Recibo e Ingreso de Producto o Materias Primas

Transcripción

2016
PROCEDIMIENTO
Recepción e Ingreso de producto y/o
EDICIÓN:
materias primas en sistema (SAP)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECIBO E INGRESO DE PRODUCTO Y/O MATERIAS PRIMAS
EN SISTEMA (SAP)
Elaboró
Revisó
Aprobó
Marco Antonio Ruiz Flores
Pedro Arroyo / Edgar Gonzalez
Monica Orozco
Auditor Procesos
Sistemas / Auditoria
Dirección
Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V.
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN
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PROCEDIMIENTO
1.
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OBJETIVO
Establecer los pasos adecuados que permitan recibir todo el producto y/o materias primas en el Almacen
o CEDIS de la compañía, bajo un control estricto y eficiente para el almacenamiento de los materiales.
2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica principalmente a la persona encargada de la recepción de la mercancía en
Almacen, transportistas, Departamento de compras nacionales; así como al Jefe de Administración y
Finanzas de Industrias Promi de Occidente, para su conocimiento.
3.
DEFINICIONES
Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales)
cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y
Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo
cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada
y relacionado entre sí.
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Descripción de actividades
1. Verificación Preliminar y Acceso de Transporte.

Ya una vez que el vigilante realizo su respectivo registro e inspección del transportista, este dara
aviso al Encargado de la recepción de mercancía y dara acceso al transporte, indicando la rampa
y/o el área correspondiente que le hayan asignado. Es totalmente necesario que el transportista
traiga consigo la Orden de Compra que previamente le fue enviada por el departamentp de compras
nacionales.

En caso de que el transportista no cumpla con los requisitos de documentación o no identificarse
correctamente, el Vigilante notificara al Encargado de recepción de mercancía de esta situación para
determinar si se le dará ingreso al transporte. En caso contrario, se le solicita al transporte que se
retire y regrese con la documentación adecuada.
2. Descarga y Revisión de Documentos.

Antes de descargar la mercancía, el Encargado de recepción de mercancía comprueba en sistema
SAP si se tiene creada una Orden de Compra abierta.

El trasportista o proveedor hace la descarga de la mercancía en la zona de recibo.

El Encargado de recepción de mercancía revisa los documentos contra la mercancía físicamente, en
caso de que existan discrepancias, anota en la factura y/o orden de compra la mercancía faltante o
errónea, dándole aviso al Departamento de compras nacionales de esta situacion, para que se
comuniquen con el proveedor y se corrija el error.
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
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En el caso de material por concepto de papelería e insumos varios que no requieren un ingreso en
sistema SAP y ya una vez checada la mercancía, el Encargado de recepción de mercancia deja
como evidencia su sello con fecha y firma de recibido.

En el caso de productos y/o materias primas que si requieran realizar un ingreso via sistema SAP, a
continuación se le dara ingreso a la mercancia que se encuentre físicamente, por medio de la
transacción en SAP correspondiente que se describirá a detalle mas adelante.

Ya una vez ingresado en sistema el producto, el Encargado de recepción de mercancía. firma los
documentos y despacha al Transportista o Proveedor, dejando como evidencia su sello con fecha
de recibido.
3. Entrega de documentación..

Ya realizado el ingreso descrito anteriormente, el Encargado de recepción de mercancía, le
entregara la documentación correspondiente al Departamento de Contabilidad.

En los casos que la mercancía no ingresa al sistema SAP, entrega una copia de la factura para su
recepción al departamento de compras nacionales (artículos de papelería).
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Intrucciones para el ingreso de mercancía en sistema SAP
La transacción que se utilizara en sistema SAP para este registro será MIGO Visualizar documento de material
que se describe a continuación:
Capturar la transacción en el recuadro subrayado
Se presenta la siguiente pantalla:
Tipo de movimiento:
Entrada de mercancías
Referencia:
Pedido.
Número de Pedido a ingresar
450000…
Presionar enter.
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Los datos relevantes para ingreso al almacén son copiados en pantalla y tomado del pedido de compra.
Campos opcionales:
Revisar datos y en caso de ser necesario modificarlos, principalmente la cantidad que recibe el almacén, esto se
hace en la sección detalle de posición mostrada en la parte inferior de la pantalla.
Tabulador Ctd., permite cambio de cantidad recibida.
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Tabulador Se. Permite cambiar Centro y almacén receptor.
Tabulador Datos de pedido. Permite indicar si el material recibido es acompañado de certificado de calidad del
proveedor.
Tabulador Lote. Permite asignar lote manual si el material se control con este concepto.
Para continuar en la parte inferior de la pantalla buscar el indicador de Posición OK y activarlo como se
muestra a continuación.
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Nota: Si el pedido contiene más posiciones (materiales), podemos pasar a la siguiente presionando click en
y repetir el procedimiento de revisión de datos, ajustes necesarios y marcar posición OK.
Finalmente grabar la entrada
Se muestra el número de Documento material (entrada de almacén).
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