El desembolso de créditos se debe realizar de

El desembolso de créditos se debe realizar de

2. GESTION CREDITICIA
2.1. CREDITO Y GARANTIAS
2.1.3. DESEMBOLSO
1.
Fecha de Publicación
Junio de 2013
Fecha de Actualización:
Febrero 2016.
Versión: 06
NORMAS Y POLITICAS DEL DESEMBOLSO
1.1. Generales:
El desembolso de créditos se debe realizar de acuerdo a la disponibilidad de recursos con que
cuente la Cooperativa.
Para los desembolsos se requiere la siguiente documentación:
•
Desembolso con garantía prendaría:
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
•
Desembolso con garantía hipotecaria:
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
•
Acta de Autorización de desembolsos.
Pagaré.
Formato de Asegurabilidad.
Contrato de Prenda, debidamente firmado y autenticado ante notario publico.
Copia Autentica de la Tarjeta de propiedad donde conste la prenda a favor de
Coasmedas y que el propietario del vehículo fue quien firmó el contrato de prenda.
Certificado de Tradición y Libertad del Vehículo –aplica para vehículos usados-.
Póliza de Seguro con amparo de pérdida total por Daños con cláusula de renovación
automática.
Acta de autorización de desembolso del crédito.
Pagaré.
Formato de Declaración de Asegurabilidad.
Primera Copia de la Escritura Pública de Hipoteca.
Certificado de Tradición y Libertad del inmueble Hipotecado, donde conste la Hipoteca
a favor de Coasmedas
Póliza Hogar con cobertura de incendio y terremoto, cláusula de renovación
automática.
Desembolso con garantía personal.
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Acta de autorización de desembolso del crédito –Aplica si el crédito es condicionado
a una garantía real ya constituidaPagaré.
Formato de Declaración de Asegurabilidad generada por BPM –Debe estar
diligenciada y cargada en el BPM.Póliza de Hogar o Vehículo vigente con cláusula de renovación automática. Aplica si
el crédito es condicionado a una garantía real ya constituida.
Formato de Autorización Aval (Casos que aplique)
Los desembolsos de créditos se deben hacer únicamente con los dineros que fueron trasladados
por Tesorería y no con los dineros captados durante el día.
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2.1.3. DESEMBOLSO
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El desembolso inicial (Primer avance) del cupo rotativo se debe efectuar en la oficina, no se puede
realizar en cajero automático.
Las tasas de interés se mantendrán en la intranet debidamente actualizadas mediante circular
reglamentaria emitida por la Gerencia General.
La tasa de interés aplicable a los créditos debe asignarse a cada operación en el momento del
desembolso de los mismos y no en el momento de la recepción de la documentación, la
radicación de la misma o en el de la aprobación del crédito.
Al momento del desembolso se debe hacer entrega al Asociado de la tabla de amortización.
Debe entenderse para todos los efectos legales, que la cooperativa puede abstenerse de realizar
cualquier desembolso, cuando se entere en cualquier momento que la información suministrada
no corresponde a la realidad o fue manipulada. Igualmente se abstendrá de efectuar tales
desembolsos cuando, a su juicio, las circunstancias, la situación financiera o económica del
solicitante se modifique de manera tal que prevea la dificultad de atender satisfactoriamente el
pago de la Obligación.
Los desembolsos de la línea Educativa e impuestos se efectúan en las oficinas de Coasmedas,
cumpliendo las políticas definidas por la Cooperativa.
1.1.1. Formas de Desembolso
Desembolso con crédito a la cuenta de ahorros
Todo Asociado debe efectuar la apertura de la cuenta de ahorros en el momento de la solicitud
del crédito, ver Apertura Cuenta de Ahorros en el Manual de Cuenta de Ahorros.
Al momento del desembolso se debe dar prioridad a abonar el dinero a la cuenta de Ahorro Diario
o la que este vigente al momento de la operación, en el evento que el Asociado posea más de
una cuenta, deberá informar a cual se le debe hacer el desembolso.
Por ningún motivo se puede desembolsar crédito a la Cuenta de Ahorros de Coasmedito y el PAC.
Los funcionarios Asociados no requieren efectuar apertura de cuenta de ahorros ya que el crédito
se desembolsará en la cuenta de nómina que posea cada uno.
Todo lo que se abone a Cuenta de ahorros, se le cobra de forma automática los intereses de
corrimiento en los casos que aplique.
Desembolso con cheque
El cheque debe ser girado a nombre de la institución educativa o entidad convenio.
Para la elaboración de cheques por desembolso de créditos, se deben tener en cuenta las normas
establecidas en el procedimiento de Operación diaria de Caja del Manual de Oficinas.
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El desembolso del crédito COASCASA se realizará a través de cheque a favor de la entidad
constructora, vendedor o entidad financiera, previa autorización expresa y escrita por parte del
asociado en la Solicitud de Productos.
El desembolso del crédito de Vehículo se realizara a través de Cheque a favor del vendedor.
El desembolso de la línea Cupo de Crédito Educativo es en cheque girado a la institución.
La línea de Impuestos solo se desembolsa en cheque y va dirigido al Banco de Bogota, por ningún
motivo se pueden levantar sellos restrictivos ni girar cheque a personas naturales.
Para el desembolso de la línea de impuestos el Asociado debe presentar el documento de
identidad y el recibo de impuesto a su nombre o el de su cónyuge.
Desembolso sin cheque
Se caracteriza por que no se desembolsa dinero al Asociado sino que simplemente nace una
obligación en cartera.
Desembolso para recoger Obligaciones con Coasmedas.
Aplica para la cancelación de obligaciones crediticias de los Asociados con la Cooperativa y si
presenta saldo sobrante se le abonara a la cuenta de Ahorros, esta operación se realiza en el
Modulo de Cartera opción RNAC (Renovación automática de Cartera).
Antes de aplicar, se debe abrir los parámetros en el modulo de cartera con el fin de poder abonar
a la obligación el capital y no se abone a cuotas.
1.1.1.1. Desembolso por Líneas de Crédito:
De conformidad con las líneas crediticias ofrecidas por la cooperativa, la forma en la cual se debe
realizar cada desembolso es:
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Libre Inversión: Desembolso: a la cuenta de Ahorros.
Crédito de Vehículo: Desembolso: se hará al concesionario o vendedor (en cheque),
previa autorización expresa y escrita por parte del Asociado, en el momento de la entrega
de la documentación.
Línea de Crédito Educativo: Desembolso: se realizará a nombre de la respectiva entidad
educativa en cheque.
Asociado Excelente: Desembolso: a la cuenta de Ahorros.
Crédito Hipotecario COASCASA: Desembolso: se hará al vendedor (en cheque), previa
autorización expresa y escrita por parte del Asociado, en el momento de la entrega de la
documentación.
Línea COASYA: Desembolso: a la cuenta de Ahorros.
Crédito para Vehículo Asociado Excelente: Desembolso: se hará al concesionario o
vendedor (en cheque), previa autorización expresa y escrita por parte del Asociado, en el
momento de la entrega de la documentación.
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⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Crédito para Pensionados: Desembolso: a la cuenta de Ahorros.
Línea de Compra de Cartera: Desembolso: Cheque girado a la entidad o entidades
donde se recogen las obligaciones.
Crédito para Construcción y Remodelación: Desembolso: Abono a la Cuenta de
Ahorros.
Crédito Hipotecario Diferente a vivienda (Locales – Oficinas): Desembolso: se hará al
vendedor (en cheque), previa autorización expresa y escrita por parte del Asociado, en el
momento de la entrega de la documentación.
Crédito Compra de Equipo Capital de Trabajo: Desembolso: Cheque girado a nombre
de quien requiera el Asociado.
Crédito Libranza o Pagaduría: Desembolso: a la cuenta de Ahorros.
Cuando el desembolso se realice por las líneas Crédito de Vehículo, Crédito para Vehículo
Asociado Excelente, Crédito Hipotecario COASCASA, Crédito Hipotecario Diferente a vivienda
(Locales – Oficinas), y el vendedor del bien sea plural (dos o mas personas jurídicas), es
necesario que ellos indique la proporción en que se debe realizar el giro del desembolso.
1.1.2. Mensajes de textos:
La Cooperativa al momento de aprobar y desembolsar las solicitudes de Crédito va a enviar
mensajes de Texto a los asociados según la forma de desembolso y a la decisión de aprobación
así:
•
Desembolso a Cuenta de Ahorros:
“Coasmedas le informa que su solicitud de Crédito con las condiciones presentadas, ha sido
aprobada y desembolsada a la cuenta de Ahorros de Coasmedas.”
•
Desembolso en Cheque o cuando es un cupo de Crédito.
“Coasmedas le informa que su solicitud de Crédito ha sido aprobada, Por favor acercarse a
la oficina de la Cooperativa para continuar con el desembolso.
•
Cambio de condiciones a la solicitadas por el Asociado:
“Coasmedas le informa que su solicitud de Crédito ha sido aprobada bajo modificación de
condiciones. En las próximas horas será contactado por un funcionario de la Cooperativa.
Nota: Cuando se modifique las condiciones de la solicitud inicial se va a llamar al Asociado,
para informarle la nuevas condiciones y si el acepta se continua con el desembolso. Esta
llamada quedara grabada como soporte de su aprobación.
•
Cuando la solicitud de Crédito es negada.
“Coasmedas le informa que por el momento su solicitud de Crédito no es viable, por no cumplir
con la política de crédito, esperamos poderle atender en un futuro.”
1.2. Normas Específicas
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Es responsabilidad del promotor o de quien efectúe sus funciones:
⋅
⋅
⋅
Verificar y cumplir las condiciones de aprobación de los Créditos.
Verificar que el Asociado se encuentre al día en aportes, fondo de solidaridad, cuota de
administración y en todas sus obligaciones crediticias, independiente de sí el pago lo realiza
a través de Pagaduría, ya que el atraso en el pago por parte de la Pagaduría no lo exime de
la responsabilidad por el oportuno cumplimiento de sus obligaciones con la Cooperativa.
Verificar el correcto diligenciamiento del pagaré, que las firmas del deudor y/o codeudor sean
las exigidas en la aprobación del crédito.
Es responsabilidad del Gerente de la oficina:
•
Verificar y llevar control para que la oficina ejecute el procedimiento de desembolso como
se describe manual de Crédito y Garantías.
Es responsabilidad del Auxiliar de Garantías:
•
•
•
Verificar que el Asociado se encuentre al día en aportes, fondo de solidaridad, cuota de
administración y en todas sus obligaciones crediticias, independiente de sí el pago lo
realiza a través de Pagaduría, ya que el atraso en el pago por parte de la Pagaduría no lo
exime de la responsabilidad por el oportuno cumplimiento de sus obligaciones con la
Cooperativa.
Verificar el correcto diligenciamiento del pagare, que las firmas del deudor y/o codeudor
sean las exigidas en la aprobación del crédito y la toma de la huella dactilar sea correcta.
Efectuar el desembolso en el sistema Cobis de forma oportuna cumpliendo con las
políticas y normas establecidas por la Cooperativa.
Es responsabilidad del Analista de Garantías (Diariamente)
•
Enviar mensajes de texto a los Asociados cuando la solicitud de crédito fue aprobaba o
negada. (Ver políticas de Mensajes de Texto)
•
Llamar y grabar conversación con el Asociado cuando se modificó las condiciones su
solicitud de crédito para su aprobación y después si continuar con el desembolso.
2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
2.1. Validación Garantías.
Auxiliar y Analista de Garantías – Dirección de Crédito Cartera y Cobranzas
2.1.1. Genere reporte de los Créditos aprobados listos para desembolsar, ingresando a la ruta
http://192.168.20.70/Reportserver_PILOTO/Pages/Folder.aspx?%2fCoasmedas&rs:Command=
ListChildren , exporte información a Excel, empiece a desembolsar por la solicitud más antigua.
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2.1.2. Ingrese a BPM Flujo de Crédito / Garantías y desembolso, seleccione el trámite más
antiguo, de clic en la opción “Oprima aquí para ver los documentos en mantiz” y:
•
•
•
•
•
Revise que la Declaración de Asegurabilidad esta correctamente diligenciada con la fecha,
firma y huella del Asociado, que no presente ningún tipo de preexistencias o
enmendaduras.
Revise que el pagaré este correctamente diligenciado con las firmas y huellas
correspondientes e imprima.
Si el tramite es con Pagaduría verifica que este adjunto la libranza respectiva.
Si tiene Garantía Aval, valide que el formato de acceso al crédito se encuentre
debidamente diligenciado y firmado.
Si es crédito de empleados de la Cooperativa verifique que este diligenciado el formato
de autorización de descuento por pagaduría.
2.1.3. Verifique que la información registrada en el Pagaré corresponda con lo reflejado en la
pantalla del BPM “Detalle del producto a desembolsar”
Si la información registrada en el pagaré presenta inconsistencias devuelve el trámite a la oficina
para su respectivo ajuste y correcciones.
2.1.4. Verifique los comentarios y observaciones del Analista de Crédito y del Ente aprobador por
el BPM/ Consulta /Opciones de “Validación Documentos y análisis” y la opción “Decisión
Estamento de aprobación Dirección de Crédito”, revise que se cumplan las condiciones de
aprobación descritas en estos campos como es el monto, plazo, garantía, tasa entre otras.
2.1.5. Ingrese al Modulo Mis / Gerencial /Posición /Posición del Cliente, seleccione Asociado,
verifique que las obligaciones que tiene con la cooperativa no presenten moras y si el desembolso
es a cuenta de ahorros que exista la cuenta.
2.1.6. Ingrese al Modulo Mis / Clientes / Personas /Enrolamiento y valide que:
El Asociado y el codeudor estén enrolados.
Que los datos personales registrados en el pagaré del Asociado y Codeudor, correspondan
con la información registrada en la imagen del documento de identidad guardada en el
módulo de Cobis.
Verifique la edad del Asociado para saber si lo ampara el Seguro de deuda y el pagaré esta
correctamente diligenciado.
Verifique que la toma de la huella dactilar en el pagaré es la adecuada.
2.1.7. Ingrese al modulo Gestión / Consultas /Clientes /Datos, registre código del Asociado y
en la ventana de datos generales verifique que la firma del pagaré corresponda con la registrada
en Cobis.
2.1.8. Ingrese a BPM Flujo de Crédito / Garantías y desembolso, seleccione el trámite y registre
en el campo de Comentarios el resultado de la validación.
Si el trámite es con Pagaduría registra el resultado de la validación y la autorización del
Desembolso por parte del Analista de Pagadurías.
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Si las verificaciones cumplieron a satisfacción las normas, políticas y procedimientos establecidos
por la cooperativa continua con el desembolso en Cobis.
Si en las validaciones se encontraron inconsistencias devuelve este a la oficina para
respetivos ajustes.
los
2.1.10. Archive copia del pagaré por día.
2.2. Desembolso en Cobis.
Auxiliar y Analista de Garantías – Dirección de Crédito Cartera y Cobranzas
2.2.1. Ingrese al “Modulo de Cartera/ desembolso/Obligaciones/ Actualización”, actualice y
verifica la información de acuerdo a las condiciones de aprobación del Crédito:
•
•
•
Verifica la tabla de Amortización vs. Pagaré (Cuota, plazo, fechas).
Si es un crédito con garantía aval, verifique que el rubro se encuentre incluido dentro de
la amortización.
Si es un crédito sin amparo de la póliza vida deudores elimine el rubro en la tabla de
amortización.
Si es un crédito que se va a desembolsar por la línea de Coascasa se debe registrar el número
de deudores, teniendo en cuenta, si el seguro de deuda va a ser tomado solo por el deudor
principal o el deudor principal y deudor solidario. En este último caso se debe digitar dos deudores
en el campo No. Deudores de la pantalla actualización para que el sistema calcule la prima de
seguro correspondiente para las dos coberturas.
Para los créditos respaldados con Garantía Hipotecaria los cuales tienen póliza de “Incendio y
terremoto” con otra entidad diferente a Coasmedas (Convenio), se le debe eliminar el rubro
de seguro de incendio y terremoto a la obligación para que esta no se le cargue a las cuotas de
la obligación.
2.2.2. Ingrese al “Modulo de Cartera/ Obligaciones/Desembolso, selecciona la forma
desembolso de acuerdo a las condiciones de aprobación y a las políticas de la Cooperativa.
Si es a Cuenta de Ahorros selecciona la cuenta y verifica que la información esté correcta antes
de transmitir.
2.2.3. Ingrese al Modulo Mis / Gerencial /Posición /Posición del Cliente, seleccione Asociado
y verifique que este creada la obligación con el monto y la línea respectiva.
Si el desembolso fue en Cuenta de Ahorros verifique que el dinero este en la cuenta.
2.3. Desembolso Asociado
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2.3.1. Ingrese al Modulo Mis / Gerencial /Posición /Posición del Cliente, seleccione Asociado,
verifique que este creada la obligación en Cobis que este desembolsada en la cuenta de Ahorros
si es el caso y obtenga el documento de identidad original por parte del Asociado.
2.3.2. Verifique las condiciones de aprobación del Crédito en el acta para que continúe con las
actividades respectivas.
Si el desembolso del Crédito fue a la Cuenta de Ahorros y el Asociado tiene intereses de
corrimiento verifique la cancelación de los mismos dentro del proceso de desembolso llevado a
cabo desde la Direccion de Crédito, Cartera y Cobranzas.
Si el Abono es en Cheque, solicite e informe al Asociado que se acerca a la caja a efectuar el
pago de los intereses de corrimiento y continúe con la generación del Cheque en el Modulo de
Caja y Bancos previa verificación del pago en Caja.
2.3.3. Ingrese al “Modulo de Cartera/Consultas/Datos del Préstamo, seleccione la obligación
e imprima la tabla de Amortización en original y copia.
2.3.5. Entregue al Asociado original de la tabla de amortización, obtenga en la copia la firma,
documento de identidad y fecha como soporte y evidencia de la entrega de la tabla de
amortización.
2.3.6. Tome archivo temporal de la carpeta “Solicitudes de Crédito” y distribuya así:
En la carpeta del “Asociado” archivo la siguiente documentación:
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Solicitud de Productos
Autorización Consulta Central de Riesgos
Declaración de Asegurabilidad
Documentos requisitos de la solicitud del Crédito y constitución de Garantía.
Estudio de Títulos (Si aplica)
Hoja de Análisis capacidad de endeudamiento
Hoja Evaluación de Crédito
Copia de la tabla de amortización
Custodie en Caja Fuerte el pagaré, carta de instrucciones, reglamentos, prendas e hipotecas
legalizada como se describe en el procedimiento 2.1.4 Custodia y Conservación de Garantías.
En la carpeta de “Pólizas” archive las pólizas que respaldan las Garantías reales por orden de
documento de identidad.
3. FLUJOGRAMA
3.1. Validación Garantías.
3.2. Desembolso Cobis.
3.3. Desembolso Asociado
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4. DOCUMENTOS
4.1. Documentos de Entrada del proceso
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⋅
Pagaré digitalizado
Declaración de Asegurabilidad digitalizado
Libranza digitalizada
4.2. Documentos de ejecución o desarrollo del proceso
•
•
Pagaré digitalizado
Libranza digitalizada
4.3. Documentos de Salida o informes del Proceso
•
•
Tabla de Amortización (0-1)
Recibido de Pago intereses de corrimiento
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