SAP-Manual Compras Caja Chica

Transcripción

Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V.
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN
OBJETIVO
Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la
adquisición de materias primas y materiales que por sus importes se decide canalizar la misma vía ‘Caja
Chica’ con proveedores nacionales solicitadas por los clientes internos, cumpliendo las políticas de
compras, precio, calidad, servicio y fechas de entrega, buscando la reducción de costos, mejores
condiciones de negocio con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía.
ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así
como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.
DEFINICIONES
Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales)
cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y
Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo
cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada
y relacionado entre sí.
Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el
sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.
RECEPCION DE
SOLICITUD DE
PEDIDO DE COMPRA
LIBERACION DE
SOLICITUDES DE COMPRA
Según necesidades de cada
departamento
Se revisan antes de autorización
que no les hagan falta datos en
los formatos (fecha,
descripción, depto., firmas, etc.)
Vía compra
caja chica
Criterio
según
importancia
del gasto
ASIGNACION DE
RUTA
RECEPCION DE MERCANCIA
Encargada de compras
asigna ruta a Mensajero
y firma vale de caja de
dinero entregado
Auditor/Almacen recibe
materiales al Mensajero
COMPROBACION
DE COMPRAS
REALIZADAS
RECOPILACION
DE
DOCUMENTOS
Diariamente
Mensajero entrega
comprobación del día
a Encargada de
Compras.
Depto. de compras
reenvía facturas a
Depto.Contabilidad
(pdf –xml)
Vía Compra Normal
PROCESO
NORMAL DE
COMPRA
Vía generación
de Orden de
compra por
sistema SAP
TESORERIA ENTREGA
EFECTIVO A ENCARGADA
DE COMPRAS
ENTREGA DE
EFECTIVO A
TESORERIA
CAMBIO DE
CHEQUE POR
EFECTIVO
Mensajero
personalmente
cambia cheque en el
banco.
FIRMA DE CHEQUE
Gerencia de pagos recibe toda la
documentación soporte,
autoriza y firma cheque
bancario.
ENTREGA DE LIBRO DE
CAJA A TESORERIA
Tesorería recibe documentación
y procederá a elaborar cheque.
ENTREGA DE LIBRO DE
CAJA A CONTABILIDAD
Revisa y valida XML de cada
una de las facturas que
integran la caja a comprobar
REGISTRO DE FACTURAS
Y CAJA CHICA (SAP)
Depto. Compras realiza sus
respectivos procesos en SAP
para registrar y compensar el
saldo de la caja chica.
Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo.
1) RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA
De acuerdo a las necesidades de cada departamento (clientes internos), cada usuario o solicitante elaborara una
solicitud de pedido y/o requisición de compra vía sistema SAP, que por lo regular para los casos de compras
nacionales por medio de caja chica pueden ser (papelería, insumos pequeños de computo, materiales varios,
refacciones, materias primas auxiliares para la producción, paquetería, servicios, etc.).
2) LIBERACION DE SOLICITUDES DE COMPRA
Los días viernes de cada semana entre las 08:30 y 10:30 horas es el día asignado para recibir las requisiciones de
compra generadas por las diferentes áreas o deptos. de la compañía; están serán revisadas de manera conjunta
entre la Auxiliar de compras y la Encargada y/o responsable del departamento, de manera que estás
requisiciones puedan ser entregadas, durante el transcurso del mismo día, personalmente al Gerente de
Administración y finanzas para su autorización, dejándose como evidencia la rúbrica de esta persona en el
mismo formato de la requisición, durante esta autorización estará presente la responsable del departamento
de compras para que de surgir alguna duda sea aclarada en ese momento y así agilizar el proceso, de lo contrario
no será autorizada la misma.
CRITERIO DE SELECCIÓN
Si la requisición es por un monto mayor a $1,500 aproximado y la prioridad del material o servicio no es con
carácter de urgente y requiere características muy específicas para su cotización, se procederá a canalizar esta
requisición como una compra vía orden de compra por sistema SAP (véase Procedimiento de Compra Nacional)
De lo contrario si la requisición es por un monto menor a $1,500 aproximado y la prioridad del material es con
carácter de urgente, aunado a que no es un material o servicio que requiera la realización de cotizaciones por el
mismo valor o importe no considerable se procederá a canalizar esta requisición como una compra por medio
de caja chica.
3) ASIGNACION DE RUTA
Ya una vez autorizada y seleccionada la requisición por este canal de compra, la Encargada del Depto. le asignara
una ruta al Mensajero en base a las prioridades del día, dándole dinero en efectivo a esta persona para cubrir
las compras a realizarse, dejándose como evidencia de esto un vale de caja a manera de responsiva de la entrega
del efectivo a comprobar posteriormente.
4) RECEPCION DE MERCANCIA
Después de que el Mensajero realizo su ruta asignada, este regresara a las instalaciones de la compañía para
entregar los materiales o productos comprados, será recibida la misma por una persona diferente al Mensajero
realizando una doble función (Auditoria y Resguardo) dejándose como evidencia de esta recepción sello con
fecha y firma del mismo en la nota o factura que ampare la mercancía.
5) COMPROBACION DE COMPRAS REALIZADAS
Ya una vez recibida la mercancía con su respectivo soporte, el Mensajero entregara al Depto. de Compras
Nacionales la comprobación en documentos o facturas de las compras hechas y así proceder a destruir el vale
de caja firmado al momento de la asignación de la ruta.
Cabe mencionar que si de la comprobación a entregar hubo sobrante de dinero en efectivo este será devuelto
a la Responsable del Depto. para su resguardo; en caso contrario si hubo faltante y el Mensajero tuvo que poner
de su propio dinero este tendrá que comprobar el mismo para su reembolso que por lo regular será en el
momento, de no ser así por no disponerse de efectivo en caja chica será repuesto a la brevedad.
6) RECOPILACION DE DOCUMENTOS
Ya una vez realizada la comprobación respectiva, el Departamento de Compras recopilara toda esta
documentación con su respectivo soporte; y reenviara las facturas electrónicas (pdf y xml) recibidas, al correo
electrónico del Departamento de Contabilidad [email protected].
7) REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP)
Ya recopilada la información, el Departamento de Compras procederá a realizar el proceso de registro de todas
estas facturas, de la caja chica y de su compensación de las mismas por medio de sus respectivas transacciones
en su módulo de compras de sistema SAP, que se describen a continuación en el siguiente orden:
7.1. FB60 Registrar factura de acreedor. En esta transacción se registraran todas y cada una de las facturas que
soporten el valor de la caja a pagar y/o reembolsar asignándole el sistema un número de cuenta de acreedor
por cada proveedor y sus respectivas facturas, es decir la creación del pasivo.
Capturar la transacción en el recuadro subrayado
Se presenta la siguiente pantalla:
Llenar los siguientes datos en la pestaña de Datos básicos:
Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta.
Referencia: Numero de factura.
Fecha factura: Fecha de la misma.
Importe: Según factura.
Habilitar
generalmente opción V4 o según sea el caso.
Texto: Concepto del gasto.
Cta. mayor:
Cuenta de mayor a la
que será contabilizado
ese gasto
Importe moneda:
El importe según factura
Centro coste:
Subcuenta contable
En la pestaña de Detalle:
Txt.cabec: Concepto del gasto
Status de este icono en verde
Dar click en simular
verificar datos correctos
y finalmente dar click en contabilizar
7.2. FBCJ Libro de caja. Posteriormente se procederá a ingresar a esta transacción donde se creara la caja a
reembolsarse, asociándose los números de acreedores registrados en la anterior transacción para así integrar
factura por factura el total del valor de la caja, imprimiéndose este documento llamado libro de caja que servirá
como caratula de todo el paquete de la documentación soporte y en el mismo se deje evidencia de su revisión,
o acuse de recibido con la rúbrica y/o firma de la persona involucrada.
Capturar la transacción en el recuadro subrayado
Se presenta la siguiente pantalla:
Dar click en Cambiar libro caja
Sociedad: 1000
Libro de caja: Según aplique
Llenar los siguientes datos:
Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta.
Referencia: Numero de factura.
Fecha factura: Fecha de la misma.
Importe: Según factura.
Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso.
Texto: Concepto del gasto.
7.3. F-44 Compensar acreedor. Finalmente se ingresara a esta transacción con el número de cuenta de acreedor
que le corresponda a cada proveedor y sus respectivas facturas, para así proceder a realizar la compensación de
las mismas y/o eliminación del pasivo y el sistema libere los saldos de cada proveedor y/o facturas.
Llenar los siguientes datos:
Cuenta: Buscar en catalogo el número de cuenta.
Sociedad: Numero de factura.
Fe. compensación: Fecha de la misma.
Continuar
Se seleccionaran las partidas a compensar que siempre estarán en azul y buscar los mismos importes pero en
negativo e irlos seleccionando a modo de ir saldando esos importes, continuar
compensar todas las partidas que integren el importe total del libro de caja.
así sucesivamente hasta
8) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD
Ya realizadas y cerradas todas estas transacciones y con la impresión del libro de caja y su documentación
soporte, se entrega el paquete al Depto. de Contabilidad y este valida que estén debidamente respaldas con sus
XML correspondientes enviados al correo del departamento con anterioridad.
9) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA
Continuando con el proceso, el departamento de Contabilidad entregara la documentación del libro de caja ya
validado al departamento de Tesorería, para que este únicamente proceda a elaborar el cheque para el
reembolso de la caja a pagar con la correspondiente impresión de la póliza de cheque; haciendo uso de su
respectiva transacción en sistema SAP que corresponde al módulo autorizado de este departamento.
10) FIRMA DE CHEQUE
Ya realizado este proceso en sistema SAP la Encargada de Tesorería entregara la documentación soporte del
libro de caja a la Gerencia de pagos y esta autorice y proceda a firmar el cheque emitido anteriormente para su
posterior cambio en efectivo, fungiendo este proceso como el ultimo filtro de revisión y/o visto bueno por parte
de esta Gerencia.
11) CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO
Ya una vez autorizado y firmado el cheque, este le será entregado al Mensajero para que se dirija al banco
correspondiente y realice el cambio a efectivo.
12) ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA
El Mensajero ya con el efectivo en mano se lo entregara a la Encargada de Tesorería como medida de control
para que esta persona valide la cantidad en efectivo entregada.
13) TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS
Ya teniendo en su poder el dinero en efectivo, la Encargada de tesorería se pondrá en contacto con la Encargada
de Compras y entregarle personalmente el mismo, dejándose como evidencia de esta entrega la firma o rubrica
de la Encargada de compras en la póliza de cheque impresa anteriormente durante el proceso.

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