Informe Cualitativo del Sistema de Control

Informe Cualitativo del Sistema de Control

HOSPITAL ENGATIVA II NIVEL DE ATENCION E.S.E
INFORME EJECUTIVO ANUAL EVALUACIÓN
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
VIGENCIA 2014
CBN -1022
En cumplimiento del Decreto 2145 de 1999 y siguiendo los lineamientos establecidos en
la Circular Externa No. 100-001 del 19 de enero de 2015 por el Departamento
Administrativo de la Función Pública DAFP, la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol
del Hospital Engativá II Nivel E.S.E (Control Interno), presenta el Informe Ejecutivo Anual
de Evaluación del Sistema de Control Interno correspondiente a la vigencia 2014.
Se sustenta este informe en las diferentes auditoría y seguimientos realizados por esta
Oficina durante la vigencia objeto de evaluación, conforme a lo previsto en el Programa
Anual de Auditorías de la entidad; los informes pormenorizados de Control Interno
publicados en la página web de la entidad en cumplimiento de las disposiciones
señaladas en la Ley 1474 de 2011 y los resultados de gestión del período analizado.
Con base en la anterior se definieron fortalezas y debilidades presentados por cada uno
de los componentes del Sistema de Control Interno del Hospital, tal como se señala a
continuación:
MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
Fortalezas
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El Hospital redefinió su estructura de procesos, formuló un nuevo Mapa de Procesos,
el cual fue aprobado mediante Acuerdo 11 de 2014 de la Junta Directiva.
Durante la vigencia 2014 se reportó seguimiento semestral a los Mapas de Riesgos
que estaban vigentes, observando mayor sistematicidad en el cumplimiento de las
acciones de mitigación propuestas y registro de la información requerida para evaluar
el comportamiento de los indicadores por parte de los procesos asistenciales.
Con la nueva estructura de procesos, se procedió a la reformulación de los Mapas de
Riesgo por Proceso, los cuales fueron adoptados mediante Resolución interna No.
465 de 2014. Se puso en operación un aplicativo para la construcción técnica y
sistemática de los mapas, siguiendo la estructura señalado por el DAFP en su Guía de
Administración del Riesgo. Esto permite igualmente facilitar su medición, control y
seguimiento.
Se formalizó la versión 2 del Código de Buen Gobierno y Modelo Ético mediante
Resolución 374 de 2014, publicado en la página web y socializado a través del correo
institucional.
El Hospital formuló y ejecutó los planes de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
Continuaron ejecutándose las acciones correspondientes al Programa de
Humanización del Hospital, encaminado a lograr el establecimiento de un adecuado
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clima organizacional en el Hospital y el fortalecimiento de las competencias del talento
humano, para conseguir con estas y otras acciones una prestación del servicio en
condiciones de calidez y humanidad. Se ejecutaron diferentes campañas entre ellas,
la publicación de los valores institucionales con mensajes de sensibilización en la
página web; Campaña Soy Capaz,
El Hospital actualizó y armonizó la regulación del Sistema Integrado de Gestión con el
Sistema de Control Interno, delimitando las funciones de los diferentes comités
establecidos, especialmente el Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno.
Se programaron y ejecutaron actividades de cada una de las fases de ajustes del
MECI 1000:2014, adoptando mediante Resolución 439 de 2014 su actualización.
La Junta Directiva adoptó el nuevo estatuto de contratación del Hospital mediante
Acuerdo 08 de 2014, el cual entró en ejecución con la expedición de la Resolución
interna 249 de 2014.
Se conformó y se formalizó mediante Resolución 246 del 19 de agosto de 2014 el
Comité de Seguridad y Salud en el trabajo (COPASST) para el período 2014-2016.
Se llevó a cabo la elección de los miembros del Comité de Ética Hospitalaria,
ordenado mediante Resolución 269 del 29 de agosto de 2014.
Debilidades
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Documentos y estrategias relacionados con la cultura organizacional, principios y
valores institucionales deben tener una mayor participación en su construcción y
socialización.
El Hospital no tiene establecido de manera formal un programa de inducción
institucional, aunque se realizan acciones encaminadas a poner en conocimiento
aspectos generales de la entidad, plataforma estratégica, principios y valores,
estructura, funciones de cada dependencia, deberes y derechos, sistemas de gestión,
procesos, etc. En cuanto a reinducción se refiere, es una práctica organizacional que
no ha sido implementada.
El Manual de Funciones existente no atiende la estructura de operación, ubicación,
funciones y competencias actuales del personal de planta.
Se presenta rotación del personal vinculado mediante contrato de prestación de
servicios, situación que afecta la continuidad de los procesos.
No entró en operación la plataforma tecnológica (aplicativo) diseñada para la
formulación, ejecución y seguimiento de los Planes Operativos Anuales.
No logró culminarse en la vigencia el Plan de Actualización del MECI 1000:2014, con
la connotación que algunos de sus productos, inciden en la puesta en operación de la
estructura de procesos del Hospital (Actualización documental, indicadores,
normograma, matriz de comunicaciones, etc.).
El Hospital contempló más no alcanzó a estructurar el Manual del Sistema Integrado
de Gestión, sistema que compila ocho subsistemas de gestión conforme a la Norma
Técnica Distrital de Calidad NTD SIG 1000:2011, entre ellos el Subsistema de Gestión
de Calidad y su norma técnica NTCGP 1000:2009 y que recogería el Manual de
Calidad allí señalado.
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MODULO CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Fortalezas
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El Hospital cuenta con diferentes comités institucionales (Gerencia, Sostenibilidad
Contable, Facturación y Glosas, Asistenciales, Archivo, etc.), que cumplen de manera
sistemática y periódica sus agendas, permitiendo mantener un monitoreo y
seguimiento permanente a la gestión y resultados de los diferentes procesos. Así
mismo, la Junta Directiva del Hospital se reúne mensualmente y cuenta con
información actualizada y permanente para la toma de decisiones.
Producto de las diferentes auditorías que se realizan en el Hospital, tanto internas
como externas (Contraloría de Bogotá, Secretaría Distrital de Salud, EPS´s,
Personería), se han formulado los respectivos planes de mejoramiento, los cuales son
objeto de seguimiento por la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol y el área de
Calidad.
Debilidades
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No se ejecutaron en los plazos programados las acciones de mejoramiento
programadas en los Planes de mejoramiento presentados como resultado de las
auditorías internas. Lo anterior conlleva a que al cierre de la vigencia, quedaran
vigentes quince planes de mejoramiento internos correspondientes a las auditorías
llevadas a cabo por la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol. Igualmente, en
relación con el Plan de Mejoramiento con la Contraloría de Bogotá, al no cumplirse las
acciones programadas, no se logró el cierre de la totalidad de los hallazgos
formulados en auditorías de las vigencias 2009 a 2013.
La Oficina de Gestión Pública y Autocontrol no contó en su equipo de trabajo con un
profesional con el perfil requerido para las auditorías de tipo asistencial.
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Avances
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Se formuló y ejecutó el Plan de Comunicaciones del Hospital, adoptado mediante
Resolución 191 de 2014.
El Hospital llevó a cabo en el mes de marzo de 2014 la Audiencia de Rendición de
Cuentas correspondiente a la vigencia 2013.
Se presentan avances en cuanto a la publicación en la página web de información
relevante del Hospital, entre esta, los estados financieros; resultados de gestión y
trámite de las Peticiones, Quejas y Reclamos; Plan de Compras; Plan Operativo
Anual de Inversiones; Invitaciones Públicas; Informes Pormenorizados de Control
Interno; Seguimientos al Plan Anticorrupción; Ejecución Presupuestal, aunque se
requiere tener en cuenta los requerimientos de la 1712 de 2014 para publicar de
manera sistemática toda la información allí requerida.
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El Hospital culminó en la vigencia 2014 la actualización de los trámites institucionales
a incluir en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT.
Mediante Resolución 096 de abril de 2014 se adoptaron las Tablas de Retención
Documental del Hospital, se formuló y ejecutó en un 98% el plan de capacitación y
seguimiento para su implementación.
Mediante Convenio 016 de 2013 con la Secretaría Distrital de Salud se entregaron al
Hospital un total de 250 equipos de cómputo, 11 portátiles y 41 impresoras,
actualizando parte de la infraestructura tecnológica del Hospital.
Se activó el digiturno para agilizar la prestación del servicio en Consulta Externa; se
ubicaron monitores para difusión de información institucional.
Dificultades
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El directorio telefónico que se encuentra publicado en la página web del Hospital, se
encuentra desactualizado, situación que se constituye en una barrera de acceso para
el usuario.
No se cuenta con un canal formal de escucha del cliente interno.
Baja cobertura en las acciones de difusión y socialización de los temas
organizacionales.
RECOMENDACIONES
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Realizar campañas de validación y apropiación de los principios y valores
institucionales, dados los niveles de conocimiento observados en las auditorías
internas de gestión.
Formalizar el programa de inducción y reinducción del Hospital y Fortalecer la
herramienta de inducción y reinducción evaluando niveles de adherencia y dejando
registros de las capacitaciones y evaluaciones realizadas.
Implementar el aplicativo PIGI previsto por la administración para el registro y
monitoreo sistematizado del POA Institucional de tal manera que permita conocer
periódicamente el avance en su ejecución.
Actualizar Normograma y publicarlo en la página web para que sea de conocimiento
de todos los grupos de interés.
Culminar actualización documental para operativizar la nueva estructura de procesos.
Culminar la unificación a nivel de todo el Hospital del listado maestro de documentos
y realizar la respectiva socialización y comunicación, para mitigar y/o prevenir el riesgo
de utilización de documentación obsoleta.
Establecer mecanismos de monitoreo permanente de los indicadores que se definan
en el nuevo mapa de procesos institucional (tablero de control).
Difusión por parte de los responsables de cada proceso a los diferentes equipos de
trabajo del Mapa de Riesgos y las acciones de manejo que se van a realizar para
mitigar su ocurrencia.
Fortalecer los controles que se tienen establecidos de tal manera que permitan
optimizar la gestión de los recursos, especialmente aquellos que representan bienes y
derechos para el Hospital.
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Culminar los ajustes que se establecieron para el Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2014, de conformidad con el Plan de Acción establecido.
Establecer mecanismos que permitan medir la efectividad de las acciones de mejora
planteadas en los diferentes planes de mejoramiento, con el fin de monitorear las que
son de continua reiteración para la correspondiente toma de decisiones.
A la luz de lo señalado en la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia, que para entes
territoriales entra en vigencia en marzo de 2015, disponer lo necesario para que la
página web contenga la información allí solicitada.
CONSTANCIA REPORTE ENVIO INFORMACIÓN AL DAFP
Original firmado
LILIANA RIVERA
Jefe Oficina Gestión Pública y Autocontrol
Hospital Engativá II Nivel E.S.E
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