Anulación

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ANULACIÓN DE RADICADOS
El proceso de anulación de un documento radicado se debe realizar cuando:
Un usuario genera un radicado en el sistema Orfeo y este es generado con
duplicidad (Dos o más radicados generados para emitir igual comunicación al
mismo destinatario)
Sí se genera el radicado y no va a ser enviado al destinatario ó
En el caso de vencimiento de términos para realizar envío
PROCESO DE ANULACIÓN:
1. VERIFICACIÓN PREVIA
Cuando identifique que va a realizar la solicitud de anulación de un documento
radicado, valide que este documento no se encuentre incluido en expediente,
esto se puede validar en la parte superior del radicado o en la pestaña de
expediente.
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En caso contrario, proceda a excluir el documento del expediente.
Seleccione el expediente, clic en EXCLUIR DE
Marcar el expediente, clic en EXCLUIR y confirmar
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2. SOLICITAR ANULACIÓN DEL RADICADO
En este caso se debe seguir las siguientes instrucciones:
a) En el Menú “Documentos” seleccione la opción “Anulación”
b) Digite el número del radicado a solicitar ANULACION
c) Presione clic sobre el boton BUSCAR
d) Seleccione el radicado resultado de la busqueda
e) Presione clic sobre el boton SOLICITAR ANULACIÓN.
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f) Diligencie el motivo de anulación
g) Presione clic en el boton REALIZAR.
h) Al finalizar la acción se genera el siguiente mensaje:
3. ANULACIÓN DE RADICADOS
Según el acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la
Nación, el cual establece que:
"Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe
dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de
la unidad de correspondencia"
Dando complimiento a la norma citada, el jefe de Gestión Documental (previo
permiso asignado en el sistema) será el responsable de realizar el proceso de
anulación y generar el Acta de anulación a través del sistema.
Para realizar Anulación de un radicado realice los siguientes pasos:
a) En el Menú “Documentos” seleccione la opción “Anulación”
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Se habilitaran tres (3) opciones como se ilustran en la siguiente imagen:
3.1.
ANULAR RADICADOS
1. Seleccione el rango de fechas que requiere solicitar anulación
2. Seleccione el tipo de radicación
3. Seleccione la(s) dependencia(s) que hayan solicitado anulación de
radicado(s)
4. Presione clic en el botón “Ver Documentos En Solicitud”
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5. Al efectuar la acción anterior, se habilitará el listado de los radicados
que han sido solicitados para anular, como se ilustra en la siguiente
imagen
6. Para generar el Acta de anulación presione clic sobre el boton
ACEPTAR, el sistema genera el acta con un número de consecutivo
automatico, no edite el número del acta, a continuación lista los
radicados y habilita el hipervinculo para visualziar el Acta
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7. Para visualizar el acta que genera automaticamente el sistema en
formato PDF, presione clic sobre el hipervinculo “Acta No. 1”, en
este documento se visualiza los números y motivo de anulación de
los radicados que fueron anulados.
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8. Para ver el registro de solicitud de anulación, anulación de un radicado
y número de acta, consulte el radicado, seleccione la pestaña
“Histórico” como se ilustra en la siguiente imagen.
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3.2.
REPORTE DE ANULACIÓN
a) Seleccione la dependencia que requiera consultar los radicados que se
anularon.
b) Presione clic en el boton BUSCAR
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3.3.
TIPOS DE DESANULACIÓN
En este ítem puede agregar y modificar motivos de des-anulación.
3.3.1.
DES-ANULAR
En el menú “Documentos” seleccione la Opción“DES-ANULAR”
a) En el recuadro digite el número de radicado que requiere Des-anular,
b) Presione clic sobre el boton BUSCAR
c) El radicado aparece en pantalla
d) Para finalizar el proceso presione clic sobre el botón DESANULAR.
e) Seleccione el motivo de la Des-Anulación y diligencie una breve
Observación
f) Presione clic sobre el botón DESANULAR
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g) Al finalizar la acción de Desanular, el sistema genera un mensaje de
confirmación, como se ilustra en la sioguiente imgen
h) Presione clic sobre el boton ACEPTAR para finalizar el proceso de
Desanulación
i) Al finalizar el proceso, se genera un mensaje de confirmación, como se
ilustra en la siguiente imagen