La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de

La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de

La organización y funcionamiento del
Sistema Estatal de Documentación
Mayo de 2010
La organización y funcionamiento del
Sistema Estatal de Documentación
La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación
Primera edición electrónica. Secretaría de Finanzas
DR
Gobierno del Estado de México
Palacio del Poder Ejecutivo
Lerdo poniente no. 300, colonia Centro, C.P. 50000,
Toluca de Lerdo, Estado de México.
DR
Dirección General de Innovación.2010
www.edomex.gob.mx
[email protected]
Número de autorización del Consejo Editorial de la Administración
Pública Estatal CE: 203/9/05/10
Editado en México
Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio
o procedimiento, sin la autorización previa del Gobierno del Estado de México, a
través de la Dirección General de Innovación.
Contenido
Presentación
5
Base jurídica
7
Objetivos del Sistema Estatal de Documentación
8
Organización del Sistema Estatal de Documentación
9
Esquema de funcionamiento del Sistema Estatal de
Documentación
12
Integrantes del Comité Técnico de Documentación y de
los Subsistemas de Coordinación y Control y Operativo
13
Funciones del Comité Técnico de Documentación
15
Atribuciones y obligaciones de los integrantes del Comité
Técnico de Documentación
17
Principales líneas de acción del Sistema Estatal de
Documentación
20
Presentación
Cumplir las demandas ciudadanas exige a los gobiernos, particularmente a los
de países en vías de desarrollo como el nuestro, un esfuerzo considerable
para identificar los mecanismos y variables de una estrategia que permita
alcanzar niveles máximos de calidad en los servicios que se otorgan,
principalmente en aquellos cuyo propósito final es lograr la construcción de
una sociedad más justa y con mejores niveles de desarrollo.
El planear y diseñar esta estrategia, obliga a las instancias gubernamentales a
considerar la información como un recurso estratégico y, al mismo tiempo,
enfrentar el reto de contar con un sistema que suministre aquella que se
requiera de manera confiable, suficiente y oportuna, de tal manera que se
facilite la toma de decisiones, considerando que la resolución más adecuada
es la mejor informada.
Por ello, en el Gobierno del Estado de México, la Administración de
Documentos se ha convertido en una valiosa y útil herramienta para
controlar la documentación institucional desde su creación hasta su destino
final, lo cual ha dado como resultado que las unidades documentales
responsables de suministrar información se hayan constituido en un apoyo
fundamental para el funcionamiento de las oficinas públicas.
Los avances alcanzados se deben en buena medida a la instrumentación del
Sistema Estatal de Documentación, creado en 1986 por la Ley de
Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.
5
Su establecimiento significó un parteaguas, al constituirse en la base sobre la
cual se ha sustentado el desarrollo y modernización de la administración de
documentos.
El Sistema Estatal de Documentación está concebido como un conjunto de
elementos interrelacionados e interdependientes que permiten el óptimo
aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros
que se emplean para la generación, organización, uso y divulgación de la
información documental. Con su instauración se ha logrado en las últimas
décadas la transformación de las unidades documentales, la estandarización
de procesos y procedimientos, la regulación de la producción, control,
organización y preservación de los documentos, así como el suministro
oportuno de la información requerida por los usuarios.
6
Base jurídica
1. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México,
artículos 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 y 31.
2. Manual General de Organización de la Secretaría de Finanzas.
7
Objetivos del Sistema Estatal de Documentación
 Regular, coordinar, homogeneizar y mejorar el funcionamiento de las
unidades documentales de los Poderes del estado y municipios.
 Desarrollar nuevos métodos y técnicas que contribuyan a la modernización
continua de la administración de documentos.
 Profesionalizar a los servidores públicos que laboran en las unidades
documentales, a través de su permanente capacitación y actualización.
 Establecer mecanismos para propiciar un intercambio permanente de
experiencias en materia de administración de documentos, con los
sistemas de archivos, de documentación y de información de otras
entidades públicas y privadas.
 Adquirir, integrar y conservar los documentos que constituyan una fuente
de información para la reconstrucción del desarrollo histórico del Estado
de México.
 Editar publicaciones y realizar eventos para divulgar los acervos que
conservan las unidades documentales, a fin de contribuir al fortalecimiento
de la identidad estatal.
8
Organización del Sistema Estatal de Documentación
Está constituido por un marco jurídico y administrativo que se conforma por
las Constituciones Políticas Federal y del Estado Libre y Soberano de México,
por las Leyes Orgánicas de la Administración Pública del Estado, del Poder
Legislativo, del Poder Judicial y Municipal y, principalmente, por la Ley de
Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, entre otras.
También se encuentra compuesto por el patrimonio documental existente
en los Poderes del estado y los municipios; los servidores públicos que
laboran en las unidades documentales; los recursos materiales, técnicos y
financieros; las funciones normativas, de asesoría, supervisión, coordinación,
difusión y orientación; y los objetivos que las entidades gubernamentales fijan
en esta materia; así como las demandas y apoyos institucionales y de la
sociedad; elementos básicos a partir de los cuales el Sistema logra su
operatividad.
Para obtener los resultados y productos informativos que las entidades
gubernamentales y la sociedad en su conjunto requieren, el Sistema Estatal
de Documentación se integra por tres instancias:
 Comité Técnico de Documentación:
Es el órgano de dirección y regulación del Sistema y es quien señala los
lineamientos generales que orientan las actividades de las unidades
documentales. Se integra por un Presidente, un Vicepresidente, cuatro
Vocales y un Secretario Técnico.
9
 Subsistema de Coordinación y Control:
Establece los métodos y procedimientos a seguir para lograr la mejora
continua de los servicios que las unidades documentales brindan; así
como la normatividad que éstas deben observar en sus procesos
técnicos. Se integra con representantes del Poder Legislativo, del Poder
Judicial y de los Ayuntamientos, así como de las Direcciones Generales
de Innovación, del Instituto Mexiquense de Cultura, del Sistema de Radio
y Televisión Mexiquense y del Instituto de Información Geográfica,
Estadística y Catastral del Estado de México.
 Subsistema Operativo:
Incide en la transformación de las actitudes y aptitudes de quienes
participan en el Sistema y su responsabilidad es llevar a la práctica las
recomendaciones técnicas y los métodos y procedimientos indicados por
el Comité Técnico y el Subsistema de Coordinación y Control.
Asimismo, se encarga de formular los lineamientos para la organización
de los acervos y el otorgamiento de los servicios informativos por parte
de las unidades documentales.
La operación de las tres instancias permite el desarrollo de las actividades de
las unidades documentales, relacionadas con la organización de los acervos;
el otorgamiento de información suficiente y oportuna a las dependencias
gubernamentales y a la sociedad en general; la optimización
10
de los sistemas de clasificación y almacenamiento de documentos; la
consolidación de los procesos de valoración y de selección; la modernización
de la infraestructura y los equipos; la integración de bases de datos confiables
y actualizadas y el avance en el proceso de la normalización documental.
Invariablemente, los beneficiarios de las acciones y logros del Sistema Estatal
de Documentación del Estado de México son las propias unidades
administrativas o sus equivalentes en los Poderes Legislativo, Ejecutivo y
Judicial y en los ayuntamientos, así como las instituciones académicas, los
investigadores y el público en general.
11
Esquema de funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación
Insumos
Proceso
Resultados
1. Marco Jurídico
 Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos
 Constitución Política del Estado Libre y
Soberano de México
 Ley Orgánica de la Administración Pública del
Estado de México
 Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado
Libre y Soberano de México
 Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de
México
 Ley Orgánica Municipal del Estado de México
 Ley de Documentos Administrativos e
Históricos del Estado de México
 Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de México
 Otras leyes y ordenamientos jurídicos y
administrativos
2. Patrimonio documental
3. Funciones





Normativas
Asesoría y apoyo
Supervision
Coordinación
Difusión y orientación
4. Recursos




Humanos
Materiales
Técnicos
Financieros
Comité Técnico de Documentación
Dirección y Regulación







Secretario General de Gobierno
Secretario de Finanzas
Secretario de Educación
Representante del Poder Legislativo
Representante del Poder Judicial
Representante de los Ayuntamientos
Director General de Innovación
 Mejora continua de la operación
y de los servicios de las unidades
documentales
 Suministro de información
suficiente y oportuna
 Diseminación selectiva de
información documental
Subsistema de Coordinación y
Control
 Representante del Poder
Legislativo
 Representante del Poder Judicial
 Representante de los
Ayuntamientos
 Dirección General del Instituto
Mexiquense de Cultura
 Dirección General del IGECEM
 Dirección General del Sistema
de Radio y Televisión
Mexiquense
 Dirección General de
Innovación
Subsistema Operativo
 Coordinación de Archivos de
Trámite, Concentración e
Históricos
 Coordinación de Centros de
Información y Documentación
 Coordinación de Unidades de
Correspondencia
 Coordinación de Unidades de
Micrografía y Reprografía
 Implementación de adecuados
sistemas de organización y
almacenamiento de documentos
 Procesos eficientes de valoración
y selección documental
 Modernización de
infraestructura y equipos
 Integración de bases de datos
confiables
 Protección del patrimonio
documental
 Normalización documental
5. Demandas y apoyos
6. Objetivos
7. Otros insumos
Métodos y procedimientos
Actitudes y aptitudes
Retroalimentación
Medio ambiente
Unidades administrativas de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como de los ayuntamientos, instituciones académicas, investigadores y usuarios en general
Integrantes del Comité Técnico de Documentación y de
los Subsistemas de Coordinación y Control y Operativo
A. Comité Técnico de Documentación:
 Secretario General de Gobierno, Presidente.
 Secretario de Finanzas, Vicepresidente.
 Secretario de Educación, Vocal.
 Representante del Poder Legislativo, Vocal.
 Representante del Poder Judicial, Vocal.
 Representante de los Ayuntamientos, Vocal.
 Director General de Innovación, Secretario Técnico.
B. Subsistema de Coordinación y Control:
 Representante del Poder Legislativo.
 Representante del Poder Judicial.
 Representante de los ayuntamientos del estado.
13
 Representante de la Dirección General del Instituto Mexiquense de
Cultura.
 Representante de la Dirección General del Instituto de Información
Geográfica, Estadística y Catastral del Estado de México.
 Representante de la Dirección General del Sistema de Radio y
Televisión Mexiquense.
 Representante de la Dirección General de Innovación.
C. Subsistema Operativo:
 Coordinación de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos.
 Coordinación de Centros de Información y Documentación.
 Coordinación de Unidades de Correspondencia.
 Coordinación de Unidades de Micrografía y Reprografía.
14
Funciones del Comité Técnico de Documentación
 Planear y coordinar el funcionamiento del Sistema Estatal de
Documentación.
 Emitir lineamientos para el desarrollo de las actividades en materia
documental.
 Proponer criterios para la organización y funcionamiento de las áreas
documentales y de las unidades auxiliares de documentación.
 Elaborar el Programa Estatal de Administración de Documentos.
 Promover la realización de estudios e investigaciones sobre métodos y
técnicas novedosas en administración de documentos.
 Establecer mecanismos de coordinación entre los responsables de las áreas
documentales y las unidades auxiliares de documentación, y de éstas con
instancias homólogas del Gobierno Federal y de otras entidades
federativas.
 Crear comisiones y grupos de trabajo para la atención de asuntos
especiales del Sistema Estatal de Documentación.
 Evaluar la organización y el funcionamiento de las áreas documentales y
proponer acciones para mejorar su operación.
15
 Promover la difusión de la actividad documental que se realice en el Estado
de México.
 Impulsar la formación y profesionalización de los servidores públicos con
funciones en materia documental.
 Expedir su programa de trabajo y vigilar su cumplimiento.
 Vigilar la aplicación de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos
del Estado de México.
 Las demás que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos del
Sistema Estatal de Documentación.
16
Atribuciones y obligaciones de los integrantes
del Comité Técnico de Documentación
A. Del Presidente:
 Dirigir el funcionamiento del Comité Técnico y representarlo.
 Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias, teniendo voto de
calidad.
 Rendir un informe semestral de las actividades y metas alcanzadas por
el Sistema.
 Vigilar el cumplimiento de la Ley de Documentos Administrativos e
Históricos del Estado de México y demás disposiciones que al
respecto se dicten.
 Establecer mecanismos de consulta y vigilancia de los documentos
existentes en los archivos del estado.
B. Del Vicepresidente:
 Suplir las ausencias temporales del Presidente.
 Auxiliar al Presidente en sus funciones.
17
 Coordinar a las comisiones que se integren y vigilar la vida
administrativa del Sistema.
 Compilar las normas que rigen a la administración de documentos y
promover su difusión.
 Promover y supervisar las investigaciones de nuevas técnicas de
administración de documentos.
 Publicar folletos, revistas y organizar exposiciones con el acervo
histórico existente en los archivos de la entidad, a fin de difundir la
historia del Estado de México.
 Promover actividades de capacitación para el personal de las unidades
documentales que lo requieran.
C. Del Secretario Técnico:
 Establecer técnicas que permitan organizar, clasificar, catalogar e
investigar el acervo documental histórico.
 Establecer técnicas de conservación y preservación de documentos.
18
 Determinar las técnicas de depuración de documentos.
 Promover las políticas y técnicas de consulta y vigilancia de los
documentos existentes en los archivos del estado.
19
Principales líneas de acción del
Sistema Estatal de Documentación
 Formulación del Programa Estatal de Administración de Documentos.
 Racionalización de la producción y reproducción de los documentos que
se generan en las oficinas gubernamentales.
 Reglamentación de la tipología documental utilizada en las unidades
administrativas o sus equivalentes de los Poderes del estado y municipios.
 Modernización de las unidades de control de la documentación en trámite,
para eficientar la comunicación formal entre las oficinas públicas.
 Organización y sistematización de los acervos documentales a través del
uso de nuevas tecnologías.
 Elaboración de los instrumentos técnicos necesarios para la organización y
funcionamiento de las unidades documentales.
 Protección del patrimonio documental.
 Regulación de las actividades de valoración y selección documental.
20
 Divulgación y utilización de los acervos que conservan las unidades
documentales.
 Implementación de nuevas tecnologías para la oportuna recuperación de la
información.
 Capacitación, actualización y profesionalización de los servidores públicos
dedicados a la labor documental.
 Mejoramiento continuo de los servicios de información que otorgan las
unidades documentales.
21
Elaboración:
SECRETARÍA DE FINANZAS
SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DOCUMENTALES
DR. NICOLÁS SAN JUAN NO. 109, EDIFICIO DEL ARCHIVO
GENERAL DEL PODER EJECUTIVO, COL. PARQUE
CUAUHTÉMOC, TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P. 50010,
TEL. Y FAX: (722) 272-86-33
[email protected]
22
La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de
Documentación se editó en el mes de abril de 2010 en la
Dirección General de Innovación de la Secretaría de
Finanzas del Gobierno del Estado de México. Lerdo
poniente no. 101, Edificio Plaza Toluca, 1er. piso, col.
Centro, Toluca, Estado de México. La edición electrónica
consta de 250 ejemplares y estuvo al cuidado del Consejo
Editorial de la Administración Pública Estatal. Corrección de
estilo: Blanca Leonor Ocampo Bobadilla y Laura Azalia
Sánchez Trejo.
23