Sistema de Gestión de la Calidad | Juzgados de Envigado

JUZGADOS DE ENVIGADO-ITAGUI
CENTRO DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
BOGOTA-MAYO 22 DE 2009
MAPA JUDICIAL
Envigado
•13 Municipios
ASPECTOS GENERALES
ASPECTOS GENERALES
UBICACIÓN
DISTANCIA A MEDELLIN KMS
POBLACION
CIRCUITO
TOTAL JUZGADOS EN EL CTO
ENVIGADO
ITAGUI
SUR DEL VALLE DE
ABURRA
SUR DEL VALLE DE
ABURRA
11
13
210.000
240.000
ENVIGADO y SABANETA
ARMENIA-HELICONIA-LA
ESTRELLA-ITAGUI
13
17
CAPACIDAD JURISDICCIONAL INSTALADA EN LA CABECERA MUNICIPAL
JUZGADOS CIVILES DEL CIRCUITO
2
2
JUZGADOS CIVILES MUNICIPALES
2
3
JUZGADOS LABORALES
1
2
JUZGADOS DE FAMILIA
2
2
JUZGADOS PENALES DEL CIRCUITO
1
2
JUZGADOS PENALES MUNICIPALES
3
2
TOTAL
11
13
PARTICIPANTES
Apoyaron los proyectos de Itaguí y Envigado
ƒ
Sala Administrativa-Consejo Superior de la Judicatura.
Consejo Seccional de la Judicatura de Antioquia.
ƒ
ƒ
Dirección Seccional de Administración Judicial de Antioquia.
ƒ
Corporación Excelencia en la Justicia.
ƒ
ƒ
ƒ
Banco Mundial.
Fundación Corona.
USAID/Universidad Internacional de la Florida
ƒ
ƒ
Universidad de Antioquia
Administraciones Municipales
ƒ
Otros.
ESTRUCTURA DE JUZGADO
TRADICIONAL
“Modelo hasta el año 1989”
JUEZ
SECRETARIO
OFICIAL MAYOR
ƒ
ESCRIBIENTE
CITADOR
Cultura laboral individual, poco participativa, sin trabajo en equipo.
Deficiencia en sistematización y técnicas administrativas.
ƒ
ƒ
ƒ
Carencia de tecnología y equipos de trabajo modernos.
Falta de indicadores de medición y del manejo estadístico.
ESTRUCTURA MODELO GESTIÓN JUDICIAL
“Juzgados de Envigado - Itagüí a partir de 1.989”
JUZGADOS DE ENVIGADO
- ITAGÜÍ
OFICINA DE APOYO JUDICIAL
JUEZ
JUEZ COORDINADOR
SECRETARIO
COMITÉ ASESOR
DE JUECES
SECRETARIO ADTIVO.
OFICIAL
MAYOR
ESCRIBIENTE
CITADORES
GRUPO
RECEPCIÓN
GRUPO
CONSULTA
GRUPO
REPARTO
GRUPO
NOTIFICAC
GRUPO
ADTIVO.
Modelo de juzgado, que a través de la Oficina de Apoyo Judicial,
logra la integración de todos los jueces del municipio y presta
servicios comunes a los usuarios (abogados litigantes, auxiliares de
la justicia, partes procesales y comunidad).
Conformación de los Juzgados
Envigado-Itaguí
CIVILES
DEL CIRCUITO
LABORAL
FAMILIA
CIVILES
MUNICIPALES
PENAL DEL
CIRCUITO
PENALES
MUNICIPALES
CENTRO DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Estructura Organizacional - CSA
COMITÉ DE JUECES
JUEZ COORDINADOR
DIRECTOR
ASISTENTE SOCIAL
ESCRIBIENTE NOMINADO
CITADORES
Estructura Organizacional – Despacho
Judicial
JUEZ
SECRETARIO
OFICIAL MAYOR
ESCRIBIENTE
Rama Judicial del Poder
Público
Planta de Cargos
„
„
„
„
„
„
Director
Asistente Social Grado 01
Auxiliar Administrativo (manejo de títulos –
Itaguí)
Escribiente de Juzgado de Circuito (traslado del
Juzgado Penal del Cto).
Escribiente de Juzgado Municipal (traslado de los
juzgados Primero y Segundo Penal Mpal.)
Citadores (traslado de los Juzgados)
Funciones Generales
Recepción de documentos y memoriales.
Recepción de demandas y tutelas.
Notificaciones e información a los usuarios.
Títulos Judiciales
Correo Interno y Fax
Archivo
Diligencias fuera de las instalaciones.
Sistema Acusatorio Penal
Asistente Social (se extienden para los Juzgados de
Familia)
Traslados de expedientes al archivo histórico
Los expedientes objeto de transferencia al
archivo histórico: son los de procesos
con sentencia o decisión definitiva que
hayan cumplido su ejecutoria.
PARA EL SISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDAD
Secretario de la reunión mensual del Comité de Jueces ó cuando se requiera.
Secretario del Comité mensual de Calidad ó cuando se requiera.
Administrador de la Documentación del SGC
Recibo y trámite de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Actualización del Normograma.
Control del término en la oportunidad del Desarchivo.
Codificar los documentos del SGC de los Juzgados.
Mantener actualizado el listado maestro de documentos internos, listado maestro de
documentos externos y el listado maestro de registros.
Recopilar la información para la revisión del SGC por la Alta Dirección (trimestral).
Realizar el acta de revisión del SGC y actualizar el Plan de Acción.
Garantizar la disposición de los documentos del SGC en los Despachos Judiciales.
Análisis y procesamiento semestral, de las encuestas de satisfacción de los usuarios
internos y externos.
Sistema Acusatorio Penal
„
„
Recibir y efectuar el reparto diario, automatizado o manual,
de los procesos y asuntos que ingresen a los despachos
judiciales penales de esta sede, de conformidad con los
reglamentos que expida la Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura.
Atender y realizar de manera eficiente y oportuna, para los
juzgados penales, de las presentaciones personales de los
poderes y demás memoriales que, según la ley, lo requieran.
„
Elaborar las comunicaciones a las entidades que se
requieran en todo lo relacionado con los asuntos penales.
„
Comunicar a las partes intervinientes en los procesos sobre
las notificaciones y realización de audiencias.
„
Administrar las salas de audiencias, conforme a la
reglamentación expedida por la Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura.
JUZGADOS DE ENVIGADO
JUZGADOS DE ITAGUI
NOTIFICACIONES
AÑO 2008
DESCRIPCION
ENVIGADO
ITAGUI
PERSONALES
676
886
COMUNICACIONES
1.814
2.656
AVISOS REALIZADOS
2.490
843
TOTAL
4.980
4.385
REPARTO DE DEMANDAS y
PROCESOS
AÑO 2008
Juzgados
Envigado
Itagui
468
637
Civil Municipal
2.224
3.187
Penal Circuito
482
788
2.788
771
Laboral
445
629
Familia
1.233
1.573
Total
10.503
7.585
Civil Circuito
Penal Municipal
REPARTO DE TUTELAS
Juzgado
ENVIGADO
ITAGUI
Civil Circuito
574
961
Civil Municipal
261
481
Penal Circuito
399
784
Penal Municipal
395
589
Laboral
235
577
Familia
373
509
2.237
3.901
Total
TITULOS JUDICIALES
AÑO 2008
CONCEPTO
ENVIGADO
ITAGUI
CONSTITUIDOS
7.731
9334
PAGADOS
5980
8165
CONVERTIDOS
160
223
13.871
17.722
TOTAL
COMPENSACIONES y ABONOS
AÑO 2008
DESPACHOS
CANTIDAD
Civil Circuito
119
Civil Municipal
280
Penal Municipal
2
Familia
207
Total
608
CENTRO DE CONSULTA DE
PROCESOS
SISTEMA DE PQRS
FACTORES CLAVES DE EXITO
„
„
Transformación de la cultura organizacional
„
Apoyo del Consejo Superior de la Judicatura
„
Cultura del aprender haciendo.
Escuchar la voz del usuario (encuesta opinión)
„
„
„
Relaciones cordiales con otros estamentos.
Comunicación asertiva entre los servidores de Envigado.
„
„
Capacitación
Sentido de pertenencia.
Necesidad de adoptar herramientas de gestión para optimizarla.
„
Posicionamiento Institucional.
PLANTILLAS ESTABLECIDAS DESDE EL SGC
Procesos Misionales - General
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Acta de Audiencia.
Acta de Posesión de Auxiliar de la Justicia.
Auto de Sustanciación.
Auto Interlocutorio.
Carátula Despacho Comisorio.
Aviso de Remate.
Cita Única.
Despacho Comisorio.
PLANTILLAS ESTABLECIDAS DESDE EL SGC
Procesos Misionales - General
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Edicto Emplazatorio.
Edicto de Notificación.
Oficio.
Resolución Administrativa.
Sentencia Única y Primera Instancia.
Solicitud de Notificación.
Registro Manual de Memoriales.
Formato de Compensaciones.
Sentencia Segunda Instancia.
MAYO 22 DE 2009