21/01/2015 FECHA - System Plus Pasto LTDA

21/01/2015 FECHA - System Plus Pasto LTDA

Versión: 001
FORMATO CITACIÓN / COMUNICADOS / ACTAS
SYSTEM PLUS PASTO
FECHA:
DIRIGIDO A:
MOTIVO:
Vigente a partir de:
21/01/2015
20 de Agosto de 2016
Área Comercial y de Ventas, Dirección General, Asistente Administrativa
Información sobre el proceso formativo que debe tenerse en cuenta para brindar información
a los aspirantes o estudiantes en todas las modalidades de formación
SITUCIONES A TENER EN CUENTA PARA EL CAMBIO DE ESTADO DE UN ESTUDIANTE:
Un estudiante de System Plus pasa por varios estados durante su proceso formativo y para hacer cambios a dichos
estados en cualquier caso, SOLAMENTE está autorizada el área de Coordinación académica o a quién ella delegue. Si
existiese la necesidad de hacerlo desde otra área, se debe hacer la solicitud expresa a Coordinación Académica para
cambiar dichos estados.
Cuando un estudiante desea hacer algún cambio a su matrícula o su estado, debe remitirse a Coordinación
Académica de manera directa. En ningún caso, los formatos serán diligenciados y aprobados al estudiante por otros
administrativos, sin tener antes la autorización de Coordinación Académica.
Los estados de un estudiante son:
1. Activo: Es un estudiante que se encuentra matriculado y asistiendo a clases de manera regular
2. Inactivo: En este estado el estudiante no podrá tener acceso al sistema de notas y sólo puede estar inactivo por
determinación del área encargada, es decir, Coordinación Académica. Sin embargo, las razones por las que puede
estar inactivo también pueden ser por pagos o porque no ha entregado su documentación en el momento de su
matrícula. En estos casos se deberá solicitar expresamente a Coordinación Académica la autorización para hacer
dicho cambio.
3. Aplazado: Para tener este estado, el estudiante debe diligenciar el formato de SOLICITUD DE RETIRO,
APLAZAMIENTO, CAMBIO O ADICIÓN DE HORARIO / PROGRAMA. Este formato debe estar correctamente
diligenciado y sólo se hará efectivo si tiene las firmas de las áreas: Coordinación Académica y Cartera (Debe estar
al día en pagos). El aplazamiento se mantiene vigente hasta por 2 periodos, tiempo en el que antes de iniciar
clases se comunicará con el estudiante para informar de la posibilidad de realizar un reingreso a la Institución.
Este reingreso dependerá siempre de los niveles que se oferten en el trimestre correspondiente. La institución
NO ESTÁ OBLIGADA a dar un nivel por aplazamiento y la asignación de nivel estará sujeta a la oferta de niveles.
Si el tiempo de un aplazamiento se ha vencido después de 2 periodos (trimestres académicos), el formato se
archivará y cuando el estudiante reingrese, deberá diligenciar un nuevo formato. Los aplazamientos deben
pasarse en los 10 primeros días hábiles iniciado el trimestre, después de este tiempo, no se tendrán en cuenta
notas causadas en este periodo para el siguiente trimestre.
4. Retirado: Se da cuando un estudiante manifiesta que no ingresará más a la institución. Este retiro debe estar
consignado en el formato de SOLICITUD DE RETIRO, APLAZAMIENTO, CAMBIO O ADICIÓN DE HORARIO /
PROGRAMA. Aunque en teoría es definitivo, puede dar a lugar a un reingreso por parte del estudiante, sin
embargo cuando esto ocurra, el reingreso debe hacerse a través del mismo formato. Las notas y demás que
quede pendiente, se someten a las reglas del manual de convivencia. Un estudiante con pagos pendientes no se
puede retirar, por lo que se deberá hacer un acuerdo de pago y realizar un aplazamiento hasta el momento en el
que pueda ponerse al día.
5. Desertor: Es un estudiante que no informó de su retiro y que por lo tanto, no tiene un formato que acredite su
cambio de estado. Para las notas pendientes, aplica para éste lo consignado en el manual de convivencia. Los
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pagos pendientes se harán válidos una vez quiera reingresar, aplicando sobre ellos lo que sea determinado por
Cartera.
PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE ESTADO:
1. Excepto para el estado de “Desertor”, todos los demás estados serán consentido por el estudiante ya sea a
través del formato o por autorización de Coordinación Académica. BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA DEBE
IMPONÉRSELE UN CAMBIO DE ESTADO O UNA MODIFICACIÓN A SU MATRÍCULA, DE LA QUE EL ESTUDIANTE NO
ESTÉ INFORMADO PREVIAMENTE. Esto aplica también para el cambio de niveles, homologaciones, validaciones,
cambios de programa, de horario, de modalidad, etc.
2. En Coordinación Académica el estudiante realizará el diligenciamiento del formato respectivo y donde se
aprobará para pasarlo al área de Cartera.
3. Es también en Coordinación académica donde se debe hacer el cambio en el Sistema de Información Académico
“LIRIO” y en el SIET si se trata de programas técnicos. Para las demás modalidades el cambio sólo debe hacerse
en el Sistema LIRIO. Si un estudiante pasa de una modalidad “módulo rápido” o “auxiliar” a Programa Técnico,
Coordinación Académica, deberá hacer el registro de la matrícula en el SIET una vez esté aprobado el cambio.
4. En cuanto a los aplazamientos, se colocarán en una carpeta provisional y una vez se cumplan 2 periodos después
de su solicitud, serán archivados en las carpetas de los estudiantes.
OTRAS INFORMACIONES IMPORTANTES SOBRE LOS PROGRAMAS TÉCNICOS:
El área comercial o quién de información sobre la oferta académica, deberá tener claro lo siguiente:
1. Es muy importante cuando se presente la oferta académica, no ilusionar, prometer o asegurar cosas de las
cuales no haya plena certeza, puesto que la insatisfacción de un estudiante conlleva a problemas futuros y
acarrea una mala reputación a la institución.
2. Un programa técnico corresponde a una formación en competencias laborales para 1 o dos años de formación,
dependiendo de la intensidad horaria que escoja y tiene requisitos de entrada y de salida que es INDISPENSABLE
QUE LOS ASPIRANTES CONOZCAN ANTES DE INICIAR. POR LO TANTO EL ÁREA COMERCIAL ESTÁ OBLIGADA A
INFORMAR DE DICHOS REQUISITOS como se enumeran a continuación:
REQUISITOS DE ENTRADA:


Haber cursado y aprobado mínimo el noveno grado en la básica secundaria. (Excepto el programa de
Programación Web, el cual requiere grado 11 mínimo). Para esto deben soportar el diploma, acta o
certificado oficial.
Acciones, documentos y formatos consignados en el procedimiento de admisión y matrículas.
REQUISITOS DE SALIDA


Haber cursado y aprobado la totalidad de los niveles correspondientes al programa técnico. Según nuestra
reglamentación un estudiante no debe tener ninguna nota por debajo de 4.0. Si existiese una excepción,
deberá ser sustentada por Coordinación Académica.
Haber realizado 2 seminarios de ética, con una intensidad horaria de 2 horas cada uno. El estudiante deberá
pagar un valor por la asistencia a dichos seminarios. Pero este valor es representativo, puesto que esta
formación humana, es muy importante dentro del proceso formativo y requiere la asistencia OBLIGATORIA
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de todos los estudiantes de programa técnico. Estos seminarios se abrirán al finalizar cada trimestre y su
programación estará consignada en cartelera y en la página web de la Institución.
 Haber realizado la práctica empresarial de 120 horas en un convenio que suscriba el estudiante con una
empresa pública o privada o adhiriéndose a uno de los convenios que la Institución tenga vigente. Esta
prácticas podrán ser remuneradas o no, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal de las empresas.
 Por ley (Decreto 055 de enero de 2015) las prácticas no se pueden convalidar con los trabajos que el
estudiante desempeñe, puesto que a partir del nombrado decreto, toda práctica deberá estar al amparo del
Sistema Nacional de Riesgos Laborales.
 Si un estudiante no puede realizar la práctica deberá pagar por un seminario de actualización de 20 horas
(15 presenciales, 5 de trabajo independiente) que será obligatorio y que debe realizarse antes de finalizar su
formación. Este seminario se abrirá cada semestre de acuerdo a la disponibilidad de estudiantes y a las áreas
que lo requieran.
 Haber cancelado los derechos de certificación que corresponden a un pago administrativo que se realiza a
todos los estudiantes por igual.
Después de vencido el registro de un programa y mientras se aprueba su renovación o cambio, NO SE PUEDE
INSCRIBIR ESTUDIANTES EN DICHOS PROGRAMAS VENCIDOS.
Si un estudiante retirado o desertor, después de 1 semestre o más desde su retiro, desea hacer un reingreso en
un programa que ya no existe, ya no podrá hacerlo en el mismo programa en el que estuvo matriculado, puesto
que su retiro no se debió a un aplazamiento y porque ya no es posible matricular estudiantes en programas
vencidos. Por lo tanto, deberá reingresar a uno de los programas nuevos y los niveles que sean susceptibles de
homologación serán tenidas en cuenta para su matrícula en el nuevo programa, siempre y cuando haya recibido
la formación en un periodo no mayor a 4 años desde su retiro. El estudiante después de 4 años desde su retiro
debe someterse a un proceso de actualización que será fijado entre él y la Institución.
Nuestra institución sólo certifica las competencias de una formación, hasta 4 años después de finalizada dicha
formación. Después de este tiempo, se puede certificar la aprobación, pero no las competencias, esto por el
nivel de actualización de los contenidos curriculares.
Un estudiante sólo puede homologar en la Institución hasta dos programas técnicos y deberá acogerse a las
reglas establecidas para ello en el manual de convivencia.
Una vez finalizada la formación todos los estudiantes de programa técnico se incluyen en un BANCO DE EMPLEO
DE EGRESADOS, del cual existe información en la página Web de la Institución. Para que los egresados puedan
recibir información de vacantes que se ofertan desde la Institución solicitadas por empresas de la región, deberán
actualizar su información personal y laboral en el sistema de egresados al cual sólo tendrán acceso una vez
estén certificados en su programa técnico.
Las personas que tienen el primer contacto con nuestros estudiantes y futuros estudiantes, son las responsables de
que tanto la primera imagen, como la imagen futura de la institución sean coherentes. En nuestras manos está
brindar una información honesta y certera que corresponda con nuestra realidad. No es necesario crear expectativas
falsas, más bien debemos empoderarnos de lo que somos y valorarlo como tal: UNA INSTITUCIÓN DE CALIDAD
VERDADERA Y MUY ALTA.
DIRECCIÓN GENERAL
COORDINACIÓN ACADÉMICA