CONCLUSIONES AUD PUBLICA VIRTUAL 26 AL 28 NOV

Transcripción

FONDO DE GARANTÍAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS – FOGAFIN
CONCLUSIONES Y EVALUACIÓN
AUDIENCIA PÚBLICA VIRTUAL DE RENDICION DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA
PERIODO: ENERO - AGOSTO DE 2014
EJECUCIÓN: 26 AL 28 DE NOVIEMBRE DE 2014
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
Bogotá, D.C., Diciembre de 2014
CONCLUSIONES Y EVALUACIÓN
AUDIENCIA PÚBLICA VIRTUAL DE RENDICION DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA
PERIODO: ENERO - AGOSTO DE 2014
EJECUCIÓN: 26 AL 28 DE NOVIEMBRE DE 2014
El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 32 y
33 de la Ley 489 de 1998, así como lo contemplado en la Estrategia de Rendición de Cuentas a la
Ciudadanía contenida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, realizó una Audiencia
Pública Virtual buscando la participación de las partes interesadas, a través de un Foro Virtual entre el 26
y el 28 de Noviembre de 2014.
La Audiencia Pública Virtual se desarrolló de la siguiente manera:
GESTION PREVIA
Con anterioridad a la realización de la audiencia
pública virtual, Fogafin a través de encuesta
dispuesta en redes sociales, indagó a la
ciudadanía sobre los temas de interés para la
audiencia pública, entre los cuales se
encontraban los siguientes: Atención al Usuario,
Gestión Administrativa, Qué es Fogafin, Seguro
de Depósitos, Educación Financiera, Aspectos
Legales y Financieros.
El desarrollo de la audiencia Pública Virtual se
realizo a través de las siguientes herramientas:
En la página web se dispuso de un link con el fin
de que la ciudadanía pudiera consultar la
información relacionada con el Informe de
Gestión enero - agosto de 2014, así mismo, otro
link con un video institucional con el fin de
facilitar el entendimiento de la gestión de
Fogafin y presentarla de una manera lúdica; de
igual forma se incluyó un link para el ingreso al
Foro
Producto de la opinión expresada por la
ciudadanía, el tema de Atención al Ciudadano
fue el que más intereso sobre la gestión del
Fondo con un 32% de votación, seguido de la
Gestión Administrativa con un 23%, los temas de
Educación financiera y Qué es Fogafín ambos
con un 18%, y finalmente el tema del Seguro de
Depósitos con un 9%.
Carrera 7 No. 35 – 40
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
Web Site: www.fogafin.gov.co
e-mail: [email protected]
Bogotá D.C., Colombia
2
Con el ánimo de lograr la
participación de la ciudadanía
en general, se realizó invitación
a través de las redes sociales
Twitter y Facebook, proceso en
el cual de manera permanente
el Fondo
informó a los
diferentes usuarios sobre la
metodología de la Audiencia
Pública Virtual, así como los
aspectos relevantes del Informe
de Gestión enero – agosto de
2014, en especial lo relacionado
con la actividad de Fogafín en su
calidad de asegurador de
depósitos
del
Sistema
Financiero Colombiano.
En el conmutador del Fondo
durante los días en que se
desarrolló la audiencia,
previo a la recepción de las
llamadas se transmitó el
siguiente
mensaje:
“Te
invitamos a participar en la
Audiencia Pública Virtual
que llevaremos a cabo del 26
al 28 de noviembre, ingresa
a nuestra página web
www.fogafin.gov.co
y
conoce el documento de
rendición de cuentas para
participar”.
Se
realizaron
815
invitaciones para participar
en la Audiencia Pública
Virtual a través de correo
electrónico, entre las cuales
se encuentran: Entidades
inscritas (establecimientos
de crédito, compañías de
financiamiento
comercial,
corporaciones financieras),
el
gremio
bancario,
universidades, instituciones,
periodistas,
medios
de
comunicación
y
proveedores.
DESARROLLO DE LA AUDIENCIA PÚBLICA VIRTUAL
INFORME DE GESTIÓN ENERO – AGOSTO DE 2014.
El siguiente es un extracto de los temas tratados, puestos a consideración de la ciudadanía en la
Audiencia Pública Virtual. El Departamento de Auditoria Interna del Fondo de Garantías de Instituciones
Financieras - Fogafin manifiesta que éste no pretende ser un documento técnico que contenga la
gestión, logros y retos de Fogafín, el objetivo es hacer una referencia como parte del informe de
conclusiones del mismo desde la perspectiva del elemento de control, toda vez que el tratamiento en
detalle de los temas están contenidos en el documento oficial “Informe de Gestión enero – agosto de
2014”
disponible
en
la
página
web
del
Fondo
en
el
siguiente
link
https://www.fogafin.gov.co/Default/que-es-fogafin/rendicion-de-cuentas/audiencias-publicas
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Del Informe de Gestión enero-agosto de 2014, y del video utilizado como ayuda lúdica para presentar la
rendición de cuentas, se destacan los siguientes aspectos:
NUESTRA GESTIÓN
Seguro de Depositos
•Se realizó exitosamente la implementación, para las entidades inscritas, del
nuevo esquema de primas diferenciadas por riesgo y los nuevos canales de
comunicación para consultar las calificaciones.
•Así mismo, buscando ser eficientes y oportunos en el pago del Seguro de
Depósitos, se implementó un mecanismo para recibir la información de los
Depósitos asegurados; adicionalmente, con el fin de obtener información de
los depositantes se recibió y procesó satisfactoriamente la información de
los depósitos individuales, transmitida por las entidades inscritas.
•Con el objeto de velar por la confidencialidad, integridad y buen manejo de
la información relacionada con el proceso del pago del seguro de depósitos,
Fogafín implementó un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información,
el cual fue certificado bajo el estándar de la norma ISO\IEC 27001:2005.
De otra parte, con el objetivo de incrementar el conocimiento del Seguro de
Depósitos por parte de los ahorradores de los establecimientos de crédito y,
con ello, preservar su confianza en el Sistema Financiero Colombiano se
continuó con la campaña de divulgación del Seguro de Depósitos, obteniendo
los siguientes resultados:
•Aumento en menos de un año del nivel de recordación del Seguro de
Depósitos en un 27%, pasando del 28% en julio de 2013 al 35,6% a mayo de
2014.
•Aumento del nivel de confianza en el sistema financiero por parte de la
población cubierta por el seguro.
•Modernización de nuestro sitio Web en función de las necesidades de los
usuarios.
•Estructuración de una estrategia de comunicaciones a través de redes
sociales.
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Atención al Ciudadano
El Fondo participó en Cinco (5) Ferias Nacionales de Atención al Ciudadano
organizadas por el Departamento Nacional de Planeación, así mismo, atendió
1965 comunicaciones, entre Peticiones, Quejas y Reclamos.
Administración de la Reserva
En el mes de mayo el Fondo culminó el proceso de selección de JP Morgan
como nuevo custodio global, esto con el fin de robustecer su infraestructura y
procesos de contingencia en la administración de sus portafolios de inversión
en el exterior.
Por otro lado, se implementaron con éxito los nuevos índices de referencia
para la administración de la reserva del Seguro de Depósitos y para los demás
portafolios administrados, de acuerdo con las condiciones de seguridad y
liquidez establecidas por la Junta Directiva del Fondo.
Educación Financiera
Fogafín, dentro del proceso de contribuir de en materia de educación
financiera, es parte de la Comisión Intersectorial para la Educación Económica
y Financiera creada por el Gobierno Nacional mediante el decreto 457 de
febrero de 2014. Junto con los demás miembros de esta Comisión, el Fondo
trabaja activamente en el diseño de una Estrategia Nacional que brinde a los
ciudadanos herramientas para tomar decisiones bancarias que redunden en su
bienestar.
Seguimiento a las Liquidaciones
De las siete (7) entidades que actualmente se encuentran en liquidación, el
Fondo desarrolló el seguimiento a la gestión que ejecutan los liquidadores. Lo
anterior con el objeto de que los acreedores de dichos procesos reciban de
manera rápida y progresiva sus acreencias con el producto de la venta de los
activos. Así mismo, estableció un nuevo sistema para el Seguimiento de las
Liquidaciones, el cual le permite al usuario conocer de primera mano
información actualizada de los procesos liquidatorios vigentes.
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Gestión del Talento Humano:
Se implementó el nuevo Sistema de Gestión de Desempeño, el cual integra la
definición de objetivos alineados a las metas organizacionales, indicadores de
medición y el modelo de competencias; de otra parte, la Política de Administración
Salarial, en la cual se busca establecer un mayor grado de equidad y contribuir con
la mejora en la planificación y asignación de recursos.
Así mismo, se dio inicio a la adquisición e implementación del nuevo sistema para la
administración y gestión de la nómina, con el cual se espera minimizar el tiempo en
el procesamiento de la información, aumentar la confiabilidad de los datos
procesados y minimizar riesgos operativos.
Administración Financiera y Contable
Durante el año 2014, Fogafín ha seguido avanzando en el proyecto de convergencia
hacia los estándares internacionales para la presentación de su información
financiera, específicamente en las gestiones relacionadas con la etapa de
preparación obligatoria definida por las autoridades que regulan esta materia. Se
realizó un diagnóstico con el fin de cuantificar el impacto que la adopción de las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) tendrá sobre los estados
financieros de la entidad. En ese sentido, en la actualidad los sistemas de
información y las políticas contables del Fondo se encuentran en proceso de
adecuación conforme a lo establecido en dichas normas.
Desarrollo Organizacional y Operativo
Como resultado de las actividades de sensibilización, capacitación y mejora de los
procesos internos para la modernización del Sistema Integrado de Gestión, el Fondo
mantuvo la certificación del Sistema de Gestión de Calidad basado en los requisitos
establecidos en las normas técnicas NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008.
A nivel tecnológico, con el fin de agilizar los procesos internos, mejorar la
seguridad y la eficiencia, se adecuo el centro de datos, se actualizaron los servidores
y estaciones de trabajo, se optimizaron las Bases de Datos para lograr un mayor
rendimiento de las mismas y se implementaron herramientas de software para la
gestión de escritorio remoto para la prestación de servicios de soporte técnico
En lo referente a la promoción e implementación del Sistema de Gestión Ambiental
basado en la NTC ISO 14001, se comunicó la política ambiental a todos los
contratistas y proveedores; adicionalmente, fue desarrollado y puesto en marcha el
Programa de Proveedores Verdes, la identificación de los bienes y servicios
utilizados por Fogafín, los cuales generan impactos ambientales.
Así mismo, se mejoraron los resultados de los indicadores ambientales mensuales
en relación con el desempeño del año 2013 (energía, agua y papel).
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Aspectos Jurídicos
En relación a los temas jurídicos, se terminaron 14 procesos judiciales con
sentencia a favor de Fogafín en cuantía de $6.956 millones. De igual forma,
se obtuvieron resultados favorables y sin consecuencias económicas
adversas en el 100% de las tutelas instauradas contra el Fondo.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
El Fondo ha venido ejecutando las actividades programadas para el año 2014
presentando un cumplimiento del 100% de las tareas proyectadas a 30 de
junio de 2014, para lo cual se resaltan, entre otros, los siguientes aspectos:
-Seguimiento Trimestral al Plan Estrategico
-Elaboración y Seguimientoal Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
-Seguimiento a Mapas de Riesgos
-Cumplimiento atención de Peticiones, Quejas y Reclamos.
-Lanzamiento del nuevo portal web del Fondo.
CUMPLIMIENTO
DE METAS
IMPACTOS EN
LA GESTIÓN
El Plan Estratégico de Fogafín es dinámico y se ha venido ajustando según los
cambios presentados. Esto ha asegurado su vigencia, pertinencia y efectividad.
En la actualidad el plan cuenta con diez áreas claves y tiene como meta ejecutar un
total de veintiséis (26) proyectos, dieciséis (16) de los cuales han culminado con
éxito y diez (10) más están desarrollándose en término. En cuanto a la ejecución del
plan estratégico, se ha ejecutado en término el 100% de las actividades
programadas durante la vigencia.
El objetivo de todas y cada una de las actividades que lleva a cabo Fogafin es
fortalecer la institución, para que el día en que una o varias entidades financieras
entren en liquidación o la Superintendencia Financiera determine su intervención, el
Fondo active su actuación como asegurador, ya que juega el papel de bombero del
sistema financiero.
Hoy en día Fogafín cuenta con la capacidad técnica para actuar en caso de
presentarse escenarios de crisis en el sistema financiero, de acuerdo con el mandato
legal de construir confianza y proteger a los depositantes para contribuir a la
estabilidad del Sistema Financiero Colombiano. Lo anterior en razón a que cuenta
con recursos suficientes equivalentes a $9.2 billones, los cuales constituyen la
reserva del seguro de depósitos, con la cual se ofrece cobertura a más del 90% de las
cuentas protegidas.
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El presupuesto a Agosto de 2014, ascendió a $60.951 millones, con un
participación del 67.6% en gastos no controlables, 32% en gastos
controlables y un 0,4% en contingencias para el Pago del Seguro de
Depósitos. La ejecución al mes de agosto alcanzó una tasa equivalente al
54% del presupuesto trazado en el periodo, donde el mayor volumen de
desembolsos se registra en los gastos no controlables, dada la ejecución del
rubro de impuestos y gravámenes.
PRESUPUESTO
INFORME DE
AUDITORÍA
FINANCIERA
REALIZADA POR
LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA
REPÚBLICA
La Contraloría General de la República practicó en el primer semestre de
2014 una Auditoría a la Gestión Financiera de Fogafín para la vigencia 2013,
en la cual no se identificó ningún hallazgo. El informe final de esta auditoría,
señaló resultados satisfactorios, lo cual demuestra una gestión responsable,
transparente y eficiente que busca continuamente la excelencia. Así mismo,
se emitió opinión sin salvedades en relación con los estados financieros de la
entidad, se calificó al Fondo en el rango de Eficiente, indicando que el
Sistema de Control Interno es efectivo y otorga confiabilidad a la
organización en el cumplimiento de sus objetivos y metas, y se estableció un
cumplimiento del 100% sobre las actividades del plan de mejoramiento,
vigencias 2011 y 2012.
La actividad contractual del Fondo se rige por los principios consagrados en
el artículo 209 de la Constitución Nacional, por lo establecido en el Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero, por el Derecho Privado y por el Manual de
Contratación de Fogafín. Los Contratos y órdenes suscritas se encuentran
disponibles en la página web del Fondo en el siguiente link:
https://www.fogafin.gov.co/Default/que-es-fogafin/contratacion/contratoscelebrados
CONTRATACIÓN
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
DE LA ENTIDAD
Plan de Mejoramiento - Contraloría General de la República: En enero de 2014 se envió a la
Contraloría General de la República el Plan de Mejoramiento, para las vigencias 2011 y 2012,
el cual incluyó las distintas actividades a desarrollar durante el presente año. Dicho plan
presenta al corte del 31 de agosto de 2014, un cumplimiento del 100% sobre las actividades
programadas.
Sistema de Gestión de la Calidad - Planes de Mejora
En el marco del Sistema de Gestión de Calidad, el Fondo permanentemente define,
documenta e implementa planes de mejora en los diferentes procesos. En el año 2014, se han
desarrollado mecanismos para incentivar la generación de estos planes que son de tipo
preventivo o para mejorar la forma de ejecutar los procesos.
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PARTICIPACION DE LA CIUDADANÍA EN LA AUDIENCIA PÚBLICA
Como resultado de la implementación de estrategias de comunicación para motivar la participación de la
ciudadanía en la Audiencia Pública Virtual liderada por Fogafin, se destacan los siguientes aspectos.
Invitaciones por Correo Electrónico
Las 815 invitaciones enviadas por Fogafin a través de correo electrónico se distribuyeron de la siguiente
forma:
Numero de invitaciones enviadas
por Correo Electrónico
Entidades Publicas
202
Universidades
15
471
14
Gremio Bancario
Instituciones
Proveedores
54
26
Central de Medios
Periodistas y Otros
33
Redes Sociales
En relación con las publicaciones en las redes sociales, del total de invitaciones efectuadas por los
diferentes medios, se tuvo el siguiente resultado:
•
•
•
A través de Facebook se publicaron 7 invitaciones que fueron consultadas por 3.266 personas.
En la cuenta oficial del Fondo en Twitter @Fogafín, durante la vigencia de la Audiencia Pública
Virtual, para los 2308 seguidores, se enviaron 29 tweet con el objeto de: invitar a la ciudadanía a
participar y a consultar el informe de gestión e informar aspectos relevantes acerca de la gestión
realizada por el Fondo en el periodo enero-agosto de 2014.
Se contó con el apoyo de la Urna de Cristal para divulgar el desarrollo de la Audiencia Pública
Virtual, quienes invitaron a participar a 34.498 contactos.
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
9
SEGUIDORES EN REDES SOCIALES
21,551
34,498
Facebook
Twitter @Fogafin
Urna Virtual
2,308
Preguntas y Respuestas
Durante el desarrollo de la Audiencia Virtual, se habilitaron los canales tales como: Facebook, Twitter,
Correo Institucional, Buzón página web, Foro, Comnutador y Chat, para la participación de la ciudadanía
en la rendicion de cuentas; medios sobre los cuales los participantes pudieron enviar sus preguntas
sobre la gestión del Fondo. El canal que tuvo mayor acogida por parte de los ciudadanos fue el chat,
medio a través del cual se recibieron seis (6) preguntas relacionadas con los siguientes temas:
Seguro de Depósitos
Entidad liquidada Torres Cortés
Información General de Fogafín
Interbolsa Entidad en Liquidación
Las respuestas a las preguntas presentadas por los ciudadanos fueron atendidas durante el desarrollo de
la audiencia, para lo cual de acuerdo con la metodología establecida por el Fondo, una vez estas fueron
recibidas se tramitaron directamente desde el chat de la página web del Fondo.
ENCUESTAS DE EVALUACIÓN
Con el objetivo de medir la calidad de la Audiencia Pública Virtual y constituirse como fuente de
información para futuras rendiciones, Fogafin envió encuestas vía correo electrónico a los invitados y
participantes de la misma, para lo cual se realizaron las siguientes preguntas:
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
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Encuesta Invitados
•
¿En general como califica la información suministrada a través del documento de Rendición de
Cuentas Fogafin 2014?
•
¿En general como califica la información suministrada a través del video de Rendición de
•
¿En general tiene usted algún comentario o sugerencia con relación a la Rendición de Cuentas
realizada por Fogafin?
A esta pregunta, seis (6) de los invitados respondieron satisfactoriamente, resaltando la claridad y la
efectividad de la gestión del Fondo, así como la utilidad que tuvo el video para presentar la
rendición de cuentas
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
11
Encuesta Participantes
•
¿En general como califica la información suministrada a través del documento de Rendición de
•
¿En general como califica la información suministrada a través del video de Rendición de
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
12
•
¿En general como le pareció la respuesta recibida a sus inquietudes?
•
¿En general tiene usted algún comentario o sugerencia con relación a la Rendición de Cuentas
realizada por Fogafin?
En relación con esta pregunta, un participante manifestó que es importante continuar con los espacios
de información y promoción de Fogafin, que permitan conocer y ampliar las inquietudes de la
ciudadanía.
CONCLUSIONES
Las siguientes son las conclusiones del Departamento de Auditoria Interna, basado en los parámetros
propuestos por el Departamento Administrativo de la Función Pública para evaluar el proceso de
Rendición de Cuentas a la Ciudadanía:
El Fondo desde el 5 de noviembre de 2013 inicio las convocatorias para invitar a la ciudadanía a
participar en la Audiencia Pública Virtual.
Para la realización de la Audiencia Virtual se invitó a la ciudadanía a través de diferentes canales
tales como: Correo Electrónico, redes sociales (Twitter y Facebook), conmutador y página web.
Durante los 3 días que se desarrolló la audiencia pública, se tuvo una alta divulgación a través de
diferentes canales.
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
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El video y el informe fueron herramientas importantes para dar a conocer la gestión del Fondo.
Teniendo en cuenta que se habilitaron los diferentes canales de comunicación, se evidenció que
los participantes recurren a aquellos que les sean más fáciles de utilizar, tal es el caso del chat,
medio por el cual se recibieron las inquietudes de los participantes.
La ciudadanía dispuso de la herramienta del Foro en la página web del Fondo durante los tres
días del desarrollo de la Audiencia Publica Virtual.
Se recibieron diferentes inquietudes en relación al Seguro de Depósitos, así como al estado de
las liquidaciones de Torres Cortés e Interbolsa.
El video de rendición de cuentas tuvo gran acogida y complementó el documento donde se
informaba acerca de la gestión de Fogafín. Este obtuvo 48 reproducciones y las subdivisiones del
mismo en los temas de interés obtuvieron en total 188 reproducciones, siendo la Educación
Financiera un tema de interés.
Departamento de Auditoría Interna
PBX (1) 339 42 40
Fax (1) 285 85 87
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CONCLUSIONES AUD PUBLICA VIRTUAL 26 AL 28 NOV

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