MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES
CÓDIGO
P-07-20CMP
FECHA
07/10/2016
VERSIÓN
3
OBJETIVO DEL MANUAL
Definir los procedimientos necesarios para la gestión del proceso de comunicaciones, mercadeo y publicaciones
de la universidad
ALCANCE DEL MANUAL:
Procedimiento de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones en la Universidad la Gran Colombia en la Ciudad de
Bogotá.
1.
PROCEDIMIENTO MERCADEO
El Departamento de Mercadeo y Comunicaciones desarrolla las estrategias de marketing para que la marca
Universidad La Gran Colombia sea reconocida en el mercado y a través de la divulgación de los servicios de la
Institución mantener el flujo constante de estudiantes nuevos.
Por medio de las investigaciones de mercadeo se realizan diagnósticos y análisis que permiten obtener
información del mercado para direccionar las estrategias de marketing de la Universidad y los planes de acción
que van encaminados a fortalecer la escalera de ventas que son los pasos que hace un estudiante potencial
desde el interés inicial hasta que se convierte en un estudiante matriculado.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
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2. PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES E IMAGEN INSTITUCIONAL
2.1. PUBLICIDAD:
Tiene como objetivo, generar procesos de comunicación gráfica encaminada a la creatividad e innovación en
diseño digital e impresión, logrando así generar un impacto en nuestro grupo objetivo sea estudiantes, docentes,
administrativos y personas externas.
Fortalecemos la imagen institucional a través de estrategias comunicativas generando posicionamiento y
recordación de la Universidad bajo los lineamientos establecidos en el Manual de Identidad e Imagen Institucional.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO.
RESPONSABLE
1
USUARIO
2
COMUNICACIONES
3
COMUNICACIONES
4
USUARIO
5
USUARIO
6
COMUNICACIONES
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE COMUNICACIÓN:
La unidad y/o dependencia respectiva, realiza la solicitud de comunicación
mediante el diligenciamiento del formato de comunicaciones, mercadeo y
publicaciones en Google docs®, por mail u oficio.
( https://docs.google.com/a/ugc.edu.co/forms/d/15Id3p_IsuT92gTdMJZMGZ9b
eqfVCqdVMmtJ2UleMQ6c/viewform ), realizando las observaciones y
aclaraciones del caso.
Nota: Las solicitudes de Rectoría y las Vicerrectorías no se tramitan por el
formato.
CLASIFICACIÓN DE SOLICITUD:
El personal de Comunicaciones realiza la respectiva de clasificación y
asignación de acuerdo a:
- Solicitudes por tráfico.
- Solicitudes por distribución interna. (unidades académicas y
administrativas).
- Solicitud por importancia. (lo establece el director del proceso).
REVISIÓN INTERNA DEL DISEÑO:
El diseñador es autónomo en su diseño, pero puede pedir la opinión de sus
compañeros o el director antes de enviarlo.
Una vez pre-aprobado el diseño, se procede a enviar vía correo institucional el
diseño al usuario para su aprobación.
APROBACIÓN DEL DISEÑO:
Aprobación de Diseño:
Si es aprobado: El cliente responde al correo institucional su aprobación del
diseño.
Cuando la solicitud del usuario no requiere impresión y es solo publicación
digital, se tramita directamente con el Comunicador del Departamento para
que se publique en el Portal Institucional. Para los casos de redes sociales lo
realiza la comunicadora del área.
No es aprobado: El cliente responde en el correo institucional por qué no se
aprueba y los cambios que sean pertinentes al diseño.
SOLICITUD DE APROBACIÓN VICERECTORÍA Y PRESUPUESTO:
El usuario realiza y envía un comunicado dirigido a la Vicerrectoría a la cual
depende solicitando la aprobación de la solicitud. Comunicado que pasa
primero por la oficina de Presupuesto para el respectivo Vo.Bo. y finalmente al
llega al Departamento de Mercadeo y Comunicaciones donde se revisa que
esté aprobado.
SOLICITUD DE PEDIDO:
Se ingresa en el sistema de información administrativo Iceberg con la
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siguiente información:
- Producto y sus características.
- Cantidad.
- Razón por la cual se realiza el producto.
- Centro de costos
Y se envía escaneado a compras el suministro firmado por el director.
En casos especiales, la dirección del proceso emite un comunicado sugiriendo
el proveedor.
GESTIÓN DE COMPRA:
De acuerdo a los procesos internos del Proceso de Compras y Suministros, se
realiza la respectiva gestión de compra y se informa al proceso de
comunicaciones el proveedor que realiza el producto.
ENVÍO DEL ARTE:
El responsable del diseño una vez tenga la adjudicación de proveedor
establecido por el proceso de Compras y Suministros, realiza la preparación
del diseño para la etapa de impresión.
Se hace entrega del diseño y sus especificaciones al proveedor adjudicado vía
correo institucional.
MUESTRA DEL DISEÑO:
Para diseño especiales (grandes cantidades o gran formato) el proveedor
entrega al proceso de comunicaciones muestra de la pieza antes de la
impresión para su aprobación final.
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN:
La persona que realizó el diseño es responsable de realizar la RECEPCIÓN Y
APROBACIÓN del material solicitado
7
COMPRAS Y
SUMINISTROS
8
COMUNICACIONES
9
PROVEEDOR
ADJUDICADO
10
COMUNICACIONES
Si es aprobado: Se recibe en el departamento y es remitido a la dependencia
que lo solicito
11
USUARIO
12
COMUNICACIONES
No es aprobado: Se tramita el producto no conforme de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento de Compras y suministros en el literal de
Producto No Conforme F-08-03.
RECIBO A SATISFACCIÓN:
Se realiza entrega al usuario del material según su solicitud, como evidencia
de la entrega y aceptación el usuario diligencia formato de evaluación del
servicio dpto. Comunicaciones, mercadeo y publicaciones.
SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO:
El asistente del proceso, realiza el seguimiento mediante cuadros de orden de
publicación y seguimiento.
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2.2 COMUNICACIONES:
NO.
RESPONSABLE
1
COMUNICADOR
2
COMUNICADOR
3
COMUNICADOR
4
COMUNICADOR
5
COMUNICADOR
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
GENERACIÓN DE CONTENIDO:
Para realizar la difusión es necesario tener información que se obtiene de dos formas:
1. El usuario envía un correo solicitando la difusión de las actividades a realizar en su
área.
2. El comunicador se acerca a la dependencia a solicitar información de las
actividades a promocionar.
REDACCIÓN DEL CONTENIDO:
El comunicador se encarga de convertir esa información en contenido, redactando una
noticia del tema relacionado.
APROBACIÓN DEL CONTENIDO:
El comunicador envía la noticia final para el visto bueno de la dependencia solicitante. Si no
es aprobado se realizan los ajustes necesarios hasta que se aprueba.
PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Una vez aprobado por la dependencia, se procede a publicarlo en los diferentes medios de
comunicación de la universidad.
ARCHIVOS DE COMUNICACIONES:
El comunicador archiva en la carpeta de comunicaciones los documentos que soportan las
publicaciones.
El departamento apoya la divulgación y difusión de los eventos y noticias que genera la universidad en sus diferentes
dependencias y los publica en sus medios de comunicación.
2.3. PRODUCCIÓN DE TELEVISIÓN
Desde el Departamento de Mercadeo y Comunicaciones se realizan todas las acciones de diseño, producción y
posproducción de espacios de televisión de La Universidad para el Canal Teleamiga.
NO
.
RESPONSABLE
1
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA
2
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA FACULTADES
3
COMUNICACIONES
4
COMUNICACIONES
5
COMUNICACIONES
6
COMUNICACIONES
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD:
La Vicerrectoría Académica solicita la realización de los proyectos de televisión,
entregando un cronograma anual de participación de las Facultades.
PROPUESTA TEMÁTICA:
Con 15 días de anticipación envían a la oficina de comunicaciones la temática a
desarrollar en los espacios.
ADAPTACIÓN LENGUAJE DE TELEVISIÓN ACADÉMICO
El productor de televisión hace la adaptación del lenguaje académico al lenguaje de
televisión y genera las propuestas de material de apoyo.
PROPUESTA:
El productor de televisión realiza investigaciones sobre el tema a tratar y programa
reuniones previas con los participantes de la Facultad en el espacio con el fin de
acordar el desarrollo del tema enviado.
DESARROLLO DE LIBRETOS, ESCALETAS Y VTR´s:
La oficina de comunicaciones de acuerdo a lo establecido con los participantes del
programa entra en proceso de preproducción del espacio, diseño de escaleta del
capítulo, realización de libreto final, grabación y edición de los VTR´s e inclusión de
imágenes adicionales en formato JPG de ser necesarias.
REALIZACIÓN DE PROGRAMA
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COMUNICACIONES
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Producción al aire, coordinación de recepción, maquillaje y prueba de sonido,
realización según escaleta diseñada para cada capítulo, finalización del material,
entrega al departamento de tráfico y copiado para archivo.
ENTREGA DEL PRODUCTO FINAL
La oficina de comunicaciones entrega copias de los programas a las Facultades
correspondientes.
3. REGISTRO
- Registro de comunicaciones, mercadeo y publicaciones en Google docs®
- Registro de evaluación satisfacción
CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
0
30/06/2014
1
14/07/2014
2
25/08/2015
3
07/10/2016
DESCRIPCIÓN
Emisión inicial
Se define para el literal 2.3, las actividades correspondientes a
comunicaciones.
El departamento apoya la divulgación y difusión de los eventos y noticias que
genera la universidad en sus diferentes dependencias y los publica en sus
medios de comunicación.
Actualización del procedimiento de publicidad e inclusión del proceso de
producción de televisión
Se realizaron ajustes al procedimiento mercadeo, se incluyó grafico de
escalera de ventas.

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