procedimiento de seguimiento al estudiante

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO AL
ESTUDIANTE
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Consejeros de Nivel/ Coordinadores de
Nivel/ Coordinador de Convivencia
Coordinador de Calidad /
Representante de la Dirección
Rector
Fecha de Aprobación: 16/03/2016
PROCEDIMIENTO DE
SEGUIMIENTO AL ESTUDIANTE
PROCESO DE GESTIÓN
ACADÉMICA
VERSIÓN: 05
FECHA:
16/03/2016
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1. OBJETIVO
Definir y desarrollar actividades encaminadas a orientar el desarrollo integral del
estudiante.
2. ALCANCE
Este procedimiento abarca el seguimiento de los estudiantes de todos los niveles del
Colegio Británico de Cartagena.
3. DEFINICIONES
 CBC: Colegio Británico de Cartagena o Corporación Educativa Colegio Británico de
Cartagena.
 Seguimiento: Es el acompañamiento que se le hace al estudiante en todas sus áreas
de ajuste (personal, emocional, social, comportamental y/o académicas).
 Learning Center: Centro de aprendizaje y/o acompañamiento de los estudiantes de
Primaria del CBC que presentan dificultades académicas.
 Refuerzo: Apoyo a estudiantes con dificultades académicas y socioafectivas.
 Nivelación: Programa específico que se aplica al estudiante para alcanzar los criterios
(logros y/o competencias) en determinada área.
 Docente: Profesor.
 Inducción: proceso por medio del cual el estudiante nuevo conoce el colegio, su
salón de clase, oficinas y departamentos. Se le explica la metodología del ciclo de
clases, sus horarios de merienda y almuerzo y demás información relativa a su
adaptación.
 Acompañamiento: es el proceso por medio del cual se observa al niño en clases y
descansos para intervenir en su proceso de adaptación (social, académico, emocional
y personal) y así propiciarle colaboración y atención.
 Estudiante guía: es el compañero que se le asigna al estudiante nuevo por un
período de 15 días para que lo guíe en el día a día en el colegio.
 Plan de adaptación: es el proceso por medio del cual se observa al niño en todas
sus áreas, teniendo en cuenta la observación del Consejero y sus docentes; para dicha
observación se usa un formato de observación de estudiante.
4.



DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma ISO 9001:2008
Guía GTC 200
Manual de Convivencia
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PROCESO DE GESTIÓN
ACADÉMICA
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5. CONTENIDO
ACTIVIDAD
1. Inducción
y
Acompañamiento
al
estudiante Nuevo
Los estudiantes nuevos que se matriculan en el
período ordinario de matrículas, ingresan al
colegio un día antes del inicio del año escolar, con
el fin de realizar la respectiva inducción.
Cada consejero se encarga de hacer la inducción
a los estudiantes de su nivel.
Entre las
actividades
realizadas,
se
encuentran:
presentación
del
Director
de
Grupo,
reconocimiento de las instalaciones e información
general.
El estudiante que ingresa ya iniciado el año
escolar, es recibido por el Consejero y/o
Coordinador de Nivel, quien lo presenta al
Director de Grupo. A los estudiantes de 1° A 12°
El consejero les designa un estudiante guía, quien
los acompañará durante los primeros días.
La Secretaria Académica envía a Coordinación de
cada nivel las carpetas de los estudiantes nuevos
para presentarla a los profesores respectivos.
En el transcurso de las primeras cuatro semanas
del ingreso de un estudiante, el Consejero de PreEscolar y/o Primaria entrega a los profesores
formato de Observación del Estudiante. En
Secundaria el Consejero habla con cada profesor.
Una vez recopilada esta información, el Consejero
de Nivel cita a los padres para brindarle la
retroalimentación del proceso de adaptación del
estudiante.
REGISTRO
Lista de
Estudiantes
Nuevos,
Carpeta de
Estudiantes,
Formato de
Observación del
Estudiante de
Pre-escolar a 5°,
Acta de Reunión
con Padres
RESPONSABLE
Consejero de
Nivel,
Coordinador de
Nivel,
Secretaria
Académica
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ACADÉMICA
ACTIVIDAD
2. Identificación de dificultades:
La identificación de dificultades del estudiante se
puede dar en dos momentos diferentes:
 Durante el proceso de admisión.
 Durante su escolaridad.
Si se detecta cualquier dificultad en el desarrollo
de habilidades del estudiante por parte de un
Profesor, Director de Grupo, Enfermera y/o padre
de familia, éste remite el caso al Coordinador y/o
Consejero de Nivel, quien toma la decisión sobre
el acompañamiento necesario.
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REGISTRO
RESPONSABLE
Anamnesis PreEscolar,
Anamnesis de
Primaria,
Cuestionario de
Datos Personales
para
Adolescentes
Informe Final de
Admisión
Profesor de Área,
Director de
Grupo,
Enfermera,
Consejero y/o
Coordinador de
Nivel
Si se detecta una dificultad dentro del proceso de
admisión, éste estudiante ingresa con un
compromiso que será monitoreado por el
Consejero y/o Coordinador de Nivel.
3. Apoyo y seguimiento al estudiante por
Consejería:
De acuerdo con la remisión se realizan
observaciones dentro y fuera del aula. Cuando se
estime conveniente, se diligencia Formato de
Observación del Estudiante de Pre-escolar a 5° o
el Informe de Seguimiento del Estudiante de 6° a
12°, que se entrega a los docentes para analizar
su percepción. Con base en esa observación y en
la percepción de los docentes, el consejero de
nivel establece un plan de trabajo para cada
estudiante.
Formato de
Observación del
Estudiante de
Pre-escolar a 5°,
Informe de
Seguimiento del
Estudiante de 6°
a 12°
Este seguimiento continuará hasta cuando el
estudiante supere las dificultades.
4. Apoyo y seguimiento al estudiante por
Coordinación de Nivel:
El seguimiento académico de los estudiantes es
un proceso continuo desde el inicio del año
escolar.
Al finalizar cada período del año lectivo, los
Coordinadores de Nivel organizan comisiones de
Actas de
Comisión de
Evaluación,
Registro
Telefónico de
Seguimiento al
Estudiante,
Consejero de
Nivel y/o
Coordinador de
Nivel
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ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
evaluación para discutir estrategias de mejora Actas de Reunión
para aquellos estudiantes que están presentando con Padres y/o
dificultades académicas en tres o más materias.
E-mails y/o
Homework
Estas comisiones se realizan con la participación Control,
de los Directores de Grupo y/o profesores del Daily Report,
grado del estudiante con dificultad, el consejero Seguimiento de
de nivel y el coordinador de convivencia (en Refuerzo
Secundaria).
Académico
Externo
La comisión establece las estrategias a seguir y Acta de Consejo
quién debe encargarse de su seguimiento. Entre Curricular
las estrategias se encuentran:
 Comunicación con Padres
 Reunión con Padres
 Informe de Seguimiento al Estudiante de 6° a
12°
 Daily Report (en Primaria)
 Seguimiento de Refuerzo Académico Externo
(en Primaria).
 Seguimiento al estudiante por parte de
consejería.
 Remisión al Learning Centre (En Primaria).
Durante el año académico, el Coordinador de
Nivel hace seguimiento a aquellos estudiantes
que por enfermedad, permiso personal u otro
motivo, se ausentan por más de dos días del
colegio.
5. Seguimiento terapéutico externo:
Si el estudiante es remitido a evaluación externa,
el Consejero de Nivel solicita información al
profesional que atiende al estudiante, en lo
concerniente a las evaluaciones, terapias
realizadas, y sugerencias para el trabajo en el
colegio.
Se mantiene contacto con el especialista para
socializar la información.
Acta de reunión
con padres,
Formato de
Reunión con
Profesional
Externo
Consejero de
Nivel
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ACADÉMICA
ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
Cualquier necesidad que se observe del
estudiante en el colegio se comunica a su
terapeuta para que sea reforzado en consulta y
viceversa.
6. Atención a Situaciones
En el caso de situaciones disciplinarias cometidas
por un estudiante se garantiza el debido proceso,
el acompañamiento y el seguimiento de acuerdo
con este procedimiento y el Reglamento o Manual
de Convivencia.
Registro Reporte
de Incidente,
Reporte de
apertura del
caso,
Relato escrito
estudiante(s),
Reglamento o
Manual de
Convivencia,
Relato escrito
testigos,
Acta de
convivencia en
caso de situación
Grave o Muy
Grave,
Informe de
Comportamiento
(si aplica),
Formato de
Remisión a
Coordinación de
Primaria (si
aplica).
7. Asistencia de Estudiantes
Registro de
El Director de Grupo y/o profesor de la primera Asistencia
hora de clases toma asistencia diaria de
estudiantes en los registros.
El Profesor de Grupo y/o Secretarias de Nivel
revisan estos registros con el fin de hacer
seguimiento a los estudiantes que presentan
varias ausencias, llamando a sus casas.
Coordinador de
Convivencia,
Coordinador de
Primaria,
Coordinador de
Pre-escolar
Profesor de
Grupo,
Secretaria de
Nivel
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ACADÉMICA
ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
Cuando el estudiante lleva más de 3 días sin
asistir, el caso es reportado a secretaria
académica quien hace seguimiento para
identificar las causas.
8. Llegadas Tarde de Estudiantes:
Formato de
Llegadas Tarde,
Cuando un estudiante de Prekinder en adelante Registro de
llega después de la hora de inicio de clases, se Asistencia
dirige a la Recepcionista quien diligencia el
formato de llegadas tarde.
Recepcionista,
Coordinador de
Convivencia,
Secretaria de
Nivel,
Profesor
El estudiante debe llevar este formato a la
Secretaria de Nivel y/o Coordinador de
Convivencia para hacer la corrección en el registro
de asistencia.
9. Salidas Temprano de Estudiantes:
Formato de
Permiso de
Si un estudiante debe salir del colegio antes de Salida,
finalizada la jornada escolar, la secretaria de nivel Formato Control
diligencia el formato de permiso de salida que el Salida de
estudiante debe mostrar a la salida.
Estudiantes
De igual forma, la enfermera diligencia el formato
en caso que el estudiante deba ser enviado a casa
por enfermedad.
6.









ANEXOS
Lista de Estudiantes Nuevos
Carpeta de Estudiantes
Formato de Observación del Estudiante de Pre-escolar a 5°
Formato de Seguimiento del Estudiante de 6° a 12°
Acta de Reunión con Padres
Anamnesis de Pre-Escolar
Anamnesis de Primaria
Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes
Informe Final de Admisión
Coordinador de
Nivel,
Enfermera,
Portero,
Recepcionista
PROCEDIMIENTO DE
SEGUIMIENTO AL ESTUDIANTE
PROCESO DE GESTIÓN
ACADÉMICA
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
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








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Actas de Comisión de Evaluación
Daily Report
Formato de Remisión al Learning Centre
Formato de Seguimiento de Proceso de Refuerzo Externo
Acta de Consejo Curricular
Reunión con Profesional Externo
Registro Reporte de Incidente
Reporte de apertura del caso
Relato escrito del estudiante
Relato escrito testigos
Acta de convivencia
Informe de Comportamiento
Formato de Remisión a Coordinación de Primaria
7. ACTUALIZACIONES
FECHA DE
MODIFICACION
PARTE MODIFICADA
NUMERO DE
VERSION
MODIFICACIONES
22/12/2011
Se agregó la actividad
01.
02
22/12/2011
Se agregaron formatos
nuevos.
02
22/12/2011
Encabezado
de
registros y formatos.
02
22/12/2011
Reubicación
formatos.
de
02
18/01/2012
Se agregaron formatos
nuevos.
03
18/01/2012
Se agregó actividad 7
03
Inducción
y
Acompañamiento
al
estudiante Nuevo.
 Reunión
con
Profesionales Externos.
 Daily Report.
Se identificó el procedimiento
al que pertenecen los
registros.
Se reubicaron los formatos
de Anamnesis de Pre-escolar,
Anamnesis de Primaria y
Cuestionario
de
Datos
Personales
para
Adolescentes. Antes estaban
en el Procedimiento de
Admisiones.
 Remisión a Coordinación
Primaria.
 Permiso de Salida.
 Llegadas Tarde.
Asistencia de Estudiantes
PROCEDIMIENTO DE
SEGUIMIENTO AL ESTUDIANTE
PROCESO DE GESTIÓN
ACADÉMICA
FECHA DE
MODIFICACION
PARTE MODIFICADA
FECHA:
16/03/2016
Página 9 de 9
NUMERO DE
VERSION
MODIFICACIONES
Llegadas
tarde
de
estudiantes
Salidas
temprano
de
estudiantes
Se agregó la semana que
cubre el formato y se eliminó
la primera columna.
Revisión y ajustes
Se reemplaza infracciones
por situaciones
disciplinarias.
Se aclara acta de
convivencia en caso de
situación Grave o Muy
Grave. Informe de
Comportamiento (si aplica),
Formato de Remisión a
Coordinación de Primaria (si
aplica).
18/01/2012
Se agregó actividad 7
03
18/01/2012
Se agregó actividad 7
03
18/01/2012
Cambios en el Formato
de Daily Report
03
03/08/2015
16/03/2016
Todo el documento
6. Atención a
Infracciones
04
05
Consejeros de Nivel /
Coordinadores de Nivel /
Coordinador de
Convivencia
VERSIÓN: 05
Coordinador de Calidad /
Representante de la
Dirección
Rector