15000 vicepresidencia de pyp

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS
Hoja No:
1
OFICINA PRODUCTORA: 15000 - VICEPRESIDENCIA DE PROMOCION Y PREVENCION
SISTEMA INTEGRAL
DE GESTIÓN
CÓDIGO
15000.2
15000.2.21
15000.50
15000.50.1
15000 50.4
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES.
Activo de Información
Referencia
Proceso y/o
Procedimient
o SIG
Soporte
Fis
ACTAS
Actas de Comité Seguimiento Operativo
-Acta
X
INFORMES
Informes a Organismos de Control y Vigilancia
-Requerimiento
-Respuesta
X
X
Informes de Cumplimiento Decreto 1530 de 1996
- Informes
X
Ele
Clasificació
n
RETENCIÓN EN
AÑOS
DISPOSICIÓN
FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
CT
2
8
X
2
5
2
3
E
M
X
S
Registran las decisiones tomadas por este
comité frente a los temas relacionados con el
mejoramiento de las condiciones de trabajo y
salud de las empresas afiliadas
X El productor documental escoge una muestra
de Informes de Gestión que han cumplido los
términos como carácter representativo para su
conservación permanente.
X
15000.50.7
Informes de Gestión
2
3
X
- Informes
X
Función Específica: Decreto 1234 de 2012 Artículo 14: Dirigir y hacer el seguimiento a la gestión de los procesos de promoción y prevención a cargo de la Vicepresidencia, obedeciendo a
las metas e indicadores establecidos.
15000.99
PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PROMOCIÓN
2
3
X
Son documentos que han perdido sus valores
Y PREVENCION
primarios y secundarios, sin perjuicio de
- Programas
conservar su información en otros soportes.
Función Específica: Decreto 1234 de 2012. Artículo 14: Gestionar la divulgación y el desarrollo de los eventos de formación y capacitación sobre los planes y programas de promoción y prevención. Establecer
los programas y productos de promoción y prevención orientados a la promoción de la salud ocupacional y el control de los riesgos profesionales en las empresas afiliadas, atendiendo a la evaluación de
necesidades en materia de salud y los análisis sobre siniestralidad efectuados; Establecer los lineamientos para el funcionamiento de los laboratorios de higiene y toxicología Industrial y realizar el control respectivo;
Controlar y verificar la prestación de servicios de promoción de la salud y prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales -ATEP-a las empresas afiliadas a la administradora de
riesgos profesionales -ARP-, con el fin de lograr la disminución de la frecuencia y severidad de los mismos.; Formular y revisar las políticas y estrategias para la prestación de los servicios de promoción de la salud
y prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales - ATEP-, atendiendo la normatividad vigente.
Aprobó:
Olga Sanabria Amín
Presidente Equipo Técnico Gestión Documental
Comité SIG. y Desarrollo Administrativo
Reviso:
Gloria Maria Morgan de Caldas
Vicepresidenta de Promoción y Prevención
Visto Bueno:
Carlos Alejandro Vanegas
Gerente de Logística
Elaboró:
Jorge David Sabogal
Jimenez
Profesional Suppla S.A.
Código:
TRD-VRS003
Fecha:
CONVENCIONES
ACTIVOS DE INFORMACIÓN (Soporte)
SIMBOLOS
FIS = Físico
ELE = Electrónico
SERIE = MAYÚSCULA SOSTENIDA
SUBSERIE = Mayúscula Inicial
DISPOSICIÓN FINAL
CT = Conservación Total
E = Eliminación
TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - )
M = Microfilmación u otros soportes
S = Selección
Aprobó Comité Acta No: __01___ Fecha: _____23/12/2013______
Actualización TRD Decreto 1234 de 2012 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público)
Resolución 615 de 2012 (Positiva Compañía de Seguros S.A.)
Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/2013
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS
Hoja No:
2
OFICINA PRODUCTORA: 15000 - VICEPRESIDENCIA DE PROMOCION Y PREVENCION
SISTEMA INTEGRAL
DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES.
Referencia
Proceso y/o
Procedimient
o SIG
Activo de Información
Soporte
Fis
Ele
Clasificació
n
RETENCIÓN EN
AÑOS
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICIÓN
FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT
E
M
S
Control de Cambios
N°
Descripción del Cambio
Fecha del
Cambio
Quien Aprueba el
Cambio
Versión
Anterior
1
Cambio de Formato se cambia la presentación del pie de página y de la presentación de las
convenciones.
30/09/2009
Comité de Archivo
Positiva S.A. Acta No.
08/2009
1
2
Cambio de Razón Social de la Previsora Vida a Positiva Compañía de Seguros.
3
Cambio de Formato:
Se incluye la columna SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN y sus correspondientes clasificaciones.
23/12/2013
Equipo Técnico de
Archivo Comité SIG
y Desarrollo
Administrativo Acta
01/2013
2
Se cambia el pie de página y la presentación de las convenciones.
4
5
6
Se eliminan las Series:
15000 26 INVENTARIOS
15000 26.1 Inventarios de archivo
Se incluyen las Series:
15000 50.4 Informes de Cumplimiento Decreto 1530 de 1996
15000.99 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
Cambian los códigos y tiempos de retención de las demás Series.
De
CONVENCIONES
ACTIVOS DE INFORMACIÓN (Soporte)
SIMBOLOS
FIS = Físico
ELE = Electrónico
SERIE = MAYÚSCULA SOSTENIDA
SUBSERIE = Mayúscula Inicial
DISPOSICIÓN FINAL
CT = Conservación Total
E = Eliminación
TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - )
M = Microfilmación u otros soportes
S = Selección
Aprobó Comité Acta No: __01___ Fecha: _____23/12/2013______
Actualización TRD Decreto 1234 de 2012 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público)
Resolución 615 de 2012 (Positiva Compañía de Seguros S.A.)
Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/2013