Redacción de Informes y Propuestas

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Estudios Acelerados para Adultos
ESCUELA DE ESTUDIOS PROFESIONALES
ADIESTRAMIENTO Y DESARROLLO EN GERENCIA
EN TECNOLOGÍA DE OFICINA
OTEM 404
Prof. María L. Moctezuma
Redacción de Informes y Propuestas
INFORMES ESCRITOS Y PROPUESTAS
Un informe es una comunicación que presenta claramente hechos o actividades pasadas o
presentes partiendo de datos ya comprobados. Contiene, con frecuencia la interpretación del
emisor, conclusiones y recomendaciones. Se limita a comunicar hechos concretos, a veces siendo
una respuesta a una pregunta. Los informes regularmente se encuadernan en el borde izquierdo o
el superior, aunque algunos no se encuadernan.
La propuesta es un tipo de informe que se utiliza en los negocios para mover a la acción o
solicitar algo, como: equipo nuevo, personal adicional o cambios en procedimientos. La meta de
ésta es provocar en el lector la necesidad de lo que se propone.
En ocasiones, los informes o propuestas conllevan una presentación oral. Por este motivo las
ayudas audiovisuales son muy efectivas.
1.
Objetivos o Propósitos
a. Asegurar un mejor conocimiento de un problema, de suerte que el lector pueda
comprender la información presentada.
b. Presentar la información de forma interesante para facilitar el enriquecimiento del lector
mediante los datos que se tratan de comunicar.
c. Informar y, en ocasiones, persuadir a una acción determinada.
d. Presentar datos sobre un asunto especializado.
e. Tratar de conocer las causas que ocasionan un problema; si éste existe realmente o no; o
analizar la solución de uno en particular.
2.
Enfoques al Escribir Informes o Propuestas
a. Persuasivo
1) El propósito de éste es convencer al lector de tomar acción sobre algo que pueda
sentirse positivo, negativo o indiferente.
2) Es el estilo que debe utilizarse para las propuestas.
3) Para persuadir:
a) capte la atención del lector desde el primer párrafo con una pregunta, una cita o
algo previamente establecido
b) aumente el interés del receptor escribiendo algún beneficio o valor para él/ella
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c)
d)
e)
3.
cree el deseo del receptor de tomar una acción positiva relacionando los beneficios que ofrece lo presentado con las necesidades de él/ella
identifique la acción exacta que desea del receptor
convenza al receptor a ejecutar la acción atrayendo su atención, desarrollando su
interés y creándole deseo
b.
Directo
1) presenta el propósito del informe al principio de éste
2) se utiliza mayormente cuando conocemos que el receptor va a reaccionar
positivamente a lo expuesto
3) se comienza con una oración estableciendo el punto principal, se continúa con los
hechos y se termina con un resumen
4) es el más que se utiliza debido al gran volumen de lecturas que debe hacer un
ejecutivo ocupado
c.
Indirecto
1) se utiliza cuando el lector pudiera ser indiferente o negativo a la información que se va
a presentar
2) se incluyen detalles que creen un “gancho” para estimular el interés del lector, de
modo que continué leyendo
3) las conclusiones y recomendaciones se presentan al final, después de haberle
explicado al lector los motivos para éstas
Guías al Escribir Informes o Propuestas
a.
b.
c.
Conozca el propósito específico del informe/propuesta antes de comenzarlo a escribir.
Tome notas detalladas, bien organizadas y legibles.
Planifique por adelantado: recopile toda la información antes de comenzar; conozca bien la
información disponible.
d. Escriba un bosquejo y sígalo lo más fielmente posible.
e. Enfoque en datos concretos, exactos y válidos.
f. Sea consistente en el formato que seleccione.
g. Mantenga a la audiencia en mente; sea empático, anticipe la respuesta del lector.
h. Adapte el estilo de escribir a la situación en particular que está tratando.
i. Incluya todo lo que el lector necesita saber, sin embargo, evite información innecesaria o
detalles minuciosos.
j. Desarrolle coherencia: las ideas deben ir en un orden lógico.
k. Escriba en un tono positivo.
l. Varíe el largo de las oraciones, pero manténgalas simples.
m. Incluya sólo una idea por párrafo.
n. Mantenga el sujeto y el verbo cercano uno del otro.
o. Haga uso de oraciones de transición y subtítulos.
p. Haga buen uso del lenguaje y la gramática (buena ortografía, puntuación, acentuación, uso
de mayúsculas, etc.).
4.
Requisitos Indispensables para Presentar el Informe o Propuesta
a. Claridad
1) organice la información limitándola a cuatro o cinco ideas esenciales y simples
2) coordine las ideas–esto es, relacione adecuadamente unas ideas con otras
3) siga un bosquejo para desarrollar el tema con claridad y precisión
4) utilice materiales adecuados que respalden el informe: diapositivas, gráficas,
transparencias, mapas o cualquier otro material audiovisual apropiado
b. Precisión
Evite la confusión, presente los hechos de manera sencilla, sin complicarlos con
detalles innecesarios; presente el asunto concretamente.
c. Asociación de las ideas
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Para asegurarnos de que el lector asimile las ideas expuestas a través del informe,
preséntelas relacionando la información nueva con la que sabemos es conocida.
5.
Características del Informe o Propuesta
a.
b.
6.
Objetividad
1) plantee lo que sabe:
a) no emita juicios u opiniones personales
b) no intente definir su posición
2) asuma una posición neutral para que el receptor valore los hechos
3) limítese a trasmitir ideas
4) distinga cuándo está opinando y cuándo está afirmando; en el informe lo que cuenta
son los hechos, no las opiniones
5) presente los hechos con integridad; suministre datos y detalles que le permitan al
receptor hacer o tomar su propia decisión
6) haga llegar los datos sin intentar influir, sólo preséntelos; los datos en sí mismos
deben ser lo suficientemente significativos y persuasivos, de suerte que el emisor no
se vea tentado a convencer
Eficacia
para lograr los objetivos el emisor debe:
a) provocar la atención del receptor, si es posible, desde la introducción
b) motivar al lector haciéndole sentir la necesidad de la información que le va a
suministrar
(1) resalte la importancia del tema
(2) ilustre la información con datos confiables
(3) explique, de ser posible, la relación que existe entre el tema ya expuesto y los
intereses del receptor
Organización de Informe
Organícelo bien para evitar repetir información que cree confusión.
1) portada
a) título
b) nombre del o los autores
c) nombre y dirección de la institución para la cual trabaja/estudia
d) nombre y título de la persona a quien se somete el informe
e) fecha
2) tabla de contenido - lista de los temas expuestos con el número de página en que
aparecen
3) memorando de trámite
4) resumen ejecutivo - breve reseña de lo expuesto, no incluya información que no
aparezca en el informe
5) el cuerpo
a) exponga ordenadamente los hechos
b) respalde la exposición de los hechos con datos que ilustren lo informado
c) introducción
(1) en la propuesta explique qué solicita y por qué escribe la propuesta
(2) establezca el problema - ¿por qué está escribiendo este informe o
propuesta?; esto puede utilizarse como “gancho” para obtener o mantener la
atención del lector
(3) no incluya información en la introducción que no esté contenida en el informe
d) desarrolle el trasfondo:
(1) descripción de la organización
(2) estructura organizacional (organigrama)
(3) visión, misión, metas y objetivos
(4) propósito de la propuesta
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6)
7)
8)
(5) definición del problema; incluya los detalles relacionados al problema de
modo que el receptor entienda cómo y por qué existe un problema y por qué
debe dársele prioridad
(6) ponga al día al lector de lo que está sucediendo
e) establezca el procedimiento o el plan de acción
(1) exprese brevemente lo que hizo y para qué
(2) explique cómo planifica resolver el problema
(3) haga énfasis en cómo el lector o la compañía se beneficiarán de la solución
propuesta
(4) si es una investigación, describa detalladamente la metodología utilizada
f) hallazgos - expóngalos a base de la evaluación hecha
g) conclusión(es) y recomendación(es)
(1) esta es, usualmente, la parte más importante del informe/propuesta
(2) presente un resumen bien meditado que confirme los hechos expuestos
(3) haga las recomendaciones que considere pertinentes a base del material y
los hechos presentados
(4) la propuesta debe cerrarse con una petición de aprobación o autorización,
recordándole al lector los beneficios que obtendrá si la propuesta se aprueba.
definición de términos técnicos
referencias o bibliografía
a) libro
(1) apellido del autor, iniciales del nombre, fecha (año), nombre del libro (EN
CIERRE DE MAYÚSCULA, subrayado o en itálico) ciudad de publicación:
nombre de la casa publicadora
(a) ejemplo:
Long, N. y Long L. (2011). Computers (15ta ed). New Jersey:
Prentice Hall.
(b) si el libro no tiene nombre del autor (ej. diccionarios), anote el año de
publicación después del título y el resto de la información en el orden de
las instrucciones del ítem (1)
b) artículo de revista o periódico
(1) apellido del autor, iniciales del nombre, fecha (año, mes, día o estación del
año), nombre del artículo, nombre de la revista o periódico (EN CIERRE DE
MAYÚSCULA, subrayado o en itálico), número(s) de página(s)
(a) ejemplo:
Gaffney, J. (2011, enero). La batalla de los chips. Mecánica
Popular, 41-45.
(b) si la revista tiene número de volumen, se coloca inmediatamente
despues de nombre de ésta
(c) si el artículo no tiene nombre del autor, se comienza con el título del
artículo y el resto de la información en el orden de las instrucciones del
ítem (1)
c) información en línea (on-line)
(1) las referencias a la información que se obtiene de la Internet serán similares a
lo establecido en esta sección para libros, artículos de revista o periódico
(2) sin embargo, después del nombre del artículo o del libro se escribirá la
palabra [en línea] y al final la dirección en donde se puede localizar la
información
(a) ejemplo:
Asociación Internacional de Profesionales Administrativos
(2009). Benchmarking the Profession: PSI Membership Profile.
Administrative Trends [en línea], p. 1-2. Disponible en www.iaaphq.org/news_AdministrativeTrends.
apéndice
incluya cualquier información adicional (cuestionarios, formas, tablas de datos,
correspondencia u otra información o documento) que sustente lo presentado en
el informe
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NORMAS DE REDACCIÓN
1.
Conceptos Generales
a.
b.
c.
d.
2.
Claridad
1) exprese en cada párrafo un solo asunto
2) coloque las ideas en un orden definido
3) sea claro/a exponiendo los sucesos/argumentos
Brevedad
1) redacte una sola idea por oración, estructure las oraciones breves y claras (15 a 18
palabras)
2) obvie los párrafos extensos
Precisión
1) evite los rodeos al exponer los hechos
2) trasmita el mensaje completo y conciso
Corrección
1) seleccione cuidadosamente el vocabulario
2) evite:
a) estereotipos
b) palabras rebuscadas
c) expresiones inconclusas
d) usar abreviaturas, siglas o acrónimos (excepto aquéllos de aceptación general: ej.
vs., en vez de versus; etc., en vez de etcétera)
e) utilizar tecnicismos
f) cacofonía
g) emplear consecutivamente la voz pasiva
3) si los utiliza, defina todas las abreviaturas, siglas y acrónimos
4) defina los términos técnicos y únicos incluidos
5) use las reglas de lenguaje, puntuación y acentuación apropiadamente
6) escriba en primera persona plural
7) verifique que el formato sea el apropiado y uniforme
Composición de la Comunicación
a.
b.
c.
Oraciones
1) cortas 15 a 18 palabras
2) una idea por oración
3) evite comunicados de una sola oración
Párrafos
1) una idea por párrafo, con una estructura que no sea excesivamente corta o larga
2) haga uno introductorio que familiarice al recipiente con el asunto
3) redacte uno o varios párrafos exponiendo y explicando la cuestión principal
4) escriba uno de cierre sugiriendo una acción ulterior
Números
use dígitos para los números excepto al comienzo de una oración
FORMATO
1.
Portada
a. Los márgenes de la portada serán similares a los del informe y a base de cómo se
encuadernará.
b. Debe contener:
1) título del informe
2) nombre y dirección de la compañía/universidad
3) nombre del(os) autor(es)
4) nombre y título de la persona a quien se le somete el informe
5) fecha
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c.
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El estilo será a base de la creatividad del autor, pero recordando que debe ser sobrio, sin
recargarlo con dibujos.
2.
Informe sin encuadernar
a. margen superior primera página
b. márgenes laterales e inferior
c. margen superior, segunda página
1½”
1"
1"
3.
Informe encuadernado a la izquierda
a. margen superior primera página
b. margen izquierdo
c. margen derecho e inferior
d. margen superior, segunda página
1½”
1½”
1"
1"
4.
Informe encuadernado en el borde superior
a. margen superior primera página
2"
b. márgenes laterales e inferior
1"
c. margen superior, segunda página
1½”
BIBLIOGRAFIA
American Psychological Association (2009). Publication Manual (6ta ed). Washington, DC:
Autor.
Delgado, C. y Maldonado Ruiz, A. (2004). Manual de referencia para la oficina moderna (3ra
ed). México: McGraw-Hill-Interamericana.
Satterwhite, M. y Olson-Sutton, J. (2007). Business Communication at Work (3ra ed). New
York: McGraw-Hill Higher Education.