Norma para la administración de archivos en el IMSS

Transcripción

NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL
SEGURO SOCIAL
ÍNDICE
Página
1. Objetivo
2. Ámbito de aplicación
3. Sujetos de la norma
4. Responsables de la aplicación de la norma
5. Definiciones
6. Documentos de referencia
7. Disposiciones
7.1 Coordinación de Archivos
7.2 Responsable de Archivos de Trámite
7.3 Unidad Administrativa
7.3.1 Área que genere, obtenga, adquiera o transforme información
7.3.2 Archivo de trámite
7.3.3 Control de gestión documental
7.4 Responsable de los Archivos de Concentración
7.5 Responsable de los Archivos Históricos
7.6 Archivos Electrónicos
7.7 Lineamientos en materia de archivos
Transitorios
Apéndices
- Apéndice A Criterios de clasificación y desclasificación de la información.
- Apéndice B Integración de expedientes, portada y leyendas de clasificación.
- Apéndice C Registro de servidores públicos autorizados para tener acceso a
documentos reservados o confidenciales.
- Apéndice D Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo
de concentración.
- Apéndice E Guía técnica para la estructuración y asignación de la clave de
identificación documental (CID) a los documentos generados en el Instituto
Mexicano del Seguro Social.
- Apéndice F Criterios para la validación de documentos con valor histórico.
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Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 29, fracción V, de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002; artículos 43 y 44, del Reglamento de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en
el Diario Oficial el 11 de junio de 2003; Capítulo II, numeral sexto, fracción I, de los
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario
Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004; artículo 80, fracciones I, IV y XIII del
Reglamento de Organización Interna del propio Instituto, publicado en el Diario Oficial de la
Federación el 11 de noviembre de 1998, y sus reformas publicadas el 17 de diciembre del
año 2001, el 19 de junio de 2003 y el 26 de abril de 2005 se expide la siguiente:
NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.
1
Objetivo
Esta Norma establece las disposiciones que las unidades administrativas deberán observar
para la clasificación, codificación, organización y conservación de la documentación
contenida en los archivos del Instituto Mexicano del Seguro Social.
2
Ámbito de aplicación
La presente norma es de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas
del Instituto Mexicano del Seguro Social.
3
Sujetos de la norma
Los servidores públicos responsables del manejo de los archivos de las unidades
administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social.
4
Responsables de la aplicación de la norma
Los titulares de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social.
5
Definiciones
Para efectos de la presente norma se entenderá por:
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5.1 administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a
planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso,
selección y destino final de los documentos de archivo.
5.2 AGN: Archivo General de la Nación.
5.3 archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos
o recibidos por las unidades administrativas en el ejercicio de sus atribuciones.
5.4 archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos
cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del Instituto
Mexicano del Seguro Social, y que permanecen en él hasta su destino final.
5.5 archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa.
5.6 archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir
y divulgar la memoria documental institucional.
5.7 baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores
históricos.
5.8 catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece
los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la
clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
5.9 clasificación: Acto por el cual se determina que la información que posee una unidad
administrativa es reservada o confidencial.
5.10 clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura funcional del Instituto Mexicano del Seguro
Social.
5.11 Comité: Comité de Información del Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.12 conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de
los documentos de archivo.
5.13 Coordinación de Archivos: órgano designado por el Comité, responsable de
coordinar las acciones del Instituto a fin de dar cumplimiento a las disposiciones
federales en materia de archivos.
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5.14 cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones del Instituto
5.15 datos personales: La información concerniente a una persona física, identificada o
identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las
características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio,
número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o
convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las
preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad.
5.16 destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de
baja o transferirlos a un archivo histórico.
5.17 documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las
unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.
5.18 documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, por lo que debe conservarse
permanentemente.
5.19 documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por
razones administrativas, legales o contables en el archivo de concentración.
5.20 documento de archivo: Aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades del Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.21 documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo
cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para
leerse o recuperarse.
5.22 documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que
documente el ejercicio de las facultades o la actividad del Instituto Mexicano del
Seguro Social y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.
Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual,
electrónico, informático u holográfico.
5.23 expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite del Instituto
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5.24 expediente clínico: Conjunto de documentos escritos, gráficos e imagenológicos o de
cualquier otra índole, en los cuales el personal de salud, deberá hacer los registros,
anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervención, con arreglo a las
disposiciones sanitarias (NOM-168-SSA1-1998).
5.25 fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto; el fondo se
identifica con el nombre de Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.26 guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales
de los archivos del Instituto Mexicano del Seguro Social, que indica sus características
fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos
generales.
5.27 IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
5.28 información: La contenida en los documentos que las unidades administrativas
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título.
5.29 Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.30 inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental).
5.31 Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
5.32 Lineamientos: Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la
Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal
5.33 plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de
trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso y los periodos
adicionales establecidos en la presente norma.
5.34 publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información
contenida en documentos para su conocimiento público.
5.35 Reglamento: El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
5.36 sección de archivo: Cada una de las divisiones del subfondo, que identifican a la
unidad administrativa, basada en las atribuciones del Instituto de conformidad con su
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Reglamento de Organización Interna.
5.37 serie: Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una materia o asunto específico.
5.38 servidor público: Al funcionario y empleado, y en general a toda persona que
desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el Instituto.
5.39 sistema de datos personales: El conjunto ordenado de datos personales que estén
en posesión del Instituto.
5.40 subfondo: División del fondo, de conformidad con la organización determinada por la
Coordinación de Archivos.
5.41 subsección de archivo: A los diferentes órganos de una unidad administrativa y que
integran un archivo de trámite
5.42 subserie: División de una serie que corresponde al subconjunto de documentos que
versan sobre una materia o asunto específico.
5.43 transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia
primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del
archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).
5.44 unidad administrativa: Cada una de las que integran el Instituto, con funciones y
actividades administrativas propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se
conforman a través de una estructura orgánica específica y propia.
Para efectos de esta norma las unidades administrativas en los diferentes niveles
organizacionales del Instituto Mexicano del Seguro Social son:
• en el nivel central la Dirección General, la Secretaría General, las Direcciones
Normativas, las Unidades y las Coordinaciones Normativas;
• en el nivel delegacional, las Delegaciones y las Subdelegaciones;
• todas las unidades médicas de alta especialidad;
• y en el nivel operativo todas las unidades médicas y no médicas.
5.45 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad.
5.46 valor documental: Condición de los documentos que les confiere características
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración
(valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos
históricos (valores secundarios).
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5.47 valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
5.48 vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
6
Documentos de referencia
6.1
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujeta la guarda,
custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental, publicado en el
Diario Oficial de la Federación el 25 de agosto de 1998.
6.2
Código de Conducta del Servidor Público del Instituto, aprobado por el H. Consejo
Técnico el 21 de enero de 2004, mediante Acuerdo 41/2004.
6.3
Ley del Seguro Social publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de
diciembre de 1995, reformada por decretos publicados el 21 de noviembre de 1996, el 20
de diciembre de 2001, el 11 de agosto de 2004 y el 29 de abril y 14 de diciembre de 2005
6.4
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2002, reformada por
decreto mediante el cual se deroga la fracción I del artículo 22 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario
Oficial de la Federación el 11 de mayo de 2004.
6.5
Ley General de Salud, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7 de febrero
de 1984, reformada por decretos publicados el 24 de octubre de 1994, 26 de julio de 1995,
9 de julio de 1996, 7 de mayo de 1997, 26 y 31 de mayo de 2000, 5 de enero de 2001, 4 de
junio de 2002, 15 de mayo de 2003, 13, 19, 25 y 30 de junio de 2003, 19 de enero, 2 de
junio y, 5 de noviembre de 2004, 18 de enero, 24 de febrero, 7 de junio, 28 de junio y 26 de
diciembre de 2005, 12 de enero y 14 de febrero de 2006.
6.6
Lineamientos de protección de datos personales, publicados en el Diario Oficial de la
Federación el 30 de septiembre de 2005.
6.7
Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de
las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario
Oficial de la Federación el 18 de agosto del 2003.
6.8
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario
Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004.
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6.9
Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario
Oficial de la Federación el 13 de abril de 2006.
6.10 Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información
Pública los índices de expedientes reservados, publicados en el Diario Oficial de la
Federación el 9 de diciembre de 2003.
6.11 Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998, del expediente clínico, publicada en
el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de 1999, modificada por resolución
publicada en el Diario Oficial de la Federación el 22 de agosto de 2003.
6.12 Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el
Instituto Mexicano del Seguro Social
6.13 Norma que establece las disposiciones para la elaboración, autorización e
implantación de normas en el Instituto Mexicano del Seguro Social.
6.14 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2003.
6.15 Reglamento de Organización Interna del Instituto Mexicano del Seguro Social,
publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 1998, reformado por
decretos publicados en el Diario Oficial de la Federación el 17 de diciembre de 2001, 19 de
junio de 2003 y 26 de abril de 2005.
7 Disposiciones
7.1 Coordinación de Archivos
7.1.1 La Coordinación de Archivos, realizará las siguientes funciones:
• apoyar al Comité en el establecimiento de criterios específicos en materia de
conservación de documentos y administración de archivos;
• elaborar y presentar al Comité los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la
información;
• elaborar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición
documental, la guía simple de archivos y el inventario general de documentos, para
someterlos a la aprobación del Comité;
• establecer y coordinar el programa de capacitación y asesoría archivística del Instituto;
• elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto;
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• coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base
en la normatividad vigente y la normalización establecida por el AGN;
• coordinar con la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico las actividades
destinadas a la automatización de archivos y a la gestión de documentos electrónicos;
• elaborar el catálogo de identificación documental y el catálogo de series y subseries
documentales, y
• instruir la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite, concentración e
históricos.
7.1.2 La estructura del cuadro general de clasificación archivística deberá ser jerárquica
atendiendo a los siguientes niveles:
a) primero (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto; el
fondo se identifica con el nombre de Instituto Mexicano del Seguro Social;
b) segundo: (subfondo) división del fondo, de conformidad con la organización determinada
por la Coordinación de Archivos;
c) tercero (sección) cada una de las divisiones del subfondo, que identifican a la unidad
administrativa, basada en las atribuciones del Instituto de conformidad con su
Reglamento de Organización Interna;
d) cuarto (subsección) los diferentes órganos de una unidad administrativa y que integran
un archivo de trámite;
e) quinto (serie) conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico, y
f) sexto (subserie) división de una serie que corresponde al subconjunto de documentos
que versan sobre una materia o asunto específico.
7.1.3 La Coordinación de Archivos actualizará periódicamente el catálogo de disposición
documental del Instituto.
7.1.4 En el catálogo de disposición documental del Instituto se establecerán los periodos de
vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de
reservado o confidencial.
7.1.5 Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá
vincularse al índice de expedientes reservados que se establece en el apéndice A.
7.1.6 La Coordinación de Archivos, enviará al AGN, para su validación y registro una copia
de su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico a más tardar
el último día del mes de febrero de cada año.
7.1.7 La Coordinación de Archivos previa aprobación del Comité, deberá emitir
procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de
sus soportes, entre otros:
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• contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización
y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y
• contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos.
7.2 Responsable de los Archivos de Trámite
7.2.1 La Coordinación de Archivos contará con un responsable de archivos de trámite,
quien realizará las siguientes funciones:
• coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a
la información;
• coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del
Instituto;
• coordinar las acciones de los archivos de trámite;
• coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de
disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general;
• elaborar los procedimientos para la administración de los archivos de trámite;
• coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de concentración e
históricos;
• diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores de los archivos de
trámite, y
• coadyuvar en el diseño e impartición de capacitación a los responsables y operadores de
los archivos de concentración e históricos.
7.3 Unidad Administrativa
7.3.1 Área que genere, obtenga, adquiera, transforme o conserve información
7.3.1.1 Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la
información de conformidad con los criterios establecidos en esta norma (apéndice A).
7.3.1.2 Los titulares de las unidades administrativas llevarán a cabo la clasificación de los
expedientes o documentos en el momento en que:
• se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, o
• se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de documentos que no se
hubieran clasificado previamente.
La clasificación podrá asignarse a un expediente o a un documento.
7.3.1.3 En ausencia de los titulares de las unidades administrativas, la información será
clasificada o desclasificada por el servidor público que los supla, en los términos de los
artículos 163A, 164, 165 y 166 del Reglamento de Organización Interna del Instituto y en su
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caso en los términos del manual de organización autorizado.
7.3.1.4 Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de que se
anoten en los documentos y expedientes clasificados como reservados o confidenciales, las
leyendas de clasificación de conformidad con lo establecido en el apéndice B de esta
norma.
7.3.1.5 Los titulares de las unidades administrativas, deberán tener conocimiento y llevar
un registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan
acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales,
apéndice C. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan
conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada, de acuerdo con
lo dispuesto en esta norma, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, su Reglamento y demás disposiciones aplicables.
7.3.1.6 La desclasificación de la información puede llevarse a cabo por:
• el titular de la unidad administrativa;
• el Comité, y
• el IFAI.
7.3.1.7 Los titulares de las unidades administrativas, deberán adoptar las medidas
necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados como
reservados o confidenciales.
7.3.1.8 Las unidades administrativas deberán codificar la documentación que se genere en
sus áreas, conforme a lo descrito en el apéndice E de esta norma.
7.3.1.9 Las unidades administrativas deberán incluir en sus procedimientos operativos, la
clasificación, y plazo de conservación de los documentos que generen, obtengan,
adquieran o transformen en el desarrollo de sus funciones.
7.3.1.10 Las unidades administrativas deberán tener íntegros y disponibles los documentos
y expedientes en los archivos de trámite a fin de poder atender en su caso las solicitudes de
acceso a la información.
7.3.1.11 Las unidades administrativas deberán integrar los documentos en expedientes,
de conformidad con las siguientes disposiciones:
• Los expedientes se deben integrar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir la
leyenda de identificación del mismo, conforme a lo que se señala en el anexo 1 del
apéndice B.
• En la portada de los expedientes se deberá describir la ubicación física de los mismos,
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dentro del archivo de trámite de la unidad administrativa conforme a lo que se establece
en el apéndice B.
• Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o
confidenciales, deberán contener además, la leyenda de clasificación descrita en los
anexos 2 y 3 del apéndice B.
• En los plazos de conservación de los archivos, las unidades administrativas deberán
tomar en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva
correspondiente.
• A partir de la desclasificación de los expedientes reservados las unidades administrativas,
adicionarán al plazo de conservación, un periodo igual al de reserva o al que establezca el
catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero.
• Aquellos documentos, que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información, se
deberán conservar en los archivos de trámite por dos años más a la conclusión de su
vigencia documental.
• La vigencia documental a la que se refiere el quinto párrafo de este numeral, se
establecerá con base en las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables, así como a las
disposiciones para la administración de archivos que emita la Coordinación de Archivos.
7.3.1.12 Las unidades administrativas deberán transferir al archivo de concentración de su
circunscripción, los expedientes de archivo semiactivos, que no se encuentren clasificados
como reservados o confidenciales y que de acuerdo con el catálogo de disposición
documental deban resguardarse en el archivo de concentración. La transferencia de los
documentos y expedientes deberá hacerse de conformidad con lo establecido en el
apéndice D.
7.3.1.13 Las unidades administrativas podrán enviar al archivo histórico: libros, periódicos,
revistas, folletos, trípticos, carteles, fotografías, cintas de audio o video, disquetes y discos
compactos de conformidad con lo establecido en el apéndice F.
7.3.2 Archivo de Trámite
7.3.2.1 En cada unidad administrativa del Instituto deberá existir un archivo de trámite,
mismo que estará ubicado físicamente en el lugar que determine el titular de la unidad
administrativa.
7.3.2.2 El titular de la unidad administrativa designará al responsable del archivo de trámite
quién tendrá las siguientes funciones:
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• coordinar la valoración y selección de los documentos y expedientes de las subsecciones
de archivo;
• gestionar la transferencia primaria de los documentos de las subsecciones de archivo;
• coordinar las actividades de los operadores de las subsecciones de archivo;
• supervisar el registro de la información relativa a los expedientes de las subsecciones de
archivo, dependientes de la unidad administrativa, y
• asignar número de identificación a los archiveros de las subsecciones de archivo.
7.3.2.3 En cada archivo de trámite, se establecerán las subsecciones de archivo de acuerdo
con el numeral E.6.2 del Apéndice E de esta norma.
7.3.2.4 El titular de la unidad administrativa designará a los operadores de las subsecciones
de archivo.
7.3.2.5 Los operadores de las subsecciones de archivo, tendrán las siguientes funciones:
• integrar los expedientes de archivo;
• conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada
como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental;
• valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el
objeto de realizar transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al
catálogo de disposición documental del Instituto;
• elaborar los inventarios de transferencia primaria;
• registrar en el sistema que para el efecto se establezca, la información relativa a los
expedientes de la subsección de archivo de su responsabilidad, de conformidad con las
disposiciones que emita la Coordinación de Archivos.
7.3.3 Control de gestión documental
7.3.3.1 Las unidades administrativas, deberán contar con una área responsable de:
• recibir y distribuir la correspondencia de entrada;
• registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y
• recibir y despachar la correspondencia de salida de las áreas que la integran.
NOTA: Las representaciones del Instituto en el extranjero deberán contar con un área equivalente que deberá
realizar las funciones mencionadas.
7.3.3.2 Las unidades administrativas, elaborarán una ficha de control para el seguimiento
administrativo de la gestión a la que de lugar el documento ingresado a la misma; la ficha
deberá contener como elementos mínimos de descripción:
• el número de folio (consecutivo de ingreso renovable anualmente);
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• el asunto (breve descripción del contenido del documento);
• fecha y hora de recepción, y
• generador y receptor del documento (nombre y cargo).
7.4 Responsable de los Archivos de Concentración
7.4.1 La Coordinación de Archivos contará con un responsable de los archivos de
concentración, quien deberá realizar las siguientes funciones:
la información;
Instituto;
• coordinar las acciones de los archivos de concentración;
• recibir de los archivos de trámite de nivel central, la documentación pública semiactiva;
• conservar precautoriamente la documentación pública semiactiva hasta cumplir su
vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental;
• solicitar a la Coordinación de Archivos, en su caso, con el visto bueno de la unidad
administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino
final;
• elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
• valorar en coordinación con el responsable de archivos históricos, los documentos y
expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental;
• realizar las transferencias secundarias al responsable de los archivos históricos;
• elaborar los procedimientos para la administración de los archivos de concentración y
para el envío de documentos a los archivos de concentración;
• coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite e
históricos;
• diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores de los archivos de
concentración, y
• coadyuvar en el diseño e impartición de capacitación a los responsables y operadores de
los archivos de trámite e históricos.
7.4.2 Las delegaciones a través de las Jefaturas de Servicios Administrativos y las UMAE,
a través de las Direcciones Administrativas, deberán contar con un responsable del archivo
de concentración, designado por el Delegado o el Director, según sea el caso, mismo que
tendrá las siguientes funciones:
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Instituto.
• recibir de los archivos de trámite de la Delegación, la documentación pública semiactiva;
• conservar precautoriamente la documentación pública semiactiva hasta cumplir su
vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental;
• solicitar al responsable de los archivos de concentración, en su caso con el visto bueno de
la unidad administrativa generadora, gestione ante la Coordinación de Archivos, la
liberación de los expedientes para determinar su destino final;
• elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
• valorar en coordinación con el responsable del archivo histórico de su delegación, los
documentos y expedientes de las series documentales resguardadas conforme al
catálogo de disposición documental, y
• realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de su Delegación.
7.4.3 Al concluir los plazos de conservación, el Instituto deberá solicitar al AGN y en su
caso a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a través del responsable de archivos de
concentración, la autorización del dictamen de valoración documental y acta de baja
documental para determinar el destino final de los documentos.
7.4.4 El responsable de los archivos de concentración, deberá digitalizar y publicar en el
sitio de internet del Instituto, las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del
AGN y las actas de baja documental o de transferencia secundaria, como parte de las
obligaciones de transparencia.
7.4.5 El responsable de los archivos de concentración, deberá conservar los inventarios de
baja documental autorizados por el AGN, por un plazo de cinco años, contados a partir de
la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el
catálogo de disposición documental.
7.5 Responsable de los Archivos Históricos
7.5.1 El Jefe del Centro Único de Información “Ignacio García Téllez”, será el responsable
de los Archivos Históricos y deberá realizar las siguientes funciones:
la información;
Instituto;
• coordinar las acciones de los archivos históricos;
• validar la documentación de Nivel Central que deba conservarse permanentemente por
tener valor histórico, para el dictamen del AGN;
• recibir los documentos con valor histórico, generados por las unidades administrativas de
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nivel central;
• organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
• establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de
sistemas ópticos y electrónicos;
• estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y
sus instrumentos de consulta;
• elaborar los procedimientos para la administración del archivo histórico y para el envío de
documentos al archivo histórico;
• coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite y de
concentración;
• diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores del archivo histórico, y
• coadyuvar en el diseño e impartición de cursos a los responsables de los archivos de
trámite y de concentración.
7.5.2 Las Delegaciones y las UMAE deberán contar con un responsable de archivo histórico
designado por el Delegado o el Director, según sea el caso, mismo que tendrá las
siguientes funciones:
Instituto;
• validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor
histórico, para el dictamen del AGN;
• recibir los documentos con valor histórico generados por las unidades administrativas de
la Delegación;
• organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
• establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de
sistemas ópticos y electrónicos, y
• estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y
sus instrumentos de consulta.
7.6 Archivos electrónicos
El Comité definirá en coordinación con la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico,
los requerimientos de tecnologías de información que sean necesarios para atender lo
establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, su Reglamento y demás disposiciones, en lo referente a los documentos
electrónicos, conforme a lo siguiente:
7.6.1 Tomar las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos
electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan
identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de
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su información.
7.6.2 Aplicar las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la
validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos
electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones
de conformidad con las normas nacionales e internacionales.
7.6.3 Realizar programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de
acuerdo con los recursos institucionales.
7.7
Lineamientos en materia de archivos
7.7.1
Las unidades administrativas además de lo previsto en la presente norma deberán
observar lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal.
Transitorios
Primero
La presente norma entrará en vigor a partir de la fecha de su registro en el
Catálogo Normativo Institucional.
Segundo La presente norma deja sin efecto todas las disposiciones Institucionales que se
opongan a la misma.
Tercero
A más tardar el día 31 de diciembre de 2006, las unidades administrativas
deberán concluir la clasificación de los documentos y expedientes, reportando a
la Coordinación de Archivos en el mes de junio y noviembre su avance.
Cuarto
En los términos y plazos que establezca la Coordinación de Archivos, se
aplicará a las UMAE lo dispuesto en los numerales 7.4.2 y 7.5.2 de la presente
Norma.
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APÉNDICE A
Criterios de clasificación y desclasificación de la información
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APENDICE A
A.1 Criterios de clasificación y desclasificación de la información
A.1.1 Las presentes disposiciones tienen por objeto dar a conocer los principales criterios
para la clasificación y desclasificación de la información que posean los titulares de las
unidades administrativas, como reservada o confidencial, y generación, en su caso, de
versiones públicas de expedientes o documentos que contengan partes o secciones
reservadas o confidenciales, con base en lo dispuesto en la Ley, su Reglamento y los
Lineamentos.
Lo anterior, sin perjuicio de que en ejercicio de sus atribuciones el Comité y el IFAI, emitan
criterios adicionales a los presentes y revisen que la clasificación se apegue, de manera
estricta, a los supuestos establecidos por la Ley, su Reglamento, los Lineamientos y, en su
caso, otros ordenamientos jurídicos aplicables.
A.1.2 Los titulares de las unidades administrativas, deberán fundar la clasificación de la
información, señalando el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo
que expresamente le otorgan el carácter de clasificada. En el caso de información reservada,
deberán asimismo, establecer el periodo de reserva. La información confidencial
permanecerá como tal por tiempo indefinido, salvo lo dispuesto en la disposición A.3.8 y la
legislación aplicable.
A.1.3 Los titulares de las unidades administrativas motivarán (las razones, motivos o
circunstancias especiales que llevaron a la autoridad a concluir que el caso particular
encuadra en el supuesto previsto por la norma legal invocada como fundamento) la
clasificación de la información, de conformidad con la normatividad vigente.
A.1.4 Las unidades administrativas que entreguen información a dependencias y entidades
para el ejercicio de sus atribuciones, ya sea documentos o expedientes, deberán incluir en
los mismos, la leyenda de clasificación señalando la clasificación, de conformidad con lo
establecido en el Apéndice B.
A.2
Información reservada
A.2.1 Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán clasificar la información como
reservada, con fundamento en el artículo 13, fracción V de la Ley y numeral vigésimo cuarto,
fracciones I, II y IV de los Lineamientos, cuando se cause un serio perjuicio a:
a) Las actividades de verificación, del cumplimiento de las leyes en caso de que la difusión
de la información pueda impedir u obstruir las acciones de inspección, supervisión,
vigilancia o fiscalización que realizan las autoridades competentes para vigilar el
adecuado cumplimiento de las diversas obligaciones establecidas en las disposiciones
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legales.
b) Las actividades de prevención o persecución de delitos, en caso de que la difusión de la
información pueda impedir u obstruir las acciones o medidas implementadas para evitar la
comisión de éstos, o bien las atribuciones que ejerce el Ministerio Público durante la
averiguación previa y ante los Tribunales del Poder Judicial de la Federación;
c) La recaudación de las contribuciones, en caso de que la difusión de información pueda
obstruir las actividades de captación, comprobación y fiscalización de ingresos tributarios
realizados por las autoridades facultadas para ello, o de cualquier otra forma pueda
afectar la recaudación de dichos ingresos.
d) La información que posea el Instituto, relacionada con las estrategias procesales, las
acciones y decisiones implementadas por los sujetos que intervienen en las diversas
etapas de los procesos judiciales, administrativos o arbítrales, así como aquellos que se
sustancian ante tribunales internacionales, se considerará reservada hasta en tanto la
resolución respectiva no haya causado estado o ejecutoria.
A.2.1.1 Al clasificar la información reservada con fundamento en el artículo 13 de la Ley, de
conformidad con lo que establece el numeral octavo de los Lineamientos, no será suficiente
que el contenido de la misma esté directamente relacionado con las materias que se
protegen en dichas disposiciones, sino que deberá también considerarse la existencia de
elementos objetivos que permitan determinar si la difusión de la información causaría un
daño presente, probable y específico a los intereses jurídicos tutelados por dichos preceptos.
A.2.2 También se considerará como información reservada, con fundamento en el artículo 14
de la Ley y numerales vigésimo quinto a vigésimo noveno de los Lineamientos:
a) la que por disposición expresa de una ley sea considerada confidencial, reservada,
comercial reservada o gubernamental confidencial;
b) los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal
por una disposición legal;
c) las averiguaciones previas;
d) los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de
juicio en tanto no hayan causado estado o ejecutoria;
e) los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya
dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o
f) la que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del
proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la
decisión definitiva, la cual deberá estar documentada.
Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de
la información a que se refieren las fracciones c) y d) de esta disposición, dicha información
podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga.
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A.2.2.1 Se considerará reservada la información contenida en los expedientes judiciales o de
los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio, relativa a aquellas
actuaciones y diligencias propias del juicio o procedimiento respectivo de acuerdo con la
legislación aplicable, en tanto este no haya causado estado o ejecutoria.
A.2.2.2 Se considerará que se ha adoptado una decisión definitiva cuando él o los servidores
públicos responsables de tomar la última determinación resuelvan el proceso deliberativo de
manera concluyente, sea o no susceptible de ejecución.
En caso de los procesos deliberativos cuya decisión sea impugnable, ésta se considerará
adoptada de manera definitiva una vez que haya transcurrido el plazo respectivo sin que se
haya presentado dicha impugnación.
También se considerara que se ha tomado la decisión definitiva en un proceso deliberativo,
cuando a juicio del responsable de tomar dicha decisión, se considere que aquél ha quedado
sin materia o cuando por cualquier otra causa no se continué con su desarrollo.
A.2.3 Las unidades administrativas elaborarán semestralmente, en los meses de enero y julio
y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados, de
conformidad con los Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal para notificar al IFAI los índices de expedientes reservados,
así como demás disposiciones que emita ese Instituto.
A efecto de mantener dicho índice actualizado, la unidad administrativa lo enviará al Comité
por conducto de la Unidad de Enlace, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses
de enero y julio de cada año, según corresponda. En dicha actualización, también deberá
incluir la desclasificación de expedientes y documentos.
El Comité tendrá un plazo de diez días hábiles para su aprobación; transcurrido dicho plazo
sin que exista determinación alguna por parte del Comité, se entenderá por aprobado y la
unidad administrativa deberá remitirlo al IFAI.
A.2.4 Los índices de expedientes clasificados como reservados serán información pública,
sujeta a las obligaciones de disponibilidad y acceso establecidas por la Ley, su Reglamento y
esta Norma.
A.2.5 Los expedientes y documentos clasificados como reservados deberán llevar una
leyenda que indique su carácter de reservado, de conformidad con lo establecido en los
Lineamientos y el apéndice B de esta norma.
A.2.6 La información clasificada como reservada podrá ser desclasificada, conforme a lo
establecido en el artículo 34 del Reglamento, de acuerdo a lo siguiente:
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a partir del vencimiento del periodo de reserva;
cuando desaparezcan las causas que dieron origen a la clasificación;
cuando así lo determine el Comité;
cuando así lo determine el IFAI.
A.2.7 Cuando sea necesario ampliar el plazo de reserva de un expediente o documento, la
unidad administrativa responsable del resguardo de información enviará al Comité la solicitud
correspondiente debidamente fundada y motivada con cuatro meses de anticipación a su
vencimiento. El Comité la enviará por lo menos con tres meses de anticipación al
vencimiento del periodo de reserva al IFAI, quien en su caso, autorizará la ampliación del
plazo.
La falta de respuesta del IFAI dentro de los dos meses posteriores a la recepción de la
solicitud de ampliación del plazo de reserva, será considerada como una afirmativa ficta, y el
documento conservará el carácter de reservado por el periodo solicitado.
A.2.8 El periodo máximo de reserva será de doce años y los titulares de las unidades
administrativas, procurarán determinar que sea el estrictamente necesario durante el cual
subsistan las causas que dieron origen a la clasificación. Para establecer dicho periodo, los
titulares de cada unidad administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo,
tiempo y lugar relacionadas con la información al momento de su clasificación.
El periodo de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o
documento.
La disponibilidad de la información clasificada como reservada, será sin perjuicio de lo que, al
respecto, establezcan las leyes.
A.2.9 Tratándose de información clasificada como reservada, los titulares de las unidades
administrativas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una solicitud
para verificar si subsisten las causas que le dieron origen.
A.3
Información confidencial.
A.3.1 Como información confidencial se considerará:
a) la entregada con tal carácter por los particulares al Instituto, de conformidad con lo
establecido en el artículo 18, fracción I y 19 de la Ley, numerales trigésimo a trigésimo
sexto de los Lineamientos y a las disposiciones A.3.2 a la A.3.10, y
b) los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión,
distribución o comercialización en los términos de lo previsto en el artículo 18, fracción II
de la Ley y las disposiciones A.6.1, A.6.2 y A.6.3.
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Dentro de la información a que se refiere los incisos anteriores, se consideran los
documentos, datos e informes que los trabajadores, patrones y demás personas
proporcionan al Instituto, en cumplimiento de las obligaciones que les impone la Ley del
Seguro Social, conforme a lo que establece el primer párrafo del artículo 22 de dicho
ordenamiento legal.
No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en
fuentes de acceso público.
A.3.2 Cuando los particulares entreguen al Instituto la información a que se refiere el inciso
a) de la disposición anterior, deberán señalar los documentos que contengan información
confidencial, reservada o comercial reservada, así como el fundamento por el cual
consideran que tenga ese carácter, siempre que tengan el derecho de reservarse la
información, de conformidad con las disposiciones aplicables. En el caso de que exista una
solicitud de acceso que incluya información confidencial, el Instituto la comunicara siempre y
cuando medie el consentimiento expreso del particular titular de la información confidencial.
A.3.3. La información confidencial no estará sujeta a plazos de vencimiento y tendrá ese
carácter de manera indefinida, salvo que medie el consentimiento expreso del titular de la
información o mandamiento escrito emitido por autoridad competente.
A.3.4 Para que las unidades administrativas puedan permitir el acceso a información
confidencial requieren obtener el consentimiento expreso de los particulares titulares de la
información, por escrito o medio de autentificación equivalente.
A.3.5 Cuando el Instituto reciba una solicitud de acceso a un expediente o documento que
contenga información confidencial y el Comité lo considere pertinente, la unidad
administrativa, podrá requerir al particular titular de la información su autorización para
entregarla, quien tendrá diez días hábiles para responder a partir de la notificación
correspondiente. El silencio del particular será considerado como una negativa.
A.3.6 La información confidencial que además se ubique en alguno de los supuestos
establecidos en los artículos 13 y 14 de la Ley y en el numeral A.2, será clasificada como
reservada.
A.3.7 Los titulares de las unidades administrativas, deberán clasificar como información
confidencial, la información que contenga datos personales de una persona física identificada
o identificable relativos a:
a)
b)
c)
d)
origen étnico o racial;
características físicas;
características morales;
características emocionales;
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e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
vida afectiva;
vida familiar;
domicilio particular;
número telefónico particular;
patrimonio;
ideología;
opinión política;
creencia o convicción religiosa;
creencia o convicción filosófica;
estado de salud física;
estado de salud mental;
preferencia sexual; y
otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.
A.3.8 Los titulares de las unidades administrativas, deberán clasificar como confidenciales
los datos personales referidos a una persona que ha fallecido, a los cuales únicamente
podrán tener acceso y derecho a pedir su corrección, el cónyuge sobreviviente y/o los
parientes en línea recta ascendente y descendente sin limitación de grado, y en línea
transversal hasta el segundo grado.
En caso de que no existan las personas a que se refiere el párrafo anterior, tendrán acceso y
derecho a pedir la corrección de datos personales del fallecido, sus parientes en línea
transversal hasta el cuarto grado.
Cuando el titular de los datos personales haya fallecido, y el Instituto reciba una solicitud de
acceso o corrección de los mismos presentada por una persona distinta de las mencionadas
en los párrafos anteriores, el Comité podrá solicitar el consentimiento de cualquiera de éstas.
A.3.9 Los titulares de las unidades administrativas deberán clasificar la información
confidencial que los particulares proporcionen al Instituto para fines estadísticos, que éstas
obtengan de registros administrativos o aquellos que contengan información relativa al
estado civil de las personas, no podrán difundirse en forma nominativa o individualizada, o de
cualquier otra forma que permita la identificación inmediata de los interesados, o conduzcan,
por su estructura, contenido o grado de desagregación a la identificación individual de los
mismos.
A.3.10 Los particulares podrán entregar a las dependencias y entidades con carácter de
confidencial, aquella información a que se refiere la fracción I del artículo 18 de Ley y de la
cual sean titulares, entre otras:
a) La relativa al patrimonio de una persona moral;
b) La que comprenda hechos y datos de carácter económico, contable, jurídico o
administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor por
ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de
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toma de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los
órganos de administración, políticas de dividendos o actas de asamblea, y
c) Aquélla cuya difusión esté prohibida por una cláusula o convenio de confidencialidad.
A.4 Generación de versiones públicas de expedientes
A.4.1 Las unidades administrativas, deberán reproducir la versión pública de los expedientes
o documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales, en caso de
recibir una solicitud de acceso a la información, respecto de los mismos y deberán señalar
aquellas que para su publicidad deban omitirse a efecto de identificarlas.
A.4.2 Las unidades administrativas, podrán en caso de considerarlo conveniente, reproducir
versiones públicas de los expedientes que contengan partes o secciones reservadas o
confidenciales, aún cuando no se reciba una solicitud respecto de los mismos, sin perjuicio
que el Comité determine elaborar versiones públicas en cualquier momento, o bien, la unidad
administrativa al organizar sus archivos.
A.4.3 Las versiones públicas deberán contener las partes o secciones eliminadas y señalar
claramente el fundamento legal de la clasificación de las partes eliminadas, así como la
rúbrica de los responsables del resguardo de la información.
A.4.4 Para efectos del presente apartado, las unidades administrativas considerarán los
elementos mínimos que deberán contener las versiones públicas de documentos o
expedientes con partes o secciones clasificadas, con apego a lo dispuesto a los
“Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal”, emitidas por el IFAI y que se adjuntan como
anexo 2 de este apéndice.
A.5 Inexistencia de la información
A.5.1 Cuando los documentos no se encuentren en los archivos de la unidad administrativa,
ésta deberá remitir al Comité, la solicitud de acceso y oficio donde manifieste la inexistencia,
señalando en la fundamentación los artículos 24 ó 46 de la Ley y 70, fracción V o 78, fracción
III de su Reglamento, ya sea que se trate de datos personales o información pública y
motivar la inexistencia, así como la documentación que lo demuestre (baja documental o acta
de extravío, entre otros), dentro del plazo de cinco días hábiles contados a partir de la
recepción de la solicitud de información.
A.5.2 El Comité analizará el caso y tomará las medidas pertinentes para localizar el
documento, expediente o la información del sistema de datos personales y resolverá en
consecuencia. En caso de no encontrarlo, expedirá una resolución que confirme la
inexistencia del documento solicitado. Mismo que será notificado al particular de acuerdo
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con lo previsto en la Ley y su Reglamento.
A.6 Protección de datos personales.
A.6.1 Los titulares de las unidades administrativas, que manejen datos personales, deberán
adoptar las medidas que garanticen la seguridad de dichos datos, evitando su alteración,
pérdida, transmisión y acceso no autorizado, considerando lo dispuesto en los Lineamientos
de Protección de Datos Personales y la Norma que establece las disposiciones en materia de
seguridad informática en el Instituto..
A.6.2 Los titulares de las unidades administrativas, deberán vigilar que los datos personales
que se encuentren en sus archivos no se difundan, distribuyan o comercialicen salvo que
exista consentimiento expreso de los individuos a que haga referencia la información, y así lo
prevea de manera expresa la disposición legal.
Toda transmisión de datos personales deberá contar con el consentimiento expreso del titular
de los datos, mismo que deberá otorgarse en forma libre, expresa e informada salvo lo
dispuesto en el artículo 22 de la Ley y la disposición A.6.3.
A.6.2.1 El consentimiento del titular de los datos, deberá otorgarse por escrito incluyendo la
firma autógrafa y la copia de la identificación oficial, o bien a través de un medio de
autenticación. Al recabarse el consentimiento, la unidad administrativa deberá informar sobre
la implicación de otorgar éste.
A.6.2.2 Cuando las unidades administrativas recaben datos a través de servicios de
orientación telefónica, u otros medios o sistemas, se deberá informar a los particulares que
sus datos personales serán recabados, la finalidad de dicho acto, así como el tratamiento al
cual serán sometidos.
A fin de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral decimoséptimo de los Lineamientos
de Protección de Datos Personales, las unidades administrativas deberán establecer
formatos para el registro de la información recabada de particulares, mismos que deberán
incluir la leyenda establecida en el anexo 1 de este apéndice.
A.6.3 Los titulares de las unidades administrativas, podrán proporcionar y/o transmitir los
datos personales sin consentimiento de los individuos en los supuestos previstos en el
artículo 22 de la Ley del Seguro Social y en los siguientes casos:

cuando esté en serio peligro la vida o salud de la persona de que se trate;
cuando sean necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general
previstas en la Ley, previo procedimiento por el cual no puedan asociarse los datos
personales con el individuo a quien se refieran;
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cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias y entidades, siempre
y cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de los mismos;
cuando exista orden judicial;
a terceros cuando se trate de la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de
datos personales. Dichos terceros no podrán utilizar los datos personales para propósitos
distintos a aquellos para los cuales se les hubieren transmitido;
en los casos que establezcan las leyes;
A.6.4 Los sistemas de datos personales podrán distinguirse entre físicos y automatizados,
entendiendo por éstos como:
a) físico: el conjunto ordenados de datos que para su tratamiento están contenidos en
registros manuales, impresos, sonoros, magnéticos, visuales u holográficos.
b) automatizados: el conjunto ordenado de datos que para su tratamiento han sido o están
sujetos a un tratamiento informático y que por ende requieren de una herramienta
tecnológica específica para su acceso, recuperación o tratamiento.
A.6.5 Las unidades administrativas enviarán semestralmente, en los meses de enero y julio
cualquier modificación o cancelación de sus sistemas de datos personales registrados en el
Sistema “Persona”, así como cualquier transmisión de sistemas de datos personales de
conformidad con los numerales vigésimo quinto y vigésimo sexto del los Lineamientos de
Protección de Datos Personales.
A efecto de mantener dicho sistema actualizado, la unidad administrativa por conducto de la
Unidad de Enlace lo enviará al Comité, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses
de enero y julio de cada año, según corresponda, de acuerdo con el formato que para tal
efecto establezca el Comité. Cada sistema contendrá un folio de identificación.
A.6.6 Para efectos del presente apartado, las unidades administrativas además de lo previsto
en la presente norma, considerarán las condiciones y requisitos mínimos para el debido
manejo y custodia de los sistemas de datos, con apego a lo dispuesto a los “Lineamientos de
protección de datos personales”, emitidas por el IFAI.
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ANEXO 1
Leyenda de protección de datos personales
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Los datos personales recabados serán protegidos y serán incorporados y tratados en el
Sistema de datos personales ____________(1)_____________, con fundamento en
____________(2)____________ y cuya finalidad es ___________(3)____________, el cual
fue registrado en el Listado de sistemas de datos personales ante el Instituto Federal de
Acceso a la Información Pública (www.ifai.org.mx), y podrán ser transmitidos a
_____________(4)___________, con la finalidad de _____________(5)_____________,
además de otras transmisiones previstas en la Ley. La Unidad Administrativa responsable del
Sistema de datos personales es _____________(6)______________, y la dirección donde el
interesado podrá ejercer los derechos de acceso y corrección ante la misma es
_____________(7)____________. Lo anterior se informa en cumplimiento del
Decimoséptimo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales, publicados en el
Diario Oficial de la Federación ___________(8)_____________.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
No.
DATO
ANOTAR
1
Sistema de datos personales
Indicar el nombre del sistema de datos personales.
2
Fundamento legal
Indicar el fundamento legal que faculta al Instituto
para recabar los datos personales en el sistema de
datos personales.
3
Finalidad
Describir la finalidad del sistema de datos
personales.
4
Podrán ser transmitidos a
Indicar las personas u organismos a los que
podrán transmitirse los datos personales
contenidos en el sistema de datos personales.
5
Finalidad
Describir la finalidad de la transmisión.
6
Unidad administrativa
Indicar el nombre de la unidad administrativa
responsable el sistema de datos personales.
7
Dirección
Indicar la dirección de la unidad de enlace del
Instituto.
8
Fecha
Anotar la fecha de publicación en el Diario Oficial
de la Federación de los Lineamientos de protección
de datos personales.
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SEGURO SOCIAL
ANEXO 2
Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte
de las dependencias y entidades de la administración pública federal emitidos por el
IFAI y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 2006
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SEGURO SOCIAL
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO
A LA INFORMACION PUBLICA
2
LINEAMIENTOS para la elaboración de versiones públicas, por parte de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
1.4
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos
Mexicanos.- Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE VERSIONES PUBLICAS, POR PARTE
DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL.
El Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, con fundamento en lo
dispuesto por los artículos 37 fracción III de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, y 2 fracción III de su Reglamento y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 43 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental establece que las unidades administrativas podrán entregar documentos que
contengan información clasificada como reservada o confidencial, siempre y cuando los
documentos en que conste la información permitan eliminar las partes o secciones
clasificadas, señalando las mismas;
Que el Séptimo de los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de
la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, señala
que las versiones públicas de expedientes o documentos podrán elaborarse ante una
solicitud de acceso a la información contenida en los mismos, en cualquier momento, o bien,
al organizar sus archivos;
Que el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública al resolver recursos
de revisión, instruye a las dependencias y entidades a la elaboración de versiones públicas
cuando éstas han negado la totalidad de la información y el Instituto cuenta con elementos
objetivos para determinar que existe información pública que puede ser entregada al
ciudadano;
Que los procesos deliberativos de los servidores públicos deberán estar documentados e
incluirán las recomendaciones, opiniones y puntos de vista, los cuales una vez concluidos, en
caso de contener partes clasificadas, podrán darse a conocer a través de versiones públicas,
y
Que en virtud de que la elaboración de versiones públicas es un proceso técnico y una
nueva disciplina en el manejo de la información contenida en documentos y expedientes, ha
tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE VERSIONES PUBLICAS, POR PARTE
DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
Capítulo I
Disposiciones generales
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Artículo 1. Los presentes lineamientos tienen por objeto que las dependencias y
entidades, consideren los elementos mínimos que deberán contener las versiones públicas
de documentos o expedientes con partes o secciones clasificadas.
Artículo 2. Para los efectos de los presentes lineamientos, se emplearán las definiciones
contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento.
Artículo 3. En los casos en que un documento o expediente contenga partes o secciones
reservadas o confidenciales, la dependencia o entidad deberá elaborar una versión pública,
omitiendo las partes o secciones clasificadas y señalando aquéllas que fueron omitidas, en
términos del artículo 43 de la Ley, 30 y 41 de su Reglamento y el Séptimo de los
Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
Artículo 4. La información pública de conformidad con el artículo 7 de la Ley, no podrá
omitirse de las versiones públicas. Tampoco podrá omitirse el nombre de los servidores
públicos en los documentos, ni sus firmas autógrafas.
Artículo 5. Las versiones públicas no podrán omitir la información que documente
decisiones y los actos de autoridad concluidos de las dependencias y entidades, así como el
ejercicio de las facultades o actividades de los servidores públicos, de manera que se pueda
valorar el desempeño de los mismos.
Artículo 6. Las versiones públicas no contendrán información que, de conformidad con los
supuestos establecidos por los artículos 13, 14 y 18 de la Ley, sea reservada o confidencial.
Capítulo II
De las versiones públicas
Sección I
Documentos impresos
Artículo 7. En caso de que el documento únicamente se posea en versión impresa,
deberá fotocopiarse y sobre éste deberán testarse las palabras, párrafos o renglones que
sean clasificados, de conformidad con el modelo que se adjunta como anexo I.
Artículo 8. En la parte del documento donde se hubiese ubicado originalmente el texto
eliminado, deberá insertarse la palabra “Eliminado”, y señalarse si la omisión es una
palabra(s), renglón(es) o párrafo(s).
Artículo 9. En el sitio en donde se haya hecho la eliminación, deberá señalarse el
fundamento legal para ello, incluyendo las siglas del o los ordenamientos jurídicos, artículo,
fracción y párrafo que fundan la clasificación.
Artículo 10. La motivación de la clasificación deberá incluirse en el lugar del documento
donde se haga la eliminación. De no ser técnicamente factible, se deberá anotar una
referencia (numérica o alfanumérica) junto al fundamento legal indicado, a un lado de cada
eliminación, para posteriormente adjuntar la motivación respectiva en un documento distinto,
referenciado a las partes eliminadas.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Sección II
Documentos electrónicos
Artículo 11. En caso de que el documento se posea en formato electrónico, deberá
crearse un nuevo archivo electrónico para que sobre éste se elabore la versión pública,
eliminando las partes o secciones clasificadas. Lo anterior de conformidad con el modelo que
se adjunta como anexo II.
Artículo 12. En la parte del documento donde se hubiese ubicado originalmente el texto
eliminado, deberá insertarse un cuadro de texto en color distinto al utilizado en el resto del
documento con la palabra “Eliminado”, y señalarse si la omisión es una palabra(s),
renglón(es) o párrafo(s). Posteriormente, se hará la impresión del documento respectivo.
Artículo 13. En el cuadro de texto mencionado en el artículo anterior, deberá señalarse el
fundamento legal de la clasificación, incluyendo las siglas del o los ordenamientos jurídicos,
artículo, fracción y párrafo que fundan la eliminación respectiva.
Artículo 14. La motivación de la clasificación y, por tanto, de la eliminación respectiva,
deberá ser incluida en detalle en el cuadro de texto a que se refiere el artículo 12.
Sección III
De las actas, minutas, acuerdos, versiones estenográficas
Artículo 15. Además de los requisitos establecidos con anterioridad, las versiones
públicas de las actas, minutas, acuerdos o versiones estenográficas de reuniones de trabajo
de servidores públicos, cumplirán con lo señalado a continuación:
I. Salvo excepciones debidamente fundadas y motivadas por la dependencia o entidad, el
orden
del
día
es público;
II. Deberán incluirse los nombres, firmas autógrafas o rúbricas de todos los participantes
en el proceso deliberativo y de toma de decisiones de las reuniones de trabajo, se trate de
servidores públicos u otros participantes;
III. Los procesos deliberativos de servidores públicos concluidos, hayan sido o no
susceptibles de ejecutarse, serán públicos en caso de no existir alguna causal fundada y
motivada para clasificarlos y no requerirán el consentimiento de los servidores públicos
involucrados para darlos a conocer, y
IV. La discusión, particularidades y disidencias, se consideran información pública, así
como el sentido del voto de los participantes.
Sección IV
De las auditorías
Artículo 16.- Ante una solicitud de acceso, los resultados, números y tipos de auditorías al
ejercicio presupuestal de cada sujeto obligado, así como el número total de observaciones y
el total de las aclaraciones efectuadas por la dependencia o entidad de que se trate, deberán
considerarse información pública. Sólo podrá omitirse aquella información que pudiera
causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, o
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SEGURO SOCIAL
bien se relacione con presuntas responsabilidades, lo cual deberá estar debidamente
fundado y motivado.
Sección V
De las concesiones, permisos o autorizaciones
Artículo 17.- Las concesiones, permisos o autorizaciones deberán considerarse públicas,
independientemente de su vigencia.
Artículo 18.- Ante una solicitud de acceso podrá elaborarse una versión pública de las
concesiones, permisos o autorizaciones, en la que no podrá omitirse aquélla información que
acredite el cumplimiento de obligaciones previstas para la obtención, renovación o
conservación de la concesión, permiso o autorización de que se trate, salvo aquella
información que se encuentre clasificada como confidencial, de conformidad con lo dispuesto
por el artículo 18 de la Ley.
Las dependencias y entidades no podrán clasificar documentos que obren en fuentes de
acceso público o registros públicos, ni podrán omitir datos que esos documentos publiciten,
cuando los mismos hagan constar el cumplimiento por parte de los particulares, de requisitos
necesarios para obtener o conservar una concesión, permiso o autorización.
Transitorios
Primero.- Los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día siguiente de su publicación
en el Diario Oficial de la Federación.
Segundo.- En los casos no previstos en los presentes lineamientos, el Instituto
determinará la manera en que deberán elaborarse las versiones públicas.
Así lo acordó el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en sesión
celebrada el día quince de marzo de dos mil seis, ante el Secretario de Acuerdos.- La
Comisionada Presidenta, María Marván Laborde.- Rúbrica.- Los Comisionados: Horacio
Aguilar Alvarez de Alba, Alonso Gómez Robledo Verduzco, Juan Pablo Guerrero
Amparán, Alonso Lujambio Irazábal.- Rúbricas.- El Secretario de Acuerdos, Francisco
Ciscomani Freaner.- Rúbrica.
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Ejemplo 1
Versión pública de un documento impreso
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Ejemplo 2
Versión pública de un documento electrónico
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE VERSIONES PUBLICAS, POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
ANEXO II
Fecha de Clasificación: 25 de junio de 2005.
Unidad Administrativa: Dirección General de
Clasificación de Información y Datos Personales.
Reservada: Página única.
Periodo de reserva: Dos años.
Fundamento Legal: Artículo 14 fracción VI LFTAIPG.
Ampliación del periodo de reserva:
Confidencial: X X X
Fundamento Legal:
Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa:
Fecha de desclasificación:
Rúbrica y cargo del servidor público:
Instituto Federal de Acceso
a la Información Pública
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE CLASIFICACIÓN Y DATOS PERSONALES
REPORTE – REUNIÓN
DEPENDENCIA/
ENTIDAD:
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA - IFAI
ASISTENTES:
Francisco Ciscomani Freaner.- Secretario de Acuerdos.- IFAI
Lina Ornelas – Directora General de Clasificación y Datos Personales.- IFAI
LUGAR:
Sala de Juntas del Pleno del IFAI
FECHA:
24 de junio de 2005.
ASUNTO:
Abordar lo relativo al Recurso de Revisión 3954/05, en relación con la información de los gasoductos de
PEMEX Gas y Petroquímica Básica.
•
•
•
DESARROLLO: El Secretario de Acuerdos del IFAI manifestó la problemática existente en la determinación de
la publicidad o no de información relativa a la ubicación de los gasoductos de PEMEX Gas y Petroquímica
Básica y los materiales con que son fabricados, entre los que destacan los siguientes:
Dentro de la cadena del petróleo, Pemex Gas ocupa una posición estratégica, al tener la responsabilidad del
procesamiento del gas natural y sus líquidos, así como del transporte, comercialización y almacenamiento de
sus productos.
Pemex Gas es una de las principales empresas procesadoras de gas natural, con un volumen procesado
durante 1999 de 3,527 millones de pies cúbicos diarios (mmpcd) y la segunda empresa productora de líquidos,
con una producción de 446 miles de barriles diarios (mbd). Cuenta con una extensa red de gasoductos a través
de la cual se transportan cerca de 4,000 mmpcd de gas natural, lo que la ubica en el 100 lugar entre las
principales empresas transportistas de este energético en Norteamérica.
En este sentido tanto el Secretario de Acuerdos como la Directora General de Clasificación y Datos Personales
señalan lo siguiente:
Eliminado. Un párrafo con tres renglones. Fundamento legal: Artículo 14 fracción VI
de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Motivación: ver ( I ) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
•
ACUERDOS:
El sector energético, y en particular el de los hidrocarburos, ha sido una plataforma fundamental para el
crecimiento económico de nuestro país. México no sólo cuenta con abundantes reservas de petróleo crudo y
gas, sino que ha desarrollado una industria petrolera de gran complejidad y valor.
Se acordó que se elaborarán diversos estudios para determinar la procedencia de la publicidad de la información
señalada, toda vez que aún no se cuentan con elementos suficientes para emitir una opinión definitiva.
(R.- 228912)
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE B
Integración de expedientes, portada y leyendas de clasificación
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APENDICE B
B.1 Integración de expedientes
B.1.1 Las unidades administrativas integrarán los expedientes por:
•
•
•
•
asunto (ejemplo: reunión extraordinaria, visita de supervisión);
materia (ejemplo: cardiología, pediatría, adquisiciones, personal);
tipo de documentos (ejemplo: manuales, guías, procedimientos, protocolos);
carácter técnico sustantivo o conforme a sus funciones (médico, contable, administrativo).
B.1.2 Las unidades administrativas, deberán considerar para la integración de un
expediente que los documentos:
• refieren una acción, trámite o gestión delegada a la unidad administrativa;
• documenten cualquier obligación o responsabilidad; o
• integren información relacionada con la transparencia y la rendición de cuentas del
Instituto.
B.1.3 Las unidades administrativas deberán integrar los expedientes considerando que:
• Los documentos que se incluyan tengan relación entre sí, ya sea por asunto, materia, tipo
documental o el carácter de la información que contienen sea técnico sustantivo o
administrativo;
• Los documentos se integren en secuencia ascendente, conforme se generen o reciban;
• Las copias de los oficios contengan, en su caso, el número de oficio, fecha y firma del
funcionario responsable de su emisión;
• Los correos electrónicos impresos, contengan la información completa del remitente,
destinatario, fecha de elaboración y de envío, asunto, así como el nombre y la firma
autógrafa de quien indica que se archive en formato de papel. En su caso, también se
imprimirá en el correo el sello de entrada;
• Los documentos que se integren tengan fecha de elaboración;
• Las copias y borradores, sólo se incluyan de considerarse indispensable;
• Los expedientes tengan un grosor adecuado para su manejo;
• Los documentos estén completos con los anexos o documentos de apoyo que se
mencionen;
• Los anexos o documentos de apoyo contengan la identificación del área generadora y la
fecha de creación;
• Los documentos se integren a los expedientes sin clips, y
• Al cierre del expediente, deberán numerarse todas las hojas, preferentemente en el
extremo superior o inferior derecho del anverso del documento, de no ser posible,
numerarlas al reverso.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
B.1.4 Las unidades administrativas crearán nuevos expedientes cuando:
• no existan antecedentes del asunto en el archivo de la unidad;
• se trate de un nuevo asunto o materia.
B.2 Leyenda de identificación
B.2.1. Identificación del expediente
B.2.1.1 Todos los expedientes deberán contar con una leyenda en la portada o guarda
exterior, (anexo 1), que incluya como mínimo los siguientes datos de identificación:
a) fondo; (en todos los casos anotar IMSS)
b) subfondo: (el nombre del subfondo, de acuerdo al Catálogo de claves de identificación
documental, mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica
http://11.35.41.200)
c) unidad administrativa (sección); (el nombre de la sección de archivo de conformidad con
lo establecido en el numeral E.6.2 del Apéndice E de esta norma y de acuerdo al
Catálogo de claves de identificación documental, mismo que puede ser consultado en la
siguiente dirección electrónica http://11.35.41.200).
d) subsección; (el nombre de la subsección de archivo de conformidad con lo establecido
en el numeral E.6.2, del apéndice E de esta norma y de acuerdo al Catálogo de claves
de identificación documentación, mismo que puede ser consultado en la siguiente
dirección electrónica http://11.35.41.200)
e) serie; (el nombre de la serie de conformidad con el Catálogo de series y subseries
documentales, mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica
http://11.35.41.200).
f) subserie; (el nombre de la subserie de conformidad con el Catálogo de series y
subseries documentales mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección
electrónica http://11.35.41.200).
g) número de expediente;
h) fecha de apertura;
i) fecha de cierre;
j) asunto;
k) valores documentales;
l) vigencia documental en el archivo de trámite;
m) vigencia documental en el archivo de concentración;
n) periodo adicional por acceso;
o) periodo adicional por desclasificación;
p) número de hojas
q) tipo de documento.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
B.2.1.2 En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente, deberán anotarse las
claves correspondientes a los incisos c, d, y e, así como el número de expediente y el año
de apertura, ver anexo 1.
B.2.2 Ubicación física
B.2.2.1 Los muebles y divisiones de los mismos, donde se resguarden los expedientes de
archivo, deberán contar con un número de identificación, asignado por el responsable del
archivo de trámite.
B.2.2.2 Todos los expedientes deberán contar con una leyenda de ubicación física del
expediente, conforme a lo que se señala en el anexo 1 de este apéndice.
B.3 Leyendas de clasificación.
B.3.1 Los documentos y expedientes clasificados como reservados o confidenciales que las
unidades administrativas generen, adquieran, transformen o conserven a partir del 19 de
agosto de 2003 y aquellos que sean clasificados a partir de una solicitud de acceso a la
información, se identificarán por medio de una leyenda, que indicará:
•
•
•
•
•
•
•
la fecha de la clasificación;
el nombre de la unidad administrativa;
el carácter de reservado o confidencial;
las partes o secciones reservadas o confidenciales, en su caso;
el fundamento legal;
el periodo de reserva, y
la rúbrica del titular de la unidad administrativa.
B.3.2 Para señalar la clasificación de documentos que se consideran reservados o
confidenciales en todo o en parte, deberá utilizar el formato para clasificar documentos
reservados o confidenciales, conforme a lo que se consigna en el anexo 2 de este
apéndice.
B.3.3 El expediente del cual formen parte los documentos a que se refiere el numeral
anterior, únicamente llevará en su carátula la especificación de que contiene partes o
secciones reservadas o confidenciales.
B.3.4 Para señalar la clasificación de expedientes que por su naturaleza sean en su
totalidad reservados o confidenciales, se deberá utilizar el formato para la clasificación de
expedientes reservados o confidenciales, conforme a lo que se indica en el anexo 3 de este
apéndice.
B.3.5 Los formatos de los anexos 2 y 3 podrán elaborarse en medios impresos,
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
electrónicos, mecánicos, entre otros, debiendo ubicarse dichos formatos en la esquina
superior derecha del documento ó expediente.
B.3.6 Los documentos que integren un expediente reservado o confidencial en su totalidad
no deberán marcarse en lo individual, tal es el caso, entre otros, de los expedientes
judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no
hayan causado estado. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos,
en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o los
que contengan las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del
proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión
definitiva, la cual deberá estar documentada.
• Si existieran en dichos expedientes documentos marcados como clasificados (v.g.
enviados por otra dependencia o entidad), prevalecerán sobre éstos, la fecha de
clasificación y el periodo de reserva que obre en la carátula del expediente.
• Una vez desclasificados los expedientes a que se refiere el primer párrafo de este
numeral si existieren documentos que tuvieran el carácter de reservados o confidenciales,
deberán ser marcados de conformidad con el numeral B.3.2
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
ANEXO 1
Leyenda de identificación de los expedientes en el IMSS
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Todos los expedientes deberán contener como mínimo la siguiente
leyenda:
a) leyenda de identificación,
b) datos en la pestaña.
c) ubicación física del expediente
b)
Expediente: (19)
Subsección: (21)
No. Exp.(24)
Serie: (22)
IDENTIFICACION DEL EXPEDIENTE
fondo: (1)
subfondo: (2)
unidad administrativa (sección): (3)
subsección: (4)
serie: (5)
subserie: (6)
expediente: (7)
número de expediente: (8)
fecha de apertura: (9)
fecha de cierre: (10)
asunto: (11)
valores documentales: (12)
vigencia documental en el archivo de trámite: (13)
vigencia documental en el archivo de concentración: (14)
periodo adicional por acceso: (15)
periodo adicional por desclasificación: (16)
número de hojas: (17)
tipo de documento: (18)
Sección: (20)
Subserie: (23)
a)
Ubicación Física del Expediente (25):
c)
Mueble: (26)
División del Mueble: (27)
7 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
No.
DATO
ANOTAR
1
Fondo
IMSS, en todos los casos
2
Subfondo
El nombre del subfondo de conformidad con el
Catálogo de claves de identificación documental.
3
Unidad
administrativa(sección)
El nombre de la unidad administrativa (sección)
que integra el expediente.
4
Subsección
El nombre de la subsección de acuerdo al
Catálogo de claves de identificación documental.
5
Serie
El nombre de la serie de acuerdo al Catálogo de
series y subseries documentales.
6
Subserie
El nombre de la subserie de acuerdo al Catálogo
de series y subseries documentales.
7
Expediente
Título del expediente derivado de la subserie y que
se refiere al mismo tema, actividad o asunto
8
Número de expediente
El número consecutivo que dentro de la subserie
documental identifica a cada uno de sus
expedientes. Este inicia con cada año calendario.
9
Fecha de apertura
La fecha que contiene el primer documento que
integra el expediente.
10
Fecha de cierre
La fecha que contiene el último documento que se
integró al expediente.
11
Asunto
Resumen o descripción del expediente.
12
Valores documentales
Administrativo, legal, fiscal o contable. Es la
condición de los documentos que les confiere esas
características.
13
Vigencia documental en el
archivo de trámite
El número de años que el expediente deberá
conservarse en el archivo de trámite.
14
Vigencia documental en el
archivo de concentración
El número de años que el expediente deberá
conservarse en el archivo de concentración.
15
Periodo adicional por acceso
En su caso, el número de años que el expediente
deberá conservarse, adicional a la vigencia
documental, por haber sido objeto de consulta.
16
Periodo
adicional
desclasificación
En su caso, el número de años que el expediente
deberá conservarse, adicional a la vigencia
documental, a partir de su desclasificación.
por
8 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
17
Número de hojas
El número total de hojas que integran el
expediente.
18
Expediente
Título del expediente derivado de la subserie y que
se refiere al mismo tema, actividad o asunto
19
Tipo de documento
Original, copia y/o acuse. Es el
documentos que integran el expediente.
17
Sección
La clave de la sección documental de acuerdo al
Catálogo de claves de identificación documental
18
Subsección
La clave de la subsección documental de acuerdo
al Catálogo de claves de identificación
documental.
19
Serie
La clave de la serie documental de acuerdo al
Catálogo de series y subseries documentales.
20
Subserie
La clave de la subserie documental de acuerdo al
Catálogo de series y subseries documentales.
21
Número de expediente
La clave del expediente, que se conforma de siete
dígitos,
cinco
posiciones
numéricas
que
corresponden al consecutivo y dos posiciones
numéricas que corresponden al año.
22
Ubicación
expediente
23
Mueble
Tipo y número que corresponda al mueble
(archivero, anaquel, librero, etc.) en que se
encuentra el expediente
24
División del mueble
Tipo y número de la división del mueble (cajón,
entrepaño, etc.) en que se almacena el expediente
física
del
Domicilio del
expediente
9 de 18
inmueble
donde
se
tipo
ubica
de
el
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
-EJEMPLO-
b)
a)
fondo: IMSS
subfondo: Administración y Calidad
unidad administrativa (sección): Coordinación de Investigación y
Desarrollo en Calidad
subsección: División de Implantación de Modelos de Calidad
serie: Programación, Organización y Presupuestación
subserie: Certificación de Calidad de Procesos y Servicios
Administrativos
Expediente: Certificación de la Coordinación de Guarderías
número de expediente: 00001/05
fecha de apertura:1 de enero de 2005
fecha de cierre: 3 de marzo de 2005
asunto: Asesoría para la implantación del Sistema de Gestión
de la Calidad con base en la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000
“Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos”, en el nivel
central de la Coordinación de Guarderías.
valores documentales: Administrativo
vigencia documental en el archivo de trámite: 3 años
vigencia documental en el archivo de concentración: 3 años
periodo adicional por acceso:
periodo adicional por desclasificación:
número de hojas: 35
tipo de documento: original y copia
c)
Certificación de la Coordinación de Guarderías Sección: 012
subsección: 04
Serie:03C
Subserie: 14
No. Exp.00001/05
Ubicación Física del Expediente: Sevilla
33, Piso 7, Col. Juárez C.P. 06600
Mueble: Archivero No. 008
División del Mueble: Cajón No. 003
10 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
ANEXO 2
Formato para clasificar expedientes que contengan partes o secciones reservadas o
confidenciales
11 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
e)
Los expedientes que contengan partes o secciones
reservadas o confidenciales deberán contener las
siguientes leyendas:
CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
Fecha de clasificación:____________________
Unidad administrativa:____________________
Reservado
Periodo de reserva:______________________
Fundamento legal:_______________________
Ampliación del periodo de reserva:_________
Confidencial
Fundamento legal: ______________________
Rúbrica del titular de la unidad administrativa:
_______________________________________
Fecha de desclasificación: ________________
Partes o secciones reservadas o confidenciales:
_______________________________________
_______________________________________
Portada
a) leyenda de contenido,
b) leyenda de identificación,
c) datos en la pestaña.
d) Ubicación física del expediente
Documentos o partes reservados o confidenciales
e) leyenda de clasificación.
c)
Expediente: (19)
Subsección: (21)
No. Exp.(24)
Serie: (22)
a)
ESTE EXPEDIENTE CONTIENE PARTES O
SECCIONES RESERVADAS O
CONFIDENCIALES
Sección: (20)
Subserie: (23)
b)
fondo: (1)
subfondo: (2)
subsección: (4)
serie: (5)
subserie: (6)
expediente: (7)
asunto: (11)
Ubicación Física del Expediente (25):
d)
Mueble: (26)
12 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
1
Fecha de clasificación:________2____________
Unidad administrativa:_________3___________
Reservada:___________________4__________
Periodo de reserva:____________5__________
Fundamento legal:_____________6__________
Ampliación del periodo de reserva:_____7____
Confidencial:________________________8____
Fundamento legal: _____________9_________
________________________________________
Fecha de desclasificación: ______11________
___________________12________________________
_____________________________13_________
13 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
No.
DATO
ANOTAR
1
Logosímbolo
Imprimir el logosímbolo Institucional.
2
Fecha de clasificación
La fecha en que se clasifica el documento.
3
El nombre de la unidad administrativa de la cual es
titular quien clasifica.
4
Reservada
En su caso, las partes o páginas del documento
que se clasifican como reservadas. Si el
documento fuera reservado en su totalidad, se
anotará todas las páginas que lo conforman. Si el
documento no contiene información reservada, se
tachará este apartado.
5
Periodo de reserva
El número de años por los que se mantendrá el
documento o las partes del mismo con el carácter
de reservado.
6
Fundamento legal
El nombre del o de los ordenamientos jurídicos, el
o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) con base
en los cuales se sustenta la reserva.
7
Ampliación del periodo de
reserva
El número de años por los que se amplía la
reserva, en caso de haber solicitado la ampliación
del periodo de reserva originalmente establecido.
8
Confidencial:
En su caso, las partes o páginas del documento
que se clasifican como confidenciales. Si el
documento fuera confidencial en su totalidad, se
anotarán todas las páginas que lo conforman. Si el
documento no contiene información confidencial,
se tachará este apartado.
9
Fundamento legal:
en los cuales se sustenta la confidencialidad.
10
Rúbrica del titular de la
unidad administrativa
La firma autógrafa de quien clasifica.
11
Fecha de desclasificación
La fecha en que la información se desclasifica.
12
Partes
o
reservadas
En su caso, las partes o secciones del documento
que se clasifica como reservado o confidencial.
13
Rúbrica y cargo del servidor
público
secciones
La firma autógrafa de quien desclasifica.
14 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
ANEXO 3
Formato para clasificar expedientes reservados o confidenciales
15 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Los expedientes que en su totalidad contengan documentos
reservados o confidenciales, deberán contener las siguientes
leyendas:
Portada
a) leyenda de clasificación,
b) leyenda de identificación,
c) datos en la pestaña,
d) ubicación física del expediente
Documentos reservados o confidenciales
(no llevan leyenda)
c)
Fecha de desclasificación: ______________
______________________________________________________
______________________________________
b)
Los documentos
no llevan leyenda
de clasificación.
Sección: (20)
Subserie: (23)
______________________________________
Serie: (22)
a)
Fecha de clasificación:__________________
Unidad administrativa:__________________
Reservada:____________________________
Periodo de reserva:_____________________
Fundamento legal:______________________
Ampliación del periodo de reserva:________
Confidencial: __________________________
Fundamento legal: ______________________
Expediente: (19)
Subsección: (21)
No. Exp.(24)
CLASIFICACIÓN
DEL EXPEDIENTE
fondo: (1)
subfondo: (2)
subsección: (4)
serie: (5)
subserie: (6)
expediente: (7)
asunto: (11)
Ubicación Física del Expediente (25)
d)
Mueble: (26)
16 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
1
1
Fecha de clasificación:________2__________
Unidad administrativa:_________3_________
Reservado
Periodo de Reserva:__________4_________
Fundamento legal :___________5__________
Ampliación del periodo de reserva:___6_____
Confidencial
Fundamento legal: ___________7__________
Rúbrica
del
titular
de
la
unidad
administrativa:
___________________8___________________
Fecha
de
desclasificación:
_____9__________
Partes
o
secciones
reservadas
o
confidenciales:
__________________10_________________
___________________11_________________
17 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
No.
DATO
ANOTAR
1
Logosímbolo Institucional
Imprimir el logosímbolo Institucional.
2
Fecha de clasificación
La fecha en que se clasifica el documento.
3
El nombre de la unidad administrativa de la cual es
titular quien clasifica.
Reservado:
4
Periodo de reserva
El número de años por los que se mantendrá el
expediente con el carácter de reservado. Si el
expediente no es reservado, sino confidencial,
deberá tacharse este apartado.
5
Fundamento legal
en los cuales se sustenta la reserva.
6
Ampliación del periodo de
reserva
El número de años por los que se amplía la
reserva, en caso de haber solicitado la ampliación
del periodo de reserva originalmente establecido.
Confidencial:
7
Fundamento legal
en los cuales se sustenta la confidencialidad.
8
Rúbrica del titular de la unidad
administrativa
La firma autógrafa de quien clasifica.
9
Fecha de desclasificación
La fecha en que la información se desclasifica
10
Partes o secciones reservadas
o confidenciales
En caso de que una vez desclasificando el
expediente, subsistan partes o secciones del
mismo reservadas o confidenciales, se señalará
este hecho.
11
Rúbrica y cargo del servidor
público
La firma autógrafa de quien desclasifica.
18 de 18
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE C
Registro de servidores públicos autorizados para tener acceso a documentos
reservados o confidenciales
Página 1 de 3
Clave: 1000-001-010
NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
REGISTRO DE SERVIDORES PUBLICOS AUTORIZADOS PARA TENER ACCESO A
DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIALES
1
Nombre de la Unidad Administrativa (sección de archivo)
2
Nombre de la subsección de archivo
En los términos de la disposición décima de los Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública
Gubernamental, se autoriza el acceso a la información de esta unidad administrativa, de acuerdo con lo siguiente:
Nombre
Reconocimiento de
Firma
Cargo
Número
Telefónico
Correo
Electrónico
4
5
6
7
3
Nombre:
10
Información
Reservada
8
Autoriza el Titular de la Unidad Administrativa:
Cargo:
Firma:
11
Autorizado para tener acceso a:
12
Información
Confidencial
9
Fecha:
13
1000-001-010-01
Página 2 de 3
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
No.
DATO
ANOTAR
1
Nombre
de
administrativa
archivo)
la
unidad
(sección
de
El nombre de la unidad administrativa que autoriza el
2
Nombre de la subsección de
archivo
El nombre del órgano dependiente de la unidad
administrativa responsable del archivo de trámite..
3
Nombre
El nombre del funcionario de la unidad administrativa
al que se le otorga la autorización para tener acceso
a la información.
4
Reconocimiento de firma
La firma autógrafa del funcionario autorizado para
tener acceso a la información.
5
Cargo
El puesto del funcionario autorizado para tener
6
Número telefónico
El número telefónico del área laboral donde se ubica
el funcionario autorizado para tener acceso a la
información.
7
Correo electrónico
El correo electrónico del funcionario autorizado para
tener acceso a la información.
8
Información reservada
La palabra SI o NO, de acuerdo a la amplitud de la
autorización que se quiera dar.
9
Información confidencial
La palabra SI o NO, de acuerdo a la amplitud de la
autorización que se quiera dar.
Autoriza el titular de la unidad administrativa
10 Nombre:
Nombre, apellidos paterno y materno del titular de la
unidad administrativa que autoriza el acceso a la
información.
11 Cargo:
Nombre del cargo del titular de la unidad
administrativa que autoriza el acceso a la
información.
12 Firma:
La firma autógrafa del funcionario que autoriza el
13 Fecha:
Día, mes y año en que se otorga la autorización de
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE D
Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo de concentración
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE D
Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo de concentración
D.1
Los operadores de las subsecciones de archivo, deberán:
D.1.1 Identificar los expedientes semiactivos de archivo, que no se encuentren
clasificados como reservados y confidenciales y que de acuerdo con el catálogo de
disposición documental deban resguardarse en el archivo de concentración.
D.1.2 Depurar los expedientes semiactivos a fin de eliminar copias innecesarias,
papelería, formatos en blanco, folletos, libros, diarios oficiales, periódicos, revistas,
fotografías, vidrio, ropa, trapo, plástico, cintas de audio o video, disquetes y discos
compactos.
D.1.3 Integrar los documentos y expedientes semiactivos en cajas archivadoras
debidamente rotuladas de conformidad con las disposiciones que emita la Coordinación de
Archivos.
D.1.4 Separar los documentos y expedientes semiactivos de acuerdo con su valor
documental (administrativo, legal o contable).
D.1.5 Integrar cajas completas con documentos y expedientes semiactivos de un mismo
valor documental (administrativo, legal o contable) y con una misma vigencia documental
en el archivo de concentración.
D.1.6 Elaborar el inventario de transferencia primaria de conformidad con las
disposiciones que emita la Coordinación de Archivos.
D.1.7 Conservar el inventario de transferencia primaria, por el tiempo que los documentos
y expedientes semiactivos se encuentren resguardados en el archivo de concentración.
D.2
Los responsables de los archivos de trámite, deberán:
D.2.1 Gestionar ante el responsable del archivo de concentración, la transferencia de los
documentos y expedientes semiactivos.
D.2.2. Gestionar ante el responsable del archivo de concentración, la consulta o préstamo
de los documentos y expedientes semiactivos, que se encuentren resguardados en el
archivo de concentración.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE E
“Guía técnica para la estructuración y asignación de la clave de identificación
documental (CID) a los documentos generados en el
Instituto Mexicano del Seguro Social”
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SEGURO SOCIAL
Índice
Pág
.
E.1 Presentación
3
E.2 Objetivo
3
E.3 Alcance
3
E.4 Responsabilidades
3
E.5 Definiciones
3
E.6 Criterios para la estructuración y asignación de la clave de identificación
documental (CID) a los documentos generados en el IMSS.
4
E.6.1 Generales
4
E.6.2 Asignación de la clave de identificación documental en las unidades
administrativas del IMSS
7
E.6.3 Catálogo de claves de tipos de documentos
11
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
E.1
Presentación
La presente Guía forma parte de los instrumentos para la administración de archivos, que
tienen la intención de homologar el trabajo en las unidades administrativas del Instituto, a
fin de que documentos, expedientes y archivos se administren bajo una misma
metodología.
E.2
Objetivo
Establecer los elementos que se deberán considerar para asignar la clave de identificación
documental a los diferentes tipos de documentos generados en el Instituto Mexicano del
Seguro Social.
E.3
Alcance
La presente Guía, aplicará a diferentes tipos de documentos generados por las unidades
administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social.
E.4
Responsabilidades
La aplicación de la presente Guía será responsabilidad de los titulares de las unidades
administrativas, así como de los responsables de sus órganos dependientes que emitan
documentos referidos en el catálogo de claves de tipos de documentos, descrito en el
numeral E.6.3 de este apéndice.
E.5
Definiciones
E.5.1 archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa.
E.5.2 clave: Conjunto ordenado de letras, números o signos a los que se les señala un
valor de identificación convencional para establecer controles.
E.5.3 clave de identificación documental (CID): Es la clave asignada a los documentos
generados en el Instituto Mexicano del Seguro Social, la cual se compone de cinco grupos
de caracteres:
1. Fondo (dato fijo IMSS)
2. Subfondo (datos variables) Dirección Normativa o Delegación
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
3. Unidad de información (datos fijos para cada unidad administrativa (sección) y
subsección de archivo).
4. Clasificación archivística (datos variables), aquí se identifican la serie y la subserie
documental.
5. Documento (datos variables de acuerdo al tipo y volumen de documentos que se vayan
generando, así como al año de emisión).
E.5.4 clave de tipo de documento: Es la clave asignada para cada uno de los tipos de
documentos que se generan el Instituto, la cual consta de dos dígitos y forma parte de la
clave de identificación documental.
E.5.5 subsección de archivo: A los diferentes órganos de una unidad administrativa y
que integran un archivo de trámite..
E.6 Criterios para la estructuración y asignación de la clave de identificación
documental (CID) a los documentos generados en el IMSS
E.6.1 Generales
E.6.1.1 La conformación de la clave de identificación documental (CID) descrita en esta
Guía, debe ser congruente con el Cuadro general de clasificación archivística del Instituto.
E.6.1.2 La clave de identificación documental (CID) que las unidades administrativas del
Instituto Mexicano del Seguro Social asignen a los distintos tipos de documentos deberá
estructurarse con una clave alfanumérica de 24 posiciones de acuerdo con lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
Fondo documental, cuatro literales, en todos los casos será IMSS.
Subfondo documental, tres literales (Dirección Normativa, o Delegación)
Sección de archivo, tres posiciones (Unidades Administrativas)
Subsección de archivo, dos posiciones (Órganos que integran la Unidad Administrativa)
Clasificación archivística, cinco posiciones alfanuméricas que identifican:
- serie documental, tres posiciones alfanuméricas, y
- subserie documental, dos posiciones numéricas.
Documento:
- Dos posiciones numéricas (variables) para identificar el tipo de documento, y
- Cinco posiciones (variables) que identifican el número consecutivo de documento.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Ejemplo:
IMSS
000
Unidad de
información
Clasificación
de archivos
Documento
000 00
00A 00
00 00000
fondo documental
subfondo documental
sección de archivo
subsección de archivo
serie documental
subserie documental
tipo de documento
consecutivo
E.6.1.3 Las claves para cada uno los elementos descritos en el numeral anterior se
obtendrán de acuerdo con lo siguiente:
• Los cuatro literales correspondientes al fondo documental, en todos los casos serán
IMSS (mayúsculas).
• Las tres literales correspondientes al subfondo documental, deberán obtenerse del
Catálogo de claves de identificación documental, mismo que puede consultarse en la
dirección electrónica http://11.35.41.200
• Los cinco dígitos correspondientes a la sección y subsección deberán obtenerse del
Catálogo de claves de identificación documental, mismo que puede consultarse en la
dirección electrónica http://11.35.41.200
• Los cinco dígitos correspondientes a la serie y subserie documental deberán obtenerse
del Catálogo de series y subseries documentales, que puede consultarse en la dirección
electrónica http://11.35.41.200
• Los dos dígitos correspondientes al tipo de documento deberán obtenerse del Catálogo
de claves tipo de documento de esta Guía, numeral E.6.3.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
• Los cinco dígitos correspondientes al número consecutivo deberá asignarlo la unidad
administrativa conforme se emitan los documentos. Estos inician con cada año
calendario.
Ejemplos:
Clave de identificación documental (CID) para un oficio emitido por la División de Medicina
Familiar, dependiente de la Coordinación de Áreas Médicas en oficinas centrales:
1.Fondo
2 Subfondo
Sección
de Archivo
IMSS
PME
005
IMSS
Prestaciones
Médicas
Coordinación de
Areas Médicas
Subsección de
Archivo
02
División de
Medicina Familiar
Serie
04C
Recursos
Humanos
Subserie
Tipo de
documento
Número
19
10
01328
Becas
Oficio
Consecutivo
Clave de identificación documental (CID) para un catálogo emitido por la Coordinación
Delegacional de Atención Médica en la Delegación Jalisco:
1.Fondo
2 Subfondo
Sección de
Archivo
Subsección de
Archivo
Serie
Subserie
Tipo de
documento
Número
IMSS
JAL
001
1006
01S
09
06
1693
IMSS
Jalisco
Delegación
Coordinación de
Atención Médica
Prestaciones
Médicas
Normas en
Medicina
Familiar
Guía Técnica
Consecutivo
Clave de identificación documental (CID) para una circular emitida por el Área de
mercaderías de la Tienda para Empleados Tepatitlán en la Delegación Jalisco:
1.Fondo
2 Subfondo
Sección de
Archivo
Subsección de
Archivo
Serie
Subserie
Tipo de
documento
Número
IMSS
JAL
142
06
06C
06
15
1693
IMSS
Jalisco
Tienda Tepatitlán
Area de
Mercaderías
Recursos
Materiales y
Obra Pública
Contratos
Circular
Consecutivo
E.6.2
Asignación de la clave de identificación documental (CID) en las unidades
administrativas del IMSS
La asignación de la clave de identificación documental en las unidades administrativas se
efectuará de conformidad con la clave del subfondo, sección y subsección en congruencia
con lo estipulado en este numeral:
E.6.2.1 En el nivel central deberán asignar la clave de identificación documental (CID),
todos los órganos hasta el nivel de división y los departamentos administrativos.
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Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Ejemplo:
Dirección de Administración y Calidad
1º
Unidad Administrativa (sección
de archivo)
Dirección Normativa ú órgano equivalente.
Subsección
archivo
División y Departamento administrativo
de
2º
2º
2º
Ejemplo:
Coordinación de Conservación y Servicios Generales
de archivo)
Subsección
Archivo
1º
Coordinación
de
División Departamento Administrativo
2º
2º
2º
E.6.2.3 En el nivel delegacional y subdelegacional, deberán asignar la clave de
identificación documental (CID) todos los órganos hasta el nivel de departamento.
Ejemplo:
Nivel delegacional
de archivo)
Subsección
archivo
de
Subsección
archivo
de
1º
Delegación
Jefatura de servicios delegacional /
coordinaciones con dependencia directa
del delegado
Coordinación delegacional o departamento.
7 de 12
2º
2º
2º
3º
3º
3º
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
E.6.2.4 En las unidades médicas de alta especialidad UMAE, deberá asignarse la clave de
identificación documental conforme a lo siguiente:
E.6.2.4.1 En las unidades administrativas que son las direcciones de las UMAE, hasta el
3er. Nivel de su estructura orgánica en área médica y hasta el 4º nivel de su estructura
orgánica en área administrativa.
Ejemplo:
Dirección de UMAE
1º
de archivo)
Dirección de UMAE
Subsección
archivo
de
Dirección (específica)
Subsección
archivo
de
Subsección
archivo
de
División
2º
Médico
2º
Médico
2º
Administrativo
3º
Médico
3º
Médico
3º
Administrativo
4º
Administrativo
Departamento administrativo
E.6.2.4.2 En las unidades complementarias de la UMAE, hasta el 2º nivel de su estructura
orgánica.
E.6.2.4.3 En las administraciones de las áreas comunes de las UMAE, hasta el 1er. nivel de
su estructura orgánica.
E.6.2.4.4 En las unidades que no se han integrado a una UMAE, hasta el 1er. nivel de su
estructura orgánica.
E.6.2.5 En las unidades médicas de segundo nivel, en todas sus modalidades, hasta el
3er. nivel de su estructura orgánica.
Ejemplo:
Unidad médica de 2º. Nivel
de archivo)
Dirección de la Unidad
Subsección
archivo
de
Subdirección
Subsección
archivo
de
Coordinación o departamento
1º
8 de 12
2º
2º
2º
3º
3º
3º
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
E.6.2.6 Las unidades médicas de primer nivel de atención, deberán asignar la clave de
identificación documental conforme a lo siguiente:
E.6.2.6.1 Las unidades médicas de primer nivel de atención, de 1 a 5 consultorios, hasta el
2º nivel de su estructura orgánica.
Ejemplo:
Unidad médica de 1er. nivel de 1 a 5 consultorios
de archivo)
Subsección
archivo
1º
Dirección de la Unidad
de
Puestos de apoyo
2º
2º
2º
E.6.2.6.2 Las unidades médicas de primer nivel de atención, de 6 a 9 consultorios, hasta el
3er. nivel de su estructura orgánica, y del 4º nivel únicamente considerarán los servicios de:
• salud comunitaria,
• salud reproductiva y materno infantil,
• informática médica y archivo clínico.
Ejemplo:
Unidad de 1er. nivel de 6 a 9 consultorios
1º
de archivo)
Dirección
Subsección
archivo
de
Jefatura de servicio o Administración
Subsección
archivo
de
Subsección
archivo
de
2º
2º
3º
Control de prestaciones
Salud Comunitaria,
Salud Reproductiva y Materno Infantil,
Informática Médica y Archivo Clínico.
9 de 12
4º
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
E.6.2.6.3 Las unidades médicas de primer nivel de atención, de 10 o más consultorios,
hasta el 3er. nivel de su estructura orgánica, y del 4º nivel únicamente considerarán los
servicios de:
• salud comunitaria,
• salud en el trabajo,
• salud reproductiva y materno infantil,
• informática médica y archivo clínico.
Ejemplo:
Unidad de 1er. nivel de 10 o más consultorios
1º
de archivo)
Dirección
Subsección
archivo
de
Subdirección Médica o Administración
Subsección
archivo
de
Subsección
archivo
de
2º
2º
Jefaturas
3º
Salud Comunitaria,
Salud en el Trabajo,
Salud Reproductiva y Materno Infantil,
Informática Médica y Archivo Clínico.
4º
E.6.2.7 Las unidades operativas no médicas hasta el 2º. nivel de su estructura orgánica,
en su caso.
Ejemplo:
Tienda tipo A y B
de archivo)
Subsección
archivo
de
1º
Administración
Áreas
2º
10 de 12
2º
2º
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
Ejemplo:
Guardería
de archivo)
Sección
archivo
(subsección
archivo)
de
1º
Dirección
Servicios y Administración
2º
2º
2º
de
Ejemplo:
Unidad deportiva
de archivo)
Subsección
archivo
de
1º
Dirección
Servicios
2º
2º
2º
Ejemplo:
Centro vacacional
de archivo)
Subsección
archivo
de
Gerencia
General
Administración General
1º
o
Gerencias
2º
11 de 12
2º
2º
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
E.6.3
Catálogo de claves de tipos de documentos
E.6.3.1 Las unidades administrativas del Instituto que generen documentos, deberán
codificarlos de acuerdo con el siguiente catálogo, para incorporarlos a la clave de
identificación documental (CID) que le corresponda:
Catálogo de claves de tipos de documentos
Clave
01
Tipo de documento
norma IMSS
02
manual de organización
03
procedimiento
04
manual de la calidad
05
instructivo de operación
06
guía técnica
07
guía de servicios
08
Catálogo
09
formato e instructivo
10
Oficio
11
hoja de verificación
12
Memorando
13
Lineamiento
14
Reporte
15
Circular
16
procedimiento de calidad
17
Directorio
18
Criterio
19
plan, programa y proyecto
20
método específico de trabajo
21
plano
22
mapa
23
fotografía
24
otros
12 de 12
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE F
Criterios para la validación de documentos con valor histórico
1 de 3
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
APÉNDICE F
Criterios para la selección de documentos con valor histórico
F.1 Los documentos que deben integrar el acervo histórico, son aquellos manuscritos y
mecano escritos, impresos, gráficos, sonoros y audiovisuales, documentos electrónicos,
disquetes, discos compactos, etc.; producidos o recibidos por los diversos órganos del
Instituto, que den testimonio sobre el origen o evolución del mismo, con información sobre
motivos, objetivos, políticas, organización, procedimientos, desarrollo, legislación y normas
institucionales.
Se deben seleccionar documentos originales y éstos no deben ser separados de sus
expedientes, ya que de otra manera se atenta contra el valor evidencial de los mismos.
F.2 Algunos de los documentos que deberán considerarse para su envío al archivo
histórico son los relativos a:
F.2.1 motivos y objetivos del IMSS: los que contengan información sobre los
antecedentes, funciones, ámbito y objetivos del IMSS; tales como: Constitución política de
los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus reformas, acuerdos
presidenciales y decretos en relación con la política y organización del IMSS; así como
aquella documentación relacionada con el establecimiento del Instituto y la Ley del Seguro
Social.
F.2.2 políticas, organización y procedimientos de las tareas fundamentales del
Instituto: manuales de organización y procedimientos que anteceden y fundamentan la
organización y funcionamiento del Instituto, así como aquellos de apoyo para definir
políticas; convenios con dependencias y entidades, agendas y actas o minutas (con toda la
documentación anexa) de las reuniones en las que se haya participado con otros
organismos de seguridad social; actas de las sesiones del H. Consejo Técnico, relativas al
funcionamiento y actividades del Instituto; delegaciones de autoridad.
F.2.3 desarrollo y evolución del Instituto: directorios internos, informes estadísticos
anuales, materiales ofrecidos a la información pública y boletines de prensa; planificación
de programas; estados financieros, balances actuariales, generales y matemáticos;
creación y evolución de las delegaciones estatales y regionales, sociedades médicas,
civiles, etc.
F.2.4 legislación y normas del Instituto: reglamentos; acuerdos del H. Consejo Técnico,
circulares y oficios; estudios y dictámenes sobre consultas de carácter jurídico; legislación y
jurisprudencia que afecte o regule las actividades del Instituto; Ley del Seguro Social y sus
reformas; normas para la operación, etc.
2 de 3
Clave: 1000-001-010
SEGURO SOCIAL
F.2.5 recursos humanos: profesiogramas, perfiles de puestos; plantillas de personal;
programas de capacitación y adiestramiento; contratos colectivos de trabajo; tabulador de
sueldos; prestaciones a trabajadores; comisión paritaria; becas, expedientes de
personalidades relevantes y documentación relacionada con las actividades propias de los
trabajadores del Instituto.
F.2.6 otros: libros editados por el Instituto sobre cualquier tema y las publicaciones
periódicas.
F.3 Los documentos y expedientes de archivo, se enviarán al Archivo Histórico, en su
caso, una vez que hayan cumplido su plazo de conservación en los archivos de trámite y de
concentración, de conformidad con lo establecido en el catálogo de disposición documental.
F.3.1 Los libros, publicaciones periódicas, discos compactos, carteles, folletos, mapas,
planos, cintas de audio y de video, y fotografías, podrán enviarse al archivo histórico de
forma inmediata.
3 de 3
Clave: 1000-001-010

Norma para la administración de archivos en el IMSS

Transcripción

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