PROTOCOLO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

PROTOCOLO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

PROTOCOLO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
1.
Objetivo
Especificar el trámite y los principios a tener en cuenta para la eliminación de material de
archivo.
2.

Principios básicos:
Garantizar que los documentos se vuelvan ilegibles, y por lo tanto que no
volver a utilizarse como documento;

Emplear métodos de bajo impacto ambiental.
3.
Alcance
puedan
Debe ser aplicado por los responsables de los archivos de gestión y central de todas las
dependencias o entidades operadoras de servicios de la SDIS
Inicia con la solicitud de eliminación del responsable del archivo que va a hacer la eliminación
y termina con la firma del acta de eliminación por el responsable de Gestión ambiental en la
entidad
4.
Pasos
4.1 Solicitud de eliminación: se presenta ante el comité de Gestión documental, archivos y
correspondencia, para su aprobación, la cual debe llevar anexa el inventario de material
a eliminar, y un concepto sobre el estado de los documentos y el procedimiento a seguir,
emitido por un Conservador Restaurador, y un Microbiólogo en caso de documentos con
deterioro biológico.
4.2 Aprobación de solicitud: el comité estudia, hace observaciones y aprueba la eliminación,
mediante Acta de reunión.
4.3 Si hubo observaciones, el responsable del archivo en el cual se va a eliminar, ajustará el
inventario de documentos a eliminar.
4.4 Entrega de documentos para eliminación: se envía un memorando al responsable de
gestión ambiental, anunciando el acta en la que se aprobó la eliminación, la cantidad en
metros lineales o unidades de almacenamiento el lugar dónde se debe recoger la
documentación a eliminar y el concepto del conservador.
4.5 Certificación de eliminación: la persona o empresa que realiza la eliminación del material,
debe dejar constancia del proceso, indicando, entre otros datos el tipo de material que se
eliminó, la medida (metros lineales, unidades de almacenamiento o piezas), y la técnica
utilizada para la eliminación.
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co
Anexo
Recomendaciones a tener en cuenta
1. Cuando la eliminación se haga a través de terceros, la entidad debe contratar con personas
naturales o jurídicas especializadas, que garantice el cumplimiento de los dos principios básicos
enunciados.
2. El material debe entregarse separado de la siguiente manera1:
o Papeles y cartones: La documentación que se encuentre encuadernada, debe ser separada
la pasta del cuerpo del libro y la primera clasificarla con los cartones.
o Material con deterioro biológico: Si el material presenta o ha presentado biodeterioro
activo, es necesario separarlo en bolsas rojas y marcarlas como material con riesgo
biológico, utilizando el símbolo correspondiente.
Debido a que este material debe tener un tratamiento especial, bien sea por
incineración en hornos especiales o por coprocesamiento, siempre siguiendo normas
de seguridad y preservación medioambiental.
o Publicaciones: Debido a los pigmentos y soportes con tratamientos de cargas y encolantes
difícilmente biodegradables.
o Soportes de tela o papel con tratamientos químicos a base de ácidos: Por lo general la
documentación planimétrica presenta soportes vegetales o telas de impresión (Drafting
Cloth), que debe ser separados, ya que requiere tratamientos especiales de aislamiento,
debido a los gases o los residuos químicos emitidos al momento del proceso.
o Materiales no convencionales: Se trata de polímetros no biodegradables que requieren un
tratamiento especial para su destrucción, pues no pueden ser incinerados por los gases
tóxicos emitidos en el momento del proceso y no pueden ser enterrados por la
característica del material.
1
Cuadro de clasificación de residuos, color de recipiente y rótulos respectivos. Ver MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA
LA GESTION INTEGRAL DE LOS RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES EN COLOMBIA MPGIRH. Ministerio del
Medio Ambiente y Ministerio de Salud. Resolución 01164 de 2002.
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co