Manual de Provisiones Contables Procure to Pay

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Vicerrectoría Económica – Dirección General
de Contabilidad
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SOX – Manual de provisiones contables – Procure to Pay
31 de Diciembre de 2014
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Manual de Provisiones Contables
Procure to Pay
Vicerrectoría Económica – Dirección General de Contabilidad
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ÍNDICE O CONTENIDO
1.
INTRODUCCION ........................................................................................................................... 2
2.
Determinación de Provisiones de Gastos ................................................................................... 3
Provisiones de Gastos de Directores Administrativos .................................................................... 3
Provisiones de gastos ORD .............................................................................................................. 4
Provisiones de gastos “Voucher Ingresados Posterior” .................................................................. 5
Provisiones de gastos Órdenes de Compra con recepción (PO) ..................................................... 7
Provisiones Extras (propuestas por contabilidad)........................................................................... 9
3.
Revisión de las provisiones solicitadas y consolidación de la provisión final ............................. 9
4.
PROTOCOLIZACIÓN ................................................................................................................... 10
1. INTRODUCCION
El proceso consiste en dejar provisionado en el balance y reconocido en el estado de resultados aquellos
gastos que están en proceso de transición para su contabilización, y que no alcanzan a ser procesados a la
fecha de cierre contable de cada mes, o los bienes que han sido prestados o servicios recibidos para los
cuáles no se ha recibido todavía la factura o boleta de honorarios. Todas estas provisiones son realizadas
con reverso automático al mes siguiente.
Este manual detalla metodologías utilizadas para realizar los siguientes tipos de provisiones:

Provisiones de gastos de Directores Administrativos

Provisiones de gastos ORD

Provisiones de gasto voucher ingresados posterior

Provisiones de Órdenes de Compra con Recepción (PO)

Provisiones Extras (propuestas por contabilidad)
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2. Determinación de Provisiones de Gastos
Provisiones de Gastos de Directores Administrativos
Corresponde a la propuesta de todos los documentos que, al término de la fecha indicada en el calendario
de cierre, se encuentren en poder de los Directores Administrativos, y que no hayan sido enviados a la ORD.
El proceso se inicia con el envío del calendario de cierre del mes por el Director General de Contabilidad a
cada Director Administrativo a partir del cual cada uno de ellos informa los gastos a provisionar por su
Unidad.
Director Administrativo deberá enviar esta información a Jefe de Contabilidad (con copia al Director General
de Contabilidad) en fecha que se indica en el calendario de cierre.
El Jefe de Contabilidad consolida toda la información recibida vía correo electrónico en una planilla Excel
(“año-mes-provisión de gasto.xls”, hoja “DA”, ver imagen) y verifica que todos los Directores Administrativos
hayan realizado el envío de sus provisiones.
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En su revisión realiza los siguientes ajustes a la planilla de cálculo:






Agrega columna “De” (emisor), donde se indica el nombre del Director Administrativo.
Agrega columna “Largo”, donde verifica que el largo de los RUT es igual a 10. Si se detecta que
algún RUT no cumple esta regla (menor a 10.000.000) se completa con ceros a la izquierda.
Agrega una columna “CP$ Propuesta” donde verifica que todas las cuentas con número mayor a
4000000 correspondan a cuentas de resultado.
Agrega una columna “CP$ Provisión” donde repite el valor de la columna CP$ Propuesta.
Agrega una columna ”Usa AC” donde verifica a través de fórmula el uso del Activity Code.
Agrega una columna “AC” donde busca en otra hoja el número del Activity Code.
En la siguiente imagen se aprecian todas las columnas de trabajo:
Si detecta una posible ausencia de envío de información, enviará un correo electrónico informando que no
se ha recibido información e indica plazo último para recepción de solicitud de provisión.
Los montos propuestos para provisión serán validados según el punto 7.
Provisiones de gastos ORD
Esta provisión corresponde a todos los documentos que se encuentran en poder de la ORD que tienen fecha
anterior o igual al último día del mes que se está cerrando y, que al día de corte establecido en el calendario
de cierre, no han sido enviados a Servicios Andinos para su registro.
El proceso se inicia con el envío de un correo electrónico adjuntando plantilla tipo (ver imagen) enviado por
el Director General de Contabilidad al Jefe de ORD, solicitando informar los documentos enviados a Servicios
Andinos vía sistema “On Base” con fecha posterior a la fecha de corte (On Base) cuya fecha de emisión
corresponda a períodos anteriores.
El jefe de la ORD envía la información solicitada al Jefe de Contabilidad (con copia al Director General de
Contabilidad) en la fecha que se indica en el detalle del mensaje.
El Jefe de Contabilidad copia la información recibida vía correo electrónico en una planilla Excel (“año-mesprovisión de gasto.xls”, hoja “ORD”, ver imagen).
Los campos considerados para seleccionar la información que será utilizada para la propuesta de provisión
son los siguientes:
RUT, Nombre Proveedor, Número de Documento, Monto, Moneda y Fecha de Documento.
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Se debe agregar las siguientes columnas:



Agrega columna “Largo”, donde verifica que el largo de los RUT es igual a 10. Si se detecta que
algún RUT no cumple esta regla (menor a 10.000.000) se completa con ceros a la izquierda.
Agrega columna “aaaa-mm”, donde concatena el año y mes a partir de “Fecha Documento”
Agrega columna “CLP$”, donde respecto a “Moneda” convierte el valor de “Monto” a pesos
chilenos.
Los montos propuestos para provisión serán validados según el punto 7.
Provisiones de gastos “Voucher Ingresados Posterior”
Esta provisión corresponde a todos los documentos ingresados en AP en el mes contable siguiente, que
tienen fecha de emisión del mes que se está cerrando o anteriores.
El proceso consiste en la generación de información por parte del Jefe de Contabilidad en la fecha de cálculo
de provisión. La base de esta provisión es generada desde el Sistema Contable PSOFT mediante una Query
según la siguiente ruta:
Debe seleccionar la Query “CHL_AP_APY1010_VOUCHER_REGISTR”. Considérese como referencia la
siguiente imagen de pantalla:
Una vez ejecutada la Query se trabaja sobre el archivo Excel generado debiendo tener especial cuidado en
verificar que la información resultante sea legible y que no exista información desfasada de columnas o
cualquier otra inconsistencia. En caso de detectarse alguno de estos problemas deberá normalizar aplicando
las funciones propias de Excel.
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Se debe agregar las siguientes columnas:



Agrega columna “$Bruto”, donde a partir del tipo de documento, se determina el valor bruto de la
partida.
Agrega columna “Año-Mes (Fact)”, donde se concatena a partir de “fecha” el año y mes del
documento.
Agrega columna “Tipo Cuenta”, donde se verifica que todas las cuentas con número mayor a
4000000 sean correspondientes a resultado.
Normalizado el archivo, el Jefe de Contabilidad para poder generar la provisión, deberá filtrar aquellos
campos que cumplan en forma simultánea las siguientes condiciones:



Estado sea “Contabilizado”.
Fecha de contabilizado posterior a la Fecha de cierre. Por ejemplo: “Si nos encontramos en fecha de
cierre = Diciembre, corresponde a fecha de contabilizado = Enero”.
Año-mes de la fecha de emisión del documento <= Mes – año correspondiente al cierre. Por
ejemplo: “Si nos encontramos en fecha de cierre = Diciembre, sólo filtrará los documentos con fecha
de emisión Diciembre y anteriores”.
La información resultante de la ejecución de este filtro se envía al Director General de Contabilidad vía
correo electrónico para su revisión y validación.
Si el archivo recibido y revisado por el Director General de Contabilidad es validado, entonces envía correo
electrónico a la mesa de servicio de Servicios Andinos solicitando su contabilización.
La provisión solicitada será agregada al archivo consolidado de provisiones según se indica en el punto 7 y
servirá de antecedente para las provisiones a realizar.
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Provisiones de gastos Órdenes de Compra con recepción (PO)
Esta provisión corresponde a todas las Órdenes de Compra que se encuentran con los bienes o servicios
recepcionados en PSOFT, pero que no se ha recibido todavía la factura o boleta respectiva.
El proceso consiste en la generación de información para la provisión de Órdenes de compra con recepción
por parte del Jefe de Contabilidad y se inicia verificando que Servicios Andinos haya corrido el proceso de
órdenes de compra (OC). En caso de que no haya ocurrido se deberá coordinar con Servicios Andinos que
este proceso sea ejecutado. Una vez ya corrido el proceso de OC por parte de Servicios Andinos, procede a
generar reportes a partir de las siguientes Querys ejecutadas desde el sistema PeopleSoft según la siguiente
ruta:
Query para Órdenes de Compra con Voucher: CHL_PO_RECEP_NO_PROVISIONADAS
Query para Órdenes de Compra sin Voucher: CHL_PO_DETALLE_PROVISION
Una vez extraídos los reportes en Excel a partir de las Querys mencionadas, se ejecutan Tablas Dinámicas
para filtrar la información que corresponda a las cuentas contables de resultado, según se indica a
continuación:
Query Órdenes de Compra sin voucher, filtrar por:
Fecha contable = último día calendario del mes
Cuenta contable = Cuentas de resultado – perdida
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A modo de referencia, ver la siguiente imagen donde se visualiza los campos utilizados para trabajar la tabla
dinámica:
Query Órdenes de Compra con voucher, filtrar por:
Cuenta contable = Cuentas de resultado – perdida
A modo de referencia, ver la siguiente imagen donde se visualiza los campos utilizados para trabajar la tabla
dinámica:
Para poder determinar la provisión sin voucher se aplica una fórmula de búsqueda utilizando como criterio
el “número de recepción”, luego la sumatoria de los valores obtenidos a partir de esta fórmula constituye la
provisión.
El Jefe de contabilidad envía el reporte generado (provisión Órdenes de Compra con Recepción) al Director
General de Contabilidad.
El Director General de Contabilidad revisa y valida la información enviada. Si tiene observaciones, el Jefe de
Contabilidad repetirá la operación y enviará nuevamente a revisión y validación la información corregida.
Una vez validado, el Director General de Contabilidad enviará un email a la mesa de servicio de Servicios
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Andinos solicitando realizar la provisión indicada en registro (que se envía adjunto) por concepto de
“provisión de PO con recepción”.
La provisión solicitada será agregada al archivo consolidado de provisiones según se indica en el punto 7 y
servirá para de antecedente para las provisiones a realizar.
Provisiones Extras (propuestas por contabilidad)
El proceso consiste en la generación de información para la provisión de gastos extras por parte del Jefe de
Contabilidad y se inicia una vez que las provisiones de gastos indicadas en los puntos anteriores ya han sido
ingresadas a la planilla de cálculo “año-mes-provisión de gasto.xls”, en sus respectivas hojas: “DA”, “ORD” y
“PO”.
El Jefe de Contabilidad actualiza en la hoja “Resumen” la información contabilizada en los períodos
anteriores para cada proveedor.
A continuación, compara las provisiones solicitadas en “DA”, “ORD”, “PO” con la información histórica de
cada proveedor y analiza caso a caso si se requiere provisionar “extra” por concepto de alguna posible
omisión en las solicitudes de provisión anteriormente analizadas.
En la imagen siguiente se aprecia un caso real de este tipo de provisión:
En el punto 7 se detallará la construcción de la hoja “Resumen” de provisión de gasto.
3. Revisión de las provisiones solicitadas y consolidación de la provisión final
El proceso consiste en la revisión de información recibida para la provisión de gastos por parte del Jefe de
Contabilidad y se inicia con la construcción de la hoja “Resumen” en la planilla de cálculo “año-mesprovisión de gasto.xls” la cual se almacena en disco compartido en la siguiente ruta lógica:
Contabilidad (172.16.10.39) > año – mes > año-mes-provisión de gasto.xls
En dicho archivo electrónico se pueden apreciar las fórmulas utilizadas para el cálculo, las cuales pueden
variar en la medida que la experiencia del usuario lo permita.
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La hoja “Resumen” se construye a partir de las solicitudes de provisión DA y ORD, además de la provisión PO
y Voucher Posteriores (que se obtienen por sistema) totalizadas por proveedor. Ver imagen:
En el caso de las provisiones propuestas por Directores Administrativos y ORD, el Jefe de Contabilidad podrá
considerar o no los mismos valores propuestos o realizar ajustes al momento de generar la provisión de
gasto final.
Como resultado de esta revisión el Jefe de Contabilidad informa una provisión al Director General de
Contabilidad para su revisión y aprobación.
El Director General de Contabilidad revisa, valida y envía a Contabilidad Servicios Andinos solicitud de
contabilización.
4. PROTOCOLIZACIÓN
10

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