eliminación de documentos

CÓDIGO:
P-RF-04
PROCEDIMIENTO DE ELIMINACION DE
VERSIÓN: 02
DOCUMENTOS
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ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
REVISÓ
GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE
RECURSOS FÍSICOS
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
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P-RF-04
PROCEDIMIENTO DE ELIMINACION DE
VERSIÓN: 02
DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO
Determinar a cada serie documental el destino final una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de gestión o en el central en atención a la valoración documental.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la selección de los archivos que han perdido valor
administrativo, legal, técnico, jurídico, fiscal y contable, hasta su eliminación, previa
aprobación del comité de archivo.
Aplica para todas las dependencias de la Gobernación del Meta.
3. DEFINICIONES
 Documento: Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es
decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de
conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a
fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
 Eliminación De Documentos: la eliminación de documentos de archivo, tanto
físico como electrónico, deberá estar basada en las tablas de retención
documental o en tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el
correspondiente comité interno de archivo de la gobernación. Se podrá elevar
consulta al archivo general de la nación cuando no existan normas legales que
regulen los plazos de retención de ciertos documentos; a su vez este podrá
solicitar concepto al organismo cabeza del sector al q corresponda la
documentación objeto de consulta.
 Eliminación: Destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal ó contable y que no tiene valor histórico ó que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
 Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de
la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
 Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneo, emanados de un mismo órgano ó sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
4. RESPONSABLE:
 Secretario Administrativo
 Asesor de oficina de apoyo a la gestión documental
 Funcionarios de la oficina de apoyo a la gestión documental
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Comité Interno de Archivo
Oficina Productora
5. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Oficina De Apoyo
A La Gestión
Documental
Realizar la selección documental
de los archivos a eliminar
2
Oficina De Apoyo
A La Gestión
Documental
Elaborar el inventario que debe
contener, código, contenido ó
series, fechas, volumen y unidad
de conservación
3
4
5
6
Oficina De Apoyo
A La Gestión
Documental
Oficina De Apoyo
A La Gestión
Documental
Asesor de oficina
de apoyo a la
gestión
documental
Secretaria
Administrativa
Publicar en la página web de la
gobernación el inventario de los
documentos que han cumplido su
tiempo de retención y que en
consecuencia
puedan
ser
eliminados, con un periodo de 30
días de anterioridad.
Las observaciones deberán ser
revisadas
por
el
concejo
departamental de archivo o el
archivo general de la nación para
lo cual contaran con 60 días,
instancia que con base al
fundamento presentado por el o
peticionarios podrán solicitar a la
entidad suspender el proceso de
eliminación y ampliar el plazo de
retención de los documentos
Elaborar
los
oficios
convocatoria del comité
archivo
de
de
Convocar y firmar los oficios de
invitación al comité de archivo
Selección
Documental
Elaboración de
Inventario
Inventario de
documentos
a eliminar
Publicar en la página
web documentos que
han cumplido su
tiempo
Página web
Revisión por el
concejo
departamental de
archivo o archivo
general de la nación
Elaborar oficios
Convocar y firmar
invitacion
Oficios de
invitación
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No.
RESPONSABLE
7
Comité interno
8
9
10
11
Asesor de oficina
de apoyo a la
gestión
documental
Asesor de oficina
de apoyo a la
gestión
documental
Oficina De Apoyo
A La Gestión
Documental
Secretaria de
Archivo Central
ACTIVIDAD
Realizar la valoración de los
documentos seleccionados para
eliminación, y determinar la
disposición
final
de
los
documentos, basándose en los
plazos fijados en las tablas de
retención documental y tablas de
valoración
La aprobación de la eliminación
de los documentos de archivo,
tanto el soporte físico como
electrónico, deberá constar en un
acta
de
eliminación
de
documentos, la cual suscribirá el
presidente y el secretario técnico
del comité interno de archivo.
Las actas de eliminación y el
inventario de los documentos que
han
sido
eliminados
se
conservaran permanentemente y
la identidad deberá mantener
publicados en su página web para
su consulta
FLUJOGRAMA
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REGISTRO
Realizar valoración
de los documentos
Elaborar el acta del
comité de archivo
Acta de
comité de
archivo
Mantener publicados
en la página web los
documentos
eliminados
Realizar la eliminación de los
documentos, la cual se debe
hacer por picado
Eliminación de
documentos
Archivar el acta del comité de
archivo
Archivar Acta
FIN
Acta del
comité de
archivo
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5.1 GENERALIDADES
Acuerdo 004 del 15 de marzo del 2013 archivo general de la nación. “Por el cual se
reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental”.
6. REGISTROS
Registro
Responsable
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo
de
conservación
Disposición
final
Acta del
comité de
archivo
Integrantes
Archivo
Departamental
Medio físico
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Inventario de
documentos a
eliminar
Integrantes
Archivo
Departamental
Medio físico
Archivo de
gestión de
archivo
departamental
Archivo de
gestión de
archivo
departamental
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
01
16/11/2012
Versión inicial
16/08/2013
Revisión y ajuste en las actividades y
responsables de acuerdo al Decreto
0460/2012
02
IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.