Consultas

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
Se muestra para cada tipo de consulta un formato que le permite al
usuario realizar la búsqueda de cualquier radicado o coincidencia que
pueda encontrar el sistema sobre el radicado que desea consultar.
CONSULTAS: El módulo de consulta clásica permite al usuario realizar
una búsqueda con información básica hasta un grado específico
dependiendo del resultado que desea obtener, las búsquedas que se
pueden realizar son:
1. Radicado: permite al usuario buscar un número de radicado con
el dato completo o con parte del radicado para la búsqueda en el
sistema y mostrar las posibles coincidencias.
2. Expediente: contiene dos opciones de búsqueda, una es el
número del expediente o dos por el título del expediente.
Para realizar la consulta seleccione la opción que desee, tenga en
cuenta que si selecciona la opción de título de expediente este
debe ser exacto de lo contrario no genera resultados.
Búsqueda por número de expediente
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Búsqueda por título de expediente
3. Identificación (T.I, C.C, Nit): permite al usuario realizar la
consulta por medio del número de documento de identificación del
usuario remitente sea empresa, ciudadano o simplemente un
funcionario.
4. Búsqueda por: Esta opción le permite al usuario a partir de una
lista desplegable realizar la búsqueda delimitada por: Id Kogui,
asunto, dirección, teléfono, ciudadanos, entidades, empresas,
funcionarios, cuenta interna y nombre.
Luego de escoger una de las opciones se encuentra al lado
derecho un cuadro de texto para que puedan escribir el dato
según el criterio de búsqueda.
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FILTROS: Son campos que se pueden utilizar en las consultas para
reducir los resultados de la consulta.
1. Tipo de Documento: permite generar cantidad de documentos
que han sido clasificados por el tipo documental a elección, de
acuerdo, a los tipos documentales existentes en las Tablas de
retención Documental de la Agencia.
2. Dependencia actual: Este campo se selecciona cuando se
requiere identificar la dependencia específica objeto de la
consulta.
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3. Paginación múltiples pestaña: permite abrir una pestaña por
cada hoja generada en la consulta, para activar la opción
seleccione sí.
4. Buscar en radicados de: esta opción trae los radicados según el
tipo de radicación que seleccione (entrada, salida, memorando,
certificaciones) realizando una consulta más específica.
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5. Desde Fecha: Fecha tentativa desde la cual se encuentra el(los)
radicado(s) que se buscan
Hasta Fecha: Fecha límite de cuando se puede encontrar el(los)
radicado(s) que se buscan.
Botón Limpiar: borra la información ingresada para realizar la
búsqueda.
Botón Búsqueda: se realiza la acción de buscar.