I. Objetivo: Proporcionar instrucciones para el control de los

Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila.
México, C.P. 25900
Teléfonos y Fax (844) 488-3346, 488-1344, 488- 1667, 01 800 835 42 24.
[email protected]
MANUAL DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CONTROL DE REGISTROS
REV. 01
ICAI-DO-P-03
24/10/2011
Página 1 de 2
I. Objetivo:
Proporcionar instrucciones para el control de los registros de calidad y para el desarrollo
de las actividades relacionadas.
II. Alcance:
Los lineamientos establecidos en este procedimiento aplican a todos los registros
generados para el SGC.
III. Definiciones:
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
IV. Responsables:
Coordinador de Calidad:
procedimiento.
Responsable de coordinar el cumplimiento de este
Puesto responsable: De observar los lineamientos descritos en este procedimiento.
V. Referencia:
Norma ISO 9001:2008, Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila de
Zaragoza.
VI. Lineamientos:
Los registros del SGC, son archivados por 6 meses, excepto aquellos que por
disposiciones legales y normativas nos indiquen el tiempo de conservación.
La Dirección que genera el documento es usualmente el responsable de archivarlo.
REGISTROS
Cada área verifica que sus registros cumplan con los siguientes requisitos:
•
•
•
•
Verifica que los registros son legibles y pueden consultarse sin dificultad;
Verifica que los registros están completos conforme a su contenido.
La clasificación y el tiempo de archivo para cada registro están definidos en
la matriz de Registros de Calidad (ICAI-DO-F-04).
Debe identificarse en los Registros de Calidad (ICAI-DO-F-04) la forma de
respaldar los registros que se generen electrónicamente.
CONSULTA
•
•
•
•
Los registros que deseen ser consultados posteriormente a su archivo, se consultan
dentro de las áreas dónde se archivan solicitándoselo a esa área.
Al terminar de consultarlo, el usuario debe regresar el documento para su archivo en
el lugar correspondiente y del cual fue retirado para la consulta.
Cada área mantiene un control adecuado de estos préstamos, de manera que
ningún documento esté fuera del área de control.
Cuando un usuario pierda o dañe un documento prestado, lo debe comunicar por
escrito al área correspondiente y al Coordinador de Calidad para que se proceda a
tramitar la reposición del mismo.
COPIAS
•
Cuando se requiere obtener una copia de algún registro, esta copia siempre es como
“copia simple”, previa solicitud al responsable del resguardo del registro
correspondiente antes de la reproducción.
•
Los registros de calidad, se conservan en mobiliario que permite mantenerlos
ordenados y sin posibilidad de extravío, daño o deterioro parcial o total.
CONSERVACIÓN
MANUAL DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
REV. 00
ICAI-DO-P-03
11/05/2011
Página 2 de 2
•
Los respaldos generados de los registros electrónicos deben guardase bajo
los mismos términos de este apartado.
•
Se realizan de acuerdo a lo establecido en el manual de auditorías
•
En la matriz de Registros de Calidad (ICAI-DO-F-04) se especifica la disposición de
cada uno de los registros.
VERIFICACIONES
DISPOSICIÓN
VII. Desarrollo:
PUESTO RESPONSABLE
1. Una vez concluida la actividad se clasifica y archiva los registros por orden de fechas, por evento, por
quincena, por proceso, por incidencia, etc.
2. Una vez concluido el periodo de conservación, se dispone de los registros de acuerdo a lo establecido en el
ICAI-DO-F-04
Fin de Procedimiento.
Rev.
Ant.
0
Fecha
24/10/11
Control de Cambios
Descripción del cambio a la siguiente versión
Se agrega en el inciso V que se refiere a “Referencia”, la Ley de Archivos Públicos
para el Estado de Coahuila de Zaragoza.