ampliación/reducción de la
certificación
-
Se
informa
al
cliente
por
escrito
la
decisión,
en
caso
de
mantenimiento/reactivación de la certificación.
5.4.2. Emisión/Actualización del certificado de conformidad
Si el Comité de Certificación decide a favor, en caso de otorgamiento, ampliación o
reducción de la certificación, se realiza la impresión de los certificados y son enviados a la
Gerencia General para su firma. Una vez firmado el Certificado se envía al cliente con el
informe y anexo el Manual de uso del logo.
5.4.3. Archivo de Documentación
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Se archiva la documentación de todo el servicio realizado en su respectivo fólder y se
guarda en el archivador destinado para tal fin.
5.5. AUDITORIA COMPLEMENTARIA
En el caso que durante una auditoria de otorgamiento, seguimiento, renovación,
ampliación, reactivación y/o reducción de la certificación se identifiquen no conformidades,
el evaluador deberá realizar una auditoría complementaria para verificar que se tomaron
las correcciones y se elimino la no conformidad. Esta auditoria puede ser en sitio o
documental.
5.6. MANTENIMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN
5.6.1 Evaluaciones de vigilancia
Se realizará evaluaciones de vigilancia a los clientes certificados en los equemas 5 y 6,
para comprobar que se mantienen durante el periodo transcurrido las condiciones que
dieron lugar a la concesión de la certificación. Las evaluaciones de vigilancia se realizarán
con la frecuencia y condiciones establecidas en las Reglas del Servicio. Las actividades
realizadas en la evaluaciones de vigilancia son las descritas desde 5.1.2 a 5.5. de este
documento.
5.6.2 Renovación de la certificación
Los clientes que deseen renovar su certificación otorgada por la compañía deberán
atender una visita de renovación de acuerdo a los tiempos y
a las condiciones
establecidas en las Reglas del Servicio. Las actividades realizadas en la evaluaciones de
renovación son las descritas desde 5.1.2 a 5.5. de este documento.
5.6.3. Evaluaciones Extraordinarias
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Compañía de Certificación de Colombia podrá realizar evaluaciones extraordinarias
cuando lo estime conveniente. Las evaluaciones extraordinarias se realizarán de acuerdo
a las condiciones establecidas en las Reglas del Servicio. Las actividades realizadas en la
evaluaciones extraordinarias son las descritas desde 5.1.2 a 5.5. de este documento.
5.7 AMPLIACIÓN/ REDUCCIÓN DE LA CERTIFICACION
Para la ampliación o reducción del alcance de la certificación el cliente deberá diligenciar
nuevamente un formulario de solicitud del servicio y se realizarán nuevamente las
actividades descritas desde 5.1 a 5.5. de este documento, estas actividades pueden
coincidir con las actividades regulares de vigilancia.
5.8 SUSPENSIÓN/CANCELACIÓN DE LA CERTIFICACION
La aplicación de suspensiones y/o cancelaciones serán tratadas y resueltas por el Comité
de Certificación y se aplicarán de acuerdo a lo descrito en las Reglas de Servicio.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ü Certificado de conformidad
ü Formulario Solicitud de Servicio.
ü Acuerdo de Certificación
ü Memorando de Asignación
ü Lista de chequeo
ü Acta de reunión de apertura y cierre de servicio
ü Formato de No Conformidad
ü Informe de Evaluación
ü Revisión por Comité de Certificación.
ü Acta de Comité de Certificación
ü Reglas del Servicio
ü Comité de Certificación
ü Plan de Evaluación
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7. ANEXOS
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