¿Realmente Necesita un ECM?

¿Realmente Necesita un ECM?
¿Cual es el Problema a Resolver?
¿Realmente Necesita un ECM?
La Respuesta corta: NO
 ECM es un conjunto de tecnologías, pero no necesariamente una solución
 Desde el punto de vista empresarial, la atención debe centrarse en soluciones
a los problemas tangibles del negocio; y no en cómo la tecnología se utiliza
para crear la solución
¿Qué es ECM?
Enterprise Content Management
(Gestión del Contenido Empresarial)
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Captura: Escanear, OCR, Importar documentos, Office
Repositorio: Almacenamiento & Archivo
DM: Gestión Documental
WFS/BPM: Flujos y/o Gestor de Procesos de Negocio
Colaboración: Web 2.0, Web 3.0
 Y muchos mas …
¿Qué es ECM?
Solución:
Es empaquetamiento de Tecnologías
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Cuentas por Pagar
(AP)
Capture
Gestión de Contratos (CLM)
DMS
Gestión de Registros (RM)
Gestión de HistoriasArchiving
Laborales (HRM)
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BPM /
Desarrolladas
Workflow
sobre las tecnologías ECM
Enfoque en área específica
Flexibles para adaptarse y solucionar un
problema de negocio
Soluciones basadas en ECM
Pago de
Facturas
Gestión de
Contratos
Gestión de
Registros
Gestión de
RRHH
Así que el enfoque debe estar en solucionar un
Problema de Negocio
 Muchas empresas compran tecnología
 Hambre? Ir a hacer mercado
 Algunas compran soluciones para un problema de negocio
 Hambre? Comprar un almuerzo … saludable para bajar de peso
 De las que compran soluciones, muy pocas entienden y cuantifican el problema de
negocio
 Una hora de almuerzo, cantidad de dinero disponible, calorías, balanceado
Mejore el Éxito del Proyecto
Y hasta logre un retorno de la inversión - ROI
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Antes de adquirir tecnología, identifique el problema de negocio (Pain Point)
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Tenga puntos de referencia – cuantifique el problema
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Si es una empresa de consultoría, procesa 100 facturas al año. Poco valor
Si es una empresa de distribución al por menor, procesa 10.000 facturas al mes. Alto valor.
Fije una meta realista, tangible (punto de referencia del éxito)
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El costo diario de procesar una factura es de $30.000. x 22 días = $660.000
Pierde la oportunidad de descuentos por pronto pago del 3%
Es importante para el negocio aliviar este dolor?
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En promedio se toman 22 días en procesar una factura
Otras empresas lo hacen en 10 días
Refine la cuantificación del problema
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Toma mucho tiempo procesar una factura
Necesitamos disminuir el tiempo de procesar facturas a la mitad
Esto reducirá el costo de procesamiento en $330.000 por factura
Fijar metas irreales, solo asegura un proyecto fracasado
Deje en manos de los proveedores el seleccionar las tecnologías necesarias para atender el
problema
La tecnología es solo el 30% de la solución, el 70% es cómo se mejora el proceso de negocio
Así que, ¿Realmente Necesita de un ECM?
En resumen:
 Enfóquese en los problemas de negocio y las soluciones a esos problemas, en vez de centrarse en
tecnologías que pueden o no ser usadas
 Identifique el problema de negocio (Pain Ponit)
 Tenga puntos de referencia para cuantificar el problema (impacto en costos económicos)
 Asegúrese que el problema de negocio sea parte vital en la actividad principal de la empresa
 Establezca metas medibles y realísticas
La respuesta corta fue, no.
Pero la respuesta real es SI, siempre y cuando las
tecnologías de ECM hagan parte de una solución a un
problema tangible del negocio
EASY for SAP
Una Solución de EASY Software
Nuestra Compañía: EASY Software
 Fundada en Alemania en 1991
 Uno de los mas grandes e importantes fabricantes en
Europa de soluciones de Software Enterprise
Content Management - ECM
 Oficinas en Alemania, US, UK, Austria, Singapur,
Turquía
 Portafolio completo de ECM para captura
(digitalización), flujos de trabajo, y almacenamiento
y archivo de documentos, con integración certificada
a los principales ERPs como SAP
 Mas de 12.000 clientes a nivel global, 1.000+
integrados a SAP
 Operación global y soporte 24/7
# 1 en el Mercado Alemán
Algunas Referencias Globales
Referencias en Latinoamérica
 DirecTV Latin America
 EASY Contract. Solución de punta a punta de Contract
Lifecycle Management (CLM). 65 abogados alrededor de
Latinoamérica utilizan el sistema para la gestión de contratos
que se firman diariamente con múltiples proveedores de
contenido. Implementado en 2014.
 CasaLuker Colombia
 EASY for SAP. Solución de gestión de documentos integrada
al ERP de SAP de CasaLuker. Todos los documentos generados
por SAP son almacenados en el repositorio de EASY for SAP.
Implementado y puesto en producción en 2014.
Premios
Portafolio de Soluciones ECM
Certificado por SAP AG
 Certificado por SAP AG
 Por más de 18 años!
 1.000 clientes SAP
Contenido Empresarial
ERP
Contenido Estructurado
SAP / ERP / CRM
ECM for SAP
Combina
Contenido
Estructurado & No-Estructurado
ECM
Contenido No-Estructurado
• Papel
• Correspondencia
• MS Office
• SharePoint
• E-mail
• Contratos
Variedad de Documentos
Documentos Internos (financieros, reportes, valoraciones, contables, procesos, imágenes
Documentos de Salida (SAP: facturas, ordenes de compra, remisiones)
Documentos de Entrada (aplicaciones, facturas, comprobantes de entrega)
Tipos de documentos (papel, MS office, emails, Fax) etc / documentos SAP y No-SAP
Digitalización de Documentos de Entrada
Beneficios de ECM / ROI
Cumplimiento
•
Almacenamiento
• Reducción del
archivo
• Elimina la
necesidad de
buscar en
papales
Responsabilidad
Ambiental
• Reduce copias
e impresiones
en papel
Manejo
períodos de
retención
• Elimina
pérdida de
documentos
• Evita fraude
• Documentos
no pueden ser
alterados
• Acceso a
auditores
Percepción del Beneficio
Servicio al
Cliente
Mejoras en
procesos
•
•
Tiempos de
respuesta
• Portales de
autoservicio
• Gestión de
reclamos
•
•
•
Aprobación
de pago de
facturas
Cotizaciones
Consultas de
clientes
Aplicaciones
Departamentos que se Benefician de ECM
Cartera y
Tesorería
RRHH
Legal
SAP
Ventas
Logística
Servicio
al Cliente
Proceso: Pago de Facturas