i troducció a los sistemas de i formació e la orga izació

Sistemas y Tecnologías de Información para la Gestión Empresarial
ITRODUCCIÓ A LOS SISTEMAS DE IFORMACIÓ
E LA ORGAIZACIÓ
Me interesé por la “Edad de la Información” la primera vez que
oí hablar de ella. Yo había oído hablar de la Edad del hierro y
de la Edad del bronce, períodos de la historia humana
denominados de acuerdo con los metales que los hombres
habían descubierto para fabricar sus herramientas y armas. Por
supuesto había estudiado en el colegio la Edad industrial, pero
cuando leí las predicciones eruditas de que los países lucharían
por el control de la información y no de los recursos naturales,
no estaba seguro del significado que se le daba al término
información.
Bill Gates – Camino al Futuro – Pág. 21
1. ¿Qué es un sistema de información gerencial?
Si bien no existe una definición universalmente aceptada del sistema de información gerencial
(SIG) lo definiremos como un sistema empleado para proporcionar a la gerencia la información
necesaria sobre una base regular. En teoría, este sistema puede ser manual o computarizado si
bien todos los análisis, incluyendo el nuestro, se enfocan en aplicaciones apoyadas en
computadora.
El término sistema en SIG implica orden, arreglo y propósito. Más aún, un SIG se concentra
específicamente en proporcionar a la gerencia información, no sólo datos. Estos dos punto son
importantes y es necesario profundizar en ellos.
Una biblioteca proporciona una buena analogía. Aunque puede contener millones de volúmenes,
una biblioteca no es muy útil a sus usuarios si no pueden encontrar lo que ellos necesitan
rápidamente. Es por eso que las bibliotecas invierten mucho tiempo catalogando sus colecciones,
asegurándose que los volúmenes regresen a su ubicación exacta. Las organizaciones actuales son
como las bibliotecas bien provistas. No faltan datos. Sin embargo, existe una incapacidad para
procesar esos datos de manera que la información correcta está disponible para la persona
indicada cuando la necesite. Esto es similar al hecho que una biblioteca es casi inútil si tiene el
libro que usted necesita, pero no puede encontrarlo y la biblioteca se toma una semana para
retirarlo de sus depósitos. Un programa SIG, en contraste, cuenta con datos organizados de
alguna manera significativa y pueda acceder a la información en un tiempo razonable.
Los datos son hechos crudos sin analizar, como cifras, nombres o cantidades. Pero como datos,
estos hechos tienen poca utilidad para los gerentes. Cuando los datos se analizan y procesan, se
convierten en información.
Diseño de SIG Tal como no hay una definición universal de un SIG, no existe un enfoque
aceptado universalmente para diseñar un sistema de información gerencial. Sin embargo, los
siguientes pasos representan los elementos claves para formar un programa SIG.
1. Analice el sistema de decisión. Las decisiones que toman los gerentes deben guiar el diseño
de cualquier programa de SIG. Por tanto, el primer paso es identificar todas las decisiones
Guía Didáctica de Sistemas de Información Gerencial
gerenciales para las cuales la información es necesaria. Esto debe cubrir todas las funciones
dentro de la organización y cada nivel de gerencia, desde el supervisor de primera línea hasta
el director ejecutivo.
Este paso también debe considerar si cada decisión se toma por la persona indicada. ¿Se está
haciendo a nivel adecuado, por el departamento correcto? No formular estas preguntas puede
afectar el diseño de todo el proceso SIG. Si las personas equivocadas están tomando la
decisión y este problema no se corrige antes de que un sistema de información complejo se
ponga en práctica, estas personas seguirán tomando las decisiones de manera equivocada,
pero mucho más rápido.
2. Analizar requisitos de información. Una vez que las decisiones son identificadas,
necesitamos saber la cantidad exacta de información requerida para tomar estas decisiones.
La información necesita ser diferente de acuerdo a la función gerencial en la organización. La
información que un gerente de mercadotecnia necesita es diferente a la que requiere un
gerente de finanzas. Así, el SIG tiene que diseñarse para cubrir las diversas necesidades de
diferentes gerentes funcionales.
3. Conjuntar las decisiones. Después de que se ha identificado cada área funcional y las
necesidades de los gerentes, aquellos que tengan los mismos requisitos de información deben
localizarse. Si bien las necesidades varían ascendente y descendentemente y a todo lo largo
de la organización, las redundancias ocurren con frecuencia. Tanto los ejecutivos de ventas
como los de producción, por ejemplo, pueden necesitar información de retroalimentación
sobre el nivel de calidad de un determinado producto. Un ejecutivo, sin embargo quiere la
retroalimentación para asegurar la satisfacción de los clientes, en tanto que el otro la quiere
para controlar las variaciones en los procesos de producción. Al identificar estas
redundancias, la gerencia puede crear sistemas que contengan la menor cantidad de
duplicación y que agrupen decisiones similares bajo un solo gerente.
4. Diseño del proceso de información. En este paso, técnicos especialistas internos o
consultores externos se emplean para desarrollar el sistema de recopilación, almacenaje,
transmisión y obtención de la información. Se elabora un diagrama de flujo detallado del
sistema deseado. Influirán entre otros, fuentes y tipos de datos, localización de usuarios y los
requisitos de almacenamiento. Se determinarán también los requisitos de equipo y programas
de computador.
Antes de poner en práctica el sistema, se evalúa con todo cuidado para asegurar que hará
exactamente lo que la gerencia quiere. Un diseño que satisfaga la mayor parte de las
necesidades de los gerentes o las necesidades de casi todos los gerentes no proporcionará la
cantidad o calidad óptima de información para la organización como un todo.
Puesta en práctica del SIG Una vez que el diseño del SIG se haya decidido, deberá ponerse en
práctica. La fase de implementación debe empezar con pruebas previas del sistema y concluir
con la elaboración de evaluaciones regulares en el sistema. Los siguientes puntos enfatizan
elementos que deben atenderse durante la fase de implementación.
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Ivan Javier Monterrosa Castro
1. Pruebe el sistema antes de su instalación. Las fallas detectadas antes de que un sistema de
información se instale son mucho más fáciles y menos costosas de corregir que las que se
descubren cuando ya el sistema está instalado y las personas dependen de él. Si no es factible
hacer una prueba previa completa, la gerencia debe considerar introducir el nuevo sistema
paralelamente con el antiguo. Al correr los dos sistemas en paralelo durante un período corto,
las fallas u omisiones del nuevo sistema pueden identificarse y corregirse con una alteración
mínima a las operaciones de la organización.
2. Prepare a los usuarios mediante un entrenamiento adecuado. Por bien que esté diseñado
un sistema, si los usuarios no están conscientes de todas sus capacidades y saben como
obtenerlas, nunca logrará todo su potencial. Por tanto, el presupuesto de cualquier instalación
de un nuevo SIG debe abarcar tiempo y dinero para el entrenamiento de los usuarios.
3. Prepárese para la resistencia. Abundante investigación indica que la introducción de
sistemas de información basados en computadora pueden ser muy amenazantes. Algunas
personas tienen dificultad para adaptarse a la introducción de cualquier tecnología nueva.
Algunos también temen ser incapaces de aprender el nuevo sistema. Otros pueden sentirse
amenazados por el potencial del nuevo sistema para reducir su poder y posición en la
organización, realizar cambios en las relaciones interpersonales o al reducir su seguridad en el
empleo.
4. Haga participar a los usuarios. Una de las formas más efectivas para neutralizar la
resistencia a un programa SIG es hacer que aquellos que se verán afectados por el sistema
participen plenamente en su diseño e implementación. La participación familiariza a los
usuarios con el sistema antes que tengan que utilizarlo, incrementa su compromiso a él porque
participaron en su creación y reduce la posibilidad de que sus necesidades se ignoren.
5. Verifique la seguridad. Conforme los sistemas de información se descentralizan, existe la
necesidad fundamental de asegurarse que personas no autorizadas no tengan acceso a
información valiosa o privilegiada. Cuando la información estaba centralizada en una sola
fuente, sólo algunas personas podían tener acceso a bases de datos importantes como
programas de producción, registros de clientes, cuentas de inventarios, datos de crédito y
expedientes empleados. Hoy, sin embargo, tales bases de datos son mucho más vulnerables a
un acceso no autorizado.
6. Establezca revisiones regulares. La información que un gerente necesitaba el año pasado no
necesariamente es la misma que necesita hoy. Conforme clientes, proveedores, reglamentos
gubernamentales y otros factores del entorno cambian, también cambiará la información
necesaria para un gerente. La implementación debe considerarse como el principio de un
proceso constante. Si un sistema de información ha de ser valioso para los gerentes a lo largo
del tiempo, debe evaluarse y modificarse regularmente para adaptarlo a las necesidades
cambiantes de sus usuarios.
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Guía Didáctica de Sistemas de Información Gerencial
PREGUTAS
1. ¿De que manera la información es un recurso único para las organizaciones? De ejemplos.
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2. ¿Cuáles son los pasos a seguir para poner en práctica un programa SIG?
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3. ¿Otorga un programa de SIG el poder a todos los empleados, a todos los gerentes o sólo a la
gerencia superior? Comente su respuesta.
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BIBLIOGRAFÍA SELECTA
• ROBBINS, Stephen P. Administración. Prentice Hall Hispanoamericana S.A. Quinta Edición.
México, 1996.
• VALDES BURATTI, Luigi. La Re-evolución Empresarial del Siglo XXI. Conocimiento y
capital intelectual: las nuevas ventajas competitivas de la empresa. Grupo Editorial Norma.
Colombia, 2002.
• MARTIN, Chuck. Las 7 Cibertendencias del Siglo XXI. Mc Graw – Hill. Colombia, 2000.
• GATES, Bill. Camino al futuro. Mc Graw – Hill. Colombia, 1997.
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