Lideres_Procedimientos Financieros_Of_Ayuno

Lideres_Procedimientos Financieros_Of_Ayuno

• Los saldos de Ofrenda de Ayuno, sean positivos o negativos,
serán barridos mensualmente en un proceso automático.
• Los Fondos de Presupuesto y Otros de la Unidad: se
mantiene el control de los saldos disponibles.
• Se elimina el procedimiento manual de Almacén Virtual,
siendo ahora éste automático (Aplica sólo estacas con
Almacén Virtual).
• Los ANR se confeccionan y archivan en cada Unidad, y es
ésta misma, la responsable de mantener los respaldos
adecuados.
• Ya no se enviarán ANR a la Oficina del Área, salvo los
antecedentes que requiera la Presidencia de Área para casos
de salud que superen los US$10.000 ($5.000.000 de pesos
chilenos).
Recordando el Manual de Instrucciones
Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos
Principios y pautas para prestar ayuda (pág. 48 y 49 Libro 1)
◦ Al Obispo se confía la responsabilidad de emplear los recursos del Almacén del Señor
… se vale del don de discernimiento, del sano juicio y la compasión para determinar
cuál es la mejor forma de ayudar.
Resumen “Gastos médicos que superan los montos autorizados” por el Comité General
de Bienestar de la Iglesia (pág. 47-48, Libro 1):
◦ Si excede los US$5.000, es decir “$2.500.000 pesos chilenos”, el Obispo requiere
aprobación del Presidente de Estaca.(*)
◦ Si excede los US$10.000, es decir “$5.000.000 pesos chilenos” , el Presidente de Estaca
debe recibir aprobación de la Presidencia de Área. (*)
◦ Si excede los US$25.000 , es decir “$12.500.000 pesos chilenos” , la Presidencia de Área
requiere aprobación del Obispado Presidente. (*)
(*) “…Antes de que el Obispo se pueda comprometer…”
Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos
Pautas para el Obispo de cómo usar las Ofrendas de Ayuno (pág. 51-52)
◦ Aprobar personalmente todos los gastos de las Ofrendas de Ayuno
◦ Si no hay almacén del obispo disponible, usar las ofrendas de ayuno para comprar
artículos esenciales. (véase “Proporcionar artículos antes que dinero” en 5.2.3).
◦ Si es posible, hacer los pagos a los proveedores de los bienes o servicios en lugar de
hacerlos a la persona que recibe la ayuda.
◦ No hacer prestamos de Ofrendas de Ayuno.
◦ No pagar deudas de consumo ni obligaciones incurridas por negocios fracasados.
◦ Asegurarse que cualquier ayuda que se de al Obispo o a su familia sea primero
aprobada por escrito por el Presidente de Estaca.
◦ Cuando se gire un cheque por concepto de ofrendas, debe asegurarse que:
Dos firmantes autorizados firman el cheque o formulario de aprobación.
Los firmantes, no estén emparentados ni al beneficiario ni a la persona que se este
ayudando.
Ni el beneficiario ni la persona que se este ayudando firmen el cheque o la
autorización.
Recordando el Manual de Instrucciones
Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos
Resumen “Miembros que necesiten atención médica” (pág. 52)
◦ Antes de pagar gastos médicos … el obispo determina si esa atención es necesaria …
averigua si los familiares están en condiciones de ayudar y si el miembro esta
haciendo uso pleno de los beneficios de seguro médico, de la ayuda del gobierno y
otros beneficios disponibles.
◦ Si el Obispo siente que la Iglesia debe ayudar … se asegura que en los registros del
proveedor de salud quede el miembro o la familia como responsables del pago y “no
la Iglesia”. (por ejemplo: no facilitar cheques de la Iglesia o Cartas de Resguardo para
garantía de atención)
◦ “Sin la aprobación previa del Obispado Presidente, no se puede usar las Ofrendas de
Ayuno para pagar atenciones médicas que:
(1) Se encuentre más allá de la práctica usual y acostumbrada del lugar o que
(2) Sea proporcionada en instalaciones o por profesionales médicos que estén
fuera del área administrativa de la Iglesia en la que quede el barrio del
miembro” (Chile).
Procedimiento Gastos Ofrenda de
Ayuno
El Presidente de Estaca mensualmente recibirá información respecto a los gastos de Ofrendas de
Ayuno de sus unidades.
Consejo de
Barrio
Determina/
Analiza
necesidad
Obispo
Se reúne
con el
necesitado y
llenan ANR
Plan autosuficiencia
Obispo junto a
otra firma
autorizada
giran el gasto
al proveedor
del
bien/servicio
Límites de Autorización para Gastos Médicos
o Salud
Hasta $2.500.000 Obispo
Entre $2.500.001 hasta $5.000.00 Pte. de
Estaca
Sobre $5.000.001 hasta $12.500.000 P. Área
Sobre $12.500.001 Obispado Presidente
Se realiza el
pago por
bienes o
servicios
Se
documenta
el gasto con
Boletas/
Facturas y
ANR
Auditoría
Semestral
(revisión
documentació
n)
El comité de Revisión de Gastos de Ofrendas del Área, mensualmente revisará los gastos de
Ofrendas de Ayuno y su comportamiento.
Acciones Claves y responsables en la Operación
Acción Clave
Responsable
Entrevista y Confección Formulario de
Análisis de Necesidades y Recursos (ANR)
Obispo
Aprobar Personalmente los Gastos de Of. de
Ayuno
Obispo
Reunión Consejo bienestar de los Obispos
(Capacitación y Coordinación)
Entrevista Mensual y Capacitación Obispos
Pdte. de Consejo / Presidente de
Estaca
Presidente de Estaca
Revisión mensual para Análisis de tendencias
de Informes Financieros de la Estaca/Distrito
Presidente de Estaca/Distrito y
Secretario de Estaca/Distrito
Auditorías Semestrales Barrio/rama
Comité de Auditorías de Estaca
Aplicar los Límites de Gastos de Ofrendas
Pdcia. de Área/ Pdte. Estaca/
Obispo
A contar de Enero de 2012 el Servicio Global de La Iglesia (GSC) está enviando mensualmente,
al mail de la Estaca/Distrito o Misión, básicamente cuatro reportes, los reportes actuales y los
2 nuevos reportes exclusivos para el análisis de Ofrendas de Ayuno:
Reportes Actuales:
-Reporte 1 : Informe financiero Mensual de la Unidad
- Reporte 31: Lista de Acción de la Unidad
Nuevos Reportes:
-Reporte 14 : Informe de Beneficiario de Ofrendas de Ayuno
-Reporte 15: Informe Resumido de Ofrendas de Ayuno
-MLS : En la actualidad estos reportes llegan mediante los informes Financieros de MLS
Este reporte entrega el detalle de los gastos de cada unidad de la estaca, detallando
el beneficiario de la ayuda, el N° de cheque (Referencia) que se giro y a quien se
pagó, como también la glosa explicativa de cada desembolso, conforme al periodo
informado.
= Podría requerir capacitación, ya que Beneficiario es Igual a quién recibió el efectivo o cobró el cheque
Este reporte presenta el resumen de los ingresos y gastos de cada unidad
de la Estaca/Distrito y la sumatoria total de todas las unidades de la
misma.
Desde = From
Hasta = To
Unidades con Cheques
Banco Santander
Hasta $100.000.- por Cheque:
◦
Firma el cheque el Obispo y Consejero de Obispado
o Secretario con poder de firma.
Entre $100.000.- y $500.000.- por Cheque:
◦
Firma el cheque: Obispo y Presidente de Estaca.
Entre $500.001.- y $2.500.000.- por Ayuda:
◦
Obispo Envía formulario “Solicitud Vale Vista”,
firmado por Obispo y Segundo firmante de la
Unidad. (*)
Entre $2.500.001.- y $5.000.000.- por Ayuda.
◦
Presidente de Estaca envía Formulario “Solicitud
Vale Vista”, firmado por Obispo y Presidente de
Estaca. (*)
Mayor a $5.000.000.- por Ayuda
◦
Presidente de Estaca envía Formulario “Solicitud
Vale Vista”, firmado por Obispo y Presidente de
Estaca, más carta o email de aprobación de la
Presidencia de Área. (*)
Unidades con
Giroexpress BancoEstado
Unidad registra gasto en MLS, bajo condiciones
normales.
En casos de giros mayores a $2.500.000.- y
menores a $5.000.000.◦ El presidente de la estaca, debe enviar la
constancia de aprobación indicando: (*)
En el asunto: “Giroexpress y el número
del formulario de giro”
En el cuerpo o mensaje: la explicación o
aprobación para que la oficina
administrativa envíe la orden de pago al
BancoEstado.
En casos de giros mayores a $5.000.000.-:
◦ El presidente de la estaca, debe enviar la
constancia de aprobación de parte de la
Presidencia de Área, indicando: (*)
En el asunto: “Giroexpress y el número
del formulario de giro”
En el cuerpo o mensaje: la explicación o
aprobación de la Presidencia de Área,
para que la oficina administrativa envíe
la orden de pago al BancoEstado.
(*) Email, para enviar Formulario “Solicitud Vale
Vista” escaneado:
[email protected]
Folio control (Unidad):
Este es un folio que llevará cada unidad y partirá
del folio número 1, con este numero de Folio aparecerá la referencia o gasto en
MLS en la unidad “VV-número folio”, ya que es la oficina del área quien
contabiliza de inmediato el vale vista
Campos Específicos del Vale Vista:
Debe informarse el Nombre y RUT
de la Persona o empresa que cobrará el Vale Vista, como también un email de la
persona o empresa que recibirá el pago, a este email le llegará automáticamente
un mensaje desde el banco Santander donde le indicará el día y la hora en que
estará disponible el vale vista para cobro en cualquier sucursal del mismo banco.
Cuadro “Detalles para girar Fondo Ofrendas de Ayuno”:
Este cuadro es obligatorio sólo para los casos de este tipo de giros (Of. De
ayuno).
Cuadro “Detalles para girar Fondo Presupuesto y Fondo Otros
de la Unidad”: Este cuadro es obligatorio sólo para los casos de este tipo de
giros (Presupuesto y Otros).
En el caso de Presupuesto en casillero “Categoría del Gasto” podría
indicar las siguientes categorías:
-Hombres/Mujeres Jóvenes
- Sacerdocio/Sociedad de Socorro
- Primaria
- Útiles de Oficina
- Presupuesto – Otro no especificado
En el caso de Otros de la unidad, en casillero “Categoría del Gasto” podría
indicar las siguientes categorías:
- Otros: Campamentos Jóvenes
- Otros: Conferencias JAS (Jóvenes Adultos Solteros)
- Otros: Otros no especificado
Los Obispos tienen la responsabilidad delegada por la Primera
Presidencia y deben estudiar a conciencia lo siguiente:
◦ Sección 5, del Manual de Instrucciones de la Iglesia Libro 1
◦ Sección 6, del Manual de Instrucciones de la Iglesia Libro 2
Los Presidentes de Estaca/Distrito y Misión tienen más
responsabilidades en la supervisión de las finanzas de la estaca y conocen
a cabalidad las instrucciones impartidas en los Manuales de la Iglesia
Libro 1 y 2.
Los Comités de Auditoria tienen la responsabilidad de verificar que se
cumplan los objetivos de realizar auditorias, que son:
◦ Verificar que los fondos sagrados se manejen con integridad y
sabiduría,
◦ Evaluar la forma en que los fondos se recaudan, se utilizan y se
registran,
◦ Brindar oportunidad para detectar y corregir problemas
oportunamente,
◦ Se brinde protección a los líderes de la Iglesia
Los Secretarios de Estaca y de Barrio deben ser muy diligentes en velar
que se cumplan los procedimientos establecidos y que los respaldos de
todos los desembolsos estén ordenados y archivados, por ejemplo:
◦ ANR, disponibles y archivados, con referencias a los desembolsos
incurridos.
◦ Los Cheques: Archivados correlativamente y con sus respectivos
respaldos
◦ Los Vales Vista: Debe llevar el control de folios correlativos utilizados
y todos los formularios “Solicitud Vale Vista” enviados a la Oficina
Administrativa, deberán estar, Archivados en una carpeta, ordenados
por folio con sus respectivos respaldos.
Algunos pasos operativos que el Secretario de Barrio debe conocer para una ayuda:
◦ 1° El Obispo:
Entrevista a la familia (Confecciona ANR)
Decide si la Iglesia puede Ayudar
En casos de ayuda para asuntos médicos evalúa si esta dentro de los límites en los cuales él
puede decidir
Si es un familiar directo del Obispo, debe tener aprobación por escrito del presidente de la
estaca
Aprueba el gasto o ayuda
Asigna el trabajo
Trata el caso en el consejo de Barrio para que líderes auxiliares trabajen en el “Plan de
Autosuficiencia”
◦ 2° El Secretario de Barrio:
Con la aprobación del Obispo emite los cheques u Ordenes de Pago
Si es una ayuda de Salud, verifica los límites y los documentos que requerirá para realizar
los pagos (ver “Cómo Girar Of. de Ayuno”)
Cuando el beneficiario es el Obispo o un familiar, debe tener las aprobación por escrito del
Pdte. de estaca.
Ingresa los gastos en MLS, excepto los Vales Vista ya que sólo archiva el formulario original,
enviado a la Of. Administrativa, junto a sus respaldos.
Da seguimiento a los líderes o hermanos asignados de pagar los servicios, para que le
entreguen cuanto antes los documentos originales de los gastos y adjuntarlos a los Cheques o
solicitudes de Vale Vista.