formulacion, ejecucion, control y seguimiento de planes y programas

PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN,
EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DE PLANES Y PROGRAMAS
CÓDIGO:
P–PE–16
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
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FORMULACION, EJECUCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DE PLANES Y PROGRAMAS
REVISÓ
DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
DEPARTAMENTAL
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
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1. OBJETIVO
Formular, ejecutar y realizar seguimiento y control a planes y programas que
promuevan el desarrollo integral del departamento del Meta
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la reunión de los funcionarios con el Secretario del
Despacho para definir los proyectos a formular y termina con la presentación de
informe final de ejecución del contrato.
Aplica al proceso de Planeación Estratégica.
3. DEFINICIONES

METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA (MGA): es una herramienta patrón
para la adecuada formulación, evaluación y programación de todo tipo de
proyectos, desde los menos exigentes en información a nivel de perfil hasta los
más elaborados a nivel de factibilidad.

FICHA EBI (Estadística Básica de Inversión): Formato en el que se
sintetizan los principales datos de la evaluación del proyecto.

B.P.P.I.D.: Banco de Programas y Proyectos de inversión Departamental.
4. RESPONSABLE



Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental
Profesional Especializado
Profesional Universitario
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5. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Director del
Departamento
Administrativo de
Planeación
Departamental
Reunión de los funcionarios
para definir los proyectos a
formular y asignación de
responsables
para
su
elaboración.
Definir proyectos a
formular y asignar
responsables
2
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado o
Técnico
Diagnostico general sobre
el estado actual del tema
del
proyecto
en
formulación.
Realizar
diagnóstico
general
3
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado o
Técnico
Formular los proyectos de
acuerdo
al
decreto
005/2006, a la metodología
general ajustada (MGA),
debe contener la ficha EBI y
el Pliego de condiciones o
Términos de referencia.
Formular
Proyectos
4
Director del
Departamento
Administrativo de
Planeación
Departamental
5
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado o
Técnico
Firmar y
proyecto
B.P.P.I.D.
presentar
realizado
el
al
Recepcionar el proyecto
para corrección, ajustes y
nueva
presentación
al
B.P.P.I.D.
Firmar y presentar
proyecto
Corregir y ajustar
proyecto
Acta de reunión
para establecer
compromisos
Proyectos
formulados
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No.
RESPONSABLE
6
Director del
Departamento
Administrativo de
Planeación
Departamental
Firmar
y presentar
proyecto
corregido
B.P.P.I.D.
7
Director del
Departamento
Administrativo de
Planeación
Departamental y
Funcionarios que
intervengan en el
proceso
Realizar la Contratación y
ejecución del proyecto se
realizara de acuerdo al
Manual de Contratación del
nivel
Central
del
departamento del Meta.
Interventor
Realizar
control
y
seguimiento
mediante
informe del estado y
ejecución del proyecto y
presentar al Director del
DAPD y a la oficina de
Contratación.
Interventor
Realizar acta final y acta de
liquidación y enviar a la
oficina de contratación para
el tramite respectivo, con
copia a presupuesto
8
9
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
el
al
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REGISTRO
Firmar y presentar
proyecto corregido
Ejecutar proyecto
Hacer seguimiento
a la ejecución del
proyecto
Realizar acta final
y de liquidación
FIN
Informe de
ejecución del
proyecto
Acta final y de
liquidación
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6. REGISTROS
Registro
Responsable
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado
o
Técnico
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado
o
Técnico
Actas
Informes
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
final
Medio
magnético y
físico
Archivo de
gestión de
Planeación
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Medio
magnético y
físico
Archivo de
gestión de
Planeación
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión Inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de proceso
03
15/04/2010
04
19/08/2013
Revisión
y ajuste
como
resultado
de
la
acción
correctiva No. 0001 del 15 de
febrero de 2010
Se realizan ajustes en la
denominación de los cargos,
según el decreto 0460 de
2012.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.