La Herramienta para gestionar tu estudio

La Herramienta para gestionar tu estudio

La Herramienta para gestionar tu estudio
Con la creación de DGest, el primer programa de gestión para el profesional del diseño
gráfico y otras especialidades afines, lanzamos un producto que tiene dos objetivos. El
primero es hacer posible que muchos profesionales aprovechen el ordenador como una
herramienta útil no sólo para las funciones de diseño. El segundo y más importante es ofrecer
la posibilidad de gestionar con detalle los elementos más empresariales del conjunto de
trabajos que se realizan en un estudio.
Muy a menudo, el profesional descuida el control de gastos y horas trabajadas por la
incomodidad de utilizar carpetas de archivo y rellenar fichas para anotar las horas trabajadas
y todos los gastos que se realizan en un proyecto. La consecuencia es que la rentabilidad
puede ser muy distinta a la prevista y los resultados económicos no son los esperados. La
posibilidad de añadir los datos desde el mismo ordenador y que el programa los acumule y
realice automáticamente las operaciones matemáticas al instante solo requiere dedicar 5
minutos antes de apagar el ordenador al final de la jornada.
DGest pretende ser una herramienta práctica y fácil de usar. Es un programa que resuelve las
necesidades más prácticas de la gestión de datos en un entorno sencillo y muy intuitivo. A
través de un motor FileMaker 5, el usuario podrá controlar la gestión de su estudio y lo que
es más importante, saber el coste real en horas trabajadas y gastos de los distintos proyectos.
Para ello solo tendrá que introducir unos mínimos datos y, si quiere ser exhaustivo, podrá
controlar hasta el más mínimo concepto.
DGest está organizado en su primera versión en cinco módulos
AGENDA
Es el módulo donde se introducen todos los datos personales y empresariales relativos a
empresas, instituciones, profesionales, etc. Permite la clasificación de estas entradas bajo
varios conceptos: cliente, proveedor, contactos, etc.
PROYECTO
Este es el módulo más importante del programa y el que lo hace único y exclusivo para el
profesional. Desde este módulo se calculan los presupuestos ("Valoraciones") y se controlan
los proyectos reales ("Proyectos"). La realización de presupuestos o valoraciones previas se
organizan a través de una serie de valores predefinidos que ayudan al diseñador a prever las
distintas etapas profesionales y los más variados conceptos de gastos y compras.
DGest organiza el proyecto en dos grandes grupos: el trabajo realizado por el estudio:
DISEÑO (creación y realización) y GASTOS (materiales y costes originados en el propio estudio
e imprescindibles en la realización de la mayoría de trabajos) y los gastos provenientes de
proveedores y colaboradores externos: EXTERNOS.
DISEÑO
Calcula el trabajo por horas y éstas se valoran según una tarifa que se atribuye el propio
profesional y que dispone de tres niveles distintos según sus necesidades y hábitos de trabajo.
GASTOS PRÓPIOS DEL PROYECTO
DGest ofrece una serie de predefinidos donde se valora una amplia gama de gastos
habituales: impresiones para maquetas, digitalizaciones, mensajería, fotocopias,
encuadernación, correo-e, etc. El usuario solo tiene que introducir un precio de coste y el
correspondiente margen comercial. DGest le darà el precio de "venta" de cada tema. Sólo
deberà indicar la cantidad de unidades de cada para disponer de un total.
EXTERNOS
Funciona de modo similar al anterior pero definiendo los conceptos como compras externas:
proveedores, profesionales, etc. y que no siempre forman parte de un proyecto.
Todos los predefinidos pueden ser modificados y adaptados. El usuario tiene la opción de
introducir nuevos conceptos más apropiados a su realidad profesional y de este modo,
cualquier profesional que tenga una organización similar puede encontrar en DGest un
importante aliado en la gestión.
Cada pantalla de una Valoración o de un Proyecto dispone, a través del menú de FileMaker,
de una pantalla adicional donde el usuario puede introducir texto para anotaciones,
incidencias, datos relativos al proyecto, datos de nuevos proveedores o materiales, etc,
PRESUPUESTOS
Una vez realizada la valoración previa de un proyecto, los datos acumulados se pueden
trasladar al módulo Presupuestos para confeccionar e imprimir un presupuesto en el propio
papel de carta del usuario. Permite realizar listados por clientes con la presentación de los
importes totales correspondientes. La confección de un presupuesto para un proyecto similar
a uno anterior es muy fácil de hacer. Solo es necesario buscar el modelo patrón en el archivo
del módulo Presupuestos o bien en el listado del módulo Proyectos, realizar un duplicado y
modificar, si fuese necesario, los datos existentes, ya sean los del cliente o bien los
correspondientes a horas y gastos.
Con DGest, realizar presupuestos es muy fácil y, si además se realizan sobre proyectos reales
ya terminados (Guardados en el módulo Proyectos como "Proyectos") y en los que el
diseñador dispone de todos los datos reales, es, además totalmente efectivo.
FACTURACION
Desde este módulo se realizan las facturas correspondientes a los proyectos ya terminados. La
hoja de facturación contiene los datos del cliente y los totales de Diseño (diseño y gastos
propios), Externos y la Base Imponible. Calcula el I.V.A. (la retención del I.R.P.F. si el diseñador
ha solicitado esta versión del programa) y el Total Factura. La factura se imprime en el propio
papel de carta del estudio. Permite realizar resúmenes trimestrales o anuales, listados de
clientes y ofrece los totales de los conceptos mencionados con anterioridad. Dispone de
control sobre pendientes. También confecciona el correspondiente albarán.
Se puede acceder a la pantalla Facturación desde un Proyecto, para realizar la facturación de
éste, o desde la ficha del cliente en el módulo Agenda.
PROVEEDORES
En este módulo el diseñador introduce los datos correspondientes a las facturas recibidas.
Permite resúmenes trimestrales y anuales y listados por proveedores con los totales de cada
apartado: base imponible, I.V.A., I.R.P.F en el caso de colaboraciones profesionales y total
factura.
DGest
Ofrece soluciones para cada necesidad: elegir entre MAC (PowerMac,
sistema 7.6.1 o superior, 32 MB RAM y 12 MB espacio libre en el disco duro)
o PC (Pentium, sistema Windows 95 o superior, 32 MB RAM y 12 MB espacio
libre en el disco duro), en castellano o en catalán, con calculo de I.V.A. y la
retención del I.R.P.F. para autónomos, y, evidentemente, todo en Euros.
Ofrecemos el programa DGest a un precio realmente competitivo: 150
euros. Los profesionales colegiados y a cualquiera de las asociaciones
vinculadas a la FEADP (Federación Española de Asociaciones de Diseñadores
Profesionales) tienen un precio especial.
Ayudas del DGest Temas de ayuda
Generalidades del programa
P-¿Qué limitaciones tiene el programa en cuanto número de instalaciones? ¿El programa
puede estar instalado en varios equipos a la vez?
R-El programa DGest está pensado para ser instalado y utilizado desde un único ordenador y
lleva incorporado su propio motor FileMaker. Para trabajar en red y poder compartir la base
de datos con más ordenadores, éstos deben disponer de una licencia FileMaker propia para
cada uno. El ordenador servidor (el que tiene instalado DGest) no necesita disponer de un
programa FileMaker para poder utilizar el programa.
P-¿Se puede adaptar DGest a necesidades personales que no están contempladas en el
programa estándar?
R-Si deseas adaptar DGest a alguna necesidad personal, puedes ponerte en contacto con
nosotros. Envía un e-mail a [email protected] con un redactado exacto de lo que deseas
modificar. Te enviaremos una respuesta de la viabilidad de tu solicitud, un presupuesto de la
modificación y el modo en que se podría llevar a cabo.
P-Actualizaciones y compatibilidad con otras versiones de Filemaker.
R-DGest trabaja con la versión 5 de FileMaker. Si FileMaker actualiza su programa con
nuevas versiones, estas versiones difícilmente modificarán la estructura básica de la base de
datos por lo que se debería poder utilizar DGest con versiones más nuevas de FileMaker
cuando se trabaja en red.
Agenda
Proyectos
P-Realizo un presupuesto que tiene un valor más alto que el que utilizaré en horas y gastos.
¿Como reflejo esta diferencia?
R-La ficha de Valoración ha de reflejar el importe que tú quieres dar a tu trabajo, ya sea a
través de un número determinado de horas o por medio de los márgenes para "imprevistos"
o "creatividad".
Si el valor final es más alto que el valor real en horas y gastos, añade más horas en "Diseño"o
utiliza las dos opciones de márgenes que tienes en la misma ventana: Imprevistos o
creatividad.
Cuando conviertas la Valoración en Proyecto real, DGest calculará los márgenes sobre los
totales, sin discriminar si son sobre horas u otros conceptos. Igual sucede con los gastos, tú
utilizas los conceptos de predefinidos para ayudarte a atribuir los costes a partidas
determinadas, pero puedes utilizar el concepto "gastos en bruto". DGest siempre calcula
sobre totales.
Predefinidos
P-En Externos, muchas veces los conceptos que puedes introducir varían según cada proyecto.
De este modo la lista de Externos se hace muy larga y poco práctica. ¿Cómo puedo trabajar
sin crear una lista interminable?
R-Desde la ficha del proyecto, en el menú FileMaker: Opciones, abre la pantalla
Observaciones y anota todas las características del trabajo de imprenta, descripciones y
costes.
Vuelve a la ficha haciendo "clic" en Datos y en la ventana predefinidos-Externos, activa los
campos necesarios para tener, de modo resumido, los valores y conceptos que necesites para
controlar el tema.
Mantén estos campos mientras dure el proyecto. Cuando éste termine, anota en la pantalla
Observaciones todas las incidencias, precios y márgenes finales y elimina los campos de
Externos para no incrementar su lista con conceptos que ya no son útiles
P-¿Cuantos conceptos se pueden introducir en Predefinidos?
R-Puedes introducir un número casi ilimitado de conceptos en Predefinidos.
P-Si modifico los márgenes o los costes en Predefinidos, ¿variaran los valores totales en los
Proyectos anteriores, valorados según el precio antiguo?
R-No. Puedes actualizar los costes y los márgenes en la ventana de Predefinidos siempre que
lo necesites sin que estos cambios afecten a todas las fichas abiertas con anterioridad.
Los valores situados en la ventana de Datos quedan grabados en la ficha en que estás
trabajando según los valores que tienes en Predefinidos en el momento en que activas un
concepto haciendo "clic" en la flecha.
Una vez en la ventana de Datos estos valores pierden toda su vinculación con los valores de
Predefinidos.
Por otra parte, es interesante que sepas que puedes modificar el % de margen en la ventana
de Datos si en algún proyecto tienes que hacer alguna variación de coste. Esta variación del
margen en Datos sólo afecta a ese proyecto y a ese concepto. Por ejemplo: Si necesitas variar
el margen que te atribuyes en la gestión de filmación de fotolitos para un cliente en
concreto, no tienes porque crear un concepto nuevo en Predefinidos. Haz la variación en la
ventana de Datos una vez hayas introducido el concepto desde Predefinidos. Recuerda que
tienes una opción para recordar este tipo de cambios en determinados clientes: la ventana
Observaciones de la ficha de Agenda.
Presupuestos
Facturas
P-¿Puedo iniciar la facturación desde un número que no sea 01?
R-No, DGest es un programa cerrado. Por otra parte, es imposible prever que tipo de
numeración utiliza cada uno de los usuarios del programa. Esta limitación hace que un
programa genérico tenga ciertas limitaciones que deben ser asumidas por el usuario.
Proveedores
Anotaciones
P-Cuando el redactado de un presupuesto se mantiene en el momento de realizar la factura,
¿Existe la posibilidad de traspasar este redactado al módulo de facturación?
R-En esta primera versión del DGest no se contempla esta posibilidad.
Debes redactar el contenido de nuevo o hacer un "copiar y pegar" línea por línea. Recuerda
las indicaciones del manual: "Anotar datos" en Funcionalidad, página 1.
Imprimir
P-¿Puedo modificar los márgenes de la impresión de la factura?
R-No. DGest es un programa cerrado. DGest ofrece una opción que está pensada para que
pueda satisfacer a la mayoría de usuarios.
Búsqueda y listado
Entre módulos y pantallas
Otros
P-¿Hay alguna posibilidad de adquirir el programa a otro precio para ser utilizado con fines
educativos?
R-DGest es un programa que funciona como una sencilla base de datos. Su exclusividad está
en el módulo Proyectos que está pensado para el profesional que valora su trabajo por horas
y quiere controlar los gastos profesionales. Nosotros, por otra parte, deseamos facilitar a
todos los profesionales el acceso al uso de DGest y ha puesto un precio de mercado
realmente competitivo. No se ha creado ninguna versión con fines educativos.