OWA 2010: Correo electrónico

Transcripción

Manual de uso del Correo corporativo de
la Comunidad Autónoma de la Región de
Murcia
OWA 2010: Correo
electrónico
Autores: Juan Santiago López Moreno
Gustavo Adolfo Déquer Martínez
(Junio de 2014)
Contenido
Acceso al correo CARM ..................................................................... 3
Ventana principal....................................................................... 5
Posición del Panel de Lectura .................................................... 7
Recibir e imprimir un correo ...................................................... 8
Guardar los archivos adjuntos ................................................. 10
Responder, Responder a todos y Reenviar. Imprimir ...................... 13
Eliminar un mensaje........................................................................ 15
Crear un correo nuevo .................................................................... 17
Organizar y buscar correos ............................................................. 25
Búsquedas avanzadas .............................................................. 29
La Libreta de Direcciones ................................................................ 31
Menú de Opciones de OWA ............................................................ 42
Más información ............................................................................. 51
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Acceso al correo CARM
Este documento, aún sin ser un completo manual del Correo de Outlook Web App
(OWA) 2010, le ayudará a desenvolverse cómodamente por la aplicación.
El resto de secciones (Calendario, Contacto y Tareas) son de similar uso.
La dirección de Internet para acceder al Correo Corporativo de la Comunidad Autónoma de
la Región de Murcia (CARM), incluso desde casa, es:
https://correo.carm.es
(No obvie ningún carácter cuando lo escriba)
Si ya dispone de un acceso directo en su ordenador corporativo, acceda como lo
hacía hasta ahora.
La primera pantalla que encontramos es esta:
Donde deberá escribir su nombre de usuario y la contraseña.
La diferencia entre elegir la opción “Equipo público o compartido” o “Equipo privado” es
que, en esta última, tarda un poco más en volver a pedirnos los datos para identificarnos
cuando haya pasado un rato sin usarse. A pesar de esta medida de seguridad, es muy
importante que tenga en cuenta que, si accede desde un sitio público o uno que no sea su
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puesto habitual (cibercafé, por ejemplo) que al acabar de ver su correo, cierre sesión
(Arriba a la derecha, junto a su nombre) ya que alguien podría acceder a su correo.
Opciones de acceso
La opción “Usar Outlook Web App Light” arranca una versión con menos opciones.
Si usa una versión de Internet Explorer superior a la 8 es posible que por defecto cargue la versión
“Light”. Si quiere arrancar la versión completa, deberá incluir la dirección de Internet del Correo de
la CARM entre las excepciones a cargar en la “Vista de Compatibilidad” (Menú “Herramientas”).
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Ventana principal
La ventana está dividida en 3 áreas:

En la izquierda se pueden ver las carpetas del correo.

En la zona central, los mensajes recibidos

Y en la derecha, una vista preliminar del correo que haya seleccionado en la zona
central
(Como en otras aplicaciones, si colocamos el puntero del ratón sobre la línea que divide
dos de estas columnas, cuando cambia a esta forma: podemos pinchar y arrastrar hacia
un lado u otro y modificar el ancho de las columnas).
La sección de Favoritos, situada en la parte superior del Panel de Navegación, mostrará
las carpetas que hayamos decidido marcar como "favoritas", así como la de Correo sin
leer. Su función es favorecer el acceso rápido a elementos a los que hemos de acceder con
mayor frecuencia.
Advertencia:
El Panel de Navegación y de Lista de Mensajes cambiarán cuando accedamos a las distintas
utilidades de OWA: Correo, Calendario, Contactos y Tareas.
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Carpetas predeterminadas
Nuestro Panel de Navegación mostrará una serie de carpetas predeterminadas. Más
adelante veremos como podemos crear nuevas carpetas para organizar nuestros
mensajes.




Bandeja de Entrada: Donde se almacenan los correos entrantes.
Borradores: Correos pendientes de enviar.
Elementos enviados: Cada vez que enviamos un correo, se almacenará una copia
en esta carpeta.
Elementos eliminados: Correos borrados, pendientes de ser eliminados de manera
definitiva (funciona de manera similar a la papelera de Windows).
Otras secciones de OWA
En el extremo inferior izquierdo de la pantalla encontraremos un acceso directo a las
distintas herramientas de OWA:




Correo electrónico.
Calendario: Para crear y organizar nuestras reuniones y citas.
Contactos: Para organizar y almacenar la información de tus contactos.
Tareas: Son cometidos personales o relacionados con su trabajo, pendientes
de realizar, a los que desea hacer un seguimiento hasta que finaliza.
Cerrar sesión en OWA
Para preservar la confidencialidad de sus mensajes, recuerde siempre cerrar su sesión al
finalizar sus tareas con el correo electrónico.
En el extremo superior derecho de la pantalla encontrará el botón para Cerrar sesión:
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Posición del Panel de Lectura
En nuestro ejemplo inicial de Ventana Principal, el Panel de Lectura de mensajes se
encontraba a la derecha de la pantalla, pero podemos modificar su posición de acuerdo
con nuestras preferencias.
Para ello, pulsaremos el botón Ver del menú principal, y el desplegable de opciones
encontraremos las distintas posiciones en las que podemos ubicar el Panel de Lectura:



Derecha
Inferior
Desactivado
Si seleccionamos la opción de Panel de Lectura Inferior, este será ahora el aspecto de
nuestra pantalla de OWA.
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Recibir e imprimir un correo
Al conectarnos a Outlook Web App se descargará automáticamente el correo en su
pantalla. Alojándose, por defecto, en la Bandeja de entrada.
Cuando tenemos mensajes sin leer, el texto de la bandeja aparecerá en negritas y junto a
él, entre paréntesis, el número de mensajes no leídos (XX).
Iconos de correos leídos y no leídos
Podemos saber si un correo ha sido ya leído, comprobando estado del icono que se encuentra a su
izquierda. El icono
nos indica que el correo no ha sido leído o abierto, en cambio el icono
nos indicará que este mensaje ha sido leído o abierto.
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Leer un mensaje
Aunque disponemos de una vista previa del mensaje en el Panel de Lectura (normalmente
situado a la derecha de la pantalla), podemos abrir completamente ese mensaje para
leerlo con más detalle, y acceder a una serie de opciones y herramientas asociadas a él.
Para abrirlo, haremos un doble clic sobre el propio mensaje en el Panel Lista de Mensajes.
El mensaje se abrirá en una ventana emergente, ofreciendo una serie de herramientas en
la barra de botones superior:
1. En primer lugar las opciones de: respuesta, respuesta a todos y reenvío del
mensaje.
2. Las marcas de seguimiento.
3. Un botón para aplicar distintas categorías al mensaje.
4. Detalles del mensaje.
5. Imprimir el mensaje.
6. Crear una Regla de Bandeja de Entrada con ayuda del asistente.
7. Eliminar el mensaje.
8. Moverlo a otra carpeta.
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Imprimir un mensaje
Tal y como hemos visto en el apartado anterior, para imprimir un mensaje que hemos
abierto previamente bastará con pulsar el botón Imprimir
de la Barra de Botones.
Guardar los archivos adjuntos
Guardar los archivos adjuntos
Una de las prestaciones fundamentales en el uso del correo electrónico, consiste en la
posibilidad de almacenar los archivos adjuntos que nos han enviado.
Tras abrir un mensaje que contenga datos adjuntos, situaremos el puntero del ratón sobre
el archivo y pulsaremos el botón derecho, desplegando el siguiente menú contextual:
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Seleccionando la opción Guardar destino como..., se abrirá una nueva ventana de
diálogo, en la que sólo nos queda elegir la carpeta donde guardaremos el documento y, en
caso necesario, podemos cambiar el nombre con el que deseamos guardarlo.
También podemos abrir directamente un archivo adjunto, sin necesidad de guardarlo
previamente. Para ello, seleccionaremos las opciones Abrir, Abrir en una nueva
pestaña o Abrir en una nueva ventana del menú contextual. (En algunos casos,
dependiendo del navegador que empleemos, sólo será necesario hacer un simple clic
sobre él).
Identificando los mensajes con archivos adjuntos
Al recibir un mensaje, sabremos que incorpora archivos adjuntos si a su derecha muestra
el siguiente icono:
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Responder, Responder a todos y Reenviar. Imprimir
Cuando vemos un correo con el panel de lectura a la derecha, como en el ejemplo:
En la parte superior derecha del mensaje veremos las flechas (de color morado) que nos
permitirán “Responder”, “Responder a todos” y “Reenviar” (color azul).
Y el botón “Acciones”, que nos muestra un desplegable con otro gran número de
opciones.
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Responder
Para responder al remitente de un mensaje, pulsaremos el botón
opción
o seleccionaremos la
del desplegable de Acciones.
A continuación, y de forma automática, Outlook Web App abrirá un nuevo correo
incluyendo como destinatario en el campo Para... la dirección del remitente del correo
original.
Otra característica, como vemos en la siguiente imagen, es que en el texto
del Asunto: se insertará el asunto del mensaje original precedido de las
siglas RE: (respuesta).
Responder a todos
Para responder a todos (remitente y destinatarios) de un mensaje, pulsaremos el
botón
o
de Acciones.
seleccionaremos
la
opción
del
desplegable
Esta función crea un nuevo correo, incluyendo automáticamente como destinatarios en el
campo Para... tanto al remitente como a los destinatarios del correo original.
Es decir, si recibimos un correo del remitente A, y sabemos que también va dirigido a los
usuarios B y C, al Responder a todos, el programa creará un nuevo correo y fijará como
destinatarios del mismo a todos ellos (A, B y C).
Al igual que en el caso anterior, en el texto del Asunto: se insertará el asunto del
mensaje original precedido de las siglas RE: (respuesta).
Reenviar un mensaje
Con esta última función podemos enviar una copia, de un mensaje que hemos recibido
previamente, a una tercera persona.
Para reenviar
opción
un mensaje, pulsaremos el
del desplegable de Acciones.
botón
o
seleccionaremos
la
OWA creará un nuevo mensaje, en el que nosotros deberemos cumplimentar el
campo Para...
Sin embargo el campo Asunto: se completará automáticamente, con el asunto del
mensaje original precedido de las siglas RV: (reenvío).
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Eliminar un mensaje
Para eliminar un mensaje contamos con tres opciones:

Desde la pantalla principal de Outlook Web App, una vez seleccionado el
mensaje (lo marcaremos haciendo un solo clic con el botón izquierdo del ratón
sobre él), podemos pulsar el botón Eliminar de la Barra de Herramientas, o pulsar
el botón Delete (suprimir) del teclado.

Otra opción similar a la anterior. Una vez seleccionado el mensaje, desplegaremos
el menú contextual (haciendo clic con el botón derecho del ratón, sobre el
mensaje) y a continuación hacer clic sobre la opción Eliminar, de ente todas las
que se nos muestran a continuación.
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
La última opción se realizará desde la ventana del propio mensaje, una vez abierto,
pulsando el botón Eliminar .
¿Qué ocurre con los mensajes eliminados?
Cuando eliminamos mensajes, debemos saber que realmente no han sido eliminados de manera
definitiva. En realidad han sido trasladados a la carpeta
.
Para eliminarlos definitivamente, haremos clic con el botón derecho del ratón sobre la
carpeta Elementos eliminados y seleccionaremos la opción Vaciar elementos eliminados.
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Crear un correo nuevo
Sobre los correos recibidos, podemos ver el siguiente menú o barra de herramientas:
Si hacemos clic sobre “Nuevo” nos abrirá la siguiente ventana:
En la siguiente tabla puede ver para qué sirva cada botón:
Botón
Enviar
Descripción
Envía el mensaje a los destinatarios
Guarda el mensaje en la carpeta Borradores, pero no envía el mensaje.
Adjunta un archivo al mensaje.
Inserta una imagen en el cuerpo del mensaje.
Abre la libreta de direcciones para consultar los nombres de los
destinatarios.
Comprueba los nombres de los destinatarios del mensaje en la Libreta de
direcciones o en la carpeta Contactos. Para obtener más información
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Botón
Descripción
acerca de cómo resolver nombres, vea Adición o eliminación de los
destinatarios.
Establece una importancia alta para el mensaje.
Opciones...
Establece una importancia baja para el mensaje.
Agrega una firma al final del mensaje (previamente debe haber creado su
firma). En el apartado Menú de Opciones de OWA se describen los pasos
para crear una firma.
Muestra el cuadro de diálogo Opciones de mensaje. Para obtener más
información acerca de las opciones de mensaje, vea Establecimiento de
las opciones de los mensajes.
Lista de formatos Establece el formato del mensaje en HTML o en Texto sin formato. Para
del mensaje
obtener más información acerca de cómo establecer el formato,
vea Formato de mensajes.
"Para..." En el campo “Para...” escribiremos la dirección de correo del destinatario. Una
gran ventaja para autocompletar este campo será aprovechar las distintas opciones que
nos ofrece OWA:

Si no conocemos la dirección de correo del destinatario, podemos pinchar sobre la
propia palabra “Para...” y se abrirá una ventana con todos los usuarios corporativos
y particulares, esta ventana incluye un campo de búsqueda que nos ayudará a
localizar a nuestro destinatario.

Una opción más cómoda consiste en escribir la parte conocida del nombre de
nuestro destinatario (sus apellidos por ejemplo) y hacer clic sobre el
botón Comprobar nombres .

Y por último, otra opción muy interesante también consiste en escribir el login de
un usuario, o parte de él, y a continuación hacer clic sobre el botón Comprobar
nombres .
Recuperación automática de direcciones utilizadas anteriormente
Si en mensajes anteriores ya hemos escrito una dirección de correo, al empezar a poner los
primeros caracteres, nos permitirá seleccionarla para no tener que volver a escribirla entera (aun
cuando no forme parte de nuestros contactos particulares).
“CC…” (Con copia) funciona de la misma forma.
Utilizaremos este campo, cuando queramos enviar una copia del mensaje a otro
destinatario distinto del destinatario principal. Es decir, se enviará un mensaje al
destinatario principal (indicado en el campo “Para...”) y una copia a otro destinatario
(indicado en el campo “CC...”).
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"Cco..." Si quiere añadir el campo “Cco...” (Con copia oculta) debe pinchar previamente
sobre “Opciones…”.
Cuando enviamos un correo a varios destinatarios, éstos podrán ver en el propio mensaje
que reciben a todos los destinatarios a los que iba dirigido.
Pues bien, este campo "Cco...", que significa Con Copia Oculta, nos sirve para enviar
correos a diferentes destinatarios, de manera que ninguno de ellos conocerá la dirección
del resto de destinatarios, ni sabrán que hay más destinatarios.
Asunto: Es muy importante incluir en este campo, una breve descripción del contenido
mensaje.
Cuerpo del Mensaje: es la zona donde redactaremos el texto de nuestro mensaje.
Convocatoria de reunión
Si en vez de hacer clic sobre la palabra “Nuevo” lo hacemos sobre la punta de flecha que hay a su
derecha, podremos elegir, además, la opción “Convocatoria de reunión”.
Esta opción nos permite incluir una cita en el calendario, invitando a otras personas, de manera
que si la aceptan se añadirá también en los calendarios de éstos.
Adjuntar archivos
Una de las principales ventajas que ofrece el correo electrónico es la posibilidad de
adjuntar archivos.
Esto significa que podemos enviar, junto a nuestro mensaje, archivos con diferentes
contenidos y formatos (textos, imágenes, hojas de cálculo, programas, etc.).
Al crear un nuevo correo, pulsando el botón Adjuntar archivo , OWA nos mostrará una
ventana de diálogo, donde podremos explorar nuestros directorios y seleccionar el archivo
que queremos adjuntar.
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En la ventana del explorador de Windows localizaremos los archivos que hemos decidido
adjuntar a nuestro mensaje.
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El número de archivos que podemos adjuntar a un mismo mensaje, está condicionado por
el límite establecido en nuestra cuenta de correo por los Servicios de Informática.
Optimizando nuestros mensajes
Podemos mejorar las prestaciones del correo electrónico, enviando los archivos en un formato
comprimido (WinZip, WinRar, etc.). Disminuyendo su tamaño, podemos adjuntar mayor número
de archivos y mejoramos la velocidad de “subida” y “descarga” de los mensajes.
Confirmaciones de entrega y lectura
Podemos configurar Outlook Web App para que nos avise cuando nuestros correos
han sido recibidos por el servidor de su destinatario, e incluso si estos han sido leídos.
Configurar un mensaje para que contenga las confirmaciones de entrega y lectura.
Cuando estamos redactando el mensaje, pulsaremos el botón Opciones... del menú
superior de la propia ventana del mensaje:
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Y se nos desplegarán, entre otras, las Opciones de seguimiento de mensajes:
Podemos seleccionar ambas opciones.
Ejemplo
En el caso de solicitar una Confirmación de Entrega, cuando el correo sea entregado en el
servidor del destinatario, recibiremos una confirmación del Administrador del Sistema
como esta:
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Problemas de entrega de mensajes
El icono
que acompaña a este mensaje nos indica que, en este caso, no se ha podido confirmar
la entrega del mensaje a su destinatario. Las causas pueden ser muy diversas: error en la redacción
de la dirección de correo, buzón del destinatario lleno, etc.
Enviar un correo
Al pulsar Enviar, lo que hacemos realmente es depositar el mensaje en la Bandeja de
Salida. A continuación, Outlook Web App se encargará de enviarlo a nuestro servidor de
correo, solamente si estamos conectados a Internet.
Una vez que el correo abandona la Bandeja de Salida, quedará una copia del mismo en
la carpeta de Elementos enviados.
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Conocimiento previo
Es imprescindible rellenar, al menos, los campos:

Para... (con la cuenta de correo del destinatario).

Asunto: (con una breve descripción del motivo del mensaje).

Y el Cuerpo del Mensaje
Es muy importante incluir en el Asunto una breve descripción del mensaje. Tened en
cuenta que cuando se recibe un correo electrónico, lo único que podemos saber antes de
abrirlo es quién nos lo envía y cual es su asunto.
Guardar un borrador
En ocasiones, puede ser necesario guardar un mensaje para enviarlo más tarde.

Cuando el mensaje este abierto, haga clic en el icono
 El mensaje se almacenará automáticamente en la carpeta de Borradores.
Más tarde, podrá abrir el mensaje terminar su redacción y enviarlo.
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Organizar y buscar correos
Veamos a continuación las distintas funciones, que encontraremos en el menú o barra de
herramientas del correo electrónico, con la que podemos organizar nuestros correos:

“Mover”, moverá lo seleccionado a otras carpetas. Aunque también puede
arrastrar los mensajes directamente de una carpeta a otra.

“Filtro” es una opción que le permite, cuando tiene varios correos, poder visualizar
aquéllos que cumplan ciertas condiciones que aparecerán cuando haga clic sobre
esta opción. Recuerde que, para que funcione, debe hacer clic en la opción
“Aplicar” del menú emergente que le aparecerá. Si desea cancelar el filtro sólo
tiene que hacer clic de nuevo sobre la palabra “Filtro”.

“Ver” le permite escoger si desea agrupar las conversaciones (lo veremos más
adelante) y si quiere ver (y dónde) el “Panel de lectura” o vista preliminar del
mensaje.

"Buscar en todo el buzón de correo" permite buscar remitentes o destinatarios
de correo, asuntos, texto del cuerpo del mensaje, etc. Lo que lo hace muy útil. La
punta de flecha a la derecha de la lupa permite elegir las carpetas donde se va a
buscar (por defecto en todo el buzón) y con las dobles flechas (a la derecha de ésta)
podemos acotar aún más la búsqueda.
Sincronización manual del correo
Si queremos provocar una sincronización del correo porque estamos a la espera de uno y no
queremos esperar la sincronización automática, deberemos pulsar sobre
Ordenando los mensajes
Las opciones “Conversaciones por fecha” y “Más reciente en la parte superior” permiten,
al pinchar sobre ellas, elegir de qué manera queremos que nos ordene los correos que
vemos debajo.
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Si pulsamos "Conversaciones por fecha", se desplegará una etiqueta con todos los
criterios de ordenación que tenemos a nuestra disposición: por fecha, remitentes,
importancia, etc.
Desplegando las conversaciones
Si hacemos un clic sobre la punta de flecha que hay a la izquierda de los correos que hayamos
respondido veremos que despliega la conversación que hemos mantenido; lo que permite hacer
un seguimiento más cómodo:
Crear carpetas
Crear carpetas nos permite organizar nuestros mensajes, al igual que hacemos con
nuestros documentos o imágenes.
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Sobre una carpeta (P.ej. sobre la “Bandeja de entrada”) puede hacer un clic con el botón
derecho y crear una carpeta dentro de ésta, eligiendo esa opción del menú contextual que
aparecerá. También puede crearla (p.ej.) dentro de su nombre de usuario directamente:
Esa carpeta que ha creado puede pincharla y arrastrarla hasta la zona de “Favoritos” que
hay justo encima, para tener un acceso más rápido (Siempre podrá hacer clic con el botón
derecho, para quitarla de la zona de “Favoritos” eligiendo esa opción del menú
contextual).
Fíjese que puede pinchar las pequeñas flechas que hay a la izquierda de algunas carpetas o
elementos de correo para desplegar o plegar su contenido.
Menús contextuales
Al igual que en tantas aplicaciones informáticas, le invitamos a que haga clic con el botón
derecho encima de cualquier elemento de su aplicación de correo para descubrir opciones
específicas.
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Mover mensajes a otra carpeta
Para mover los mensajes, de una carpeta a otra, disponemos de dos opciones. Podemos
elegir aquella que nos resulte más cómoda.
Mover un mensaje empleando el menú o barra de herramientas
Una vez seleccionado el mensaje que hemos decidido mover, pulsaremos el
botón Mover del menú superior.
A continuación, seleccionaremos la carpeta de destino en la lista que nos ofrece OWA.
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Mover un mensaje arrastrándolo sobre la carpeta de destino
Una manera muy sencilla e intuitiva de mover nuestros mensajes consiste en:
1. Seleccionar nuestro mensaje, haciendo clic sobre él con el botón izquierdo del
ratón.
2. Y sin dejar de presionar el botón, arrastrar el mensaje hasta la carpeta de destino.
3. Una vez situado sobre la carpeta, dejaremos de presionar el botón y el mensaje se
alojará automáticamente en ella.
Buscar mensajes
En el menú o barra de herramientas superior encontrará una Ventana de Búsqueda. Si
hace clic en la flecha hacia abajo, situada junto a ese cuadro de búsqueda, le mostrará
cuatro opciones:




Esta carpeta: Realizará la búsqueda únicamente en la carpeta que tenga
seleccionada en ese momento en el Panel de Navegación izquierdo.
Esta carpeta y subcarpetas: Ampliará la búsqueda a la carpeta seleccionada y sus
subcarpetas.
Buzón completo: Buscará el contenido de todo el buzón (es la opción más
completa).
Establecer ubicación predeterminada: Le permite seleccionar la carpeta en la que
realizaremos nuestras búsquedas de forma predeterminada.
Búsquedas avanzadas
Para realizar una búsqueda avanzada, haga clic en la doble flecha situada a la derecha de
la Ventana de Búsqueda para seleccionar opciones adicionales que acoten el alcance de la
búsqueda.
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Acotando nuestras búsquedas avanzadas
Podemos limitar la búsqueda completando los siguientes datos:
Resultados en:
- Asunto y cuerpo del mensaje.
- Cuerpo del mensaje.
- Asunto.
 "De" o "enviado a" (una persona o grupo).
 Categoría: buscará entre los elementos de una categoría específica (amarilla, azul,
naranja...).
Una vez completados los campos que definen su búsqueda, haga clic en Enter o en el
botón Buscar
para iniciar la búsqueda.

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La Libreta de Direcciones
La Libreta de Direcciones de OWA
Outlook Web App dispone de una libreta de direcciones desde la que podemos acceder a
dos recursos muy distintos:
1. La Lista Global de Direcciones: es una lista especial que contiene toda la gente y los
recursos de la organización. Se puede utilizar para encontrar información de
contacto, invitar a los usuarios a las reuniones, y comprobar la disponibilidad de
recursos.
2. Los Contactos: es nuestra libreta personal de direcciones. En ella almacenaremos
los datos de nuestros nuevos contactos.
Veamos a continuación como trabajar con ambas.
Acceso a la Lista Global de Direcciones
El acceso a la Lista Global de Direcciones (Default Global Address List) se realiza desde
el botón de acceso a la Libreta de Direcciones
, situado en el extremo superior derecho
de la pantalla, abrirá esta Libreta en una ventana emergente.
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Acceso a la Lista de Contactos Personales
A la Lista de Contactos Personales podemos acceder por dos vías:
A. Desde el menú de Contactos.

Tenemos un acceso inmediato desde el elemento de menú Contactos, en el
extremo inferior izquierdo de la pantalla:
B. Desde el botón de acceso a la Libreta de Direcciones.

También podemos acceder a nuestros contactos desde desde el botón de acceso a
la Libreta de Direcciones
pantalla.
, situado en el extremo superior derecho de la
.

Una vez abierta la ventana de la Libreta de Direcciones, seleccionaremos la opción
que nos mostrará nuestros Contactos (a la izquierda de la ventana).
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Usted puede ver todo, las personas o grupos en su lista de contactos personales. Haga clic
en el botón de radio en "Mostrar" para seleccionar entre estos puntos de vista.
Al hacer clic en un contacto o en un grupo de la lista, puede:



Enviar un email a un contacto o a un grupo.
Configurar una solicitud de reunión con el grupo o individuo.
Reenviar los datos de un contacto o un grupo a otra persona.
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Localizar un contacto
Para localizar un contacto, tanto de la Lista Global de Direcciones como de mis propios
Contactos, podemos actuar de distintas maneras:
Desde el campo Encontrar a alguien.
En el extremo superior derecho de la pantalla, tenemos un campo denominado "Encontrar
a alguien".
Desde el momento en el que empezamos a teclear los datos conocidos del contacto que
estamos buscando, OWA nos sugerirá posibles coincidencias con la cadena de texto que
hemos introducido.
Si coincide con la que estamos buscando, será suficiente con pulsar Intro para
seleccionarla.
Y si la dirección de correo no ha sido utilizada con anterioridad, una vez introducida la
cadena de búsqueda pulsaremos Intro. La aplicación nos mostrará todos aquellos
contactos que coincidan con la cadena buscada.
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Desde la Libreta de Direcciones
Para acceder a ella pulsaremos el botón Libreta de direcciones.
Y una vez abierta la siguiente ventana de datos seleccionaremos la Libreta en la que
deseamos buscar:


Desde la Lista Global de Direcciones.
O en nuestra libreta de Contactos
Y a continuación, introduciremos en la ventana de búsqueda la cadena de texto conocida.
A continuación pulsaremos Intro o el icono situado a la derecha de la ventana .
Enviar un correo desde la Libreta de Direcciones
En la siguiente Sección de este tutorial veremos como enviar un correo al contacto que hemos
localizado en una de nuestras Libretas de Direcciones.
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Enviar un correo desde la Libreta de Direcciones
Una vez localizado uno de nuestros contactos en la Libreta de Direcciones (tanto en la
Libreta Global de Direcciones como en Contactos) situaremos el cursor sobre él y,
pulsando el botón derecho del ratón, podemos elegir entre las siguientes opciones:
A.
B.
C.
D.
Abrir el contacto (para editarlo y actualizar su información).
Enviar un nuevo mensaje.
Enviar una convocatoria de reunión.
Enviar los datos de este contacto a otro usuario, para que pueda incorporarlo a su
propia Libreta de Direcciones.
Otro acceso al envío de mensajes
También podemos enviar un mensaje, una vez seleccionado uno de los contactos, pulsando sobre
el botón
, situado sobre los datos del contacto.
36|51
Creando nuevos Contactos
Con OWA 2010 podemos crear nuevos contactos individuales o de grupo. Veamos a
continuación como se crean los contactos individuales.
Creando un nuevo contacto
Desde el elemento de menú Contactos, en el extremo inferior izquierdo de la pantalla,
abriremos la lista de contactos personales.
Una vez abierta la ventana de trabajo de contactos, pulsaremos el botón Nuevo.
Y en la ventana emergente introduciremos los datos conocidos del nuevo contacto. Una
vez completados los datos, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.
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Recuerda:
Para dar de alta un nuevo contacto
campos: NOMBRE y CORREO ELECTRÓNICO.
necesitamos,
al
menos,
completar
los
Guardando en contactos la dirección de un correo recibido
Otra posibilidad para guardar un nuevo Contacto, consiste en almacenar los datos del
remitente de un correo que hayamos recibido.
Para ello, abriremos uno de los correos recibidos. Y situándonos sobre los datos del
remitente, pulsaremos el botón derecho del ratón y desplegaremos su menú contextual.
Entre sus opciones seleccionaremos “Agregar a Contactos...”
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La aplicación capturará automáticamente los datos del remitente y completará los campos
de la ventana de datos de nuestra libreta de direcciones.
Para finalizar, pulsaremos el botón
.
Creando un Grupo de Contactos
Un Grupo de Contactos es una agrupación de direcciones de correo electrónico
recopiladas bajo un mismo nombre. De esta manera podemos enviar el mismo correo
electrónico a varios destinatarios a la vez.
Pueden ser de gran utilidad cuando tenemos que enviar, con frecuencia, correos a un
mismo grupo de personas.
En lugar de insertar la dirección de cada uno de los destinatarios, cada vez que
enviamos un correo, todas esas direcciones se agrupan en una sola lista, de manera que
cuando necesitemos enviar un nuevo correo a ese grupo de personas, únicamente será
necesario seleccionar como destinatario de correos el Grupo de Contactos que hemos
creado.
Creando un nuevo Grupo de Contactos:
Para crear un nuevo Grupo de Contactos, haremos clic sobre la flecha
que aparece
junto al botón Nuevo, y en las opciones que se despliegan a continuación
seleccionaremos Grupo:
En la ventana emergente que se abre a continuación introduciremos la siguiente
información del grupo:
1. Escriba un nombre para el grupo en el campo: Nombre de grupo.
2. Haga clic en Miembros, y se abrirá la Lista Global de Direcciones para que pueda
seleccionar los contactos que desea añadir.
3. O teclee directamente las direcciones de correo que desee agregar al grupo.
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4. Para finalizar, haga clic en Guardar y cerrar.
Completando los campos automáticamente
Completando los campos Para..., Cc... y Cco... automáticamente.
Ahora estamos en condiciones de sacar el máximo partido a nuestra Libreta de
Direcciones.
Haciendo uso de sus posibilidades, ya no será necesario teclear nuevamente las
direcciones de correo que hemos almacenado con anterioridad.
Al crear un nuevo mensaje, en lugar de introducir manualmente las direcciones de
los destinatarios,
pulsaremos
los
botones
correspondientes
a
los
campos Para..., CC... y CCO... que abrirán una nueva ventana, en la que podemos buscar a
nuestro destinatario entre los almacenados en Contactos o en la Lista Global de
Direcciones.
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A continuación podemos seleccionar uno o varios de ellos, e incorporarlos a cualquiera de
los campos: Para..., Cc... y Cco...
Localizamos en este ejemplo, entre nuestros contactos, la dirección de Pruebas
Formación y lo agregamos como destinatario en el campo “Para...”.
Por último, si no deseamos agregar más destinatarios, pulsamos Aceptar.
Outlook Web App rellenará los campos de destinatarios del nuevo mensaje de
forma automática.
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Menú de Opciones de OWA
Outlook Web App ofrece un gran número de parámetros configurables, que permiten
adaptar la aplicación a nuestras distintas necesidades.
En el extremo superior derecho de la pantalla haremos clic sobre el botón Opciones -> Ver
todas las opciones
La pantalla que nos muestra a continuación, nos ofrece todas opciones de configuración
de OWA 2010:
Y a su izquierda encontraremos los distintos apartados, que nos ayudarán a personalizar
con más detalle nuestros correos, calendarios, etc.






Cuenta.
Organizar correo electrónico.
Grupos.
Configuración.
Teléfono.
Bloquear o permitir.
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Veamos a continuación los más importantes.
Para abandonar el menú de Opciones
Para volver a su Bandeja de entrada sólo tiene que hacer clic sobre:

El botón “Mi correo” situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

sobre la palabra “Correo” de la esquina superior izquierda.
Definir el aspecto de los mensajes
Para predefinir el aspecto que tendrán nuestros mensajes, seleccionaremos las Opciones > Configuración (izquierda de la pantalla).
Entre las opciones disponibles encontraremos:



Un espacio para definir nuestra firma de correo.
Otro en el que podemos elegir que, en todo correo nuevo, se muestre siempre el
campo CCO... (copia oculta).
Y otro espacio para definir el aspecto de nuestros mensajes: fuente, color y
tamaño del texto.
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Recuerda pulsar el botón Guardar (esquina inferior derecha) al terminar la configuración
de tu correo.
Para abandonar el menú de opciones
Recuerde que para volver a su Bandeja de entrada sólo tiene que hacer clic sobre:
 El botón “Mi correo” situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
 Sobre la palabra “Correo” de la esquina superior izquierda.
Crear una firma
A la hora de insertar nuestra firma en los mensajes de salida tenemos dos opciones:
1. Podemos insertar de manera automática una firma en todos nuestros mensajes de
salida.
2. O insertar manualmente una firma sólo cuando sea necesario.
Pero antes de insertar una firma necesitamos crearla.
Para crear su propia firma:
Acceda a la pantalla de Opciones -> Configuración -> Pestaña/Botón superior de Correo:
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


Introduzca el texto de su firma.
Utilice las opciones de formato para personalizar su firma.
Si desea que su firma aparezca en todos los mensajes salientes marque la
casilla "Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que envíe".
Una vez completados los datos, haga clic en Guardar.
A partir de ahora todos sus mensajes incorporarán, de manera automática, su firma en el
pié del mensaje.
Recuerde:
Si opta por no incluir su firma en todos los mensajes salientes no marque la casilla "Incluir
automáticamente mi firma en los mensajes que envíe".
Insertar la firma manualmente
Si no ha configurado OWA para que incluya su firma de manera automática en todos sus
mensajes, podrá hacerlo manualmente.
En la ventana de un nuevo mensaje haremos clic sobre el botón Insertar firma. De manera
inmediata, su firma aparecerá en el cuerpo del mensaje.
Incluir imágenes en nuestra firma
Como novedad, esta versión de Outlook Web App permite incluir imágenes en nuestra
firma.
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Reglas de bandeja de entrada
Una ayuda fundamental a la hora de organizar nuestros mensajes consiste en la utilización
de las Reglas de Bandeja de Entrada.
Esta utilidad permite que cuando llegue un correo de una dirección en concreto, por
ejemplo, que se aloje en una carpeta determinada o se reenvíe a otra dirección de correo.
De esta manera podemos, por ejemplo, crear una nueva carpeta denominada
"Formación", y enviar a esa carpeta todos los mensajes que nos lleguen desde la dirección
de correo "Pruebas Formación - ([email protected])"
Creación de una Regla de Bandeja de Entrada




En primer lugar accedemos a Opciones -> Organizar correo electrónico
Seleccionamos la pestaña Reglas de Bandeja de Entrada
Y pulsamos el botón "Nuevo..."
En la ventana emergente que aparecerá a continuación, completaremos los dos
campos "Cuando llegue el mensaje" y "Realice lo siguiente" con ayuda de las
listas desplegables.
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Cuando llegue el mensaje, y:

Realice lo siguiente:
En nuestro ejemplo seleccionaremos las siguientes opciones:
1. Cuando llegue el mensaje, y -> se recibió de... la dirección
correo "Pruebas Formación - ([email protected])"
2. Realice lo siguiente: -> Mover el mensaje a la carpeta... "Formación"

de
Hecha esta selección, nuestra regla de bandeja de entrada ha quedado configurada
así:
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
Ya solo nos queda pulsar el botón Guardar, y nuestra nueva Regla de Bandeja de
Entrada estará activada. La encontraremos disponible en el listado de reglas, y
podemos eliminarla o modificarla cuando sea necesario.
A partir de este momento, cualquier mensaje que nos llegue de "Pruebas Formación" se
alojará automáticamente en la carpeta "Formación", tal y como podemos ver en la
siguiente imagen.
Finalizada la operación, volveremos a la Bandeja de entrada haciendo clic sobre:


El botón “Mi correo” situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
O sobre la palabra “Correo” de la esquina superior izquierda.
Excepciones a la Regla
Cuando estamos creando una nueva Regla de Bandeja de Entrada, si pinchamos sobre el
botón “Más opciones...” podemos agregar excepciones a la regla.
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Respuestas automáticas
En el menú “Opciones” de la esquina superior derecha, puede, entre otras
cosas, “Establecer respuestas automáticas” para cuando no pueda atender el correo (en
vacaciones por ejemplo); lo que enviará a quienes le manden un mensaje, una respuesta
con el texto que haya decidido, durante el tiempo o el horario que haya determinado.
OWA indica de forma confusa cómo rellenar el mensaje de respuesta; pero no se
preocupe; porque sólo debe marcar el intervalo de fechas y horas y el texto que devolverá
a quienes le envíen mensajes.
En el cuadro de texto superior escribiremos el mensaje que recibirán los miembros de mi
organización (CARM) y en el de abajo el mensaje para quienes me escriban desde fuera de
ella. (Lo habitual es poner el mismo texto):
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Una vez que ha configurado todos los parámetros de su Respuesta Automática,
pulsaremos el botón
del extremo inferior derecho de la pantalla.
Desactivar las respuestas automáticas
Para desactivar las respuestas automáticas, haga clic sobre “No enviar respuestas automáticas”,
y no olvide pinchar sobre la opción “Guardar”
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Más información
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

Si quiere ampliar conocimientos o tiene alguna duda, haga clic en el símbolo
que aparece en la esquina superior derecha o sobre el
enlace: http://help.outlook.com/es-es/140/bb899499.aspx
Para más información acerca de las aplicaciones de Contactos y
Calendario: http://help.outlook.com/es-es/140/bb899531.aspx
También puedes acceder a este tutorial, en formato Web, en esta dirección:
http://www.ffis.es/efiap/OWA_2010/
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OWA 2010: Correo electrónico

Transcripción

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