PCE-02 Desarrollo de Procedimiento para control de la propiedad

PCE-02 Desarrollo de Procedimiento para control de la propiedad

Centro de Medios de Auto
Acceso de Idiomas
Facultad de Idiomas
Universidad Autónoma de Baja
California
Código
PCE02-00
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Referencia
Sección 7.2 MGC-N1
Desarrollo de Procedimiento para Control de la Propiedad del
Usuario
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento a seguir para el control de la propiedad del usuario cuando se trate de préstamo
de materiales que utilizará en CEMAAI.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para el registro del préstamo de los materiales utilizables por el usuario en
las áreas de video y cómputo así como accesorios para el uso de juegos de mesa en las salas de
conversación.
3. REFERENCIAS ADICIONALES
FCE-03 Formato de Control de préstamo de Materiales.
4. DEFINICIONES
CEMAAI: es el Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas dependiente del Centro de Idiomas de la
Facultad de Idiomas.
USUARIO: es la persona que asiste al CEMAAI con el propósito de realizar las actividades que juzgue
necesarias para incrementar sus habilidades dentro de la lengua extranjera que estudie.
Tutor: es la persona encargada de realizar actividades que brinden asistencia al usuario así como al
encargado del CEMAAI para que el centro opere cabalmente.
Procedimiento.
El usuario debe determinar qué material desea solicitar en préstamo y lo hace del conocimiento del tutor
encargado de la recepción para que éste tome nota en el reporte de préstamo, la información relativa a los
materiales que se prestan anotando fecha y hora de cuando se realiza el préstamo.
Instrucciones de trabajo IT.
El usuario decide de acuerdo a su plan de trabajo en qué habrá de trabajar durante su estancia en el
CEMAAI; el usuario decide qué materiales desea solicitar en préstamo para realizar su actividad; el
usuario le comunica al tutor encargado de la recepción qué materiales requiere; el tutor encargado le
solicita al usuario una identificación con fotografía para poder acceder al préstamo del material que el
usuario solicita; el usuario entrega identificación con fotografía en prenda; el tutor encargado de la
recepción selecciona los materiales que el usuario requiere y anota los datos distintivos de los materiales
así como los de la credencial del usuario en el registro de préstamo de materiales, el tutor encargado de
la recepción entrega los materiales al usuario; el tutor encargado de la recepción guarda la identificación
entregada por el usuario en un lugar seguro seleccionado sólo para tales efectos; el usuario realiza sus
actividades utilizando los materiales en préstamo; el usuario al término de su actividad entrega al tutor
encargado de la recepción el material utilizado; el tutor encargado anota en el registro de préstamo la hora
de devolución de los materiales y firma de recibido al registrar la devolución de los materiales; una vez
terminado el procedimiento el tutor encargado de la recepción reubica los materiales en su lugar
correspondiente y hace entrega de su credencial al usuario.
Código: FGC01-00
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Sección 7.2 MGC-N1
Desarrollo de Procedimiento para Control de la Propiedad del
Usuario
Revisión
0
Fecha
Abril 23,2010
Tabla de Cambios
Descripción
Procedimiento para el control de la propiedad del usuario
Elaboró
Revisó
Autorizó
L.A.E. Maricela Macías Terán
Tutora del CEMAAI
Mtro. Enrique Torres Guerra
Representante ante la dirección del
proceso de certificación
ISO9001:2008
Mtro. David Guadalupe Toledo Sarracino
Director de la Facultad de Idiomas
5. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del encargado del CEMAAI asegurarse que el procedimiento para el control de la
propiedad del usuario se cumpla de acuerdo a lo descrito en el diagrama de flujo del procedimiento para el
préstamo de materiales en el CEMAAI.
6. POLÍTICA
El control de la propiedad del usuario debe realizarse de acuerdo a lo detallado en la descripción del
procedimiento para el préstamo al usuario de los materiales que utilizará en el CEMAAI.
El usuario debe hacer buen uso de los materiales mientras los tenga en préstamo.
El tutor encargado de la recepción debe hacer un buen resguardo de las credenciales que le dejen en
prenda.
El responsable del CEMAAI tiene la obligación de supervisar que el procedimiento para el control de la
propiedad del usuario se esté aplicando cabalmente.
7.- PROCESO:
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Sección 7.2 MGC-N1
Desarrollo de Procedimiento para Control de la Propiedad del
Usuario
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PROPIEDAD DEL USUARIO
Proceso
Responsable
Comentarios
Control de la propiedad del
usuario
Tutor encargado de
recepción
Cualquier encargado de
recepción en el CEMAAI
debe desarrollar el
procedimiento de préstamo
de material
Atender solicitud de
préstamo de materiales
Tutor encargado de
recepción
¿Cuenta el usuario
con credencial del
CEMAAI?
Usuario
NO
SI
Dar información sobre
cómo tramitar credencial
del CEMAAI
Encargado del Cemaai
El trámite de la credencial
de CEMAAI se hace a
través del maestro de
grupo
Tutor encargado de
recepción
Depositar credencial en
un lugar seguro destinado
sólo para credenciales en
prenda.
usuario
Tutor encargado de
recepción
¿Concluye el uso del
material?
SI
A
Se debe asegurar que todo
usuario cuente con su
credencial antes de prestar
el material
El préstamo de material
sólo se realiza mediante la
presentación y entrega de
la credencial de CEMAAI
Anotar en Hoja Control
los datos de la credencial
de quien solicita el
material
Se anota en Hoja Control
la devolución del material.
Tutor encargado de
recepción
Tutor encargado de
recepción
Solicitar credencial del
CEMAAI para acceder a
préstamo de material.
Cada vez que el usuario
solicite un material debe
contar con su credencial
del CEMAAI
NO
El encargado de la
recepción anota en la hoja
control de registro de
préstamo de material los
datos de la credencia así
cómo la identificación del
material
Se recibe la credencial en
prenda y se debe
mantener en custodia en
un lugar seguro y
destinado solo para este
propósito
Al finalizar el usuario con la
utilización del material en
cuestión lo debe llevar a la
recepción para su
devolución
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Desarrollo de Procedimiento para Control de la Propiedad del
Usuario
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PROPIEDAD DEL USUARIO
Proceso
Responsable
Al momento que se realiza la
devolución el encargado que
recibe el material debe anotar en
la hoja control la hora en que lo
recibe y su firma
A
¿Se solicita otro
material?
usuario
SI
Reinicia proceso de
préstamo
Devolución de la
credencial
Comentarios
NO
Tutor encargado de
recepción
Tutor encargado de
recepción
En caso que el usuario desee
solicitar un nuevo material, al
momento de hacer la devolución
del anterior, debe informar al
encargado de recepción que
material deseea para que se
proceda al registro de préstamo del
nuevo material y su credencial
permanecerá en custodia
Una vez concluido el proceso
de devolución, se hace
entrega al usuario de su
credencial
Guardar material en su
lugar
FIN
El material devuelto por el
usuario debe colocarse en
su lugar de origen
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Desarrollo de Procedimiento para Control de la Propiedad del
Usuario
8.- REGISTROS
Registro
Formato de registro de
préstamo de materiales
FCE03
Responsable
Tiempo de retención
Lugar
Orden
Asesor /
Responsable de
recepción
Indefinido
Recepción
De acuerdo al
flujo de
procedimiento
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