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GERENCIA DE PROYECTOS -Alineada a los principios que promulga el Project Management Institute (PMI®) en la disciplina de la Gerencia de Proyectos- JCI BOGOTA JUAN CARLOS ARIAS OBANDO. PMP. • Ingeniero Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira UTP. • Especialista en Gerencia de Proyectos. Universidad EAFIT. • Certificado Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI®) • Diplomado en Habilidades Gerenciales. UCPR. • Especialista de Seguimiento y Control de Proyectos . Ecopetrol •Director de Operaciones Bogotá. Sistemas Expertos Ltda. • Gerente de Proyecto e Instructor para Implementaciones de Oficina de Proyectos (PMO) y Tecnologías Informáticas para empresas como: Cafam. Argos. Empresas Públicas de Medellín. Ministerio de Hacienda, Electrohuila, Pro-export. Une Telecomunicaciones. Grupo Corona. Telmex. Grupo Carvajal. Aguas y Aguas de Pereira entre otras. • Coordinador de Proyectos. Gobernación de Risaralda. Ministerio de Educación Nacional. Experiencia Docente • Matemática Financiera. Finanzas Internacionales. Universidad del Valle. • Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Pontificia Bolivariana. Medellín. •Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Católica de Colombia. Bogotá. •Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Tecnológica de Bolívar. Cartagena. • Gerencia de Proyectos. Universidad la Grancolombia. Armenia • Diplomado Gerencia de Proyectos. Universidad Manuela Beltrán. Bogotá. • Facilitador Nacional en temas como Liderazgo, Oratoria, Creatividad Empresarial, Trabajo en Equipo, Negociación, Inteligencia Emocional, Mapas Mentales, Poder, Autoridad y Política. Junior Chamber International JCI Colombia. Objetivos • Definir un lenguaje común basado en el estandar internacional PMI®. • Analizar los 5 procesos asociados a la Gerencia de Proyectos. • Analizar las 9 áreas del conocimiento asociadas a la Gerencia de Proyectos. • Crear un compromiso hacia “La Gerencia de Proyectos”. Agenda INTRODUCCION Presentación Conceptos Básicos PROCESOS - AREAS Introducción PMI® Iniciación Integración Planeación Alcance Ejecución Tiempos Control Costos Cierre Calidad RH Comunicación Riesgos Adquisición TENDENCIAS Definición de Gerencia Arte de Crear Valor Gerente / Líder / Director Un Manejador Estratégico del Proyecto Variables: Instrumentos: • Visión sistémica • Política • Información • Creatividad, • Tecnología Innovación • … Tres Actores: Entorno, Organizaciones y Proyectos 1. ENTORNO Retos 3. PROYECTOS 2. ORGANIZACIÓN Restricciones Estrategias ENTORNO: Incertidumbre Globalización Clientes Mas Educados Terceros - Contratistas Tecnología Social - Político Económico Ambiental … Visión Objetivos ORGANIZACIÓN: Estructura Tecnología Recursos Cultura ... Definición de Proyecto “Un proyecto es un emprendimiento temporal desarrollado para crear un producto, servicio o resultado único” PMI® Características • • • • • Único Imán Moldeable Materializador Secuencial Ejemplos de Proyectos: • • • • • La construcción de un nuevo edificio Desarrollar un software Crear un plan de mercadeo Lanzar un nuevo producto Desarrollar un curso de gerencia de proyectos P Gerencia (Dirección) de Proyectos (GP) Gerencia de Proyectos (Project Management - PM) “Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo” PMBOK ® La Gerencia de Proyectos como: •Proceso: Una serie de acciones sistémicas. •Ciencia: Una colección de conocimientos. •Arte: En la aplicación de las habilidades de cada uno de los involucrados a los procesos y técnicas. Proyectos, Programas y Portafolio Metodología escalable Portafolio - Conjunto de proyectos priorizados y programas en una organización. Programa - Un esfuerzo coordinado con múltiples proyectos interdependientes. Proyecto - Un esfuerzo único con un principio y un fin definido, un entregable específico y recursos definidos. Triángulo de Restricciones Deliverables Expectations Manejando el Umbral Target The Goal: On Time On Budget Meets Expectations Time Cost Limits Budget 3 Metas más: Riesgos Calidad Satisfacción del Cliente Fuente: http://www.pmcompetence.net/PPG/download/crawford_l_2004a.pdf Ciclo de Vida de un Proyecto PMI® GRUPO DE PROCESOS Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Third Edition - Official Spanish Translation, Project Management Institute, Inc., 2004. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI. Área de Conocimiento 4. Gestión de la Integración de Proyectos Iniciación 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Planificación 4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Ejecución 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Seguimiento y Control 4.4 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar Control de Cambios Integrado 5. Gestión del Alcance del Proyecto 5.1 Reunir Requerimientos 5.2 Definir el Alcance 5.3 Crear EDT 5.4 Verificar el Alcance 5.5 Realizar Control del Alcance 6. Gestión del Tiempo del Proyecto 6.1 Definir las Actividades 6.2 Establecer la Secuencia de las Actividades 6.3 Estimar Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la duración de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma 6.6 Realizar Control del Cronograma 7. Gestión de los Costes del Proyecto 7.1 Estimar los Costos 7.2 Preparar el Presupuesto de Costos 7.3 Realizar Control de Costos 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 9.1 Planificar los Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto 10.2 Planificar las Comunicaciones 10.3 Distribuir la Información 10.4 Gestionar expectativas de los Interesados 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 10.1 Identificar a los Interesados 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 Planificar la Gestión de Riesgos Identificar Riesgos Realizar Análisis Cualitativo de Riegos Realizar Análisis Cuantitativo de Riegos Planificar la Respuesta a los Riesgos 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones Cierre 4.6 Cerrar Proyecto o Fase 8.3 Realizar Control de Calidad 10.5 Informar el Rendimiento 11.6 Realizar Seguimiento y Control de Riesgos 12.2 Realizar las Compras 12.3 Administrar el Contrato 12.6 Cierre del Contrato Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fourth Edition - Official Spanish Translation, Project Management Institute, Inc., 2008. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI ®. GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN • Objetivos • Seleccionar un proyecto • Fuentes Ideas Planeación Estratégica Demanda del Mercado. Necesidad de Negocio. Una Petición de un Cliente. Un avance Tecnológico. Un Requisito Legal. Una Necesidad Social. • Criterios de Selección Cualitativos Cuantitaivos • Crear un acta de constitución del proyecto • Asignar el Project Manager (PM) • Analizar los Involucrados Involucrados (Stakeholders) • Patrocinador (Sponsor) • Clientes - Usuarios (Customer) • Gerente de Proyectos (PM - Project Manager) • Oficina de Proyectos (PMO: Project Management Office ) • Comite de Control de Cambios (CCB - Change Control Board) • Gerentes Funcionales (Functional Manager) • Miembros de Equipo (Team Members) • Otros: Analistas del negocio, Gobierno, Vendedores. • El PM es: • • • • Gerente del Proyecto (PM) Integrador, Comunicador, Coordinador y Creador de Espacios, … • El PM cumple un mandato organizacional. • Quién es un Líder? • Visión, Comunicación, Motivación • El proyecto es único, la selección del líder debe ser personalizada para el proyecto. • Cuándo debe ser asignado? Quién lo asigna? Criterios? GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN Taller PROCESO: Crear EDT • La creación de la EDT es: “El proceso de subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) • La EDT también es conocida como: • Estructura Trabajo Detallada • WBS: Work Structure de Breakdown 23 Proceso: Definición de las Actividades Programa Cobertura P Proyecto 1 2.1 Detalle 3 2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 … 2.2.8 Fases Paquete de Trabajo Actividades Hito Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades • Dependencias: • Relación lógica que existe entre 2 actividades del proyecto • A: Actividad Predecesora B: Sucesora • Tipos de dependencias: B A A C F C CC CF F FC FF A B A B B Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades • SALIDAS: – Diagrama de Red del proyecto ACTIVIDAD PREDECESORA A B A C B, F D C, G E D F A G F H D I H J I B Inicio E C D F G Fin H I J Proceso: Estimación de Recursos de las Actividades MS Project: Ejemplo de Histograma de Recursos Sobre Asignado Capacidad Máxima Sub Asignado Proceso: Estimación de la Duración de las Actividades “El proceso de estimar el número de periodos laborables que se requerirán para completar individualmente las actividades del cronograma” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) Depende: – – – Capacidades de los Recursos (Aptitud del Talento Humano), Tecnología usada Disponibilidad de los Recursos, Eventos inesperados (+,-) Hipótesis, ... TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS : – Juicio de Expertos – Estimación Análoga (Técnica de estimación Top Down) – Estimación Paramétrica – Estimación de tres tiempos Ejemplo de calculo de la RC 0 A B 3 6 9 12 Holgura Act. Flotante Act. Crítica C D Pregunta: Qué pasa si B realmente tarda 5 semanas en lugar de 2? Proceso: Desarrollo del Cronograma MS Project: Diagrama de Barras Proceso: Estimación de Costos La Estimación de Costos es: “El proceso de desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para terminar las actividades del proyecto” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) Dificultades: No hay tiempo (se inventa) La naturaleza misma del proyecto (Conocido o No) La productividad. (Una Mano Obra motivada es mas productiva) Se presupuesta el proyecto, sin haber estimado el detalle, … Proceso: Estimación de Costos MS Project: Vista de la Hoja de Recursos Taller Proceso: Preparación del Presupuesto de Costos MS Project: Vista de uso de recursos Proceso: Planificación de Calidad Gestión moderna de calidad – Dirección del proyecto: Se complementan, reconocen la importancia de: • Satisfacción del Cliente (Conformidad con los requerimientos y adecuación al uso). • Priorizar la prevención sobre la inspección. • Responsabilidad de la dirección. • Fases conformadas por procesos (PHVA = Fases + Procesos). Calidad es la tercera medida del éxito de un proyecto (cronograma y costos) Calidad NO es dar mas (Gold Plating) Proceso: Planeación de los Recursos Humanos Matriz de Asignación de Responsabilidad (RAM) PERSONA A FASE B C D R R Requerimientos I Funcional I R R Diseño I I R I R I A A A Desarrollo Ensayos E F A A I A I A RACI R Responsible Quién hace la tarea “The doer” A Accountable Responsable “The bucks stop here” C Consult Consultado “In the loop” I Inform Informado “Keep in the picture” ... Proceso: Planificación de las Comunicaciones La Planificación de las Comunicaciones es: “El proceso de determinar las necesidades con respecto a la información y las comunicaciones de los interesados en el proyecto: quiénes son, cuál es su nivel de interés e influencia sobre el proyecto, quién necesita qué tipo de información, cuándo la necesita y cómo se le entregará” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) Proceso: Planificación de la Gestión de Riesgos Reporte, Revisión Post-Proyecto, y registro de Riesgos Corporativos Paso 1: Planeación Paso 2: Identificación Paso 6: Seguimiento Y Control Paso 5: Respuestas (Mitigación) Paso 3: Cualitativo Registro de Riesgos Calificaciones de Probabilidad e Impacto Exposición y Prioridad Paso 4: Cuantitativo Modelos de Cronograma y Costos Plan de Gestión de Riesgos .9 Muy Alto 1.35 3.15 4.95 6.75 8.55 .7 Alto 1.05 2.45 3.85 5.25 6.65 .5 Medio 0.75 1.75 2.75 3.75 4.75 .3 Bajo 0.45 1.05 1.65 2.25 2.85 .1 Muy Bajo PROBABILIDAD Matriz de Evaluación Severidad = Probabilidad * Impacto 0.15 0.35 0.55 0.75 0.95 5.5 Medio 7.5 Alto 9.5 Muy Alto 1.5 Muy Bajo 3.5 Bajo IMPACTO BAJO: MODERADO: ALTO: Calificación de riesgos 1. 1 o menos Calificación de riesgos mayor que 1.1 pero menor o igual a 3.0 Calificación de riesgos mayor que 3.0 Proceso: Compras y Adquisiciones • SOW COMPRAS • RFP Director del Proyecto • IFB • RFI •EDT •Actividades •RACI • RFQ PROVEEDOR Statement of Work (SOW) Request for proposal (RFP) Request for quotation (RFQ) Request for Information (RFI) Invitation to bid (IFB) GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN PROCESO: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Introducción: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto es: “El proceso de ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto definidos en el enunciado del alcance del proyecto” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) Herramientas y Técnicas: La Metodología de dirección de proyectos. Los Sistemas de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS) Salidas: Los Productos entregables resultado de ejecutar las actividades. Un conjunto de Cambios solicitados Acciones correctivas y preventivas implementadas Información sobre el rendimiento del trabajo Otros Procesos en la Ejecución del Proyecto Aseguramiento de la Calidad Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto Distribución de la Información Gestionar Expectativa de los Involucrados Realizar las Compras GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Proceso: Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto Planear En la Planeación se: •Definen Objetivos •Definen Tiempos, Costos, Recursos, Calidad (TRCQ), … •Y finalmente se crea una Línea Base. Hacer En la Ejecución se: Hace lo propio del Proyecto y un producto o resultado es obtenido. En la Planeación, Ejecución y Control se: •Ajustan Procesos •Reasignan Recursos •Motiva o Castiga •Estandarizan las buenas practicas Actuar Verificar En el Control se: •Revisa el TRCQ para las actividades - Terminadas - En progreso - No iniciadas •Revisan los Cambios •Revisan los Problemas •Analiza la información •Toman las decisiones Control Integrado de Cambios Rechazados Solicitudes de cambio Acciones correctivas y preventivas recomendadas Aprobados Nueva línea Base Gestionar -Controlar y actualizar requisitos (alcance, tiempo, costo, calidad). -Documentar el impacto de los cambios. -Validar los cambios implementados. -Analizar riesgos. Proceso: Control del Cronograma Ejemplo Seguimiento de tareas comparado con la Línea de base PROCESO: Control de Costos • Proceso: Informar el Rendimiento INTRODUCCIÓN: Informar el Rendimiento es: “El proceso de recolectar y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de situación, medición del avance y previsiones” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) • ¿CÓMO VAS? – – – – – – Informes de Situación: Avance o logros a la fecha Informes de Rendimiento Pronósticos: Terminación Cambios: Autorizados y rechazados Desviaciones: Conforme al plan y los cambios autorizados Medidas correctivas Técnica: Earned Value Management (EVM) – Esta técnica compara: • Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP o BCWS en ingles) Valor Planificado (Plan Value - PV) en la literatura moderna • Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR o BCWP en ingles) Valor Ganado (Earned Value – EV) en la literatura moderna • Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR o ACWP en ingles) Costo Real (Actual Cost – AC) en la literatura moderna Técnica: Earned Value Management (EVM) Técnica: Earned Value Management (EVM) • Análisis de Medición del Rendimiento: Técnica: Earned Value Management (EVM) • Análisis de Medición del Rendimiento: – Variación del Cronograma (Schedule Variance SV = EV - PV) Un SV positivo indica un adelanto en el proyecto Un SV negativo indica un atraso en el proyecto – Variación de Costos (Cost Variance CV = EV - AC) Un CV positivo indica el valor del ahorro en los costos del proyecto Un CV negativo indica el valor del sobre costo en el proyecto La variación en el costo de todo el proyecto es igual al Presupuesto Total Asignado (Budget at Complete – BAC) y la cantidad realmente gastada. – Índice de Desempeño del Cronograma (Schedule Performance Index SPI = EV / PV) Un SPI por encima de 1 indica el porcentaje de adelanto en el proyecto Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de atraso en el proyecto – Índice de Desempeño de los Costos (Cost Performance Index CPI = EV / AC) Un CPI por encima de 1 indica el porcentaje de ahorro en el proyecto Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de malgasto en el proyecto Técnica: Earned Value Management (EVM) La siguiente gráfica (Curva S) muestra cada uno de los indicadores que hemos venido explicando. Técnica: Earned Value Management (EVM) • Proyecciones: • • • Estimación hasta la conclusión (ETC – Estimate To Complete en inglés) Estimación a la conclusión (EAC – Estimate At Complete en inglés) Variación a la conclusión (VAC = BAC - EAC – Variance At Complete en inglés) Existen tres escenarios posibles para encontrar el valor del EAC: – 1. EAC = AC + ETC • Cuando las hipótesis fueron erradas o las condiciones han cambiado, lo que significa que se debe calcular de nuevo el ETC a partir del punto de avance que se tenga del proyecto. – 2. EAC = AC + (BAC – EV) • • (AC + Presupuesto Restante) Cuando las variaciones actuales se consideran atípicas, es decir, se considera que el ritmo del equipo seguirá según lo planeado inicialmente. – 3. EAC = AC + (BAC – EV) / CPI • El Presupuesto restante es modificado por un factor de eficiencia que lo determina el CPI (Un CPI valido para este escenario es cuando el proyecto tiene un avance real de por lo menos un 20%). Otros Procesos • Verificación del Alcance • Control del Alcance • Control del Cronograma • Control de los Costos • Realizar Control de la Calidad • Informar el Rendimiento • Seguimiento y Control de Riesgos • Administrar el Contrato GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE Proceso: Cierre del Contrato • INTRODUCCIÓN: El Cierre del Contrato es: “El proceso de completar y aprobar el contrato, incluida la resolución de cualquier tema pendiente y el cierre de cada contrato” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) Proceso: Cerrar Proyecto • INTRODUCCIÓN: Cerrar el Proyecto es: “El proceso de finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos del proyecto para cerrar formalmente el proyecto o una fase de él” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario) • SALIDAS: – Documentación de aceptación formal – Archivos del proyecto – Documentos de cierre del proyecto Tendencias Tendencias • • • • Estándares y Metodologías Modelos de Madurez en la GP (PMMM) Project Management Office (PMO) Tecnologías Informáticas Relacionadas – MS Project Server – MS Portfolio Server • Certificaciones • PMI PMP Código de Conducta Para pensar … • Estamos preparados para adaptar estas T. I.? • Tenemos claros nuestros procesos de GP? • Están los objetivos organizacionales claros? • Tenemos sistemas de priorización y selección de proyectos? 61 Bibliografía Utilizada • • • • • Sistemas Expertos Ltda. MS-Project 2002, 2003, 2007. Guía de Clase. 2002 - 2009 PMI ® Practice Standard for Work Breakdown Structures. Newton Square, Pennsylvania USA. Crawford, J. Kent, The Strategic Project Office. A guide to Improving Organizational Performance. PM Practices Book series. Kerzner, Harold. PROJECT MANAGEMENT a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 8 Edition. Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos La Guía. Mc Graw Hill. SITES ASOCIADOS A LA GP Comunidad de SE: www.sistemas-expertos.com PMI: www.pmi.org PMI Colombia: www.pmicolombia.org Project: www.microsoft.com/project Curso online de Marco lógico: http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses/esp/ 64