VICERRECTORÍA PROCESO GESTI VICERRECTORÍA

VICERRECTORÍA PROCESO GESTI VICERRECTORÍA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
PROCESO GESTIÓN DOCENCIA
Fuente Directa: Estudiantes y Docentes en el campus universitario UDEC, Fusagasugá, 2010
SENSIBILIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DOCENCIA
COMUNIDAD UNIVERSITARIA: DOCENTES, ESTUDIANTES, FUNCIONARIOS DIRECTIVOS
Y ADMINISTRATIVOS
.
BOLETIN INFORMATIVO, PRIMERA PARTE
VERSIÓN 1
Septiembre de 2010
PROCESO: GESTIÓN DOCENCIA
PRESENTACIÒN
La Universidad de Cundinamarca desde el año
2006, viene adelantando el proceso gestión de la
calidad capacitando a un grupo de docentes y
funcionarios administrativos con el fin de
organizar “ El sistema de gestión de calidad”
referenciado en la Norma Técnica de Calidad
en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2004 ,
Modelo Estándar de Control Interno para el
estado Colombiano, MECI 1000:2005, NIC-ISO
190011 de 2002, y en la normatividad interna de
la UDEC.
Fuente directa: Estudiantes en actividad académica UDEC, 2009.
En 2007, mediante Resolución Rectoral No. 182 de septiembre 13, se conforma el
equipo de calidad y se designa al representante de la dirección para hacer parte del
proyecto de implementación del Sistema de la Calidad UDEC. En el 2008, se establece
el “Sistema Integrado de Gestión y Control, SIGC y se conforma el “Comité del Sistema
Integrado de Gestión y Control de la Universidad de Cundinamarca” (Resolución 236
de septiembre 22 de 2008); posteriormente a través de la Resolución 212 de 2008 se
designa el Equipo de Líderes de Procesos de acuerdo con el Mapa Institucional
establecido; esta disposición es modificada por la Resolución Rectoral No. 00084 de
junio de 2009.
Igualmente, en el año 2008 se inicia el proceso clasificación y agrupación de los
procesos y procedimientos que en cumplimiento de su misión y objetivos
institucionales desarrolla la Universidad de Cundinamarca, como se establece en el
Mapa de Procesos, (ver portal UDEC).
PROCESOS INSTITUCIONALES
La Tabla 1, presenta la clasificación de los Procesos Institucionales de acuerdo con la
categoría, así como su denominación y número total de los mismos.
Tabla 1. Clasificación de los Procesos
CATEGORÍA DEL PROCESO
PROCESOS ESTRATEGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
PROCESO DE EVALUACION,
SEGUIMIENTO Y MEJORA
Denominación
Gestión de Alta Dirección
Gestión Planeación Institucional
Gestión Docencia
Gestión Investigación
Gestión Extensión Universitaria
Gestión del Talento Humano
Gestión Admisiones, Registro y Control Académico
Gestión Bienes y Servicios
Gestión Jurídica
Gestión Financiera
Gestión de la Calidad
Gestión Recursos Educativos
Gestión Bienestar Universitario
Gestión de Sistemas
Gestión Documental
Gestión Comunicación e Información
Gestión de Control Disciplinario
Gestión Evaluación Interna y Seguimiento
Total Procesos
Fuente Documental: Mapa de Procesos, Portal UDEC, 2009.
Fuente Directa: Campus universitario UDEC, Girardot. 2010
No.
2
3
11
2
18
Figura 1. MAPA DE PROCESOS
En el segundo periodo académico 2009 el señor Rector de la Universidad hace pública,
LA POLITICA DE CALIDAD y el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL,
haciendo explicito el respaldo total de la Alta Dirección, por lo cual se difunde a todo el
personal que conforma la institución, a fin de que sean conocidos, entendidos y
aplicados correctamente, por lo que es compromiso de todos los actores de la
organización, tenerlos en cuenta durante la ejecución de sus actividades, por ello
declara y da a conocer la siguiente Política de Calidad.
La Universidad de Cundinamarca a través de un enfoque por procesos y una
estructura organizacional flexible, busca satisfacer las expectativas y necesidades
de los usuarios en materia de docencia, investigación y proyección social, así como
el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos
para lograr la excelencia académica.
Objetivos de Calidad

Implantar una cultura corporativa de calidad y de excelencia académica que
permita la implementación de una estructura organizacional flexible y la

aplicación de un modelo de gestión institucional por procesos.
Asegurar la calidad de los programas académicos de la Universidad de
Cundinamarca, a través del cumplimiento de los requisitos exigidos por el
Consejo Nacional de Acreditación–C.N.A. para alcanzar la acreditación

i n s t i t u c i o n a l.
Hacer de las tecnologías de comunicación y de información Tic’s, las
herramientas que viabilicen el desarrollo sistémico que caracteriza el modelo

de gestión basado en procesos.
Diseñar estrategias encaminadas a identificar el grado de satisfacción de los
beneficiarios en los servicios de docencia, investigación y extensión

universitaria.
Gestionar y administrar los recursos disponibles y asegurar la medición,
análisis y mejora de los procesos para demostrar la conformidad del producto
y/o servicio que se ofrece en la búsqueda de la excelencia académica. (Fuente
documental portal UDEC).
La Vicerrectoría Académica enmarca el Proceso Gestión Docencia, según parámetros
normativos del Ministerio de Educación Nacional e Institucionales, específicamente
la Política de Calidad UDEC, y acuerdos reglamentarios, para tal fin hace visible la
Caracterización del Proceso Docencia, enunciado a continuación:
TIPO
DE
PROCESO:
ESTRATÉGICO____
MISIONAL X
APOYO____
EVALUACIÓN____
OBJETIVO
ALCANCE
Tabla 2. Caracterización Proceso Docencia
NOMBRE PROCESO: Proceso Gestión Docencia
Formar integralmente profesionales y tecnólogos en el marco de las diversas
áreas del conocimiento, mediante la realización de actividades académicas y
de desarrollo humano para satisfacer las expectativas, necesidades y
requerimientos de la sociedad en materia de docencia, en las modalidades de
pregrado y posgrado, con excelencia académica.
Inicia con la identificación de las expectativas, necesidades y/o requerimientos
de servicios educativos pasa por la ejecución de actividades encaminadas a la
oferta y desarrollo de los
programas académicos, continúa con la
autoevaluación y finaliza con la formación integral de profesionales, de
tecnólogos y posgraduados mediante la ejecución de procesos con eficacia,
eficiencia y efectividad para el aseguramiento de la calidad.
Fuente Documental: Archivo Vicerrectoría Académica, ver portal UDEC, 2010.
CORRELACION DEL
PROCESO GESTION
DOCENCIA CON LOS
OBJETIVOS DE LA POLITICA
DE CALIDAD
El proceso docencia tiene correlación con la política de calidad y sus
objetivos en la esencia del quehacer académico que determina la
excelencia académica, utilizando las tecnologías de comunicación y de
información TIC´s, en el desarrollo de los procedimientos y en el
aseguramiento de la calidad de los programas académicos que ofrece la
Universidad a través del cumplimiento de los requisitos exigidos por el
Consejo Nacional de Acreditación-C.N.A. para alcanzar la acreditación
institucional.
Además, busca satisfacer las expectativas y necesidades de los usuarios
en materia de docencia, investigación y proyección social, así como el
mejoramiento continuo.
Fuente Documental: Archivo Vicerrectoría Académica, ver portal UDEC, 2010
Procedimientos del Proceso Docencia:
1.
2.
3.
4.
5.
Creación y Extensión de Programas Académicos
Modificación y Actualización de Programas Académicos
Formación Integral de los Estudiantes
Planeación de la Actividad Académica
Autoevaluación de Programas Académicos
Política de Calidad de la Vicerrectoría Académica
La Academia acorde a la Política de Calidad
Institucional y el Sistema Integrado de Gestión y
Control, desarrolla los Procesos Misionales: Docencia,
Investigación y Extensión Universitaria, como parte
integral del ejercicio de la formación integral de los
estudiantes, donde los estamentos (Directivo, docente,
administrativo y estudiantil) que conforman la
comunidad universitaria se articulan para construir un
todo
desde
el
quehacer
académico.
.
Fuente Directa: Quehacer Académico UDEC, 2009
Siguiendo los parámetros de la Política de Calidad de la Universidad de Cundinamarca,
desde su misión y visión Institucional, proyecto educativo institucional, modelo
pedagógico pero en la misma medida la normatividad nacional partiendo de la
Constitución Política, Ley 30 de 1992, Ley 1188 de 2008, Decreto 1295 de 2010,
Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación CNA, entre otros; además de los
Acuerdos y Resoluciones institucionales, como en el caso del Acuerdo 008 de 2003,
créditos y flexibilidad curricular; Acuerdo 003 de 2009, (el cual modifica al Artículo 3
del Acuerdo 008 de 2003), horas de acompañamiento; Reglamento Estudiantil,
Estatuto Docente; Consejerías Estudiantiles; Acuerdo Sistema de Investigación,
Acuerdo Extensión Universitaria, entre otra reglamentación de la Universidad, en
referencia a lo académico se pretende contribuir en la construcción de conocimiento,
la transferencia social del mismo, la participación en la solución de la problemática de
las comunidades y el aprovechamiento de las oportunidades que permitan mejorar la
calidad de vida soportados en procesos efectivos, eficientes y efectivos para alcanzar
la excelencia académica.
Es decir; se gestiona una organización académica que responda a las necesidades,
intereses y requerimientos del usuario/beneficiario-estudiante, docente, graduado,
comunidad en general, organizaciones comunitarias y sociedad. Para ello interactúa
con los demás procesos determinados por la Institución: Estratégicos; de Apoyo;
Evaluación, Seguimiento y Mejora. (Como figura en la Tabla 1.)
La Académica está desarrollando estrategias para cumplir con los objetivos de la
política de calidad Institucional: “Asegurar la calidad de los programas académicos de
la Universidad de Cundinamarca, a través del cumplimiento de los requisitos exigidos
por el Consejo Nacional de Acreditación-C.N.A. para alcanzar la acreditación
institucional” e “Identificar el grado de satisfacción de los beneficiarios en los
servicios de docencia, investigación y extensión universitaria”. ( Cita textual
el portal Universidad, Declaración Política de Calidad UDEC, Septiembre 2009)
referenciada en
La Vicerrectoría Académica de la Universidad de Cundinamarca, en concordancia
con la misión, política y objetivos de calidad institucionales, fundamenta su
quehacer en docencia, investigación y extensión universitaria en el compromiso
con la formación integral del ser humano, el fomento de la investigación para la
solución de problemas y la expansión de la extensión universitaria para
contribuir en el desarrollo regional, departamental y nacional; prioriza la
satisfacción de sus usuarios/beneficiarios basada en la gestión ética, con eficacia,
eficiencia y efectividad, así como en el mejoramiento continuo de sus
procedimientos en interacción con los procesos institucionales, para lograr la
excelencia académica.
Fuente Directa: Campus universitario UDEC, Ubaté, 2010
Tabla 3. Ciclo PHVA-Proceso Gestión Docencia
PLANEAR
Proyectar la creación o
extensión,
y/o
la
modificación
de
programas académicos de
pregrado y/o posgrado
referenciados
en
el
contexto socio económico
y cultural.
Plantear las actividades
de desarrollo académico
ACTIVIDADES PROCESO DOCENCIA
HACER
VERIFICAR
Diseñar
el
proyecto
curricular de pregrado
y/o postgrado de acuerdo
con
la
normatividad
interna y externa vigente.
Proponer la modificación
de programas académicos
de pregrado y posgrado
acorde a las necesidades
del contexto.
Desarrollar
actividades
de formación académica
integral, autoevaluación y
acreditación, además del
plan de mejora continua.
Armonizar docencia con
investigación y extensión
o proyección social.
ACTUAR
Estudio de necesidades
del contexto académico,
social y laboral.
Actas e informes del
Comité de Currículo y
Consejo de Facultad.
Acuerdo de creación del
programa de pregrado
y/o posgrado.
Análisis de la coherencia
del programa (s) con los
requisitos establecidos
por
el
MEN,
lineamientos CNA y la
Universidad.
Registro del programa
académico
en
la
plataforma SACES.
Informe
de
actualización
del
programa en referencia
a
lo
científico
y
tecnológico.
Actas e informes del
Comité de Currículo y
Consejo de Facultad.
Acuerdo del
Académico.
Consejo
Informe MEN sobre
modificación sustancial
en coherencia con la
normatividad vigente
Efectuar seguimiento de
las
actividades
programadas y de los
productos o servicios
ofrecidos.
Análisis
de
indicadores.
Fuente Directa Documental: Caracterización Proceso de Gestión Docente, 2010.
los
Realizar seguimiento a
los
procedimientos,
control y valoración.
Implementar acciones
preventivas, correctiva,
y de mejora.
Medición de
indicadores.
Estudio
de
la
satisfacción de los
usuarios/beneficiarios.
Administrar los riesgos
en los procedimientos
académicos.
Identificar e intervenir
no conformidades en el
proceso docencia.
Tabla 4. Codificación de Guías, Manuales y Formatos
CDC01: Caracterización Proceso Docencia
Procedimientos
Formatos
Manual
Guías
PDC01
Creación
y
extensión de programas
académicos
PDC02 Modificación
y
Actualización de programas
académicos
PDC03 Formación integral
de los estudiantes
PDC04 Planeación de la
actividad académica
PDC05 Autoevaluación de
los programas académicos
FDC 001 Asistencia a la consejería
grupal
FDC002 Consejería Individual
FDC003 Informe semestral
FDC004 Consejería Grupal
FDC005 Solicitud de práctica
FDC006
Solicitud de práctica
especial
FDC007 Evaluación de práctica
FDC008 Informe Núcleo Temático
FDC009 Informe horas no lectivas
Docentes OTC, OMT.
FDC010 Informe horas no lectivas
Docente contratación a 11 meses.
FDC011 Informe a Paz y salvo.
FDC012
Ponderación
y
clasificación
de
factores
y
características
de
autoevaluación.
FDC013 Ponderación de factores y
características.
FDC014 Plan de Mejoramiento
FTH004 Asignación Académica
(Interacción Proceso Gestión del
Talento Humano).
MDC001
Manual
practicas extramurales.
GDC001 Conformación del
equipo de trabajo de creación
y extensión de programas
GDC002 Guía para el diseño
de la propuesta creación y
extensión de programas
GDC003
Guía
para
preparación y coordinación
de la visita de pares.
GDC004
Guía
para
la
conformación
equipo
responsable de la propuesta
modificación y actualización
de programas.
GDC005 Guía
para la
elaboración de la propuesta
modificación y actualización
programas académicos.
GDC006 Guía metodológica
consejería estudiantil.
GDC007 Guía
para el
diligenciamiento del formato
y
evaluación
prácticas
extramurales.
GDC008 Guía
para el
diligenciamiento
de
la
solicitud de las prácticas
extramurales.
GDC009 Guía metodológica
cierre periodo académico.
GDC010 Guía
para la
elaboración del informe final
de autoevaluación programas
académicos.
GDC011
Guía
para
inscripción,
citación
y
obtención
de
resultados
prueba ECAES.
Formatos Generales
Levantamiento de Riesgos del
Proceso Docencia
Análisis Riesgos Proceso Docencia
F00 Plan de Calidad Procesos
Misionales
Fuente Documental: Manual de Codificación, Oficina de Calidad UDEC, 2009.
Tabla 5. Proceso Gestión Docencia, Procedimientos y Número de Instrumentos
N
Procedimiento
Creación
extensión
programas
académicos
Objetivo
Ofertar programas académicos que respondan a las necesidades
del contexto y al marco legal vigente, mediante su creación o
extensión, con el fin de responder efectivamente a los
requerimientos del desarrollo socioeconómico y cultural de la
1
sociedad.
Extensión de Programas: Ofrecimiento y desarrollo de
programas de educación superior en dos o más municipios desde
su creación o durante su funcionamiento.
Ley 1188/08, Decreto 1295/10
Modificación de Actualizar científica y tecnológicamente los programas
programas
académicos vigentes mediante un conjunto de acciones
académicos
académicas, administrativas y de acuerdo al marco legal vigente,
de tal forma que respondan a las necesidades cambiantes del
entorno.
Modificaciones de Programas: Son aquellas que deberán
informarse al Ministerio de Educación Nacional y no requieren
2
autorización expresa para su aplicación siempre y cuando no
alteren la naturaleza del programa.
Modificaciones Sustanciales de Programas: Son aquellas que
afectan directamente la estructura del programa académico, las
condiciones en que fue otorgado el registro y aquellas en que se
ofreció a los usuarios del servicio.
Ley 1188/08, Decreto 1295/10
Planeación de la Determinar el curso de acción de las funciones docencia,
actividad
investigación, proyección social y académico-administrativo; así
académica
como el talento humano y los requerimientos físicos, materiales,
científicos, tecnológicos y financieros necesarios para cumplir
con los objetivos de los programas académicos y el mejoramiento
continuo de la actividad académica.
4 Formación
Formar integralmente a los estudiantes según áreas del
integral de los conocimiento mediante las actividades académicas y de
estudiantes
desarrollo humano con el fin de satisfacer los requerimientos de
la sociedad a través del acompañamiento docente.
5 Procedimiento
Autoevaluación: Actividades de evaluación de los procesos
autoevaluación
académicos que realiza cada uno de los programas a nivel de la
de
programas Universidad, con el propósito fundamental de identificar
académicos
fortalezas, debilidades y plantear planes de mejoramiento que
tengan como finalidad mejorar la calidad del programa
académico según CNA: Consejo Nacional de Acreditación.
Total Procedimientos: 5
Fuente Documental: Proceso Docencia Versión 1, UDEC. Según NTCGP 1000:2004, 2008-2009.
No.
Formatos
No.
Manuales
y
de
No.
Guías
3
2
7
1
3
4
1
3
2
14
1
11
EL MEJORAMIENTO COMO PUNTO DE CONTROL.
Siguiendo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, se
toman como referentes las definiciones de Eficacia, Eficiencia y Efectividad, con la
finalidad de medir los indicadores del proceso gestión docencia, según formato.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificaos, como una medición de resultados del proceso.
Eficiencia: Relación entre el resultados alcanzado y los resultados utilizados en el
proceso.
Efectividad: Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles en el proceso.
El seguimiento al proceso requiere de auditorías internas, externas y evaluación
continua, como mecanismo de control de los riegos identificados, analizados y
valorados, además permite realizar acciones correctivas y preventivas. La revisión de
las actividades realizadas y proyectas en el programa de gestión docencia conllevan a
la construcción e implementar del plan de mejoramiento.
Tabla 6. Medición del Proceso Gestión Docencia
Es importante medir los resultados planificados y utilizados con relación a los alcanzados, además de analizar la gestión del
proceso y el impacto social.
MEDICION
PUNTOS DE CONTROL
TIPO
EFICACIA,
EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD
REQUISITOS A CUMPLIR
INDICADOR
NTCGP 1000:2009 - MECI
Procedimientos
de
autoevaluación
y
autorregulación según factores
CNA:
Misión y Proyecto Institucional;
Estudiantes;
Profesores;
Procesos
Académicos;
Bienestar
Institucional;
Organización, Administración y
Gestión; Egresados e Impacto
en el Medio; Recursos Físicos y
Financieros.
Satisfacción de los beneficiarios
en los servicios docencia,
investigación
y
extensión
universitaria.
Documentos;
Registros;
Indicadores
Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Total programas
con registro
calificado / Total
de programas
ofertados.
Total de recursos
utilizados para la
actividad
académica /Total
recursos
planeados para la
actividad
académica.
Total graduados
II/2009 vinculados
laboralmente/
Total de
graduados II/2009
CLIENTE/USUARIO: Aspirantes, estudiantes,
docentes, egresados, graduados, comunidadessociedad, organizaciones, entre otros.
LEGALES: Ver Normograma
Constitución Política Colombiana
Ley 30 de 1992
Ley 1188 de 2008
Ley 1324 de 2009
Decreto 1295 de 2010 MEN
Acuerdo 008 de 2003 Créditos y flexibilidad
curricular.
Acuerdo 010 de 2006 Reglamento Estudiantil
Acuerdo 024 de 2007 Estatuto Docente
Acuerdo 001 de 2008 Consejerías Estudiantiles
Acuerdo 003 de 2008 Extensión Universitaria
Acuerdo 002 de 2008 Investigación.
Acuerdo 003 de 2009 Horas de
acompañamiento
(Modifica el Artículo 3 del Acuerdo 008 de 2003).
INTERNOS: Normatividad de la institución.
Circular 037 de 2009.
Fuente Documental: Archivo Vicerrectoría Académica, ver portal UDEC, 2010.
Líder del Proceso Gestión Docencia: Vicerrector Académico
Rogelio Rigual Collado
Equipo Facilitador Proceso Gestión Docencia
Néstor Díaz Garzón
Cecilia Nelly Carvajal Roa
Martha Zapata Rodríguez