Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INDUCCIÓN
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S con domicilio en la ciudad de Medellín, en su
calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de
sus clientes, empleados y proveedores, da cumplimiento a los requisitos
establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas
aplicables.
Identificación del responsable del tratamiento
Los datos principales de ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S son los siguientes:
Domicilio principal: Cra 43 A 18 S- 80
Correo electrónico: [email protected]
Línea de atención: 5606242
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES
Objeto
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal
k del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el decreto
1377 del 27 de Junio de 2013 que regula los deberes que asisten a los
responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se
encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos
para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la
atención de consultas y reclamos de los titulares de la información.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección,
manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S., a fin de garantizar y proteger el
derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por
la Ley.
Ámbito de aplicación
La presente política de tratamiento de datos de carácter personal y
sensible es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de
2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones
complementarias y será aplicada por ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S,
respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión,
y de todas aquellas actividades que constituyan en el normal desempeño
de su negocio y que deban ser tratados por este.
Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
los partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y lo
el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable
y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en
Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a
su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del
país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación
de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia
cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el
encargado por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los
parámetros
generales
que
serán
respetados
por
ESTACIONES
INNOVADORAS S.A.S, en los procesos de recolección, uso y tratamiento de
los datos personales:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El
Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que
debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la
desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos
por ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, obedecen al desarrollo de las
actividades propias del negocio, la cual debe ser comunicada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En cualquier momento y sin restricciones el
titular puede solicitar a ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo
la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a
los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, es protegida mediante el uso de las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento.
CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
Datos sensibles
Para el caso de los datos personales sensibles ESTACIONES INNOVADORAS
S.A.S, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo
en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular
y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos,
los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y
con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón
de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a
terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión
de identidad de los Titulares.
Derechos de los niños, niños y adolecentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los
derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes,
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo
aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer
información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los
eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes
respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de
conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños,
niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y
protección de su información personal y la de los demás.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012,
el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S.
b)
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ESTACIONES
INNOVADORAS S.A.S, en su condición de Responsable del Tratamiento de
los datos.
c) Ser informado por ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 una vez haya agotado el
trámite de consulta o reclamo ante ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto
de Tratamiento.
Autorización del titular
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos
personales por parte de ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, requiere del
consentimiento libre, previo e informado y expreso del Titular de los mismos,
exceptos en los siguientes casos expresamente autorizados en la ley:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Formas y mecanismos para otorgar la autorización
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, obtendrá la autorización mediante
diferentes medios, entre ellos documento físico, electrónico, sitio web, o en
cualquier
formato que en todo caso permita la obtención del
consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se
concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la
persona legitimada para ello, los datos no hubieran sido capturados y
almacenado por ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S.
La autorización del Titular es un requisito fundamental para que
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S. inicie cualquier clase de actividad
comercial con el Titular. Por lo anterior, previo al uso de datos personales
de los Titulares, ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, deberá contar con las
autorizaciones respectivas de los mismos, de conformidad con lo que
establece la ley 1581 de 2012.
Prueba de autorización
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, conservará la prueba de la autorización
otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para
lo cual adoptará las medidas necesarias para mantener y conservar
registros electrónicos o físicos de cuando y como se obtuvo la autorización
otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de los
mismos.
Aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del
tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se
comunica al titular la información relacionada con la existencia de las
políticas de tratamiento de información y que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente
información:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad
del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean
hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las
niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del
Responsable del Tratamiento.
Personas a quienes se les puede suministrar la información
La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley
podrá suministrarse a las siguientes personas.
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTAS Y RECLAMACIÓN
Consultas
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012
los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal
del Titular que repose en la base de datos de ESTACIONES INNOVADORAS
S.A.S.
Las consultas se podrán realizar a través de los siguientes canales:
-
Mediante solicitud a través de la página web por el vínculo
“Contacto”
Correo electrónico: [email protected]
Para empleados deberá solicitarlos a través de la
intranet
“Solicitudes”.
-
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento
de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un
reclamo ante ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, el cual será tramitado
bajo las siguientes reglas:
1 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ESTACIONES
INNOVADORAS S.A.S, por la página web pestaña contactos, con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera
hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de
dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando
no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará
al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite
de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento del
Tratamiento.
Petición de actualización y/o rectificación
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, rectificará y actualizará, a solicitud del
titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de
conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo
cual el titular hará llegará la solicitud al correo electrónico
[email protected]
indicando la actualización, rectificación y
supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y
cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, pondrá a disposición del Titular el correo
electrónico [email protected]
Si vencido el término legal respectivo, ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S,
según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular
tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio
que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos
personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el
artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Seguridad de la información y medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad
vigente, ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, adoptará las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
DEBERES DE ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S COMO RESPONSABLE Y
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos
personales son deberes de ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S los siguientes,
sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el
titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna todas las
novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán
implementar todas las medidas necesarias para que la información se
mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente
datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con
lo previsto en la presente ley.
i) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por
la ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar
el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la
atención de consultas y reclamos.
l) Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por
parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases
de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado
por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta
para los ciudadanos.
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S,
procederá de acuerdo con la
normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el
Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El
Registro Nacional de Bases de Datos. (RNBD)
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países
que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se
entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos
cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de
Industria y Comercio, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los
que ley de protección de datos personales exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización
expresa e inequívoca para la transferencia.
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el
Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les
resulte aplicable.
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los
cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el
principio de reciprocidad.
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el
Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas
precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del
Titular.
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés
público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en
un proceso judicial.
Vigencia
El presente manual rige a partir de su publicación a través de la página
web de la entidad y, deja sin efectos los reglamentos o manuales
especiales que se hubiesen podido adoptar en anteriores procesos.
Anexo 1. Circular de protección de datos (Aviso de privacidad)
ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S como responsable del tratamiento de los
datos personales de sus clientes, empleados y proveedores compila,
almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere,
circula, divulga y/o ofrece información de datos personales, durante la
relación contractual, con posterioridad a ella y aunque no se llegare a
formalizar una relación contractual, para llevar a cabo las finalidades
enumeradas a continuación:
a)
Para dar cumplimiento a obligaciones, contraídas con nuestros
clientes, proveedores y empleados.
b)
Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.
c)
Conocer la información del titular del dato que repose en centrales
de riesgos, información financiera, crediticia, comercial o
cualquier
entidad que maneje o administre bases de datos con los mismos fines
comerciales.
d)
Mantener actualizada nuestra base de datos, las cuales utilizamos
para realizar transacciones continuas referentes a una relación comercial
entre las dos partes.
e)
Para actividades como mercadeo y publicidad, análisis de
información; inteligencia de mercados, envió de información acerca de
nuestros productos, servicios, promociones, eventos, alianzas, ofertas y
mejoramiento del servicio.
f) Contacto para realizar la vinculación como proveedor.
Podrá solicitar información, rectificación, cancelación y oposición al
tratamiento de sus datos en el correo electrónico informació[email protected]
Adicionalmente y de conformidad con la Ley 1581 de 2012, le solicitamos
atentamente que autorice a ESTACIONES INNOVADORAS S.A.S, para
continuar realizando el tratamiento de sus datos en los diferentes formularios
dispuestos para esto.

Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

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