Extracción de registros familiares: Manual

Extracción de registros familiares: Manual

I n d e x i n g
Extracción de registros familiares
Manual administrativo
© 2007 por Intellectual Reserve, Inc. Todos los derechos reservados. Impreso en E.U.A. Aprobación del inglés: 10/08.
Aprobación de la traducción: 12/08. Traducción de Family Record Extraction Administrative Handbook. Spanish. 30985 002
FamilySearch es una marca registrada de Intellectual Reserve, Inc.
Índice de temas
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Reseña y propósito de la extracción de registros familiares. . . . . . . . . . . . . . . . . 1
La historia familiar y la tecnología. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Cómo se crean los índices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Distribución de los manuales y uso de los términos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Cómo descargar la versión más actualizada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Cómo obtener ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Parte 1: Organización de la extracción de registros
familiares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
La organización básica de la extracción de registros familiares. . . . . . . . . . . . . . 3
Líderes del sacerdocio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Asesor de historia familiar de área. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Presidencia de estaca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Asesor representante del sumo consejo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Cómo organizar la extracción de registros familiares (para las estacas que no
estén participando actualmente). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Parte 2: Cómo magnificar el llamamiento de servir en la
extracción de registros familiares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Directores de extracción de estaca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Directores auxiliares de extracción de estaca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Indexadores, arbitradores y verificadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Parte 3: Capacitación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Capacitación para los directores de extracción de estaca . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Capacitación para los indexadores, arbitradores y verificadores. . . . . . . . . . . . . 8
Parte 4: Participación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Cómo promover la participación de los miembros de la Iglesia. . . . . . . . . . . . 10
Cómo promover la participación de la comunidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Parte 5: El valor de los índices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Descripción del Sistema de envío digital. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Cómo usar los índices para simplificar el proceso de investigación
genealógica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
La importancia de la exactitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Parte 6: Principios básicos de extracción de registros
familiares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pautas generales de indexación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Cómo obtener instrucciones básicas de FamilySearch Indexing. . . . . . . . . . 13
Cómo obtener instrucciones básicas de Universal Data Entry. . . . . . . . . . . 13
Pautas específicas del proyecto de indexación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Cómo obtener instrucciones específicas para proyectos
de FamilySearch Indexing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Cómo obtener instrucciones específicas para proyectos
de Universal Data Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Parte 7: Herramientas y control de calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Reseña de los dos métodos de indexación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Diferencias entre FamilySearch Indexing y UDE 6.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Programa FamilySearch Indexing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Cómo debe comenzar su labor un nuevo director de extracción
de estaca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Control de calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Programa Universal Data Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Cómo debe supervisar el director de extracción de estaca
la indexación en UDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Control de calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Dedicatoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Introducción
Reseña y propósito de la extracción de registros
familiares
La extracción de registros familiares es una parte esencial de la obra para redimir a los
muertos. A lo largo de los años, la Iglesia ha adquirido miles de millones de registros
que contienen los nombres de personas que han vivido sobre este mundo. Si bien esta
enorme colección de información es una gran bendición, tiene un valor limitado si
los investigadores de genealogía no pueden localizar los datos de sus antepasados de
un modo sencillo y rápido.
• Por medio de la extracción de registros familiares, los extractores crean índices
automatizados de diversos documentos históricos que contienen los nombres de
personas que han vivido en la tierra. Más adelante, estos índices se ponen a disposición de todo el mundo a través de los recursos de historia familiar de la Iglesia
en internet y de programas informáticos. Los nombres procedentes de los índices
extraídos también se envían a los templos cuando necesitan complementar los
nombres que los miembros proporcionan para efectuar ordenanzas.
• Los índices publicados en internet pueden incluir enlaces directos a imágenes digitales de documentos originales.
La Iglesia cuidadosamente establece un orden de prioridades de los registros más necesarios para que los miembros realicen su propia investigación de historia familiar y
efectúen las ordenanzas del templo. Luego, dichos registros se ponen a disposición de
las estacas participantes para que se indexen.
La historia familiar y la tecnología
La extracción de registros familiares ha cambiado muchísimo a lo largo de los años
conforme la tecnología ha facilitado la realización de esta importante obra. El
presidente Howard W. Hunter se refirió a la influencia que la tecnología tiene en la
obra de historia familiar:
“El Señor ha intervenido en el avance de la tecnología con el fin de acelerar la obra de
historia familiar. En años recientes, hemos comenzado a utilizar la información tecnológica para apresurar la obra sagrada de proporcionar ordenanzas en beneficio de los
muertos. La función que tiene la tecnología en esa obra la ha apresurado el Señor mismo, cuya mano guía su desarrollo y lo seguirá haciendo. Sin embargo, sólo estamos
en el umbral de lo que realmente podemos hacer con esas herramientas tecnológicas.
Creo que nuestros pronósticos más entusiastas sólo captan una fugaz percepción de lo
que ellas pueden hacer para ayudarnos y de las consecuencias eternas de ese empeño”
(Las enseñanzas de Howard W. Hunter, 1997, pág. 242).
Cómo se crean los índices
Los índices se crean mediante el uso de uno de los dos siguientes programas
informáticos:
• FamilySearch Indexing es el método que prefieren todas las estacas que comienzan
con la extracción de registros familiares.
1
• Universal Data Entry (UDE) 6.0 es el método utilizado por quienes continúan
indexando mediante el uso de CD-ROMs, microfilmes o registros impresos.
Encontrará una descripción detallada de dichos programas informáticos y del uso
que se le da a cada uno en la “Parte 7: Herramientas y control de calidad”. Los datos
indexados con cualquiera de los dos programas tienen el mismo valor.
Distribución de los manuales y uso de los términos
Este manual está dirigido a los asesores de historia familiar de área; los líderes del
sacerdocio de estaca, incluso la presidencia de estaca, el asesor representante del sumo
consejo encargado de la obra del templo y de historia familiar; y a los directores y
directores auxiliares de extracción de estaca.
En este manual, el término “estaca” también se refiere a “distrito”. “Presidencia de
estaca” también se refiere a “presidencia de distrito”. Las presidencias de misión y de
distrito deben seguir las instrucciones de este manual en lo que aplique.
Cómo descargar la versión más actualizada
Este documento puede estar sujeto a modificaciones a medida que se actualicen los
programas informáticos. Para acceder a la edición en línea más actualizada, busque
Extracción de Registros Familiares - Manual Administrativo en cualquiera de los dos sitios
a continuación:
• En www.familysearchindexing.org, la página de inicio del sitio web de FamilySearch Indexing, haga clic en la pestaña Ayuda. Luego haga clic en la pestaña Publicaciones.
• En www.lds.org, haga clic en Serving in the Church. Luego haga clic en
Family History. Haga clic en FamilySearch Indexing and Family Record
Extraction.
A continuación, compare las copias impresas que tenga del manual con la edición en
línea para verificar si hay actualizaciones. Luego destruya todas las versiones impresas
anteriores del manual a fin de evitar confusión.
Cómo obtener ayuda
Estamos dispuestos a ayudar a toda persona que preste servicio en la extracción de
registros familiares. Los indexadores deben ponerse en contacto con el director de extracción de estaca cuando deseen formular preguntas o tengan inquietudes. A su vez,
los directores de extracción de estaca deben consultar con el asesor representante del
sumo consejo para recibir respuesta a sus preguntas sobre los objetivos, la organización y el personal del programa. Ante preguntas relacionadas con el modo de llevar a
cabo un determinado proyecto de indexación, el director de extracción de estaca debe
verificar en primer lugar las instrucciones escritas o publicadas en línea que acompañan a cada proyecto. Cuando a los asesores del sumo consejo o los directores de estaca
no les sea posible encontrar una respuesta o necesiten ayuda adicional, entonces ellos
pueden llamar a las Oficinas Generales de la Iglesia al 1-866-406-1830 (número gratuito)
o enviar un mensaje de correo electrónico a [email protected]
2
Parte 1: Organización de
la extracción de registros
familiares
La organización básica de la extracción de registros
familiares
El programa de extracción de registros familiares es una de las facetas de la obra del templo
y de historia familiar de la Iglesia. En cada estaca participante, el programa está organizado
bajo la dirección de la presidencia de estaca y adaptado a las necesidades particulares y a
los recursos disponibles. Para obtener más información, consulte la sección 9 del Manual de
Instrucciones de la Iglesia, Libro 2: Líderes del sacerdocio y de las organizaciones auxiliares, “Obra
del templo y de historia familiar”. Cuando una estaca decida participar en la extracción de
registros familiares, por lo general, el programa se organizará de la siguiente forma:
• Se asigna un asesor representante del sumo consejo encargado de la obra del templo y
de historia familiar para que supervise la extracción de registros familiares.
• Se llama a un director de extracción de registros familiares de estaca.
• Según fuere necesario, también podrían llamarse directores auxiliares para que ayuden
al director de extracción de estaca.
• Los extractores o indexadores de registros familiares pueden recibir un llamamiento formal de parte de la presidencia de estaca, o bien participar como voluntarios. Cada estaca
participante debe contar con un grupo principal de indexadores que deben ser llamados
y apartados. No obstante, se invita a cualquier persona que desee colaborar a inscribirse
en línea y a sumarse a la obra, sea miembro de La Iglesia de Jesucristo de los Santos de
los Últimos Días o integrante de la comunidad. (Nota: En el Manual de Instrucciones de
la Iglesia, mencionado anteriormente, esta función se denomina “extractores de registros familiares”. En este documento se llama “indexadores” a quienes trabajan en la
extracción de registros familiares. Ambos términos son correctos.)
Líderes del sacerdocio
Asesor de historia familiar de área
No todas las regiones geográficas de la Iglesia tienen un asesor de historia familiar de área.
Si se han llamado asesores, los líderes del sacerdocio pueden consultar la página 316 de la
sección 9 del Manual de Instrucciones de la Iglesia para obtener información sobre su función
en las actividades de historia familiar. Por ejemplo, el asesor de historia familiar de área
puede impartir capacitación a los líderes y brindar asistencia según lo indique o lo apruebe
la Presidencia de los Setenta o la Presidencia de Área.
Presidencia de estaca
El éxito que se logre en la labor de extracción de registros familiares depende en gran medida de la atención y del apoyo que brinden los líderes del sacerdocio. Cuando los líderes
del sacerdocio se comunican con regularidad con los directores de estaca y están al tanto
de sus necesidades, las personas que prestan servicio en la tarea de extracción se sienten
valoradas y apreciadas. Se proporciona orientación para los miembros de la presidencia de
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estaca en las páginas 319–321 de la sección 9 del Manual de Instrucciones de la Iglesia. Entre
otros aportes administrativos que podrían fomentar el éxito del programa de extracción de
registros familiares de estaca se encuentran:
• Asignar un pequeño presupuesto para cubrir los gastos de materiales y capacitación.
• Consultar regularmente con el asesor representante del sumo consejo a fin de verificar el progreso y las necesidades del programa de extracción.
• Alentar a los obispos a pensar en cuáles serían los miembros de sus barrios que podrían beneficiarse al recibir un llamamiento formal para prestar servicio.
Asesor representante del sumo consejo
El asesor representante del sumo consejo puede supervisar la extracción de registros
familiares de estaca de la siguiente manera:
• Trabajar estrechamente con la presidencia de estaca para recibir orientación al resolver los problemas que necesiten la atención de los líderes del sacerdocio.
• Comprender el propósito, la organización y el funcionamiento de la extracción de
registros familiares.
• Asegurarse de que la obra de extracción tenga las instalaciones y el personal necesarios para funcionar eficazmente.
• Considerar con espíritu de oración quiénes podrían recibir un llamamiento formal
para prestar servicio. (Véase la “Parte 4: Participación”.)
• Brindar liderazgo al implementar los procesos y las herramientas de indexación que
mejor se adecúen a las necesidades y circunstancias de los miembros de la estaca.
(Véase “Parte 7: Herramientas y control de calidad”.)
• Extender los llamamientos de director de extracción de estaca, de directores auxiliares de extracción, y de indexadores, según sea necesario; dando sugerencias a los
líderes del sacerdocio.
• Apartar al director de extracción de estaca, a los directores auxiliares de extracción
y a los indexadores según lo indique la presidencia de estaca.
• Supervisar y apoyar al director de extracción de estaca.
• Ayudar a capacitar al personal para que utilice las computadoras y siga las instrucciones de indexación. Considerar el llamamiento de un especialista de estaca
en computadoras para que ayude a los indexadores con las inquietudes de índole
técnica.
• Instruir a los indexadores sobre la naturaleza espiritual de la extracción de registros
familiares.
• Informar con regularidad a la presidencia de estaca sobre el estado de los registros
de extracción y sobre otras necesidades o inquietudes.
Cómo organizar la extracción de registros familiares
(para las estacas que no estén participando actualmente)
Comenzar a participar es sencillo. Si la presidencia de estaca desea que la estaca participe en la extracción de registros familiares, debe enviar una solicitud por uno de los
siguientes medios:
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• Las presidencias de estaca de Norteamérica deben enviar la solicitud a la persona de
contacto de la Presidencia de los Setenta que se les haya asignado.
• Las presidencias de estaca de otras regiones del mundo deben enviar la solicitud al
Presidente de Área.
Si se aprueba la solicitud, se enviará la recomendación por correo electrónico a las
Oficinas Generales de la Iglesia, donde se designará a la estaca como participante del
programa de extracción.
Cuando determinen si la estaca participará o no en el programa, la presidencia de estaca podría consultar con el asesor de historia familiar de área y considerar las siguientes preguntas:
1. ¿Existen suficientes miembros disponibles para dedicar tiempo a la indexación sin
desatender otros llamamientos de la Iglesia? Por lo general, los indexadores invierten un mínimo de dos a cuatro horas semanales en la extracción de registros.
2. ¿Cuántos miembros de la estaca tienen acceso a una computadora y a una conexión a internet en su casa?
3. ¿Pueden ponerse las computadoras del Centro de Historia Familiar a disposición
de los que no tengan una o que no dispongan de conexión a internet en su domicilio para indexar?
4. Los miembros de la estaca que sean menos activos o los que tengan alguna discapacidad física para servir en otros llamamientos, ¿podrían beneficiarse al prestar
servicio en la extracción de registros familiares?
Tenga en cuenta que ya que tanto los miembros de la Iglesia como quienes no lo son se
pueden ofrecer en línea como voluntarios para colaborar con la obra, los indexadores
voluntarios quizás ya estén asignados a una estaca antes de que se organice y funcione
el programa oficialmente con un director de extracción de estaca a quien se haya llamado y apartado. (Para obtener orientación para trabajar con los voluntarios, consulte
el quinto punto bajo el subtítulo “Directores de extracción de estaca” en la “Parte 2:
Cómo magnificar el llamamiento de servir en la extracción de registros familiares”.)
La Iglesia no solicitará que las estacas o las personas adquieran computadoras o que
contraten una conexión a internet, ni proporcionará dicho equipo.
Parte 2: Cómo magnificar el
llamamiento de servir en la
extracción de registros familiares
Directores de extracción de estaca
La presidencia de estaca o el asesor representante del sumo consejo asignado llama y
aparta a un director de extracción de estaca, quien coordina la obra de indexación en
la estaca. El llamamiento puede extenderse a un hermano, una hermana o un matrimonio. El director debe poseer buenas aptitudes de administración, de relaciones
interpersonales, de comunicación y capacidad para resolver problemas. Resultará útil
tener un conocimiento básico en computadoras e internet. Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes:
5
• Consultar con los líderes del sacerdocio para determinar el mejor modo de satisfacer las necesidades de los indexadores potenciales. Algunas personas podrían
ser más productivas al utilizar FamilySearch Indexing, y otras con Universal Data
Entry. (Véase la “Parte 7: Herramientas y control de calidad”.) La estaca quizás
decida emplear un solo programa informático de manera exclusiva o una combinación de los dos.
• Organizar todos los aspectos del programa de extracción de registros familiares dentro de la estaca. Ello podría incluir organizar a los indexadores para que participen
en FamilySearch Indexing o cargar el programa Universal Data Entry en la computadora del hogar de un indexador.
• Recomendar a los líderes del sacerdocio varios miembros de la estaca que podrían
recibir un llamamiento formal para participar del programa, por ejemplo:
▶
Quienes tengan acceso a una computadora, internet y correo electrónico.
▶
Quienes no puedan prestar servicio en otro llamamiento de la Iglesia debido a
limitaciones físicas.
Para obtener más sugerencias, véase “Cómo promover la participación de los miembros de la Iglesia” en la “Parte 4: Participación”.
• Ponerse en contacto con las Oficinas Generales de la Iglesia cuando no se puedan
resolver inquietudes y problemas en la estaca. (Véase “Cómo obtener ayuda” en la
página 2.)
• Aceptar voluntarios, ya sean miembros de la Iglesia o no, y brindarles apoyo, hermanamiento y capacitación. Si tuviera inquietudes en cuanto a las personas que
se hayan añadido a la lista de voluntarios de la estaca, debe tratar el asunto con la
presidencia de estaca y con el asesor representante del sumo consejo encargado de
la extracción de registros familiares. Si no se pudieran resolver las inquietudes en la
estaca, póngase en contacto con las Oficinas Generales de la Iglesia. Los voluntarios
se deben añadir a la lista de la estaca de acuerdo con los siguientes criterios:
▶
El voluntario ha indicado pertenecer a una estaca al inscribirse en línea.
▶
El voluntario no ha indicado pertenecer a una estaca en particular, pero el domicilio parece estar dentro de los límites de la estaca.
• Dirigir sesiones de capacitación para los directores auxiliares, indexadores, arbitradores
y verificadores (incluso los voluntarios), según sea necesario. Véanse las sugerencias
sobre el modo de impartir capacitación en la “Parte 3: Capacitación”. (Para obtener
información sobre la función de los arbitradores y verificadores, véase la página 7.)
• Delegar responsabilidades a los directores auxiliares según sea necesario.
• Participar en un proyecto de indexación especial en colaboración con una sociedad
histórica o genealógica, si se lo solicitan.
• Coordinar, bajo la dirección del sacerdocio, el horario de uso de las computadoras del
Centro de Historia Familiar para la extracción de registros familiares, si es necesario.
• Actualizar en FamilySearch Indexing el campo correspondiente al barrio de la lista
administrativa de usuarios con los nombres de los voluntarios nuevos cuando reciba un correo electrónico que indique que se ha agregado un voluntario al grupo de
la estaca. Ello dará precisión a los informes estadísticos de barrio y estaca.
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• Informar regularmente al asesor representante del sumo consejo en cuanto al progreso de la extracción de registros familiares en la estaca. Enviar por correo electrónico o entregar copias impresas de los informes mensuales, trimestrales y anuales
a los líderes del sacerdocio a fin de que estén al tanto del nivel de actividad de la
indexación en la estaca.
Directores auxiliares de extracción de estaca
Si es necesario, se puede llamar a uno o más directores auxiliares para ayudar al director de extracción de estaca. Entre las tareas que pueden delegarse a los directores
auxiliares se encuentran:
• Supervisar un grupo de indexadores que estén utilizando el programa FamilySearch
Indexing.
• Supervisar un grupo de indexadores que estén utilizando el programa UDE.
• Supervisar un grupo de indexadores que indexen en idiomas que no sean su lengua natal.
• Compartir sus conocimientos de informática.
• Conocer a fondo las instrucciones específicas de los proyectos e impartirlas en sesiones periódicas de capacitación.
• Brindar ayuda donde sea necesaria.
Indexadores, arbitradores y verificadores
Los indexadores efectúan la transcripción de los registros, es decir, la indexación. Los
arbitradores, a su vez, verifican la exactitud de los índices creados mediante FamilySearch Indexing. Los verificadores comprueban la exactitud de los índices creados mediante UDE. Los arbitradores y los verificadores también deben continuar indexando
a fin de mantenerse al tanto de las posibles dudas que los indexadores puedan tener, y
para mantenerse al día con las modificaciones de las normas. Cada arbitrador y verificador debe indexar al menos un lote por cada cinco lotes que arbitre o verifique. Por lo
general, los extractores prestan servicio entre dos y cuatro horas semanales, y pueden
trabajar desde su casa, en un centro de reuniones o dondequiera que tengan acceso a
una computadora y a internet.
Los indexadores pueden participar de la siguiente manera:
• Como miembros de la estaca a quienes se ha llamado y apartado. Un miembro de
la presidencia de estaca o un miembro del sumo consejo asignado llama y aparta a
miembros para que presten servicio como indexadores.
• Como voluntarios. Los voluntarios pueden inscribirse en línea ya sea en el sitio web
de FamilySearch Indexing o en www.lds.org. (En LDS.org, haga clic en Serving in
the Church, Family History y FamilySearch Indexing and Family Record
Extraction.) Los voluntarios pueden ser miembros de la Iglesia o de otra religión.
Cuando un voluntario se inscribe y proporciona el nombre de su estaca, se informa
a esta última y los datos de inscripción de dicho voluntario se incluyen en la lista
de usuarios de la estaca. El director de extracción de estaca no necesita inscribir a
los voluntarios que se inscriban en línea. Ellos aparecen inscritos de forma automática en el programa después de que realizan su inscripción.
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Sus responsabilidades incluyen lo siguiente:
• Estar familiarizado con las instrucciones específicas del proyecto antes de indexar,
arbitrar o verificar cada proyecto nuevo.
• Ingresar los datos de historia familiar relevantes de los documentos históricos en un
programa de computadora.
• Aprender a leer e interpretar diversos registros.
• Verificar la calidad de la información al comparar las líneas ingresadas en la computadora con los documentos de donde se hayan copiado.
• Comunicarse con el director de extracción de estaca o con el(los) director(es)
auxiliar(es) para procurar responder preguntas.
Parte 3: Capacitación
Capacitación para los directores de extracción de estaca
Aunque el asesor representante del sumo consejo capacite al director de extracción de
estaca en cuanto a la organización y a los objetivos de la extracción de registros familiares dentro de la estaca, el director de estaca debe estudiar y aprender los detalles del proceso de indexación por su propia cuenta. Para ello, el director podría hacer lo siguiente:
• Estudiar este manual administrativo.
• Asistir a una sesión de capacitación dirigida por el asesor de historia familiar de área
si se presenta la oportunidad.
• Completar las lecciones de capacitación que están disponibles en el sitio web de
FamilySearch Indexing en www.familysearchindexing.org
• Buscar oportunidades de capacitaciones adicionales, las cuales se presentarán en el
sitio web FamilySearch Indexing.
• Leer los memorandos y las publicaciones anteriores en el sitio web FamilySearch
Indexing.
Capacitación para los indexadores, arbitradores y
verificadores
El director de extracción de estaca puede lograr muchos resultados positivos al enseñar a los indexadores, arbitradores y verificadores el modo correcto de realizar sus
tareas. A continuación se enumeran algunos de esos resultados:
• Los extractores se sienten más seguros de su propia capacidad.
• Los extractores aprenden habilidades nuevas y se sienten valorados.
• Se genera un sentimiento de cooperación, unidad y entusiasmo por la obra de historia familiar dentro de la estaca.
• Se producen índices de óptima calidad que ayudarán en la investigación
genealógica.
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Las técnicas de enseñanza que los directores de extracción de estaca pueden adaptar
para las sesiones de capacitación para los indexadores, arbitradores y verificadores se
hallan en dos libros didácticos publicados por la Iglesia. Para acceder a estos materiales de enseñanza, haga lo siguiente:
1. Vaya a www.lds.org
2. Haga clic en Language.
3. Haga clic en Español.
4. Haga clic en la sección de Manuales adicionales y Guías y otros materiales.
5. Haga clic en Guía para la enseñanza o en La enseñanza: El llamamiento
más importante. Ambos son excelentes materiales de consulta.
Otras sugerencias para la capacitación pueden incluir:
Sesión de orientación
El director de extracción de estaca y el asesor representante del sumo consejo encargado
de la extracción de registros familiares pueden ofrecer una sesión de orientación para
ayudar a los indexadores recién llamados y a los voluntarios recién inscritos a valorar la
importancia de la obra. En la presentación se podrían incluir los siguientes temas:
• Una explicación del modo en que la indexación ayuda a quienes hacen investigación genealógica en todo el mundo a hallar datos relevantes sobre sus antepasados
con mayor facilidad. (Véase la “Parte 5: El valor de los índices”.)
• Una descripción de la organización de la extracción de registros familiares.
• Una breve reseña del proceso de indexación.
• Una explicación de la importancia de la exactitud.
• Una demostración de cómo acceder a las lecciones de FamilySearch Indexing. Las
lecciones se pueden ver en línea o descargarse para capacitaciones.
• Una demostración de la forma en que se accede y se utilizan las ayudas del sistema
del software UDE.
• Una explicación del modo en que pueden hallarse instrucciones generales y específicas para los proyectos.
• Una explicación del modelo de soporte. (Véase la página 2, “Cómo obtener
ayuda”.)
Sesiones de capacitación con instrucciones detalladas
A manera de seguimiento, el director de extracción de estaca y el asesor representante
del sumo consejo a cargo de la extracción de registros familiares pueden ofrecer una o
más sesiones de capacitación para enseñar procedimientos específicos que los indexadores, arbitradores y verificadores utilizarán para llevar a cabo sus tareas. Dichas
sesiones podrían abarcar los siguientes temas:
• Cómo utilizar programas de computadora.
• Cómo leer e indexar documentos históricos.
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• Cómo buscar y seguir las instrucciones específicas del proyecto de indexación. Como parte de la capacitación, asegúrese de que cada extractor comprenda las instrucciones, y el modo de buscarlas y aplicarlas al indexar los registros.
Las sesiones podrían constituir una buena oportunidad para ofrecer actividades prácticas. El director de extracción de estaca podría hacer una demostración del proceso
de indexación y luego pedir al extractor que indexe algunos registros mientras él lo
observa. Asimismo, el director puede responder preguntas y hacer sugerencias según
sea necesario.
Durante estas sesiones de capacitación, el director quizás también podría observar que
algún indexador ha adquirido las aptitudes y el entendimiento necesarios para participar en tareas de verificación o arbitraje. Tal vez también determine que algún extractor podría beneficiarse al recibir más capacitación.
Brindar capacitaciones continuamente
Dichas capacitaciones se pueden llevar a cabo satisfactoriamente en forma grupal,
individual, o incluso mediante boletines. Estas capacitaciones deben tener lugar con
frecuencia y regularidad. Al brindar capacitaciones continuamente, el director de estaca puede hacer lo siguiente:
• Expresar agradecimiento por los indexadores y motivarlos a realizar sus tareas.
• Determinar las áreas en las que se estén cometiendo errores y explicar la forma de
corregirlos o evitarlos.
• Compartir informes sobre el progreso de la indexación en toda la estaca.
• Responder preguntas y compartir ideas.
• Brindar a los indexadores la oportunidad de expresar las bendiciones que reciben al
llevar a cabo esta obra.
Parte 4: Participación
A semejanza de la obra de los Centros de Historia Familiar, se debe motivar a participar en la extracción de registros familiares tanto a los miembros de la Iglesia como a
los de la comunidad que tengan el interés y la habilidad necesarios.
Cómo promover la participación de los miembros de
la Iglesia
Cada estaca participante debe contar con un grupo principal de indexadores que deben ser llamados y apartados. Cualquier persona puede participar en la extracción de
registros familiares. No es necesario que tenga experiencia en historia familiar, pero se
prefiere que la persona esté familiarizada con el uso de computadoras.
La cantidad de personas de cada estaca que reciba un llamamiento formal para prestar servicio dependerá de los deseos de la presidencia de estaca. En algunas estacas, se
llama y aparta a una cantidad relativamente pequeña de personas como indexadores,
mientras que en otras estacas puede haber muchos.
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Al considerar las personas a quienes podría extenderse un llamamiento formal para
prestar servicio, los líderes del sacerdocio deben tener en cuenta los intereses y las
necesidades individuales. Mientras que algunos miembros tal vez demuestren tener
grandes aptitudes, interés, y aprecio sincero por su llamamiento en la extracción de
registros familiares, quizás otros tengan dificultades para trabajar con computadoras
o documentos históricos y, por lo tanto, no sientan que tienen éxito en ese tipo de
llamamientos.
El tiempo que cada extractor le dedique a la indexación puede variar considerablemente. A los miembros de la Iglesia que tengan otros llamamientos aparte de trabajar
en la extracción de registros familiares, se les podría pedir que dediquen sólo unas
pocas horas a la semana. Otros miembros quizás deseen dedicar muchas horas por
semana a la indexación, y tal vez éste puede ser su llamamiento principal en la Iglesia.
Las personas en una gran diversidad de circunstancias pueden hallar mucho gozo y
satisfacción mediante el servicio en la extracción de registros familiares. La indexación
puede ser un llamamiento ideal para las personas que dominen un idioma en particular o para quienes no puedan tener otro llamamiento porque deben viajar, tienen
un horario laboral irregular u otras razones. Las personas que podrían participar en el
programa pueden ser:
• Familias completas que trabajen juntas, los padres enseñan a los hijos la importancia de la obra del templo y de historia familiar.
• Miembros que deban permanecer en su hogar o personas mayores, quienes pueden
realizar la extracción de registros familiares desde su casa.
• Jóvenes que estén trabajando en proyectos del programa de Reconocimiento a la
Joven Virtuosa o para obtener el rango de Águila en los Scout.
• Miembros menos activos que no se sientan cómodos para aceptar otras asignaciones
de servicio. Estas personas quizás encuentren en la extracción de registros familiares
una buena oportunidad para disfrutar de las bendiciones del servicio en la Iglesia.
Analice las siguientes preguntas al determinar a quiénes se debe extender un llamamiento formal para prestar servicio:
• ¿La persona dispone de una computadora, preferiblemente en la casa? Aunque no
es un requisito, por lo general, los miembros que tienen computadoras son más
productivos y logran mayor éxito en el llamamiento.
• ¿La persona podrá aprender los nuevos métodos y herramientas a medida que se
vayan modificando?
Cómo promover la participación de la comunidad
En este contexto, la comunidad está formada por todas las personas que estén interesadas en averiguar su genealogía. Muchas personas valoran los esfuerzos que la
Iglesia hace para poner datos genealógicos a disposición del público y están deseosas
de colaborar con el proceso de indexación. El entusiasmo se extiende a medida que
se suman más personas al grupo de extractores de registros familiares. Todos se deben
sentir bienvenidos al programa.
Los líderes e indexadores deben mostrarse receptivos con las personas que demuestren
interés en esta obra. Si resulta adecuado, se pueden compartir principios del Evangelio para ayudar a los miembros de la comunidad a comprender el compromiso de la
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Iglesia con la obra del templo y de historia familiar. Hay un maravilloso espíritu que
toca a quienes prestan servicio que les permite obtener un mayor testimonio del Salvador y de Su sacrificio expiatorio, y sentir mayor aprecio por los lazos familiares y la
importancia de llevar registros exactos.
Los documentos históricos que se están indexando se ponen a disposición del público mediante acuerdos cooperativos entre La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los
Últimos Días y quienes están a cargo de otros registros parroquiales o civiles.
Constantemente se están haciendo acuerdos con sociedades históricas y genealógicas
locales, estatales y regionales a fin de que el público tenga acceso a más registros.
Parte 5: El valor de los índices
Descripción del Sistema de envío digital
Imagínese que existe una tubería que distribuye información directamente desde el
archivo donde se conservan documentos históricos hasta las computadoras personales en el hogar de la gente. Dicha tubería no está hecha de cemento ni de metal, sino
de tecnología y computadoras interconectadas. La extracción de registros familiares
es una parte esencial del esfuerzo que hace la Iglesia por crear esa tubería de información. La siguiente es una breve descripción del modo en que funciona esa tubería:
• Además de los millones de registros que ya se hallan en las Bóvedas de Granito,
existen documentos históricos que se conservan en archivos parroquiales y gubernamentales de todo el mundo.
• Un equipo de trabajo de las Oficinas Generales de la Iglesia determina cuáles son
los documentos que son más necesarios para ayudar a los investigadores a encontrar información sobre sus antepasados.
• Si aún no se ha obtenido el permiso legal, los empleados de historia familiar hacen los arreglos necesarios para tener los derechos de microfilmar y publicar los
documentos.
• Se escanea y se le da un nuevo formato a los documentos microfilmados, y se
emplean cámaras digitales para fotografiar el material genealógico que no se haya
microfilmado anteriormente.
• Los extractores de registros familiares crean índices de los documentos digitalizados.
• Los índices con opción de búsqueda se ponen a disposición de los usuarios de todo
el mundo por medio de internet.
Cómo usar los índices para simplificar el proceso de
investigación genealógica
Sin un índice, la búsqueda de datos a veces puede parecer una tarea de enorme proporciones. Combinado con una tecnología potente, un índice que identifique partes
útiles de la información, tales como los nombres, las fechas y los lugares, pueden
facilitar en gran medida la obra. Por ejemplo, una persona podría tener información
limitada sobre un antepasado, tal como el apellido, un año aproximado y el sitio
donde tal vez haya nacido. Una vez que se haya creado el índice de los registros de
esa localidad, la persona puede ingresar dicha información en la computadora y
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buscar si hay posibles concordancias. Estas funciones de búsqueda facilitan mucho la
investigación de historia familiar y la hacen más accesible para las personas que no
son genealogistas profesionales. Incluso una persona sin experiencia en investigación
genealógica puede usar un índice para navegar en una vasta colección de registros a
fin de buscar a los integrantes de su familia.
La importancia de la exactitud
Quienes prestan servicio en la extracción de registros familiares realizan una tarea
desinteresada haciendo posible que una cantidad inimaginable de personas realice su
propia investigación genealógica. Es muy importante que los indexadores tengan el
mismo cuidado que pondrían si se tratara de sus propios familiares al indexar información de otras personas. Para ello, los indexadores deben observar las pautas que se
explican en la “Parte 6: Principios básicos de extracción de registros familiares”.
Parte 6: Principios básicos
de extracción de registros
familiares
Pautas generales de indexación
Esta sección ofrece algunas instrucciones básicas de indexación que se aplican tanto a
FamilySearch Indexing como a Universal Data Entry. A continuación se describen dos
principios fundamentales:
• La transcripción de un documento histórico debe reflejar el contenido del certificado o registro original lo más parecido posible.
• Los indexadores ingresarán datos en ciertos campos de acuerdo a los formatos
estándares. El contenido del registro no se altera; simplemente se organiza a efectos
de facilitar la investigación y la recuperación de los datos indexados. Por lo general,
se aplica un formato estándar a los siguientes campos de indexado:
▶
Sexo
▶
Fecha del acontecimiento
▶
Lugar del acontecimiento
▶
Edad
Cómo obtener instrucciones básicas de FamilySearch Indexing
Las instrucciones básicas para el uso de FamilySearch Indexing están disponibles tanto
en línea como fuera de línea, y puede accederse a ellas desde cualquier pantalla del
programa de la siguiente manera:
1. Presione F1.
2. Haga clic en el tema Pautas básicas de indexación.
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En las lecciones en línea hallará más instrucciones básicas sobre cómo funciona FamilySearch Indexing y respuestas a preguntas frecuentes. Para acceder a estas lecciones
interactivas desde la página de inicio de FamilySearch Indexing, haga clic en la pestaña Ayuda. Los indexadores deben completar las lecciones 1, 3 y 4. Además de estas
tres lecciones, los directores de extracción de estaca deben completar las lecciones 2 y
5, y los arbitradores la número 5.
Encontrará más información útil si va al menú Ayuda y hace clic en las pestañas
Publicaciones y Preguntas frecuentes. Puede leer los documentos en línea o
imprimirlos y conservarlos como material de consulta.
Cómo obtener instrucciones básicas de Universal Data Entry
En el programa se incluyen instrucciones básicas para el uso de Universal Data Entry,
para obtenerlas siga estos pasos:
1. En la barra de menús, haga clic en Help y luego en Help Contents, o en la barra
de herramientas, haga clic en el icono con el Signo de interrogación.
2. Busque la respuesta en las pestañas Contents, Index o Find.
Las instrucciones generales de indexación para UDE están bosquejadas en un documento impreso titulado “Family Record Extraction Guidelines for the INDEX05
Template”. Se incluye una copia con cada lote de registros que se envía de las Oficinas
Generales de la Iglesia al director de extracción de estaca. (Véase “Parte 7: Herramientas y control de calidad”.)
También se halla disponible un folleto impreso titulado “Universal Data Entry (UDE 6.0)
Quick Reference” y un CD-ROM que incluye una presentación de capacitación de UDE
PowerPoint™. De ser necesario, estos materiales de capacitación pueden solicitarse a las
Oficinas Generales de la Iglesia. Véase la información de contacto en “Cómo obtener
ayuda”, en la página 2.
Pautas específicas del proyecto de indexación
Todos los proyectos que se estén indexando, ya fuere con el programa FamilySearch Indexing o con UDE, tienen instrucciones específicas del proyecto. Las normas de indexación
de cada programa en particular dependen de varios factores. Algunos de ellos pueden ser:
• La funcionalidad de los programas informáticos.
• El uso que se pretende dar al índice.
• Acuerdos concertados con el propietario del registro.
Las instrucciones específicas de cada proyecto de indexación resultan cruciales para la
exactitud y funcionalidad del índice. Éstas definen la apariencia de los documentos, el
modo en que están organizados, los campos que se indexarán y el aspecto del producto final. Los indexadores deben familiarizarse con las instrucciones específicas de cada
proyecto antes de comenzar a indexar. No debe suponerse que los documentos de
aspecto similar comparten las mismas instrucciones de indexado.
Las instrucciones específicas de FamilySearch Indexing contienen vínculos a imágenes que
ilustran las características de los registros e incluyen indicaciones específicas, por ejemplo:
• Qué hacer con un microfilm de registros duplicados.
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• Qué hacer con un título o término que esté registrado junto a un nombre en un
documento histórico.
• Cómo extraer la localidad correcta.
• Cómo está agrupada la información; por ejemplo, alfabéticamente, cronológicamente o por localidad.
• Cómo se registraban los nombres generalmente; por ejemplo, si se escribía primeramente el nombre de pila y luego el apellido o viceversa.
• Qué hacer con registros que no incluyen nombre de pila ni apellido.
Cómo obtener instrucciones específicas para proyectos de
FamilySearch Indexing
Es posible acceder a las instrucciones específicas de cada proyecto de FamilySearch
Indexing de muchas maneras. Dos de esas maneras son:
1. En el programa de indexación, haga clic en la pestaña Información del proyecto que está en el centro de la pantalla.
2. Haga clic en Página de inicio del proyecto de indexación.
3. Haga clic en Leer las Instrucciones específicas del proyecto de
indexación.
La otra opción:
1. En el sitio web, haga clic en la pestaña Proyectos.
2. Seleccione un proyecto de la lista.
Cómo obtener instrucciones específicas para proyectos de Universal
Data Entry
Para acceder a las instrucciones específicas de un proyecto de UDE, lea y siga cuidadosamente las normas impresas recibidas con cada lote procedente de las Oficinas
Generales de la Iglesia.
Parte 7: Herramientas y control
de calidad
Reseña de los dos métodos de indexación
Como se mencionó anteriormente, en este momento hay dos métodos y programas
informáticos de indexado diferentes que se emplean para la extracción de registros familiares. Tras consultar con los directores de extracción de estaca, los líderes del sacerdocio deciden cómo poner en marcha el programa de extracción de registros familiares
en la estaca. Algunos extractores podrían ser más productivos utilizando FamilySearch
Indexing, y otros con Universal Data Entry. La estaca puede escoger utilizar exclusivamente sólo un programa informático o tal vez desee usar la combinación de los dos.
Los datos indexados con cualquiera de los dos programas son igualmente valiosos.
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FamilySearch Indexing es el método que prefieren todas las estacas que comienzan con
la extracción de registros familiares. Universal Data Entry 6.0 es el método utilizado por
quienes continúan indexando mediante el uso de CD-ROMs, microfilmes o registros
impresos. El siguiente cuadro explica las diferencias entre los dos métodos de indexado:
Diferencias entre FamilySearch Indexing y UDE 6.0
FamilySearch Indexing
UDE 6.0
Los indexadores descargan una pequeña
cantidad de imágenes de internet. Por lo
general, los registros se pueden indexar
entre 30 y 60 minutos.
El director de extracción de estaca pide
registros de las Oficinas Generales de la
Iglesia. Los registros para extracción se
envían por correo a la estaca en CDROM, microfilmes o impresos.
Los lotes, las plantillas, el orden de los
campos, los resaltadores y las listas de consulta de nombres y lugares se organizan de
forma automática. El lote está listo para ser
indexado cuando el indexador lo descarga.
No se requiere ningún trabajo adicional de
parte del director de extracción de estaca.
El director de extracción de estaca
divide el grupo de registros en lotes
y paquetes; y configura las plantillas,
el orden de los campos, los textos, los
resaltadores y las listas de consulta de
nombres y lugares.
El indexador puede enviar por internet
las imágenes indexadas tan pronto como
haya terminado de trabajar en ellas.
El director de extracción de estaca dedica
entre 20 y 40 horas por semana distribuyendo y recogiendo el trabajo tanto de
extracción como de verificación.
Tanto las instrucciones generales como
las específicas de cada proyecto se hallan
disponibles en línea y todo indexador
puede consultarlas e imprimirlas.
Se envía una copia impresa de las
instrucciones generales y de las específicas de cada proyecto junto con el
CD-ROM. El director de extracción de
estaca puede hacer más copias para
entregar a cada indexador.
Los indexadores revisan su propia labor.
Los arbitradores revisan los lotes que
requieran arbitraje.
Los verificadores revisan los lotes que
requieran verificación. El director de
extracción de estaca realiza una auditoría a la extracción verificada.
Programa FamilySearch Indexing
FamilySearch Indexing es un sistema de software gratuito en internet y no contiene publicidad ni vínculos que generen correo no deseado ni virus informáticos. Para acceder a
este programa, abra un navegador de internet y escriba www.familysearchindexing.org
Cómo debe comenzar su labor un nuevo director de extracción de estaca
Para comenzar a indexar con el programa FamilySearch Indexing, el director de extracción de estaca debe seguir estos pasos:
1. Llame a las Oficinas Generales de la Iglesia al número gratuito 1-866-406-1830 o
envíe un mensaje de correo electrónico a [email protected]. Se inscribe
al director en el sistema y se le facilita un nombre de usuario, una contraseña provisional y derechos de administrador. Al contar con dichos derechos, los directores
pueden inscribir usuarios y acceder a los informes de la estaca.
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2. Conéctese a internet.
3. Instale el programa FamilySearch Indexing. Sólo tiene que hacerlo una vez. Antes
de instalar el software, cerciórese de repasar las especificaciones recomendadas para el equipo, que se encuentran en la página de inicio de FamilySearch Indexing,
en la sección “Instalar el software”, al hacer clic en Requisitos del sistema.
4. Cambie la contraseña provisional. El sistema le indicará que haga el cambio de
forma automática.
5. Familiarícese con las instrucciones y lecciones en línea.
6. Descargue un lote de imágenes digitalizadas.
7. Desconéctese de internet, si así lo desea. (Aquí puede hacer lo que usted prefiera,
y no es obligatorio. Este paso es para ayudar a las personas que deben pagar por el
tiempo que estén conectados a internet.)
8. Indexe los datos que se requieran de las imágenes, tales como los nombres, las
fechas y los lugares.
9. Revise los posibles errores identificados por la función de control de calidad del
programa y haga las correcciones necesarias. El sistema le indicará a los usuarios
que completen este paso.
10.Si estaba trabajando fuera de línea, vuelva a conectarse a internet.
11.Envíe la información indexada a las Oficinas Generales de la Iglesia.
12.Descargue otro lote de imágenes.
13.Descargue y arbitre varios lotes de registros. (Más adelante véase Control de
calidad.)
14.Una vez que se sienta cómodo con el programa FamilySearch Indexing, inscriba a
los usuarios de la estaca o póngase en contacto con los voluntarios a fin de saber
quiénes son y cómo apoyarlos en la tarea de indexado.
15.Ofrezca capacitación y asistencia a los indexadores, arbitradores y verificadores.
(Véanse las páginas 8–9 de este manual.)
Control de calidad
A fin de asegurar el más alto nivel de calidad, cada registro es indexado por dos
personas. A una se le llama indexador del Índice A y a la otra indexador del Índice B.
El sistema administra de manera independiente la información ingresada en ambos
procesos de indexación.
A medida que se escribe la información de los registros en los campos, el programa
FamilySearch Indexing identifica los errores potenciales en los nombres, las fechas y
los lugares marcándolos con un subrayado ondulado rojo. Ello no significa necesariamente que la información sea incorrecta, sólo significa que los datos no se incluyen
por el momento en la lista de consulta de apoyo correspondientes al campo (una lista
de nombres, lugares y otros datos relevantes comunes que podrían hallarse en los
documentos que se estén indexando). Su objetivo es recordar al indexador que debe
verificar dos veces lo que ha escrito con lo que está en el documento.
Una vez que se finalice y envíen el indexado de los índices A y B, FamilySearch
Indexing compara las dos versiones. Si el programa detecta diferencias, los lotes se en-
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vían a arbitraje. Los índices A y B se muestran uno junto al otro en la pantalla, y una
tercera persona, denominada arbitrador, los revisa.
Dicho arbitrador revisa cada campo que se haya marcado como discrepancia en los
Índices A y B y luego toma una de las siguientes medidas:
• Selecciona la versión indexada que considera más correcta.
• Determina que ninguna de las versiones es correcta e ingresa una tercera interpretación de la imagen. Si la información indexada está incompleta, el arbitrador quizás
desee regresar uno o ambos índices al sistema para que se indexen nuevamente.
El director de extracción de estaca, el indexador y el arbitrador comparten la responsabilidad de producir índices de buena calidad. Todos deben consultar con frecuencia
las instrucciones específicas de cada proyecto de indexación a fin de tomar decisiones
uniformes.
No se requiere que las estacas tengan un cierto número de usuarios con derechos de
arbitraje. Algunas estacas quizás tengan la seguridad de poder inscribir una buena cantidad de personas calificadas para ello. Otras, por el contrario, tal vez no dispongan de
nadie. Proporcione tanto arbitraje de calidad como sea posible sin exceder la capacidad de los indexadores de la estaca. La mayoría de las estacas deben contribuir con un
flujo de trabajo equilibrado, sin exceder la proporción de dos lotes indexados por cada
uno que se arbitre. Tenga a bien usar los informes de producción en línea para verificar dicho equilibro.
Programa Universal Data Entry
La Iglesia proporciona el software de UDE en un CD-ROM que se puede solicitar
poniéndose en contacto con las Oficinas Generales de la Iglesia. (Véase la página 2
“Cómo obtener ayuda” para conseguir la información de contacto.)
Cómo debe supervisar el director de extracción de estaca la
indexación en UDE
El director de extracción de estaca informa a las Oficinas Generales de la Iglesia por
teléfono o correo electrónico que la estaca necesita registros para indexar. El inventario, que comúnmente se envía como imágenes digitales en un CD-ROM, se envía por
correo a la casa del director. Si fuera necesario adaptarse a las preferencias de los diferentes indexadores, los registros también se pueden enviar en rollos de microfilmes o
en copias de papel de documentos microfilmados. El director divide luego los registros
en grupos de tamaño razonable y los reparte entre los indexadores participantes.
Control de calidad
Después de que los datos se indexan, un verificador los revisa en busca de errores; tal
persona puede ser otro indexador o el director mismo. Para comprobar que la información ingresada sea correcta, el extractor utiliza Verify Records. La computadora
cubre los campos que requieren verificación con varios signos numerales (#), y el
extractor ingresa la información otra vez. La computadora compara ambas versiones.
Si los caracteres concuerdan, la computadora quita los signos numerales y muestra los
caracteres. En cambio, si no concuerdan, la computadora emite un sonido intermitente hasta que se ingrese el carácter que concuerde o se corrija el carácter original.
El director realiza una auditoría final para revisar la calidad general del material indexado. Para ello, la computadora selecciona al azar 78 registros del lote. El director
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compara los registros seleccionados con las imágenes del documento original para
buscar errores que se podrían haber cometido durante el indexado. La auditoría puede
efectuarse en línea o fuera de línea.
En la auditoría en línea, la computadora muestra los registros en la pantalla, donde se
pueden comparar con las imágenes de los registros originales en microfilme o en CDROM. Pueden efectuarse correcciones o cambios mientras se realiza la auditoría.
La auditoría fuera de línea permite que los directores la efectúen sin utilizar una computadora. El director imprime los registros que vaya a auditar y compara las copias
impresas con las imágenes de los registros originales en microfilmes o en el CD-ROM,
anota los errores en la copia impresa, y luego regresa a la computadora para ingresar
las correcciones en el lote.
Ya sea que se use el método de auditoría en línea o fuera de línea, deben corregirse todos los errores antes de enviar los datos. Si no hubiere errores en los registros
de muestra, es correcto suponer que los registros se indexaron bien, y el director de
extracción de estaca puede enviar los datos indexados por correo electrónico a las
Oficinas Generales de la Iglesia.
Dedicatoria
Este manual está dedicado a los miles de extractores que han participado en la extracción de registros familiares desde que el presidente Spencer W. Kimball presentó
el programa en la conferencia general de abril de 1978. Tal como en la parábola de
los obreros de la viña (véase Mateo 20:1–8), algunos extractores han trabajado desde “la mañana”, cuando recién comenzaba el programa. Ellos trabajaron pasando la
información de documentos en papel o microfilmes a formularios impresos. Muchos
obreros se sumaron “cerca de la hora tercera” e ingresaron los datos directamente a un
programa informático. El grupo de trabajo continúa creciendo, y el uso de la tecnología sigue acelerándose tal y como profetizara el presidente Howard W. Hunter.
El Departamento de Historia Familiar e Historia de la Iglesia está profundamente
agradecido por todos los que se dedican a hacer que la extracción de registros familiares tenga tanto éxito. Algunos extractores ya han pasado a la vida venidera, otros han
servido fielmente durante años, y algunos recién se suman a la obra. Independientemente de la experiencia que tengan o la posición que ocupen, cada participante del
programa trabaja para lograr la gran tarea de compartir los datos de historia familiar
y proporcionar las ordenanzas del templo a los muertos. “No nos cansemos, pues, de
hacer bien; porque a su tiempo segaremos, si no desmayamos” (Gálatas 6:9).
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