Evento1:Eventualidad, hecho imprevisto

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MANUAL DE PROCESOS
Sistema Obligatorio de
Garantía de Calidad de la
Atención en Salud
Fecha de actaulización: 30/12/2015
Versión proceso: 4
NOMBRE DEL PROCESO
CÓDIGO
PAGINAS
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS POR EVENTO EN
SEDES
P-S-011
12
1. DEFINICIÓN
Es el proceso que define las actividades a realizar para la dispensación de los
medicamentos a la población atendida de acuerdo a los servicios incluidos en los
contratos a atender.
Una adecuada dispensación exige que el medicamento sea entregado al paciente,
indicando dosificación y cantidad prescrita con instrucciones claras y en un
empaque que conserve las propiedades del medicamento.
2. GLOSARIO
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficiarios.
Evento1:Eventualidad, hecho imprevisto.
Dispensación2: Acción y efecto de dispensar (entrega).
POS: Plan obligatorio de salud.
FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía del sistema General de seguridad en
Salud.
3. RESPONSABLES
Director Técnico de Sedes.
Auxiliar de Servicios Farmacéuticos.
1
2
Diccionario Real Academia Española, http://lema.rae.es/drae/?val=evento, 27/05/2015.
Diccionario Real Academia Española, http://lema.rae.es/drae/?val=dispensaci%C3%B3n, 27/05/2015.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Ximena Burgos Ortiz
Coordinadora de Calidad
Cesar García Quintanilla
Coordinador Medico
Nancy Rueda Reyes
Gerente
Vigilado por la Superintendencia Nacional de Salud por la Defensa de los Derechos de los Usuarios
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4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Es la descripción clara de las actividades necesarias para realizar adecuadamente
la dispensación de los medicamento que exige nuestro usuario y cumpliendo la
reglamentación al respecto, las condiciones de uso del servicio y la cobertura del
contrato.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4.2.1. Conocer los requisitos para la dispensación de una autorización.
4.2.2. Saber el trámite que se hace una vez el paciente entregue la autorización
con sus documentos.
4.2.3. Conocer las actividades que se deben realizar para dar una asesoría al
paciente.
4.2.4. Definir la información necesaria para hacer una dispensación racional de
medicamentos por evento.
4.2.5. Definir los requisitos que debe cumplir una persona para la dispensación de
un medicamento por evento.
4.2.6. En desarrollo de este proceso se definen las actividades para cuantificar
plenamente la totalidad de medicamentos por evento dispensados.
4.2.7. Definir las actividades que permita identificar los usuarios que utilizaron el
servicio de salud de la Fundación Avansalud IPS.
4.2.8. Establecer el procedimiento para conocer la frecuencia de uso de los
medicamentos.
4.2.9. Definir las actividades a realizar con el fin de prevenir factores de riesgo
derivados del uso inadecuado de medicamentos, así como los problemas.
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Ximena Burgos Ortiz
Coordinador Medico
Nancy Rueda Reyes
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4.2.10. Definir claramente los documentos que debe aportar un usuario para poder
acceder a un medicamento sea por el contrato por evento.
5. ACTIVIDADES A REALIZAR
5.1. Medicamento a dispensar en el contrato por evento:
Todos los medicamentos que sean formulados a pacientes de la EAPB que no se
ajusten a los contenidos del contrato capitado, son medicamentos por evento. Los
cuales son de los siguientes tipos que serán dispensados por nuestros servicios:
a)
Medicamento POS que no corresponde a los capitados o
medicamentos POS de II y III nivel. Son medicamentos que están incluidos en la
resolución 5926 de 2014, pero que no se corresponden a los contratos por
capitación.
Por ejemplo: medicamentos formulados por especializaciones diferentes tales
como (dermatología, urología, nefrología, etcétera). Debemos tener en cuenta que
cuando el especialista tratante posee una sub-especialidad, como es el caso de
especialista en medicina interna con subespecialidad en cardiología o infectología,
las formulas por ellos ordenadas no se incluyen en los medicamentos del contrato
capitado. También incluye este tipo de medicamento el alquiler de balas de
oxígeno y alquiler de condensadores de oxígeno.
En este tipo de medicamentos también se encuentran los medicamentos para
patologías de alto costo.
5.2. Se debe recibir del solicitante del servicio la autorización original, la fórmula
médica en original y copia, junto con fotocopia del carnet y del Documento de
identidad del afiliado para entrega por evento. En caso de no tener copia de la
fórmula, se le solicita al paciente que saque una fotocopia.
5.3. Verificar que la fórmula médica sea un formato que contenga los requisitos de
la formulación establecidos en el Decreto 2200 del 28 de Junio de 2.005 en los
artículos 16 y 17 así:
 Nombre del prestador de servicios de salud (Obligatorio).
 Dirección del prestador de servicios de salud (Obligatorio).
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Número telefónico del prestador de servicios de salud.
Lugar y Fecha de la Prescripción (Obligatorio).
Nombre del paciente (Obligatorio).
Documento de identificación del paciente (Obligatorio).
Tipo de Usuario (Régimen subsidiado, Contributivo, particular etc.).
Nombre del Medicamento expresado en nombre genérico (Obligatorio).
Concentración del medicamento (Obligatorio).
Forma Farmacéutica del Medicamento (Obligatorio).
Vía de Administración del Medicamento (Obligatorio).
Dosis del Medicamento (Obligatorio).
Frecuencia de administración (Obligatorio).
Duración del tratamiento.
Cantidad total de Unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento en
número y letras (Obligatorio).
 Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
 Vigencia de la prescripción.
 Nombre y Firma del prescriptor con su respectivo número de registro
profesional. (Obligatorio)













5.4. En caso de no poseer las indicaciones necesarias para su administración se le
debe indicar al paciente que regrese donde el profesional que elaboró la fórmula
con el fin de que la complemente con esta información.
5.5. Verificar que la fórmula médica sea legible, NO POSEA tachones,
enmendaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos
(con excepción de las abreviaturas aprobadas por el comité de farmacia y
terapéutica de la institución que la formula, las cuales deben ser informadas con
anterioridad por la institución a nosotros) en caso contrario, devolverla al paciente
y exigirle que vaya donde el profesional de la salud que lo atendió para que la
realice de nuevo, con el fin de no correr riesgos.
5.6. Verificar que la dosis de los medicamentos sea expresada en el sistema
métrico decimal o en Unidades Internacionales. En caso contrario, devolverla al
paciente y exigirle que vaya donde el profesional de la salud que lo atendió para
que la realice de nuevo.
5.7. En caso de identificar en una prescripción posibles errores no se debe
dispensar y se debe consultar al prescriptor con el fin de no incurrir en falta contra
la ética profesional.
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5.8. Luego se procede a constatar que el solicitante del servicio este activo, para
lo cual se ingresar al sitio web del FOSYGA.
5.8.1. En caso que este activo en el sitio web FOSYGA siga con la actividad del
numeral 5.10.
5.8.2. En caso que no se encuentre activo, solicite que se dirija a la oficina
municipal de la EAPB, para que le ayuden a solucionar la situación y le den una
certificación de la afiliación. En caso que se resuelva la situación siga con la
actividad del numeral 5.9.
5.9. Una vez el paciente aparece en la el sitio web del FOSYGA o ha sido resuelta
la situación en la EAPB por no aparecer en dicho sitio, ingrese al sistema
AVANSOFT al módulo de Salida.
5.9.1. En caso que el solicitante del servicio se encuentra en la base de datos del
software AVANSOFT pero con diferente documento de identidad, solicite que se
dirija a la oficina municipal de la EAPB, para que le den certificación del cambio de
documento de identidad, luego envié esta certificación al Departamento de
Facturación para que ellos procesan a realizar el cambio en el Sistema
AVANSOFT, y continúe con la actividad descrita en el numeral 5.10.
5.9.2. En caso que el solicitante del servicio NO se encuentra en la base de datos
del software AVANSOFT, pero posea derecho al servicio, informe vía Chat en la
Página fundacionavansalud.com, al funcionario encargado del área de Facturación
para la creación del afiliado. Informe al usuario que este trámite dura unas horas y
una vez le sea informado que ya fue creado en la base de datos continúe con la
actividad descrita en el numeral 5.10.
5.10. Una vez verificada la vigencia de la afiliación verifique si el despacho
corresponde a un servicio del contrato capitado o por evento.
5.11. En caso que la solicitud del servicio corresponda a un medicamento por
evento, solicitado mediante una autorización de servicios, defina el tipo de
medicamento y verifique la siguiente información de acuerdo al tipo de
medicamento.
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5.12. Cobertura Medicamento POS que no corresponde a los capitados o
medicamentos POS de II y III nivel. En este caso el solicitante debe presentar:
5.12.1. Autorización en original con firma y sello. Es obligatoria la firma de
auxiliar Municipal de Salud de la EAPB. Estas autorizaciones para este tipo de
medicamentos pueden ser expedidas en oficinas municipales.
Debemos verificar en la autorización lo siguiente:




Que la autorización sea a nombre de FUNDACION AVANSALUD IPS.
Vigencia de la autorización.
Que coincida la información del afiliado con el documento de identidad.
Que coincida la información del medicamento con la epicrisis y la fórmula
Copia de la autorización si es una segunda o tercera entrega de la misma
autorización, y en las observaciones debe indicarse.
5.12.2. Fórmula original (excepto cuando sean segundas o terceras entregas de
una misma fórmula). debe cumplir las indicaciones del numeral 5.1.
5.12.3. Copia Resumen de historia clínica o epicrisis. De acuerdo a si el
medicamento fue formulado en el servicio de consulta externa o a consecuencia de
una hospitalización.
5.12.4. Copia del documento de identidad del afiliado aclarando que se
considera documento de identidad únicamente (cédula, tarjeta de identidad o
registro civil).
5.13. En caso de que el medicamento que se esté dispensando sea de uso
controlado se debe seguir las indicaciones especiales para estos medicamentos y
el diligenciamiento del libro de entrega de medicamentos de uso controlado
conforme a las indicaciones del Ministerio de la Protección Social, el Servicio de
Salud Departamental y la reglamentación actual. (Resolución 1478 de Mayo 10 de
2.006).
5.14. Luego se comprueban las existencias en los estantes de los medicamentos
contenidos en la autorización de servicios, realizando la verificación por el Principio
Activo o Nombre Genérico, la forma farmacéutica, la concentración y en caso de
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requerirse la presentación. Para la dispensación siempre se dará cumplimiento al
paradigma “primero en entrar primero en salir”.
5.15. Si no tiene existencias en los estantes de los medicamentos contenidos en la
autorización, debe solicitarlos inmediatamente a la Oficina Principal para que le sea
enviado con tiempo oportuno.
5.16. Diligenciar el formato Acta de Lista de Chequeo por Facturación F-A-084,
para registrar los documentos que le fueron solicitados al usuario para la
dispensación del medicamento según sea la cobertura, allí debe registrar uno a
uno los soporte y colocar la cantidad de folios.
5.17. Si el usuario tiene algún documento pendiente, informarle que debe que tener
todos los documentos completos para realizar la dispensación.
5.18. Una vez reunidos todos los documentos completos diligenciados en el
formato Acta de Lista de Chequeo por Facturación F-A-084, procesa a realizar la
dispensación al usuario.
5.19. Una vez dispensados del estante los medicamentos se procede a capturar
en el sistema la información AVANSOFT la información de los medicamentos
mediante el lector de código de barras.
5.20. En el sistema AVANSOFT en el módulo de Salida se maneja para buscar la
salida o para crear una nueva salida.
5.21. Para una Nueva Salida, Dar clic en el icono de la hoja blanca Nuevo para
agregar, digite la fecha de la salida correspondiente al despacho, luego coloca el
número del documento del Usuario en Código Afiliado, allí puede suceder dos
cosas que Exista o NO el Usuario.
5.21.1. Si Existe el Usuario:
 Seleccionar el tipo de Contrato Evento ( año vigente).
 En Documento de Referencia debe dejarlo en blanco.
 Digite el Número de la Autorización.
 Ingrese la Fecha de la Autorización.
 Digite el Código del Diagnóstico, para digitalizarlo presione la tecla F4 donde se
desplegara una ventana con los diagnósticos, si aparece el que necesita coloca el
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símbolo de % y el nombre del Diagnóstico, de lo contrario sino aparece debe digital
4 veces Z digital el nombre del diagnóstico.
 Selecciona la Cobertura si es (POS no capitado, Alto Costo, Regulado,
Ambulatorio).
 Pasa el producto por el lector de barra, enseguida digite la cantidad formulada
y despachada, no olvidar si es de uso permanente o no, si requiere colocar una
observación lo puede hacer en la casilla de Observaciones.
 Finalmente dar clic en el check rojo  para confirmar y luego en cerrar, se
abrirá una ventana donde confirmas la transacción si das clic en SI guardara los
cambios.
5.21.2. No Existe el Usuario, continúe con las actividades descritas en los
numerales anteriores a este proceso.
5.22. Para Buscar Salida, puede hacerlo por No. de salida, nombre del usuario o
por la fecha de inicio y final. Igualmente puede realizar tres funciones para la
dispensación del medicamento, el primero por Despacho de Pendiente, el segundo
Imprimir el Acta de Entrega y el tercero por Modificar Salida.
5.22.1. En caso de tener un pendiente, dar clic DESPACHO PENDIENTE,
aparecerá el producto con la cantidad pendiente a entregar, proceda a digitar la
cantidad a entregar y dar clic en despachar.
5.22.2. Luego dar clic en el check rojo  para confirmar y en cerrar, se abrirá una
ventana donde confirmas la transacción si das clic en SI guardara los cambios y no
podrás realizar ninguna modificación y si das clic en NO tendrá que realizar este
proceso desde el inicio.
5.22.3. Para los medicamentos dispensados por evento, proceda a imprimir el
ACTA DE ENTREGA del módulo de salidas del software AVANSOFT, dar clic en
Acta de Entrega, se despliega una ventana de listado por pantalla dar clic en OK,
se generara automáticamente el Acta de Entrega.
5.22.4. Para imprimir dar clic en el icono de la impresora, luego dar clic en Aceptar,
solicite al usuario que la firme y anexe a esta los documentos descritos en los
numerales anteriormente.
5.23. Para Modificar Salida, recuerde que tiene un plazo de 24 horas para realizar
cualquier modificación, pero solo podrá modificar la autorización, fecha de la
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autorización, cobertura, cantidad despachada, formula, contrato o eliminar línea de
producto.
5.23.1. Para modificar seleccione la salida y dar clic en la parte superior en la hoja
con el lápiz (Modificar), luego dar clic sobre lo que va a modificar y corregirlo.
5.23.2. Para eliminar, solo seleccione el producto y dar clic en la parte superior en
la X.
5.23.3. Para agregar otro producto, coloca el cursor en la columna Código de
producto, pasa el producto por el lector de Barra y luego presione la tecla tabular,
se abrirá una ventana con el lote del producto, dar clic sobre el lote que desea
agregar, automáticamente lo llevara a la ventana anterior donde colocara las
cantidades formuladas y despachadas, recuerde colocar SI, si es de uso
permanente.
5.23.4. finalmente dar clic en el check rojo  para confirmar y luego en cerrar, se
abrirá una ventana donde confirmas la transacción si das clic en SI guardara los
cambios.
5.24. En el momento de entrega de medicamentos, se debe ofrecer la siguiente
información al paciente:
a). Forma de realizar la medición de la dosis, Vía y hora de administración.
b). Importancia de la adherencia a la terapia y su duración.
c). Cuidados que se deben tener en la administración del medicamento, con el fin
de prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos, así
como los problemas relacionados con su uso.
d). Advertencias sobre efectos adversos, problemas relacionados con los
medicamentos (PRM) y problemas relacionados con la utilización de medicamentos
(PRUM).
e). Advertencias sobre contra indicaciones.
f). Advertencias sobre interacciones con alimentos y otros medicamentos.
g). Condiciones de almacenamiento o sea los requisitos de conservación en casa.
h). Forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral.
i). Qué hacer si olvida la dosis.
j). Informar sobre los pictogramas y demás ayudas que la normatividad haya
señalado para los medicamentos que se dispensan y que los posea el
medicamento dispensado y la información para su uso y comprensión del
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significado.
k). Otra información que solicite el paciente y en particular la relacionada con el
uso adecuado de medicamentos.
Nota: en caso que el servicio farmacéutico sea prestado por una persona que no
ostente el título de Químico Farmacéutico o Regente de Farmacia no es obligación
el suministrar la información de los literales d), e) y f).
5.25. Colocar el sello de entregado a la fórmula original y copia1 .
5.25.1. Se solicita al usuario la firmar en la fórmula médica original. Se debe tener
en cuenta que la firma se realiza en la parte delantera de la fórmula para facilitar
su verificación.
5.25.2. En caso que el paciente no sea capaz de firmar, se coloca la huella digital
de su dedo índice. Si la persona que recibe los medicamentos no es el mismo
paciente se debe registrar el parentesco con de esta con aquel.
5.26. Entregar copia de la fórmula al paciente.
5.27. Empacar en una bolsa los medicamentos y entregarlos al paciente.
5.28. Junto con los medicamentos suministre información que estimule un estilo
de vida saludable sea en forma verbal o mediante la entrega de un plegable o
cualquier otro material que sirva de herramienta para este fin.
5.29. Enviar las formulas y las autorizaciones junto con sus documentos soporte y
el formato Acta de Lista de Chequeo por Facturación F-A-084, en la fecha
acordada todos los viernes de cada mes.
FA-084
CÓDIGO
FORMATO
FUNDACIÓN
4
VERSIÓN
AVANSALUD FORMATO ACTA DE LISTA DE CHEQUEO POR
FECHA 07/01/2016
FACTURACIÓN
IPS
PÁGINA
1
Nombre Paciente:
1
En caso de encontrarse algún faltante colocar solo el sello de entregado solo a los
medicamentos entregados, acordando con el paciente un tiempo prudencial para la entrega de los
medicamentos pendientes.
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ID:
Fecha de Elaboración:
Soportes por Cobertura
Cobertura por CTC:
No. Autorización:
SI
NO
No. Folios
Original Acta de Entrega
Original Autorización Entidad Aseguradora
Copia Documento de Identidad
Copia Carnet Entidad Aseguradora
Original Orden/ Formula Médica
Copia Historia Clínica o Epicrisis
Original Acta CTC
Original Justificación NO- POS
Cobertura por Medicamentos II Y III Nivel:
Cobertura por Tutela:
Copia Tutela Resuelve
Total No. De Folios
Firma Responsable.
Sede:
VoBo Auditor Soportes Físicos.
Fecha validación:
VoBo Asignación precios y
Generación RIPS por Evento.
VoBo Coordinador Facturación.
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