descripcion de archivos - Escuela Nacional de Biblioteconomía

Transcripción

DESCRIPCIÓN DE
ARCHIVOS
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
DANIEL MARTÍNEZ BONILLA
GUÍA DE
AUTOAPRENDIZAJE
DESCRIPCIÓN DE
ARCHIVOS
MODALIDAD DE EDUCACIÓN ABIERTA Y
A DISTANCIA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN
SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
MÉXICO, 2003
2
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS
(SERIE GUÍAS DE AUTOAPRENDIZAJE)
MODALIDAD DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA
MÉXICO 2003
ASESOR PEDAGÓGICO: RAMÓN MONDRAGÓN SÁNCHEZ
PRODUCCIÓN EDITORIAL Y CORRECCIÓN DE ESTILO: IVONNE BAUTISTA CARMONA
3
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA
6
7
UNIDAD I DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
8
I.1 EL PAPEL DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LOS ARCHIVOS HISTORICOS
I.2 LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
I.3 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
I.4 LAS NUEVAS TECNOLOGIAS EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
9
11
13
17
UNIDAD II EL INVENTARIO
19
II.1 LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO
II.2 LAS CLASES DE INVENTARIO
II.2.1 INVENTARIO GENERAL
II.2.2 INVENTARIO DESCRIPTIVO
II.3 LOS ELEMENTOS DEL INVENTARIO
II.3.1 ÁREA DE PROCEDENCIA
II.3.2 DATOS EXTERNOS O VOLUMEN
II.3.3 ASUNTO
II.3.4 FECHAS EXTREMAS
II.3.5 SIGNATURA
II.3.6 OBSERVACIONES
20
22
22
22
24
24
25
25
26
26
26
UNIDAD III EL CATÁLOGO
29
III.1 LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL CATÁLOGO
III.2 LAS CLASES DE CATÁLOGOS
III.3 ELEMENTOS DEL CATÁLOGO
III.3.1 ÁREA DE PROCEDENCIA
III.3.2 FECHAS
III.3.3 AUTOR Y DESTINATARIO
III.3.4 ASUNTO O MATERIA
III.3.5 DATOS ADICIONALES
30
31
35
35
36
36
37
37
UNIDAD IV LA GUÍA
40
IV.1 LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DE LA GUÍA
IV.2 CLASES
IV.2.1 GUÍAS ESPECIALES
IV.2.2 GUÍAS GENERALES
IV.3 ELEMENTOS DE LA GUÍA
IV.3.1 NOMBRE DEL FONDO
IV.3.2 RESEÑA HISTÓRICA O PROCEDENCIA INSTITUCIONAL
IV.3.3 PERIÓDO
IV.3.4 VOLUMEN
IV.3.5 ORDENACIÓN
IV.3.6 DESCRIPCIÓN
IV.3.7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
IV.3.8 FUENTES COMPLEMENTARIAS
IV.3.9 ARCHIVOS AFINES
41
41
42
42
43
43
43
43
44
44
44
44
44
44
4
UNIDAD V LA ISAD-G
48
V.1 CONTEXTO DE APLICACIÓN
V.2 ÁREAS PROPUESTAS POR LA NORMA
V.3 ANALISIS DE LOS ELEMENTOS DE LA NORMA
49
51
51
CONCLUSIÓN
62
ANEXO 1 EVALUACIÓN DEL CURSO
63
BIBLIOGRAFÍA
65
APARTADO DE LECTURAS
66
ÍNDICE DE LECTURAS
68
5
INTRODUCCIÓN
La descripción archivística es una de las áreas
de la archivonomía que se ha estudiado en los
últimos años, sin que se haya llegado a un
sistema de descripción homogéneo que sea
aceptado en cualquier medio o circunstancia.
básicos se marcaron con un asterisco (*) y se
encuentran en el apartado de lecturas; los
complementarios, sugiero los consigas, te
serán de gran utilidad para reforzar tus
conocimientos.
En esta Guía, se hace énfasis en los archivos
históricos, sin embargo, debe quedar claro que
la descripción es utilizada en cualquier tipo de
archivo como auxiliar en la recuperación de la
documentación-información.
En esencia, la guía se ha estructurado de tal
forma para que el archivónomo se oriente,
analice y construya conceptos, con el fin de
superar los problemas persistentes en plazos
previsibles.
El presente material de autoestudio está
compuesto por cinco unidades divididas en
temas y subtemas respectivamente, enfocadas
a las características de la descripción y los
instrumentos que la conforman así como el
análisis de cada uno de ellos. También se
incluyen
actividades
que
integran
el
aprendizaje a través de ejercicios e
investigaciones en cada unidad.
Los textos que se recomiendan, están
divididos en: básicos y complementarios. Los
Por último, es conveniente observar que la
información en la que está basada la guía, es
la que se plantea en la bibliografía, además se
hicieron sugerencias personales de acuerdo a
las necesidades que tenemos, a fin de
contribuir en la mejora de la Archivonomía. Así
que te invitamos a que investigues y participes
interactivamente para mejorar estos conceptos
y el futuro de esta área.
CORDIALMENTE
6
OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA
AL TÉRMINO DE LA GUÍA, EL ALUMNO:
1. RECONOCERÁ LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS.
2. TENDRÁ LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES PARA IMPLANTAR LOS INSTRUMENTOS
DESCRIPTIVOS EN UN ARCHIVO HISTÓRICO.
EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA
El siguiente cuestionario tiene la finalidad de explorar los conocimientos previos a esta asignatura. Si
existen temas que aún no están claros, identifícalos, analízalos y si tienes dudas comunícate con tu
asesor para que te oriente.
1 Explica, ¿Qué es un Archivo Histórico?
2 ¿Qué características debe tener la documentación para ser de tipo histórico?
3 ¿Cuál es la finalidad del archivo histórico?
4 ¿Qué es un fondo documental?
5 ¿Qué son una sección y serie documental?
6 Define brevemente la valoración secundaria y explica sus fundamentos teóricos
ENVÍA A TU ASESOR
7
UNIDAD I
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
OBJETIVO DE LA UNIDAD
AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:
1. RECONOCERÁ LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS NECESARIOS EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS.
8
DOCUMENTAL
Y
LOS
I.1 EL PAPEL DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS
Hablar de descripción en los archivos, es relacionar la información con los usuarios y lógicamente es
referirse al archivo histórico.
La Descripción Archivística y los acervos, se encuentran estrechamente vinculados, su relación es
interdependiente, es decir, con la ausencia de uno de ellos el otro no existe.
Considerando que los archivos históricos son las instancias responsables de la conservación y
difusión del patrimonio documental, su organización se efectúa con estricto apego al principio de
procedencia y orden original, partiendo de las categorías: fondo, sección, serie, subserie, etc.
Los archivos históricos tienen la finalidad de promover la documentación, a través de medios que
difundan, propicien la investigación y el aprovechamiento educativo y cultural de estas instancias.
Una forma de hacerlo es por medio de publicaciones previamente elaboradas con el análisis
exhaustivo del acervo.
Cuando se trata de documentos históricos de carácter público, están a disposición del público
interesado (derecho a la información), siempre y cuando se cubran ciertas características para su
acceso por parte del usuario y de la misma documentación, teniendo como objetivo el acercamiento a
las fuentes adecuadas de investigación.
El archivo histórico o documentación histórica, representa el patrimonio de una institución o de una
Nación; refleja el pasado, costumbres, leyes; una serie de acontecimientos que marcaron la pauta
para forjar el presente y que hoy tenemos a la mano para conocer nuestra historia.
Los archivos históricos son una fuente inagotable de información que desafortunadamente por falta
de interés y recursos, con frecuencia se encuentran desorganizados y peor aún en el olvido.
La descripción archivística busca, a través de sus diferentes etapas e instrumentos, la difusión del
acervo, llegando así a lo que pretendemos: concientizar y otorgar la importancia que merecen los
archivos y todo el patrimonio documental.
Por ello nuestro afán de presentar y de recurrir a la realidad mexicana incomparable con la de otros
países en el desarrollo de la Archivonomía, aunque sí, retomando conceptos y argumentos que nos
apoyen como plataforma de lo que estamos tratando.
Por lo anterior, la Descripción Archivística debe ser el factor determinante y no sólo el más
importante, sino el único camino para mejorar el paradigma de los archivos.
La descripción de archivos, es una actividad que se ha dado casi de modo espontáneo, pues la
necesidad social de tener pruebas o recordatorios de los acontecimientos la avalan. Por lo mismo,
está enfocada hacía la difusión documental; en otras palabras, es lo esencial para accesar a la
información de forma rápida y oportuna.
La Descripción Archivística, es una rama de la Archivonomía que tiene el objetivo de enfatizar y/o de
dar a conocer la información de los archivos de la forma más precisa y lógica posible, a través de su
análisis, ahorrando y optimizando recursos.
Sus antecedentes, se remontan a los índices, registros e inventarios precarios, pero útiles e
indispensables para el momento en que fueron realizados y que hoy en día seguimos utilizando.
9
Los de México provienen de la archivística española (los de las culturas precolombinas fueron
destruidos o no se tienen grandes avances en la identificación y/o en la traducción de jeroglíficos), y
retomados para implantarlos en el Archivo General de 1792 de la Nueva España, (hoy Archivo
General de la Nación).
Estos fundamentos están expresados en diversas ordenanzas y Gunnar Mendoza nos dice que en
cuanto a la descripción, la ordenanza 3 señala:
“todos los tribunales y oficinas remitirán a su tiempo sus respectivos papeles con un índice individual
y expresivo de lo que contenga cada legajo. Si no fuera posible formarlo tan circunstanciado, se hará
por mayor pero siempre de modo que dé bastante a conocer la naturaleza de los papeles que se
envían. ¨" 1
De igual forma encontramos otras ordenanzas como la 26:
"se procederá con la mira de excusar toda la superfluidad, reduciendo los artículos a los menos que
fuera posible, sin perjuicio de la distinción conducente a declarar el contenido. Tal vez podrá en pocos
renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo
entero de documentos que no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal
vez la importancia o singularidad de un documento breve exigirá una declaración más extensa."2
Esto sin duda fue un gran avance durante el período de dominación española, más adelante, con los
diferentes movimientos socio-políticos del país, no se da continuidad a esta actividad, los
movimientos de independencia y de la revolución marcan la brecha y la agudizan cada vez más,
restándole la importancia a los archivos, ya que estos se utilizaban en tiempos de guerra como
parapetos, perdiéndose gran cantidad de documentación y la historia misma de un período
determinado de la Nación.
Así, la historia no ha sido muy favorable, de diversas formas se ha tratado de erradicar el problema
más profundo: la concientización de archivistas, funcionarios y el sector social hacía los archivos, a
través de la creación de organismos nacionales e internacionales que sesionan en cada país, para
que los acervos sean organizados y difundidos.
A pesar de ello, la descripción archivística sigue siendo una de las áreas poco estudiadas (y puesta
en práctica) como otras de la Archivonomía, debido a la heterogeneidad de los conceptos y principios
la han hecho poco difundida y contradictoria a la vez.
El problema latente, es que no hay recursos humanos suficientes (y disponibles) para llevar acabo
esta labor, los que existen la realizan bajo las necesidades persistentes o por una " costumbre " que
fue impuesta, acumulando pérdida de tiempo y desperdicio de los recursos.
A pesar de ello, la descripción archivística tiende a evolucionar favorablemente, la globalización en
que estamos inmersos nos obliga a que en un futuro mediano los archivos históricos sean difundidos
sin fronteras.
1
Mendoza Gunnar. Problemas de la ordenación y descripción de Archivos Históricos en América Latina. ALA
pág. 29
2
op. Cit.
10
I.2 DESCRIPCIÓN ARCHÍVÍSTICA
La Descripción de Archivos, es una parte de la Archivonomía, en donde se analiza la documentación
en diferentes niveles, ya sea en menor o mayor grado. Es una actividad que se lleva a cabo en
cualquier fase de la documentación o para cualquier tipo de archivo, sea de trámite, concentración,
histórico o archivos especiales.
Los antecedentes de la Descripción, se remontan a las antiguas civilizaciones, quienes establecieron
diferentes métodos de control, originando una incipiente descripción pero tan necesaria e importante
como la actual.
Europa, por ser el "viejo continente", cuenta con una larga tradición en organización y conservación
archivística. En esta tradición destacan países como, Francia, Holanda, España, Alemania, etc., que
fueron algunos de los primeros que se preocuparon por establecer lineamientos factibles para
reestructurar los grandes volúmenes. De esta forma, la tendencia europea comenzó a establecer
teorías y manuales prácticos que orientaron el desarrollo de las actividades archivísticas.
Con respecto a América, la teoría archivística toma auge en el siglo pasado y retomando la
experiencia europea, se aplican y desarrollan conceptos nuevos que están relacionados con los
problemas reales de sus instituciones.
"En contraste con la normalización del mundo bibliotecológico, los archivistas y curadores de
manuscritos, aceptaron que cada repositorio decidiera aplicar o no los principios archivísticos
básicos. En los hechos, la procedencia no produjo resultados idénticos en todos los archivos públicos
y los inventarios no tuvieron el mismo formato y terminología en todas las sociedades históricas. Esta
diversidad fue considerada como una consecuencia inevitable del carácter único de los fondos de
cada repositorio." 3
Este problema acotado por Miller, es uno de los que hasta hoy en día ataca a muchos de los países,
tanto americanos como del resto del mundo, sin embargo se trabaja de diversas formas a fin de
establecer una homogenización por lo menos de terminología.
A continuación vemos algunas definiciones.
La descripción archivística constituye la parte central del trabajo realizado en los archivos históricos,
su principio fundamental es el de dar a conocer y difundir la documentación-información que se
encuentra en él.
Para María Teresa Dorantes: "...la descripción debe entenderse como la aplicación metodológica de
la ciencia archivística que contiene todos los elementos en la organización profesional de los archivos
para hasta entonces, describirlos en sus diferentes niveles respetando y protegiendo su procedencia
y orden original."4
Para José Ramón Cruz Mundet la Descripción Archivística es: "...una tarea primordial del quehacer
archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los
documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad."5
El término "Descripción", fue acuñado por el Norteamericano Theodore Schellemberg6 y nos dice lo
siguiente (citado por María Teresa Dorantes):
3
Ordenación y descripción de archivos. Fredick M. Miller. pág. 29
Dorantes Ma. Teresa. Los instrumentos de descripción archivística y su aplicación en el Archivo Histórico del
Edo. de Mex. VII Congreso Nacional de Archivos. Pág. 111
5
J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivística. Pág.225
4
11
"...la descripción es la tarea archivística que engloba las diversas y variadas actividades realizadas
por el archivero, para organizar y elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos."7
NOTA: EL TÉRMINO QUE SE HA ADOPTADO, ES ARCHIVÍSTICA Y SE UTILIZA EN ALGUNAS OCASIONES COMO
SINÓNIMO DE ARCHIVONOMÍA Y EN OTROS SE CONSIDERA QUE LA ARCHIVONOMÍA ES PARTE DE LA
ARCHIVÍSTICA O VICEVERSA PARA EFECTOS DE ESTA GUÍA, SE UTILIZARÁ ARCHIVÍSTICA, COMO UNA PARTE
DE LA ARCHIVONOMÍA EN LA DESCRIPCIÓN DE ACERVOS.
Englobando los conceptos anteriores, Descripción Archivística es:
Una parte de la Archivonomía que consiste en la organización, análisis y síntesis de uno o varios
documentos (una pieza documental, una serie, una sección o un fondo) con la finalidad de enunciar o
de dar a conocer el contenido de estos para su difusión.
ACTIVIDAD INTEGRADORA
Es muy importante que para comprender mejor estos conceptos, revises las lecturas que te
recomendamos, ya que en esta materia se encontraran conceptos contradictorios y por tal motivo
hemos escogido las lecturas para cada tema y de diferentes autores para que los analices y rescates
lo más importante de cada uno.
De las lecturas relacionadas con los temas anteriores, elabora un resumen general, destacando las
características principales del tema.
ENVÍA A TU ASESOR
6
El término se ha empleado desde hace mucho tiempo atrás, sin embargo Schellemberg lo adopta y lo teoriza.
Dorantes Ma. Teresa. La norma internacional de descripción archivística y su aplicación en la organización del
A.H.E.M. VII Congreso Nacional de Archivos. Pág. 106.
7
12
I.3 LOS INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
La Descripción Archivística se ha aceptado como un conjunto de principios que deben regular,
controlar y dar a conocer o difundir el acervo de un archivo histórico.
Para el apoyo de este proceso se han establecido lo que conocemos como Instrumentos
Descriptivos. Estos varían en nombre y características de un país a otro y de una región o estado,
aunque tienden a tener la misma función.
En esta guía los abordaremos de manera concreta recomendando lecturas para complementar lo
descrito.
Generalmente se utiliza el término Instrumentos Descriptivos, para definir a aquellos elementos
necesarios de la descripción documental. También se les conoce como instrumentos de consulta y en
algunos casos como instrumentos de control, enfatizando, que el control interno es para el archivo y
será de consulta para el investigador o usuario externo.
Los instrumentos descriptivos son interdependientes de la descripción y así lo vemos en el siguiente
cuadro:
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
PRINCIPALES
AUXILIARES O SECUNDARIOS
INVENTARIO CATÁLOGO GUÍA
ÍNDICE
REGISTRO CENSO
ISAD (G)
A.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS PRINCIPALES
Son aquellos que tienen la finalidad de proporcionar al usuario, toda información relevante, objetiva y
lógica que sintetizada explica el origen, la procedencia y características específicas de un fondo,
sección, serie o piezas documentales.
A1.- INVENTARIO
Es la descripción de documentos o series documentales; generalmente se utiliza para describir a
grandes rasgos el contenido de las series sin caer en un análisis profundo.
"El inventario describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el
orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura."8
8
Mundet, Cruz. Manual de Archivística. Pág. 276.
13
A2.- CATÁLOGO
Es la descripción detallada de series documentales tomando como origen el documento o expediente,
según sea el caso.
"El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres internos como los
externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes),
seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor histórico para una exposición, publicación...).
Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a una agrupación documental (fondo, sección
y serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés
especial (mapas, sellos, pergaminos...) y limitados a un periodo cronológico concreto."9
Considerando que el catálogo es una descripción minuciosa de los documentos, no quiere decir que
se analizará documento por documento de un acervo, ya que de hacerlo será una labor interminable
por que gran porcentaje de los archivos históricos en México están desorganizados.
Cabe hacer la aclaración, que los catálogos se realizan sobre algún tema o personaje en particular.
A3.- GUÍA
Instrumento que describe en forma sintetizada, los fondos de un archivo histórico tomado en cuenta
sus características generales previamente analizadas, así como su vinculación con otros archivos.
Pueden existir guías de fondo como se analizar en la unidad correspondiente.
“La guía es el más amplio de los medios o instrumentos de publicidad y descripción que de ordinario
hace uso el archivo. Ofrece a los interesados un panorama general del mismo, poniendo a su alcance
datos de interés referentes a la propia institución, tales como creación, historia, servicios de que
dispone, bibliografía, etc., y, junto a estos, una información general de los fondos que conserva a
través de la enumeración y descripción de las diversas secciones en que su organización se
estructura."10
A4.- ISAD-G
General International Standard Archival Description o Norma Internacional De Descripción
Archivística, como se ha traducido al idioma español.
Nombre que se le ha dado a un conjunto de elementos o parámetros que deben extraerse de los
documentos de los archivos históricos para la descripción, con el fin de que estos sean difundidos a
nivel internacional a través de características similares.
La última unidad está dedicada al análisis de la norma.
B.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS AUXILIARES O SECUNDARIOS
Son aquellos que orientan al usuario a encontrar información de un acervo pero que sin embargo,
están descritos de forma muy general y hacen referencia a un tema muy específico, por ejemplo un
lugar, un hombre, un archivo, etc.
9
Op. Cit. Pág. 282
Tamayo Alberto. Archivística, Diplomática y Sigilografía. Pág. 38 y 39.
10
14
B1.- ÍNDICE
Instrumento que funge como auxiliar de la descripción, con la finalidad de apoyar a la búsqueda de
algún lugar, nombre o fecha en particular.
T. Schellemberg afirma que los índices son útiles para indicar "...el lugar dentro de los documentos
donde puede encontrarse información sobre citados temas."11
El mismo autor continúa diciendo:
"Los índices son el mejor medio para proporcionar información sobre determinadas materias,
cualquiera que sea la unidad documental. Son el medio por el cual se da a conocer información
acerca de personas y lugares."12
Frecuentemente los índices nos auxilian para localizar nombres propios de personas, lugares
geográficos o años determinados.
Por su parte, Antonia Heredia dice:
"Los índices informan sobre nombres de personas, lugares o materias ordenados alfabéticamente
para su inmediata localización en la guía, en el inventario, en el catálogo. La indización es tarea
común con respecto a cualquiera de los instrumentos mencionados."13
B2.-REGISTRO
Auxiliar que describe de manera somera y breve a los volúmenes que se encuentran en un archivo,
sin especificar datos relevantes de la información contenida.
"...es de gran valor, más para el archivero que para el investigador. Se trata del registro que es una
relación topográfica que enumera las unidades de instalación por orden de ingreso. Insisto en que se
refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales
(sección, serie, pieza). Su finalidad es fundamentalmente de control..."14
B3.-CENSOS
Son conocidos también como censos-guía.
Es un instrumento que define y difunde el total de archivos de un país o región determinada,
presentando de forma general sus características externas.
“Este instrumento proporciona información amplia tanto por el ámbito geográfico que abarca, como
por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo hace de manera genérica."15
11
Schellemberg, T.R. Técnicas de Descripción de Archivos. Pág. 103
Op. Cit.
13
Heredia Antonio. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Pág.99
14
Op. Cit.
15
Mundet, Cruz. Manual de Archivística. Pág 272
12
15
LECTURAS RECOMENDADAS
1. Archivo General de la Nación. Memoria del VII Congreso Nacional de Archivos. México 1996. p.p.
111-116. (*)
2. Cruz Mundet José R. Manual de Archivística. 2ª. ed. Madrid 1996. p.p. 255-260
3. Schellemberg T.R. Técnicas Descriptivas de Archivos. Córdoba 1961. p.p.103-117. (*)
4. Hodson J.H. The Administration of Archives. Great Britain 1972. p.p. 119-135 (*)
5. Heredia H. Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. España 1988. p.p. 296-317 (*)
6. Heredia H. Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. España 1988. p.p. 391-415 (*)
7. Heredia H. Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Sevilla 1982. p.p. 98103.
16
I.4. LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Desde épocas remotas, el hombre ha tenido la necesidad de hacer más fácil sus labores, creando
"herramientas nuevas" que le permitan su desarrollo o evolución como ser pensante.
La tecnología ha ocupado un lugar relevante para el progreso de las sociedades, ha significado un
cambio constante y permanente en el último siglo; de igual forma es un factor determinante para el
crecimiento social y económico de los países, que sin duda repercute en el desarrollo educativo y
cultural de la misma nación.
De tal forma que no es de sorprenderse, que en países desarrollados sus archivos, bibliotecas,
centros documentales, etc. Se encuentren organizados, tengan los recursos necesarios y cuenten
con la tecnología suficiente para difundirlos y hacerlos prósperos.
En México, son pocos los archivos que tienen sus documentos (acervo) automatizados, algunos de
forma muy general con bases de datos y otros que se encuentran almacenados en discos ópticos
(digitalizados).
Hace poco tiempo, el microfilm representaba un ahorro de espacio y resultaba ser tecnología de
punta -algunas personas todavía así lo consideran-, sin embargo actualmente con los pasos
agigantados de las computadoras y software que se introducen al mercado cualquier tecnología de
hoy mañana será obsoleta.
La importancia que desempeña la tecnología aplicada en la descripción de archivos, hace que el
acceso hacia la información soportada en los documentos sea localizada de forma ágil y eficiente,
ahorrando así el recurso tiempo y consecuentemente el económico.
Los medios tecnológicos, se pueden emplean de diferentes formas como se mencionaban
anteriormente; listados, inventarios y catálogos simples en hojas de cálculo, bases de datos,
programas, software especiales para administrar documentos incluyendo lo anterior con imágenes
digitales o bien que puedan ser consultados por la red; de ello dependerá el uso, las necesidades, el
volumen documental y sobre todo el costo que implica, a razón de que los países en desarrollo como
México se ven en la necesidad de comprarla a los que la producen generando desigualdad y
desventaja económica por el desfasamiento tecnológico.
Para los archivos históricos los medios tecnológicos, representan la preservación de la memoria de la
humanidad, en el sentido de que si los documentos se utilizan física y constantemente sin ningún
cuidado (como en muchos casos se consultan sin protección lo maltratan, fotocopian, se los roban,
etc.) tienden a deteriorarse y perderse posteriormente sin ningún remedio a menos que se les de
tratamiento de conservación y/o restauración, implicando un costo mayor.
Cuando se planee implantar tecnología en un archivo, es importante valorar en primer lugar, si es
realmente necesaria, si es la mejor opción en cuanto a lo que se ofrece en servicio, cualidades y
calidad. En segundo lugar, el costo competitivo y si el equipo se puede actualizar.
Para concluir esta unidad, el siguiente cuadro representa a la Descripción Archivística, como el
enlace entre la historia y el usuario o investigador.
17
DOCUMENTACIÓN
HISTÓRICA
DESCRIPCION
ARCHIVISTICA
•
•
•
TECNOLOGIA
INSTRUMENTOS
DESCRIPTIVOS
PUBLICACIONES
ARCHIVO
HISTORICO
DIFUSIÓN
USUARIOS
ACTIVIDADES INTEGRADORAS
I. Elabora un resumen de 5 cuartillas como mínimo, explicando, la importancia de la descripción en
los archivos históricos. Así mismo, en el resumen, agrega tus comentarios, si consideras pertinente la
venta de información histórica y bajo qué términos o condiciones sería lo adecuado.
II. Elabora un ensayo, describiendo la importancia, trascendencia y aplicación de los medios
tecnológicos en la descripción de archivos, así como su impacto en la sociedad mexicana, (por lo
menos 5 cuartillas).
III. Investiga y analiza las disposiciones jurídicas de 5 años atrás, sobre documentos electrónicos
(especifica en un cuadro el nombre de la ley, decreto, acuerdo, etc., señala los artículos y la
disposición que se emite) y en el mismo cuadro agrega tus comentarios.
ENVÍALO AL ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS:
1. Efren Sigel, et. al. Libros Bibliotecas y Electrónica. Ed. Edamex
2. Cruz Mundet José R. Manual de Archivística. 2ª. ed. Madrid 1996. p.p. 299-312. (*)
3. El periódico regional (diario local) en la sección de tecnología
4. Revistas sobre sistemas y tecnologías
5. Consejo Internacional de Archivos. Guía para la Administración de Documentos Electrónicos
desde la Perspectiva Archivística. A.G.N. México 1999. p.p. 31-46 y de la 25-30 (*)
18
UNIDAD II
EL INVENTARIO
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
AL TÉRMINO DE LA UNIDAD EL ALUMNO:
1. IDENTIFICARÁ LOS TIPOS DE INVENTARIO.
2. DESCRIBIRÁ LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN A LOS INVENTARIOS.
De esta forma, la identificación en los archivos
históricos, constituye el único camino para
difundirlos; partimos de lo general con el
inventario, posteriormente con el catálogo, la
guía y por último la aplicación de una norma
internacional como es la ISAD-G, que se
concibe como la estandarización en materia
descriptiva para todos los países miembros del
Consejo Internacional de Archivos (ICA).16
Dentro del plano de la Descripción Archivística,
los instrumentos juegan un papel principal, sin
ellos la descripción no existe.
Para llevar a cabo tal actividad, es importante
establecer un sistema planeado que tenga
como resultado la optimización de recursos y
que en un mediano plazo sean aplicables los
diversos instrumentos descriptivos sin tener
que repetir actividades que en un momento ya
fueron realizadas.
Anteriormente
se
mencionó,
que
los
inventarios describen lo general, es decir
series documentales. A través de estos, se
motiva al investigador a indagar y participar de
alguna forma en la descripción (catálogo) de la
documentación que no ha sido analizada; sino
fuera de esta forma, ¿cuánto tiempo tardaría el
personal de archivo en analizar una serie
documental? De ahí que sea una planeación
netamente
Archivística,
detallando
los
parámetros para describir, las proyecciones,
los obstáculos y el resultado final.
La planeación en un sistema de Descripción,
debe tener un objetivo y un enfoque en
prospectiva, ver los problemas a los que se
podría enfrentar, prevenirlos en vez de
resolverlos, ya que pueden "amontonarse" y
del problema inicial surgirán varios problemas
con soluciones a largo plazo.
La Descripción planeada debe hacerse lógica
y objetivamente, siempre con una visión
holística, tomando como antecedente y base,
el sistema global de información en el que
estamos inmersos y no quedar fuera del
contexto.
16
19
International Council on Archives
II.1. LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO
Los inventarios cumplen dife12rentes funciones. Sus características así como su estructura serán de
acuerdo a las necesidades.
Existen inventarios para recursos materiales, humanos y documentales.
* Los de Recursos materiales, describen, mobiliario y equipo,
* Los de recursos humanos, características del personal y,
* Los documentales, series que conforman las secciones de un fondo.
Partiendo de lo anterior, nos damos cuenta que la parte sustancial de los Acervos Históricos es la
Descripción, de ella depende la eficiencia de los servicios, la ágil recuperación de la información y la
difusión que se realice a partir de ese momento.
En México, la Descripción es un área poco estudiada, que ha dado como resultado un escaso interés
o desconocimiento de los Archivos (a partir de 1999, organismos internacionales se han promulgado
por el apoyo y rescate de los archivos históricos), añadiendo a esto la nula o mínima existencia de
instrumentos descriptivos dentro de los mismos, por lo cual el "uso" se limita solo a especialistas o
investigadores de un tema específico y que terminan realizando el catálogo documental de un tema
en particular.
Lo anterior es un problema común, derivando que el usuario de la información pierda interés en su
objetivo principal y que concluya precipitadamente su trabajo sin explorar y explotar las fuentes
primarias.
Por tal razón, vale la pena contar con instrumentos que auxilien al usuario y sea orientado hacía los
diversos caminos de su investigación.
Como instrumento de Descripción, el inventario constituye la esencia o el inicio con lo que deben
contar todos los archivos. Permite conocer el acervo a grandes rasgos; de esta forma para el usuario
es una herramienta de consulta y para el archivónomo una herramienta de control.
Los inventarios:
Son la mejor forma de conocer el acervo documental sin tener la necesidad de visitarlo físicamente, y
de igual forma es una manera general de presentar la historia que encierran las series de un fondo.
Para un usuario con poca experiencia en archivos, suelen ser la mejor herramienta para introducirse
al mundo histórico.
Indudablemente, la función sustancial del inventario, es servir como un instrumento de control desde
el archivo administrativo y como un instrumento de consulta en el Histórico, logrando el objetivo de
toda unidad documental que es: eficientar el servicio.
Para comprender mejor la función del inventario, analizaremos los siguientes conceptos que retoma
Antonia Heredia de otros autores:
"Carmen Crespo nos dice que: "inventario es la relación sistemática más o menos detallada de todos
y cada uno de los elementos que forman un fondo, serie, etc."
Por su parte Schellemberg afirma que: "el inventario es un asiento que se hace de las series
documentales dentro de un grupo documental o de una colección de papeles privados."
20
El profesor Aurelio Tanodi: "El inventario es una descripción exacta y precisa de todo el material que
conserva un archivo." Y el profesor Manuel Vázquez: "Inventario es una descripción exacta y precisa
de toda la documentación de un archivo, cuyos asuntos se ordenan siguiendo el orden de la
archivalía y tiene como fin principal dar constancia de la documentación y como fines secundarios la
búsqueda, control y estudio del acervo documental."17
Para los anglosajones, el concepto de inventario es:
" inventory
Synonymous wich list, which is the preferent term."18
Como podemos darnos cuenta, al analizar los anteriores conceptos encontramos similitud en algunos
y otros que son complementarios.
Para efecto de tener un concepto que abarque los antes citados, INVENTARIO es:
LA DESCRIPCIÓN SISTEMÁTICA DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE UNA DETERMINADA
SECCIÓN O FONDO, TOMANDO COMO PARÁMETRO EL ANÁLISIS GENERAL DE DICHA
DOCUMENTACIÓN.
17
18
Heredia Antonia. Instrumentos de Descripción Documental pág. 336
Manual of archival description. Michael Cook. Ed. British library board. 1993.g.b.. pág. 263
21
II.2. LAS CLASES DE INVENTARIOS
Los inventarios, permiten el acercamiento al acervo y para ello se dividen en:
1. Inventarios generales
2. Inventarios descriptivos
II.2.1. INVENTARIO GENERAL
Comúnmente este tipo de inventario resulta poco usual para la búsqueda de información de una
investigación, si se cuenta con uno más completo, este fungiría como un secundario.
Este tipo de inventario enlista las series de una sección y no cuenta con descripción de las mismas.
En archivos administrativos son utilizados con frecuencia como un medio de control, para la
eliminación de documentos o para transferirlos a otra unidad a fin de evitar la saturación de espacios.
Los inventarios generales deben tomarse como instrumentos de primera instancia, ya que llegan a
ser similares a un registro solamente.
Los inventarios pueden ser tan completos como se requiera. En México los utilizamos para conocer
de forma general lo transferido o que estuvo en una fase inactiva antes de pasar a ser del dominio
público, utilizando los elementos necesarios y convenientes siempre y cuando nos remita con la
suficiente confiabilidad hacía lo requerido.
II.2.2. INVENTARIO DESCRIPTIVO
Este tipo de inventario, da a conocer más información de una serie, aunque debemos aclarar que si la
especificación es más completa que un inventario general, no cae en especificaciones como las que
tendría un catálogo. De hecho en algunas lecturas encontrarás que se hace referencia al inventario
analítico, el cual es un sinónimo de un catálogo documental (para complementar esta información
revisa las lecturas recomendadas).
Los Inventarios Descriptivos, son los más usuales en los archivos históricos, así también son los que
se recomiendan, sus elementos pueden variar de acuerdo a las necesidades de búsqueda y
recuperación de la información.
Retomando nuevamente la teoría española, Antonia Heredia dice sobre el inventario:
"Es el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o sección de archivo,
guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de la unidad de
instalación en el depósito."19
De esta manera, los inventarios deben ser instrumentos que precisen de forma general las series de
una sección.
La descripción en los inventarios debe estar basada en los principios fundamentales de toda
ordenación y organización.
Debe quedar claro que en el inventario debe definirse lo que se conoce como DESCRIPCIÓN
COLECTIVA, que es la descripción de las series en su conjunto.
19
Op cit.
22
Shellenberg señala en su libro Management of Archives, que la descripción colectiva, pretende
señalar de forma general una parte del archivo, en lugar de describir expediente por expediente o por
documento (que sería imposible) los describe en su conjunto.
23
II.3. LOS ELEMENTOS DEL INVENTARIO
Como se ha mencionado, el inventario es el instrumento con el que se inicia la descripción
Archivística, por lo tanto es muy importante que contenga los elementos o parámetros necesarios que
engloben la información objetivamente.
Los elementos del inventario, están basados en las necesidades de uso. Los nombres que se les han
dado en muchos de los casos se han adoptado de diferentes países; los que utilizaremos en esta
unidad son los más empleados en los archivos mexicanos por ser más prácticos.
II.3.1. ÁREA DE PROCEDENCIA
Al hablar de procedencia, nos referimos a la identificación u origen de los documentos, es decir de
donde provienen, con el fin de determinar a través de la agrupación de series, la formación de
secciones y el fondo. Si se tiene conocimiento del origen, solamente se identifica.
Debe quedar claro que este punto puede llegar a ser el último cuando se ha armado el total de una
sección o un fondo y se desconocen los antecedentes de la documentación.
El área de procedencia de donde se origina la documentación a identificar, está vinculada
primeramente con la sección o secciones y a su vez estas con el o los fondos.
Para comprender mejor estos conceptos, los analizamos brevemente.
Los fondos documentales, están comprendidos como la totalidad de documentos producidos por una
institución y que han sido previamente valorados para llegar a ser históricos, y los cuales pueden o no
estar organizados.
Los fondos, no solamente son de una institución, también existen de personajes, entidades y
familias, sin que se llegue a alterar por ello su nombre o la descripción en el inventario, (para estos
tipos de fondos existe una norma internacional para su descripción la ISAAR que al igual que la
ISAD-G tiene elementos propios que dependen de las características de la información).
En cuanto a las secciones, son subdivisiones de un fondo, que a su vez están integradas por el
conjunto de series.
Sobre las secciones, Vicenta Cortés nos dice:
"Son agrupaciones documentales reunidas en atención a su origen integradas por los papeles
procedentes de una institución o división administrativa importante con su organización y fines
conocidos."20
Por lo que respecta a las series, como su nombre lo indica, es una secuencia de expedientes con
asuntos similares derivados de un trámite administrativo.
Las series documentales, tienen el objetivo de integrar asuntos semejantes a fin de no perder el
principio de procedencia y orden original.
Para esto, Fredick M. Miller dice:
20
Cortés Alonso Vicenta. Observaciones sobre los archivos. Pág. 51
24
"Generalmente las colecciones y las series son mantenidas tal como fueron recibidas. Los fondos de
archivos y manuscritos son organizados y descritos a un nivel general, de acuerdo a las estructuras
administrativas establecidas (para archivos) o por los nombres de individuos o familias (para
manuscritos)."21
Bajo estos conceptos generales, esperamos que sea claro que la procedencia en un inventario es el
elemento inseparable ya que será la guía para el control y apoyo fundamental en una investigación.
II.3.2. DATOS EXTERNOS O VOLUMEN
Como segundo elemento, son los datos externos.
Representan lo cuantificable, es decir corresponden al consecutivo o cantidad de cajas y expedientes
de una serie documental y que se encuentra relacionado con el volumen, es decir los metros lineales
que ocupa (el volumen se mide en metros cúbicos para cuestiones de espacio, cuando se habla de
volumen documental también se refiere al espacio ocupado -cantidades en metros lineales) de
acuerdo al tamaño de las cajas y a los expedientes por su grosor.
TRATÁNDOSE DE UN VOLUMEN O SERIE PEQUEÑA, EL INVENTARIO PUEDE TOMAR COMO
REFERENCIA EL EXPEDIENTE O PIEZA DOCUMENTAL (VER UNIDAD 3).
II.3.3. ASUNTO
Es el tercer punto que debe contener el inventario, dentro del cual se hará la descripción de las
series, considerando lo siguiente:
1. Que las series documentales están conformadas por expedientes o piezas, que comparten
semejanzas o características similares en información (el soporte puede ser diferente), formando un
asunto general.
2. El conjunto de estos asuntos forman a la serie.
Así lo vemos en el siguiente cuadro:
SERIE DOCUMENTAL
ASUNTO GENERAL
ASUNTO GENERAL
PIEZAS DOCUMENTALES
PIEZAS DOCUMENTALES
El asunto o tema a describir, es la esencia de todo instrumento, permite la rápida y sencilla
recuperación de la información. ¿Qué pasaría si no describimos el asunto? ¿Cuáles serían las
repercusiones?
En el inventario, el elemento "asunto" es indispensable, ya que gracias a su especificación el
archivónomo o investigador pueden accesar a la información requerida.
21
Ordenación y descripción de archivos y manuscritos. Fredick M. Miller. pág. 33
25
II.3.4. FECHAS EXTREMAS
Dentro de este rubro, se considera el período que comprende una determinada serie documental y en
general todos los asuntos que se comprenden dentro de una sección.
Las fechas extremas deben especificar el lapso que abarca cierta documentación que se inventaría.
Específicamente, se refiere a la primera y última fecha que aparece en la documentación, tomando el
año más antiguo como el primero y el más actual como el último, ejemplo;
CONTRATOS 1934-1938
Siendo, CONTRATOS el asunto y 1934-1938 las fechas extremas.
La finalidad de especificar las fechas extremas es:
1. Que el archivónomo tenga el conocimiento de la documentación generada, estableciendo el control
preciso en la organización física, (se relaciona directamente con el volumen.
2. Para el usuario de la información, conozca y precise el período a investigar sin divagar.
II.3.5. SIGNATURA
También se le conoce como clasificación o ubicación topográfica y como código de acceso.
Es el lugar físico que ocupará la documentación que se ha inventariado y que corresponderá a la
descripción de la estantería en donde se ubique.
Esta ubicación es tan específica como se requiera, refiriéndonos a la documentación histórica deberá
ser muy precisa a fin de evitar posibles confusiones con otra documentación parecida.
La ubicación física o topográfica, es empleada de igual forma en los catálogos, permitiéndonos el
acceso real a la información.
Para llevarla acabo, nos auxiliamos de otros componentes como es la identificación a través de
etiquetas y todo lo demás que estimemos necesario.
II.3.6. OBSERVACIONES
Con lo que respecta al elemento observaciones, nos da una amplia variedad o tolerancia en
anotaciones que en los otros elementos no se hicieron.
En esta área se pueden dirigir comentarios que no se habían contemplado, desde características de
la documentación, relaciones con otras series, etc.
Se puede considerar como notas que en su momento otros instrumentos como la Norma
Internacional lo llama "notas del archivero".
Como elemento complementario, se incluyen lo que son las notas adicionales, que son quién realizó
el inventario, si alguien lo revisó, el número de hojas, etc.
26
ANEXO
FORMATO PARA INVENTARIO
ÁREA DE PROCEDENCIA
(FONDO)
(SECCIÓN)
N° CAJA
ASUNTO (NOMBRE DE
LA SERIE
FECHAS EXTREMAS
NOTAS ADICIONALES
27
SIGNATURA
UBICACIÓN FÍSICA
OBSERVACIONES
Para finalizar esta unidad, vemos las siguientes ventajas y desventajas que presenta un inventario
documental:
VENTAJAS
DESVENTAJAS
1.
ES
EL
PRIMER
INSTRUMENTO
DESCRIPTIVO QUE SE DEBE HACER EN UN
ACERVO HISTÓRICO.
.2. PERMÍTE UN ACERCAMIENTO GENERAL
ENTRE
EL
ARCHIVÓNOMO,
LA
DOCUMENTACIÓN Y EL USUARIO.
3. ES UN INSTRUMENTO DE CONTROL
PARA EL ESPECIALISTA DE ARCHIVOS.
4. REPRESENTA UN APOYO DE CONSULTA
PARA EL INVESTIGADOR.
1. ANUNCIA A GRANDES RASGOS EL
CONTENIDO DEL ACERVO
2. LA DOCUMENTACIÓN EN MUCHAS
OCACIONES SE ENCUENTRA DISPERSA Y
DEBE SER REORDENADA.
3. PARA EL INVESTIGADOR
LLEGA A
REPRESENTAR PÉRDIDA DE TIEMPO, YA
QUE ÉL ES EL QUE DA CONTINUIDAD A LA
REORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE LA
ELABORACIÓN DEL INVENTARIO O DE UN
CATÁLOGO.
.
De acuerdo a lo leído en esta unidad y las lecturas recomendadas, realiza las siguientes actividades:
a) Explica, ¿cuál es la función y objetivo del inventario?
b) Diseña un formato tipo de inventario para un archivo histórico, considerando la compatibilidad con
otros acervos.
c) Explica cada uno de los elementos del inventario propuesto y elabora 10 ejemplos de descripción
con el nuevo formato.
ENVÌALO AL ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS PARA LA UNIDAD:
1. Heredia H. Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Archivística. p.p. 27-77
2. Tamayo Alberto. Archivística, Diplomática y Sigilografía. Ed. Cátedra. Madrid 1996. p.p. 39-40.
3. Cruz Mundet José R. Manual de Archivística. 2ª. ed. Madrid 1996. p.p. 276-282. (*)
28
UNIDAD III
EL CATÁLOGO
1. IDENTIFICARÁ LAS FUNCIONES DEL CATÁLOGOS, SUS CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS
QUE LOS CONFORMAN.
Dentro de la Descripción Archivística, el
catálogo es otro de los instrumentos que
tienen la función esencial para el conocimiento
de la información histórica.
al libro de manera individual. Analizando a
través de reglas concretas, los elementos que
contiene cada obra, sin que
varíe la
descripción en relación con otro texto similar.
El nivel de descripción resulta ser más
profundo, se analiza detalladamente la
individualidad de cada expediente o unidad
documental.
Pero
no así con los documentos; como
sabemos la documentación no se repite y por
ello la descripción será distinta entre los
documentos.
Como un primer ejemplo de catálogo, lo
encontramos en las bibliotecas, en donde se
encuentran ficheros con cédulas que describen
(PARA
COMPRENDER
MEJOR
ESTA
UNIDAD,
CONSULTA
TU
GUÍA
DE
AUTOAPRENDIZAJE CATALOGACIÓN)
29
III.1. LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL CATÁLOGO.
Dentro de los archivos históricos, los catálogos son los instrumentos que describen las piezas
documentales de una serie, en donde se analiza, una temática específica o un período determinado.
Así, el catálogo es el instrumento que especifica y resume la información de un asunto o personaje en
particular.
Las funciones de los catálogos en los archivos históricos son varias, entre ellas:
* Enlistan un conjunto de asuntos similares.
* Representan el análisis de la documentación.
* Describen características esenciales de los asuntos de los expedientes, como son: fondo, sección,
serie, personajes, asunto, fechas, etc.
* Ubica y orienta al investigador hacía un tema o período concreto.
Los catálogos presentan la información de forma más completa, aunque con ello no queremos decir
que pueden sustituir la información del documento en sí, únicamente presenta la síntesis de los
documentos de un período o tema.
Alberto Tamayo, nos dice:
"Los catálogos describen la pieza documental individualizada, bien sea documento suelto, formado
por uno o varios folios, bien sean unidad archivística, es decir expediente administrativo, expediente
judicial (testimonio de autos judiciales) documentos agrupados por referirse a una misma materia, o
bien sean de códices o libros manuscritos."22
Para José Ramón Cruz Mundet:
"El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en
los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas
(expedientes)..."23
En sí, el catalogo es:
El análisis sistemático de la documentación, tomando como base la individualidad de un expediente o
documento.
Como podemos observar, en las definiciones anteriores, el catálogo de descripción archivística, es un
instrumento con mayor grado de elaboración, su quehacer resulta ser más detallado en comparación
con los instrumentos descriptivos secundarios y con el inventario.
Desafortunadamente los archivos históricos, no pueden sustentar todo su acervo en catálogos, sólo
se realizan por períodos determinados, algún personaje en particular o un período de tiempo, por
ejemplo, una etapa de la Revolución Mexicana o algún personaje de esta etapa, Emiliano Zapata,
Porfirio Díaz, etc.
Lo anterior se debe a lo extenso que resulta un acontecimiento, el cuál está relacionado con otros
hechos y se conecta con el pre o post del período a investigar, además de que en muchos casos se
derivan las llamadas colecciones facticias, (ver guía Archivo Histórico).
III.2. CLASES DE CATÁLOGOS
22
23
Archivística, diplomática y Sigilografía. Ed. Cátedra, Madrid, 1996. pág. 40
Manual de Archivística. Pág. 282
30
Los catálogos dependen de la forma de recuperación de la información. Las clases de catálogos que
podemos encontrar son dos:
1. POR SUS CARACTERÍSTICAS INTERNAS y
2. POR SU ESTRUCTURA
1. POR SUS CARACTERÍSTICAS INTERNAS
Generalmente, cuando no se cuenta con un soporte electrónico, que ubique al usuario en un punto
clave de búsqueda, la documentación-información histórica debe de ser recuperada a través de una
clasificación.
La clasificación está vinculada,
numérica o alfabética.
de acuerdo a como se realizó el catálogo, es decir,
de forma
Para la numérica, están los catálogos cronológicos y por su código de acceso24 (forma indirecta).
Alfabético es por tema, nombre de lugar o población (geográfico), nombre del personaje
(onomástico), etc. En este caso su recuperación dependerá de las líneas a las que el investigador
este dispuesto a seguir.
Para complementar este tema te sugerimos que revises las reglas de catalogación usadas en México
y si es posible consultes las de otros países.
2. POR SU ESTRUCTURA
Anteriormente, se utilizaba el término Catálogo, para referirse a cédulas o fichas, actualmente, este
término es más completo y no se refiere a la estructura física, sino al nivel de descripción.
Los catálogos, de acuerdo a su estructura, los encontramos en tres formas:
a) En forma de cédulas o fichas.
Parecidas a las que se utilizan en las bibliotecas. Las fichas catalográficas, son registros que se
encuentran en tarjetas o cédulas y se guardan para su consulta en ficheros.
De esta manera, se puede recuperar la información consultando cada una de ellas de acuerdo con la
clasificación que la documentación tenga.
b) En forma de listado
Al igual que los inventarios, los catálogos, se describen en forma de listados. Tiene la misma función
y elementos que las cédulas, la diferencia es que son más prácticos y su estructuración es más
precisa al momento de consultarlos.
c) En base de datos
24
En la unidad anterior se mencionó la clasificación topográfica o ubicación física, como un sinónimo se maneja
el término "código de acceso", este nombre aunque no está sustentado teóricamente, en instituciones de la
Iniciativa Privada así es nombrada la ubicación. En la teoría española se encontrará como signatura.
31
Los documentos electrónicos, hoy en día representan mayor comodidad y precisión para consulta de
información, sin embargo el problema latente en muchos archivos históricos es que no cuentan con
los medios para adquirir equipo electrónico.
Los catálogos en bases de datos, dan cierta flexibilidad para el "acomodamiento" de los campos y
como mejor convenga la recuperación de la información, siempre y cuando esté bien estructurada y la
información que se ingrese sea la adecuada, en este supuesto, las búsquedas se pueden hacer por
cualquier área, por ejemplo: lugar, fecha, tema, etc.
En sí, lo que cambia es la estructura y el acceso hacía la información, no así el contenido de la
misma.
Los formatos de catálogos quedan de la siguiente forma:
Una ficha catalográfica
FONDO
SECCIÓN
SERIE
FECHA Y/O TÍTULO
DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO (SÍNTESIS)
OBSERVACIONES
NOTAS ADICIONALES (VOLUMEN, SIGNATURA O CÓDIGO DE ACCESO, No. DE
HOJAS, ETC.)
En listado lo vemos de la siguiente forma:
32
NOMBRE DEL ARCHIVO O REPOSITORIO
FONDO
SECCIÓN
SERIE
TÍTULO
DESCRIPCIÓN DEL
ASUNTO
FECHAS
HOJAS DEL
EXP.
SIGNATURA O CÓDIGO DE
ACCESO
33
NOTAS
ADICIONALES
OBSERVACIONES
En una base de datos o un programa para descripción de archivos históricos, en pantalla,
pueden quedar sus campos de la siguiente forma:
FONDO _______________ SECCIÓN ____________ SERIE _________________
TÍTULO ____________________________ FECHAS EXTREMAS ________________
ASUNTO (SÍNTESIS)
LUGAR_________________________ PERSONAJES _________________________
No. de HOJAS DEL EXP. _______DOC. ORIGINAL/COPIA/REPRODUCCIÓN
NOTAS ADICIONALES
OBSERVACIONES
En los dos primeros formatos de catálogo, la recuperación de la información es manual y
de acuerdo a su estructuración. En este caso el especialista de archivos deberá ser en
vínculo entre la información y el usuario para orientarlo hacía su objetivo.
En el tercer formato la recuperación de la información es de forma electrónica, como el
usuario lo desee, sin embargo lo que la garantiza, es que el programa este bien hecho y
se introduzca la información correcta.
Las tres estructuras, presentan algunas variables, aunque en esencia son iguales, como
más adelante lo veremos.
Visita un archivo histórico y copia textualmente una cédula catalográfica (de un
expediente), así mismo copia la descripción de un listado. Analízalos y elabora un cuadro
comparativo de sus características, estructura y funcionalidad.
ENVÍALO AL ASESOR
34
III.3. ELEMENTOS DEL CATÁLOGO
Al igual que el inventario, el catálogo debe tener una serie de elementos, que sean los
adecuados para la descripción y orientación del investigador hacía la fuente de
información.
Los elementos del catálogo, deben estar estructurados de acuerdo a las necesidades de
los usuarios y al criterio del profesional de archivónomo, ya que los documentos por si
solos carecen de características específicas para su descripción, además de que son
unidades interdependientes con otras, las ligaduras deben de estar perfectamente
entrelazadas. A diferencia con un libro, que es independiente y se basa en principios
establecidos para su descripción.
Como primera parte, la catalogación es:
Un conjunto de lineamientos, en donde el profesional de archivos analiza y detalla
factores propios de la documentación histórica, tomando como la unidad básica al
expediente o pieza documental.
Así, los elementos con los que debe contar un catálogo están relacionados con el tipo
documental a describir.
¿QUÉ QUIERE DECIR LO ANTERIOR?
Dentro del ámbito documental histórico, lo podemos dividir en dos: los documentos
escritos en español antiguo y los modernos.
Las diferencias, se encuentran en las características y elementos que la documentación
presenta. En el caso de analizar documentación del período colonial, será necesario tener
conocimientos de paleografía y diplomática; en primer lugar por el tipo de letra, por las
abreviaciones y símbolos que tiene, y por ello los elementos a describir en su nombre son
distintos (de acuerdo a la diplomática25) aunque en su descripción serán similares y en
cierto momento adaptables a una cédula de características modernas.
LOS ELEMENTOS DEL CATÁLOGO
III.3.1. ÁREA DE PROCEDENCIA
A lo que nos referimos en este punto es lo que con anterioridad mencionamos con el
inventario, a diferencia que en catálogo debe estar bien definido.
La Descripción del área de origen de los documentos, es muy importante, dentro de este
concepto, se debe señalizar, el Fondo, la Sección y Serie Documental. Si fuera necesario
por lo complejo de la estructura orgánica de la institución de procedencia, se pueden
hacer subdivisiones de la Sección y de la Serie.
25
La Diplomática, en sus lineamientos, contempla elementos como, la invocación, intitulación,
exposición de motivos, validación, etc.
35
III.3.2 FECHAS
El usuario de la información en muchas ocasiones busca un periodo determinado, y la
misma descripción así lo exige, en este caso la fecha o fechas extremas que contienen
los documentos deben especificarse, puede ser un solo año o un período. En este último,
se deberá especificar la primera fecha que aparece a la última (de la más antigua a la
más reciente), por ejemplo:
1745 - 1770
Sin precisar mes ni día.
Algunos autores recomiendan que se inicie con el año, mes y día, sin embargo, no es una
variante que propicie confusión, por ejemplo:
1745-10-12 al 1770-09-15
Es lo mismo a:
12-oct-1745 al 15-sep-1775
Se debe tener cuidado con la descripción de las fechas que contienen los documentos
históricos, ya que en muchas ocasiones aparecen fechas en las que se emite o crea un
documento y otra es la fecha en la que se publica.
Un ejemplo claro son las disposiciones que se emiten por las autoridades públicas en la
fecha con que se crean y otra es la fecha con la que se publica en el Diario Oficial de la
Federación.
En el caso de que aparezcan 2 fechas o más, como en el ejemplo anterior, se sugiere que
se anote y especifique para evitar confusiones.
Cuando no aparecen fechas que identifiquen al o los documentos, es importante
relacionarlo con otros similares, de acuerdo a sus características internas y en el contexto
histórico, de esta forma se deduce una fecha aproximada.
III.3.3. AUTOR Y DESTINATARIO
En las características de los documentos, el autor y destinatario representan a las
personas que participan en el acto; de esta forma también se les llama personajes,
haciendo en la descripción el señalamiento correspondiente de su nombre completo (si
aparece) y cargo si es una autoridad pública.
Anteriormente se dijo que los nombres de los elementos del catálogo en referencia con
las cédulas diplomáticas son distintos pero esencialmente son los mismos; para el autor y
destinatario es igual a la intitulación y dirección.
Lo más importante es que la Descripción catalográfica, contenga todos los elementos
necesarios y útiles para el investigador.
Si bien el nombre es importante, al homogenizarlo, se le llama PERSONAJES.
Describiendo en este apartado el o los nombres completos y su ocupación, por ejemplo:
EDGAR GALVEZ, ALCALDE DE...
36
III.3.4. ASUNTO O MATERIA
También se le conoce como TEMA.
En la Descripción Documental, se contempla el asunto como la parte principal del
documento o expediente. En esta área se especifica clara y objetivamente de lo que trata
la información, se incluye no solamente como título sino la síntesis de todo el resto
analizado.
Es conveniente mencionar que esta área es tan explícita como sea necesario, la síntesis
debe estar bien elaborada, sin descuidar los aspectos trascendentales que competen a la
descripción.
Algunos elementos pueden estar contenidos en otros, por ejemplo, la Tipología
Documental se puede manejar dentro de este elemento, por ejemplo:
CARTAS ENVÍADAS AL GOBERNADOR DEL ESTADO DE MÉXICO POR PARTE DE
LOS HABITANTES DE...
En donde CARTAS es el tipo documental y está integrado dentro del Asunto, sin la
necesidad de abrir otro apartado.
III.3.5 DATOS ADICIONALES
Como último punto, es importante resaltar otros elementos complementarios de los
Catálogos, entre los cuales encontramos:
a) Signatura o código de acceso
b) El formato de los documentos
c) El volumen
d) Las observaciones y
e) Las notas anexas
a) Signatura o código de acceso
Establecer las características específicas para el acceso a la documentación, es un factor
que se debe definir claramente, de no ser así, ¿cómo se consultaría la documentación? o
¿cómo saber en donde se encuentra?
A medida en la que se reorganiza la documentación, es como se avanza y se eliminan
defectos de ubicación. Por ello será muy importante que una vez descrito el acervo, sea
asignado el lugar en donde permanecerá y a su vez sea registrado en el catálogo.
b) Formato
Al referirnos al Formato, es el cómo se encuentra el documento, Original, Copia o es una
Reproducción.
De acuerdo a la teoría española, lo que aquí tratamos como Formato, ellos lo mencionan
como Tradición Documental.
37
c) Volumen
El número de hojas que constituye al expediente, es de gran utilidad para el control de la
documentación, así se evita el extravío o pérdida total de algún documento. Cuando se
trate de expedientes extensos y no estén foliados, se señalará el o los volúmenes que lo
integran.
d) Observaciones
Al igual que el inventario, el catálogo en su estructura, debe contar con un apartado en
donde se especifiquen las anotaciones que no sean factibles de estar en algún otro
elemento.
e) Adicionales
En este rubro, se encuentran aquellas anotaciones extras (sí así lo desea), por ejemplo: la
persona que elaboró, si fue revisado, etc.
Como vemos, gran mayoría de los elementos que tiene el inventario son los mismos del
catálogo, las diferencias son:
1. En el catálogo se define claramente el Fondo, la Sección y Serie Documental.
2. El análisis de los documentos es más profundo, expediente por expediente, (o por
documento cuando son aislados o son archivos especiales), haciendo que la Descripción
sea más completa.
3. Se adicionan elementos o se complementan uno con otros.
4. Es la puerta hacia la investigación documental.
Realiza una tabla comparativa entre los instrumentos auxiliares, el inventario y el
catálogo, de la siguiente forma:
INSTRUMENTO
CONCEPTO
CARACTERÍSTICAS
ÍNDICE
ENVÍALO AL ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS PARA LA UNIDAD III
38
VENTAJAS
EJEMPLO
PERSONAL
1. Antonia Heredia. Archivística General, Teoría y Práctica. p.p. 357-389. (*)
2. Tamayo Alberto. Archivística, Diplomática y Sigilografía. páginas 40-51
3. Shellenberg. Th. Técnicas Descriptivas de Archivos. p.p.117-141. (*)
39
UNIDAD IV
LA GUÍA
1. IDENTIFICARÁ LOS TIPOS DE GUÍAS EMPLEADAS EN LOS ARCHIVOS
HISTÓRICOS, ASÍ COMO LAS DIFERENCIAS DE CADA UNA Y LOS ELEMENTOS QUE
LAS CONSTITUYEN.
40
IV.1 LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DE LA GUÍA
Los instrumentos descriptivos y en especial las GUÍAS, constituyen los instrumentos
esenciales de la Descripción y Difusión Archivística.
Los Archivónomos bien sabemos, que los Instrumentos de Descripción en un Archivo
Histórico son obligatorios, la falta de ellos llega a provocar el olvido de los acervos.
Es claro que falta mucho por lograr en el área de la Descripción de documentos históricos,
sin embargo, esto deberá acelerarse en un futuro a corto plazo, ya que los cambios
constantes que mueven al mundo, nos obligan a modificar las estructuras hacía nuevos
horizontes buscando la apertura global.
En la Descripción Archivística, el instrumento cumbre del análisis general del acervo, es la
GUÍA.
La GUÍA representa la identificación del o los fondos o grupos documentales que alberga
el archivo, además como se dijo anteriormente son un medio de difusión y consulta.
Como su nombre lo indica, orienta al usuario del contenido informativo de un fondo o
fondos, sin caer en particularidades de alguna serie o tema específico.
En sí, la GUÍA:
1. Da a conocer las características generales de la documentación que compone al fondo.
2. Da a conocer el conjunto de fondos de un archivo.
A lo anterior conviene destacar:
Que la GUÍA, es el instrumento descriptivo en el que el factor tiempo se agranda para su
culminación, ya que se requiere de la investigación para identificar los fondos
documentales.
Es muy importante que los archivos históricos cuenten con su GUÍA, ya que esto traerá
consigo mayor difusión y el objetivo de la Descripción Archivística se cumplirá.
Ventajas que ofrece la GUÍA.
1. Es el medio de enlace entre los usuarios y el acervo.
2. Obliga al personal del archivo a actuar con mayor eficiencia y calidad en los servicios.
3. Permite cambiar la imagen del Archivo Histórico y coadyuva al profesionalismo del
personal a través de las exigencias de estar mejor preparados.
4. Para el público en general, representa una visión amplia del acervo.
5. Tiene los fundamentos para dar a conocer el acervo a otros niveles, es decir, si se
realiza correctamente tiene algunos elementos que exige la ISAD-G.
IV.2 CLASES
Las Guías se pueden dividir en dos:
1. Guías Especiales y
41
2. Guías Generales
IV.2.1 GUÍAS ESPECIALES
Dentro del ramo de las Guías, las Especiales constituyen la descripción de un Fondo26 en
particular, de allí su nombre y características. En este caso el análisis es más amplio, si
embargo los elementos a describir son los mismos.
IV.2.2. GUÍAS GENERALES
Son aquellas que están formadas por los fondos que integran a un archivo. En ella se
especifica de forma general las características del acervo. Al final de esta unidad, se citan
dos ejemplos de la descripción de dos fondos de diferentes guías.
26
Fondo y Grupo Documental, se manejan como sinónimos.
42
IV.3 ELEMENTOS DE LA GUÍA
Los elementos de la Guía son:
1. Nombre del fondo
2. Reseña histórica o procedencia institucional
3. Período o fechas extremas
4. Volumen
5. Ordenación
6. Descripción
7. Instrumentos descriptivos
8. Fuentes complementarias
9. Archivos afines
IV.3.1 NOMBRE DEL FONDO
Como primer elemento de cualquier Guía, es su denominación, a fin de saber cual es el
Fondo a describir. El nombre debe ir acompañado de un número de identificación, que
sirva como control e identificación del acervo.
Ejemplo:
54 TESORERÍA GENERAL
IV.3.2 RESEÑA HISTÓRICA O PROCEDENCIA INSTITUCIONAL
El origen del Fondo se determina a través del análisis de la documentación, dando como
resultado el nombre de la institución que la remitió o de donde fue rescatada. Dentro de
esta área se establecen los períodos que serán necesarios y se citan datos relevantes de
su procedencia.
IV.3.3 PERÍODO
Esta área se refiere a las fechas extremas que abarca la documentación.
Son fechas extremas, la primera y última que aparecen en los documentos y se registran
cuando un fondo se ha cerrado completamente.
Ejemplo:
1914-1948
Cuando es un fondo abierto, las fechas quedan de igual forma, pero se debe hacer
hincapié en la última fecha en que se recibió la documentación.
Ejemplo:
1914La última documentación que se integró es de 1970
43
IV.3.4 VOLUMEN
Es la cantidad de documentación que integra al Fondo. Se especifica de acuerdo a las
medidas convencionales: metros lineales, número de expediente, piezas, etc.
Si la documentación se encuentra en cajas, dará a conocer la cantidad y tamaño.
Ejemplo
36 mts. lineales (72 cajas de 50 cm.)
IV.3.5 ORDENACIÓN
Esta área está vinculada con la organización del Fondo, con el dato final de cómo se
ordenó la documentación para su recuperación. Por ejemplo: por período cronológico, por
asuntos, etc.
IV.3.6 DESCRIPCIÓN
El elemento Descripción, es uno de los más importantes, en él se indicará el contenido
informativo del fondo. Como en los otros instrumentos, la descripción que se haga de él,
es lo que permitirá su difusión.
IV.3.7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
También se les conoce como instrumentos de consulta.
Son los instrumentos con los que cuenta el fondo, estos son variables, dependiendo del
análisis que se haya hecho con la documentación.
Ejemplo:
Cuenta con un inventario de la serie Recaudación.
IV.3.8 FUENTES COMPLEMENTARIAS
La mayor parte de los fondos que integran un acervo, están relacionados con otros
documentos. Las fuentes complementarias, son los fondos que tienen una vinculación con
el descrito.
Este apartado tiene la finalidad de establecer las líneas de investigación de forma general
y poder brindarle al usuario la amplitud de un tema.
IV.3.9 ARCHIVOS AFINES
Como último elemento de la Guía, los archivos afines o complementarios, son aquellos
que tienen cierta relación con la documentación del Fondo que se describe.
Para fines de una investigación, estos datos al igual que el anterior, le darán la pauta al
usuario para la búsqueda de más información.
A continuación para que el tema de esta unidad quede más claro, se citan dos ejemplos
de la descripción realizada en las Guías:
44
Como ejemplo de Descripción de un Grupo Documental, de la GUÍA DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN 1997, vemos el siguiente ejemplo:
288
COLECCIÓN FOTOGRÁFICA DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Procedencia institucional
Las fotografías que integran esta colección proceden de la Presidencia de la República y
de la Dirección General de Información de la Secretaría de Gobernación. Contiene
fotografías para el período comprendido entre la gestión de Francisco I. Madero (19111913) y la administración de José López Portillo (1978-1982).
Período
1911-1982
Volumen
50 000 piezas
Ordenación
Las fotografías están ordenadas por período presidencial
Instrumentos de consulta
Silva, Carmen, Carlos Contreras Servín, Manuel Díaz, Inventario de la Colección
Fotográfica de la Presidencia de la República (inédito).
U.D.: grupo de fotografías
P.C.: 4 000 grupos de fotografías
Descripción informativa
Incluye fotografías de los presidentes Francisco I. Madero, Álvaro Obregón, Plutarco Elías
Calles, Emilio Portes Gil, Pascual Ortiz Rubio, Abelardo L. Rodríguez, Lázaro Cárdenas,
Manuel Ávila Camacho, Miguel Alemán Valdez, Adolfo Ruiz Cortines, Adolfo López
Mateos, Gustavo Díaz Ordaz, Luis Echeverría Álvarez y José López Portillo. El registro
fotográfico comprende numerosas actividades del Ejecutivo: ceremonias, reuniones de
trabajo, informes, audiencias, entrevistas y visitas de Estado. Incluye fotografías de
actividades de las esposas de los presidentes, así como de los miembros de los gabinetes
respectivos. Finalmente, hay fotografías que ilustran actividades productivas (industria,
agricultura, servicios) y eventos sociales muy diversos.
Fuentes complementarias
Archivo General de la Nación: Álvaro Obregón-Plutarco Elías Calles (182), Emilio Portes
Gil (183), Pascual Ortiz Rubio (184), Abelardo L. Rodríguez (185), Lázaro Cárdenas del
Río (186), Manuel Ávila Camacho (187), Miguel Alemán Valdez (188), Adolfo Ruiz
Cortines (189), Adolfo López Mateos (190), Gustavo Díaz Ordaz (191), Luis Echeverría
Álvarez (192), Estado Mayor Presidencial (193), Dirección General de Información (199),
45
Archivo Particular de Emilio Portes Gil (246), Archivo Fotográfico Díaz, Delgado y García
(284) y Colección Fotográfica de Propiedad Artística y Literaria (287).
Otros archivos: AFINAH
El siguiente ejemplo de descripción es de un Fondo de la GUÍA GENERAL DE
ARCHIVALÍA DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES 1996.
1.1.- SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO
FECHAS EXTREMAS 1870-1960
Los documentos de esta sección son los que tienen que ver con los actos de gobierno
interior y su relación con otros estados, etc. Según el reglamento interior de la secretaría
general de 1867, para la atención de diversos negocios, fueron creadas las siguientes
secciones:
HACIENDA
FOMENTO
COLONIZACIÓN
INDUSTRIA Y COMERCIO
JUSTICIA
INSTRUCCIÓN PÚBLICA Y CULTOS
GUERRA
GOBERNACIÓN
RELACIONES EXTERIORES
A estas secciones, el reglamento de 1927, sólo agregó la del trabajo, suprimiendo la de
cultos. La documentación que comprende los años 1870-1930, está resguardada dentro
de 304 cajas. Los años restantes, hasta 1960, recién transferidos, se encuentran sujetos
a proceso de catalogación. (432 cajas y 283 paquetes) 114 mts. lineales.
Los temas que trata la documentación son:
DIVISIÓN POLÍTICA
ELECCIONES
PUBLICACIONES OFICIALES
EXPROPIACIONES
INDULTOS
CONCESIONES
NOMBRAMIENTOS
BENEFICIENCIA
REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD
REGISTRO CIVIL
REGISTRO CONSULAR Y DE EXTRANJEROS
EXHORTOS
CONTRATOS
PRESUPUESTOS
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Para su consulta hay un inventario que se encuentra ordenado cronológicamente por
secciones. Cuenta con los siguientes datos:
AÑO
SECCIÓN
EXTRACTO DE CONTENIDO
SIGNATURA DE LOCALIZACIÓN (no. de exp., no. de legajo)
Para su consulta se cuenta con un catálogo ordenado cronológicamente que aporta la
siguiente información:
46
FECHA
CONTENIDO
LUGAR
SIGNATURA DE LOCALIZACIÓN (no. de fólder y caja)
SINTESIS DE
NÚMERO DE HOJAS
Visita un archivo histórico y de un fondo documental que esté organizado (pero que no se
encuentre en una guía):
1. Desarrolla cada uno de los elementos descritos en esta unidad.
2. Anexa los comentarios que consideres pertinentes, recomendando lo óptimo para su
mejor descripción y funcionamiento.
ENVÍA A TU ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS PARA LA UNIDAD IV
1. Antonia Heredia. Archivística General, Teoría y Práctica. p.p. 319-329. (*)
2. Cruz Mundet José R. Manual de Archivística. 2ª. ed. Madrid 1996. p.p. 273-277.
47
UNIDAD V
LA ISAD-G
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
1. ANALIZARÁ LA ISAD-G Y SU ÁMBITO DE APLICACIÓN.
2. TENDRÁ LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA SU APLICACIÓN EN UN ARCHIVO
HISTÓRICO.
48
V.1 CONTEXTO DE APLICACIÓN
La Norma Internacional de Descripción Archivística, por sus siglas en ingles ISAD-G
(General International Standard Archival Description), es una serie de elementos para que
la Descripción Archivística sea homogénea a nivel internacional (para países miembros
del Consejo Internacional de Archivos, ICA).
El, ICA es un órgano no gubernamental de carácter internacional, que engloba diversos
aspectos archivísticos. Entre los más importantes están: la conservación, desarrollo y
utilización de los acervos documentales; de esta forma contribuye para que la comunidad
archivística, a través de sus representantes regionales propaguen y consoliden un mismo
lenguaje.
Las normas, son lineamientos que se deben seguir y por ende ser cumplidos, las
preguntas obligadas sobre la ISAD-G, son ¿es una norma o son estándares generales?
¿es un proyecto que pretende ser Norma? ¿Por qué es importante la ISAD-G?
Las respuestas a muchas cuestiones sobre Descripción Archivística están siendo forjadas
a nivel internacional, la contribución hacía ellas será determinante para que la
interpretación de términos no sea una limitante, sino que hablemos el mismo lenguaje
archivístico.
Lo anterior será un factor definitivo para que la teoría sea aplicada a la práctica, de no ser
así, seguirá ampliándose la brecha entre lo teórico y su instrumentación en la realidad.
Así mismo, sino se atienden los problemas archivísticos a nivel nacional, no solamente de
Descripción, sino de recursos humanos, materiales y financieros, la situación de los
archivos continuará deteriorándose. Las consecuencias a futuro serán múltiples, se
profundizarán los abismos en donde cada región "hable su propio idioma".
La ISAD-G por establecer elementos y parámetros de orden global, permite tener un
acercamiento mayor hacía las regiones que integran una Nación y hacía otras culturas. Es
muy importante que ante los retos de apertura de nuestro país con otras naciones
busquemos una similitud y la competitividad en materia archivística.
Los tratados internacionales con América Latina y el Caribe, Norteamérica, Europa y Asía, nos
obligan a seguir trabajando, no dar marcha atrás y si dar prioridad a lo que en cierto momento será
representativo de nuestras raíces, tradiciones y costumbres que han forjado el presente y son la
base del futuro.
La aplicación de la Norma, va más allá de una simple descripción, está enfocada a la
documentación histórica que pueda ser difundida. Por las características que ofrece la
ISAD-G, su ámbito es muy amplio y abarca diversos géneros de los acervos, sin embargo
su análisis debe ser aún mayor para que cumpla su cometido.
49
Investiga: ¿Cuál es la participación de la Organización de las Naciones Unidas (o de sus
organismos) ante la creación o promoción de normas internacionales? Y ¿Cuál es su
participación en la ISAD-G?
ENVÍA A TU ASESOR
50
V.2 ÁREAS PROPUESTAS POR LA NORMA
La ISAD-G, recopila diversos elementos sustentados en los inventarios, catálogos y las
guías, por ello insistimos, en que la adecuada descripción de los instrumentos facilitará la
aplicación y manejo de la información que se establezca en la norma, partiendo de
estructuras coherentes a lo que se le llama descripción multinivel.
La ISAD-G, está dividida en 6 áreas fundamentales:
1. Área de mención de identidad (identificación)
2. Área de contexto
3. Área de contenido y estructura
4. Área de condiciones de acceso y utilización
5. Área de materiales relacionados (fuentes complementarias)
6. Área de notas
Las seis áreas propuestas por la norma, abarcan diferentes elementos de la
documentación, en el siguiente tema se describirá la regla de acuerdo a lo que se
establece en la ISAD-G.
V.3 ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DE LA NORMA
Lo que se transcribe a continuación es lo más relevante de la Norma, así como las reglas
para cada elemento con algunos ejemplos en su traducción textual de acuerdo a la
versión española de 1994, (es conveniente que revises completamente la ISAD-G, para
mayor comprensión en cuanto a su amplitud).
ÁREA DE MENCIÓN DE IDENTIDAD
1 Código (s) de referencia
Regla:
Incluir el código del país de acuerdo con la última versión de la norma ISO 3166, Códigos
para la representación de nombre de países, seguido del código del archivo, de acuerdo
con el código normalizado de archivos del país, seguido del código específico del archivo
local, la signatura, u otro identificador único.
Ejemplos:
CA NAC ANC-C2358
US LC 72-064568
MY P/AMM Z4
MY MS ANM P/PESU.H.C.O 410/1915
FR AD 53/234 J
De acuerdo con este elemento, son los códigos con lo que podemos ubicar la
documentación.
La Norma lo establece con un carácter más amplio, parte desde el código del país como
general y baja a lo particular, lo que sería el número de control u otro número.
2 Título
Regla:
51
Cuando la unidad de descripción tenga un título formal, éste se deberá transcribir
exactamente palabra por palabra, con su orden y ortografía original, pero no
necesariamente la puntuación ni las mayúsculas.
Ejemplos:
Partes de incidencias en Peace River 1832
Protesta clamorosa y Revista de Policía 1828-1842
Embarques de caucho a Italia y Francia
Sociedad Pizarrera del Anjou. Explotación
Fondo Perret
Fondo Hennebique
Si se considera apropiado, se abrevió un título formal largo, lo cual solo puede hacerse sin
perder la información esencial.
En caso de no existir un título, cabe redactar uno conciso. En el nivel de fondo incluir el
nombre del productor. En los niveles más bajos incluir, por ejemplo, el nombre del
productor y un término indicando la tipología de los documentos que comprende la unidad
de descripción y, si fuera apropiado, una frase reflejando función, actividad, materia,
localización o asunto.
Distinguir entre títulos formales y atribuidos de acuerdo a las normas nacionales o de
lenguaje.
Este segundo elemento, tiene la finalidad de describir de forma general y abierta el
nombre del conjunto de documentos a describir en el orden original, (aunque debemos
considerar que si la información de la ISAD-G será a nivel internacional, el idioma debe
ser homogéneo, no sólo archivístico sino también de comunicación).
3 Fechas de creación de la unidad de descripción
Reglas:
Se datará cuando se ha producido la documentación que compone la unidad de
descripción tanto en el caso de una única fecha como en el de un período cronológico. Se
deberá incluir las fechas de creación si es un período cronológico, excepto si la unidad de
descripción es un fondo abierto (o parte de él) a nuevas transferencias.
Ejemplo:
1900-1919
(La Comisión Legislativa Conjunta del Estado de Nueva York para la investigación de
actividades sediciosas operó y generó documentación desde 1917 a 1919. Sin embargo,
las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan desde 1990 a
1919, reflejando la inclusión de documentos originales recogidos como evidencia en las
investigaciones de la Comisión).
Opcionalmente, incluir también
(a) las fechas predominantes o las lagunas más significativas. No incluir nunca las fechas
predominantes sin las fechas extremas.
Ejemplos:
1703-1908 (predomina 1780-1835)
1923-1945 (falta 1933 a 1935)
52
(b) la (s) fecha (s) de los documentos que custodia el archivo
Ejemplo:
1703-1908 En el archivo: 1703-1868
(principalmente 1708-1835)
De acuerdo con esta regla las fechas, se establecerán conforme las que aparecen en la
documentación descrita, enfatizando los años donde es mayor el volumen o hace falta
algún período.
Así también, si es un fondo que se ha cerrado, las fechas serán las extremas, más no así
para los fondos a los que aún se integra documentación, estos se quedan abiertos los
períodos.
4 Nivel de descripción
Regla:
Identificar el nivel de esa unidad documental.
Ejemplos:
Fondo
Serie
Subserie
Expediente
Es muy importante que se defina el nivel de la documentación que se analiza, la finalidad
es de no perderse o llegase a confundir los nombres generales con los específicos.
5 Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen, tamaño)
Regla:
Reseñar el volumen de la unidad de descripción dando el número de unidades físicas en
cifra arábigas y la denominación específica más apropiada del tipo de soportes que
existen en la unidad de descripción.
Ejemplos:
2 rollos de película
128 fotografías
19 carpetas
25 volúmenes
20 cartas
20 m (548 legajos)
O bien se pueden dar los metros lineales de estantería o los metros cúbicos de la unidad
de descripción.
Ejemplo:
300 cajas (30 m)
Si el tamaño de la unidad de descripción se da en términos lineales y se desea ofrecer
información adicional, ésta se añadirá entre paréntesis.
53
Ejemplo:
4m (ca. 10 200 unidades de instalación)
Cuando la unidad de descripción es un fondo (o parte de él) a nuevas transferencias, de
forma opcional se puede hacer constar la dimensión conocida en una fecha determinada
y/o la de la parte que se tiene en custodia.
Ejemplo:
128 fotografías (a 6 de febrero de 1990). En custodia: 58 fotografías
Como podemos observar el volumen se puede especificar de diferentes formas, lo más
importante es que sea entendible y se conozca la dimensión real de la documentación
descrita.
En muchos archivos históricos de México, se manejan cajas de diferentes tamaños, en
este caso se puede señalar por metros lineales y el tipo de caja que se emplea, sin
descuidar el total de expedientes si es factible de cuantificar.
ÁREA DE CONTEXTO
6 Nombre del productor
Regla:
Nombre del organismo (u organismos) o del individuo (o individuos) responsables de la
producción de la unidad de descripción a condición de que esta información no aparezca
en el título.
Para este apartado, se describe a quien originó o generó la documentación, que no es lo
mismo que el nombre del fondo que se establece en el primer apartado.
7 Historia institucional / biográfica
Regla:
Recoger concisamente cualquier información significativa sobre el origen, transformación,
desarrollo y funcionamiento del organismo u organismos o sobre la vida o actividad del
individuo o individuos que han producido la unidad de descripción. Si se incluye
información adicional, procedente de una fuente publicitaria, ésta debe citarse.
En el caso de personas o familias se recopilará información tal como nombre completo,
apellidos y títulos, fechas de nacimiento y muerte, lugar de nacimiento, sucesivas
residencias, actividades, ocupaciones o cargos públicos, nombre originales seudónimos y
alias, realizaciones significativas, y lugar de fallecimiento.
Si se trata de organismos, incluir información tal como el nombre oficial, fechas de
existencia, legislación que lo regula, funciones, objetivos y desarrollo del organismo, su
jerarquía administrativa y sus sucesivas denominaciones.
Ejemplo:
El Freedmen's Bureau fue creado dentro del Departamento de Guerra el 3 de marzo de
1865, para supervisar todas las actividades de refugiados y liberados y para asumir la
custodia de todas las tierras y propiedades confiscadas o abandonadas. Abolido el 10 de
junio de 1872, se traspasaron las funciones que le quedaban a la Freedmen's Branch en
54
la Oficina del Asistente General y desde 18798 a la Colored División de la Oficina del
Asistente General.
La historia institucional, va encaminada a determinar todos los antecedentes posibles de
un fondo y desde luego quedar fundamentado el inicio y desarrollo de la institución o los
personajes que se describan.
8 Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la unidad de
descripción.
Regla:
Dar la(s) fecha(s) extremas de la documentación generada en la unidad de descripción
por el productor como una fecha única o como período cronológico. La fecha o fechas
recogidas aquí se refieren a acciones registradas en los documentos por el productor y no
pueden ser anteriores a la fecha de creación del organismo o a la fecha de nacimiento del
individuo productor. Estas fechas pueden ser distintas de las fechas indicadas en fechas
de creación de los documentos de la unidad de descripción, en aquellos casos en que la
unidad de descripción sea el resultado de una actividad que incluya la adquisición de
documentos generados antes de su archivo por el productor, tal como documentos
generados por otras procedencias durante una investigación o acción legal.
Ejemplo:
1917-1919
actividades sediciosas operó y generó documentación desde 1917 a 1919. Sin embargo,
las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan desde 1990 a
1919, reflejando la inclusión de documentos originales recogidos como evidencia en las
investigaciones de la Comisión).
Bajo este elemento, debemos ser cuidadosos en las especificaciones que se hagan y ser
bastante explícitos en adicionar algún comentario prudente como nos lo marca el ejemplo.
9 Historia de la custodia de los documentos
Regla:
Reseñar las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripción
junto con las fechas de las mismas, en tanto en cuanto puedan determinarse. Si la historia
de la custodia es desconocida debe reseñarse este hecho.
Cuando la unidad se recibe directamente de su productor, no se debe incluir una historia
de la custodia sino que esa información se recogerá, preferiblemente, en el elemento
Forma de Ingreso.
Ejemplo:
El fondo de la explotación de Rezané incluye, probablemente desde los años 1857-1859,
dos fondos de empresas absorbidas: el de la Sociedad Pizarrera de Laubiniere y el de la
Pizarrera de la Touche, empresa Bourdais et Cie.
El establecer el origen del o los fondos, permite diseñar líneas de investigación más
profundas, si fuera necesario se podrían consultar instituciones o archivos históricos
afines.
10 Forma de ingreso
55
Regla:
Recoger el donante o procedencia de donde se recibió la unidad de descripción y fecha
y/o método de ingreso si parte o toda esta información no es confidencial. Si la
procedencia o donante es desconocida recoger esta información. Opcionalmente, añadir
números o códigos de acceso.
Ejemplo:
Transferidos por el Departamento de Geografía, 16 de junio de 1977.
Donación de la Sociedad Pizarrera del Anjou (explotación de Renazé) al Archivo
Departamental de la Mayenne, 1969.
ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
11 Resumen / nota de alcance y contenido
Regla:
Dar un breve resumen del contenido (incluyendo período cronológico) de la unidad de
descripción. Incluir información sobre la tipología adecuándola al nivel de descripción. No
repetir aquí información proporcionada ya en otros apartados de la descripción.
Ejemplo:
Expedientes de política general y registros del Ministerio de Sanidad y del Ministerio de la
Vivienda y del Gobierno Local relativos a la extinción de cargos de Rentas sobre Censos.
Los expedientes contienen información sobre concesiones a las autoridades locales,
contribuciones y contribuciones renegociadas y evidencias enviadas, a la Real Comisión
sobre Rentas cargadas sobre Censos, en 1934. los registros contienen información de
pagos de concesiones a varias autoridades de 1938 a 1955 bajo la Ley de Censos de
1936.
12 Valoración, Selección y Eliminación
Regla:
Indicar cualquier acción de valoración, efectuada en la unidad de descripción si tal acción
afecta a la interpretación de los documentos.
Cuando sea conveniente, indicar la autoridad que efectuó la acción.
Ejemplo:
Se han llevado a cabo una eliminaciones mínimas en el curso de la clasificación de este
fondo: sólo los borradores sin forma e ilegibles, los formularios en blanco o ejemplares
duplicados han sido objeto de eliminación. Globalmente estas eliminaciones no han sido
superiores a un legajo.
Dado que en muchos archivos históricos, la documentación recibida ha sido prevalorada,
es importante señalar el procedimiento y lo que se ha retirado, siempre y cuando esta
acción no afecte o altere el curso de algún período en la eliminación de material
innecesario.
13 Nuevos Ingresos
Regla:
Indicar si se esperan nuevos ingresos, transferencias adicionales o depósitos; se dará,
cuando sea conveniente, una estimación de su cantidad y frecuencia.
Ejemplos:
56
Se esperan nuevos ingresos.
Cuando se trata de fondos cerrados, este punto no se llena, sin embargo cuando son
fondos que aún reciben documentación, es esencial su especificación y estará ligado con
las fechas de creación de la unidad de descripción.
14 Organización
Regla:
Dar información sobre la organización de la unidad de descripción. Especificar las
principales características de la estructura interna, el orden de los documentos y, si fuera
conveniente, la forma como han sido tratados por el archivero.
Ejemplo:
Expedientes ordenados alfabéticamente por su título. Dependientes del expediente 163,
una subserie de 17 expedientes numerada 163/1-17, que tratan sobre la compra de
Seaford Dock.
Los documentos se mantienen de acuerdo a su procedencia original, el resultado directo
de la actividad organizadora de la institución productora: La Oficina del Alto Comisario.
ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
15 Situación Jurídica
Regla:
Recoger información sobre la situación legal de la unidad de descripción.
Ejemplos:
Documentos Públicos transferidos atendiéndose a la sección 4 (1) de la Ley de Archivos
Públicos de 1958.
Documentos de carácter público debido a la donación al Estado
En México, sabemos que aún no existe una Ley Nacional que regule los archivos, sin
embargo, existen algunos otros lineamientos de carácter jurídico en donde se determinan
las transferencias, o éstas están reguladas por políticas de cada institución.
16 Condiciones de acceso
Regla:
Informar sobre las condiciones que restrinjan o afecten la accesibilidad de la unidad de
descripción. Se indicará el alcance del período de restricción de la consulta y la fecha en
que los documentos estarán disponibles.
Ejemplos:
Sólo se permite el acceso a la documentación con un permiso escrito del director de la
empresa
La mayoría de los documentos contenidos en este fondo son de libre consulta. Excepto la
información de algunos expedientes relativos al personal y sujetos a las condiciones o
plazos especiales de consulta.
57
La guarda que considera en nuestro país antes de tener algún acceso público, es por 30
años, después de dictaminarse que carece de valores primarios.
Se determina este período, porque el acceso inmediato a la información puede afectar a
las personas e instituciones involucradas o a terceras personas indirectamente.
También se pueden especificar para la documentación histórica, políticas de acceso hacía
ciertos fondos o documentos, que por sus características internas y/o externas así lo
ameritan.
17 Derechos de autor / normas sobre reproducción
Regla:
Informar sobre las normas que regulan la utilización o reproducción de la unidad de
descripción después de haber obtenido el acceso a ella. Si las condiciones sobre uso,
reproducción o publicación se desconocen o si no existiesen no es necesaria ninguna
mención.
Ejemplo:
Ley de derechos de reproducción de Malasia, de 1987: Documentos de dominio público,
reproducción con permiso del Archivo Nacional de Malasia.
18 Lengua de los documentos
Regla:
Reseñar la lengua predominante de los documentos que componen la unidad de
descripción. Dar cuenta de los distintos alfabetos, escrituras, símbolos o abreviaturas
empleados.
Ejemplo:
Texto principal en latín; interpolaciones en francés normando
19 Características físicas
Regla:
Indicar cualquier detalle físico importante y/o la condición física permanente de la
documentación que limite la utilización de la unidad de descripción.
Ejemplo:
Legible sólo con luz ultravioleta
Por descuido, mucha documentación histórica, independientemente del soporte, sufre
alteraciones que provocan la modificación de la información plasmada. En este elemento
se debe describir las condiciones de la documentación.
20 Instrumentos de Descripción
Regla:
Informar sobre cualquier instrumento de descripción que puede tener el archivo como el
productor de los documentos y que proporciones información relativa al contenido de la
unidad de descripción. Si fuera pertinente incluir información sobre dónde obtener una
copia.
Ejemplos:
Registro topográfico
58
Índice de correspondencia hasta 1880
Si en los archivos históricos, se cuenta con instrumentos descriptivos, como lo
planteamos en las unidades anteriores, debe anotarse y si están publicados los catálogos
y las guías, se deben referenciar.
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
21 Localización de documentos originales
Regla:
Si la unidad de descripción es una reproducción y otro archivo, organismo o individuo
conserva los originales, reseñar su nombre si la información no es confidencial. Se dará
también signaturas y cualquier otra información que pueda ayudar a localizar los
documentos originales. Si se tiene conocimiento de que los originales no existen, se dará
esta información.
Ejemplo:
Originales en el Archivo Nacional de Canadá en 1981
Definir la referencia cruzada, hace que el investigador tenga fundamentos para establecer
líneas de investigación. Si los instrumentos descriptivos como son las Guías se hacen de
forma adecuada, la referencia de otros archivos se retoma en este apartado.
22 Existencia de copias
Regla:
Si la unidad de descripción está disponible en otro soporte (ya será en la institución o en
cualquier otro lugar), reseñarlo junto con cualquier signatura significativa y el lugar donde
puede ser consultado.
Ejemplo:
Diario y correspondencia también disponibles en microfilm.
23 Unidades de descripción relacionadas en el Archivo
Regla:
Si la unidad de descripción estás formada por documentos que tienen una relación directa
y significativa con otra unidad de descripción se debe indicar esta relación. Se utilizarán
unos términos introductorios adecuados. Si la unidad de descripción relacionada es un
instrumento de descripción usar el elemento de descripción llamado Instrumentos de
Descripción parta hacer la referencia.
Ejemplo:
Series relacionadas: Comunicaciones internas de la Oficina del Director General
24 Documentación complementaria en otros archivos
Regla:
Si la documentación existente en otro archivo tiene relación con la procedencia de la
unidad de descripción se debe proporcionar información sobre la documentación
complementaria y el archivo.
Ejemplo:
Fondos de Ernest Buckler en el Archivo Público de Nueva Escocia.
59
En muchas ocasiones, los fondos que conserva un archivo (puede ser el central), son
únicamente los significativos o fondos que se consideraron muy importantes. Sin
embargo en sus archivos de origen es donde se encuentra documentación relacionada
con el fondo.
25 Bibliografía
Regla:
Recoger una cita y/o información sobre una publicación que se base en el estudio,
utilización y análisis de la unidad de descripción.
Ejemplo:
Folios 23-24 publicados en Chronicon Petriburgense, ed. T. Stapleton (1849), p.p. 176182
En los acervos, la documentación representa la fuente básica para el estudio de un tema
o algún personaje; las publicaciones son las más frecuentes después de haber concluido
una investigación, o de haber retomado datos de alguna fuente primaria para algún
artículo.
ÁREA DE NOTAS
26 Notas
Regla:
Recoger información adicional importante que no se puede incluir en ninguno de los
elementos de descripción definidos.
Lo adicional que se describa, corresponde a lo que en los instrumentos anteriores lo
manejamos como observaciones o como notas adicionales.
En algunos elementos de la Norma, la descripción parece repetirse o puede causar
confusión, esto es porque se trata de la llamada "descripción multinivel". Te volvemos a
reiterar, que es indispensable que consultes la ISAD-G y la analices, si tienes dudas o
comentarios al respecto, comunícate con tu asesor.
NOTA: SI TIENES LA OPORTUNIDAD DE CONSEGUIR LIBROS DE ARCHIVONOMÍA
ANGLOSAJONA O NORTEAMERICANA, REVÍSALA, YA QUE SERÁ MUY IMPORTANTE PARA
COMPRENDER MEJOR EL TEMA DE ESTA UNIDAD.
SI DESEAS CONSEGUIR ESTE TIPO DE BIBLIOGRAFÍA CONSULTA POR LA RED, LAS LIBRERÍAS,
BUSCANDO POR RECORD MANAGEMENT, ARCHIVES MANAGEMENT Y/O ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS.
Finalmente, esta norma de descripción no es la única con la que se ha trabajado, el CIA
ha publicado por conducto del Archivo General de la Nación, la Norma Internacional sobre
Encabezamientos Autorizados Archivísticos Relativos a Entidades, Personas y Familias,
ISAAR (CPF).
Además se trabaja en otras normas para archivos especiales, es decir para documentos
de audio, de imágenes, electrónicos y otros.
60
Visita un archivo histórico, analiza un fondo documental y de la información obtenida,
valora:
1. Si se pueden aplicar todos los puntos de la norma llévalos a cabo.
2. Si no se aplican, únicamente los que consideres apropiados y los demás, analízalos y
describe su poca funcionalidad.
ENVÍA A TU ASESOR
Lecturas recomendadas para la unidad V
1. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripción de Archivos.
Versión española 1994. (Se recomienda estar al tanto de las modificaciones o nuevas
disposiciones que se dan cada año al celebrarse el Congreso Internacional de Archivos)
2. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional sobre los Encabezamientos
Autorizados Archivísticos Relativos a Entidades, Personas y Familias. A.G.N. México
1998.
3. Consejo Internacional de Archivos. Guía para la Administración de Documentos
Electrónicos desde la Perspectiva Archivística. A.G.N. México 1999.
61
CONCLUSIÓN
La Descripción Archivística en nuestro país y en muchos otros, presenta problemas
similares. Sin embargo, a pesar de ello y de las limitantes que persisten, exigen una
mayor y mejor coordinación e integración de quienes somos los profesionistas de la
Archivonomía.
El trabajo en equipo, la calidad con la que se desarrolle y sobre todo una mentalidad
comprometida, es lo que se requiere ante este mundo cambiante y globalizado.
Ante los retos y oportunidades del futuro de la Archivonomía y los Archivos, es
indispensable el desarrollo y preparación constante de sus profesionistas convirtiéndose
en los líderes promotores del cambio, siendo corresponsable con una sociedad informada
y con una historia latente. En este sentido la elaboración y aplicación correcta de los
Instrumentos Descriptivos serán el eje hacía la consolidación significativa del cambio de
paradigma que aún se tiene en y de los archivos.
De esta forma, podemos asegurar que el destino de los acervos históricos estará en
buenas manos y que la historia no se repetirá como sucede, perdiéndose una y otra vez
poco a poco parte de nuestro pasado.
Para finalizar esta GUÍA, te invitamos a que seas de los Profesionistas Líderes de la
Archivonomía, construyendo desde ahora, un futuro deseado.
62
ANEXO 1
EVALUACIÓN DEL CURSO
Completa el siguiente texto con las palabras que a continuación se enuncian, (algunas se
repiten).
piezas
documentales
series
documentales
conocer el
acervo
investigación
Documental
criterios
Archivísticos
Rescates
documentales
fondo
secciones
la isad-g
descriptivos
la guía
el inventario
Volumen
Homogenización
Guías
Principales
el índice
Expedientes
el censo
Secundarios
Catálogos
el registro
inventarios
el catálogo
archivo
período
histórica
CIA
fechas
instrumentos
Los instrumentos ___________ son utilizados para __________________ porque dentro
de ellos existe gran cantidad de información __________ útil para una _____________.
Sabemos que los instrumentos descriptivos se dividen en: ________________ y
________________.
Los ____________ son: __________, ____________, ____________ y ____________.
Los ____________ son: __________, ____________ y ___________.
Los ____________ documentales, entre sus funciones principales, está la descripción de
las _____________________, es decir, documentación en su conjunto. Los ___________
describen unidades como son: ________________ y ________________. Las
__________ describen fondos de un archivo, dentro de sus elementos, el que describe la
cantidad se le llama _____________ y es muy importante para conocer la dimensión del
___________ descrito.
_____________ contempla ciertos elementos para la ________________ de
___________________________ a nivel internacional, con la finalidad de que los países
miembros del Consejo se entrelacen en un mismo idioma archivístico.
Responde las siguientes preguntas, de acuerdo a lo leído en la guía y en las lecturas
recomendadas.
1. ¿Por qué es importante la legislación aplicada a los archivos y/o documentos
electrónicos-?
2. De acuerdo con T. H. Shellenberg, ¿cuál es la razón para que en un inventario, la
documentación se analice en su conjunto?
3. ¿Qué es lo que menciona Antonia Heredia en cuanto a los catálogos y su
funcionalidad?
63
4. Elabora un ejemplo ficticio de un fondo documental, aplicando los elementos de la
Guía.
5. Elabora 20 propuestas fundamentadas para la Descripción Archivística del archivo
histórico en donde trabajas o hayas visitado durante el desarrollo de la Guía. En este
trabajo deberás anotar:
a) tus datos personales y el puesto que desempeñas
b) los datos del archivo, incluyendo el nombre y el puesto de la persona al cual dirigirás la
propuesta.
En el siguiente conjunto de enunciados marca con una V si es verdadero y con la F si es
falso.
1. Shellenberg dice que los inventarios deben describir a las series documentales en su
conjunto_____.
2. Los catálogos son instrumentos de control para los Archivónomos______.
3. Los índices, registros y censos, son instrumentos auxiliares de descripción______.
4. Los 23 puntos de la Norma Internacional son indispensables para la identificación de
fondos documentales______.
5. Los censos identifican el total de archivos de una región o país_____.
6. El nivel de descripción se refiere a análisis de la documentación a describir_____.
ENVÍA A TU ASESOR
64
BIBLIOGRAFÍA
1. Archivo General de la Nación., VII Congreso Nacional de Archivos. A.G.N. México
1996.
2. Consejo Internacional de Archivos. Actas del Seminario sobre Normas Internacionales
para la Descripción Archivística, México 1994.
3. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripción Archivística.
España 1994.
4. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional sobre los Encabezamientos
Autorizados Archivísticos Relativos a Entidades, Personas y Familias. A.G.N. México
1998.
5. Consejo Internacional de Archivos. Guía para la Administración de Documentos
Electrónicos desde la Perspectiva Archivística. A.G.N. México 1999.
6. Cook, Michael. Manual of Archival Description. Gower Publishing co. 2ª ed. Great
Britain 1993.
7. Cortés Alonso, Vicenta. Auxiliares descriptivos. Cortés Alonso. 1981.
8. Cruz Mundet José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez.
Ediciones Pirámide. 2ª ed. Madrid 1996.
9. Efren Sigel, et. al. Libros Bibliotecas y Electrónica. Ed. Edamex. México 1994.
10. Fredic M. Miller. Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos. Oea. The
Society of American Archivist. Washington D.C. 1994.
11. Hawort Kent. Normalización de la Descripción Archivística en la Era Informática. XII
Congreso Internacional de Archivos. CIA. Montreal 1992.
12. Heredia Herrera, Antonia. Manual de instrumentos de Descripción Archivística.
Excma. Diputación Provisional de Sevilla 1982.
13. Heredia Herrera, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. España 1988.
14. Mendoza Gunnar. Problemas de descripción y ordenación en América Latina.
Córdoba, Escuela de Archiveros. 1978.
15. Shellenberg T. R. Técnicas Descriptivas de Archivos. Córdoba 1961.
65
APARTADO
DE
LECTURAS
66
PRESENTACION.
Las lecturas que forman la presente Guía han sido seleccionadas para apoyar tu
aprendizaje cubriendo los temas que se desarrollan en la Guía de Auto aprendizaje
cubriendo los temas que se desarrollan el la Guía de Autoaprendizaje. Por lo que se han
ordenado siguiendo la secuencia del programa.
Encontraras textos de autoridades en la materia que te permitirá ampliar tu formación así
como materiales elaboradas por instituciones de gran prestigio en los ámbitos nacional e
internacional.
En algunas actividades de aprendizaje se te solicita la lectura de un texto determinado,
pero en la mayoría de los temas la lectura es una actividad complementaria, lo que de
ninguna manera significa una actividad opcional, por el contrario, indica la importancia de
su realización para la integración cabal del aprendizaje, para complementarlo.
Para su mejor aprovechamiento es recomendable que elabores fichas de resumen de
cada texto y que anotes tus comentarios personales sobre el tema. Con ello aumentara
tanto tu retención del tema como su comprensión del tema como su compresión, además
de ejercitarte en la emisión de opiniones argumentadas, lo que redunda en un aprendizaje
significativo.
El conjunto de tus fichas de resumen y sus comentarios te permitirán la preparación de
trabajos para otras asignaturas y te dará material para tu participación en foros de
discusión, conferencias o encuentros entre estudiantes de la especialidad.
Te deseo éxito en tus actividades.
Atentamente
Daniel Martínez Bonilla
67
ÍNDICE DE LECTURAS
Heredia H. Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. España 1988.p.p. 296-317
69
Schellemberg T.R. Técnicas Descriptivas de Archivos. Córdoba 1961.Capítulo V
La preparación de índices y catálogos.
80
Heredia H. Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. España 1988.
Capítulo 15. Otros instrumentos de descripción.
89
Archivo General de la Nación. Memoria del VII Congreso Nacional de Archivos. México,
1996.p.p.111-116. (*) Los instrumentos de descripción archivística y su aplicación en el
Archivo Histórico del Estado de México
103
Hodson J.H The Administration of Archives. Great Britain 1972.p.p.119-135(*) The
arrangement and description of archives.
109
Cruz Mundet José R. Manual de Archivistita. 2a .ed Madrid 1996.p.p.299-312. (*)
Los archivos y las nuevas tecnologías.
118
Consejo Internacional de Archivos. Guía para la Administración de Documentos
Electrónicos desde la Perspectiva Archivistita A.G.N. México 1999.p.p.31-46(*)
Capítulo 2 Documentos y Archivos en el área electrónica: conceptos esenciales.
127
Cruz Mundet José R. Manuel de Archivística. 2a .ed Madrid 1996.p.p.276-282. (*)
4.2 Los inventarios
Antonia. Heredia. Archivistita, Teoría y Práctica. p .p 357-389. (*) Capítulo 14 Catálogos
137
141
Schellemberg. Th. Técnicas Descriptivas de Archivos .p.p 117-141. (*) II. Catálogos
158
Antonia Heredia. Archivistita General, Teoría y Práctica p.p 319-329. (*)
Capítulo 12 Las guías
172
Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripción de Archivos.
Versión española 1994. (*)
177
68
ARCHIVÍSTICA GENERAL, TEORÍA Y PRÁCTICA.
CAPITULO11
los identifiquen) y que permitirán y facilitaran la
comunicación (consulta y recuperación).
1.-Conceptos generales: análisis y
descripción archivistita. Instrumentos de
descripción.
La descripción es el puente que comunica el
documento de los usuarios. En la cabeza del
puente está el archivero que realiza una tarea
de análisis que supone identificación, lectura,
resumen e indización que trasmite al usuario
para que este inicie la recuperación en sentido
inverso a partir de los índices.
Siguiendo el esquema básico de una
programación archivística indicando en el
capitulo 7, llegamos a la etapa de servir la
documentación. Hay que tener presente que
hoy el profesional de archivos está obligado no
solo a servir y entregar para su consulta el
documento o expediente que se le solicite y
que el guarda y conserva, sino que ha de
facilitar y difundir los medios para su
conocimiento y su acceso y aquellos no son
otros que los instrumentos que ha de elaborar
con esa finalidad.
Ha sido Theodore Schellenberg1 quien ha
designado con el término <<descripción>> esa
tarea específica que engloba las diversas y
variadas actividades del archivero para
elaborar los instrumentos que facilitan el
acceso a los fondos en general y a los
documentos en particular.
La descripción documental comprende no solo
el análisis de los documentos: de sus tipos,
tanto diplomáticos como jurídicos, de su
contenido, del lugar y fecha de su redacción y
de sus caracteres externos, sino también los
datos para su localización. La descripción es
necesaria tanto en un archivo administrativo
como en un archivo histórico, aunque su
práctica pueda presentar algunas variantes. La
descripción, en definitiva, es el medio utilizado
por el archivero para obtener la información
contenida en los documentos y facilitarla a los
usuarios.
Resulta curiosa la falta de definición en los
Manuales más divulgados (Francia, Canadá,
Italia).
Los productos inmediatos de la descripción
suelen ser las fichas de inventario o de
catálogo, los asientos de índices e incluso los
cuadros de clasificación en los que están
identificadas y localizadas las series; los
productos definitivos son los instrumentos de
descripción destinados a facilitar el acceso
documental en una gama que va desde una
amplia extrema (archivo, fondo) al detalle de la
pieza.
La palabra descripción, en términos amplios,
es la numeración de las cualidades y
elementos fundamentales de una persona o de
un objeto, de tal forma que la persona que la
efectúa pone en conocimiento de otros los
rasgos determinantes que identifican lo que
describe2.
La descripción es el análisis realizado por el
archivero sobre los fondos y los documentos
de archivos gravados natural o artificialmente,
a fin de sintetizar y condensar la información
en ellos contenida para ofrecerla a los
interesados. Equivale a dar al documento de
archivos o sus agrupaciones sus señas de
identidad, aquellos rasgos que los definen con
precisión (eligiendo los elementos que mejor
Los instrumentos de descripción son las
representaciones de los documentos o de sus
agrupaciones, por cuanto los transforman
mediante una forma distinta de la original.
1
El análisis aplicado a los documentos de
archivo ha de hacerse con objetividad para
respetar su naturaleza que ofrece esa nota
substancial. Asepsia la llaman algunos. La
Lo que no podrá considerarse nunca como
descripción es la reproducción documental, a
no ser que ésta esté acompañada de los
signos mínimos de identificación.
Técnicas descriptivas de archivos. Córdova, 1961,
pág. 1
2
TANODI. Aurelio: Descripción y catalogación.
PNUD. Capacitación a distancia, Santiago de Chile,
1981-82, pág. 3.
69
valoración, la interpretación corresponderá a
los usuarios. Nosotros nos limitaremos a
representar, condenando o sustituyendo los
más fielmente posible.
Tanodi:
<<Ordenados bien o mal los archivos son
prácticamente incontrolables e inaccesibles o
de consulta sumamente difícil, sino cuentan
con auxiliares de control de consulta e
investigación >>5.
Para conseguirlo la descripción ha de ser:
Exacta, en cuanto los documentos no son algo
impreciso, sino testimonios únicos y concretos.
La descripción que es análisis documental no
puede tomarse como una tarea genérica para
archiveros, bibliotecarios y documentalistas. Es
una manera de hacer concreta que exige una
denominación específica y un método también
especializado, diferente, porque Diferentes son
los archivos de los libros y de los denominados
<<documentos científicos >>. (vid. CAPIT.5).
Suficiente
para la unidad que se está
informando
(archivo,
fondo,
serie
o
documento), sin ofrecer mas de los necesario,
por exceso o por defecto.
Oportuna en cuanto ha de reflejar una
programación que marque una jerarquía de
información3.
Su definición podría ser: el proceso de análisis
de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones
materializados
en
representaciones
que
permitan
su
identificación y localización y la recuperación
de su información para la gestión o la
investigación.
La obtención de datos por el archivero para
elaborar un producto de información no es una
<<explotación>> de los documentos en
beneficio propio, como ser la del historiador, si
no que esta labor está encaminada a dar a
conocer la información indispensable a quien
la solicita.
Ya hemos dicho que la descripción no puede
considerarse
como algo aislado, sino en
estrecha relación con la organización. De ahí
su
paralelismo.
La
descripción
está
condicionada por los diferentes niveles de
información que ofrecen los documentos
agrupados de una forma natural y que darán
respuesta alas necesidades de los usuarios.
La descripción persigue dos objetivos: dar
información a los demás y facilitar el control
del archivero.
Considera Duchein esta operación
fundamental de la Archivística.
parte
<< Sin una descripción adecuada, los archivos
son como una ciudad desconocida sin plano
como el cofre de un tesoro sin llave, aun peor:
lo mismo que un viajero con mapa inexacto
corre el riesgo de extraviarse, así un
instrumento de descripción erróneo o
imperfecto puede engañar gravemente al
investigador, sea por falsa interpretación de
otros datos, sea por falta de informaciones
referentes al origen y ala historia de los
documentos>> 4
Estos niveles (3 y 1 auxiliar) están
determinados
por
las
agrupaciones
documentales. Cada nivel de descripción al
materializarse en un instrumento exige un
nombre específico (guía, inventario, catálogo,
índice).
En esta misma línea se pronuncia el profesor
2. Planificación descriptiva 6
Ya veremos como la existencia de esos niveles
supone la jerarquización que habrá de
reflejarse en la elaboración de cualquier
programa descriptivo.
5
TANODI Aurelio : inventario, catálogos e índices
CIDA, Córdoba, 1978, Pág. 6.
3
Cfr. Cortes Alonso Vicenta: la información de
archivos IV Congreso ANABAD, Cáceres, 1985,
<<boletín de ANABAD>>,Madrid, XXXVI, 1-2
4
Prólogo a la obra: Manual de instrumentos de
descripción documental, Ob. Cit.
6
HERENDIDA HERRERA ANTONIA: planificación
de los instrumentos de trabajo en los archivos
<<Boletín interamericano de archivos>>, Vol. VII
70
inciden de una manera especial sobre la
conservación: el manejo masivo de los fondos
y la conveniencia de acrecentar los
instrumentos de descripción para atender a las
demandas actuales de la investigación y
solucionar en gran medida la durabilidad de las
fuentes.
2.1Desproporción entre demanda y servicio de
la información.
En la actualidad muchos de nuestros archivos
has sufrido la avalancha del crecimiento
demográfico de los investigadores, como
consecuencia del aumento progresivo de la
población universitaria en las Facultades de
Humanidades y de las crecientes necesidades
científicas7, a la vez que están sometidos al
aumento de la gestión de las instituciones
productoras que exigen una información pronta
y adecuada.
En cuanto a las cifras de asistencia y su
incremento en estos últimos años, son
elocuentes las listas publicadas en las
<<Guías de los investigadores en los archivos
españoles. Rama de Humanidades>> para los
años 1974 a 1977. Cada persona de las allí
relacionadas tiene abierto un expediente en un
determinado centro y ha consultado sus
documentos. Lo que no nos informan estas
gulas es del movimiento de estos últimos. En
este sentido, las memorias de cada uno de los
archivos y los datos que facilitan hablan por si
solas acerca de su crecimiento en
proporciones geométricas9. Lo que ni unas ni
otras nos detectan es el índice que nos dé la
proporción en que cada unidad archivística o
de instalación deteriora su estado físico por la
utilización de aquellos usuarios.
Ese
acceso
masivo
a
las
fuentes
documentales incide sobre dichos centros con
signos muy diversos y plantea problemas a los
que hay que hacer frente. Se han multiplicado
las tareas administrativas que lleva aparejada
esa asistencia que, aunque inevitables y
necesarias, merman las funciones técnicas de
los archiveros. Han crecido las gestiones de
control y vigilancia, ha aumentado en tal
proporción el movimiento de legajos y la
utilización de su contenido que ha de temerse
por su conservación. Pero estas mayores
necesidades no se han visto compensadas ni
mucho menos con la ampliación de plantillas
que ayuden a remediar tales cuestiones8.
Existen, además, determinadas circunstancias
en algunos asistentes habituales que pueden
acentuar las notas negativas por lo que se
refiere a la conservación10. Hay un numero
crecido
de
alumnos
universitarios
investigadores ocasionales- que acuden a los
archivos con el único fin de aprobar una
asignatura para la que es preceptivo hacer
prácticas sobre documentos de nuestros
depósitos. Su meta no está en la investigación
y su paso por las salas de trabajo es obligado
y de mero trámite. El manejo de algo, tan
insustituible
como
son
las
piezas
documentales, por personas no preparadas
para ello, creo que hay que tenerlo en cuenta.
Habrá que buscar soluciones porque tampoco
se puede negar a esos investigadores en
ciernes el manejo de la documentación, y
aquéllas pueden estar en el microfilm o la
fotocopia. Actualmente hay series dentro de
Siendo
todos
estos
problemas
importantísimos, quiero insistir en los que
Córdoba, Argentina, 1980, pags87-91 y <<boletín
del Archivo General de la nación >>, VOL LXXI N os
240-241, Caracas, enerodiciembre, 1981, pags813.
7
En España los usuarios que han obtenido servicio
de los archivos del Estado han alcanzado la cifra de
111.735 en 1974, lo que supone 14.817 más que
en 1973. En 1975 la cifra ha llegado ha 116.636, o
sea 4.901 más que en 1974. Cfr. CORTEZ
ALONSO. VICENTA: Los Archivos Dependientes
de la Dirección General del Patrimonio Artístico y
Cultural, 1974 y 1975. <<Boletín de Archivos>>, no
1, Madrid, enero- abril, 1979, Págs. 45-90
Vid. Tb. De la misma autora: Notas sobre la
investigación
en
el
A.G.I
<<Archivo
Hispalense>>.LXVIII, nos207-208, Sevilla, 1985,
págs. 197-221.
8
CORTES ALONSO. Vicenta: Función de los
archivos y recursos humanos, Revista de
Educación, n.° 235, 1974. págs. 72-83.
9
CORTES ALONSO. Vicenta: Los Archivos
dependientes... Ob. cit
10
HEREDIA HERRERA, Antonia: Un peligro para la
conservación: el acceso masivo a los fondos
documentales, <<Boletín de Archivos>>, n.° 4,
Madrid, 1980.
71
descripción son los documentos o sus
agrupaciones. Con esas agrupaciones, que ya
tratamos de dejar identificadas, se pueden
establecer tres apartados:
algunas secciones facticias (pergaminos,
mapas, estampas, pianos) que se sirven
habitualmente para su manejo en forma de
reproducciones aunque la consulta del original
no esté descartada para comprobaciones.
1º Archivo, fondo, sección de fondo,
sección histórica de archivo.
2º Series documentales.
3º Piezas singulares, unidades
archivísticas.
Aparte de aquellos casos, es innegable que la
utilización reiterada de los fondos por los
profesionales de la investigación ha de incidir
en su conservación. El facilitar el acceso a
estos documentos mediante un mayor y
efectivo número de instrumentos, cubrirá un
doble objetivo: abreviar la tarea del
investigador, reduciéndole las búsquedas y
localizaciones largas e infructuosas que
machaquen las piezas documentales y, como
consecuencia, evitar o, al menos, disminuir su
deterioro.
Estos tres apartados obedecen a una escala
jerárquica, de mayor a menor, en las que cada
una de las agrupaciones está contemplada por
su personalidad plena. Hemos excluido en este
caso a las secciones documentales por
entender que éstas son subdivisiones de un
fondo, de una sección de fondo o de una
sección de archivo.
Estamos todavía lejos, para la mayoría de los
archivos, de salas de investigación sin papel
donde la consulta se haga solo a través de
pantallas.
La descripción aplicada a cada uno de estos
tres apartados determinará un nivel de
profundidad en el análisis en relación con la
naturaleza de las agrupaciones que se
describen. Así describiremos en el primer
caso, un archivo, un fondo, etc.; en el
segundo, cada una de las series que integran
cualquier fondo, sección de fondo o sección de
archivo y para el tercero, los documentos
simples o compuestos.
Si la organización tiene una relación directa
con la conservación no lo es menos la que
tiene en esto la descripción en cuanto que de
una correcta planificación descriptiva se
eliminará, como hemos visto, la consulta
innecesaria y el manejo inútil de muchos
legajos por los investigadores que podrán ir
directamente a la noticia que les interesa
consiguiéndose para ellos un ahorro notable
de horas de trabajo.
Estos niveles, además responden. A las
diferentes necesidades de información de los
usuarios. Veamos:
2.2. Niveles de descripción v paralelismo con
las agrupaciones documentales y los
instrumentos de descripción.
-
No nos vamos a referir a niveles
administrativos o políticos que entrarían de
lleno en lo que seria una Administración de
Archivos. Ahora nos interesa centrarnos en los
niveles que exige cualquier programación
descriptiva para cualquier archivo, sea cual
sea el ámbito administrativo.
-
Alguien puede necesitar conocer en
qué archivos españoles hay fondos con
documentos americanistas.
Pueden interesarle las disposiciones
de la corona española para México en
la primera mitad del XVI.
Le conviene localizar el titulo del virrey
Antonio de Mendoza.
Solo
desea
saber
si
hay
documentación sobre la pólvora.
Es claro que la información demandada es
mucho más amplia, más general y panorámica
en el primer caso que en los otros. La
necesidad en el primer caso se satisfará a
partir de una guía de los Archivos españoles o
de las Gulas de cada uno de ellos, en el
segundo con un inventario de la Audiencia de
Estos niveles guardan una relación estrecha
con las agrupaciones documentales de las que
nos
ocupamos
en
el
capítulo
4,
estableciéndose un paralelismo entre ambos.
Esta relación no es otra cosa que la
consecuencia de que el objeto de la
72
México, en el tercero con un Catálogo de los
cedularios novo hispanos y en el cuarto con un
índice incorporado a un banco de datos.
El resultado de la descripción se materializará
en unos instrumentos específicos, paralelos a
dichas
agrupaciones,
quedando
así
establecida la equivalencia entre niveles de
descripción, agrupaciones documentales e
Nivel
I
II
III
IV
Agrupaciones
documentales
Instrumentos
de descripción
Archivo
Guías
Fondo
Sección de fondo
Sección de archivo
Series documentales inventario
Piezas singulares
Catálogo
Unidades archivísticas
Existe hoy una tendencia a incluir como
resultado de la descripción en el primer nivel
los cuadros de clasificación de cada una de las
agrupaciones
documentales
que
están
integradas en dicho nivel, estimándolos como
otros instrumentos de descripción, por cuanto
pueden ser elaborados con independencia de
las gulas, aunque cuando éstas se
confeccionen hayan de ser incluidos en ellas.
Ya veremos cómo también guardan una
relación estrecha con los inventarios a los que
hay que añadir, hasta el extremo que los
cuadros de clasificación como introducción a
cualquier inventario vienen a convertirse en la
condensación de éstos.
De entrada he fijado el orden de los niveles de
descripción de mayor a menor, aunque pudiera
estimarse que podía establecerse a la inversa
por cuanto algunos cuando hablan de
agrupaciones documentales van de lo singular
a lo global.
índice
El orden no puede ser arbitrario. Importa y es
necesario determinarlo, por cuanto de dicho
orden partirá el establecimiento jerárquico de
cualquier programación descriptiva. Me parece
equivocado establecer el primer nivel de
descripción
a
partir
del
documento,
materializado en un catálogo. Llevamos mucho
insistiendo en que hay que ir de lo general a lo
particular, ofreciendo una visión de conjunto
para descender luego. El catálogo es el
estadio final de la descripción y por tanto
estará en el tercer nivel. No podemos dejar de
plantearnos que para los archiveros el objeto
inmediato es el archivo, el mediato, los
documentos.
Internacionalmente hay una, aceptación
generalizada de estos tres niveles. Sin
embargo no suelen ser tan consensuadas ni la
estimación de las agrupaciones documentales,
como ya vimos al hablar de la terminología, ni,
sobre todo, la materialización de los
instrumentos que suelen multiplicarse, al
menos por lo que se refiere a las
denominaciones11 Tampoco entre nosotros
existe una adecuación total con lo expuesto.
Existe un cuarto nivel, que más que describir
identifica y localiza, que yo estimo auxiliar por
la dependencia que guarda con esos tres
instrumentos esenciales y que su única razón
de ser es la recuperación de información
contenida en cualesquiera de ellos.
2.3.
Los índices no guardan relación con las
agrupaciones documentales, sino con los
instrumentos resultados de la descripción y no
son diferentes para unos y para otros.
Plan de descripción.
La promoción y aumento de actividades
investigadoras y de gestión, pues no corren
paralelas al ofrecimiento de los instrumentos
de descripción por parte de los archiveros.
Existe una desproporción entre unas y otros.
Se hace inevitable una programación
descriptiva a nivel nacional, a nivel autonómico
y a nivel de centros para salvar esta situación.
11
Así quedó patente en el Coloquio
Internacional de archivística sobre Descripción, San
Sebastián (junio 1990). Francia quizá sea la que
ofrezca mayor multiplicación terminológica. Cfr.
HEREDIA HERRERA, Antonia: La descripción
documental: estado de la cuestión (en prensa),
No podemos ignorar que están publicados o
elaborados, sin editar, muchos catálogos,
obras analíticas y minuciosas, resultado del
73
tener inventariado correctamente el fondo, en
la línea de la normalización.
trabajo personal de muchos años de trabajo
que son elementos indispensables para
determinados
historiadores
que
hayan
escogido precisamente la parcela de que sean
objeto aquellos libros. Pero esas obras de
años, frente al servicio más generalizado de
información que tenemos la obligación de
ofrecer. Habrá que dejarlas para más adelante.
Hasta ahora nos estamos refiriendo a la
documentación histórica, es decir aquélla que
no tiene otra finalidad que la de servir de
fuentes de investigación. Pero hemos de
ocuparnos también de la documentación
reciente y actual, cuyo aumento es cada día
mayor, en razón de La magnitud burocrática de
hoy. Su numero es tal que de no tenerla bien
descrita, su conservación meramente física
resultará inútil Parece contradictorio que hoy
que tanto se valora la productividad, se pierdan
horas y horas en las instituciones tratando de
localizar antecedentes y datos para resolver y
tramitar expedientes. La descripción adecuada
de ese gran volumen documental ahorraría
esfuerzo y facilitaría la gestión de tal manera
que la Administración sería más eficaz y los
administrados estarían mejor servidos.
Hay, en esta línea, que estudiar los problemas
y necesidades de cada centro y planificar la
descripción en etapas sucesivas, para no
pasar a la siguiente sin haber cubierto la
anterior. Perogrullescamente hay que empezar
por el principio: por las guías y por los
inventarios y por último los catálogos. Ante
esto se puede objetar que en la mayoría de los
centros, refiriéndome a los servidos por
archiveros, están realizados los inventarios de
casi todos sus fondos. Pero, ¿responden
estos inventarios a una concepción archivística
actual y a las exigencias de hoy? Y en
segundo lugar, ¿están redactadas las guías e
inventarios suficientes?
Se ha dicho en alguna ocasión
instrumentos para qué usuarios?
¿qué
Para el primero y segundo nivel no cabe la
pregunta porque tanto la Guía como el
inventario se plantean como inevitables. Los
criterios
de
actuación
han
de
ser
contundentes. No es posible eludir como tarea
prioritaria para ningún fondo la confección del
inventario, sea cual sea el valor de sus
documentos. La única opción a este nivel será
en el caso de un archivo con varios fondos
determinar por cuál se empieza primero. Así
en un archivo municipal habrá irremisiblemente
que iniciar la inventariación por el fondo
municipal, dejando para más adelante, por
ejemplo, los protocolos notariales o las
colecciones en él depositadas.
No podrá seguirse adelante si para cada uno
de los fondos o de las secciones de fondo de
un archivo no están confeccionadas sus guías
y, revisados y actualizados los inventarios.
No quiere decir esto que los inventarios
antiguos, que hasta ahora han sido elementos
de
trabajo
indispensables
para
los
investigadores y archiveros, hayan de ser
arrinconados v eliminados. Hemos de partir de
ellos, pero rectificándolos y mejorándolos. Así,
habremos de cambiar descripciones erróneas
de series o de legajos, o descripciones
incompletas por falta de datos precisos
mínimos como pueden ser los de la tipología y
tradición documentales. El autor y el
destinatario, o descripciones incorrectas por no
coincidir con la realidad de las fechas
extremas. Habrá que unificar las descripciones
de las series homogéneas. Habrá que hacer
índices sobre las descripciones correctas y
reformadas. Todo ello respetando la actual
ordenación y numeración de las unidades de
instalación.
En este segundo nivel de descripción, por
obligatorio, no tiene cabida la participación del
usuario.
En el tercer nivel, el correspondiente a la
catalogación, si entran en juego determinados
criterios de actuación por cuanto la
catalogación no es obligatoria y sólo se
planteará su conveniencia según los casos.
Estos criterios afectan al valor de los
documentos, a su volumen y a los intereses de
los usuarios cuya demanda estará marcada
No resultaría ajustada a una planificación
descriptiva iniciar tareas de mecanización sin
74
solo dependerá del interés informativo de las
mismas y de su demanda.
por las corrientes historiográficas. Solo en este
nivel cabría plantearse La incidencia de los
usuarios y establecer prioridades.
Por lo tanto, una planificación descriptiva en
cada centro necesitará en primer lugar de la
elaboración de un inventario por cada uno de
los fondos documentales, completado con una
guía, después la redacción de los catálogos de
las series que, tras su valoración, se estimen
dignas de aquéllos, ya que existen series cuya
descripción puede acabar en la inventariación
y no precisan de una particularización mayor.
Una serie de memoriales o de peticiones es
probable que no hayan de catalogarse, en todo
caso será suficiente un listado de los nombres
de los peticionarios.
En este tercer nivel hay otro factor a tener en
cuenta: los altos costos que conlleva
describirlos.
En cuanto al orden de importancia, como
tendremos ocasión de ver, no hay diferencia
entre ellos, lo que si de preferencia jerárquica
del primero respecto del segundo, en cuanto a
la elaboración y establecimiento de un
programa descriptivo. Sin embargo, la mayoría
de los archiveros —me incluyo entre ellos—
hemos iniciado nuestras tareas técnicas por
los Catálogos o en todo caso hemos visto en
ellos nuestra culminación profesional. Pocos
han empezado por los inventarios, por
considerarlos quizá tarea de menor categoría.
De hecho hemos contado con los existentes de
antiguo, sin detenernos siquiera a considerar si
éstos gozaban de la calidad de tales. No nos
hemos parado a analizar su función primordial
como instrumentos primeros y principales del
quehacer del archivero y si respondían a una
normativa adecuada de elaboración, de ahí el
gran número de Variantes que los autores les
dan (analíticos, esquemáticos, sumarios, de
resúmenes, etc.). En adelante no podremos
limitarnos a ofrecer y enumerar las
características de unos inventarios o de unos
Catálogos existentes, pero que no son tales.
La elaboración de los catálogos exigirá
también una jerarquía que ira desde las series
con información de interés más general
(disposiciones, reglamentos, por ejemplo) que,
lógicamente, son las de mayor demanda a las
de interés más concreto (expedientes de
confirmación de encomiendas, expedientes de
concesión de naturalezas).
El planteamiento para archivos organizados e
inventariados de antiguo, será algo diferente
porque no podremos empezar de cero. La
reclasificación y la reinventariación serán los
objetivos de la primera etapa, en cada fondo,
que podrán cubrirse en un espacio de tiempo
asequible y en muchos casos bastante corto.
Luego vendrá la segunda "etapa, mucho más
lenta, pero que no deberá iniciarse sin haber
cumplimentado la primera, en todos y cada
uno de los fondos. La reordenación de las
series, el vaciado de datos y confección de
listas para la mecanización y la redacción de
catálogos para series específicas, por su
importancia, serán a grandes rasgos los
objetivos a llevar a cabo en este segundo
momento.
2.4.
Estadios o etapas en un plan de
descripción.
La descripción en cualquier archivo, los más,
los menos consultados, comprende dos
estadios
que
han
de
programarse
sucesivamente: La inventariación tras la
clasificación de cualquier fondo y la
catalogación, después de La ordenación de las
series.
Nunca la descripción de colecciones se hará
en primer lugar.
Cada fondo precisa de un inventario que refleje
la totalidad de su conjunto documental. En
cuanto a las series que integran dicho fondo
aunque cada una de ellas sea conveniente
ordenarlas y sean susceptibles de catalogarse
no por ello requerirán obligatoriamente la
confección de un catálogo, cuya necesidad
Es importante, sobre todo en el caso de
archivos en formación es el caso de los
archivos generales de las Autonomía la
adscripción de los conjuntos documentales a
fondo o sección de fondo, al existir dentro de
75
las Direcciones Generales, Patronatos y
entidades con autonomía que podrán
considerarse secciones de fondo y para las
que habrá que aplicar una planificación
descriptiva independiente y completa.
2.5.
De ninguna manera podemos contentarnos
con el uso restringido que supone una copia
mecanográfica de un inventario, existente solo
en el centro, o con los ficheros de un catálogo.
Desgraciadamente gran parte de los
instrumentos de nuestros archivos, incluidos
los generales, tienen esta limitación y no
podemos olvidar las palabras que hace años
escribiera D. Antonio Rodríguez Moñino
afirmando que los archivos públicos no
cumplen su misión si se limitan a conservar
celosamente sus fondos o a confeccionar
ficheros, sino que es <<absolutamente
inexcusable que se impriman los catálogos13
que se elaboren>>.
Difusión y publicación.
Una planificación descriptiva no estará
completa si no se difunden los resultados
obtenidos
mediante
los
instrumentos
elaborados a través de un plan editorial
conveniente y suficiente. La conveniencia
estará sustentada sobre la jerarquía inherente
a la programación descriptiva. No sería
conveniente la edición de un catálogo de
correspondencia de un virrey del Perú o de los
privilegios concedidos a un determinado
hospital, sin estar editado el inventario de la
Audiencia de Lima o el del mencionado
hospital. La suficiencia vendrá determinada por
el conocimiento de la amplitud de la tirada en
virtud de la demanda, de su distribución y por
la elección de un formato y composición
adecuados que favorezcan el inmediato
acceso a la información. No hay nada más
ingrato para el que los utiliza que un inventario
o catálogo confuso de exposición y formato.
En este sentido se pronuncia Vicenta Cortés
cuando nos dice que la descripción para ser
realmente provechosa ha de publicarse.
Ahora bien, con ser necesaria la publicación
de los instrumentos de descripción no es esta
condición esencial de su naturaleza. Digo esto
frente a los que sostienen y consideran solo
como tales a los editados Existen algunos
manuscritos que esperan la imprenta por
dificultades presupuestarias y que revisten
todas las características de los mismos
aunque no dispongan de una difusión más
amplia, que seria lo conveniente.
Este complemento editorial es de tal manera
necesario que está comprobado que el mayor
número de consultantes de una sección en un
archivo puede depender de los instrumentos
que sobre ella estén elaborados y que faciliten
su conocimiento, su acceso y su control12
3. Problemas terminológicos de los
Resumiendo podemos decir que una
planificación descriptiva:
Como en tantas ocasiones la falta de precisión
terminológica vuelve a plantearse, ahora,
incluso, con más intensidad.
a) Es
sintomática
de
una
buena
organización.
b) Ayuda a la conservación de los fondos.
c) Facilita el acceso a los documentos.
d) Favorece el control por parte del archivero.
e) Ahorra horas de trabajo al investigador v le
ayuda en su investigación.
f) Reduce el desnivel entre la demanda de
los investigadores y el ofrecimiento de los
archiveros.
g) Agiliza la gestión de la institución
productora.
Los términos <descripción> e <instrumentos
de descripción> no están aceptados con
carácter general. Más el primero que el
segundo.
Del mismo modo que al hablar de clasificación
y ordenación veamos como un sector
profesional tomaba como una sola la operación
denominada ordenación en la que se incluía la
13
RODRÍGUEZ MOÑINO. A: Introducción al
Catálogo de memoriales presentados al Consejo de
Indias, 1953.
12
CORTÉS ALONSO, Vicenta: Notas sobre la
investigación... Ob. cit. nota 8.
76
clasificación, ahora hay otro sector que ha
identificado o ha polarizado a la descripción en
torno a la catalogación, hasta tomar a ésta
como sinónima de descripción. Craso error no
desterrado14
<<instrumentos de trabajo>> e <instrumentos
archivísticos>> o de archivo resultan muy
amplias al poder incluir, por ejemplo, la
lámpara de cuarzo o la lectura de microfilm en
la primera acepción y en la segunda, tanto un
directorio de archiveros, como un inventario de
edificios y solares disponibles para archivos; la
designación de instrumentos de investigación
reduce el campo a los archivos históricos, ya
que en los administrativos existiendo también
necesariamente instrumentos elaborados por
el archivero no suelen utilizarse con fines de
investigación, sino de gestión; la denominación
de <<auxiliares descriptivos>> quizá minimice
su verdadero valor; la de <<instrumentos de
información>>18 al estar el término información
muy ligado genéricamente a las Ciencias de la
Información y en especial al mundo
periodístico y de los medios de comunicación
social, quizá desvirtué su exacta significación;
la denominación de <<instruments de
recherche>> aceptada por los franceses19 con
el significado de búsqueda o localización
tampoco se identifica con la de <<Instrumentos
de descripción>> por la que yo me inclino, si
aceptamos el término descripción como tarea
específica del archivero y como concepto que
abarca la actividad de hacer posible el
conocimiento
y localización de los
documentos
tras
haberlos
identificado,
después de enumerar sus caracteres externos
e internos.
Me he pronunciado en más de una ocasión15
por la aceptación sin reservas del término
descripción para identificar nuestra forma
específica de análisis de los documentos de
archivo. Si nos fijamos, el uso del término a
secas por los documentalistas se hace de
forma genérica, de la misma manera que
cuando nosotros utilizamos el término análisis.
Pero si quieren precisar hablan de descripción
bibliográfica, que nada tiene que ver con
nuestra, descripción archivística.
En cuanto a los instrumentos cuyo fin es la
descripción, reciben variadas denominaciones
genéricas: de <<catálogos>> por los
norteamericanos; de <auxiliares descriptivos>
por la Escuela de Archiveros de Córdoba
(Argentina); de <instrumentos de localización>,
<<de información>> <<de descripción>>, <<de
trabajo>> o <<de consulta> en España de
<<instrumentos de investigación>>16 en
algunos trabajos de la UNESCO, no faltando
otras
designaciones
como
las
de
<<instrumentos
archivísticos>>
o
<instrumentos de divulgación del material de
archivo>>17. Los canadienses utilizan dos
voces: de recuperación en los archivos
corrientes, de investigación en los históricos.
Me atrevo a manifestar mi opinión ante tal
variedad nominativa. El término <<catálogo>>
queda,
según
mi
criterio,
totalmente
descartado, al poder ser precisado y delimitado
frente al inventario y a la guía; las variantes de
Los instrumentos de descripción deben ser
tomados como resultado de una operación de
análisis específico de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones.
La problemática particular de la terminología
por lo que respecta a los instrumentos, quedó
expuesta,
después
del
V
Congreso
Internacional
de Archivos, celebrado en
Brúcelas, cuando Carmen Crespo apuntaba su
sorpresa al constatar que no existía un criterio
fijo para precisar lo que era una guía, un
inventario y un catálogo. La falta de fijeza de
conceptos, ha Llevado a muchos a enumerar
los instrumentos archivísticos en este orden:
catálogos, guías, índices e inventarios,
14
Cfr.
Mayaus,
Antoni;
Prades,
Isidre;
L’ensenyament de l’Arxivistica, <<LLIGALL>>,
1988, pág. 186.
15
Heredia Herrera, Antonia: La descripción
documental: estado de la cuestión. <<Actas del I
Coloquio Internacional de Archivística>>. San
Sebastián, 1990 (en prensa).
16
Así figura en un estudio RAMP de la Unesco:
Directrices metodológicas relativas a la preparación
de las Guías Generales de Archivos Nacionales, de
Francoise Hildesheimer. París, 1983.
17
Crespo Nogueira, Carmen: Terminología de
archivos: instrumentos de trabajo, <<Homenaje a
Federico Navarro>>, Boletín de ANABAD, 1973,
pág. 89.
18
Cortés Alonso, Vicenta: Manual de Archivos
Municipales, ANABAD, Madrid, 1982, pág. 82
19
Ministere des Affaires Culturelles: Manuel
d’Archivistique, Paris, 1970, pág. 243
77
Inventario, guía y Regesto21 que aunque casi
coincide con lo que nosotros defendemos no
se ajusta al orden enumerativo que
mantenemos, y en cuanto a la denominación
de Regesto, difiere de la de Catálogo.
siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a
lo que han estimado la importancia de mayor a
menor. Criterio de prioridad que aun persiste,
cuando lógicamente habían de enumerarse por
orden de elaboración en el tiempo, siguiendo
un orden inverso.
Lodolini destaca entre estos tres instrumentos
esenciales para el archivero: la Guía General y
el Inventario22 y da al inventario la primacía que
defiendo hace bastantes años y que no todos
comparten.
Quiero partir de la eliminación de conceptos
tan generales como los de <<catálogos>>
utilizados por los norteamericanos o los de
<<inventarios>> preferidos por los franceses
para tratar de precisar los diferentes
instrumentos.
Los
anglosajones
hablan
también de <<a finding aids>>.
Es un hecho que bastantes de los
instrumentos
publicados
bajo
la
responsabilidad o autoría de profesionales no
ofrecen ni por su designación, ni por su
elaboración unas características definidas que
ayuden a precisar la diferencia entre ellos,
sobre todo cuando se trata de inventarios y de
catálogos. No pocas veces se denominan
inventarios obras que son claramente
catálogos y viceversa o mezclan en su
redacción los criterios de los segundos en una
obra denominada arbitrariamente con uno u
otro nombre.
Insisto en que los norteamericanos emplean el
término <<catálogos>> o <<finding aids>>
como los instrumentos elaborados por el
archivero que engloban tanto a los inventarios,
como a los catálogos; los franceses se inclinan
por la palabra <inventario>> con una
significación general que incluye tanto el
inventario (concebido por nosotros) como el
catálogo (donde las piezas son descritas una
por una) llamando al primero <<inventario
sumario>> y al segundo <<inventario
analítico>>20 No podemos olvidar, entre
nosotros el término <<regesto>> utilizado con
frecuencia por los medievalistas y los notarios
para documentación notarial que no es ni más
ni menos que un catálogo aunque sus asientos
suelen ofrecer los datos en diferente orden del
propugnado por nosotros. Otro término
indeterminado, utilizado como sinónimo de
catálogo, es el de repertorio.
La razón de ser de estas tendencias v
realidades ha estado por una parte en la
ausencia de precisión, incluso conceptual de
nuestros principios, en el confusionismo
terminológico y en la falta de delimitación de
nuestros instrumentos básicos y ha estado por
otra parte en una carencia de planificación
jerárquica que estableciera prioridades de
tareas a realizar y que, no hay duda que de
existir, no empezaríamos por confeccionar
Catálogos, cuando están por redactar o mal
redactados los Inventarios.
Otra confusión deriva de los títulos o
denominaciones dados en las ediciones de los
instrumentos que tienen su propio nombre y
que llaman, por ejemplo: <<Documentos>>
para designar a un catálogo.
Es necesario, pues, que delimitemos cada
instrumento de descripción fijando su objetivo y
utilidad preferentes, estableciendo su relación
con la organización, señalando Las normas
para su elaboración. Esto en primer lugar, y en
segundo se hace precisa una actitud crítica
respecto a los ya elaborados y publicados
viendo cuáles responden al concepto que
pretenden.
Decididamente la enumeración de los
instrumentos de descripción por orden de
elaboración en el tiempo será: guía, inventario
y catálogo. Como instrumentos auxiliares los
índices, los registros, las listas, las relaciones
sumarias y. con consideración independiente
los censos.
21
PRATESI A.: Inventari e al tri strumenti di corredo
al servizio della scienza, <<Archivi e cultura>>, VVI. 1971-1972.
22
LODOLINI Elio: .Archivística. Principi e problemi,
Milano. 1984, pág. 172.
Entre los italianos: Parteéis, considera que los
instrumentos pueden reducirse a tres:
20
Ob. Cit. Pág. 243
78
la topología documental. Esta simplificación
que no permitirá suprimir datos se supondrá
una descripción apresurada, hoy respetote
ayer, lo que ocurrirá es que la adscripción a
determinada topología llevará implícitos los
datos que le son propios.
4. <<Descripción automatizada>>
Resulta un poco peligrosa esta terminología,
ya que solo a determinados aspectos de la
descripción, como es el caso de los índices,
puede aplicárseles la automatización, y ya
veremos los problemas que ésta plantea.
La normalización habrá de partir de las normas
para cada uno de los niveles de descripción.
Habrá, pues una normalización de las Guías,
otra de los inventarios, otra de los catálogos y
otra de los índices. En cada caso habremos de
elaborar u modelo de ficha de descripción y
aunque existan recelos acerca de su
posibilidad, hay que apostar por ella.
La automatización de la descripción en general
exigirá antes normalización. Conviene por
tanto hablar de descripción normalizada, para
después hablar de descripción informatizada.
5.
La normalización de la descripción23.
Está
en
proceso
de
discusión
y
experimentación la norma internacional ISAD
(G), de aquí mi propósito de no incorporar el
tema a este capítulo. Pero si referirme a una
bibliografía reciente en España:
En teoría, la normalización para el profesional
de archivos es piedra de toque para su trabajo,
especialmente por lo que se refieren la
descripción y no por virtud de la aparición de
los ordenadores. Estos lo que han venido a
constatar es que los archiveros que tenían que
haber hecho de la norma su evangelio, no han
rentabilizado sus posibilidades de trabajo
archivístico en esa línea y pretenden
incorporarse ahora al milagro de la informática
para salvar su fallo.
Heredia Herrera, Antonia: La Norma ISAD (G) y su
terminología, análisis, estudio y alternativas.
<<Normas>>, ANABAD, 1995.
C.I.A.: ISAD (G) Norma internacional de descripción
archivística, versión española preparada por Luis
Martínez García, Rosana de Andrés Díaz y Victoria
Arias Roca, Ministerio de Cultura, 1995.
Normalizar la descripción, no es nada nuevo,
sino solo aplicar las reglas de dicha
descripción a las que no hemos de renunciar.
Los Bibliotecarios lo han hecho ¿por qué no
nosotros? Aunque hay quienes piensan que en
archivos normalizar es cambiar, transformar o
incorporarse a los criterios informáticos o
documentalistas.
Para que la normalización sea tal han de ser
estudiadas las reglas y aceptarlas por la
mayoría. No es cuestión de elaborar normas
en nuestro trabajo para nuestro centro, hemos
buscar la generalización con la aceptación y
aplicación de las mismas, consensuadamente.
La
normalización
de
la
descripción
rentabilizará nuestra tarea simplificándola. La
simplificación vendrá de la mano del estudio de
23
HEREDIA HERRERA, Antonia: Descripción v
NORMALIZACION, <<Actas del Coloquio
Internacional de Archivística>>, San Sebastián,
1990 (en prensa); COOK, Michael:
Manual of Archival description. Gower, British
Library, Board, 1989.
79
CAPÍTULO V
LA PREPARACIÓN DE ÍNDICES Y CATÁLOGOS
primera vez, un año después. Una edición
posterior que salió en 1882, es en gran parte el
fruto de la labor cooperativa de varios
bibliotecarios. Los métodos modernos para
preparar índices mediante el uso de tarjetas o
fichas, se desarrollaron en las décadas de
1870 y 1880, fechas en que el Library Bureau
puso al alcance de las bibliotecas el mobiliario
y otros efectos necesarios para adoptar el
sistema nuevo, y que también coinciden con el
establecimiento de numerosas sociedades o
grupos interesados en promover la preparación
de Índices.
Hay dos escritos para describir documentos
que deben prepararse en fichas en vez de
páginas, es decir, en forma de libro. Estos son
los índices y los catálogos.
Los términos “índices” y “catálogos” con
frecuencia se usan indistintamente porque en
efecto ofrecen algunas semejanzas. Tienen,
por ejemplo, la misma forma física y hasta
proporcionan la misma información sobre el
contenido de los documentos.
Empero, hay una diferencia bastante
importante, y ésta se refiere principalmente a
la manera en que son identificados los
documentos. Los catálogos los identifican
proporcionado información sobre la entidad
que los produce. Su tipo documental, el lugar y
fecha de confección, y la cantidad. En cambio,
los Índices identifican los documentos
simplemente indicando el nombre o la sigla de
la entidad productora. Los Índices, también
identifican el contenido de los documentos
pero generalmente no proporcionan ni datos
bibliográficos ni biográficos.
Las últimas y excelentes observaciones sobre
la confección de Índices para impresos son las
de Martha Thorne Wheeler y Bertha E.
Josephson (1).
Los
Índices
para
documentos
deben
distinguirse de los índices para obras
impresas. Tanto las técnicas que se siguen
como los temas que se identifican en los
Índices para documentos, son diferentes de las
técnicas y de los temas que se toman en
cuenta al preparar Índices para impresos.
Las diferencias entre los Índices y los
catálogos provienen de los diferentes objetivos
uno persigue. Los Índices se preparan con el
fin de indica; el lugar dentro de los documentos
donde puede encontrarse información sobre
citados ternas. Su objetivo no es el de describir
los documentos, como es el de los catálogos,
sino que su fin es solamente de identificarlos
en relación con un tema. Los índices son,
pues, un instrumento localizador; los catálogos
son escritos descriptivos, aunque es obvio que
también pueden utilizarse para localizar
información.
Las fichas o tarjetas aparentemente fueron
utilizadas en Francia por primera vez para la
confección de Índices referentes a obras
impresas. Fue el Abad Rozier, quien en 1775
empleaba fichas en la redacción de un Índice
para las memorias custodiadas en la Academia
de Ciencias en París (2).
Los métodos para preparar índices fueron
desarrollados a principios del siglo XIX y están
reflejados, en gran parte, en las actividades de
la Historial Society de Massachussets, la
primera de tales sociedades históricas que se
I. INDICES
1
Martha Thorue Wheeler, indexing: Principles,
Rules, and Examples (Albany, N. Y.,1942) (New
York State Library, Bulletin 20.50); Bertha E.
Josephson, “Indexing”, American Archivist, 10:
133.150 (Apr. 1947).
2
M. S. R. James, “The Progress of the Modern
Card Catalog Principle”. The Library and its
Contents, ed. by Narriet Price Sawyer (New York,
1925), pp. 331-38.
En los Estados Unidos, las técnicas relativas a
la preparación de índices, según hemos visto,
se
desarrollaron
principalmente
como
consecuencia de las actividades de William F.
Poole, quien en 1847 inició la tarea de redactar
el Index to Periodical Literature (Índice para la
literatura periodística), obra que se publicó por
80
que empleamos actualmente (9). El extenso
índice de los papeles de Timothy Pickering
(1745.1829), publicado por la sociedad
histórica bajo el título Collections, fue
redactado en fichas, y se compone de un
Índice por materias, en el que se resumía el
contenido de cada documento; además se
preparaban fichas para cada tema importante y
se incluía un índice onomástico que según el
juicio de entonces, tenía “gran utilidad para los
genealogistas y biógrafos” (10).
estableciera en los Estados Unidos. En 1791,
año de su establecimiento, esta sociedad
adoptó reglamentos estipulando “que todos los
papeles deben ser marcados, numerados, y
luego colocados dentro de cajas, a las cuales
también se les asignar números y que cada
caja incluirá una lista de los papeles que
contiene”(3). Sin embargo, este método que
corresponde a los mejores de nuestros días,
fue pronto reemplazado por el de encuadernar
los documentos, catalogar los volúmenes y
luego preparar Índices para lo contenido en
cada volumen (4). Las primeras colecciones de
Importancia en que se puso en práctica este
último método fueron la de Thomas
Hlutchinson (1711-1780) gobernador de la
colonia de Massachussets, cuyos papeles
fueron encuadernados en 1822(5), y la de
Jonathan Trumbull (1710-1785), encuadernada
en 1824(6). Los índices referentes a los
volúmenes de Trumbull fueron “preparados
cuidadosamente a fin de que fueran de utilidad
para los historiadores” (7). El procedimiento de
encuadernar los documentos, catalogarlos y
preparar un índice, fue reconocido en los
reglamentos adoptados en 1849, los cuales
estipulaban que los documentos debían
“ordenarse, encuadernarse, y luego preparar
un índice para cada volumen, y que tales
índices se combinarían en uno solo, cuando
esto fuera práctico” (8). Mientras que no se
hace mención de la preparación de índices en
los reglamentos, subsiguientes no por eso se
abandono su redacción. En 1864, se empezó a
usar papeletas para la catalogación y según
parece, también para la redacción de Índices:
desde 1878 se han utilizado fichas como las
El método utilizado por la Massachussets
Historical Society de encuadernar los
documentos sueltos y luego preparar un Índice
para los mismos, fue adoptada por la mayor
parte de las sociedades históricas del siglo
pasado. En la New York State Library, los
papeles de Sir William Johnson (1738-1790), la
primera colección adquirida por el estado de
Nueva York, fueron encuadernados en 1850, y
más tarde se prepararon un índice y un
catálogo cronológico, y por fin fueron
publicados (11). Lyman C. Draper de la
Wisconsin Historical Society, una de las
primeras y más importantes sociedades
históricas en el medio este, reunió materiales
de diversas fuentes con avidez. Draper los
encuadernó y preparó Índices para la
colección referente a pioneros y Hermes
fronterizos, labor a que se había dedicado aun
antes de asociarse con la Wisconsin Historical
Society. En 1851, escribió que había pasado el
año anterior “ordenando los documentos a fin
de encuadernarlos, numerando las páginas, y
preparando los respectivos índices y otros
detalles minuciosos que hacen de ello una
ocupación laboriosa” (12).
3
Massachusetts Historical Society, Proceedings,
1791-1835 (Boston, 1879), vol. 1, series 1, p. 16.
4
M. H. S., Proc., 1835-1855 (Boston, 1880), Vol. 2,
ser. 1. Benjamín R. Nichols fue quien primero
encuadernó los documentos y preparo los
respectivos índices, en 1822. Joseph B. Felt es el
primer individuo empleado para encuadernar los
documentos y preparar índices.
5
M. H. S., Proc., 1791.1835, Vol. 1. Ser. I, p. 342.
Véase también Proc., 1867.1869), (Boston, 1869),
Vol. 10, ser. 1, p. 117.
6
M. H. S., Proc., 1791-1835, Vol. 1. Ser 1, p. 373.
7
M. H. S., Proc., 1835.1855, Vol. 2, 8cr. 1, p. 357
Para la labor descriptiva de los papeles de
Trumbull, véase también las páginas 130, 223, y
229.
8
Ibíd., Vol. 2, ser 1, p. 433.
9
M. H. S., Proc., 1892-1894 (Boston, 1894), vol. 8,
ser. 2, p. 326.
10
M. H. S., Proc., 1890-1891 (Boston, 1891), vol. 6,
ser. 2, pp. 189 and 190. Véase también M. H .S.,
Proc., 1891-1892 (Boston, 1892), Vol. 7, ser., 2, p.
370.
11
New York State Library, Annual Report, 1854
(Albany, 1855), p. 8; ibid., 1863 (Albany, 1864), p.
6; ibid., 1865 (Albany, 1866), p. 7; ibid., 1866
(Albany, 1867), p.8; ibid., 1870 (Albany, 1871), p.
VIII; ibid, 1908 (Albany, 1910), voL 2, suppi. 5; and
University of the State of New York, Division of
Archives and History, The Papers of Sir William
Johnson (Albany, 1921), p. XIII.
12
Lester J. Cappon, ed., “Correspondence between
Charles Campbell and Lyman C. Draper,
81
El estímulo que recibieron los índices a fines
del siglo XIX por las sociedades que
promovían su confección así como por las
actividades de bibliotecarios, está reflejado en
una carta con fecha nueve de febrero de 1883,
dirigida al redactor del periódico Boston
Herald. Dicha carta observaba que las
reuniones
recientes
de
archiveros
y
Sociedades para promover la redacción de
índices, habían dirigido la atención de todo el
mundo a las deficiencias en la preparación de
índices para documentos públicos” (13).
catálogos que es el de describir los
documentos. Cuando se proporcionan datos
descriptivos innecesarios, se reducen, en gran
parte, las ventajas que ofrecen los índices.
La facilidad con que pueden identificarse las
unidades documentales depende de la
ordenación de los documentos y de los
símbolos asignados para su identificación. Si
el archivero ordena los fondos documentales
correctamente, si les asigna símbolos
apropiados a las colecciones documentales
intermedias, y a los documentos individuales,
la tarea de identificarlos es fácil, lográndose
solo con indicar en la ficha los símbolos
correspondientes.
La
ordenación
e
identificación adecuada de los fondos
documentales son los primeros requisitos para
la preparación de Índices eficazmente.
Los índices son el mejor instrumento para
proporcionar información sobre el contenido en
una pieza documental, y en particular lo
contenido en los documentos sueltos. Pueden
prepararse para piezas cuyos títulos no son
necesarios para destacar su naturaleza y
significación. Los títulos de documentos
individuales, es decir, el nombre de la entidad
productora, los tipos documentales, y los
lugares y fechas de confección a menudo son
necesarios para hacer conocer su importancia.
Empero, los títulos son importantes para
piezas documentales compuestas de varios
documentos, tales como diarios y libros de
cuentas. Cuando los títulos son de importancia
para revelar la valía de los documentos, es
aconsejable describir tales piezas en catálogos
en vez de índices.
Cada ficha debe contener datos sobre lo
siguiente para mostrar adecuadamente en qué
documentos se encuentra la información que
se busque: nombre del tema sobre el cual hay
información, y la identificación de los
documentos donde se encuentra la citada
información.
Los Índices pueden dividirse en dos tipos,
atendiendo a la información que contienen.
Estos tipos son: (1) índices onomásticos, en
los que figuran los nombres de personas, y (2)
Índices por materias, en los que figuran cosas,
fenómena y lugares.
Los índices son el mejor medio para
proporcionar información sobre determinadas
materias, cualquiera que sea la unidad
documental. Son el medio por el cual se da a
conocer información acerca de personas y de
lugares.
Índices onomásticos
Los índices por nombres de personas son de
utilidad para las investigaciones biográficas y
genealógicas, y además pueden utilizarse para
investigaciones históricas, ya que con
frecuencia esta clase de estudios también se
dirigen a personas.
Ya que los fines que persiguen los índices se
logran con sólo identificar los documentos, no
es necesario proporcionar otra información
acerca de los documentos además de la que
se requiere para identificarlos adecuadamente.
Por tanto, no es necesario consignar datos
adicionales, cosa que sucede con demasiada
frecuencia. El objetivo que persiguen los
índices es el de identificar los documentos, y
no debe confundirse con el objetivo de los
Los genealogistas son frecuentes consultantes
de fondos documentales y los Índices
onomásticos deben prepararse para facilitar
sus tareas. Empero, deben prepararse solo
para aquellas colecciones o grupos de
documentos
que
tienen
alto
interés
genealógico. Los repositorios que se interesan
principalmente en consultas genealógicas,
1846.1872”, William and Mary Quarterly, 3rd.
series, 3: 95 (Jan. 1946).
13
John T. Hassam, attorney, to editor, Boston,
Feb. 9, 1883
82
acaso deben preparar índices onomásticos
para todas sus colecciones.
han redactado Índices referentes a personas
que prestaron servicio militar durante la Guerra
Civil; en la Universidad de West Virginia se
preparó un Índice para los documentos de los
tribunales de condado(15); y en el Department
of Archives of Louisiana State University
(Archivo de la Universidad de Louisiana) se ha
confeccionado un índice para las colecciones
de papeles privados.(16)
El Archivo Nacional posee Índices -en
microfilm- para casi todos los nombres de
personas que recibieron pensiones por
servicios militares, Índices de gran utilidad
para los genealogistas. Desde 1943, la revista
Quarterly ha ido publicando, como números
especiales, el índice referente a pensionistas
de la Guerra de Independencia.
En la ficha del índice onomástico deben
consignarse dos elementos: (1) el nombre de
la persona, y (2) el símbolo (o Titulo) que
identifica la unidad documental que tiene la
información relacionada con el nombre. Ya que
son numerosos los nombres personales que
aparecen en los fondos de cualquier
repositorio, por pequeño que sea, los Índices
onomásticos deben proporcionar solo los datos
indispensables para identificar a la persona y a
la unidad documental. Normalmente la unidad
documental ha de identificarse mediante un
símbolo, sigla, o en forma abreviada del título.
El Archivo Nacional también pone al alcance
de investigadores índices referentes a
personas que recibieron concesiones de
tierras y de ciertas clases de personal militar.
Otras series de documentos de interés para
genealogistas son los censos de población;
hay índice onomástico solamente para el
censo de 1790. Otras series de documentos
para las cuales todavía no hay índices
completos, son las listas de pasajeros,
principalmente inmigrantes, y la serie de
pasaportes.
Según Margaret C. Norton, el método para
preparar Índices en la Illinois State Library
(Biblioteca de Illinois) es el siguiente:(17)
Los archivos de los diversos estados han
preparado índices para documentación que
tiene datos referentes a personas que
recibieron concesiones de tierras, que
prestaron servicios militares, y documentos
demográficos (información sobre nacimientos,
casamientos, muertes) y otros de parecida
Índole. De especial interés en esta labor
descriptiva, es la realizada por el Maryland Hall
of Records (Archivo del Estado de Maryland),
donde ya se han redactado Índices para casi
todas las series importantes para estudios
genealógicos. En el Archivo del Estado de
Illinois, también se ha confeccionado, bajo la
dirección de Margaret C. Norton, un Índice que
incluye todos los nombres, más de un millón,
que aparecen en documentos estatales
anteriores a 1850(14). En la Connecticut State
Library (Biblioteca del Estado de Connecticut)
se ha preparado un extenso índice de los
nombres que aparecen en documentos
judiciales; la North Carolina Historical
Commission (Comisión de Historia de North
Carolina) y el Mississippi Department of
Archives and History (Archivo de Mississippi)
Se prepara una ficha para cada nombre que
aparece en un documento. En el primer
renglón de la ficha se escribe, en mayúsculas,
el nombre (el apellido primero) de la persona.
En el segundo renglón se consignan el nombre
del condado y de la ciudad de domicilio. En el
tercer renglón se incluye un resumen de los
datos biográficos in. Dispensables, en forma
concisa pero completa, para evitar la
necesidad de consultar el documento original.
El último renglón contiene los datos
bibliográficos. Las fichas están ordenadas de
acuerdo con el sistema Soundex que reúne los
nombres que tienen la misma pronunciación
tales como, Snyder, Snider, y Schneider,
aunque la ortografía sea diferente.
15
William D. McCain, "theh.. Relations of Archival
Depositories”, American Archivist, 3: 239 (October
1940)
16
West Virginia University Frirs report
of
the
Archivist of the Division of Documents,West Virginia
University 35-36 (Morgantown, 1936), p. 7.
17
Margaret C. Norton, "The Archives Department of
the Illinois State Library: Its Organization and
Illinois Libraries, 25: 231 (June 1943).
14
Theodore J. Cassady, “Record U ilings of
ILLIONIS State Archives”, illinois Libraries, 40 : 296
(April 1958).
83
el índice va a suplantar a los documentos
originales, haciendo innecesaria su consulta,
entonces es más que un simple Índice
onomástico. Puede decirse que es un “índice
especial” semejante al que fue redactado por
el Departamento de Guerra bajo la dirección
de Fred C. Ainsworth (1852-1934) a fines del
siglo XIX. En las fichas de este Índice se
consignaba la información procedente de toda
clase de documentos militares referentes al
servicio militar que presto cada individuo (20).
Estos datos fueron compilados a fin de atender
eficazmente las solicitudes de ex-soldados
para pensiones. Índices de este tipo, deben
complicarse para el uso de genealogistas
solamente cuando sea necesario proteger los
documentos evitando su manipuleo, o que se
desee prestar servicio de consulta con más
prontitud. Empero, programas de esta Índole
no deben iniciarse a menos que haya
seguridad de recursos monetarios para poder
completarlos. En el aso que un archivero tenga
que escoger entre la preparación de un Índice
que proporciona muchos datos sobre pocas
personas y otro que proporciona pocos datos
sobre muchas personas, él debe preparar a
este último.
Normalmente el nombre de una persona es
único, e identifica a la persona sin dificultad.
Sin embargo, cuando se trabaja con muchas
personas, los nombres empiezan a perder esa
calidad de “único”. Algunos apellidos ingleses,
tales como Smith y Jones, ocurren con
demasiada frecuencia. La Oficina del Censo,
en un estudio titulado, A Century of Population
Growth, incluye una lista de apellidos que
aparecen más de cien veces en el censo de
1790(18). Otros apellidos, como Snider, Snyder,
Schneider, ya citados por Margaret C. Norton,
tienen variantes. Una lista de tales apellidos y
sus variantes, está incluida en el libro titulado,
Standard Cross References of Proper Names,
publicado por Polk Directory Company (19). En
concreto, para identificar a personas
adecuadamente en un Índice extenso es
aconsejable proporcionar datos informativos de
la persona, además de su nombre.
Dicha información complementaria debe
proporcionarse solo cuando sea necesaria
para una identificación adecuada. No es
necesario proveer datos adicionales para
personas cuyos nombres no aparecen con
mucha
frecuencia.
La
información
complementaria debe limitarse a aquellos
datos indispensables para identificar a la
persona.
Por
tanto
datos
biográficos
minuciosos
acerca
de
una
persona,
normalmente no deben incluirse en un Índice
onomástico.
Índices por materias
Este tipo de índice proporciona información
sobre lo siguiente: lugares, corporaciones,
cosas, y fenómena normalmente los nombres
personajes, son excluidos.
El archivero debe determinar con criterio
selectivo las materias con relación a las cuales
ha de examinar los documentos para la
redacción del índice. La selección de materias
es una de las tareas más difíciles. La dificultad
es la misma que hemos encontrado en otros
aspectos de la tarea descriptiva -en la
confección de listas de encabezamientos de
materias, en la organización de las entradas
de la guía con relación a determinadas
materias; y en la preparación del índice para
una guía.
Puede
proporcionarse
información
complementaria relativa al lugar y fecha de los
documentos, cuando el compilador pueda
encontrarla sin mucha dificultad. Generalmente
estos datos son suficientes para identificar a
una persona adecuadamente.
Mis observaciones acerca de limitar la
información que se consigna en cada ficha
cálida, solo cuando se piense lograr los fines
propios de los índices es decir, el fin de
identificar los documentos que tienen datos
informativos sobre determinadas personas. Si
Demasiado tiempo se malgasta en la
preparación de Índices cuando las materias
18
U. S. Department of Commerce and Labor,
Bureau of the Census, A Century of Population
Growth (Washington, 1909), pp. 227-270.
19
R. L. Po)k & Co., Standard Cross References of
Proper Names (Detroit, 1928).
20
T. R. Shellenberg, Modern Archivies: Principles
and Techniques (Melbourne, 1956, Chicago, 1956),
pp. 86-87.
84
que han de incluirse no se seleccionan con
cuidado. En este particular, uno de los mejores
ejemplos de programas descriptivos que
malgastan el tiempo sin lograr resultados, es el
programa descriptivo en que figuran los
papeles de George Clinton (1739-1812), primer
gobernador de Nueva York. En 1853 el estado
de Nueva York compró los papeles de Clinton,
y votó la suma de dinero necesaria para
“ordenar, preparar índices, y encuadernar los
mismos” (21). Para 1855 se había redactado un
catálogo cronológico (calendar) que daba un
breve resumen de los principales temas (22).
En 1881 fue necesario votar más dinero para
“ordenar y redactar Índices para los papeles de
Clinton y otras colecciones históricas” (23).
George W. Clinton, descendiente del
gobernador, fue encargado de la tarea
descriptiva, la que inició “con celo patriótico y
cariño filial” (24). En su primer informe anual
expuso su concepto de los fines que debe
perseguir un Índice, en los términos siguientes:
“Los Índices deben ser como los que facilitan
el comercio y al mismo tiempo aumentan la
fertilidad de los suelos, sin salirse de su cauce.
Los Índices deben redactarse con el propósito
de hacer posible contestar con prontitud,
cualquiera pregunta que haga un consultante
razonable sobre lo contenido en los
documentos...“(25). En informe subsiguiente,
escribe que el Índice de los papeles de Clinton,
proporcionaría información sobre “los asuntos
de menor importancia” tales como, el
“razonamiento
y
espíritu
de
quienes
escribieron los documentos”, de “sus
observaciones y opiniones acerca de ciertos
individuos” (26). Más tarde confesó que su
empresa había resultado más difícil de lo que
la contemplaba al principio. George W. Clinton
murió en 1885 sin terminar su tarea descriptiva
-dejando unas dos mil páginas- “en estado que
tienen poca utilidad para los investigadores”
(27) según la opinión expresada por el primer
archivero de la Biblioteca del Estado de Nueva
York, George Rogers Howell (1853-1899). El
sucesor de Howell, A. J. F. van Laer
(1869.1955) describió la labor descriptiva de
Clinton en términos más favorables (28).
Hubert Howe Bancroft (1832-1918) también
luchó con el problema que presenta la
preparación de Índices por materias. A fines
del siglo XIX, Bancroft se asignó la tarea de
escribir la historia definitiva de la América
Occidental, para lo cual reunió una enorme
cantidad de libros y documentos. Dicho
material
incluía
diarios,
autobiografías,
entrevistas, narraciones por personas que
participaron en episodios históricos, estatutos
oficiales, material archivístico, y papeles
personales de toda clase. En sus memorias
tituladas Literary Industries, Bancroft escribió
que en sus anaqueles descansaban “toneladas
de documentación desordenada” (29) y que
materiales de índole y alcance semejantes,
jamás habían sido reunidos, colocados, y
consultados por un solo individuo, sin la ayuda
de sociedades o del gobierno” (30). La
operación más difícil, escribía él era la
búsqueda de los datos, pues en ese estado de
desorden, la documentación era de poca
utilidad. Para remediar la situación, el y sus
ayudantes iniciaron la redacción de Índices
con criterio bibliotecario, pero pronto se dieron
cuenta que este método no era práctico.
Bancroft declaró que tal índice “además, de
requerir demasiado tiempo y dinero, al
terminarlo, sería tan voluminoso y extenso que
no se lograran los fines deseados” (31). Como
consecuencia Bancroft inició otro método para
redactar índices, método que yo considero el
más idóneo para confeccionar Índices por
materias.
Bancroft escogió un número limitado de
materias amplias para formar la base de su
índice. Las materias abarcaban “todos los
conocimientos prácticos” (32) tales como
agricultura, antigüedades, arte, bibliografía,
botánica, comercio, drama, educación, etc.
21
State of New York, State Library, Annual Report,
1855 (Albanyu, 1856), p. 7
22
Ibid., 1855, p. 7. Véase también Ibid., 1881
(Albany, 1882), p. 145, para datos referentes a la
naturaleza del catálogo cronológico (calendar).
23
Ibid., 1881 (Albany, 1882) p.6
24
Ibid., p. 6
25
Ibid., p. 145
26
Ibid., 1883 (Albany, 1884)
27
Ibid., 1887 (Albany, 1888), p.X
28
Ibid, 1898-1899 (Albany, 1901
Hubert Howe Bancroft, Literary Industries (San
Francisco, 1890), p. 231.
30
ibid., p. 233.
31
Ibid., p. 238.
32
Ibid., p. 238.
29
85
Había un total de cuarenta o cincuenta
materias principales, cada una de ellas
identificadas mediante; literatura o sigla.
Para preparar un índice por materias, el
archivero, primero debe confeccionar una lista
de encabezamientos de materias con relación
a las cuales los documentos del repositorio
vayan a describirse en el Índice. La mayor
parte de los repositorios pueden utilizar
encabezamientos
de
materias
que
corresponden a las principales clases de
actividades humanas. Sugiero el uso de las
siguientes clases de actividades: Agricultura,
Asuntos Militares, Asuntos Sociales, Ciencia,
Comercio, Cultura, Gobierno, Industria,
Relaciones
Extranjeras,
Religión.
Los
repositorios que especializan en materiales
referentes a una actividad particular, deben
confeccionar una lista de encabezamientos de
materias especiales. Para archivos públicos,
las principales materias deben corresponder a
las principales funciones de la entidad
gubernamental. En la confección de las listas
de materias, es importante que (1) las materias
sean mutuamente exclusivas entre sí, (2) que
las materias sean de aproximadamente la
misma importancia, y (3) que una vez
confeccionada la lista, no se permita agregar
nuevas materias.
algún dato referente a cualquier materia que
integra la citada lista, dicha información se
consignaba en una ficha. Todos los
participantes en el programa empleaban las
mismas normas a fin de producir fichas
uniformes. Por ejemplo, en el primer renglón
de la ficha se escribía (en forma abreviada) lo
siguiente:
Agricultura. California, Sericultura, 1867, o
Antigüedades. Chiapas, Palenque...
En el segundo renglón de cada ficha se
consignaba el título del libro o documento,
indicando el número del volumen y la página
donde se encuentra la citada información. El
ejemplo ilustrativo que sigue es una
reproducción completa de una ficha por
materias:
Ind.
1847.
Situación geográfica, Carácter, Indumentaria, Manufactura
He aquí un índice conciso que se refiere a
información específica. La citada información
trata de los indígenas s por tanto corresponde
al encabezamiento general de Indios. Se
refiere en particular a los indios de
Tehuantepec y los describe según vivían en
1847. En términos más específicos, los indios
pertenecen a la tribu de Zapotecas. La
información trata de la región geográfica donde
éstos viven, de su carácter, indumentaria y de
los productos que manufacturan. La citada
información se encuentra en las páginas 848 y
849 del primer volumen de la obra titulada,
Progress of América, escrita por J. Macgregor,
y que fue publicada en Londres en 1847.
Una
vez
seleccionadas
las
materias
principales y los temas secundarios, Bancroft
procedió con la preparación del Índice,
operación que describe en los siguientes
términos:(34)
Cada persona ocupada en la tarea de preparar
el índice, recibía la lista de materias principales
junto con las respectivas subdivisiones (temas
secundarios), y un libro o documento cuyo
contenido tenía que examinar... Al encontrar
34
Zapoteca.
Macgregor, J.
Progress of America. Londres, 1847.
Vol. I, pp. 848-49.
Después de seleccionar las principales
materias que iban a figurar en su índice,
Bancroft redacto una lista de materias
secundarias (materias específicas) que eran
subdivisiones de las materias principales.
Dentro de la amplia materia “Agricultura” por
ejemplo, se incluían subdivisiones tales como,
“cría de ganado, suelos, frutas, así como otros
productos agrícolas” (33).
33
Tehuan.
Bancroft fue el primero que redactara índices
con relación a materias principales semejantes
a lo que yo he designado como principales
clases de actividades humanas o fenómena.
Dentro de cada materia principal, él
enumeraba los temas secundarios acerca de
los cuales deseaba reunir información. Este
método, escribió Bancroft es "ingenioso,
simple y eficaz” (35). Añadiendo que el índice
Ibid., p. 239.
Ibid., pp. 239-40.
35
86
Ibid., p. 239.
dirige al consultante “a todas las fuentes
informativas sobre la materia de su interés,
pues identifica innumerables temas en
términos prácticos” (36). En conclusión,
Bancroft dijo que “este simple método
ahorraría (al archivero) centenares de años de
labor en tareas descriptivas inútiles y sin
provecho” (37).
En el ejemplo que sigue, se reproduce una
ficha completa:
AGRICULTURA, Harvey Country, Kansas, 1879-1921
Temas secundarios: Cultivo del trigo; cría de ganado
(vacas, cerdos ovejas y de aves de corral (gallinas y
gansos); gastos y rentas (para cada producto agrícola);
sericultura; plantación de árboles frutales (moral y
sembrados de trigo (Turkey Red) molienda de trigo en
Alta Mill, Burrton, Kansas.
Tal vez sea aconsejable modificar ligeramente
las fichas del índice de Bancroft a fin de
confeccionar un índice para materiales
archivísticos.
Normalmente los temas secundarios pueden
identificarse
(1)
averiguando
de
qué
actividades trata la unidad documental, y (2)
averiguando qué corporaciones o cosas
figuran o son el objetivo de dichas actividades.
Las cosas y corporaciones son objetos bien
definidos y tangibles. Sin embargo, los
“objetos” pueden ser también indefinidos e
intangibles tales como ideas, opiniones,
sentimientos y conceptos. Aunque es posible
incluye en un índice objetos intangibles, es
preferible omitirlos a menos que sea posible
identificarlos con precisión. El archivero que no
lo haga, tendrá dificultades como las tuvo
George W. Clinton con la identificación de
conceptos tales como, “el razonamiento y
espíritu
de
quienes
escribieron
los
documentos”, y “las observaciones y opiniones
acerca de ciertos individuos”. En tal caso,
existe la probabilidad de que no sea posible
terminar el índice.
La identificación de la unidad documental que
vaya a describirse, debe hacerse por símbolo o
nombre, escrito en el ángulo superior izquierdo
de la ficha.
En el primer renglón de la ficha deben
consignarse los tres datos más importantes
sobre el contenido substancial de la unidad
documental. Estos son (1) la clase de
actividades humanas o fenómena de que trate,
(2) la región geográfica y (3) el periodo
cronológico. En otras palabras, el primer
renglón debe identificar lo siguiente:
(1) la materia principal
(2) el lugar, y
(3) las fechas de la unidad documental. He
aquí un ejemplo del primer renglón:
Cuando surja la necesidad de preparar un
Índice
para
temas
secundarios
muy
específicos, el archivero debe confeccionar
una lista de los mismos, como lo hizo Bancroft.
Para facilitar la tarea de seleccionar tales
temas o materias, pueden consultarse las
siguientes obras: Subject Headings Used in
the Dictionary Catálogo of the Library of
Congress (Encabezamientos de materias para
el catálogo-diccionario de la Biblioteca del
Congreso) y List of Subject Headings for Small
Libraries (Lista de encabezamientos de
materias
para
bibliotecas
pequeñas),
compilada por Minnie Earl Sears y revisada por
Isabel Stevenson Monro.
AGRICULTURA. Harvey Country, Kansas, 1879-1921
Los renglones subsiguientes deben utilizarse
para analizar los temas secundarios en
términos de (1) las actividades reflejadas en
los documentos y (2) las “cosas” y
corporaciones que figuran en la ejecución de
dichas actividades. Conviene recordar, que el
término “corporación” se refiere a toda clase de
instituciones, organizaciones y dependencias,
y que AGRICULTURA, Harvey Country,
Kansas, 1879-1921el término “cosas” se
refiere tanto a cosas naturales como
artificiales. Las cosas artificiales incluyen
edificios, maquinaria, mercancías, etc.; las
cosas naturales incluyen minerales, terrenos,
vegetales y animales.
36
37
El criterio bibliotecario debe seguirse para la
confección de catálogos por materias las de
fondos (documentales, en los catálogos
bibliotecarios,
la
“entrada
principal”
generalmente corresponde al nombre del autor
Ibid., p. 240.
Ibid., p. 240.
87
La necesidad de preparar fichas adicionales
resulta de que la unidad (documental trata más
de un asunto principal. Por ejemplo, si la
unidad
documental
se
refiere
a
la
AGRICULTURA tanto como al COMERCIO,
debe prepararse una ficha para Agricultura y
otra para Comercio, las cuales se ordenan
alfabéticamente por nombre de materia.
del libro. Cuando hay más de un autor, o el
libro trata de más de un tenia, se preparan
fichas adicionales y éstas se intercalan dentro
del fichero en orden alfabético. El nombre del
autor o del tema, adicionales, se escriben
directamente arriba de la entrada principal y se
coloca en el fichero en orden alfabético. En el
catálogo hay, pues, varias fichas con
información sobre un solo libro, colocadas en
orden alfabético para facilitar su búsqueda.
También es posible preparar fichas adicionales
para ordenarlas por región geográfica o en
orden cronológico.
88
OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
CAPÍTULO 15
1. Instrumentos auxiliares de descripción.
eficacia de los inventarios y de los catálogos
hasta el punto de que éstos últimos, sobre
todo, pierden su utilidad si carecen de ellos.
El título de este capítulo con la calificación
de auxiliares a os índices y a los tesauros,
bien podrías resultar sorprendente, por no
decir escandaloso, para los documentalistas
que les otorgan un protagonismo que
nosotros no le hemos dado. Protagonismo
justificado para aquellos por cuanto son el
resultado de su “análisis documental” y
ocuparían, en paralelo, el lugar que los
archiveros damos a los instrumentos de
descripción por antonomasia.
2. Los lenguajes documentales.
El término intenta ser nuevo, moderno,
pero no lo es tanto. Se atribuyen la paternidad
del mismo los documentalistas aunque hay
que reconocer que ellos lo han desarrollado1.
Desde hace más de cien años se habla de
“lenguajes
bibliotecológicos”
o
“documentarios” que no son más que la vía
indispensable para ordenar conceptualmente
los fondos de las bibliotecas y facilitar la
recuperación de los libros por el lector2.
Índices y tesauros son la manifestación
más genuina de los denominados lenguajes
documentales.
Los
lenguajes
documentales
están
íntimamente ligados al análisis documental ya
sea en las bibliotecas, en los centros de
documentación o en los archivos.
Considerando aquella doble postura que
no hace sino marcar las diferencias entre
archiveros y documentalistas, nos situaremos
en la de los primeros sin perder de vista la
técnica y experiencia de los segundos –de
acuerdo con esa actitud interdisciplinar a que
nos referíamos en la Introducción de este
Manual- que pueden contribuir a mejorar la
elaboración de nuestros índices y a incorporar
los tesauros para una más fácil recuperación
de la información.
Vamos a establecer sus características
para contraponerlo de entrada al lenguaje
natural. El lenguaje natural es aquél en que
están escritos los documentos originales
tradicionales. Incluso los resúmenes que
hacemos para condensar el contenido (en una
ficha de catalogación) siguen estando en
lenguaje natural. Se trata de palabras, de
términos, ligados sintácticamente que nos
comunican la información global de un
documento.
Para nosotros, junto a los instrumentos de
descripción, propiamente dichos (Guías,
inventarios, catálogos), otros instrumentos
auxiliares: índices, tesauros, listas de
expurgos, relaciones sumarias, registros.
Sin embargo con el análisis, ese lenguaje
natural puede ser transformado en lenguaje
documental, que también se llama lenguaje
controlado. Este es la representación del
lenguaje natural para registrarlo y encontrarlo.
El lenguaje documental condensa y simplifica
el natural empleando de éste parte de su
léxico y algo de su gramática.
En la mayoría de éstos, la calidad de
auxiliares, para el archivero lo cumplen a
través de una función de control, así las listas
de expurgos, los registros, y no suelen estar a
disposición del investigador. Otros, como los
índices y los tesauros, facilitan la utilización
de los instrumentos de descripción.
Si los índices no pueden concebirse solos,
sino que su existencia presupone cualquiera
de los instrumentos de descripción, o bien
una serie ordenada o numerada, el registro es
un instrumento auxiliar que no exige la
existencia de otro instrumento, pero, como
veremos, sus datos serán la base del
inventario en el caso de los archivos
administrativos. Los índices completan la
1
Cualquiera de los variados Manuales de
Documentación dedican un capítulo, al menos, a
los lenguajes documentales en general y otros a
los tesauros y a los índices.
2
En 1978 Rosario Martín Montalvo hacía una
propuesta de colaboración común: Unificación de
lenguajes documentarios. Bases para la creación
de tesauros comunes en español, “Boletín de
Anabad”, XXVIII, 1978, no. 4, pág. 489 y ss.
89
semánticas (1°: animal; 2. °: mamífero; 3°:
vaca) y relaciones asociativas (de reenvío de
descriptores, de sugerencias de uso). Estas
relaciones parten de Álgebra de Boole que
permiten la búsqueda mediante:
Al hacer análisis, por condensación, los
resúmenes, los extractos de contenido,
siguen, como he dicho, utilizando un lenguaje
natural, sin embargo cuando hacemos un
índice y tomamos un término, como
representación del contenido y le damos un
código para localizarlo, estamos utilizando lo
que los documentalistas llaman lenguajes
documentales.
I) Intersección de conjuntos (legislación,
archivos, España).
2) Unión de conjuntos (archivos +
España).
3) Diferencia de conjuntos (archivos —
España).
El lenguaje documental debe situarse en
la confluencia de las ciencias de la
Información y de la Lingüística. Está en
conexión directa con la consistencia
terminológica de los léxicos científicos.
Vamos a seguir insistiendo en
características de uno y otro lenguaje.
Según Antonio García Gutiérrez3: lenguaje
documental es aquel conjunto normalizado y
normativo de términos relacionados por
principios comunes, declarados portavoces
preferenciales de los mensajes en un
colectivo documental con el fin de provocar
una recuperación pertinente de información
por aproximación temática>>.
las
El lenguaje natural abarca todo el
patrimonio lexicológico. Dentro de él cabrá la
subdivisión específica: lenguaje jurídico,
archivístico, americanista, etc., que no son
sino partes del lenguaje natural que
comprende el léxico utilizado por los juristas,
los archiveros o los americanistas. Un
lenguaje documental es un léxico artificial y
científico fundamentado en el lenguaje natural
específico y formado por los descriptores que
lo normalizan. Especificidad y normalización
son dos de sus notas, junto con la exigencia
de codificación.
Para conseguir el diálogo que pretende ha de
evitar tanto el ruido como el silenció
documentales. El primero enmascara y
entorpece
la
recuperación
por
sobreabundancia innecesaria de términos, el
segundo por ausencia la impide.
Según los documentalistas la estructura de los
lenguajes y sus manifestaciones pueden ser:
Los
lenguajes
documentales
son
generados principalmente a partir del análisis
de los documentos, ya que la finalidad que
persiguen es el control y manipulación de los
mensajes (contenido) para satisfacer las
potenciales demandas. Son normalizados y a
la vez normalizadores y nos ayudan no solo
en el análisis sino en la búsqueda. Son
válidos para el indicador y para los usuarios:
Pueden ser libres (a posteriori), por ejemplo
un índice, o controlados (a priori) como el
tesauro. Se componen de listas de términos
(descriptores) que forman el vocabulario y de
una relación o gramática que los dinamiza
otorgándoles categoría de lenguaje. Los
descriptores se organizan en familias que
suprimen sinónimos, optando por un
concepto; establecen relaciones jerárquicas o
Jerárquica o arborescente
combinatoria
sintáctica
3
clasificación enciclopédica
(p.e.C.D.U.)
clasificación especializada
clasificación de facetas
listas de materias
léxicos
tesauros
simple
elaborada
García
Gutiérrez Antonio Los lenguajes
documentales en “Fundamentos de Información y
Documentación , Madrid, 1989 , 313—346
VALLE FELIX de: I Coloquio Internacional de
Archivística. S. Sebastián, 1990 (en prensa).
90
Para nosotros el que más nos interesa y del
que nos ocuparemos será el tesauro no solo
por la función en la recuperación sino por la
ayuda normalizadora a la hora de elaborar
nuestros índices.
-
Esta es la operación. Su producto, su
resultado, el índice.
Con todo, y quizá en orden inverso a los
documentalistas, nos ocuparemos en primer
lugar del índice y luego del tesauro.
2.1.
Según el Diccionario de Terminología
Archivística del CIA el índice se define como
<<lista alfabética de nombres de personas, de
nombres geográficos y de nombres de
materias contenidas en un documento de
archivo>> (n.° 235, Págs. 90-91).
Así entendido parece que solo es viable un
índice para los catálogos o las ediciones de
fuentes. Sin embargo esta lista de nombres
puede referirse a las voces contenidas en un
inventario. Hay algo más, ausente en esta
definición, que es el hecho fundamental de la
referencia a la localización en cuanto que su
finalidad
no
es
otra
que
localizar
inmediatamente la información sobre un
nombre referido a persona, lugar o materia
contenido en cualquier instrumento de
descripción o documento.
Índices.
La indización se remonta a la época clásica,
pero será con la aparición de los códices
como forma de libro, en lugar de los rollos en
papiro, cuando realmente se puede hablar de
índices alfabéticos. Los índices temáticos no
se desarrollarán hasta el siglo XV. Desde
entonces hay una evolución que culmina en
nuestros días.
Indizar según la Unesco4 en su programa
UNISIST
<<consiste
en
describir
y
caracterizar a un documento con la ayuda de
representaciones de conceptos contenidos en
dicho documento>> y su finalidad:
La indización
los instrumentos
necesidad se
inventarios, en
Colecciones.
La eficacia en la búsqueda de información.
Según esta definición parece que quedan
excluidas las referencias a las personas o a
los lugares por cuanto unas y otros no entran
en la estimación de conceptos.
Para los archiveros, la indización consiste
en vincular a un documento o a un
instrumento, representativo de una agrupación
documental, con palabras claves (descriptores
y nombres propios) a través de los cuales
podamos llegar a ellos y a su contenido. Ya
veremos como para conseguirlo requeriremos:
Difícilmente
podrán
escapar
a
la
recuperación los nombres de Colombia o de
Mario Vargas Llosa, que no pueden ser
representados más que por unos términos y
no otros. Más problemática será la
localización de temas o asuntos cuando éstos
puedan ser representados por diversas voces:
Familiarización con el documento y sus
5
4
es tarea común para todos
de descripción, aunque su
hace absoluta en los
los catálogos y en las
Al elaborar un índice su constructor ha de
adentrarse, en cada caso, en las necesidades
de información del usuario, adivinar las clases
terminológicas a través de las cuales tratará
de recuperar lo que se desea. La concreción
que nos permite saber de una persona o de
un lugar suele facilitar no solo el acceso al
usuario, sino la indización para el profesional
de la información.
Mucho más cercana a nosotros es esa otra
definición que nos dice que consiste en
<<elegir los términos más apropiados para
representar el contenido de un documento>>.
Al referirse a contenido, en general,
comprende materias, personas y lugares.
-
agrupaciones, en su formato y en su
contenido.
Lectura y análisis de los mismos.
Selección de términos representativos5.
Se ajustan a las facetas que reconoce la Norma
ISO para la indización (ISO 5963-1985).
UNESCO: Principes d´indexation, Paris, 1975.
91
Los descriptores6 son substantivos o
expresiones substantivadas con fuerte carga
informativa. De tal manera que al elaborar un
índice hay que eliminar lo que en Informática
se llaman términos vacíos:
Actitud / posición / reacción
Sublevación / levantamiento / motín
La intercomunicación entre indizador y
usuario es en estos casos más complicada.
Las referencias a los sinónimos se hacen
imprescindibles, amen de forzarnos a elegir,
de entre ellos, uno principal.
Adjetivos,
conjunciones.
preposiciones,
artículos,
Hay que eliminar también los términos
ambiguos para encabezar un asiento del
índice, por lo que a nadie se le ocurrirá buscar
información. O en todo caso establecer las
pertinentes referencias:
No podemos perder de vista que si existe
información y no somos capaces de ponerla al
alcance del que la necesita, por medio de
Índices, es como si la estuviéramos
destruyendo.
Reparto de agua (NO)
Trabajo, accidentes de (NO)
Agua, abastecimiento de (SI) Accidentes de trabajo (SI)
Nos hemos referido, hace un momento, a la
facilidad de indizar nombres propios, de
personas o de lugares, por su concreción.
Esto suele ser para hoy, no tanto cuando tales
datos se sitúan en una época remota cuando
no hay estabilidad en dichos nombres. La
elección entre Rodrigo de Bastidas, y Rodrigo
Gutiérrez de Bastidas con que una misma
persona aparece en los documentos, pudiera
apuntar a la segunda acepción por más
completa. Sin embargo cualquier americanista
buscaría por Bastidas por lo que el personaje
suele ser más conocido. Asimismo en el caso
de buscar referencias sobre Colombia, para el
período colonial, nos forzará al uso de otra
terminología geográfica: Charcas, Santa Fe.
El
uso
de
términos
genéricos
(instrucciones,
ordenanzas)
exigirá
un
determinativo o un complemento:
Instrucciones
a…………
a…………
Actas.
de cabildo,
de Comisión permanente,
de Junta de Asociados.
Los descriptores son consubstanciales al
tesauro sin embargo por extensión se aplican
a los índices, no habiendo una preferencia por
<<palabras claves>> que no son —con rigor
documentalista—
sinónimos
de
los
descriptores.
No perdamos de vista que un índice es la
materialización de la operación de indizar y
consta de una lista de términos y de códigos
cifras) para su localización.
Al centrarnos en los descriptores tenemos
que tener en cuenta que casi nunca existe
una sola palabra o conjunto de palabras para
identificar el contenido de un documento.
Aunque no faltan excepciones como a veces
ocurre cuando usamos términos referidos a la
tipología documental (<<Hojas de servicios>>
expediente personal, relaciones de méritos).
Casi siempre son precisos varios descriptores
y su elección acertada dependerá del grado
Los
términos
pueden
ser
libres,
procedentes del lenguaje natural utilizado en
el documento o controlados, procedentes de
un
lenguaje
documental
previamente
seleccionado (descriptores). Estos no tienen
por qué ser palabras que figuren en el
documento o resumen, pueden ser otras por
más representativas.
6
Aunque es un vocablo latino, el primero que lo
redescubre recientemente es Calvin Moers. Los
documentalistas lo definen como: unidad
semántica independiente, aislada de sus
relaciones y lo identifican con palabras claves
normalizadas expresivas del contenido de un
documento.
2.1 .1. Descriptores.
92
de conocimiento de las instituciones y de sus
documentos, sobre todo cuando no exista
elaborado un tesauro que nos permita
utilizarlo como referencia.
En el caso de nombres principales iguales,
se hacen indispensables los determinativos:
Santiago de los Caballeros.
Santiago de Compostela.
Ya hemos aludido a las trabas derivadas
de la existencia de varias voces para
identificar un concepto, un tema. Es
reconocido por todos que el principal
problema de los índices es la sinonimia. De la
variedad de términos con distinta ortografía y
parecida significación hay que elegir uno
principal:
2.1 .2. Códigos de localización.
El uso de códigos para la localización de la
información o del documento, pueden remitir
en el caso del catálogo al número de orden
del asiento o ficha; en el caso del inventario a
la unidad de instalación y en el caso de una
colección documental impresa a la página.
cargadores,
comerciantes,
tratantes en Indias,
mercaderes.
2.1.3. Recomendaciones.
Unas últimas consideraciones sobre la
elaboración de los índices nos ayudarán.
Los descriptores pueden ser:
Simples (un solo término),
Compuestos (varios términos),
Auxiliares (que se añaden
modificar o matizar el contenido)
Los índices se hacen a partir de los
documentos, pero lo más frecuente es
confeccionarlos a partir de los instrumentos
de descripción (inventarios, catálogos).
para
Muchos menos problemas ofrece la
representación con nombres propios referidos
a personas y lugares. Sin embargo también
los hay para épocas remotas por cuanto no
hay una ortografía estable:
Son indispensables las referencias, en el
caso de sinónimos,
eligiendo como
principal la voz más frecuente. En este caso
los datos de localización estarán siempre en
la voz principal. Las referencias atañen
también, en caso de diferente ortografía, a los
nombres propios. Habrá de preferirse la
ortografía moderna.
Zalçedo, Salcedo, Saizedo.
Ávila, de / Dávila.
ni unas reglas para los patronímicos (apellidos
de la madre o del padre) y una arbitrariedad
total a la hora de expresar un nombre para
una misma persona, en distintas formas,
según los documentos:
En caso de palabras similares (pongo por
caso <<cargadores>> <<comerciantes>>
<<mercaderes>> cada una Llevará la
indicación de las cifras para la localización,
ahora bien, también cada una se acompañará
de un <<Vid. tb. >> (Véase también)
remitiendo a la otra u otras palabras similares,
ya que no sinónimas,
Gerónimo Sandoval / Gerónimo Gómez
de Sandoval.
Para los nombres de lugares existen a
veces duplicidades de nombres:
En caso de nombres iguales para lugares
geográficos es indispensable el determinativo
o la aclaración del país de ubicación:
Los Reyes / Lima.
Santiago de Cali.
Santiago de Guatemala.
Córdoba (España).
O un uso preferente cuando el nombre es
compuesto:
Valladolid (de Oaxaca).
93
identificar el contenido de un documento.
Aunque no faltan excepciones como a veces
ocurre cuando usamos términos referidos a la
tipología documental (“Hojas de servicios”,
expediente personal, relaciones de méritos).
Casi siempre son precisos varios descriptores
y su elección acertada dependerá del grado
de conocimiento de las instituciones y de sus
documentos, sobre todo cuando no exista
elaborado un tesauro que nos permita
utilizarlo como referencia.
Córdoba (Argentina).
También como norma común debemos
huir de los índices particulares (uno para
materias, otro para lugares, otro para
personas). Es más práctico un índice
alfabético general en el que los tipos tipográficos pueden marcar la distinción de unos y de
otros (negrita, cursiva, redonda).
El índice de una gula o de un catalogo ha
de remitir necesariamente a las voces del
texto por lo que respecta a los nombres de
personas y de lugares, en cuanto a las
materias la interpretación. El juicio, la síntesis
juegan un papel importante para expresar
conceptos referidos a la localización (cifras
arábigas, en su mayoría) pueden remitir a la
página en las guías y al numero de orden del
asiento dentro del catálogo.
El índice de un inventario recogerá las
voces de lugares, personas y materias
contenidas en él. En las materias también
habrán de incluirse los nombres o
expresiones identificadoras de la tipología
documental de las series. Los datos de
localización remitirán a la signatura de la
unidad de instalación. En el caso de doble
numeración, las cifras irán subrayadas o no
para indicar la condición de libros de le gajos
y así se evitará preceder a dichas cifras del
término libro o legajo. En caso de impresión,
las negritas remitirán a los libros y las redondas a los legajos.
Conviene advertir, en el caso de
inventarios, que la elaboración de su índice
general será el resultado de diferentes
procesos de recogida de información, en
primer lugar el acabado de mencionar en
segundo lugar. Se recogerán también las
voces del contenido que hemos tenido opción
de conocer al hacer la revisión que nos haya
sido precisa realizar al inventariar o
reinventariar determinados legajos; en tercer
lugar se indicarán las voces informativas de
carácter general del contenido de legajos
misceláneos En estos dos últimos casos las
“palabras claves” que no son –con rigor
documentalistasinónimos
de
los
descriptores.
Ya hemos aludido a las trabas derivadas
de la existencia de varias voces para
identificar un concepto, un tema. Es
reconocido por todos que el principal
problema de los índices es la sinonimia. De la
variedad de términos con distinta ortografía y
parecida significación hay que elegir uno
principal:
Cargadores,
Comerciantes,
Tratantes de Indias,
Mercaderes.
Los descriptores pueden ser:
Simples (un solo término)
Compuestos (varios términos)
Auxiliares (que se añaden para modificar o
matizar el contenido).
Muchos menos problemas ofrece la
representación con nombres propios referidos
a personas y lugares. Sin embargo también
los hay para épocas remotas por cuanto no
hay una ortografía estable:
Zalcedo, Salcedo, Salzedo.
Auila, de/Davila
Ni unas reglas para los patronímicos
(apellidos de la madre o del padre) y una
arbitrariedad total a la hora de expresar un
nombre para una misma persona, en distintas
formas, según los documentos:
Gerónimo Sandoval / Gerónimo Gómez de
Sandoval.
Al centrarnos en los descriptores tenemos
que tener en cuenta que casi nunca existe
una sola palabra o conjunto de palabras para
Para los nombres de lugares existen a
veces duplicidades de nombres:
94
Santiago de Cali.
Santiago de Guatemala.
Córdoba (España).
Córdoba (Argentina).
También como norma común debemos
huir de los índices particulares (uno para
materias, otro para lugares, otro para
personas). Es más práctico un índice
alfabético general en el que los tipos
tipográficos pueden marcar la distinción de
unos y de otros (negrita, cursiva, redonda).
Los Reyes / Lima
O un uso preferente cuando el nombre es
compuesto:
Valladolid (de Oaxaca).
En el caso de nombres principales iguales,
se hacen indispensables los determinativos:
Santiago de los Caballeros.
2.1.2
El índice de una guía o de un catálogo ha
de remitir necesariamente a las voces del
texto por lo que respecta a los nombres de
personas y de lugares, en cuanto a las
materias la interpretación, el juicio, la síntesis
juegan un papel importante para expresar
conceptos referidos a la localización (cifras
arábigas, en su mayoría) pueden remitir a la
página en las guías y al número de orden del
asiento dentro del catálogo.
Códigos de localización.
El uso de códigos para la localización de la
información o del documento, pueden remitir
en el caso del catálogo al número de orden
del asiento o ficha; en el caso del inventario a
la unidad de instalación y en el caso de una
colección documental impresa a la página.
2.1.3
Recomendaciones.
El índice de un inventario recogerá las
voces de lugares, personas y materias
contenidas en él. En las materias también
habrán de incluirse los nombres o
expresiones identificadoras de la tipología
documental de las series. Los datos de
localización remitirán a la signatura de la
unidad de instalación. En el caso de doble
numeración, las cifras irán subrayadas o no
para indicar la condición de libros de legajos y
así se evitará preceder a dichas cifras del
término libro o legajo. En caso de impresión,
las negritas remitirán a los libros y las
redondas a los legajos.
Unas últimas consideraciones sobre la
elaboración de los índices nos ayudarán.
Los índices se hacen a partir de los
documentos, pero lo más frecuente es
confeccionarlos a partir de los instrumentos
de descripción (inventarios, catálogos).
Son indispensables las referencias, en el
caso de sinónimos, eligiendo como principal la
voz más frecuente. En este caso los datos de
localización estarán siempre en la voz
principal. Las referencias atañen también, en
caso de diferente ortografía, a los nombres
propios. Habrá de preferirse la ortografía
moderna.
Conviene advertir, en el caso de
inventarios, que la elaboración de su índice
general será el resultado de diferentes
procesos de recogida de información, en
primer lugar el acabado de mencionar; en
segundo lugar, se recogerán también las
voces del contenido que hemos tenido opción
de conocer al hacer la revisión que nos haya
sido precisa realizar al inventariar o
reinventariar determinados legajos; en tercer
lugar se indicarán las voces informativas de
carácter general del contenido de legajos
En caso de palabras similares (pongo por
caso
“cargadores”
“comerciantes”
“mercaderes” cada una llevará la indicación
de las cifras para la localización, ahora bien,
también cada una se acompañará de un “Vid.
Tb.” (Véase también) remitiendo a la otra u
otras palabras similares, ya que no sinónimas.
En caso de nombres iguales para lugares
geográficos es indispensable el determinativo
o la aclaración del país de ubicación:
95
misceláneos7. En estos dos últimos casos las
voces han de ir precedidas de un Véase que
puede abreviarse: Vid. Ó V.8
personas, otro de lugares y un tercero de
materias e incluso un cuarto de tipología
documental, es aconsejable integrarlos en
uno que los abarque todos.
En el caso de un índice general del
inventario en un archivo administrativo las
fichas habrán de tener dos datos para su
localización: la signatura de la unidad de
instalación y los dígitos de la clasificación que
nos llevarán respectivamente, primero, al
lugar que ocupan en la estantería y en el
fichero topográfico o registro y, después, en el
fichero-inventario donde cada unidad quedará
relacionada con las de su clase. Así:
Real Díaz, José Joaquín, Archivero
leg. 17
La importancia del índice está en razón de su
utilidad (que no es otra que ser la clave para
la recuperación inmediata de la información
de los documentos, reduciendo esfuerzo y
ahorrando tiempo) y de su calidad por la
rentabilidad que reporte a los usuarios9.
Los índices potencian el valor de los
inventarios y de los catálogos. Sin ellos unos
y otros se quedarían a medio camino.
(3.1.)
2.1.4 La indización automática.
Madronalejo, el (Finca)
leg. 134
Consiste en hacer reconocer al ordenador
los términos que figuran en el documento o
resumen y emplearlos tal cual o traducidos
para incorporarlos al fichero.
(7.4)
Construir las secuencias de indización
automática, aunque no imposible, sí es difícil.
López Yepes reconoce que “por el momento
las acciones específicas de determinar lo que
constituye la materia indizable del texto y
cómo se debe expresar, son funciones
todavía de la inteligencia y creatividad
humana”10
No faltan los autores que estiman que los
índices pueden tener categoría independiente
como instrumentos de descripción, sin
presuponer
la
existencia
de
otros
instrumentos. Entiendo, sin embargo, que
tales índices son más bien listas referidas a
series o conjuntos documentales que no
precisan de más para localizar su información.
El problema de la indización automatizada
es que el ordenador rastrea y recoge palabras
que están en el texto, pero aún no es capaz
de, a partir de esas palabras presentes en el
texto, elaborar términos significantes y
ausentes que representen a aquéllas.
Es conveniente que el archivero, sobre todo
cuando haga los resúmenes, los redacte
pensando en el índice y use de las palabras
que le serán válidas para la confección de
aquél.
La indización automática requiere una
programación previa que afectará al:
Número máximo de caracteres
Número
máximo
de
niveles
Aunque puede elaborarse un índice de
7
9
A título de ejemplo voy a referirme a la serie de
“impresos curiosos” de la Sección de “Consulados”
del A. G. I. o a la serie de “Testimonios de autos,
sin carta de remisión, sobre asuntos diversos” de
la Audiencia de Filipinas, también del A.G.I.
8
Cfr, el Índices del Inventario de los fondos de
Consulados del A.G.I., Madrid, 1979, de A.
Heredia Herrera.
de
López Yepes, José: Introducción a Fundamentos
de Información y Documentación, Madrid, 1989:
reconoce que el “gran problema de la
Documentación es la indización”.
10
Pinto Molina, María: El análisis de contenido: la
indización de documentos en “Fundamentos de
Información y Documentación”, Madrid, 1989,
pág.365.
96
encabezamiento
Tipo de ordenación
Forma de expresión
Nos hemos ahorrado la ordenación de las
fichas y la copia mecanográfica de las mismas
y del índice. Lo que no hemos suprimido es la
corrección de los índices que se hace
prioritaria y, yo diría, sin temor a equivocarmemás difícil y compleja que de forma
tradicional. La faceta de la corrección de
listados se intensifica y ha de ser
rigurosísima, sobre todo en casos de
documentación remota, porque los defectos
de ortografía y de usos de términos y
nombres, apuntados al hablar de los índices
en general, se ponen mucho más de relieve
por la falta, aún, de inteligencia en el
ordenador para resolverlos.
De la indización libre a la controlada hay
un largo camino que no hemos terminado de
recorrer, al no haber resuelto todos los
problemas con el ordenador.
Por el momento, difícilmente podemos
desentendernos de la confección de un índice
no sólo a la hora de elaborar las normas,
antes de la introducción de términos, como a
la hora de la corrección, a la salida.
Entre las primeras:
Confección de listas de sinónimos,
Elección de términos principales,
Uso del singular y del plural,
Fijación de la ortografía (mayúsculas o
minúsculas, uso de letras).
El uso de las máquinas, bajo nuestra
supervisión, lo que hace es acelerar el
proceso de construcción del índice.
Valga como experiencia práctica el
proceso de elaboración de índice, con ayuda
del ordenador, aplicado en la catalogación de
las Consultas del Consejo de Indicas, que no
ha
sido
una
indización
plenamente
automática. Dicho proceso ha arrancado
desde el mismo momento de hacer las fichas
de catalogación, tras la lectura y análisis
preceptivo de las consultas del Consejo de
Indias que han requerido una normalización
del resumen y del uso de términos
significativos que habrán de ser utilizados
para el índice. Yo diría algo. El índice siendo
la etapa final del proceso de análisis, parte del
conocimiento a fondo de la documentación
que se está describiendo y de las
instrucciones que la han generado.
Si no es la principal manifestación de los
lenguajes documentales controlados, sí con
seguridad es la más estudiada por los
documentalistas que le dedican toda su
atención.11
2.2
Tesauros.
Es un vocabulario específico y documental
y los problemas para su construcción son de
orden
lingüístico.
Como
tales,
son
instrumentos indispensables para ordenar
conceptualmente los fondos de las bibliotecas
y de los centros de documentación y buscar
información, facilitando la recuperación de los
libros por el lector y de los datos por el
usuario.
Según Coll-Vinent, el tesauro es “una
compilación de palabras y de frases que
muestran
sus
sinónimos,
relaciones
jerárquicas y otras dependencias, cuya
función es suministrar un vocabulario
standarizado para el almacenamiento y la
recuperación de informaciones”12
En estas fichas de catálogo, normalizadas,
manuscritas y desordenadas, se han ido
subrayando los nombre propios de personas y
lugares y en otra ficha suplementaria que se
cose a la principal, se han escrito las palabras
claves referidas a conceptos o a materias
(funciones, actividades, instituciones, cargos,
etc.).
11
Laureilhe, Ma. Teresa: Bibliografía de Tesauros
e índices por materias aparecidos después de
1960, París, Biblioteca Nacional, 1975, 22 págs.
12
Coll-Vinent, R: La información y el poder,
Barcelona, 1988.
A partir de aquí, la introducción en el
ordenador del índice particular, tras la
introducción de cada ficha de catalogación.
97
Los
tesauros
actúan
en
campos
especializados del conocimiento, lo cual
supone acotación de un campo de
información documental. Su sectorización sin
embargo ha favorecido una elaboración
aislada y sin comunicación entre los distintos
sectores.
Exigen
una
normalización
materializada en una codificación que permita
la búsqueda de una misma información en
distintos campos. Es decir, repitiendo:
Hay una
importante:
cuarta
etapa
posterior
e
Obligan a una parcelación racional de los
diferentes ámbitos de conocimiento y la
creación de un sistema general codificado que
permita un tratamiento uniforme, tanto manual
como informatizado.
El resultado de esta elaboración se
compondrá de dos partes: una agrupación de
términos por afinidad semántica y una lista
alfabética de aquéllos. La primera es
equivalente a un cuadro de clasificación a
priori, por áreas y categorías, de conceptos
(no de documentos) y la segunda es un índice
permutado (palabras-claves) puede estar
completado con índices auxiliares (así
geográfico, p.e. de regiones u otras
circunscripciones) o índices secundarios
(palabras vacías o ambiguas).
-Actualización del tesauro.
El tesauro no es un diccionario
especializado, por cuanto no define, se
compone de una organización de descriptores
por campos semánticos y en orden alfabético
con relaciones de vecindad.
Con todo existen intentos de superar la
sectorización, mediante la elaboración de
magotesaurus,
pero
esto
puede
ser
inabarcable.
En el campo de los archiveros la
sectorización vendría establecida por fondos
similares de archivo, no por grupos de
archivos:
Consideran los documentalistas13 que los
accidentes lingüísticos que afectan a los
términos
(homónimos,
homófonos,
homógrafos, polisemia, sinonimia)14 deben ser
evitados en un tesauro por cuanto es un
lenguaje controlado.
Fondos eclesiásticos,
Fondos municipales,
Fondos de protocolos notariales,
Fondos americanistas o indianos.
La principal misión del tesauro es la
inducción en cadena sobre la información
solicitada. Ese carácter evocador ha de
lograrlo mediante el establecimiento de
variadas relaciones. Antonio García Gutiérrez
nos las especifica:
Para su confección son necesarios el
archivero, los usuarios, los documentalistas y
los lingüistas. Al 50% metodología lingüística
y metodología documental.
Pretende ser, sobre todo para los
archiveros, el perfeccionamiento del índice.
Representa su evolución y mejora.
-
Relaciones basadas en la categoría
semántica, mediante lo que se llama
término relacionado (T.R.)
Su elaboración se hace en tres etapas:
-
-
13
García Gutiérrez, Antonio, Ob. cit. Págs. 313346
14
Recordemos: Homónimos y homófonos:
términos con igual sonido para distinto significado
(no suponen incidencia).
Homógrafos: igual grafía y distinto significado
(palo/bastón; palo/baraja).
Polisemia: un mismo significante con varios
significados (cubierta: barco, adjetivo, neumático).
Sinonimia: distintos significantes con igual
significado).
Recopilación de la terminología del
campo o área (por medio de léxicos,
diccionarios,
listas,
índices,
bibliografía sobre instituciones).
Reducción y selección de ésta al
mínimo (palabras claves o “vedettes”.
Agrupación jerárquica por familias.
Establecimiento de una gramática que
relacione los términos seleccionados.
98
/microfilm/
T.R./microficha/
/miocrofilm/
-
equipo de manifestada en la incompatibilidad
de la mayoría de los tesauros actuales.
/microficha/
T.R.
2.3. Índices y tesauros.
Las diferencias del tesauro con el índice
están de entrada en la agrupación por familias
y en el establecimiento jerárquico de los
términos. La confección de un índice, en
principio, pudiera entenderse sólo como la
relación alfabética de voces referentes a
personas, lugares y materias a partir del texto
de un documento sin tener en cuenta la
relación entre las palabras ni el lugar de las
palabras en una estructura administrativa y
jurídica. Estos son los índices que salen de
los ordenadores sin controlar.
Relaciones preferenciales o de
sustitución, para los sinónimos y
autónomos:
USE (Ver, vid) UP (usado por)
/censura de prensa/
USE/libertad de prensa/
-
Relaciones definitorias mediante las
cuales se limita, se excluye o explica
un descriptor:
NA (nota de alcance)
Sin embargo los archiveros, desde hace
tiempo, vienen trabajando con índices
perfeccionados a partir de criterios de tesauro
aunque no lleguen a aplicarlos en su totalidad.
Quizá no les interese, al ser su método otro,
en cuanto que cuentan de entrada con un
cuadro de clasificación cuya agrupación
responde al principio de procedencia y no a la
agrupación por conceptos en razón de las
familias de las palabras.
Para los tesauros que, como hemos visto
exigen
especificación,
normalización
y
actualización, existen una líneas generales de
elaboración dadas por la ISO y la AFNOR15.
Hay además experiencias que pueden ser
tomadas como modelos, como es el THESBIND confeccionado por un grupo de
investigadores del Instituto de Información
jurídica de Florencia que ha significado un
esfuerzo
a
nivel
internacional
de
normalización en un campo específico: el
jurídico) comprende la confección de hasta
diez listas16
En ese sentido estamos aplicando el
criterio para los sinónimos y para
determinados descriptores establecemos una
familia, pero siempre sobre una base de orden
alfabético:
Como conclusión saltan a la vista las
ventajas que supone su flexibilidad, su
especialización, su facilidad de revisión y la
multiplicación de combinaciones entre los
términos. Con todo existen inconvenientes
graves: costosa elaboración, necesidad de un
Merced:
-
15
ISO: Principes directeurs pur létablissement et le
developpement de thesaurus monolingues.
Génova, 1974. Norme ISO 2788, pág. 3
AFNOR : Régles d’establissement des tehesaurus
en langue francaise, París, 1973, 20 págs.
La UNESCO sólo recomienda 2.000 descriptores
para un tesauro, la ISO en cambio considera la
dimensión óptima por facetas entre 30 ó 40
descriptores, o sea, la dimensión en función del
número de campos abarcados.
16
Sobre su detalle Cfr.: Amorós Devesa, Ma.
Ángeles y otros: El thesaurus, “Boletín de
Anabad”, 1-2, 1986, págs. 197-203.
económica,
de encomienda
de exención de impuestos,
de hábito,
de oficio,
de perdón,
de prórroga de,
de título nobiliario,
de vacantes de obispados,
de vino y aceite.
Hay algo que no me atrevo a decir, los
tesauros para los archiveros no tienen el
protagonismo que para los documentalistas y
los bibliotecarios y son a mi modo de ver,
instrumentos auxiliares de algo que para
99
alfabéticas de estas voces o resúmenes y con
frecuencia nos eximen de la confección de
catálogos. Estas listas alfabéticas o relaciones
sumarias (por orden cronológico) pueden
constituir apéndices del Inventario y una copia
de ellas debe quedar a primera vista dentro
del legajo correspondiente.
nosotros sí tiene el protagonismo a la hora del
análisis documental, tras la organización
documental: los instrumentos de descripción.
No olvidemos que nuestros índices han de
plantearse desde las posibilidades de
información de los documentos de archivo, a
posteriori, ordenando alfabéticamente sus
datos mientras que los tesauros parten de las
necesidades de los usuarios, a priori,
clasificando la información.
3.2
Se trata de una relación topográfica que
enumera las unidades de instalación por
orden de ingreso. Cada uno de los asientos
del registro se refiere a los legajos, a los
libros, a las carpetas, no a las unidades o
agrupaciones documentales (sección serie,
pieza documental).
Formalmente el índice se manifiesta en
una lista, el tesauro precisa de varias.
El índice tiene un campo de acción
concreto, limitado a un libro o a un documento
o a un instrumento de descripción; el tesauro,
aún siendo especializado, abarca un área
inmaterial y más amplia referida a un campo
de conocimiento.
Su finalidad como ya hemos apuntado es
fundamentalmente de control, de aquí la
ayuda que pueda prestar al profesional de
archivos en este sentido y no al historiador al
que no compete el control.
El índice puede ser obra de una sola
persona, el tesauro exige la colaboración de
especialistas
de
diferentes
campos
(Documentación,
Lingüística,
área
del
conocimiento acotado).
Estos registros son más frecuentes en los
depósitos de documentación “administrativa”,
que en los históricos, ya que ordenadamente
recogen según el número de ingresos en el
archivo las unidades de instalación. Puede
existir un registro de libros y otro de legajos, o
uno solo cuando no existe separación en la
instalación de uno y de otros.
Un índice se puede elaborar a base de una
normativa, el tesauro requiere normalización
por cuanto exige una aceptación mucho más
amplia y generalizada. En esta línea aquél es
más “mecánico”, mientras que el segundo es
más “intelectual”.
El formato de registro podrá ser un libro o
bien un fichero. Quiero manifestar mi
preferencia en el caso de archivos
administrativos, por las fichas, ya que su
movilidad permite la sustitución cómo de
fichas en el caso de “expurgos”.
El tesauro es un instrumento para control y
recuperación de la información, el índice se
utiliza para recuperar y localizar los
documentos y la información que contienen.
Son frecuentes las ocasiones en que se
confunde todavía un registro con un
inventario. Los denominados, equívocamente,
“inventarios topográficos” no son más que
registros.
3. Otros instrumentos de descripción.
3.1
Listas alfabéticas y
sumarias de contenido.
Registro
relaciones
A veces el contenido misceláneo de
algunas series o de algunos legajos,
consecuencia de una práctica no adecuada
pero que conviene respetar, o la existencia de
expedientes que pueden individualizarse por
el nombre de una persona (como el caso de
expedientes personales) o por un resumen de
contenido nos lleva a la confección de listas
El registro, en los archivos de algunas
instituciones desaparecidas, constituía el
único instrumento de descripción y de control
existente17.
17
Heredia Herrera, Antonia: Historia de un
depósito documental: El Archivo del Consulado de
100
límites fijados para una Guía. Si ésta puede
referirse a un conjunto de archivos con
determinadas
características
específicas
(eclesiásticos, nobiliarios), a un archivo en
particular (Guía del Archivo General de
Simancas) o a una sección (Guía de la
Sección de Clero de A.H.N.), el censo abarca
dentro de unos límites geográficos muy
amplios (una nación, una región, una
provincia) toda la diversidad de sus archivos.
Los
datos
del
asiento
o
ficha
individualizada de cada unidad de instalación
para el registro habrán de constatar en primer
lugar el número de orden, la calidad física de
la unidad (libro o legajo), a continuación la
indicación de la procedencia (negociado,
oficina) y la descripción de contenido de una
manera breve con expresión de fechas
extremas.
Estos registros ofrecen la cuantificación de
unidades de instalación en un momento
determinado, pero no son reflejo de un fondo
organizado, ni siquiera ordenado, ya que el
orden sólo está determinado por el ingreso,
por la entrada en el archivo central y reflejará
el lugar ocupado en las estanterías. Así, junto
a un legajo de expedientes personales, podrá
estar otro de proyectos de obras y junto a éste
otro de expedientes de Asesoría Jurídica.
3.3
Los censos nos permiten conocer el
número total de archivos (padrón o lista), el
estado general de conservación de las
fuentes en ellos depositadas, el equipamiento,
accesibilidad,
personal
a
su
cargo,
presentándolos en una panorámica total y
sencilla. La descripción sólo desciende a las
fechas extremas del conjunto.
En los censos se nos hace patente la
existencia de fuentes y su dispersión, alejados
muchos de los grandes depósitos conocidos,
pero que no por eso deben ser ignorados.
Con los censos, siguiendo a Vicenta Cortés18
se evitará la pérdida de documentos al ignorar
su existencia y se tratará de aprovechar su
información.
Censos.
He dejado para el final este instrumento de
la descripción archivística que requiere una
consideración aparte por sus características
especiales.
Los censos de archivos son instrumentos
indispensables de la Administración de
Archivos con vistas a una planificación
archivística. Son necesarios para obtener un
estado general de la situación de los centros
en cualquier nivel (nacional, regional, local).
La elaboración de censos se ha
incrementado recientemente al configurarse
dentro de los diferentes países la
Administración de Archivos que precisa de
una información general sobre la que
sustentar sus programas de actuación en la
materia.
Son también fundamentales para la
elaboración de las Guías referidas a un
conjunto de archivos unidos por un nexo que
puede ser el marco geográfico o las
características de sus fondos (Guías de
Archivos Andaluces, Guías de Archivos
Eclesiásticos).
Así, en estos últimos años, el Centro de
Información
Documental
en
algunas
provincias españolas ha elaborado un censo
de archivos cuyo modelo normalizado puede
servir de ejemplo, amén de otro formulario
empleado para los archivos eclesiásticos
mexicanos.
Para delimitarlos hemos de considerar su
primordial finalidad de control. En cuanto a su
objeto no son los documentos en sí, sino los
depósitos documentales o los archivos. Son
particularmente amplios y sobrepasan los
3.4
Colecciones documentales
No podemos terminar el apartado de la
18
Cortés Alonso, Vicenta: Panorama de las
fuentes documentales de Andalucía. Actas del I
Congreso de Historia de Andalucía. Fuentes y
Metodología”, Córdoba, 1978, págs. 3-34.
cargadores a Indias, “Actas II Jornadas de
Andalucía y América”, Sevilla, 1984, págs. 485499
101
descripción sin hablar de catálogos de
colecciones y de la edición de fuentes que
transcriben
íntegramente
un
conjunto
documental cuyo nexo de unión suele estar en
el tema o en el ámbito geográfico.
Han existido épocas de un gran fervor por
estas
Colecciones
fomentadas
y
subvencionadas por los países para recuperar
la documentación referente a su historia
existente en otros archivos del mundo.
El catálogo no ofrece variantes sustantivas
respecto de un catálogo de series
documentales, aparte de que cada asiento
podrá ser independiente sin guardar relación
con el anterior o el siguiente.
Claro ejemplo de esta afición fueron las
Comisiones Nacionales desplazadas para
este
fin
desde
las
repúblicas
hispanoamericanas a Espala. Muchas de las
colecciones
emprendidas
quedaron
inacabadas. De ellas cabe resaltar las
argentinas y la labor que al frente de las
mismas llevó a cabo el profesor Levillier20
Las colecciones documentales en forma de
edición de fuentes son extensas y costosas
tanto por el tiempo que supone la
transcripción como por el importe de la
edición. Y estos costos no suelen compensar
en cuanto a su utilidad, teniendo en cuenta
que ni incluso una transcripción total y bien
hecha del documento puede sustituir al
original. De aquí que estas colecciones no
sean punto obligado en una programación
descriptiva. Suelen responder la mayor parte
de las veces a intereses nacionalistas, a
programaciones de instituciones o de
historiadores más que de archiveros. Estas
ediciones exigen la reproducción del texto
respetando las normas de transcripción más
aceptadas19 y todo el aparato crítico que
precisa el contenido del documento.
19
Existen diversas normas de transcripción. Entre
ellas las publicadas por la Escuela de Estudios
Medievales, a través del C.S.I.C.: Normas de
transcripción y edición de textos y documentos,
Madrid, 1944.
20
Heredia Herrera. Antonia: Bibliografía del
Archivo General de Indias: pasado, presente y
futuro, “Archivo Hispalense”, no. 207-208, Sevilla,
1985, págs. 41-92.
102
LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA Y SU APLICACIÓN
EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE MÉXICO
Maria Teresa Dorantes
documentales, pues a través de los años había
sido imposible homogeneizar criterios y lograr
una verdadera organización de los archivos;
cada quien hacía lo que quería o podía, según
su cultura, sus intereses o su imaginación.
INTRODUCCIÓN
Para pretender organizar un archivo de
cualesquiera de los tipos y clases existentes,
es preciso tener el conocimiento exacto de la
historia de las instituciones, organismos o
personas
que
generaron
los
fondos
documentales, así como del manejo de la
metodología de la ciencia archivística y los
sistemas de organización existentes en las
escuelas archivísticas internacionales, ya que
en México no se ha dado una cultura
archivística con personalidad y características
propias.
Este concepto de descripción es universal, y a
través de él se propone que cuando estén
ordenados los fondos se inicie una buena
agenda de descripción, con a elaboración del
instrumento fundamental de descripción: el
inventario cardinal.
Los catálogos elaborados sin un proceso de
ordenación científica de los fondos y sus
respectivas series documentales atentan
contra los principios enunciados y, por ende,
contra el proceso histórico de las funciones de
los organismos o personas que generaron los
fondos, pues mientras un fondo no sea
perfectamente
analizado,
identificado,
ordenado clasificado no podrá ser descrito, ya
que esto implicaría la pérdida de su orden, y
dicho fondo terminaría pervertido, dispersado y
olvidado. Recordemos lo que decía sor Juana
Inés de la Cruz: ‘Yo soy el archivo. Yo,
depósito donde encierran el alma, los tesoros y
riquezas. Infórmate de mí para que después
puedas persuadir la voluntad, sin que el orden
se pervierta (...)".
La descripción archivística es la parte más
importante dentro del trabajo intelectual que se
realiza en los archivos del mundo, pues
aglutina todos los elementos que dan origen a
la ciencia archivística.1
Sin embargo cuando nos referimos a la
descripción no enunciamos los trabajos
metodológicos de la archivística provocando
así que se le tome como sinónimo de la tarea
de hacer catálogos de una manera
indiscriminada y considerando a éstos como
un instrumento de descripción fundamental.
Ahora bien, la descripción debe entenderse
como la aplicación metodológica de la ciencia
archivística que contiene todos los elementos
en la organización profesional de los archivos
para, hasta entonces, describirlos en sus
diferentes niveles, respetando y protegiendo su
procedencia y su orden original.
Como un ejemplo recordaremos la anécdota
siguiente: una vez, al presentar la guía de un
archivo de encumbrado origen y blasón el
archivero informó que sus acervos estaban
organizados en cinco secciones, las cuales se
encontraban divididas en la instalación
topográfica, haciendo de este magnifico
repositorio una heterogénea desgracia, pues el
archivero nunca contempló las secciones
dentro de una organización científica de los
fondos (como habían nacido). La sección uno
tenía tesorería, juzgados, hospitales y
educación; la sección cuatro estaba constituida
por Hacienda, receptorías, cleros e inquisición.
Recordemos que la Norma Internacional
General de Descripción Archivística adoptó el
término "descripción" con el amplio significado
que le dio Teodoro Schellemberg, y éste no
era precisamente el de hacer instrumentos de
descripción, sino provocar o inducir con una
sola palabra la organización de los fondos
103
El pretenso archivero, con escasa imaginación,
jamás pensó que los documentos tenían un
origen determinado y que deberían estar
interrelacionados de acuerdo con su estructura
orgánica y funcional.
descuido el propio estancamiento y pérdida de
profesionalismo de la actividad archivística
más deplorable que los desencuentros que
caracterizan en la práctica la triste relación que
hoy existe entre nuestra administración pública
y sus archivos, es la ausencia de trabajos
serios
sobre
éstos,
dentro
de
las
investigaciones sobre administración pública
silos archivos efectivamente son parte legítima
y necesaria de nuestra administración
pública....”5
Lo anterior sucede por carecer de
información sobre la existencia de los
elementos archivísticos para la elaboración de
los instrumentos fundamentales de la
descripción, así como de la metodología para
lograrlos en su tiempo y en su espacio.
EL ANÁLISIS ARCHIVÍSTICO
En México, los archivistas navegamos en
un iracundo mar de vicisitudes, y entre estos
altibajos telúricos de cambios constantes (en
los archivos municipales del país cada tres
años), presenciamos: duplicidad de funciones,
ausencia de una ley nacional de archivos,
ambigüedad
o
discrepancia
en
las
legislaciones existentes en el país, la nula
aplicación de las leyes documentales, así
como una falta de compromiso y conocimiento
de los responsables de la toma de decisiones
para el desarrollo archivístico nacional,2
estatal3 o municipal.4 Todo ello ha detenido a
posibilidad de participar en un crecimiento
armonioso y coherente en relación con
América Latina.
El análisis constituye el punto de partida de los
trabajos intelectuales para la organización de
los archivos; es el primer paso metodológico
de la ciencia archivística.6 Se trata de un
elemento fundamental para alcanzar el
conocimiento exacto de los fondos que
integran un archivo; sin él, el archivista estará
imposibilitado para iniciar trabajos formales de
descripción.
El análisis archivístico nos lleva a la
comprensión de los elementos que se
interrelacionan con el conocimiento de las
instituciones o personas y las funciones que
dieron origen a la procedencia de los fondos y
al orden original en el que nacieron sus
documentos.7
En nuestro país se hacen catálogos sin
previa
organización
de
los
fondos
documentales, lo cual indica que iniciamos
nuestras tareas por el último instrumento de
descripción, dejando de lado la metodología de
la ciencia archivística. Con esta actitud
manifestamos nuestra indiferencia y nuestra
ignorancia del hecho de que los fondos
documentales tienen una procedencia, que es
el resultado de la naturaleza de las
instituciones y que éstas generan su
documentación de acuerdo con las funciones,
actividades y estructuras que les da la
administración pública
ORGANIZACIÓN CIENTÍFICA DE LOS
FONDOS. METODOLOGÍA DE LA CIENCIA
ARCHIVÍSTICA
La aplicación del método deductivo propuesto
por la UNESCO a través del Consejo
internacional de Archivos nos lleva a iniciar
nuestros trabajos científicos a partir de una
hipótesis serial, previo conocimiento y estudio
de la institución o persona que generó el fondo
documental por describir. Tomemos así el caso
del fondo Fomento, organizado, descrito y
publicado por el Archivo Histórico del Estado
de México: fue preciso saber cuándo habían
dado inicio sus actividades y si éstas fueron
sustentadas por algún decreto, ley o
reglamento que diera vida jurídica a la
naturaleza de sus funciones y a las oficinas
que fueron surgiendo, debido a las solicitudes
de servicios y menesteres de la sociedad
decimonónica donde nació esta institución,
columna vertebral de la administración pública
En relación con lo anterior, Enrique
Ampudia Mello dice: “...es importante señalar
que dentro de la tradición doctrinal de la
administración pública, existe una corriente de
pensamiento que permite alimentar y orientar
la reflexión acerca de las relaciones entre los
archivos
y
las
organizaciones
gubernamentales dentro de la Administración
Pública de nuestro país, donde lo que priva
hacia los archivos es la marginación y el
104
mexicana.
ordenamiento, podremos pasar hasta entonces
a (a clasificación, cuyas claves determinarán
las clases de series y señalarán la signatura o
unidad de instalación que corresponde a cada
serie dentro del fondo de procedencia. Estas
claves se conforman con las siglas del archivo
al que corresponden; las primeras letras del
fondo de procedencia y las letras de la sección
o serie, las que han sido elaboradas con
anterioridad en el cuadro de organización
científica; el número de volumen dentro de la
serie; el número de expediente que le
corresponda en el volumen; el año en el que
se generó y el número de fojas que integran el
expediente (documento simple o compuesto).
Esto nos dará como resultado el control
intelectual del fondo y as series que lo
constituyen, la información que contiene y su
dinámica v accesibilidad, así como la eficaz
administración del archivo.
Con estos elementos iniciamos la
elaboración del cuadro de organización
científica hipotético, conocido también como
cuadro de clasificación. En este instrumento
auxiliar de descripción archivística estarán
contenidas las series de las cuales, según
nuestro
conocimiento
de
(a
historia
institucional y nuestra deducción, presumimos
una existencia hipotética; por ejemplo: el
cuadro de organización científica hipotético
del fondo Fomento del Archivo Histórico del
Estado de México, se inició con 45 series
documentales; sin embargo, al finalizar los
trabajos de análisis, el cuadro de
organización científica definitivo arrojo 81
series.
Luego de concluir el cuadro de organización
científica definitivo y la etapa de análisis, y de
rescatar el principio de procedencia (institución
o persona que generó el fondo), podremos
pasar a la etapa de identificación y rescatar
todas (as series que constituyan el fondo
documental.
Cuando hayamos terminado los trabajos de
clasificación, también con paciencia y
dedicación
mística,
entonces
nos
encontraremos en posibilidades de concluir los
trabajos de organización científica y estaremos
preparados para la elaboración de los
instrumentos de descripción archivística.
Al concluir la etapa de identificación,
procederemos al tercer paso metodológico, la
ordenación, donde se inicia el rescate del
principio de orden original. Aquí necesitamos
toda nuestra vocación para probarnos a
nosotros mismos si somos archivistas
auténticos o burócratas castigados, ya que
esta etapa es una de las más difíciles y
requiere una irrestricta entrega, así como
conocimientos archivísticos, pues se deberán
ordenar uno por uno los documentos simples o
compuestos (expedientes), con el pleno
conocimiento de las características internas
(actios y conscriptios) que las integran (acción,
tiempo y espacio), así como de sus
características externas, e ir colocando la
documentación en el lugar serial que
corresponda, ordenada de acuerdo con el día,
mes. Y año en el que se genero, hasta
completar el conjunto de las series que
conforman el fondo documental.
Los trabajos de organización científica son
el resultado de la calidad del ordenamiento de
los fondos documentales, que al concluirse
nos dan la posibilidad de iniciar (a elaboración
de los instrumentos de descripción, primero en
soporte tradicional y después en soporte
informático que es nuestra aspiración.
La descripción, de acuerdo con los 26
elementos de (a norma ISAD (G), nos da como
alternativa la homogeneización de una
organización científica y los trabajos Óptimos
en (a descripción multinivel.8 Descripción,
palabra mágica propuesta por Theodore
Schellemberg, 9 aceptada por (a gran teórica
española Antonia Heredia Herrera y ahora
adoptada por el Conseil Internacional des
Archives.10
LOS INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
En este nivel de organización científica
tendremos con exactitud las fechas extremas,
es decir, cuándo nació el primer documento y
cuándo el último
Los instrumentos de descripción son los
elementos archivísticos que contienen la
información de los fondos documentales
organizada científicamente en sus diferentes
Si concluimos con optimismo y paciencia el
105
niveles de descripción, Si bien sus
características estructurales serán diferentes
de uno a otro instrumento.11
específicos de cada serie documental
ordenada. Es el medio fundamental para
apoyar a los usuarios, ya que en él se
localizan las fechas extremas, los elementos
básicos de tiempo y espacio, y el volumen
documental, indicado en la unidad de
instalación o signatura para el proyecto de
investigación
específico;
a
tipología
documental nos dirá en forma precisa el tipo
de funciones del organismo generador y la
interrelación del lugar o persona como parte de
un todo, pues el inventario cardinal describe
series documentales de un fondo determinado.
Se deberán incluir los índices necesarios para
un óptimo servicio y acceso a la información
contenida en el inventario cardinal, ya que este
generoso
instrumento
de
descripción
archivística constituye un apoyo para organizar
masas documentales.
Existen siete instrumentos de descripción
archivística: tres básicos y cuatro auxiliares; 12
los instrumentos básicos son:
• La guía,
• el inventario y
• el catálogo.
Los instrumentos auxiliares son:
•
•
•
•
El cuadro de organización científica,
el índice,
el registro y
el censo.
Como ya se mencionó, la decisión de elaborar
los instrumentos de descripción archivística se
tomará después de haber logrado una óptima
organización científica de los fondos que se
resguarden, pues jamás se podrán elaborar los
instrumentos de descripción si se carece de
una organización científica planificada de
acuerdo con las características de los fondos
documentales y con estudios preliminares.
Al concluir los trabajos de organización
científica de fondo y luego de elaborarse el
inventario cardinal, se deberá redactar la
historia institucional de fondo inventariado, que
se realiza con los datos contenidos en los
propios documentos, mencionando las lagunas
históricas existentes, las situaciones a las que
estuvo expuesto el fondo a través de su propia
historia, y desde luego se buscarán los
soportes
jurídicos,
legislativos
o
administrativos que dieron vida formal a la
institución, como leyes, decretos, reglamentos,
etcétera, además de la bibliografía necesaria
para la investigación histórica de la persona o
institución generadora.
La guía
La guía es el instrumento de descripción que
ocupa más elementos de la Norma ISAD(G),
pues su propósito fundamental es describir de
manera general los fondos documentales que
integran un archivo municipal, estatal, federal,
eclesiástico, clínico, privado, industrial y todos
los archivos existentes en un país o comunidad
determinada; también se podrá elaborar la
guía de un fondo. Esta tiene como objetivos
orientar al usuario con respecto a lo más
importante del archivo, establecer relaciones
con otros tipos si es que existen convergencias
e
interrelaciones
con
otros
fondos
documentales, y aportar bibliografía que apoye
al conocimiento de las instituciones y los
servicios que presta el archivo y la ubicación
del fondo.
La historia institucional del fondo inventariado
apoyará el conocimiento del organismo que
generó la documentación motivo de una
investigación determinada, lo que repercutirá
en la excelencia del trabajo investigadorarchivista ya que los tiempos se optimizarán y
se ocuparán en la búsqueda de más
información.
El catálogo
El catálogo es el instrumento de
descripción archivística que se elabora al
concluir el inventario cardinal. Su estructura es
la descripción de los documentos simples o
compuestos, y con él se concluirá la
descripción archivística multinivel.
El inventario
El inventario cardinal es el instrumento de
descripción archivística que nos proporciona
información dinámica y los elementos
profesionales necesarios para elaborar los
demás
instrumentos
de
descripción
El método que se aplica en archivística es el
106
deductivo, es decir, los fondos documentales
se organizan de lo general a lo particular, con
la
finalidad
de
Llevar
a
cabo
la
homogenización de la descripción multinivel
que indica la Norma ISAD (G). El catálogo es
la herramienta de descripción empleada en el
último nivel, y contiene información detallada
con extrema calidad de síntesis, siguiendo los
lineamientos internacionales. La información
debe incluir los elementos precisos de los
documentos que Integran los expedientes
dentro de un volumen específico que conforma
una serie documental de un fondo
determinado. Los expedientes no podrán
separarse de su serie ni de su fondo de origen,
ni se podrán desvincular los expedientes, pues
éstos mantienen la unicidad y son indivisibles,
ya que construyen el resultado de acciones en
un tiempo y en un espacio, en coordinación
con la persona o institución generadora.
que complementa los instrumentos básicos, y
resulta indispensable para la elaboración de
guías, inventarios cardinales y catálogos. Su
elaboración responde a diferentes criterios, ya
que dependerá de las necesidades que surjan
de las características de los fondos a de los
archivos.
Los Índices pueden ser onomásticos,
geográficos, alfabéticos, etcétera, de acuerdo
con las estructuras funcionales del organismo
o de la persona que haya generado los fondos
documentales.
El registro
Es el instrumento auxiliar de descripción para
los archivos de la primera edad (prearchivos o
de trámite) y de la segunda edad o de
concentración; se conoce también como
inventario topográfico. Se ha utilizado errónea
e indiscriminadamente en los archivos
históricos como listado, y durante más de
cincuenta años ha ocupado el lugar del
inventario cardinal.
El cuadro de organización científica
Es un instrumento auxiliar de la descripción
que resulta imprescindible para el inventario
cardinal y para las demás herramientas de
descripción. Se elaboran en los primeros
pasos de la organización científica del archivo;
se debe realizar en todas las clases y tipos de
archivos que existen, de la primera a la tercera
edad del documento; sus características serán
determinadas por las vigencias, de acuerdo
con las instituciones o las personas que
generen los documentos. Este cuadro nos
indica la jerarquización de las series
documentales, presentadas en su formato de
características verticales, y facilita el acceso
del usuario a la información del conjunto
documental pues proporciona una visión
general y dinámica del panorama preciso de
los fondos, las secciones y las series que los
conforman, así como del total de fondos que
resguarda un archivo.
El registro solo enumera y cuantifica a nivel
general
las
unidades
de
instalación
(volúmenes, legajos, etcétera), pero no refleja
la organización científica de los fondos ni
apoya una optimización de los recursos de
tiempo y forma, ya que solo es una
herramienta auxiliar para la descripción
archivística.
El objetivo fundamental del registro es única y
exclusivamente de control interno de los
fondos administrativos y de concentración,
pero tiene el inconveniente de contener un
mínimo de información; es admisible para los
archivos señalados, si bien carece de la
metodología de la ciencia archivística. Se trata
de un instrumento auxiliar técnico para el
registro de préstamos o recepción de remesas
de concentración, esperando tranquila y
silenciosamente el cumplimiento de las
vigencias documentales.
Sin la existencia del cuadro de organización
científica será imposible Llevar a cabo una
organización seria de los archivos ni mucho
menos realizar una descripción archivística.
Por ello, representa el instrumento auxiliar para
la elaboración de los tres instrumentos básicos
de la descripción archivística.
El registro no se debe elaborar en un archivo
histórico, ya que se perderían tiempo y
recursos. En el archivo histórico solo se
elaborarán los instrumentos básicos y los
auxiliares que se requieran para su óptima
organización y administración, frente a los
El Índice
Es el instrumento auxiliar de la descripción
107
instrumentos de descripción archivística, para
conocer la realidad de los archivos mexicanos,
pues mientras solo digamos que nuestros
archivos están “organizados” sin exponer
nuestros
instrumentos
de
descripción,
seguiremos en las mismas condiciones,
negados al desarrollo de una verdadera cultura
archivística.
requerimientos de un archivo permanente o de
tercera edad con un eficaz servicio de
información a los usuarios.
El censo
Es el instrumento auxiliar de descripción
que nos permite el acceso a la información
global de los archivos. A través de él se
conoce el número total de los archivos
existentes en un municipio, estado, país o
inclusive en el mundo, y se conocen también
las características de conservación, el nivel y
calidad de la organización archivística y el
desarrollo de los instrumentos de descripción,
así como las características legislativas.
2. Que el AGN realice seminarios sobre
descripción archivística a nivel nacional e
internacional,
para
fortalecer
nuestros
conocimientos con las experiencias obtenidas
en otros archivos de México y el mundo.
3. Que la Mención Nacional al Mérito
Archivístico se otorgue a los archivistas que
realicen aportaciones teóricas y técnicas en
beneficio del desarrollo de la archivística
nacional. Solo de esta manera podremos
aspirar a un crecimiento coherente con la
dinámica del siglo XXI.
El censo responde a una panorámica general
de determinado grupo de archivos, pero
deberá efectuarse con una estricta ética
profesional pues hará mención del estado real
que guarden los archivos censados. Si un
censo no se realiza con veracidad los archivos
permanecerán en el olvido, no se permitirá su
desarrollo
óptimo
ni
se
lograra
un
reconocimiento de la archivología y por ende
de los archivistas.
4. Que se integre la Asociación Nacional
de Archivistas Mexicanos y que participe a
nivel internacional con asociaciones gremiales
como la brasileña, la española, la francesa, la
inglesa, etcétera, y desde luego que sea
reconocida por el Consejo Internacional de
Archivos.
CONCLUSIONES
Debido a la falta de difusión de los acuerdos y
trabajos archivísticos a nivel nacional e
internacional durante los últimos diez años, la
archivística mexicana se ha detenido en
sistemas
incongruentes,
anacrónicos
y
desfasados por más de cincuenta años. Priva
el desconocimiento de las reglas y los
principios universales de la ciencia archivística,
como el manejo del fondo, la sección y la serie
documental, pues en el umbral del siglo XXI
todavía
existen
personas
y
hasta
universidades que siguen utilizando el sistema
decimal para la organización de los archivos.
Todo esto nos ha llevado a la ignorancia total
de la alternativa presentada por la UNESCO a
través del Consejo Internacional de Archivos y
su Comisión Ad Hoc para normas de
descripción: la Norma internacional General de
Descripción Archivística, ISAD (G) o General
International Standard Archival Descripción.
NOTAS
1
DUCHEIN, Michael, Prologo al libro de HEREDIA HERRERA,
Antonia, Manual de instrumentos de descripción documental,
Sevilla, España, Diputación Provincial de Sevilla, 1982. Michael
Duchein es inspector general de los Archivos Nacionales de
Francia y egresado de la École de Chartres.
2
No existe una Ley Nacional de Archivos.
3
Como un ejemplo: parece ser que en el Estado de México el Sistema
Estatal de Documentación solo reconoce al Archivo del Poder Ejecutivo,
ya que jamás ha realizado trámites ante las autoridades correspondientes
para un desarrollo integral y congruente de la archivística con la
administración pública mexiquense.
4
No hay una concientización para legislar a nivel municipal sobre materia
de archivos.
5
AMPUDIA MELLO, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la
dimensión archivística de la Administración Pública, México, Archivo
General de la Nación, 1988, PP. 7-20.
6
REYES, Román, Terminología Científico Social, Anthropos,
Editorial del Hombre, Ministerio de Cultura.
7
DORANTES, Maria Teresa, ‘La archivística general a través de la
metodología de la ciencia archivística’ (en revisión, original en soporte
informático para publicación).
8
Conseil International des Archives et Commission Ad Hoc, Paris,
Francia, 1 990.
9
SCHELLEMBERG, Theodore, Técnicas descriptivas de archivos,
Córdoba, Argentina, 1961, p. 1.
10
Conseil International des Archives, op. cit., p. 4.
11
DORANTES, María Teresa, op. cit., p. 2.
12
HEREDIA HERRERA, Antonia, Manual de instrumentos de descripción
documental, Sevilla la, España, Diputación Provincial de Sevilla, 1982.
PROPUESTAS
1. Que el AGN convoque a una reunión
nacional de análisis y evaluación de los
108
11. THE ARRANGEMENT AND DESCRIPTION OF ARCHIVES
IN PREPARING his archives for use, an
archivist has two aims: good order and ready
availability. Having accessioned and shelved a
collection, the archivist needs a record of
where it is located in his repository, and what
treatment he has given it; if it is an accession
of some size the order of its parts should be
quickly intelligible, both in general in the strong
room and in detail on the shelves. Secondly, if
the archivist wants to be able to refer easily to
particular items in a collection it will need to be
analysed to varying degrees. Schellenberg
calls these two processes “arrangement” and
“description”.’
Arrangement
embraces
accessioning and classification; description
involves cataloguing (of various types) and
indexing.
form. This should be fairly substantial, with
plenty of vertical rulings. An accessions volume
is expensive if specially made, but it is possible
to adapt a standard account book. An
accessions register in card form is not an
adequate substitute for a volume: cards can
get lost or misplaced or destroyed.
Arrangement
Schellenberg defines the primary purpose of
an accessions register as providing “an
immediate, brief, and permanent record of how
material came into a repository” (Local Records
would also include record of where the material
goes to in the repository.) The “permanency”
required by Schellenberg’s definition is catered
for by using a substantial volume. “Immediacy”
means registering the details of an accession
while the details are still fresh in the archivist’s
mind, so that the collection doesn’t get lost
sight of, or out of sequence. While registering
the accession the archivist can also complete
the first stage of its treatment: giving the
documents a first dusting, perhaps, boxing
loose items, noting documents which need
urgent repair, and, having given the collection
an identifying number, putting it away in a
recorded part of the repository.
The accessions register is, after all, perhaps
the most important single record of the
repository’s
activities:
a
methodical,
chronological record of the receipt of archives.
Beyond that, it has psychological value as an
indication of the importance attached by the
repository to the records it receives: it should
be neatly kept, without alterations, and
preferably written in one person’s handwriting.
Accessioning
(i) Accession RECEIPT
When an accession of (particularly, private)
records has been received the archivist will
want to express to the owner his thanks for the
deposit or gift. In his enthusiasm he may be
tempted to promise a list or catalogue by a
certain date, or perhaps “in the near future”.
The archivist should, however, resist this
temptation: he has no idea what other pressing
commitments he may have to accept, and even
everyday administrative distractions will usually
unhinge a hopeful schedule. Instead, but as a
token of the value which he places on the
accession, and in the nature of something on
account, the archivist may well feel that an
official, though attractive, receipt would be
acceptable to the owner: the Warwickshire
Record Office, for instance, supplies a foolscap
receipt in hand-made, linen-rag paper, headed
with the county’s coat of arms.
As for “briefness”, the following details need
to be recorded: accession number, date
received, source, terms on which received,
description (including covering dates), quantity,
correspondence
file,
location,
and
classification. These details might be laid out
across two open pages of a register as
illustrated.
(ii) ACCESSIONS REGISTER
The carbon copies of accession receipts are
useful for reference purposes, but the archivist
also needs a more formal record of his
acquisitions: an accessions register in volume
Frequently, more than one accession is
received from the same source. Local Records
advises cross-reference in the accessions
109
occasional correspondence, much of it from
people wishing to visit the record office; II.
Subjects, containing the office’s general mass
of papers, arranged by topic and ranging from,
say, “Annual reports” to “Wills”; III. Collections,
in which are arranged alphabetically the files of
correspondence
concerning
particular
accessions; correspondence negotiating an
accession being transferred here from section I
as soon as the accession has been received.
register, and suggests, as the simplest method,
a forward reference from the first entry to all
additions, with later entries merely referring
back to the previous one.4
In county record offices it is usual to keep
separate registers for official and unofficial
records. In addition, a register for temporary
deposits and loans is desirable to cater, for
instance, for outside documents being
examined, documents received from another
record office for the convenience of a student.
An accession itself must, of course, be
labelled with its accession number. A good
many accessions are quite small and can be
put in either single envelopes or single boxes.
If there is more than one item it is unnecessary
to label the items themselves, simply the
envelope or box that contains them; but,
naturally, if an item is ever removed from the
strong room, care must be taken to relate it to
its container. If there are several containers it is
useful to label them: Acc. 128/1, Acc. 128/2,...,
Acc. 128/8 (end).
It is convenient to allot part of a strong
room to unclassified accessions, so that they
can be kept in numerical order (though, of
course, a single accession may fill a
considerable part of a strong room and so
disturb the sequence). As collections are
classified they are normally removed from this
location, but small accessions, which it would
be superfluous to classify, may well continue
indefinitely in their accession order.
A further useful, subsidiary register is one of
correspondence, containing a daily record of all
in-coming and out-going letters. It might take
the following form, across the open pages of a
quarto or foolscap notebook:
DATE
FROM/TO
SUBJECT
FILE
In this dual purpose correspondence register
in-coming letters are entered in black and outgoing letters in red. A correspondence register
is helpful in tracing a letter when its writer’s
name has been forgotten, and also in proving,
to the archivist’s satisfaction at any rate, that
he has not received a letter which someone
else claims he has.
A simple system of filing correspondence
and other papers in a record office has three
Acc.
No.
128
Date
of
acc.
16.6.
1971
sections:
I.
Source
Terms
Atlas Engineering DeCo., Ltd. Olimpus posit
Works, Barcheston
(through Mr. G.
Jones
Company
Secretary)
Miscellaneous,
Desvriptions
Quantity
Accounts,
correspondence,
minutes,
drawings,
photoGarphs, c. 1868 – c
1950
containing
all
110
5
boxes
and
3
rolls
File
III
Atlas
Location or
Classification
Strong
room
C
(iii) ACCESSIONS
CARD INDEX
To complement
the register it is
useful to have a
card
index
of
accessions, so that
the archivist can
quickly locate a
collection.
This
index may be an
elaborate
one,
recording not only
much
of
the
information already
in the register, but
also the various
stages of treatment
sensitive to the nature of the organism he is
operating on. From his first sight of a collection
to the last catalogue entry he makes, the
archivist adapts his treatment of the collection
to an unspoken assessment of its character, its
age, its comprehensiveness, its physical
condition, its order, its housing, its use.
of the collection, such as stamping,
cataloguing,
calendaring,
indexing,
and
dissemination of catalogues. However, it is also
worth having a simple index, giving the name
of each collection and its location in the
repository, arranged by classification marks:
this helps to keep a check on the allocation of
these marks.
What the archivist will not disturb is the
original bundle. He may find this tied round with
string or tape, wrapped in brown paper, or
contained in a tin deed box. These documents
have been deliberately put together in the past
because they related to a certain piece of
property or a particular transaction. It is likely
that the bundle will have a label, the parcel a
note, the tin box a schedule, describing the
contents of each bundle; in addition, the
bundles may be numbered and there may be
an inventory of them. The bundles, therefore,
are clearly organic units, and the archivist must
preserve them as they are; he will, in fact, bring
similar bundles, parcels, or tins into proximity
with each other so that they may form one of
the classes (for example, deeds or
correspondence) or sub-classes (for example,
vouchers) of the collection.
Classification
It is a usual practice today for archivists to
arrange a collection physically in classified
order, and for the catalogue of the collection to
follow the same order. This operation, called
“classification” by Schellenberg and “sorting” in
English record offices, involves, of course, to
some extent, imposing order on the collection;
but, to guard against excessive rationalization
(or “methodizing”, as it was called in the
nineteenth-century Public Record Office) the
archivist is all the time looking for the natural
organic order—the manner, that is, in which the
records were created There is an older, more
cautious procedure which simply accepts any
arrangement existing in the records when they
are reccived lists them document by document,
from the first container to the last This method
has two disadvantages. Firstly, in listing
document by document, the archivist is tied to
a detailed description of the collection: he
cannot proceed by broad groups in case other
related documents turn up in other parts of the
collection. Secondly, a collection treated in this
way presents a confused picture both on the
shelves and in the catalogue; the archivist can
never have the satisfaction of embracing all the
household accounts or all the medieval deeds;
he is continually taking boxes down to extract
isolated documents. Similarly, since most
inquiries arc for runs of documents from
particular archive groups, it is easier for the
searcher if he can see these runs listed
consecutively in the catalogue.
The condition of an accumulation of records
when they are received into a repository varies
enormously according to the attention they
have been given in the past. They may be in
good order, or, more likely, some parts of the
collection, for instance, those in recent use or
those with attractive bindings, may be in better
order than others. Many collections of family
and estate records come into record offices at
a time of depleted staff, so it is possible for a
collection which ‘was once well ordered to
show
signs
of
recent
neglect
or
disorganization. It may also be the case that
the records have been through the hands of an
intermediary, perhaps a historian, who has
imposed his own artificial arrangement. For
whatever reason, then, it is almost certain that
the archivist must, to some extent, restore the
archive order.
Collections are rarely received by the
archivist in the order in which he will decide to
arrange them. This may seem to contravene
the maxim that the archivist must preserve the
original archive order; but what, in fact, he is
trying to do is to revive or reveal this order. It is
a subtle, delicate process, but, like a surgeon,
an archivist must be firm, while remaining
How does an archivist set about sorting (or
classifying) a medium-size collection which has
lost most of its organic order? As Mr. Francis
Steer says, archivists have different notions
about size in archive accumulations,5 but the
111
the volumes later on. Two such slips would
then appear thus:
collection imagined here would not be too
embarrassing; not too big, that is, to stack,
when received, in one large sorting room,
leaving enough space for tables and for
manoeuvring. Ample sorting area is essential.
A good idea, employed at the Staffordshire
Record Office, is to have plenty of large pigeon
holes around the walls of the sorting room.
Also useful, for sorting long series of small
documents, is a smaller, movable frame of
pigeon holes, say 5 ft x 4 ft overall, with eighty
holes each 7 x 5 in., which can be hung on the
wall. Such a frame was used in the Nottingham
University Department of Manuscripts for
sorting 5000 medieval deeds connected with
thirty counties; under each pigeon-hole was a
strip of plastic on which place-names could be
written with a crayon and then erased. In the
absence of pigeon-holes a considerable
number of tables is necessary; these can well
be trestles or stacking tables, to be stored
away when not in use.
A
WALLOTON
HOUSEHOLD
1573-82
A
WALLATO
N
1713-25
Where A = accounts and R = rentals.
When the archivist has gone through the
volumes in this way he can sort them into
classes (e.g. accounts) and types (e.g.
household), arrange them chronologically
within these groups, and pile them away on a
side table or on the floor. He does not,
however, list them at this stage because other
similar volumes may turn up in boxes or
parcels.
The archivist, then, looks round his store
room at a jumbled mass of volumes, bundles,
maps, tin boxes, cardboard boxes, and parcels.
He sees similar types of records in different
parts of the room, and he may decide to move
like things near to each other, but it is not
essential and he may not have space. Since
his aim is to classify, arrange, and list the
accumulation as a whole, and he cannot be
completely certain about everything that is
there until he has looked at the last item, the
archivist cannot start listing until he has come
to the end of sorting. What he does instead is
to insert into each volume or bundle, as he
deals with it, a projecting slip of paper on which
he writes brief details of the item.
After the volumes have been gone through,
it is a matter of personal preference which
class the archivist turns to next; perhaps an
attractive group of estate maps engages his
attention. If the number of maps is
considerable they may take some time to
identify and record. Large and, particularly,
rolled maps are rather awkward to handle, so
the archivist needs a good-size table, and lead
weights to keep the maps flat while he is
examining their details. As rolled maps acquire
a column of dirt down the innermost margin it is
worth while giving them a preliminary wipe with
a duster (treatment which is desirable with
volumes and bundles, too, at this stage,
looking at the same time for evidence of mould
and insects).
Perhaps the best items to start on are the
volumes since they can be worked through
more quickly than, say, bundles. The archivist
thus makes an earlier impression on the
collection, and this is always psychologically
helpful. Having collected the volumes together,
the archivist begins to examine them one by
one. As he identifies volumes of accounts, of
rentals, of surveys, etc., he notes this
information on the slip which he inserts in each
volume, giving also locality and covering dates.
He may well at this stage put a classifying letter
at the head of the slip; this will help him to sort
Eventually, of course, the archivist will want
to catalogue his maps, giving details of size,
scale, surveyor, area, special features, etc. For
the moment, however, all that he is concerned
with is date and locality; if the area covered by
the map includes parts of several parishes their
names should be noted, or, alternatively, the
area can be identified by the name of that part
of the estate. These details are then written in
pencil at one end of the outside of the rolled
map, and can remain there for convenience
even after listing. The maps are probably best
arranged alphabetically by principal place, and
112
Applied to a mass of estate papers made up
in bundles, the moral for the archivist is not to
read, identify, and list each individual document, but to flick through a bundle, noting as
he goes the dates of the earliest and latest
documents, and the subject, or principal
subjects, referred to. Of course, this way he will
miss some of the subjects, but even if he read
every document he would still, because he is
not a research worker, miss much of the
matter. At this stage the archivist is not aiming
at a calendar of the documents, but simply a
descriptive list, that is, a list which will give to
an inquirer an idea whether the documents fall
within his period, his locality, and his subject.
The archivist can build up a fair speed in this
method of dealing with bundles of papers.
within that chronologically; minor places will
appear in the list, and should ideally be picked
up in an index.
Deeds form a considerable part of most
estate collections. Detailed cataloguing and
calendaring of deeds comes later. At the listing
stage the technique for deeds is the same as
for other material: to slip a note under the string
of the bundle or parcel, giving the covering
dates and the places referred to. How the
bundles and parcels are then dealt with will
depend on their quantity and the structure of
the estate. The Middleton family archives in the
Nottingham
University
Department
of
Manuscripts contain two distinct groups of
deeds. The first group consists of 5000
medieval deeds: documents which, having
been long dissociated from each other, can be
treated as single items and arranged as seems
most convenient to the archivist: actually, firstly
by county, secondly by passed and thirdly by
date. The second, larger group comprises post
modifical deeds, made up in bundles, with each
bundle referring to a particular piece of
property or a certain transaction (for example,a
marriage settlement). In this case the deeds
clearly have to be arrege by existing bundles:
as a large proportion of the bundles fall into
groups relating to particular parts of the estate,
they are convenienty listed firstly by these
areas and then chronologically, the date of
each biwdie being determined by its earliest
document.
By now, probably most of the collection will
have becn gone through, but one considerable
group, manorial records, may remain. Once
again, these can be listed quite simply: by type
(court rolls, bailiff’s accounts, etc.), by manor,
and by date.
When the archivist has dealt with the whole
collection in this summary fashion (depending
on its size the operation may take him a few
days or several weeks) he will finish up with
bundles, rolls, and volumes piled more or less
neatly about the room, each pile a related
group of documents, and each item with a
projecting slip bcaring a brief description. To
each of the groups he has given a letter: A for
accounts, D for deeds, E for estate papers, M
for manorial records, 0 for official papers, and
so on. He now arranges the groups in
alphabetical order, very likely beginning with
accounts; if the accounts are a largish group
he may wish to divide them into types, e.g.
household, personal, estate, but if they are
very miscellaneous he may decide simply to
arrange them in chronological order, identifying
their contents in his list. Having arranged the
accounts in the order he prefers he proceeds
to number and list them. The beginning of the
first page of his list may therefore appear thus:
When the archivist has eliminated volumes,
maps, and deeds, he will have dealt with a fair
proportion of the whole collection, but he may
still be confronted by a considerable mass of
miscellaneous bundles and loose papers. At
this point he is in danger of getting bogged
down. If he approaches the documents one by
one he is liable to lose his way in a jungle in
which he cannot tell the wood from the trees.
There are two methods of getting out of a
forest: one is to chop down each tree until
there is no forest left; this method, though
thorough, can take a lifetime; the other is, by
climbing the tallest trees, to feel one’s way
systematically and expeditiously towards the
edges of the wood.
ACCOUNTS
1
2
3
113
A
1525—36 Wollaton: household, estate, personal
1536-48 Wollaton: household, estate
1550—56 Wollaton: estate, personal
Relatively little attention, on the other hand,
has been paid to the description of series”, yet
it is these intermediate units which require the
special attention of the archivist.
In a similar way he continues through the
remaining groups of the collection.
Mr. Steer has described the method he
adopted in listing the very large accumulation
of family records of the Duke of Norfolk at
Arundel Castle. When he began work he
“vainly attempted to sort the archives into
classes so as to get all the accounts together,
all the letters, all the manorial documents, all
the inventories, and so forth, in the hope that
they could be catalogued as separate groups”.
Because of the size of the collection he found
this system unworkable. Instead, dealing with
each document as he came to it, he noted its
details on a card, gave the document a
temporary number, and replaced it in its box. At
the end, when the cards had been arranged in
classified order, the relevant documents could
easily be found and given permanent number
and storage: “by this means, one avoided
having too much archive material lying about”.
Schellenberg finds that the terms used to
designate various types of finding aids—
guides, inventories, calendars, catalogues,
lists, indexes, etc.—are “not well defined”.
During the formative years of the American
archives profession the word “catalog” was
used as the generic term, because of its library
usage, but Schellenberg proposes the term
“finding aid” to cover all types of archive
description. The word “catalog”, he suggests,
should be used for a description in card form.
“Inventory” should have the meaning it
commonly has when applied to goods: a
stocktaking of records. “List” should refer to a
detailed description in which record items are
identified and described. “Calendar” should
apply to a chronological list of record items with
a brief summary of the contents of each.
“Index” should imply a finding aid in card form
which shows where specific information can be
found in record units; it should merely identify
the units, not describe them.8
Description
Both Jcnkinson in his Manual of .4rchive
Administration and Schellenberg in his
management of Archives devote considerable
space to the description of archives. What they
(and particularly Schellenberg) say is very
detailed (and not always easy to follow)
because they have in mind large masses of
records, namely the national archives of their
respective countries. Practice in smaller record
offices will naturally be simpler.
(i)INVENTORIES
For Schellenberg, the first operation is the
compilation of an inventory. The inventory is an
initial, provisional finding aid, primarily for
internal use. Its preparation is also “a kind of
discipline” for the archivist, because in
compiling it he has to study the organization
which produced the records.’ The inventory’s
entries
should
be
logically
(e.g.
Organizationally) arranged, and should consist
of (i) a title line, giving the record type (e.g.
correspondence), its inclusive dates, and its
quantity; (ii) a descriptive paragraph, specifying
significant items, provenance, content (e.g.
main subjects dealt with), and composition
(e.g. files, bundles, volumes).10
For Schellenbcrg the description of archives
involves two actions: firstly, identifying the
“record unit”, and, secondly, enumerating its
essential qualities. He distinguishes three
types of record unit: large, consisting of groups
of public records, or collections of private
papers; intermediate, consisting of series (or,
as English archivists would say, classes) within
groups or collections; and small, consisting of
individual record items within series. According
to
Schellenberg,
archival
description
techniques in the U.S.A. relate mainly to large
and small record units, i.e. to groups (or
collections) and to single items; particularly to
the latter: the ‘literature on the description of
private papers is concerned almost exclusively
with cataloguing and calendaring single items.
Jenkinson defines an inventory rather more
casually as “a summary but complete
exposition on paper of the arrangement we
have given to our Archives”11 But English
practice, as, in fact, described by Jenkinson,
and as followed in numerous local record
114
offices, is similar to the American. Thus, a
typical inventory entry reads:
Dodworth National School: treasurer’s cash books, 1887—1904
(5). (Guide to the Manuscript Collections in the Sheffield City
Libraries, 1956, p. 43).
County Bridges:
Bridge Committees: 1821—1889; 2 bundles, 2 volumes of draft
minutes
(1821—51) and 2 volumes of minutes (1846—59. 1876—89).
By order of Quarter Sessions (Mich. 1876) a standing County
12
Bridges Committee was to be annually appointed.
(ii)
A typical entry in the Guide to the Contents of
the Public Record Office, 1963 (vol. 1, p. 75),
reads:
Memoranda Rolls (L.T.R.) (E368) 2 Henry III to 5 William IV. 804
rolls.
DESCRIPTIVE LISTS
Jenkinson says that in repositories of any
size, in which part at least of the detailed work
must often be postponed for many years, the
inventory is an essential finding aid; but “the
archivist dealing with a very small quantity of
documents might find it possible to proceed at
once to detailed Listing or Calendaring and
dispense with the Inventory”.”The experience
of local archivists probably confirms this. The
classifying
operation
described
earlier
produces not an inventory but what in England
is called a descriptive list (or by Schellenberg
simply a list). A descriptive list “may vary from
the barest schedule to a form of catalogue only
once removed from the calendar”.14 The
feature, however, which distinguishes a
descriptive list from an inventory is that the unit
of description is not the series (or class) but
what Schellenberg calls the item, i.e. a single
document, bundle, file, or volume.
In these entries there is no attempt to
distinguish the dates of particular volumes of
rolls; i.e. they are characteristic inventory
entries, as distinct from descriptive list entries.
It is, however, difficult to make an inventory
without first making a list. Hence, it is difficult to
make a guide before all the collections in a
repository have been listed, and this naturally
delays its compilation. Yet a guide is generally
recognized by archivists as the best
introduction for a student intending to use a
particular record office; one suspects,
therefore, that parts at any rate of some guides
are based on a summary examination of the
documents. The Sheffield Guide is quite frank
about this: “In order that the Guide might be as
up-to-date as possible on publication, several
collections which have not yet been fully listed
and arranged for students’ use, are included”15
There is clearly justification for a certain
amount of summary treatment in order to get
basic information into the hands of research
workers as quickly as possible; the information,
however, will not always be accurate, or it may
give a false impression of the amount of
material which exists about a given subject or
place. It is for this reason that Schellenberg
describes the inventory as provisional, not
necessarily correct in detail, and primarily for
use within the repository. When the National
Archives of the U.S.A. started publishing its
inventories, “excessive attention came to be
given to their composition and editing”, and so
the inventory programme of the National
Archives became gradually bogged down.16
Thus the archivist is on the horns of a dilemma
when he is considering the publication of his
guide. On the whole, there is much to be said
for urging him to publish sooner rather than
later—temperamentally, archivists (with some
notable exceptions) are prone more to
punctiliousness than publicity.
The technique of sorting and listing which
we have advocated in a small repository leads,
then to the production of a descriptive list: for
each item dealt with the archivist gives its
nature (record type), the name of the principal
place mentioned, the date or covering dates,
the physical characteristic of the item (volume,
bundle, file, roll) and the approximate number
of documents in any bundle. This is a fairly
expeditious, fairly (but not too) detailed way of
dealing with a collection. The inventory missed,
though in fact it returns later on. The inventory
example quoted earlier was actually from a
record office guide. A guide is an assembly of
inventories, and so to prepare one the archivist
must condense his descriptive lists into
inventories.
(iii) GUIDES
A typical entry in a local record office guide
reads:
115
that are registered, i.e. identified by date, by
the name of the person initiating a transaction,
and by a brief statement of the content of the
transaction.”11
English
archivists
began
compiling calendars of records in the State
Paper Office as early as 1825, and the first
Deputy Keeper of the Public Record Office,
Francis Paigrave, began a systematic
programme
of
calendaring
in
1841.
Schellenberg then goes on to give a pithy
statement of the nature, virtues, and defiicncies
of calendars. They contain, he says,
substantially more information about records
than lists, and they are always concerned with
individual documents, which are listed in
chronological order, identified, where possible,
by the names of writer and recipient, and
described by a digest of their contents. On the
other hand, calendaring is a time-consuming
and expensive procedure which can only be
justified for important documents with great
research value. Jenkinson, as we have seen,
says that the aim of the calendar is to make
consultation of the original document
unnecessary
except
in
exceptional
circumstances. But, claims Schellenberg, “a
cheaper and more accurate modern way of
doing this is to microfilm” the originals; and,
from a research point of view, microfilming is
better because it provides a full text, not merely
an abstract. If, on the other hand, the calendar
paraphrases the language of the main facts
and ideas of the documents, then, says
Schellenberg, “perhaps a better and more
efficient way of providing information in regard
to the documents is to compile subject lists of
them. In such lists, documents are described in
relation to subject heads, not merely
enumerated in chronological sequence. The
information provided in them about the record
type, the provenance, the dates, and the
content of individual documents is usually quite
adequate to meet all scholarly needs”.22
Schellenberg quotes an American archivist
to the effect that “from the public’s point of
view, the guide is the first publication that
should arrest the attention of the archivist".17
Schellenberg has no doubt about the
importance of guides and devotes twenty-four
pages to them (six more, in fact, than indicated
in his index). Strangely, however, despite the
distinction of the Public Record Office’s Guide,
Jenkinson’s Manual has only eight lines on the
subject: “The first requirement may probably be
held to be a General Guide to the contents of
the Repository. This will be a small matter if the
system of arrangement advocated above has
been followed, for it will consist roughly
speaking of a combination of all the
Introductions and Notes from all the
Inventories, condensed as far as possible, plus
a modicum of information from the body of the
Inventory as to dates and (in some cases)
quantities.”18 Equally strangely, in view of the
popularity of guides with local record offices In
England, the word “guide” does not appear at
all in the index to Local Records.
(iv) CALENDARS
Calendars have whetted a good many
antiquarian appetites in the past, so it is not
surprising that both Jenkinson and Local
Records have more to say about them than
about guides. Jenkinson defines a calendar as
“a précis whose compiler endeavours, while
economizing space, to achieve the same end
as the Editor of a full text—that of making
consultation of the original document
unnecessary
save
in
exceptional
circumstances”.10 For Local Records “the ideal
method of treatment of records is by the
calendar and, for certain types of archives,
notably title deeds, it is eventually almost the
only practical method of cataloguing. This
method, however, can hardly be applied to
many other records . . . in repositories where
economies of time and labour are of vital
significance.20
A second reason for calendaring, continues
Schellenberg, is “to make records accessible
that would otherwise be inaccessible because
of their physical character”, and he gives as “a
perfect example” the calendars prepared by the
Public Record Office of medieval rolls,
documents that are difficult to use because
they are cumbersome and sometimes in poor
condition, and because (and here Schellenberg
However, once again, it is Schellenberg who
is the most stimulating. He interestingly
suggests that the technique of calendaring
“probably grew out of the registry practices of
English government offices. In such offices,
documents are brought together into file units
116
Nottinghamshire Records Office, of listing
straight on to cards, which can then be
arranged in index order. This sounds attractive,
but there is some doubt whether it produces
either satisfactory lists or decent indexes: it is
as though the two disciplines require different
frames of mind which are difficult to adopt
simultaneously. The virtues of extensive and
thorough indexing have been eloquently sung
by Mr. Emmison who graphically portrays the
miseries of record offices without them and the
complacency of customers with them.u In the
early years of a record office an archivist,
perhaps with the help of an assistant, can
usually recall his collections in sufficient detail
to be able to refer readily to the relevant lists
and guide inquirers in the right direction. With
growth, however, this becomes gradually
impssible and indexes come to seem
inevitable. Yet they can never be ient. Just as a
reader in a closed-access library can find the
formal punctilios of the most detailed catalogue
frustratingly inadequate, so a student
confronted by cards full of references to names
a subjects feels the need for some sort of
evaluative comment befor he calis for particular
documents. Indexes will always need archivists
as midwives. Nevertheless, there is no doubt
that indexes satisfactory. narrow students’
options and stimulate archivists’ memories.
writes presumably as a modernist) “the writing
in them is often almost indecipherable and in
languages difficult for many present-day
scholars to interpret”. Schellenberg gives as a
third reason for calendaring, the protection of
“records of great intrinsic value” by reducing
the need to handle the originals; but, he thinks,
this purpose “can be accomplished as well and
perhaps more cheaply by microfilming the
documents”.
Schellenberg concludes on a gently satirical
note:
Calendars have a peculiar appeal to historians. They provide
information about documents in chronological sequence—the
sequence in which historians must read them to understand how
things actually happened.They provide enough information about
documents to enable an historian to know if any one of them is
pertinent to his enquiry. They almost relieve historians of notetaking, and often relieve them of the necessity of consulting the
originals of documents.
(v)
INDEXES
One of the ways ofjudging the quality, or at any
rate, the maturity of a record office is to look at
the extent of its indexing. On the whole, an
archivist cannot afford to engage in systematic
indexing until his listing and perhaps his
calendaring have reached a fair pitch; but there
is a technique, practised in the past by the
117
Los archivos y las nuevas tecnologías
aprovechamiento de las nuevas tecnologías,
afectada por un inveterado conservadurismo
auxiliado por la escasa presión de los usuarios
tradicionales y por los limitados recursos
disponibles. Siendo esto cierto, no son todos ni
los más decisivos ante factores como el
escaso grado de normalización necesario para
un uso racional de dichas tecnologías, o la
poca consideración de los archivos como
recurso básico de información por parte de las
propias entidades a las que dan servicio2.
Introducción
Antes de entrar en materia conviene aclarar
que las relaciones con las nuevas tecnologías
entendidas
como
algo
diferente
al
procedimiento archivístico es enfoque llamado
al desaparecer, ya que su decidida aplicación
a las distintas fases del quehacer profesional
exigirá su tratamiento combinado como algo
inherente. La bibliografía en la materia abunda
todavía en especulaciones acerca del futuro
impacto de las tecnologías de la información,
aunque cada vez es más numerosa la que
aborda aplicaciones concretas y ofrece
soluciones. Aspectos básicos como las
transferencias, la selección, el control de
fondos, la descripción... dentro de poco serán
prácticamente inconcebibles sin el auxilio o la
mediación de dicha tecnología. Es por esto
que nos proponemos abordar la cuestión
desde un punto de vista eminentemente
práctico, centrando la vista en las posibilidades
y en los logros que ofrecen en las distintas
fases del trabajo archivístico.
Ya en el Congreso Internacional de
Archivos de 1964 celebrado en Brúcelas se
trato el tema de la automatización, aunque los
participantes consideraron que el ordenador en
los archivos solo tenía cabida para realizar
determinadas
operaciones
Contables
y
estadísticas; hubo en cambio una excepción,
el NARA de Estados Unidos, que consideró
más amplia su utilidad en aspectos. Como el
control de los depósitos y la localización de
expedientes, según sus propias experiencias
estaban demostrando3.
Hacia 1971 la actitud de un número
creciente de archiveros había cambiado. En el
informe dirigido a la Octava Mesa Redonda de
los Archivos, R. H. Bautier señaló la aplicación
incipiente de las técnicas informáticas en la
recopilación, procesamiento y difusión de la
información, concluyendo que su desarrollo
afectaría a las políticas archivísticas de
algunos países: los Archivos Nacionales de
Suecia fueron los primeros en asegurar su
competencia
sobre
los
documentos
informáticos de valor permanente como ya la
tenia sobre los Convencionales seguidos por el
NARA, Canadá... Esta nueva situación venía
gestándose desde finales de los sesenta. Se
habían producido algunos cambios de origen
externo que propiciaron dicha evolución. De un
lado, la aplicación de los ordenadores a los
estudios históricos y sociológicos propicio el
Asimismo es necesario adelantar que no
vamos a extendernos en explicaciones acerca
del <<software>>, del <<hardware>> de los
nuevos soportes y demás aspectos técnicos
que, aparte no ser competencia archivística,
son ya sobradamente conocidos y cuentan con
voces autorizadas para su análisis. Por último,
al tratarse de un entorno en constante
mutación, consideramos que una monografía
corre el riesgo de quedarse rápidamente
desfasada en este punto, como lo ponen de
relieve obras de tan solo hace algunos años1.
1.
Historia
Es opinión comúnmente aceptada que la
profesión archivística ha sido poco ágil en el
1
Tal es el caso de los trabajos de Cook y de
Hedstrom, por ejemplo, que en su momento
constituyeron la vanguardia. M. Cook: Archivos y
ordenadores Barcelona: Mitre, 1984. 173 Págs. M.
Hedstrom: Archivos y manuscritos• los documentos
soporte
informático.
Coblenza:
Consejo
Internacional de Archivos, 1988. 168 Págs.
2
P. C. Mazikana: La gestión des archives et des
documento au service des decideurs: une étude’
RAMP. Paris: Unesco, 1990, 52 págs.
3
M. H. Fishbein: ((La automatización de archivos:
historia Sumaria, >> en Boletín del ADPA, 3, 1981,
Págs. 9-13, que seguiremos en este epígrafe
118
deseo de acceder a los datos registrados en
los nuevos soportes; del oro, se estaba
comenzando a expurgar cintas magnéticas al
margen de los archiveros, dada su falta de
conocimiento sobre la materia, la carencia de
recursos para conservar y utilizar los nuevos
documentos, así como los obstáculos legales
para transferirlos por ser tan recientes. Todo
ello animó a los profesionales de diversos
países a utilizar las computadoras y a
automatizar algunos procesos, especialmente
la recuperación de la información. Alemania
(RFA) fue la pionera en los programas de
indización, seguida por EE.UU., Italia y
Francia.
2.
La aplicación
tecnologías
de
las
nuevas
Todavía no se ha llegado al extremo de
fabricar un androide archivero que sustituya
por completo el trabajo humane, sin embargo
las nuevas tecnologías nos brindan la
posibilidad de automatizar muchos procesos
con
indudables
ventajas:
la
gestión
administrativa, el almacenamiento y sustitución
de soportes, las transferencias, el control
sobre el expurgo, la descripción, la difusión...
Este nuevo mundo de posibilidades exige, en
contrapartida, el acercamiento hacia un
entorno como el de la informática y las
telecomunicaciones que en principio puede
resultar extraño, por lo cual es recomendable
dirigir nuestros pasos en dos sentidos:
Fruto de éste nuevo estado de cosas se
fundó en 1972 EL Comité para la
Automatización del CIA, centrado en el
fomento de las nuevas tecnologías aplicadas a
los archivos. A partir de entonces los proyectos
van proliferando sobre todo en los países
desarrollados. Con un ligero desfase España
se suma a estas iniciativas con proyectos
como la <<Guía de investigadores>>4 (1975),
la informatización del Catastro de Ensenada
(1976) y el inventario informatizado de los
protocolos notariales5 (1976), interrumpidos al
poco tiempo de su inicio.
1.
Conocer dichas tecnologías y las
ventajas que ofrecen, lo que no implica
convertirse en un experto, algo tan poco
probable como innecesario.
2.
Reflexionar hasta alcanzar un alto
grado de certeza sobre cuáles son nuestras
necesidades, las exigencias de nuestro centro
que podrían ser mejoradas con estos medios.
La experiencia nos muestra que muchos
proyectos malogrados lo son por la
incertidumbre del archivero sobre lo que desea
y necesita.
Lo que caracteriza a esta primera
generación de aplicaciones informáticas es su
carácter minoritario, su rigidez —derivada de la
poca flexibilidad de los sistemas— y sus
elevados costes, así como el abandono de la
mayoría ante la segunda generación surgida
en los años ochenta. Esta se caracteriza por el
diseño de proyectos que se mantienen
vigentes a largo plazo y son más flexibles que
los anteriores por la menor rigidez técnica,
resultan más baratos, se extienden a todos los
campos del trabajo archivístico y a un número
muy amplio de centros y países. Esta
generación, que aún permanece activa, será el
objeto de nuestra atención ya que la que
podríamos considerar coma tercera —
caracterizada por el almacenamiento masivo
en soportes ópticos, los sistemas hipermedia,
los documentos virtuales, los sistemas
expertos, etc. — es aun incipiente.
Por ello, es necesario familiarizarnos con
este entorno y conocer cabalmente nuestras
exigencias. Estos han de ser los principios
básicos que nos permitan evaluar la
educación, así de los productos comerciales
como de las soluciones a medida.
El siguiente paso consistirá en elegir entre
la adquisición de productos comerciales o su
diseño ad hoc y, en este supuesto, contratarlo
con el exterior o a los servicios informáticos de
la entidad. Salvo el ((hardware)>, que siempre
será adquirido, la respuesta dependerá de
múltiples factores, pero sobre todo —una vez
más— de nuestras necesidades. La relativa
capacidad de absorción que ofrecen los
archivos ha posibilitado la proliferación de
empresas y de productos específicos. Cuando
hasta hace unos años solo era factible adaptar
4
Guía de investigadores en los archivos españoles. Ramo de
humanidades. Madrid: Comisaría General de Archivos. 1977, 2
Vols.
119
soluciones más o menos compatibles, hoy se
pueden comprar buenos paquetes informáticos
concebidos para su uso archivístico. La oferta
es muy amplia y abarca desde las bases de
datos para la descripción, hasta paquetes para
la gestión archivística integral.
programa de gestión integral del archivo que
funcione conectado can todas las unidades
administrativas6. Desde este punto la consulta,
el préstamo, el régimen de acceso... en la fase
de gestión, se realiza con los mismos
procedimientos.
Excepción hecha de los proyectos que
incluyan investigación y desarrollo de nuevas
aplicaciones a la respuesta a necesidades
cuyo volumen y especificidad así lo justifiquen,
la adquisición es factible y recomendable
además las empresas suelen facilitar la
adaptación de sus productos a cada centro.
Insistamos nuevamente en que lo importante
es especificar con claridad las necesidades
funcionales
del
archivo,
conocer
las
tecnologías y su mercado, para poder
evaluarías; lo contrario puede ocasionar el encargo a medida de aplicaciones coma sencillas
bases de datos para la inventariación y otros
errores. En cualquier caso, y a falta de un
organismo de tutelaje con capacidad para
homologar productos, procede asesorarse a
través de colegas que hayan solucionado
demandas similares, expertas de la propia
entidad, consultores externos, y estudios de
caso cada día más abundantes entre las
publicaciones del área.
Como quiera que la gestión electrónica
integral del archivo requiere normalizar todos
los procesos desde la fase de oficina, la
descripción, la indización y la clasificación
realizadas en estos momentos serán
transferidas al archivo intermedio coma lo
serán también las hojas de remisión de fondos
a través del sistema, con el consiguiente
ahorro de tiempo y de personal7; asimismo se
controla mejor la disponibilidad de espacio en
los depósitos y la signaturación de las
unidades de insalación8, realizado todo ello de
forma automatizada. Por cuanto se refiere al
expurgo, informatizando los cuadros de
selección,
el
ordenador
indicará
periódicamente las series que van de ser
objeto de tratamiento, so localización, el tipo
de selección aplicable, las unidades de
instalación y las signaturas que queden libres,
con su posterior asignación a nuevos ingresos;
asimismo es imprescindible para seleccionar
información en bases de datos9 y cualquier tipo
de documentas informáticos.
Si bien la mayoría de los procedimientos
archivísticos son susceptibles de ser
automatizados, el más beneficiado es sin duda
la descripción-recuperación y cuanto con ella
se relaciona, en perfecta consonancia con las
disciplinas afines que en este sentido se
encuentran en una fase bastante más
avanzada. Dejaremos fuera la gestión
administrativa y aspectos tan obvios como el
procesamiento de textos, pues no presentan
peculiaridad alguna que los diferencie de la
actividad administrativa general.
6
R. Bedia: <<Registro de documentos, archivo y
recuperación electrónica: el mundo de la imagen en
la gestión de expedientes. Nuevas tecnologías en
aplicaciones tradicionales>>. en XI Jornadas
Informática y Administración Local. Zaragoza:
FEMP. 1989, págs. 13.1-13.30. I. Zumalde:
<<Kontrol-fitxa eta expediente-jarraikuntza Euskal
Autonomía Elkartearen Administrazioren Sistema
Artxibistikoaren oinarrizko tresna deskripzio gisa.
La ficha de control y seguimiento de expedientes
como instrumento descriptivo básico del Sistema
Archivístico de la Administración Autónoma Vasca,
en brargi. IV, 1991. Págs. 379-389. 3. Borrás:
<<L’arxiu general de la Universitat Pompeu Fabra:
un sistema integral de la gestió dels documents
administratius i d’arxiusa, en Lliqull. 5, 1992, págs.
147-158.
7
C. Pailhes: Le système de classification des
archives officiels francais. La serie W, en Lligall, 2,
1990. págs. 35 y ss.
8
M. Duchein: L’arxiver davant Ia informatica, en
Lligall, 6, 1993, pág. 81.
9
A. Kowlowitz: ((Archival appraisal of online
information systcmsa, en Archival Informaths
Technical Reports. 3. 1988, Págs. 1-74.
La amplia expansión de la informática a
todos Los aspectos del trabajo administrativo
facilita sobremanera la automatización del
archivo desde sus inicios. Tan pronto coma la
entrada de un documento es registrada par
medio del ordenador conectado en red,
podemos
realizar
el
seguimiento
del
expediente a la largo de so tramitación,
clasificarlo y describirlo (incluyendo su
indización), la cual es factible mediante un
120
inmediata, en algunos casos, o inminente, en
otros; nos estamos refiriendo a los avances en
la aplicación de las tecnologías ópticas, los
sistemas expertos, los documentos EDI, las
gulas de recursos de información, los sistemas
integrados y las conexiones en red.
Como ya hemos apuntado, el campo
primero y más amplio de aplicación es el de la
difusión de la información, ya que al fin y al
cabo la informática es el tratamiento
automática de la información10. A partir de los
registros acumulados en las fases anteriores,
el archivo podrá elaborar —mejorándolos— los
instrumentos de descripción, de control de
consultas y usuarios, estadísticas, etc.
Las tecnologías ópticas para el tratamiento
automatizado de imágenes se está revelando
coma uno de los campos más prometedoras.
La combinación del disco óptico como soporte
de almacenamiento y las técnicas de OCR
(Reconocimiento
óptico
de
Caracteres)
aplicadas al tratamiento de imágenes, gráficos,
documentos... en múltiples profesiones ha sido
rápidamente adaptada por los archivos, bien
que can carácter experimental. En Canadá el
sistema Archivista conserva en discos ópticos
los fondos del Centro Canadiense de la
Caricatura, cerca de 20.000 ilustraciones. En
Estados Unidos se experimenta el sistema
ODISS para documentos de la Guerra Civil. El
Archivo Municipal de Utrecht ha puesto en
marcha el ARIS para el acceso a la descripción
y a los documentos digitalizados de Los
registros notariales15 En España destaca el
Proyecto de lnformalización del Archivo
General de Indias16 desarrollado por el
Ministerio de Cultura en colaboración con IBM
y la Fundación Ramón Areces, el cual espera
ser aplicado en el futuro a otros archivos
históricos nacionales. Consiste en un sistema
automatizado para la gestión de las distintas
fases del archivo, principalmente en lo que
hace referencia al servicio e información al
investigador. Está compuesto por tres
subsistemas: la gestión del servicio de
referencia a través de una base de datos de
información textual, la consulta de documentos
—previamente
almacenados
en
discos
Ópticos— a través de pantallas de alta
resolución, y la gestión de usuarios
(acreditaciones,
acceso,
peticiones,
estadísticas...). Las dificultades técnicas que
Entendidos coma aplicaciones concretas, al
margen de sistemas integrados de gestión, son
tantas los proyectos y los logros alcanzados
que resultaría prolijo y estéril su enumeración.
Las primeras aplicaciones de la que hemos
denominado segunda generación continúan en
marcha y están centradas en la indización de
inventarios impresos, tal es el caso de la base
EGERIE, un índice extraído a partir del
Invetaire General des Fonds de los Archivos
Nacionales franceses11 Otros se han orientado
a la gestión informatizada de inventarios coma
es el caso del Archivo Municipal de
Alcobendas12 a el programa ARCA que
consiste en la aplicación del programa CD/ISIS
para la organización e inventario de las
archivos de la iglesia veneciana13 a la base de
datos de licencias de obras públicas del
Archivo Municipal de Barcelona14, por citar
algunos ejemplos.
3.
Ultimas tendencias aplicadas a los
archivos
En los últimos años se están desarrollando
nuevas aplicaciones cuya repercusión es
10
M. T. Molina: <<EI archivero en la sociedad
informatizada, en Boletín del ,4NA1L4D. XXX VI,
1986, Págs. 19-30.
11
I. Cloulas: “Aplicación EGERIE. Indización del
Inventario General de los Fondos. Orientación de
los investigadores en los fondos de archivos”, en
Boletín del ADPA. I. 1985, págs. 63-84.
12
J.M. Rodríguez: “Etapas previas al proceso
informático de un archivo municipal” en Lligall, 1,
1990, págs. 201-221.
13
C. Salmini y E. Pozzana: “ISIS/ARCA: uno
strumento per l’ordinamento e l’inventariaziones di
archivi”, en Centro di Ricerche Informatiche per l
Beni Culturali: bolletino d’informacioni, l, 1991,
págs. 35-44.
14
I. Puig:”La base de datos LL.O.P. del Archivo
Municipal Administrativo de Barcelona”, en Arquivo
Río Claro, 9, 1990, págs. 16-29.
15
C. Kitching: Las consecuencias de la
informatización en los instrumentos de consulta
rápida de los archivos: un estudio RAMP. Paris:
Unesco, 1992. Págs.43-45.
16
Proyecto de informatización del Archivo General
de Indias. Madrid: Ministerio de Cultura (etc), 1989.
M. Vázquez de Parga y P. González: “Changing
technologies in european archives” en The
American Archivist, 55, 1992, págs. 160-165.
121
han presentado los documentos por su estado
de concertación, han hecho de este proyecto
un banca de pruebas inmejorable para el
perfeccionamiento de una tecnología cuyos
costes, cada día menores, van facilitando su
expansión.
recuperación de información en grandes
masas documentales con la ayuda de un
sistema experto19.
El intercambio electrónico de datos. Cuando
la comunidad archivística había comenzado a
resolver las cuestiones planteadas por los
documentos
electrónicas,
también
denominados según su traducción literal del
inglés: documentos legibles por máquina, las
tecnologías de la información —la conjunción
de
la
informática
y
de
las
telecomunicaciones— han introducido un
nuevo foco de atención que se perfila como la
vía más decisiva para llegar a la oficina sin
papel: el intercambia electrónico de datas, más
conocido par su acrónimo EDI (Electronic Data
Interchange).
Los sistemas expertos. Otro de los
horizontes con futuro es el uso de la
inteligencia artificial —el procesamiento del
lenguaje natural, la robótica y los sistemas
expertos— para comunicarnos con las
máquinas en nuestra propia lengua17, acceder
a bases de datos inteligentes con grandes
cantidades de información, etc. Ya se están
realizando algunos ensayas con sistemas
expertos, sistemas con capacidad de
aprendizaje que acumulan el comportamiento
de los expertos en un área del saber y emulan
sus respuestas, de ahí su nombre. Ya en 1986
Los Archivos Nacionales estadounidenses
elaboraron un prototipo para el servicia de
referencia18. La base se realizó con parte de
los fondos del Departamento de Interior, el
sistema aprendió el conocimiento profesional
acerca de la naturaleza y el origen de las
unidades administrativas, el contenido de los
documentos,
su
clasificación
y
los
procedimientos de búsqueda para responder a
las demandas. Los resultados fueron
sorprendentemente
buenos,
aunque
la
incorrecta indización limitó la capacidad de
respuesta al 74 % de las preguntas
correctamente formuladas; además el sistema
identificó nueve series apropiadas en las que
el archivero había creado al primer invento. El
problema principal fue la dependencia del
sistema respecto de la calidad e integridad de
la información que se le había proporcionado.
Asimismo es reseñable el Proyecto de
Gestión Inteligente de la Información que están
desarrollando los Archivos Federales de Suiza,
junta con la Universidad de Ginebra y el
Instituto de Estudios en inteligencia Artificial de
Lugano, consistente en un sistema de
Tradicionalmente las empresas así como
las administraciones basan sus operaciones
en el intercambio de documentos en soporte
convencional, ya sea para la correspondencia,
la facturación o cualquier otro tipo de actividad.
El desarrollo de las tecnologías de la
información ha permitido en los últimos años
incrementar el intercambio de datos en forma
electrónica, sin intervención del papel. Si bien
para que dicha comunicación fuese aceptada
par todos, pura compatibilizar sistemas, ha
sido necesario alcanzar formatos normalizados
que desde 1979 comenzaron a ser
desarrollados en Estados Unidos y en los qué
actualmente trabaja ISO (ANSI X12, TDCC,
EDFACT20). Dichas normas definen la sintaxis,
los elementos de los datos, los segmentos de
datos, las estructuras de control y los
protocolos
de
comunicación
para
la
transferencia entre computadoras.
El intercambio electrónico de datos21 es el
canje de información de ordenador a
ordenador en un formato normalizado, es
decir, la comunicación sin papel, con el
consiguiente ahorro de tiempo y de medios. No
17
19
C. Diez Las industrias de la lengua: panorámica
para los gestores de información. Madrid: Biblioteca
Nacional, 1994.
18
P. B. Hirtlc:<<Artificial intelligence experts
systems and nrchiva automation>>, en Provenance,
1, 1987. págs. 76-78. A. Michelson: Expert systems
technology and its implication for arehis’e.c.
Washington: NARA, 1991, 41 págs.
M. Vázquez de Parga y P. González op. cit., Pág.
160.
20
S. Gavrel: “Information technology standards:
tools for the archivisr”, en Archivum, XXXIX, 1994,
págs. 241-250
21
B. Wright: ED! and the American Law: a practical
guide. Alexandria: Electronic Data Interchange
Association, 1989, págs. XIII y ss.
122
se trata ni del las ni del correo electrónico, ya
que
ambos
comunican
texto
libre
generalmente en una forma legible par el
hombre. Par contra, EDI comunica información
codificada,
simbólica,
en
un
formato
estructurada y los datos son legibles par las
máquinas.
países más desarrollados, España entre ellos,
las carencias legales han sida resueltas
mediante la legislación sectorial.
Hasta ahora el intercambio electrónico de
documentos se utiliza fundamentalmente en el
ámbito mercantil: compra-ventas, (transporte,
banca, seguros, etc., y en el del automóvil,
aunque también se está introduciendo en las
administraciones públicas Los documentos, en
consecuencia,
son
de
tipa
contable:
presupuestos, Ordenes de compra, facturas,
pagos, embarques, letras de crédito,
cheques...
Cada documento EDI está concebido como
un <<conjunto de transacciones>> compuesta
par: los <<segmentos de datos> equiparables
a
los
apartados
de
un
documento
convencional, los <<elementos de datos>> que
son las unidades de información más
pequeñas en las normas EDI y las rutinas para
la detección de errores a fin de asegurar una
comunicación adecuada. Veamos coma
ejemplo la secuencia para el intercambia de un
contrata de adquisición de bienes o
mercancías: comprador envía una orden de
compra al vendedor, el cual responde con un
<<acuse de recibo funcional>> en el que indica
la recepción del pedido y si es inteligible, para
posteriormente enviaría un <<reconocimiento
del pedido>> donde le indica los pormenores:
aceptación, rechazo, modificación, etc. Todo
ello con la rapidez que permite la
comunicación en línea, frente a la tradicional
del correo o del fax, que exigen además
introducir los datos en el sistema informático
para la gestión. Se trata, en resumen, de una
comunicación directa entre sistemas e
independiente del <<hard>>, del <<soft>> y del
procedimiento de conexión, ya sea red propia
o mediante servidor, funciones que en España
ejerce Telefónica.
Son las grandes empresas, especialmente
las grandes superficies, quienes más están
pujando par la implantación extensiva del EDI,
ya que presenta ventajas muy importantes:
1.
La normalización documental para su
gestión y, también, para su archivo. Por
múltiple que sea la procedencia de los
documentos y so tipología, se trata de
formatos normalizados
2.
Reduce los costes en el proceso de
datas, pues no hace falta <<picarlos>>.
3.
Disminuye los errores al reducir los
trámites.
4.
Agiliza las relaciones así comerciales
como administrativas y de todo tipo.
5.
Representa, por todo ello, un ahorro
enorme de tiempo y de recursos.
EDI presenta algunos problemas de carácter
legal22 por su escaso reflejo en el
ordenamiento jurídico, los cuales se están
resolviendo con lo que se denomina
<<Acuerdo entre partes que mantienen
relaciones comerciales>>, un contrato entre
comprador y vendedor que describe la relación
EDI existente entre ellos, define la manera en
que las partes se comunicarán entre sí
electrónicamente, establece reglas para el
intercambia de datos y eL usa de normas para
mensajes, y resuelve Las cuestiones relativas
a la automatización, control de acceso,
confidencialidad integridad, aceptación y
disponibilidad de los documentos. En los
22
Existen otras normas que actúan en el entorno
de sistemas abiertos y afectan a las
telecomunicaciones pero no directamente a la
documentación de archivo, por ejemplo el
SGML23 (Standard General Markup Language)
adoptado por ISO en 1986, sirve para describir
la estructura Lógica de los documentos y es
utilizado Sobre todo en el entorno de La
publicación electrónica. ODA (Open Document
Architecture) se emplea para el intercambio de
23
F. Role: <<La norme SGML pour décrire la
structure
logique
des
documents>>,
en
Ducumetalist c-Sciences de l’Information, 28, 1991,
págs. 187-192.
S: Gavrcl: op. cit.
123
documentos compuestos
imagen y sonido)24.
(texto,
gráficos
La conexión a redes internacionales. La
adopción de algún formato para el intercambio
de información a escala internacional a través
de las redes es la faceta en la que menos
avances se han producido por el impedimento
que representa la falta de tina norma
internacional de descripción. Los archiveros
estadounidenses28 han desarrollado una
versión del formato MARC para el control de
archivos y manuscritos (USMARC:amc), lo que
los permite intercambiar información a través
de las redes bibliotecarias como son la Online
Computer Library Certer (OCLC) y la Research
Libraries Information Network (RLIN); en
Canadá, Gran Bretaña y Suecia se está
estudiando la adaptación de este formato29,
aunque lo emplean sobre todo las propias
bibliotecas con archivos y colecciones de
manuscritos, así como algunas universidades.
Aun siendo modestos los resultados si los
comparamos con los niveles alcanzados en
otros sectores de la información, la aplicación
de las nuevas tecnologías está provocando un
efecto de arrastre en la solución de viejos
problemas pendientes de la archivística, de
modo que los avances en la normalización
terminológica, de la descripción, en la
búsqueda
de
formatos...
permanecería
presumiblemente en una situación menos
prometedora si no llega a ser por las
exigencias de este nuevo entorno.
Las guías de recursos de información
archivística. Son bases de datos nacionales
con información acerca de los archivos y de los
instrumentos de descripción disponibles,
actualizadas y consultables en línea lo que no
impide su regular publicación impresa como la
Records repositorios in Great Britain o el
Directory of archives and manuscripts
repositories the United States25. En España es
muy destacable la base de datos CARC
(Censo de Archivos Españoles) ya citada en el
capítulo anterior, que forma parte del sistema
integrado del CIDA. Algunas comunidades
autónomas preparan sistemas de información
de este tipo, de acuerdo con el articulado de
su legislación sectorial.
Los sistemas integrados han surgido como
respuesta a la nebulosa de aplicaciones que
impide la armonización de los subsistemas
dependientes de los sistemas nacionales. En
Francia, a través del Departamento de
Organización y Sistemas de Información
(DOSI) dependiente del Ministerio de Cultura,
están trabajando en la coordinación de
integración de las múltiples aplicaciones
ofrecidas por los Archivos Nacionales
(EGERIE, JLB, MINOTAUR, RENO, SERAC,
ARCADE...)26. En Gran Bretaña el Public
Record Office está desarrollando el Records
Information System (RIS) que aunará el control
y los datos de los fondos. En Estados Unidos
el Archivo Nacional prepara el Archival
Information System (AIS), en Portugal el
proyecto ARQBASE27 y en España el CIDA
ofrece un sistema de bases de datos sobre el
censo-guía (CARC), fuentes para la historia
GUFU para la de España e Italia GUCI para la
Guerra Civil) y bibliografía archivística (BARC).
La conexión de los distintos sistemas en redes
internacionales de difusión de la información
es un anhelo contemplado a comienzos de los
ochenta30. Las redes locales (LAN) y
nacionales vienen funcionando en muchos
pases aunque con las limitaciones ya
observadas, sin embargo son todavía muy
pocos los archivos que intervienen en
conexiones de mayor alcance. Entre las
excepciones se encuentran el Archivo Nacional
de Estados Unidos y el Archivo Histórico de las
28
M. Cook: <<The role of computers in archives>>,
en Information development. S. 1989, págs. 217220. K. D. Roe: <<From archival gothic to MARC
modern: building common data structure>>, en The
American Archivist, 53, 1990, págs. 56-66.
29
C. Kitching: op. cit., págs. 34 y ss.
30
R. M. Keisner <<Aplicación de microordenadores
en los archivos: hacia la creación de una red
internacional de recuperación de la información>>,
en Boletín del ADPA 1-2. 1982-1983. págs. 57-65.
24
S. Gavrel: op. cit.
25
C. Kitching: op. Cit., págs. 9 y ss.
26
J. P. Bruntereh <<Dokumentu informatikoaren
bilakacra Frantziako Artxibo Nazionaletan. La
evolución de la informática documental en los
Archivos Nacionales franceses: balance de veinte
años de experiencia en Irargi, III 1990, Págs. 55105.
27
C. Kitching: op. cit
124
Comunidades Europeas que comentaremos
seguidamente; asimismo se están haciendo
algunos esfuerzos en Canadá, Gran Bretaña,
Rusia... Las redes abiertas (WAN) ofrecen
ventajas tales como la difusión de la
información al más alto nivel, la facilidad para
los usuarios de poder simultanear SUS
búsquedas en diferentes fondos y fusionarlas
con información bibliográfica.
Ie confiere tintes ejemplarizantes para otros
sistemas archivísticos.
4.
El impacto futuro de las tecnologías de
la información
Como señala Ch. M. Dollar33, la voluminosa
inversión en la creación de información y en
las. tecnologías que la sustentan ha obligado a
considerarla como cualquier otro activo de un
negocio (planificación, cálculo de costes,
presupuesto y evaluación), lo que ha dado
lugar a una nueva profesión y a una nueva
disciplina: la gestión de los recursos de
información (IRM, Information Resources
Manaqement). Esta puede ser .definida como
“el conjunto de actividades planificadas y
dirigidas en una organización que tienen como
resultado
una
información
para
la
organización, utilizable, accesible, oportuna,
segura, integral, económica y exacta”34. Su
irrupción está provocando un fuerte impacto en
diversos órdenes que nos proponemos abordar
siquiera brevemente.
En 1983 el Research Library Group31 (RLG) —
que alberga la RLIN— introdujo el formato
AMC, recién creado entonces, lo que ha
permitido a muchos archivos de Estados
Unidos registrar y gestionar sus fondos en red.
Ya en 1988 el NARA ingresó en el RLG
engrosando así el número de archivos
interconectados, que al año siguiente
sobrepasaban los sesenta. Actualmente está
en marcha el proyecto para describir las series
de los Archivos Vaticanos para incluirlos en
RLIN.
Reviste especial interés la experiencia llevada
a cabo en los Archivos Históricos de las
Comunidades Europeas, consistente en la
creación de la base de datos EURHISTAR32
conectada por la vía del servidor ECHO
(Organización de Distribución de la Comisión
Europea) que proporciona acceso en línea
desde cualquier lugar del mundo a una serie
exclusiva de bases y bancos de datos. El
sistema, basado en el programa BASIS-K, está
estructurado en siete niveles descriptivos —
siguiendo la filosofía del MAD2— que alcanzan
hasta las piezas documentales, y las
búsquedas se realizan mediante el CCL
(Commen Cominand Language), el mismo
lenguaje que para las otras bases de ECHO.
Aparte su valor intrínseco, la garantía de
acceso global ha animado tanto a la OCDE
(Organización Europea para la Cooperación y
el Desarrollo) como a la ESA (Agenda Europea
del Espacio) a transferir SUS archivos, lo que
Los cambios producidos en el entorno de la
información han sumido a los profesionales
afectados
(archiveros,
bibliotecarios,
documentalistas) en un periodo de adaptación
multiple35: física, intelectual, organizativa,
educativa y de las políticas de información.
La forma diferente de los documentos
electrónicos
(compuestos,
hipermedia,
virtuales...) representa la desaparición de los
atributos físicos asociados a los tradicionales,
con los que hemos trabajado mayoritariamente
hasta ahora. El desarrollo de las redes y la
conectividad que permiten los sistemas
abiertos y las normas de transmisión de datos
están cambiando la naturaleza del trabajo, el
cual se caracterizará por la instantaneidad, la
descentralización y la colaboración e
33
Ch. M. Dollar: ((Arxivers i gestors de documents:
un programa per a l’era de la informació”, en Lliqall,
6, 1993, Págs. 13-26.
34
T. M. Campbell: (Archives and Information
Management*, en Archivaria, 28, 1989, pág. 146.
35
B. Stuart-Stubbs: “Whiler information?”, en C. J.
Durance (comp.): Management of recorded
information. Covering disciplines. Munich [etc]: K.
C. Saur, 1990, págs. 15-25.
31
A. van Camp: ((Shared electronic information for
archives>>, en Janus, 1 1991. págs. 92-96.
32
J~ M. Palayret: ((The European Community
Historical
Archives:
an
experience
with
computerizationa. en Archivi e Computer. 2. 1991,
pãgs 115-123. C. Tcrzwli: ((Cli Archivi Storici delle
Communitá Europee aperti al público vía ECHOv,
en 4 rclth’i e Computer, 1, 1993, págs. 38-39.
125
intercambio de información36. Todo ello
repercute en el destinatario final: el usuario,
cada vez más familiarizado con estos medios y
que espera respuestas más ágiles y acordes
con los tiempos37.
Uno de los principales efectos de dicho
impacto es la progresiva desaparición de las
barreras que separaban las profesiones
relacionadas con la gestión de la información38,
derivada de la necesaria comunidad y
normalización de la descripción, el acceso y la
conservación.
36
Ch. M. Dollar: The impact of information
technologies on archival principles and practices:
come considerations. Washington: NARA. 1990,
págs. 27-30.
37
Ch. M. Dollar: Arxivers i gestors de
documents...D, pág. 19.
38
B. Stuart-Stuhhs: op. cit., päg. 23. Ch. M. Dollar:
((Seizing the opportunity:
archivists in the information age’, en Archivum,
XXXIX, 1994. pãgs. 449-455.
126
CAPITULO 2
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN EL ÁREA ELECTRÓNICA:
CONCEPTOS ESENCIALES
estructura física y binaria o lógica. Ver la
lección 2.2.
El propósito de este capítulo es representar los
conceptos básicos que constituyen la
estructura del trabajo de las estrategias
incluidas en esta guía. Comienza con los
conceptos de documento y de archivación, y
continúa con una presentación de las
características de los documentos electrónicos
y de los intentos para determinar las
diferencias (y similitudes) entre éstos últimos y
los documentos tradicionales. También se
estudia el concepto de función archivística. El
capítulo concluye con un comentario del
impacto
que
tienen
los
documentos
electrónicos en las instituciones archivísticas y
en los archivistas mismos.
2.1 Concepto
archivación
de
documento
y
Esta definición se aplica a todos los
documentos, cualquiera que sea su formato o
soporte sobre el cual se consignan.
Según este concepto, un documento debe
estar relacionado con una actividad realizada
por un ente (una institución, un organismo, una
compañía, etc.) o por una persona. Esta
actividad y la función, ala cual ella sustenta,
determina la proveniencia del documento y
este es la prueba de la existencia de la
actividad en si. Todos los organismos
necesitan documentar sus funciones; dar
seguimiento a sus operaciones, programas y
exigencias administrativas y jurídicas. Dentro
de este contexto, la creación y la archivación
de documentos tiene como principal objetivo
servir como elemento de prueba. La evidencia
de las actividades o de las operaciones es
necesaria para la responsabilidad de un ente o
de una persona. Este concepto de documento
se aplica sin considerar el formato o medio en
que se graba.
de
Las consideraciones y las recomendaciones
propuestas en esta guía se basan en la
siguiente definición del termino “documento”:
Un documento es una información
producida o recibida en el inicio, realización o
término de una actividad institucional o
individual y que incluye el contenido, el
contexto y la estructura suficiente que permite
probar la existencia de la misma actividad.
Para tener valor evidencial, un documento
debe considerarse confiable y auténtico. La
confiabilidad se relaciona con el hecho que el
documento tiene la autoridad y es digno de fe
(es decir, corrobora los hechos), la
autenticidad se relaciona con el echo que el
documento es lo que pretende ser. Estas dos
cualidades dependen de su contenido y
estructura. Una ausencia, aunque pequeña,
del contexto, de la estructura o del contenido
desacredita o demerita el valor probatorio de
los documentos. Un documento auténtico
puede adolecer de confiabilidad cuando con el
tiempo, se ha perdido parte de su contexto, de
su estructura o de su contenido original. Para
satisfacer las exigencias en materia de
negocios y la responsabilidad del organismo o
de la persona, los documentos deben
igualmente conservarse de manera accesible,
Para los propósitos del comité el concepto del
contexto está relacionado con el ambiente del
documento como el de la creación, que
corresponde a la función que crea el
documento. Hay, por lo menos, tres aspectos
del contexto de un documento. El primero, la
información contextual contenida en el
documento (por ejemplo la firma del
funcionario administrativo). El segundo, la
relación entre uno y otros documentos del
fondo. El tercero, la actividad en la que se
creó. El concepto de estructura tiene relación
con el modo de archivar los documentos e
incluye el uso de símbolos, esquemas,
formatos, medios, etc. Para los documentos
electrónicos es conveniente distinguir entre
127
etc.). A los cuales un ser humano puede tener
directamente acceso (leer). El contenido de un
documento electrónico, por el contrario, se
registra en un soporte y en un medio al cual el
ser humano no puede tener acceso
directamente (sobre alta densidad en un
dispositivo magnético u óptico). Este contenido
se representa por símbolos (cifra binaria)) que
deben descifrarse. En general, cuando un
documento electrónico produce y almacena, se
transfiere y transforma de un formato legible
para el ser humano a uno legible para una
maquina. Esta es la última versión de la
información consignada que constituye el
documento.
comprensible y ser utilizados dentro de un
periodo determinado.
Es necesario recurrir a los sistemas de
archivación para conservar los documentos
auténticos y confiables. Un sistema de
archivación es un sistema de información
creado para almacenar y recuperar los
documentos y estructurado para controlar las
funciones
específicas
de
producción,
almacenamiento y acceso de estos últimos,
para proteger la confiabilidad y la autenticidad.
Por tanto, tal sistema es el principal elemento
que permite conservar los documentos y
utilizarlos. Sin embargo, el sistema de
archivación también forma parte integral del
contexto de un documento. Ofrece información
contextual que puede ser de importancia
primordial para “probar” la autenticidad de un
documento o para entender mejor su
contenido.
La recuperación del documento, su traslado y
transformación se realizan en sentido inverso.
Es una realidad que una persona no pueda
leer un documento electrónico tal cual, es
primordial que el regreso a un formato legible
siga las mismas especificaciones que aquellas
que han servido al primer traslado.
2.2 Documentos electrónicos
Para lograr esto es necesario no solamente
conservar los documentos, sino también tener
acceso al equipo necesario (máquina y
software)
para
leer
y
realizar
las
transformaciones
apropiadas.
Conviene
igualmente concebir los controles que permitan
verlo que se registra.
Aunque los conceptos de “documentos” y de
“sistemas de archivación” son aplicables a los
documentos en cualquier formato, para los
propósitos de esta guía, es conveniente
describir algunas características únicas de los
documentos electrónicos que influyen en las
estrategias y en los métodos correspondientes
a su gestión y a su conservación. Estas
características hacen que un documento
electrónico sea bastante diferente a uno
tradicional de papel. Ellas exigen la aplicación
de nuevos métodos en lo referente alas
funciones fundamentales de administración y
de archivación. Por lo tanto, es necesario
entender estas características, para identificar
los documentos electrónicos según los
principios de la archivística.
*Relación entre contenido y soporte: El
contenido de un documento tradicional está
registrado en un soporte (como un dispositivo
de almacenaje o un pedazo de papel) y no
puede estar separado. El contenido de un
documento electrónico está también registrada
en un soporte, pero a veces (cuando se ha
recuperado en otros sistemas o cuando la
tecnología de recuperación se vuelve
obsoleta), debe ser separado de aquel y
transferido a otro, frecuentemente de tipo
diferentes. A diferencia de los documentos
tradicionales, un documento electrónico no es
legible permanentemente por un soporte o por
un dispositivo de almacenamiento específico.
Por lo tanto, las posibilidades de atentar contra
la integridad del documento aumentan.
Para los objetivos de esta guía, un documento
electrónico es un documento adecuado para
ser transmitido o procesado por una, maquina
(binaria) digital. Los documentos electrónicos y
los tradicionales se distinguen por las
siguientes características:
*consignación y uso de símbolos: El contenido
de un documento tradicional esta registrado en
un soporte (papel, etc.) y por medio de
símbolos (caracteres alfabéticos, ilustraciones,
Esta situación presenta problemas adicionales
para
garantizar
el
mantenimiento,
la
autenticidad y la confiabilidad del documento.
128
electrónicos por que la meta data, en el
contexto y la estructura de un documento, son
esenciales para hacer el registro comprensible
y útil. Como se mencionó cuando se habló del
documento, la información acerca del contexto
es uno de los elementos que otorga evidencia
de la actividad que el documento representa.
Los documentos electrónicos carecen de cierto
elemento que son propios de los tradicionales
que contribuyen a establecer la relación entre
un documento y su contexto funcional o
administrativo. Por lo tanto los documentos
electrónicos dependen de manera importante,
no solo del contexto administrativo bien
detallado, sino también de los metadata que
describen como se registro la información. Los
metadata
combinan
las
relaciones
administrativas y documentales entre cada
ingreso en un sistema específico de
archivación y este, durante el ciclo de vida del
documento. Por consiguiente los metadata
proveen una parte del contexto que debe
conservarse.
*Características de las estructuras físicas y
lógicas: La estructura de un documento
tradicional es evidente al usuario. La estructura
es parte integral de cualquier documento de
papel y uno de los criterios principales para
evaluar su autenticidad. La estructura física o
material de un documento electrónico no es
evidente inmediatamente; por lo general le
desconoce el usuario común. La conoce
cualquier persona que ha creado el
documento, pero ella depende también del
sistema informático (equipo de software) y del
espacio utilizado por el dispositivo de
almacenamiento (por ejemplo, el disco duro, el
flexible). Cada vez que el documento se
trasfiere a otro dispositivo, la estructura física
se modifica. El usuario debe tener siempre una
computadora
capaz
de
recuperar
el
documento, es decir que pueda “leerá
reconocer la estructura física o material”. Con
excepción de esta característica, la estructura
física del documento no presenta algún valor
para su uso. El documento no depende de
ningún soporte.
*Identificación de documentos: un documento
electrónico no puede ser identificado como una
entidad física. Se trata, más bien, de una
entidad lógica que es el resultado de una
actividad o de una operación y representa una
evidencia.
En
muchos
casos,
tales
documentos electrónicos tienen su copia en
papel (cartas, contratos, notas de servicio,
registros). En otros casos, las contra pastes de
los documentos tradicionales correspondientes
son menos obvias, a veces inexistentes (por
ejemplo, en el caso de algunos tipos de bases
de datos, de documentos en protocolo
Hipertexto, hojas de cálculos, sistemas de
multimedia).
La
identificación
de
los
documentos representa entonces un serio
desafió.
Como la estructura física de un documento
electrónico es variable y no fácilmente
evidente, no puede realizar la misma función,
como es el caso de los documentos
tradicionales. Por lo tanto es necesario que
una estructura lógica haga posible la
identificación de cada documento y la
representación de cada uno de sus elementos
constitutivos (como los campos de una grafica
o de una tabla, los márgenes, los párrafos,
etc.). De manera general, esta estructura
lógica será aquella que ha sido producida en la
pantalla por el creador del documento. Para
que el documento pueda considerarse
completo y autentico debe conservar esta
estructura de alguna manera. El sistema
informático debe tener la posibilidad de
reconstruirlo cuando se transforme en un
formato legible. La estructura lógica y el
contenido de un documento electrónico se
representan y almacenan bajo formas de
símbolos o de datos (cifras binarias). Por
consiguiente, las especificaciones propias de
este código, deben integrarse al sistema de
recuperación.
*Conservación
de
documentos:
la
conservación de documentos tradicionales
significa almacenar unidades físicas (hojas de
papel, volúmenes, etc.) en las mejores
condiciones posibles, para evitar daños y
repararlos cuando ocurren, la conservación de
los
documentos
electrónicos
es
algo
totalmente diferente. Las unidades físicas (los
soportes de información) deben almacenarse
en las mejores condiciones posibles, pero
cuales quiera que sean estas, la información
*Meta data: son datos de los datos es te es un
concepto importante para los archivos
129
electrónica se borrará después de un tiempo
relativamente corto (5 a 30 años, dependiendo
del tipo de soporte). Además, la mayoría de los
sistemas informáticos se vuelven obsoletos en
un lapso todavía mas corto; esto significa que
los sistemas de generaciones siguientes no
podrán tener acceso a la información
producida. Por tanto, para conservar los
documentos electrónicos, se debe de vez en
cuando, emigrar a nuevos soportes (es decir
copiarlos
en
nuevos
dispositivos
de
almacenaje y, en algunos casos convertirlos al
formato apropiado par a los nuevos sistemas
informáticos).
veces, de las decisiones políticas. Así, por
ejemplo, en el ámbito nacional, a algunas
instituciones se les ha atribuido el papel de
receptores de documentos con valor
archivístico (en una etapa más bien tardía del
ciclo de vida de los documentos) demandado
concentrar sus esfuerzos en la clasificación,
descripción, conservación y en el servicio. En
otros casos se ha encargado a los archivos
nacionales
evaluar
y
seleccionar
los
documentos que deben ser transferidos y a
veces de establecer las normas relativas a la
conservación y a la administración en su
estado actual.
En está sección se han comentado las
propiedades que los documentos electrónicos
tienen en común como los tradicionales en
papel y que los diferencia. Sin embargo, los
ambientes en que se crean los documentos
electrónicos los separan en diferentes tipos o
categorías que pueden exigir métodos distintos
de administración de documentos y de archivo.
El comité acordó que un trabajo importante,
todavía por hacer, consiste en circunscribir
esos ambientes y en identificar esos diferentes
tipos o categorías de documentos. La primera
sección de la segunda parte “documentos
contenidos en bases de datos”, tendrá por
finalidad suscitar el debate y motivar la
realización posterior de un trabajo en este
importante rumbo continúo. Con el tiempo,
este comentario favorecerá la producción de
documentos de trabajo en caminados a
profundizar en la gestión de otras categorías
de documentos electrónicos. Se podrá
hacerlos disponibles cuando termine su
redacción.
Desde que los archivistas comenzaron a
estudiar cómo las instituciones archivistas
adquirieron o debían realizar suS funciones en
lo referente a los documentos electrónicos, se
han dado cuenta de que existe un concepto
más amplio de la función archivística (que
podría definirse como la función de conservar
definitivamente los documentos con valor
archivístico), parte de la cual solamente ha
sido realizada, por tradición, por archivistas y
por instituciones archivísticas.
La función archivística es el conjunto de
actividades conexas que contribuyen a
preservar y conservar documentos con valor
cultural (histórico o archivístico) necesarias
para alcanzar las metas propuestas en la
materia. Lo anterior para garantizar que dichos
documentos sean accesibles y comprensibles.
Estas actividades comienzan en la
etapa de la producción del documento con
valor archivístico (y, en el ámbito electrónico
antes de su creación) y continúan hasta la
última etapa de conservación y uso.
2.3 Concepto de función archivística.
Con los documentos en papel, la
función archivística se limitaba a la difusión.
Esta función se repartía entre diversos actores
como los productores de los documentos,
escribanos, los gestores y los archivistas.
Tradicionalmente, se ha confiado a los
archivistas la custodia de los documentos que
se determino tienen valor perdurable(es decir,
documentos con valor archivístico). En general
se han supuesto que las funciones asignadas
a las instituciones archivísticas representan,
por definición, el conjunto de actividades
pertinentes a esa tarea. Sin embargo, es fácil
observar que las funciones encomendadas a
las instituciones archivísticas tienden a tener
un alcance más amplio; esto depende de la
tradición cultural, de mandato legislativo y, a
El subconjunto particular de la función
archivística, asignada a cada institución
permite determinar si las funciones propias de
esa última deben entenderse de manera
amplia o restringida.
130
vida y los archivistas han aceptado
generalmente esta situación sin dificultad.
Lo importante es que existe una función
archivística, sin considerar las variaciones
entre las tradiciones administrativas y
orgánicas, e independientemente de las
funciones asignadas a una institución
archivística, que ha sido realizada en el
pasado por diversos actores (como una
responsabilidad profesional o de manera
implícita), y que debe llegar a ser tema de un
examen minucioso mientras los archivistas
reflexionan acerca de la administración de
documentos electrónicos.
Sin embargo, cuando la vida activa del
documento en papel con valor archivístico
había concluido, era necesario tomar una
decisión (quizá provisional) acerca de su valor
a largo plazo (decisión que podía tomarse
enseguida, pero ciertamente no muy tarde).
Este aspecto de la función archivística se ha
tratado según las diferentes tradiciones, pero
sin considerar a la persona a quien incumbe la
decisión, los documentos que permanecen,
después
del
proceso
de
disposición
documentas, quizá han pasado a su debido
tiempo a la custodia de una institución
archivística A este punto, las tareas
tradicionales de valoración definitiva y
determinación del control intelectual y material,
antes de realizarlas en los documentos, han
sido realizadas (aunque se debe anotar que
aun en el caso de funciones tradicionalmente
reservadas a las instituciones archivísticas,
otros
actores
podrán
ejercer
las
responsabilidades para garantizar esas tareas
desde las etapas iniciales del ciclo de vida).
La función archivística tiene por objetivo
garantizar la creación y la conservación de la
evidencia de las actividades o de las
operaciones realizadas por los productores de
los documentos. La tendencia natural para
identificar La evidencia con la noción de
responsabilidad ha conducido a suponer (a
veces sin fundamento) que se puede tener
confianza en los productores eventuales para
garantizar el cumplimiento de la primera etapa
de la función archivística (es decir, la creación
de los documentos propiamente dichos). Una
vez realizada esta acción, llegado el caso, se
tiene un segundo grupo de supuestos que han
orientado la práctica. Como ya se señaló, para
tener valor evidencia, Los documentos deben
tener un contenido, un contexto y una
estructura. En los documentos tradicionales
estos elementos estaban ligados por
necesidad al soporte (usualmente papel) en el
cual se consignaban. Así, se podría suponer
que una vez tomada La decisión de crear un
documento, el objetivo de tener una evidencia
se alcanzaba. Además, el productor del
documento tenia generalmente necesidad de
volver a usarlo, de cuando en cuando, y los
medios disponibles para administrar los
documentos activos eran, en ese momento,
relativamente
complejos
(sistemas
de
expedientes, modelos de clasificación de
archivo, etc.); se podría también suponer que
se tenía cierto control intelectual sobre el
documento con valor archivístico desde Las
etapas iniciales del ciclo de vida.
Respecto a los documentos electrónicos las
prácticas antes descritas, en cuanto a la
función archivística, no serán suficientes para
alcanzar la meta de crear y preservar la
evidencia. Las razones de este hecho se han
clasificado según las siguientes categorías:
creación o producción de documentos, acceso
y uso de éstos.
Creación de documentos
Es menos claro, en lo referente a los
documentos electrónicos, que se pueda confiar
en el productor del documento por el hecho de
ser su autor. Aun cuando exista alto grado de
motivación para garantizar la responsabilidad
(de producción), la misma noción de
documento electrónico no es tan obvio como la
de documento de papel. De este modo, el
productor potencial o eventual puede no tener
acceso a los mecanismos necesarios para la
creación del documento electrónico si las
medidas preliminares no son adoptadas. Por
ejemplo, si la función de producción de
documentos no está integrada a un sistema
electrónico desde su concepción o diseño,
Por lo tanto, la función archivística, hasta cierto
momento del ciclo de vida, ha sido
tradicionalmente realizada por el productor o
generador de los documentos en el ciclo de
131
mientras esas funciones se efectúan, más que
a los documentos mismos.
será imposible producir un documento. Por lo
tanto, el ciclo de vida de los documentos
electrónicos debe comenzar antes de su
creación. Esta etapa anterior se conoce como
etapa de diseño, La cual incluye a nuevos
actores (administradores de información,
diseñadores de sistemas, etc.). Estos dos
cambios exigen que, mucho antes que se inicie
el ciclo de vida de los documentos
electrónicos, los archivistas reciban formación
adecuada (en realidad, antes que el ciclo de
vida haya comenzado, como era el caso para
los documentos en papel).
Conservación de documentos
Esta actividad presenta nuevos desafíos a los
archivistas. Como se indicó antes, se debe
conservar el contenido, el contexto y la
estructura del documento para que sirva como
evidencia, independientemente del soporte en
casos de documentos electrónicos. Por
consiguiente, la conservación sola del soporte
no es suficiente. En cuanto a los documentos
tradicionales, se pueden concentrar los
esfuerzos en la conservación material del
soporte (usualmente en papel); y puesto que el
contenido, la estructura y, en cierta medida, el
contexto está relacionado con este soporte, se
asegura el valor evidencia del documento. Por
el contrario, con los documentos electrónicos,
los archivistas pueden dedicar recursos
considerables pata la conservación del soporte
material (cinta magnética, disquete, soportes
Ópticos, etc.) sin lograr.
Valoración de los documentos
En lo referente a los documentos en papel, los
actores encargados de la parte de la función
archivística reservada a la valoración y a la
selección, han tenido ligeros cambios según
las
tradiciones
administrativas
y
de
organización. Sin embargo, frecuentemente,
esas tareas no han incidido sino en las últimas
etapas del ciclo de vida de los documentos.
Por el contrario, en lo que concierne a los
documentos electrónicos y a su producción,
las tareas relacionadas con la valoración y la
selección deben iniciarse desde antes del ciclo
de vida, con frecuencia en la etapa del
“diseño”, porqué los requisitos relativos a la
conservación, desde el punto de vista
archivístico, deben estar integrados al sistema
electrónico en el momento de su elaboración.
De otra manera, existe el riesgo de perder los
documentos una vez que los usuarios no
tengan necesidad de terminar sus actividades
de negocios. El riesgo potencial que existe en
las funciones de selección de los documentos
tradicionales, después que han pasado su fase
de uso activo, no existe en el caso de los
documentos electrónicos. La necesidad de
promover las tareas de valoración y de
selección al comenzar eL ciclo de vida de los
documentos refuerza la necesidad, antes
mencionada, de contar con un archivista
(experto en archivos) más bien antes del ciclo.
También, implica La adopción de nuevos
procesos de valoración y selección en cuanto
a que deben ser cumplidos o garantizados por
una persona de nivel jerárquico superior.
Específicamente, la atención debe dirigirse
hacia las funciones de la organización, a los
procesos y a las actividades de los negocios
Se ha afirmado que los documentos
electrónicos con valor archivístico (con valor
para ser preservados) podrían conservarlos de
manera más económica y eficiente su
productor y la entidad creadora dentro de la
configuración informática de este último. Por
supuesto, esto debe llevarse a cabo con base
en normas elaboradas por los archivistas y,
probablemente, bajo la vigilancia sistemática
de las instituciones archivísticas que
garantizan su aplicación. Adoptar un papel
ajeno a las funciones de vigilancia o
delegantes evitara a las instituciones el
problema de invertir fuertes sumas para
adquirir la tecnología relacionada con el
mantenimiento y la gestión de documentos
electrónicos. Lo anterior también liberaría a su
personal para que pudiera dedicarse a las
nuevas funciones y responsabilidades de
verificación y control que les corresponden en
el contexto de la difusión de los “archivos
virtuales”.
Por otra parte, este tipo de solución demanda
que los organismos participantes tengan
conciencia de la función archivística. Su
aplicación exitosa depende de que los
gobiernos responsables o sus organismos,
132
cambio en los especialistas y cambio en
cuanto a las careas y los papeles asignados. A
menos que ocurran tales cambios, la profesión
de
archivista
se
volverá
irrelevante
gradualmente y las instituciones archivísticas
quedarán solo como museos de información.
estén dispuestos a dar prioridad a las
necesidades de conservación, a invertir
recursos financieros en la transferencia a otros
formatos técnicos de documentos que no
representan valor para dichos organismos, y a
ajustar sus sistemas de manera que cumplan
las normas establecidas por los archivistas en
materia de principios de conservación y de
servicio a los usuarios. Las opiniones están
divididas para saber cuál es el mejor sistema.
¿Cuáles cambios deben ocurrir? En el punto
2.3 se indicaron las implicaciones que tienen
los documentos electrónicos en los archivistas
y las instituciones archivísticas. Se señaló que
en el caso de los documentos electrónicos,
existe una dinámica modificada entre la
función archivística y las etapas del ciclo de
vida de los documentos, en el contexto en que
se realiza será función. Este cambio dinámico,
así como la manera en la cual los archivistas y
las instituciones archivísticas de cualquier
administración u organización determinada
responderán (es decir, los papeles que ellos
escogen o que se les imponen para actuar
frente a otros actores), determinará la dirección
de este cambio.
Acceso y uso de documentos
La informática ofrece oportunidades y presenta
desafíos para realizar parte de la función
archivística relacionada con el acceso y el uso.
Como ya se dijo existe una variedad de
recursos que permiten localizar y disponer de
los documentos electrónicos aun cuando éstos
se encuentren lejos. Así, en muchos casos, ni
el archivista ni el investigador necesitan estar
en el mismo sitio que los documentos. Dentro
de los numerosos casos no es necesario reunir
los documentos que tengan valor archivístico
(valor histórico) en un depósito centralizado
para permitir el acceso y garantizar su uso
(aunque otro tipo de preocupaciones, como,
por ejemplo, la seguridad, obliguen a adoptar
tal postura). En cuanto a los desafíos que
traen consigo el acceso y el uso de
documentos electrónicos, éstos se atribuyen a
la
complejidad
relacionada
con
su
conservación, como se indico anteriormente, y
a las consecuencias que deben enfrentar los
archivistas y las instituciones archivísticas, en
términos de necesitar nuevos expertos.
Para comenzar las direcciones posibles de los
cambios hay que volver, una vez más, al ciclo
de vida de los documentos. Con los
documentos electrónicos, el archivista debe
poner mayor atención en las etapas de diseño
y creación. Esto puede hacerse de manera
interactiva (participación real en los procesos
mismos) informando, orientando, dirigiendo a
los diseñadores y realizadores de Los
sistemas y a los autores de los documentos,
con el fin de crear y garantizar documentos
auténticos, confiables y duraderos. El
archivista puede, igualmente, emitir normas y
directrices que los demás aplicarán o redactar
leyes y reglamentos apropiados. En ambos
casos, se prevé también un papel de
verificación o vigilancia. Conviene recordar que
la participación desde las etapas iniciales del
ciclo de vida puede no estar limitada a las
tareas tradicionales (valoración, etc.) al
comenzar dicho ciclo. Su participación puede
proseguir en el contexto de un papel interactivo
para ordenar y facilitar la creación de
documentos. Por el contrario, las instituciones
archivísticas pueden encontrar que su papel
por importante que sea desde las etapas
iniciales de los documentos electrónicos,
disminuye en las últimas etapas del ciclo. Los
esfuerzos llevarán a la vigilancia continua de
2.4
Redefinición de los roles de los
archivistas
y
de
las
instituciones
archivísticas
La introducción de tecnología moderna ha
generado innumerables cambios elementales
que nos han obligado a reexaminar las
maneras en las cuales se han realizado las
actividades tradicionales en casi todos los
sectores donde el ser humano está presente.
Cuando éstos se enfrentan a los desafíos y a
oportunidades que presentan los documentos
electrónicos, los archivistas deben entender
que no se necesita la evolución, sino un
cambio radical, para tener una perspectiva
más amplia, cambios en materia de formación,
133
los qué realizan las funciones archivísticas
relacionadas con la conservación, el acceso a
documentos y a su uso, sin embargo, aun
cuando estas responsabilidades continúen
recayendo en las instituciones archivísticas,
Los roles y las marcas variarán, de aquellas
que se tenían con los documentos
tradicionales en papel.
1.3
Aspectos de
legislación pertinente
orden
jurídico
1.3.1
Definición de documento
En los años setenta, las leyes para archivos no
establecen
claramente normas para los
documentos
electrónicos.
Gradualmente,
muchos países han ajustado a su legislación
una terminología particular para indicar que
Los documentos “leídos por una máquina” o
“electrónicos” forman parte de la definición de
documento. En algunos países, la legislación
pertinente subraya la función de los
documentos en lugar de sus formas y enfatizan
que las leyes para archivos y documentos se
aplican a todo tipo de documento “sin
considerar sus características o forma física”.
No
obstante,
numerosas
personas,
particularmente en las instituciones, donde las
aplicaciones ligadas a procesamiento de datos
informatizados no cuentan, sino con una
pequeña parte de sus funciones, piensan que
los documentos electrónicos no están regidos
por la legislación archivística. Otras personas
tienen dificultad para distinguir entre los
documentos y los otros tipos de fuentes de
información. Muchas instituciones buscan
tener una definición clara del documento, que
puede ser fácilmente comprendida e
implantada en los sistemas y usada en la
formulación de leyes y de políticas. En el
siguiente capítulo se trata el concepto de
documento y ofrecerá consejos al respecto.
y
La legislación que norma los diversos aspectos
de la creación de la administración, del uso y
de la conservación de la información no se ha
ajustado a los cambios rápidos de la
tecnología. Las leyes relativas a los archivos
no son la excepción En la mayoría de los
países se han formulado leyes relativas a los
archivos teniendo en cuenta solo los
documentos de papel y sobre un modelo más
simple de la función y de las instituciones
archivísticas muchas instituciones encuentran
que sus opciones disponibles en materia de
procesamientos de documentos electrónicos
son limitadas por las leyes elementales
relativas a los archivos. Algunos aspectos que
son particularmente problemáticos serían las
siguientes:
•La definición jurídica de un documento,
especialmente cuando no incluye los
documentos electrónicos;
•Leyes que no reconocen los documentos
electrónicos como evidencia legitima en
procesos legales;
•Leyes que limitan el papel de los archivos a la
conservación de documentos;
•Leyes y políticas que imponen largos periodos
de espera antes que los archivos puedan
valorar los documentos o que influyen en su
disposición final;
•Las leyes que norman la protección de
diseños personales y el acceso a los
documento, y
•Prohibición del acceso a documentos
secretos.
1.3.2 Aceptación
de
documentos
electrónicos en procedimientos legales
En los sistemas informáticos modernos es muy
fácil modificar los documentos electrónicos sin
dejar rastro alguno. Por eso su valor evidencia
ante los tribunales es poco, a veces nulo La
consecuencia inversa es que numerosas
instituciones se han dado cuenta de su
vulnerabilidad ante las instancias legales, al
descubrir y producir información en sistemas
no confiables y que no fueron adecuadamente
eliminados. Solo será posible realizar
progresos en este sentido, si los sistemas
informáticos son concebidos para conservar
evidencia confiable y segura de todas las
transacciones comerciales y, si los organismos
aplican políticas y procedimientos pertinentes
que garantizan la formación de su personal en
la materia. Es conveniente tomar medidas
particulares
y
adoptar
regulaciones
Los incisos siguientes tratan de manera
sucinta cada aspecto de estas tendencias en
materia jurídica.
134
presión que se ejerce sobre los gobiernos para
que asuman mayor responsabilidad, ha dado
lugar a la adopción de leyes que regulan los
términos y las condiciones en las cuales los
ciudadanos puedan tener acceso a los
documentos gubernamentales. Este creciente
acceso a los documentos ha causado serias
preocupaciones en cuanto a la protección de la
vida privada de las personas. La facilidad para
buscar, recuperar y trabajar con documentos
electrónicos, ha despertado en muchos países,
inquietud acerca de la capacidad de los
gobiernos y de las instituciones privadas para
proteger la vida privada de los individuos que
se mencionan en los documentos. En algunos
países las leyes disponen que los archivos
deban eliminar la información de las personas
que se concentran en los documentos,
después de que ellos han cumplido su función
original; esto limita la capacidad de
conservarlos.
internacionales para garantizar la autenticidad
de la información transmitida por las redes
públicas, como el Internet.
1.3.3 La autoridad de los archivos acerca
de documentos activos
En lo que se refiere a los documentos
electrónicos, es importante tomar en
consideración las necesidades en materia de
archivos,
al
diseñarse
los
sistemas
informáticos. Conviene, igualmente asegurar
que los documentos electrónicos sean objeto
de control minucioso durante su ciclo de vida.
Se debe definir claramente el papel de los
archivos, en relación con los especialistas en
informática, a los abogados y a toda persona
que renga interés en la generación y creación
de documentos probatorios Los archivos que
no intervengan en los documentos activos,
tendrán menos opciones para resolver los
problemas relacionados con los documentos
electrónicos
Usualmente, las leyes relativas a la vida
privada de las personas y sobre el acceso a la
información se aplican a los documentos en
toda clase de formatos. Sin embargo, en lo que
concierne
a
los
electrónicos
las
preocupaciones en cuanto a un acceso
impropio y a una destrucción no autorizada son
en realidad alarmantes. Con frecuencia, la
protección de la vida privada de las personas y
el acceso a la información son el rema de los
debates que se suscitan en lo legislativo. No
hay duda que estos dos puntos, además de la
conservación de los documentos, exigen
soluciones precisas en el ámbito político; los
archivos deben buscar la ocasión de llamar la
atención hacia aspectos que les conciernen. A
la vez, las medidas adoptadas para normar el
acceso a la información y la protección de la
vida privada de las personas pueden tener
consecuencias inesperadas para los archivos.
1.3.4 Larga espera en la transferencia de
los documentos a los archivos históricos
Muchos países disponen de una ley (por
ejemplo, la regia de los treinta años) que
impone un largo periodo de espera antes que
los
archivos
puedan
resguardar
los
documentos con valor archivístico. Al imponer
la autoridad la restricción de intervención en
documentos activos, se limitarán las opciones
disponibles para adquirir o ejercer control
sobre los documentos electrónicos que deban
archivarse. Los archivos que deban apegarse
a tales reglas son susceptibles de recibir
documentos electrónicos de manera poco
usual, en donde la transferencia es difícil y
costosa, a veces imposible. En tales casos, es
crucial el trabajo en colaboración con los
autores de los documentos para cerciorarse
que ellos cuiden, en adelante, que los archivos
asuman la responsabilidad.
1.3.6
Documentos confidenciales
Con la descentralización y la privatización
algunos han creído que los archivos pierden su
control sobre los documentos que contenían
las actividades y las funciones del gobierno.
Esta pérdida de control puede ocurrir cuando
el gobierno otorga en arrendamiento los
servicios de procesamiento de datos y los
servicios informáticos, sin prestar atención al
1.3.5 Legislación sobre el respeto de la
vida privada y acceso a la información
Las leyes relativas al respeto de la vida privada
de las personas y el acceso a la información
tienen impacto creciente en el ambiente en que
operan los archivos. En algunos países la
135
En países con vasta experiencia en
informática, los archivos están en posibilidad
de encontrar los documentos electrónicos
dentro de una variedad amplia de formatos
incompatibles. Los documentos en formatos
más antiguos, a veces obsoletos, auxiliados
por sistemas privados, coexisten con Los
objetos multimedia recientes y complejos. Los
países que adoptaron La informática más
recientemente, han superado generaciones
anteriores de tecnología y llegaron más
directamente a los problemas que presentan
los documentos electrónicos modernos. En
ambos casos, las presiones del comercio
global, el intercambio de información y La ínter
funcionalidad entre Los sistemas, imponen
niveles de alta estandarización a los sistemas
y las aplicaciones usadas por las instituciones
para crear y generar los documentos
electrónicos. Esto, a su vez, ofrece
oportunidades para que los archivos adopten
sistemas internacionales. El resto de la guía
ofrece sugerencias para afrontar los problemas
que causan los documentos electrónicos en un
ambiente dinámico.
control que se debe ejercer en los documentos
generados por esas operaciones. Puede
igualmente ocurrir cuando los programas y las
funciones financiadas con fondos públicos se
privatizan. Si se toman en cuenta los cambios
fundamentales en el papel del gobierno, los
medios de comunicación, los métodos de
registro y de búsqueda de las transacciones
las instituciones archivísticas deben realizar un
examen del alcance y de la eficacia de las
leyes básicas sobre archivos.
1.4
Conclusiones
Los archivos forman parte de un mundo de
cambios rápidos. Mientras el acelerado avance
de la tecnología de la información sea uno de
los símbolos visibles de este proceso, los
cambios estrechamente relacionados con las
instituciones y el papel del gobierno tendrán un
impacto considerable en el ambiente en que
trabajan los archivos. Muchos factores forman
este ambiente. Por otra parte, las tendencias
particulares de orden tecnológico, jurídico y de
organización en cada país, incidirán en la
naturaleza de los problemas y desafíos que
deben afrontar las instituciones y los
programas encargados de archivar.
136
4.2
Los inventarios
Debido a la falta de normalización
repetidamente invocada y a su carácter
primordial, existe todavía una evidente
indefinición acerca de este instrumento. En
todos los países a los que nos venimos
refiriendo existe acuerdo en cuanto a que entre
un instrumento tan genérico como la guía y
otro tan exhaustivo como el catálogo, debe
haber uno intermedio que ofrezca la
posibilidad de describir los fondos con un nivel
de profundidad suficiente como para garantizar
una cantidad de información satisfactoria para
los usuarios y, al mismo tiempo, con la
sumariedad necesaria como para permitir la
descripción uniforme de amplios grupos
documentales.
Dicho
instrumento,
el
inventario, presenta variedades más o menos
abundantes según los países, así en Francia30
distinguen: el repertorio numérico, el numérico
detallado, el inventario sumario y el analítico;
en ltalia31 entre sumario y analítico; en
España32 las actitudes van desde la de A.
Matilla (esquemático, sumario, analítico y
analítico de resúmenes) o la de M. C.
Pescador (somero, descriptivo, analítico y
mixto), hasta la de A. Heredia que los deja en
un solo tipo. Resulta complicado reducir tanta
variedad33, entre otras cosas porque se basan
en prácticas consuetudinarias, en cambio si
cabe recomendar dos variedades o tipos de
inventario que, a nuestro juicio, compendian
las características de los demás y cuya
práctica contrastada los ha revelado como
instrumentos apropiados.
El inventario describe las unidades que
componen
las
series
documentales,
dispuestas según el orden que tienen en el
cuadro de clasificación y reproduciendo su
estructura. En función de las unidades
descritas podemos distinguir entre el inventario
somero (describe las unidades de instalación)
y el analítico (describe las unidades
archivísticas:
los
expedientes).
Este
instrumento es la verdadera obra del archivero,
pues condensa la actividad intelectual del
trabajo sobre el fondo documental, la
clasificación y la descripción, aunados con una
doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene
y cómo está organizado, de una parte informar
con precisión acerca de su contenido y
localización, de la otra, de modo que ante
cualquier búsqueda documental ofrezca
siempre una respuesta pertinente y rápida.
4.2.1. El inventario somero
Comprende los elementos mínimos, los del
área de mención de identidad, y suelen ir
dispuestos en columnas cuando se publican.
Su utilidad es ante todo de uso interno como
procedimiento de control sobre las existencias,
pero el interés para los usuarios es mínimo
pues
les
ofrece
una
información
excesivamente genérica y apenas si les orienta
acerca de la documentación que puede
encontrar34. A pesar de las carencias y junto a
su función controladora, es un primer
procedimiento válido para la descripción de
grandes volúmenes documentales.
30
Association des Archivistes Francais: Manuel
d’Archivistique. Théorie et pratique des archives
publiques en France. Paris: SEVPEN, 1970, págs.
243-293. E. Taillemite: op. cit., págs. 140-145. J.
Guerout: <<Quel type d’inventaire choisir?>> en La
Gazette des Archives, 152-157, 1991, págs. 14-47.
31
P. Carucci: <<Gli inventari en Rasseyna degli
Archivi di Stato. 1989, Págs. 547-557.
32
A. Matilla: <<Cartilla de organización de
archivos>> en Boletín de la Dirección General de
Archivos y Bibliotecas, 55, 1960. M. C. Pescador.
op. cit., Págs. 20-25. A. Heredia: op. cit., Págs. 27 y
ss.
33
Véase para mas información C. Tornel:
<<Inbentarioa Espainako artxibagintzaren alorrean.
El inventario en el panorama archivístico español>>
en Irargi. IV, 1991, Págs. 297-325.
Los elementos de la ficha del inventarlo
somero, complementado con un resumen de la
evolución histórica del ente que ha dado origen
al fondo, son:
Área de mención de identidad:
—
Signatura.
—
Titulo.
—
Fechas.
—
Nivel de descripción.
—
Volumen.
34
N. Sales: <<L’eliminació de documents: el punt
de vista de thistoriador>> en Lligal, 2, 1990, Págs.
137.142.
137
—
Veamos un ejemplo:
Volumen
Libros
Cajas
3
Nivel
Título
Fechas
Signatura
1.1
Privilegios
fundacionales
Exps. de
constitución
del
Ayuntamiento
Actas
12371456
15121989
1-3
39
12
1.1
3
475
1.1
7
1.1
92
27
1.2.1
89
6
1.2.1
3
-----
1.2.1
-----
informativo, el archivero deba elaborar otros
instrumentos que las describan en detalle.
-----
Ordenanzas
y
reglamentos
Causas
civiles
Causas
criminales
Autos de
conciliación
-------------------------
15121989
15081989
Los elementos de la dicha de inventario
analítico son:
-Asignatura
-Titulo
-Fechas
-Nivel de descripción
-Volumen
Área de contenido y estructura
-Resumen de alcance y contenido
4-55
56-530
531-537
15361833
15201823
18361899
538-656
-------
-----
-Información sobre valoración, selección y
eliminación
-Sistema de organización
Área de condiciones de acceso y utilización:
-condiciones de acceso
-Instrumento de descripción relacionados:
-Unidades de descripción relacionadas.
657-751
752-754
OBLIGATORIAS
OPTATIVAS
Algunos de estos elementos merecen ser
vistos son algún detenimiento:
Como acabamos de señalar es un
instrumento denostado por los usuarios a los
que no falta razón, mas por otra parte
debemos
considerar
que
el
volumen
documental y su ritmo de crecimiento muchas
veces impiden descender a detalles y
contentar así a los especialistas de cada
area35.
-El volumen: no es necesario explicitarlo
cuando es el expediente o el libro habituales,
sino
cuando
se
trate
de
unidades
extraordinariamente voluminosas como puede
ser expediente que ocupa varias cajas o un
libro en diversos tomos.
-Resumen de alcance y contenido: consiste en
representar el contenido de la documentación
para una amplia gama de usuarios potenciales,
y no solo del archivero, por ello hay que ser
objetivo y el resultado deberá ser intangible por
si mismo, sin que sea necesario acudir a la
documentación para verificar su contenido.
Todo producto administrativo presenta dos
objetos centrales a localizar y describir: los
actores y el objeto de la acción administrativa;
siempre que uno de los agentes sea la propia
entidad es ocioso señalarlo a cada paso.
4.2.2. El inventario analítico
Posee una característica distintiva respecto
del anterior, fundamental por otra parte, y es
que describe los fondos con mayor
profundidad
al
descender
hasta
los
expedientes. Con los mismos elementos
mínimos obligatorios y algunos más optativos,
ofrece información suficiente para localizar la
documentación en el tiempo y en su ubicación
física,
conocer
su
organización,
e
individualizarla para que cada cual elija entre
todas las opciones las de su interés. Logra la
mejor relación costes/beneficios porque
permite describir uniformemente los fondos y
proporcionar unos niveles de información
satisfactorios para los usuarios, lo cual no
obsta para que en determinadas series
documentales,
con
indudable
interés
Muchas veces, la denominación de la serie es
suficiente para resumir el contenido de los
documentos adscritos a la misma, en cuyo
caso podremos repetirla en tal concepto, la
datación será el elemento que los individualice.
Así por ejemplo, en una serie de libros de
actas de Pleno de un Ayuntamiento, del
Consejo de Administración de una empresa
será suficiente con la denominación de la serie
Otro tanto sucedería con los libros registros de
entrada, de salida (de documentos), de plicas,
censos, padrones, y otros muchos más.
35
Véase a) respecto 0. Krakovitch: <<L'inventaire:
travail de forcat ou travail de fourmi? Produit dc
série ou ouvrage scientifique?>>, en La Gazette
des Archives.152-153, 1991, Págs. 11-13.
138
Aunque el soporte no sea el libro, muchas
series presentan características similares: la
correspondencia,
los
expedientes
de
servicios... En estos casos el archivero
valorará —en función de la demanda— la
calidad informativa y redactará otros auxiliares,
como pueden ser los índices, qué faciliten un
acceso más preciso. Por ejemplo, los libros de
actas que contienen las deliberaciones y los
acuerdos de los órganos superiores de cada
entidad,
contarán
con
índices
que
pormenoricen su contenido.
Se conserva completo uno de cada cinco años, los terminados
en 1 y 6.
Acceso restringido.
Un expediente sobre la concesión de la
construcción del enlace entre la Carretera
Nacional I y la 634 entre San Sebastián y Orio:
1973.
2.5.4. Concesión de obras.
Contratación de la obra de construcción del enlace entre la N-I,
Km. 24 y la N-634, Km. 36, entre San Sebastián y Orio,
concedida a Consorcio de Carreteras, S. A.
.73555
I caja.
Documentación relacionada en: 71.294-71.298, proyecto técnico;
72.003-72.004, expropiaciones.
- información sobre valoración, selección y
eliminación: se especifica siempre que la
serie no se conserve íntegramente.
De este modo cada expediente ha sido
descrito en los términos imprescindibles para
garantizar una información suficiente. No
vamos a extendernos sobre el formato del
inventario porque cada vez son más los
realizados en bases de datos automatizadas,
en cualquier caso se complementa con un
buen índice, aspecto que trataremos más
adelante. Tampoco nos vamos a ocupar de la
casuística que plantea la descripción de un
fondo desorganizado o de uno previamente
organizado, por obvias razones de brevedad36.
- Sistemas de organización: cuando exista
alguno distinto al de la tramitación.
- Condiciones de acceso: se indican si existe
algún impedimento al libre acceso.
- Instrumentos de descripción: cuando haya
alguno que mejore la proporcionada por el
inventario.
- Unidades de descripción relacionadas:
indica aquellas que tienen una relación
directa e importante.
4.3. Los catálogos
El catálogo tiene la finalidad de describir
exhaustivamente, así en sus caracteres
internos como en los externos, las piezas
documentales (documentos sueltos y las
unidades
archivísticas
(expedientes),
seleccionadas según criterios subjetivos (por
su valor histórico, para una exposición,
publicación...).
Dada
su
naturaleza
pormenorizada no puede aplicarse a una
agrupación documental (fondo, sección, serie),
salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de
documentos que presenten interés especial
(mapas, sellos, pergaminos...) y limitados a Un
periodo cronológico concreto.
Veamos algunos ejemplos fijándonos más en
la excepción que en la norma:
Un libro de actas del Pleno
Ayuntamiento en varios tomos:
1993.
Libro de actas del Pleno.
36.254-36.257.
4 tomos.
Índices.
de
un
1.1. Actas.
Un expediente personal:
1977-1989
2.5.1. Expedientes personales.
Maria Antonia García Maldonado, Jefe del Servicio de Recursos
Humanos.
7.254.
El catálogo es el menos recomendable de
todos los instrumentos de descripción, desde
un punto de vista práctico y de servicio, a tenor
de las necesidades descriptivas y de las
Acceso restringido.
Un expediente relativo al Impuesto sobre la
circulación de vehículos:
36
1986.
Impuesto sobre la circulación de vehículos.
15.610-15.615.
6 cajas.
Para más información al respecto véase J. R.
Cruz: Archivos municipales de Euskadi. Manual de
organización.
Vitoria
Instituto
Vasco
de
Administración Pública, 1992, Págs. 104-116.
3.3.4. ICV
139
carencias de medios materiales y humanos de
la mayoría de los archivos. En tiempos
pasados algunos profesionales dedicaron su
tiempo y los escasos medios puestos a su
alcance en la confección de primorosos
catálogos, mientras que el consultante Se veía
obligado a exprimir sin intuición para intentar
sondear en el grueso de los depósitos a través
de
unos
instrumentos
descriptivos
trasnochados y raquíticos. Por fortuna, los
criterios han evolucionado y catálogo ocupa el
lugar que le corresponde es decir, ser un
instrumento
al
que
se
recurre
excepcionalmente. De todos modos, cuando
se opte debe hacerse sólo para preparar
aquellas colecciones que representen un alto
valor científico o artístico, pero nunca de
manera indiscriminada. Decimos colección
porque el catálogo no puede ser aplicado a un
fondo, sección... sino a un conjunto de
documentos seleccionado de acuerdo con
criterios más o menos subjetivos.
4.3.1. El catálogo de documentos
Podemos considerar la ficha catalográfica
como la unidad de información que describe un
documento en tres sentidos:
1 .En cuanto a su contenido y localización
temporal, condensando su mensaje en unas
cuantas líneas, a fin de orientar al consultante
sobre la conveniencia o no de su lectura, y
dotándola de la datación tan completa como el
documento y los conocimientos del archivero lo
permitan.
2 .En sus características formales: volumen,
medidas, materia, topología, etc.
3. En su localización espacial dentro del fondo
al que pertenece, a través de la signatura.
La forma materia que adopte dependerá del
soporte elegido para su realización ya sea una
ficha de cartulina normalizada, ya la memoria
de un ordenador. Aunque pueden ser incluidos
otros muchos, los elementos que la componen
son como mínimo los siguientes:
Este epígrafe se reduce a exponer
brevemente37 los pasos para la catalogación
de documentos sueltos y de expedientes, con
la esperanza de ayudar a quienes se muevan
por los mares de futuribles oposiciones, más
que por el convencimiento sobre la necesidad
de abordar su ejecución, salvo en contadas
excepciones, generalmente reducidas al
ámbito de determinadas colecciones valiosas
dentro del fondo histórico.
—
—
—
—
—
Signatura.
Título.
Fechas.
Nivel de descripción.
Volumen.
Área de contenido y estructura:
—
Resumen de alcance y contenido.
37
Véase J. R. Cruz: <<La catalogación de
documentos>>, en Bilduma, I, 19R7, Págs. 129143. Del mismo autor: Archivos municipales de
Euskadi..., Págs. 140-149.
140
CAPITULO 14
CATALOGOS
1.
carta, etc.) como a la unidad archivística
(expediente, testimonio de autos).
Puntualizaciones y definición.
Según el Diccionario de la Lengua
española, catálogo es la relación o lista
ordenada de libros, manuscritos, hechos o
cosas.
Si el inventario está soportado en el
cuadro de clasificación del fondo del cual es su
fiel reflejo, el catálogo sostiene sus unidades
en una ordenación que bien podrá ser
cronológica o alfabética.
Para los archiveros esta definición se queda
corta, por una parte, porque no están
expresamente contemplados los documentos
y, por otra porque no se trata de una simple
enumeración de éstos sino que implica una
descripción de los datos precisos de cada uno
de ellos en los que no han de faltar los
relativos a su localización.
La mayor o menor extensión dada a la
descripción, al particularizar, por ejemplo, junto
al documento principal los anejos que van con
él o al detallar cada uno de los documentos
integrantes de un expediente, no afectarán a la
esencia del catálogo, si se da por descontado
que éste ofrece en la descripción los
elementos necesarios requeridos. Valga sin
embargo como regla general o al menos como
actitud, que el volumen de datos de los
resúmenes de contenido no deben ser
excesivos, partiendo de la base de que el
catálogo nunca podrá sustituir a la información
total que facilita el documento directamente
consultado.
Aunque el término catálogo es de uso
habitual en bibliotecas, al ser substancialmente
diferente el libro del documento de archivo, es
claro que los datos que se ofrezcan en el
catálogo de archivo han de ser sensiblemente
distintos. En ningún momento habremos de
partir del modelo de las bibliotecas, aunque
alguno de los datos y su forma de plasmarse
puedan ser semejantes. Una última diferencia
con respecto a las bibliotecas: no existen
siquiera tamaños de fichas normalizadas y ya
veremos que tampoco normas precisas de
catalogación.
Podemos
concretar
todas
estas
características esenciales en la siguiente
definición:
Catálogo es el instrumento que
describe
ordenadamente
y
deforma
individualizada las piezas documentales o las
unidades archivísticas de una serie o de un
conjunto documental que guardan entre ellas
una relación o unidad topológica, temática o
institucional
Me remito en nota1 a la definición
incorporada al Diccionario de Terminología
Archivística.
Ya indicamos que frente a los
inventarios que toman como unidad de
descripción la serie, siendo su campo de
acción la totalidad de un fondo, los catálogos
toman corno unidad de descripción la pieza
documental o la unidad archivística siendo su
campo de acción no tan definido sino mucho
más flexible y parcelado, ya que puede ser una
serie total o parcial u otras áreas más variadas
en cuanto se refieren a temas o a un periodo
cronológico concreto.
Cuando habíamos de la unidad de
descripción del catálogo nos referimos
naturalmente
tanto
al
documento
individualizado (Real Cédula, Real Provisión,
Real Orden, consulta, mandamiento, poder,
1
La definición de catálogo dada por el Dictionary of
Archival Terminology de 1984 es: <<instrumento de
trabajo que describe individualizadamente el
conjunto de documentos de una misma topología o
de documentos reunidos por unos diseños particulares (exposiciones) o de documentos que se
refieren a un mismo tema>> (no. 66, Pág. 37).
141
izquierda) de algunos datos (fecha, signatura)
podrían llevar al establecimiento de una
normativa semejante a la de las bibliotecas —
salvando las distancias—. Hasta ahora una
dicha o asiento de catalogación de un mismo
documento, pero redactado por diferentes
profesionales, incluso partiendo de los mismos
elementos, puede resultar sensiblemente
diferente. Hagamos una simple práctica
hojeando algunos de los catálogos editados y
comprobaremos la disparidad.
2.
Elementos esenciales normas de
catalogación.
Los elementos indispensables referidos
a las unidades de descripción de un catálogo
pueden agruparse en tres apartados, áreas o
campos2:
A)
Datos internos (fecha, tipología, autor,
destinatario, materia, lengua) que informan y
afectan al contenido.
B)
Datos externos o físicos.
C)
Datos de localización o signatura.
Esta es la realidad con la que no podemos
conformarnos pasivamente. La informatización
no es posible, sin unas normas generalizadas.
No bastará con una normativa casera, a nivel
individual o de centro, sino que hemos de
conseguir una normalización consensuada por
la mayoría. Trataremos por tanto de analizar la
casuística para cada uno de los elementos a
consignar en una ficha de catalogación de la
que habremos de partir para diseñar al final
una ficha normalizada de catalogación. Porque
lo que es claro es que no vamos a inventar
sino a contar con las reglas existentes
después de llegar a una puesta en común que
nos lleve a la aceptación por todos.
Enumerados son los siguientes:
-
Fecha completa (año, mes, día, lugar).
Tipología documental (diplomática y
jurídica).
Tradición documental.
Autor.
Destinatario.
Asunto o materia.
Datos externos (folios, medidas, materia
escriptoria, conservación).
Signatura (archivo, fondo o sección de
fondo, unidad de instalación, número de
orden).
2.1.
Estos son los datos precisos mínimos.
Pero hay que señalar que si la catalogación en
bibliotecas, es decir la individualización de la
pieza
bibliográfica
está
perfectamente
reglamentada por lo que respecta a los
elementos esenciales, a su colocación e
incluso al tamaño de las fichas, no existen
regias adoptadas y aceptadas con criterios
generales por lo que respecta a los
documentos de archivo. Es cierto que la
casuística en los segundos es mayor que en
los libros, sobre todo teniendo en cuenta que
muchas tipologías están por estudiar y que los
documentos no son piezas aisladas e
independientes como las obras impresas. Pero
a pesar de esto, la aceptación de estos
elementos precisos mínimos, la fijación de
determinadas normas en cuanto a su uso y de
reglas referidas a la colocación (derecha,
Datos internos.
2.1.1. La fecha.
En cada ficha ha de destacarse, para
individualizar a cada documento, la fecha
completa del mismo: año, mes, día, lugar,
situándola en la parte superior izquierda, en el
orden indicado, es decir, en orden inverso al
que suele figurar en el documento.
Hay quienes prefieren colocar el día
antes que el mes, teniendo en cuenta que año
va a quedar indicado con carácter general al
principio de cada página del catálogo impreso3.
La expresión del año y del día ha de
ser en cifras arábigas, aunque en el
documento aparezcan en letras. En el caso de
3
Como ejemplo del primer caso tenemos:
Documentos relativos a la Independencia
norteamericana, existentes en los archivos
españoles, Vol. 2, Madrid, 1976, y del segundo el
Catálogo de las consultas del Consejo de indias
(1610-1616), Sevilla, 1984/ Vid. lám.1 1.
2
Para algunos la fecha forma un área o campo
aparte, siendo cuatro en lugar de tres las áreas de
descripción. Cfr TORNEL COBACHO, Cayetano:
Las fichas de catálogo de documentos textuales de
archivo Cartagena a. 1 989. Pág. 3.
142
dataciones por otros sistemas han de
reducirse al cristiano. En cuanto al mes ha de
expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar.
diplomáticas. Como ejemplo tenemos las
consultas elevadas al rey por los diferentes
Consejos creados por La dinastía austriaca
que, para determinadas épocas, llevan escritas
hasta cuatro fechas (la del acuerdo, la de la
puesta por escrito, la de la lectura, la de la
publicación)5. Hay que preferir la de la puesta
por escrito (conscriptio) que figura al final del
texto.
No faltan sin embargo otros criterios al
recomendar el orden siguiente para de la
fecha: 8-12-l9364, aunque sigo defendiendo la
indicación del año en primer lugar porque
entiendo que la localización instintivamente
nos lleva a buscar primero el año y dentro de
éste, el día y luego el mes.
En el caso de faltar la indicación del
año, como es frecuente en las peticiones o
memoriales, del XVI, XVII y XVIII, puede
ponerse la fecha del año de referencia más
cercana (en este caso especifico, la de su
presentación en el lugar de destino, que no
suele faltar) o bien el año aproximado que por
el contexto o por las personas a que van
dirigidas o las que firman puede colegirse. En
un caso o en otro habrá de escribirse entre
corchetes: es la que denominamos data archivística.
El lugar debe escribirse con ortografía
moderna y completarse con cualquier
indicación
particular
con
que
venga
acompañado (así: Sevilla, en la Casa de la
Contratación). La separación con puntos y
comas dejará de tener incidencia a La hora del
encasillamiento en una ficha normalizada.
De todas formas hay que suprimir, en el
momento de reflejar la expresión de la data, un
conjunto de términos que acompañan a los
elementos esenciales, durante los siglos XV,
XVI y XVII: trece días del mes de setiembre del
año del nacimiento de nuestro Salvador
Jesucristo de mil y quinientos y cuatro años.
Hay que quedarse solo con las cifras del
ordinal del día, del nombre del mes y del
numeral del año, expresadas la 1ª y la 3ª en
cifras arábigas y la 2ª en letras. Las cifras
romanas, de frecuente uso para la expresión
del año en el siglo XVI, han de ser sustituidas
por cifras arábigas. Asimismo habrán de
sustituirse una serie de símbolos numéricos
para la indicación de algunos meses del año
(7e para setiembre, 8e para octubre, 9e para
noviembre y 10e para diciembre), de uso
frecuente en la documentación indiana, por
sus nombres completos correspondientes, en
letras.
La aproximación averiguada por datos
indirectos nos llevará a la siguiente
formalización c/. 1853/.
Cuando cataloguemos expedientes
habrán de indicarse las fechas límites de los
mismos, años: primero, de la iniciación (no de
los antecedentes) y último de la resolución. No
para todos se entiende por igual la fecha de
iniciación por cuanto que los hay que
consideran por tal a la fecha del documento
principal que da origen al expediente y los hay
que entienden por tal a la fecha de entrada en
el registro de la institución que lo tramitará6.
Cuando se trate de relaciones juradas
de cuentas de rentas, convendrá destacar la
anualidad o periodo a que se refiere la cuenta,
que será distinta de su formalización por medio
de la relación jurada y frecuentemente
posterior, a veces incluso en bastantes años.
Tendrá prioridad la fecha de esta puesta por
escrito, sin dejar de referirnos a las fechas
alusivas al contenido.
También habrán de sustituirse por sus
cifras correspondientes la indicación del día en
expresiones como <<postrero del mes>>,
<<día primero d el mes>.
Hay documentos que especifican varias
fechas, reflejo de diferentes etapas de la
<<actio>>
o
de
la
<<conscriptio>>
Las copias o traslados de documentos
llevarán la fecha de la copia o del traslado
4
5
TANODI. A.: Descripción Y Catalogación en
<<Archivística>>, PNUD, Santiago de Chile, Pág.
20.
REAL DÍAZ José J.: Estudio diplomático del
documento indiano, Sevilla, 1971. Págs. 99 y SS.
6
Tanodi, A. ob.cit., pág. 20.
143
Provisión estaremos viendo, sin verla, su
materialidad externa, su formulario, su
validación, su sello y sobre todo sabremos que
estamos ante un documento real, dispositivo
que engendra derechos y obligaciones.
haciendo referencia a] documento inserto,
confirmado o reproducido.
Junto a la fecha no debe indicarse
ningún otro dato. Como puede ser el número
de orden dentro de la unidad de instalación.
Este dato ha de figurar como complementario
de la signatura.
Ya vimos que los documentos (capítulo 2)
tienen una doble tipología, con un doble
formulario, la diplomática y la juridica7. Como
archiveros a la hora de describir, hemos de
inclinarnos por la primera, no dejando de
expresar también la jurídica, ya que con la
indicación expresa de ambas habremos fijado
la mayor parte de los datos que contiene el
documento.
2.1.2. Topología documental.
La designación del tipo documental es
necesaria aunque solo interese el contenido, el
asunto, ya que al tratar de localizar e identificar
el documento a que se refiere la ficha de
catalogación es imprescindible conocer su
factura, el formulario en que queda
materializado el contenido.
La designación del tipo documental ha
de basarse en la fijación terminológica
determinada por los estudios realizados por los
diplomatistas o por la legislación que ha
establecido sus características y no por la
denominación equivocada, en algunos, de la
época. Me estoy refiriendo al hecho frecuente
en el XVII y en el XVIII de designar con
nombres
incorrectos
determinados
documentos perfectamente estudiados, en su
formulario, desde la Edad Media. Así las
Reales
Provisiones
nombradas
frecuentemente Reales Cédulas.
La topología documental no suele ser algo
expreso, como la data el autor o el
destinatario. Es un elemento a consignar
dentro de los datos internos. La especificación
de la tipología es el resultado de un estudio a
fondo del documento, de su génesis, de su
tramitación, incluso de su formato (Vid. capít.
4) que nos lleva de la mano a su contenido
solo con su denominación, por cuanto la
disposición de todos estos considerandos son
el testimonio de una actividad específica que
facilita una información determinada.
A título de ejemplo puede valernos lo
siguiente. La confirmación de todos los
privilegios concedidos por la corona a los
Corredores de Lonja sevillanos se hizo por una
Real Provisión de Felipe IV, dada en San
Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los
ejemplares impresos que circularon en la
época llevaban una cubierta en la que
designaban al documento como Real Cédula8.
No olvidemos dos cosas, que tipología
documental no es sinónima de tipología
diplomática y que la tipología documental es
tanto para el documento singular como para la
unidad archivística o expediente.
De un mismo tema pueden tratar varios
documentos. Los datos obtenidos de una
Consulta del Consejo de Indias tendrán una
perspectiva diferente de los vertidos en la Real
Provisión despachada como consecuencia de
aquélla consulta. Ambas, pongo por caso,
podrán tratar del nombramiento de un general
de la Armada, pero en la primera será sólo la
propuesta hecha por un órgano consultivo del
monarca y en la segunda es el título efectivo
despachado por el rey. Solo por el hecho de
indicar que se trata de una consulta sabremos
el carácter interno, de mero asesoramiento que
entraña, sea cual sea el asunto de que trate. Si
vemos expresada la condición de Real
Tampoco hay que hacerse eco, al
indicar La tipología, de esas designaciones
genéricas,
frecuentes
en
determinados
momentos,
de:
privilegios,
despachos,
órdenes, disposiciones. Hay que precisar
diplomática y jurídicamente qué son.
7
Empleamos el término jurídico con la amplitud que
nos permite considerarlo <<administrativo>>.
8
HEREDIA HERRERA. Antonia: Los corredores de
Lonja en Sevilla y en Cádiz <<Archivo
Hispalense>>, tomo LII-LIII, n.° 159-164, enerodiciembre, 1970, Págs. 187.
144
teniéndose por originales los que no lleven
indicación en contra.
Así, pues, al catalogar cualquier
documento habremos de indicar la tipología
diplomática seguida de la jurídica.
Tampoco existe criterio establecido
para colocar tal indicación, en el caso de ser
necesaria, al principio, precediendo a la
tipología diplomática, o al final del párrafo
descriptivo y entre paréntesis:
A veces la jurídica para una mejor redacción
queda inmersa en la descripción, después del
destinatario, embebiéndola en el dispositivo
/Real Cédula/ Instrucción/:
Copia de Real Cédula a los oficiales de
la Casa de la Contratación para que den
licencia a Francisco Betanzos para pasar a
Nueva España
Real Cédula a Fulano dándole
instrucción para el desempeño de su oficio
o
bien, /Real Provisión/Nombramiento/:
ó
Real Provisión a Fulano nombrándolo
virrey de Nueva España pero no:
Título de virrey de Nueva España a
Fulano.
Real Cédula a Los oficiales de la Casa
de la Contratación para que den licencia a
Francisco de Betanzos para pasar a Nueva
España (copia).
Hay documentos archivísticos para los
que no hay duplicidad de acepción tipológica.
El mismo término suele englobar a los dos. Por
ejemplo las cartas, las peticiones, las
consultas.
La forma es indiferente, pero seria
también bueno adoptar una normativa que
definitivamente se inclinara por uno u otro
criterio. Una ficha normalizada nos solucionará
el problema.
Cuando estemos realizando catálogos
de series específicas no será preciso repetir en
cada asiento su tipología. El título genérico del
catálogo: catálogo de cartas, pongo por caso,
suplirá tal indicación expresa.
2.1.4. Autor y destinatario.
Los datos inmediatos y siguientes al de
la tipología han de ser los del autor y
destinatario del documento. Han de constar los
nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio
o vecindad, si vienen expresos en el
documento.
En el caso de documentos notariales
cuando el nombre genérico de escritura o carta
acompaña a cualquier negocio jurídico, puede
suprimirse
adoptando
como
única
denominación de la topología, el determinativo:
venta, testamento, poder (en lugar de
escrituras de venta, de testamento, de poder,
respectivamente).
En el caso de unidad archivística no
existe variación notable. Un ejemplo:
Expediente
En cuanto a la preferencia por el
nombre o el cargo, vuelve como en otras
ocasiones a plantearse la falta de adopción de
criterios uniformes. Me inclino por indicar en
primer lugar el nombre y a continuación el
cargo, por el hecho de ser éste el orden normal
de expresión en la documentación. Lo qué no
puede sin embargo de ninguna manera es
optarse por un criterio y variarlo a mitad del
trabajo o continuamente.
No siempre estos dos datos vienen
expresados y a veces se encuentran
incompletos. Lo óptimo será indicar ambos y
en caso de no constar, averiguar a partir de
datos bibliográficos (índices, repertorios) de
uso frecuente, siempre que no haya que
excederse en una investigación profunda.
de confirmación de una encomienda
2. 1 .3. Tradición documental.
Como dato complementario de la
tipología documental ha de especificarse la
tradición documental. Pero solo será preciso la
indicación expresa en el caso de copias, en
sus diferentes acepciones, o minutas,
145
Claro que siempre que los datos sean producto
de esa averiguación posterior han de indicarse
entre corchetes.
efectos de orientación y no faltan obras que se
han dedicado al tema10.
Hay que partir de La base, como ya dije
al principio, de que el Catálogo nunca
sustituirá al documento, por lo tanto la relación
o resumen del asunto no debe nunca ser
extensa, tanto que en algunos casos llegue a
la trascripción.
La expresión del nombre del autor en el
caso de documentos reales es preceptiva si se
trata de documentos medievales, no lo es tanto
a partir de los Reyes Católicos cuando la
autoría de la persona regia no plantea dudas
de identificación.
Extractar un documento supone leerlo,
incluso a través de las formas de escritura más
antiguas,
comprenderlo,
penetrarlo
y
dominarlo, para dar una Visio simplificadora.
Esto comporta conocimientos paleográficos, de
Las instituciones, de procedimiento, de
Historia, etc.
Recomendamos la ortografía moderna
a partir de los Reyes Católicos.
En los documentos notariales podrá
añadirse, según criterio tras la indicación de la
materia o asunto, la persona del escribano
ante quien se hizo la escritura.
Hay que mantener fidelidad al texto
resumiendo con precisión, claridad y concisión,
indicando el tema central sin detenerse en
circunstancias
laterales
o
anecdóticas,
eludiendo adjetivos inútiles como por ejemplo:
la invicta y leal ciudad de...>>, o bien
expresiones como <<carta firmada del conde
de Coruña...>>.
En cuanto al destinatario, una
observación. Existen documentos dispositivos
tramitados a instancia o petición de parte,
generalmente los que tratan de cuestiones de
gracia o merced y Los generados de oficio9. La
distinción, aparte de otras circunstancias,
radica en que los de parte implican una doble
dirección expresa en el documento: una la de
beneficiario de la disposición y otra la de la
autoridad encargada de su cumplimiento.
¿Qué dirección habría que indicar, en estos
casos, en la ficha de catalogación? Será
preciso expresar, salvo excepciones, la
persona del beneficiario.
Conviene no utilizar abreviaturas, ni
intercalar entrecomillados con párrafos del
texto documental.
Se
adoptarán
unos
criterios
homogéneos de redacción para cada asunto
de los que se repitan con frecuencia (libranzas,
peticiones, consultas de proposiciones de
cargos, licencias, etc.). Así por ejemplo:
2.1.5. Asunto o materia.
El contenido habrá de resumirse. Dicho
resumen es la representación condensada y
abreviada del asunto. La representación para
que sea buena y válida debe decir
fundamentalmente lo mismo que el texto
original pero con pocas palabras, las exactas.
Determinar ésta exactitud es cuestión de
conocimientos del área y de práctica. Hay
quiénes incluso lo reconocen como arte Es en
este punto donde precisar reglas es mucho
más difícil qué en los otros. Pero si se pueden
consignar unas normas de carácter general a
Real Cédula a Juan Pérez dándole
Licencia para pasar a Indias.
En casos parecidos repetir la forma de
expresión, cambiando únicamente los nombres
del destinatario y del destino; pero no, cuando
haya que catalogar otro documento semejante,
poner:
Real Cédula a Fulano concediéndole
permiso para que pueda pasar a Indias.
No se intercalará el asunto entre la
tipología v el destinatario. No será correcto
pues:
9
HEREDIA HERRERA. Antonia: Los cedularios de
oficio y de partes del Consejo de Indias. Sus tipos
documentales, s. XVII, <<Anuario de Estudios
Americanos>>, XXIX, Sevilla, 1972, Págs. 1-60.
10
CREMNINS, Edward: El ante de resumir. Mitre,
Barcelona. 1986.
146
En este caso un catálogo de una serie
de tipología uniforme podría reducirse a varios
listados que ofrecieran solo las variantes de
información.
Real Cédula concediéndole una ayuda
de Costa a Fulano.
Mejor será:
Siempre que resumamos el contenido
de un documento habremos de estar pensando
siempre en el índice para lo cual, a la hora de
esa síntesis, utilizaremos los términos
esenciales y más representativos que nos
facilitarán las voces a recuperar, tanto si
aplicamos o no el ordenador.
Real Cédula a Fulano concediéndole
una ayuda de Costa.
En el caso de expedientes, a pesar de
su volumen, hay que resumir dando el asunto
o clave central sobre el que verse la unidad
archivística, sin extenderse en exceso. Pueden
adoptarse dos criterios, resumir utilizando un
solo párrafo descriptivo, por ejemplo:
Expediente
de
confirmación
encomienda a Fulano en Popayán.
2.2.
Datos externos.
Se refieren a circunstancias materiales
externas del documento que pueden ser el
número de folios o páginas, las medidas, el
soporte, formato, sellos, tipos de letras o la
conservación. El que no debe faltar es el
primero y cuando va solo, suele añadirse a
región seguido del texto que resume el asunto.
En general es el único que suele indicarse en
la documentación moderna. El tipo de letra
(nunca
para
documentos
modernos),
elementos gráficos (una letra inicial coloreada,
dibujos marginales, etc.).
de
O bien indicar este párrafo descriptivo y
a continuación pormenorizar cada una de las
piezas de que conste el expediente, muy
brevemente, y siguiendo el orden de la
tramitación reflejado en el expediente y del que
ya hablamos al tratar de la ordenación de los
expedientes. La precisión de la tipología
correcta obviará en muchos casos tal
enumeración o pormenorización.
Las medidas son preceptivas en
documentos cuya antigüedad así lo requiere,
escritos en materia que no sea papel, y
también en series como la de mapas y pianos,
grabados o estampas.
Ejemplo de ese segundo tipo de
Catálogos es el: Catálogo de Estado Sección
IX del A.G.I. Siendo este instrumento modelo
de descripción de expedientes, sin embargo,
omite el párrafo descriptivo inicial que debe ser
preceptivo, en aras de una mayor claridad,
para uso del investigador que, de no ser así,
puede perderse en unos asientos de fichas
pormenorizadas que, por extensos y por
ausencia de una adecuada composición
tipográfica, lo obligan a una lectura larga qué
podría ahorrarse si al principio existiera ese
párrafo descriptivo, resumen del asunto, a que
hemos aludido, aunque luego se relacionen las
piezas integrantes del expediente.
Claro es que en el caso de expedientes
uniformes que pudiéramos considerar tipos,
como pueden ser los <<expedientes de
provisión de empleos>> o <<los expedientes
de confirmación de nombramientos>> o los
<<expedientes de pruebas de sangre>>, la
explicación
inicial
sobre
la
tipología
documental de dicho expediente, eludiría la
pormenorización en cada uno de ellos.
La materia escriptoria se especificará
siempre que no sea papel (pergamino, tela,
cinta).
En cuanto a la conservación, para cuya
indicación suelen adoptarse siglas (B. R. M.)
es frecuente en documentos medievales o en
documentos modernos en los que sea
conveniente resaltar deterioros notables.
2.3.
Signatura.
El último dato a consignar, al hacer la
descripción de una pieza documental, es su
ubicación en el depósito y a ser posible su
número de orden dentro de la unidad de
instalación.
siglas
147
Serán, pues, datos imprescindibles las
pertenecientes al archivo (A.G.S.,
de facilitar el acceso a la documentación y a su
información.
A.H.N., A.G.I., A.M.S.), el nombre del fondo o
sección de archivo (Guatemala, Clero,
Consejos Suprimidos, etc.), el tipo y número de
la unidad de instalación (libro 5; legajo, 408) y
finalmente, si es posible, el número de orden
dentro de dicha unidad si ésta está ordenada
(número en caso de legajos; y folios o páginas
en caso de libros).
4.
Clases de catálogos
Partiendo del tipo de ordenación que
requiera la serie catalogada tendremos un
catálogo cronológico o alfabético.
Así tendríamos por ejemplo:
|
Entiéndase bien que el catálogo será
uno u otro no porqué nosotros lo decidamos,
sino porqué la serie así lo determina.
A.G.I. Consulados, 92, 3.
A.G.I. Indiferente General, leg. 418, libro 2,
fol. 3 v.
4. 1. Catálogo cronológico.
Es
el
más
frecuente,
como
consecuencia lógica de que la ordenación de
ese tipo es la más usual. Podemos distinguir
dos variantes: aquél cuyos documentos
integran una serie cuya identidad está
marcada por la topología y cuya información
puede ser uniforme o en cambio diversa
(expedientes de quintas, expedientes de
confirmación de encomiendas en el primer
caso; o cartas, disposiciones, consultas, en el
segundo) y aquél cuyos documentos han sido
seleccionados en razón de un tema y no tienen
por qué tener la misma tipología aunque
requieran en su ofrecimiento un orden
cronológico (Por ejemplo, catálogo de
documentos
sobre
judíos
o
sobre
documentación económica).
3. Otros datos: los anejos.
Muchos catálogos suelen hacerse eco
de la documentación que acompaña al
documento principal, objeto de la descripción a
la que nos hemos venido refiriendo.
En
efecto,
estos
documentos
principales, en bastantes casos, vienen unidos
a documentos que acompaña el autor como
justificante de lo expuesto en el principal v a
documentos que incorpora el destinatario y
que corren unidos al principal para una mejor
resolución posterior.
La relación de estos documentos puede
incorporarse a la descripción del principal
realizada de acuerdo con las normas que
hemos venimos exponiendo. Generalmente
estas relaciones suelen venir ordenadas
cronológicamente y limitarse al mero
enunciado del documento, su fecha y número
de folios, sin indicar contenido. Y Los hay que
al hacer la relación de estos anejos los
introducen con la designación de: Acompaña o
de corre unido, de acuerdo con este criterio
(Vid. lámina catálogo de consultas).
En esto, que son datos accesorios,
como en otras cuestiones falta uniformidad de
criterios.
4.2.
Catálogo alfabético
Existen sin embargo series, como
sabemos, que para una mejor utilización
requieren una ordenación alfabética que habrá
de respetarse a la hora de la catalogación. Así
las <<Pruebas de ingreso en Ordenes
militares>>, <<Expedientes de limpieza de
sangre>>, <<Relaciones de méritos y
servicios>>
<<Expedientes
personales>>
<<Planos>>, <<Dibujos o Estampas>>, etc. En
cuya descripción individualizada lo que
interesa destacar a efectos de la ordenación
es el nombre de la persona o del lugar
geográfico o de las materias. En estos casos el
dato onomástico o geográfico encabezará la
ficha, en lugar de la fecha.
Soy partidaria, no de suprimir estas
relaciones, pero si de limitar al máximo su
descripción y la información que ofrecen. Los
catálogos que se detienen en describir cada
uno de los anejos con un pormenor semejante
al
principal,
suelen
ser
farragosos,
mermándoles su finalidad primordial que es la
En los onomásticos se podrá eludir la
indicación genérica de la tipología documental
148
(Relación de Méritos; Expediente de Ingreso
en una Orden Militar. etc.). La homogeneidad
de estas series, a la hora de describir las
piezas
singulares
hace
posible
una
simplificación general reducida a listas
alfabéticas de nombres de personas11. El resto
de los datos informativos podrá someterse a
un proceso mecanizado fácil. En cuanto a los
datos diplomáticos podrán suplirse con una
introducción que estudie en este sentido la
tipología documental y las características
afines de todas las unidades.
disposiciones de la corona para Indias,
encuadernados de antiguo) se realizó desde
muchos puntos de vista: geográfico, materias,
de oficio y de partes, etc. Así los registros
cedularios para México habremos de
localizarlos en muy diferentes <<secciones>>
del Archivo de Indias y dentro de ellos existen
subdivisiones en la propia serie que impiden el
ofrecimiento de una sucesión cronológica de
todas las disposiciones referidas a México. De
tal manera, que al plantearnos la confección
de un catálogo de la documentación contenida
en estos registros no nos cabe otra solución
que hacerlo sobre una ordenación cronológica
de toda la serie, aunque en la práctica ésta
esté dispersa, y que habrá de rehacerse con
fichas o asientos fuera de las propias unidades
de instalación aludiendo naturalmente a la
signatura en cada caso. Porque lo que nos
está vedado totalmente es rehacer el orden
cronológico con la propia documentación, por
cuanto está encuadernada.
En cuanto a los catálogos alfabéticos,
geográficos o de materias, destacarán estos
nombres concretos a efectos de la ordenación,
aunque la ficha catalográfica recoja el resto de
los datos completos necesarios en cada caso.
Ejemplos de estos catálogos pueden ser los de
Pianos de ciudades (geográfico) o los de
Dibujos o Estampas (por materias).
5.
Ordenación catalogación.
Si optáramos por mantener el orden
numérico
de
los
legajos
ofreciendo
parcialmente la información sucesiva de cada
uno de ellos, aunque en estos mantuviéramos
el orden cronológico, el investigador recibirla
una información tan dispersa como se la ofrece
en origen la documentación y para recopilar los
datos referidos a la legislación de un
determinado año habría de recorrer varios
lugares dentro del legajo. De hacerlo, por el
contrario, de la manera que defendemos toda
la información requerida estaría agrupada y
fácilmente accesible12.
Nos hemos referido a la aplicación de la
ordenación documental en los catálogos
cronológicos sobre la base de series de una
misma tipología, pero el problema es igual en
los catálogos denominados <<temáticos>> que
también requieren dentro de la unidad de la
materia o asunto, el orden cronológico.
El armazón sobre el que se sostiene un
catálogo es la ordenación de los documentos
que describe, de aquí la necesidad previa de la
primera. Insisto: me refiero a la ordenación de
las
piezas
documentales
o
unidades
archivísticas, no a la ordenación numérica de
las unidades de instalación que pueden no
responder exactamente al orden de los
documentos que encierran.
Lo perfecto será que el orden
cronológico de una serie se corresponda con
el orden numérico de los legajos y al hacer un
catálogo que siga el primero nos reflejará
automáticamente el segundo.
Pero hay ocasiones, por vicios y prácticas que
hemos heredado de la conservación,
clasificación y ordenación de antaño, que
hacen que las series estén, bien, partidas o lo
que es peor superpuesto su orden. Algún
ejemplo puede ayudarnos: la división de los
Cedularios indianos (Libros registros de
No sería tampoco problema por lo que
respecta a los catálogos que precisan un
orden alfabético.
11
Sirva de ejemplo el Catálogo: PEREZ
CASTAÑEDA. Ma.
Ángeles y COUTO M a
Dolores: Pruebas para ingreso de religiosas en las
Órdenes de Santiago, Calatrava Y Alcántara,
Ministerio de Cultura, Subdirección General de
Archivos, Madrid. 1980, lám 2.
12
TAu. Víctor: Libros registros-cedularios del Río de
la Plata (1534-1717). Catálogo. Instituto de
Investigaciones de Historia del Derecho, Buenos
Aires, 1984, 382 Págs., lam. 3.
149
Como norma general, entiendo desde
mi punto de vista, que un catálogo no podrá
realizarse teniendo como base la ordenación
de las unidades de instalación, ésta solo podrá
en todo caso ser una consecuencia de la
ordenación cronológica o alfabética si en
origen se ha mantenido rigurosamente y es
paralela a la ordenación numérica de las
unidades de instalación. Ni siquiera cuando se
trate
de
unidades
de
conservación
materializadas en forma de libros donde los
documentos están cosidos, como es el caso
de los Protocolos Notariales. Ni incluso con
ellos, repito, debemos tomar como sostén de la
catalogación su orden numérico de tal manera
que cataloguemos uno y luego el siguiente
libro con independencia, porque aunque
teóricamente debe existir entre los documentos
registrados un orden cronológico éste falla con
harta frecuencia, sobre todo sí nos
remontamos en el tiempo. Así, pues, habremos
de rehacer mediante las fichas de catalogación
el orden correcto y así ofrecerlo en el catálogo,
aunque naturalmente la signatura en cada
caso nos dará la localización exacta y nos
detectará estos saltos.
He dicho punto de vista personal,
porque a la vista de muchos catálogos
publicados no parece que esto sea importante,
ni preciso13. Sin embargo mi criterio los tacha
de no recomendables par cuanto no cumplen
totalmente con esa finalidad de facilitar el
acceso y al existir en estos casos repetición de
fechas y de referencias alfabéticas en distintos
e incluso múltiples lugares del catálogo, el
investigador ha de ir saltando de un legajo a
otro para poder completar la información
relativa a un año o a ese sujeto cuya letra del
apellido empiece por una determinada letra,
cuando respetando el orden cronológico o
alfabético de los documentos la localización
serla inmediata y completa.
Ahora bien, también conviene aclarar
que la catalogación es posible sin la
ordenación material de la documentación,
existen
muchos
catálogos
de
series
desordenadas o al menos no totalmente
ordenadas. Esta posibilidad cuya demostración
más palpable está en la actuación de los
ordenadores, a los que no es preciso introducir
La información de los documentos ordenados,
no exhibe la conveniencia de la misma por
cuanto facilita la localización posterior de la
pieza individualizada dentro de la unidad de
instalación que puede contener hasta 200 o
300 documentos.
6.
Diferencias
elementales
inventarios y catálogos.
entre
Fue preciso, al empezar a hablar de
inventarios, señalar unas diferencias iníciales
con el catálogo por la confusión terminológica
y conceptual existente entre ambos (Cfr. cap. °
13). Ahora que hemos tratado de delimitar la
figura de uno y otro, conviene de una manera
esquemática y resumida dejar sentadas las
notas de cada uno de ellos14 de acuerdo a todo
lo expuesto. El siguiente cuadro podrá
ayudarnos:
No podemos olvidar que nuestro
trabajo va encaminado al mejor uso y provecho
de otros: los usuarios.
13
MEDINA ENCINA. Purificación: Documentos
relativos a la independencia de Norteamérica
existente en los Archivos Españoles. Archivo
General de Indias (1 752-1821), 1, 1, 2,11,
Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1976
14
HEREDIA HERRERA. Antonia: Archivística.
Inventarios y Catálogos, >>Boletín de ANABAD>>,
Madrid, 1980, n.° 2, Págs. 239-242.
150
INVENTARIO
Finalidad
descripción
Objeto o unidad de serie documental
descripción
Campo de acción
fondo o sección
de fondo
o sección de archivo
Lugar ocupado en una 2.o, después de la
Guía
programación
descriptivas (nivel)
cualidades
de
la somera
información
elementos
de
la fechas extremas (años)
descripción
tipología y tradición
autor
destinatario
materia (si es posible)
signatura
operación previa
funciones
Utilidad (según
usuarios)
complemento
indispensable
CATÁLOGO
descripción
pieza doc. singular
una serie
una colección
un área temática
3.o,
después
inventario
. ó unidad archivística
del
analítica
fecha completa
tipología y tradición
autor
destinatario
materia o contenido
datos externos
signatura
clasificación
ordenación
control,
orientación información
información
n.° general
concreta y parcial
índice
general
alfabético índice
general
Como regla general siempre en estos
casos hay que describir individualmente las
características especiales de cada unidad, en
la que juegan un papel importante los aspectos
externos (tamaño, tintas, materia escriptoria,
etc.) junto con la indicación expresa en cada
caso de la documentación a la que estuvieron
unidos.
7. Catalogación de Secciones Facticias
(mapas, sellos).
Ya vimos cómo en algunos archivos,
por imperativos de la conservación, existen
algunas
agrupaciones
artificiales
de
documentos que están más en la línea de lo
que es una colección. La calidad de la serie
solo le viene dada por la similitud de la
topología documental, (bulas) o cartográfica
(pianos, mapas, dibujos, estampas): del
soporte físico (tela, pergamino), de las
características específicas v especiales (sellos,
monedas) de dichas piezas, en cambio no
tienen una integración dentro del esquema
organizativo del fondo de que proceden en
razón del principio de procedencia. Son piezas
que han sido desglosadas, separadas de
unidades archivísticas con las que estaban
íntimamente unidas. El conjunto de las mismas
tiene, a veces, un origen diverso.
Su catalogación
normas más estables.
suele
tener
alfabético
Las reglas para su descripción no se
ajustan a las de los testimonios escritos
textuales, que hemos venido considerando.
Los datos específicos que no deben
faltar en la ficha catalográfica de una pieza de
una Sección de <<Mapas y pianos>> serán15:
fecha
15
Estas normas de catalogación son las seguidas
para la Sección de Mapas y Pianos del Archivo
General de Indias: COLOMAR ALBAJAR, M.’
Antonia: Introducción al estudio de la Sección de
Mapas v Pianos, <<Documentación y Archivos de
la Colonización Española>>, Subdirección General
de Archivos, Madrid, 1980, tomo I. Págs. 35 y SS.
Cfr. lam. 4.
unas
151
tipología de la documentación gráfica (mapa,
piano, croquis, dibujo, estampa)
tradición documental
título o resumen del contenido autor de La
pieza
aspectos materiales
posibilidad, aunque bastantes son los que se
pronuncian por su dificultad.
Al admitir un modelo de ficha de
catalogación que dé respuesta a todas las
variantes en que puedan materializarse los
elementos analizados para la catalogación,
podemos pensar que es factible una sola ficha
de catalogación, independientemente que sea
de un documento singular o de un documento
compuesto. Bastará que su encasillado recoja
todas las posibilidades con la mayor
simplicidad. Lo único que ocurrirá, como
tendremos ocasión de ver, es que para unas
fechas remotas y para determinados
documentos
singulares
habrá
que
cumplimentar todo el encasillado, mientras que
para expedientes recientes, normalizados
desde el momento de producirse, bastará con
dos o tres casillas.
a) internos (toponimia, escalas, coordenadas,
etc.)
b) externos (materias, medidas, colores, etc.)
documentación de procedencia
signatura
La normativa para la catalogación de sellos,
agrupados por el titular, exige los siguientes
datos16:
Año
materia, forma, tamaño
estado de conservación, impronta
descripción del sello con la trascripción de la
Leyenda (anverso y reverso)
extracto del documento de donde procedan
con su fecha
completa
signatura
8.
El punto clave para la normalización de
la catalogación de los documentos de archivo
está en la precisión de la tipología documental.
Ella será la que nos permitirá la simplificación,
sin
merma
de
toda
la
información
individualizada que requiere el análisis en este
tercer nivel de descripción.
La normalización en la catalogación.
La normalización en este caso
presentará varias opciones según el catálogo
se plantee para una serie o para una colección
o conjunto de documentos:
Vaya por delante que la normalización
no viene a cambiar lo establecido. Deberá
partir de los mismos elementos de la
catalogación <<tradicional>>, de las mismas
áreas o campos, y —a sabiendas de no ser
substancial— yo diría incluso, del mismo orden
y disposición de dichos elementos. La
normalización, a partir de Las normas con que
contamos, solo viene a precisarlas y fijarlas
dejando al margen las Vacilaciones, los
criterios personales. Exigirá por tanto, como en
cualquier proceso de normalización, estudio de
las reglas, codificación, aceptación y
aplicación.
La normalización por cuanto lleva
inherente de simplificación, no habrá de
multiplicar los modelos. Yo apuesto por su
Catálogo
A.I.
homogénea
(formato
contenido)
Expedientes
de
obras
menores
testamentos
expedientes
personales
A. 2 diversa
(contenido
diverso)
Formato
homogéneo
Cartas
Reales
Provisiones
Reales
Ordenes
Formato
variable
Expedientes
políticos
dossiers
A. Series
B.
B. Colección
Entendemos por formato, en este caso,
la plasmación material de la tramitación o del
procedimiento administrativo. El contenido lo
tomamos como sinónimo de la información.
En todas las opciones es vital el estudio previo
de la tipología documental, en su doble
dimensión, caso de no existir.
16
GLGLIERI NAVARRO. Araceli: Catálogo de
Sellos de la Sección de Sigilografía del A.H, V.,
Dirección General de Archivos y Bibliotecas, 1974,
que sigue en definitiva las mismas normas que las
del Catálogo de se/los españoles en la Edad Media.
Editado en 1921, de don Juan Menéndez Pidal.
152
En este sentido, sin defender su
perfección, pero sí con el propósito
generalizador a que me he referido partiendo
de los criterios de análisis defendidos en este
capítulo, y con intención de aportar un
proyecto para confrontar, puede examinarse la
ficha normalizada presentada en el Coloquio
Internacional de Archivística celebrado en junio
de 1990 en San Sebastián (Fig. 4)17 que podrá
recuperarse por treinta y cinco conceptos,
entre otros: la fecha, el autor, el destinatario,
topología documental, las materias, la
procedencia
.-tanto
institucional
como
documental-, etc., etc.
La opción A. 1 es la menos costosa, a
efectos de tiempo y de presupuesto, teniendo
en cuenta que el discernimiento de la tipología
nos acercará a un contenido similar para el
que sólo tendremos que establecer las
variantes de información y el resultado del
análisis solo
precisará un listado de
descriptores, uno para cada variante.
Supongamos que hayamos de catalogar los
<<Juicios de residencia>> de una demarcación
administrativa como es la Audiencia de
México. Bastaría confeccionar:
Listado de nombres propios (residenciado).
Listado de cargos o puestos (sujetos a la
residencia: gobernador, alcalde mayor, virrey,
etc.).
Listado de nombres geográficos (del lugar del
desempeño del cargo: Nueva Galicia, Mérida
de Yucatán, Lima).
9. La normalización en la catalogación de
documentos gráficos.
La normalización también afecta a
catalogación de los documentos gráficos.
Las opciones A.2 y B. exigen, a nivel de
catálogo, un resumen de contenido que podrá
obtenerse por condensación o sustitución
(abstractos o descriptores). Esta opción, por el
costo que supone debe reservarse solo para la
documentación más rica en cuanto a su
información
por
más
interesante
y
generalizada. Para estos casos son los que
hay que acudir a la confección de fichas cuyo
encasillamiento nos permita vaciar la
información.
la
Hace escasos años el instituto Geográfico
Nacional y el Instituto Cartografía de Catalunya
se plantearon la catalogación de sus
respectivas cartotecas. Adoptaron un formato
basado en el USMARC que posteriormente
analizado18 paso a ser el modelo propuesto
para la <<Edición de Cartografía Histórica de
América>> bajo el patrocinio de la Comisión
del V Centenario en la que participan el
Instituto Geográfico Nacional, la Biblioteca
Nacional, el Archivo Histórico Nacional, el
Servicio Geográfico del Ejército, el Servicio
Histórico Militar, el Museo Naval, La Dirección
General de Bellas Artes con vistas a la
elaboración unificada de un formato para
materiales cartográficos válido en España.
Las fichas más o menos normalizadas
existentes para este nivel varían de unas a
otras, han partido —para su elaboración— de
las características muy particulares del fondo y
de sus series en que las que los documentos a
catalogar se encuentran.
Su gran amplitud presenta dificultades de
implantación pero permite una mejora de
explotación de bases de datos, con un gran
alcance para los centros y para los usuarios.
Los datos a consignar se agrupan en diversos
campos que van desde la designación
específica del material (diagrama, mapa,
modelo, perfil, sección, vista, etc.);
Valgan los ejemplos de las fichas (Fig. 1 y 2)
utilizadas para el proyecto de informatización
de Protocolos Notariales y del Catastro de
Ensenada o las usadas en la <<Sección>> de
<Guerra Civil>> de Salamanca (Fig. 3).
Teniendo
en
cuenta
que
la
normalización para que sea tal exige
consenso, tenemos que situarnos en un plano
superior lo suficientemente aséptico y
generalizador que nos permita elaborar una
ficha con validez lo más amplia posible.
17
Heredia Herrera, Antonia: Descripción y
normalización, “Actas del I Coloquio Internacional
de Archivística”, San Sebastián, 1990 (en prensa).
18
SAUCO ESCUDERO, A.; LL0RENTE GIL., C.:
Formato Marc para materiales cartográficos,
Ministerio de Obras Públicas Madrid, 1987.
153
clasificación geográfica
signaturas
Nombres persona/es v nombres corporativos,
etc., etc., etc.1602
color: un solo color, varios
medio físico: soporte (papel, madera, metal,
yeso, etc.)
tipo de reproducción: facsímile; no aplicable
Tipo de producción: fotocopia, película
Fechas
—. 576 —
1 enero, Valladolid, Consejo.
Sobre lo que escribe don Bernardino de Avellaneda, de que no entren navíos extranjeros en Sanlúcar.
R:
<<Conviene que el Consejo de gran priessa a que parta don Pedro de Valdez, ordenando a don Bernardino de Avellaneda, que le
haga partir sin dar lugar, a más dilación>>
2 1.
Indif. Gral. 747.
— 577 —
3 enero. Valladolid, Consejo.
Con un despacho para levantar la infantería necesaria para la armada que va a las Indias.
R:<<Nómbrense estos capitanes luego, coma lo tengo ordenado, con parecer de la Junta de Guerra, y ténganse cuenta, con los que se
nombraron, para la armada de Barlovento para echar mano de ellos siendo apropósito>>.
2 1.
Indif. Gral., 747.
— 578 —
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra,
Sobre que se limpie la costa de corsarios para defender la llegada de la flota a cargo de don Luis Fajardo.
R:
<<Si los navíos están aprestados, y no ocupados en lo de Irlanda, podrían entretenerse desde el Cabo a Cádiz>>.
2 f.
Acomp .:Nota del Duque de Lerma al presidente del Consejo de Indias. a. 1. 2 t.
—Consulta del Consejo. Valladolid. 27 diciembre 1601 2 1. Indif. Gral. 1866
— 579 —
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre la provisión de artillería y pólvora para la armada que va por la plata.
R:
<<Iván de Ibarra trate de esto con don Juan de Acuña de mi parte y me avise lo que se podrá proveer>>
2 f.
Acomp.: —Consulta del Consejo. Valladolid, 20 diciembre 1631. 2 f.
Indif. Gral. 1866.
142
Lam. I. Página del Catálogo de Consultas del Consejo de Indias. (Catálogo cronológico).
154
TOLEDO y Aldana, Jimena. — Alburquerque—a. 1597.—
Convento Sancti Spiritus
de Alcántara.
Hermana de Catalina Aldana Mercado
ABUELOS MATERNOS:
Alonso Sánchez de Tapia.
Donoso.
TORRES —V. Mateos de Torres. TORRES —V. Tapia, Maria de
TORRES Cabrera Gómez v Calderón, Isabel y Maria de. —
Villanueva de la Serena—a. 1705.—Convenlo Sancti Spiritus de
Alcántara.
Exp 3
PADRES:
Diego Messía de Trillo.
Beatriz de Trejo.
ABUELOS PATERNOS:
Francisco Messía de Trillo.
Catalina de Aldama.
ARIJELO5 MATERNOS:
Francisco Fernández Floriano.
, Jimena Álvarez de Toledo.
Exp. 145
PADRES
Juan Francisco de Torres.
Maria Cabrera.
ABUELOS PATERNOS:
Juan de Torres.
Maria Gómez.
ABUELOS MATERNOS:
Fabián de Cabrera
Maria Calderón.
TOPETE. —V. Aponte Zúñiga. Leo’ior de. TOPETE Palomeque
Aponte Palomeque
y Zúñiga. Juana Maria y Maria Félix. — Alcántara. —a. 1652. —
Convento Sancti Spiritus de Alcántara.
EXP.
TORRES Escobar. Inés, Maria y Micaela de. —Brozas. —a.
1684 l643. —Convento
San Pedro de Brozas.
141 y 142
PADRES:
Andrés Topete Palomeque.
Leonor de Aponte.
ABUELOS PATERNOS.
Pedro Topete Palomeque.
Juana Palomeque
ABUELOS MATERSOS
Diego de Aponte
Maria de Zúñiga.
Exp. 14g. 147 V 145
PADRES
Gaspar de Torres.
Catalina Martín Barbancho.
ABUELOS PATERNOS.
Gaspar de Torres.
María Sánchez Escobar.
ABUELOS MATERNOS:
Alonso Martín Barbancho.
Catalina Martín
TORANZO Asensio de la Cuesta y Mateos. Teresa. —Plasencia.
—a. 1707. —Convento Sancti Spiritus de Alcántara
TREJO. —V. Aldana Mercado, Catalina.
TREJO. —V. Toledo Aldana, Jimena.
TREJO. —V. Neyra Messia de Trillo de Alvarado de, Ana,
Beatriz y Maria de.
TREJO. —V. Trillo, Maria de.
TRILLO. María de — Alburquerque. — a. 1624—--Convento
Sancti Spiritus de Alcántara.
Exp: 143
PADRES:
Pedro de Toranzo.
Teresa de Asensio.
ABUELOS PATERNOS:
Pedro de Toranzo.
Marina de la Cuesta.
ABUELOS MATERNOS
Diego de Asensio
Inés Mateos
Exp: 149
Diego Menessia de Trillo
Beatriz de Trejo.
ARUELOS PATERNOS:
Francisco Messia de Trillo.
Catalina de Aldana.
ABUELOS MATERNO5:
Francisco Fernández Floriano.
Jimena Álvarez de Toledo.
TORRES, Ana de. —Villanueva de la Serena—a. 1602. —
Convento San Pedro de Brozas.
Exp.144
PADRES:
Francisco Mateos de Torres.
Catalina de Tapia.
ABUELOS PATERN0S:
Alonso Mateos.
Juana Ruiz de Torres.
261
Lam. 2. Página de un Catálogo Alfabético. (Pruebas para
ingreso de religiosas en las Órdenes de Santiago, Calatrava v
Alcántara del A.H. de Madrid),
155
183
LIBRO IV
848
1571 Diciembre 30. Madrid
R.C. a Juan Gutiérrez /. Tello, Caballero de la orden de
Santiago, tesorero de la Casa de Contratación de Sevilla. Se le
ordena poner diligencia v cuidado en el apresto de la armada de
Juan Ortiz de Zárate, para que pueda partir antes del 15 de
enero.
Fs. 81 vta. /82
849
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zarate, caballero de la orden
de Santiago. Manda que con la gente, bastimentos y municiones
ya aprestados, para una más segura navegación, zarpe hacia él
Río de la Plata sin más dilatación.
Fs. 82/82 vta
850
R.C. a los oficiales de la Casa de Contratación de Sevilla disponiendo que ordenen la partida de Juan Ortiz de Zárate al Río de
la Plata a la brevedad, prestándole para ello toda la ayuda y
favor que fuere necesario.
Fs. 82 vta. /83
851
1571 Diciembre 30. Madrid
R.C. Manda a la tripulación y a todos los que acompañaren a
Juan Ortiz de Zarate al Río de la Plata, que acaten sus órdenes
e instrucciones.
Fs. 83/84
852
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zárate, caballero de la orden
de Santiago. Le manda cumplir las cedulas, instrucciones y
provisiones a que por capitulación está obligado, y si iniciado el
viaje, y por razones del tiempo, arribaren a otra parte, se dispone
que no desembarquen, sino que se aprovisionen y continúen al
Río de la Plata, y de no poder hacerlo, regresen con los navíos v
toda la gente a España.
Fs. 84/84 vta.
Lam. 3. Página del Catálogo de Libros Cedularios del Río de la
Plata.
156
63
[1832]
Diseño de bordado del uniforme para los oficiales de la
Intendencia General del Ejercito de Filipinas y Superintendencia
Subdelegada de la Real Hacienda.
En colores.
310 x 215 mm.
En:
Testimonio del expediente a consulta del secretario
interino de la Intendencia General del Ejercito y
Superintendencia Subdelegada de la Real Hacienda de Filipinas,
pare que se determine el uniforme que, así coma los demás
oficiales, debe usar (Manila, 2, febrero, 1833), anejo a carta
núm. 311 de Francisco Enríquez, secretario citado, al secretario
de Estado y Despacho Universal de Hacienda (Manila, 6, marzo,
1833).
Leg. Filipinas, 823.
64
1769
Estado del vestuario del Regimiento del Rey, de guarnición en la
plaza de Manila, con dibujos de sus partes.
En estado de costos del vestuario firmado por Felipe del Alcázar
(Manila, 21, junio, 1769).
A pluma.
Escudo con las armas reales.
558 x 535 mm.
Con carta de Felipe del Alcázar a Julián de Arriaga (Manila, 17,
enero, 1770). Leg. Estado, 45. —Documento 2.
65
Diseños de uniformes y banderas del Regimiento de Caballería
para servicio de la plaza de Manila.
En colores.
302 x 211 mm.
Con carta núm. 52 de José de Raon, gobernador de Filipinas, a
Julián de Arriaga (Manila, 12, enero, 1770) y “Proposición que
hace Don Vicente Laureano de Memije, Alguacil Mayor de la Mui
Noble y siempre leal ciudad de Manila, a la C. y R.M. en orden a
levantar un Regimiento de caballería ligera para guarnición de
esta plaza” (Manila, 20, diciembre, 1769).
Leg. Filipinas, 924.
37
Lam. 4. Página del Catalogo de Uniformes (Sección de Mapas y
Planos del A.G.I,).
157
II. CATÁLOGOS
biblioteca de la Massachussets Historical
Society, e incluyó una lista de manuscritos, en
forma de apéndice (38); en 1813 redactó otro
catálogo para la biblioteca de la New York
Historical Society, en el cual también incluyó
una lista con los “nombres de documentos”
(39).
El
primer
catálogo
dedicado
exclusivamente
a
describir
fondos
documentales fue preparado por la New York
State Library en 1856 (40).
En los primeros años de la profesión
archivera norteamericana, era común el
empleo del término “catálogo” para designar a
cualquiera clase de escrito descriptivo,
inventarios, guías, etc. Modernamente ha sido
preferible el uso, empleándolo para designar
los escritos que utilizan fichas para su
preparación, es decir, los ficheros. Desde
luego, es posible redactar catálogos forma de
libro pero hay varios términos mas apropiados,
para designar a estos.
El desenvolvimiento de los métodos
que iban empleándose para preparar catálogos
e Índices se trasluce en las actividades de la
Massachussets Historical Society. En 1791,
año de su establecimiento, la sociedad adoptó
reglamentos que exigían al bibliotecario
redactar catálogos para fondos documentales
así como para libros y objetos que se
guardaban en el museo (41). Los citados
reglamentos, reiterados en varias ocasiones,
fueron suplantados en 1852 por otros que
requerían al bibliotecario “preparar y mantener
catálogos exactos” para manuscritos y
materiales de biblioteca y de museo (42). El
primer objetivo de este requerimiento era el de
anotar con exactitud el recibo y registro de las
nuevas adquisiciones, y en segundo lugar, el
de proporcionar un documento que describiera
los fondos documentales de la sociedad.
Las fichas o tarjetas se utilizaron para
preparar catálogos, por primera vez, en
Francia antes de la Revolución Francesa.
Antes de 1876, año trascendental el desarrollo
de la profesión bibliotecaria, la mayor parte de
los catálogos bibliotecarios norteamericanos
se preparaban en forma de volúmenes
impresos. Sin embargo, en la ciudad de Boston
se utilizaron las fichas para catalogar desde
1850, fecha en que la Biblioteca Pública, y la
Biblioteca de la Universidad de Harvard
confeccionaron ficheros. En las décadas que
siguieron, un gran numero de bibliotecas
adoptaron el uso de fichas, y para fines del
siglo el empleo de fichas se generalizó, debido
en gran parte a las actividades promovidas por
el Library Bureau, uno de los fabricantes del
mobiliario y otros efectos necesarios para la
adopción del nuevo sistema. Ya para 1900, se
habla llegado a un acuerdo sobre el tamaño
uniforme de la ficha para catalogar libros.
Este registro de adquisiciones, formó la
base para la compilación de varios catálogos.
El primero al que aludí anteriormente, fue
redactado por Alden en 1811; el segundo, por
Joseph B. Felt (1789-1869) en 1835; y el
tercero por el Dr. John Appleton (1809-1869)
en 1859-60. En 1864 se usaron, por primera
vez, tiras de papel para la cata1ogacion y años
más tarde, entraron en uso las fichas (43).
Los métodos para la catalogación de
libros fueron definidos principalmente por
Charles A. Cutter, quien en 1876 publicó por
primera vez, sus reglamentos para la
compilación del catálogo-diccionario. También
preparó para la dependencia federal, United
States Bureau of Education, un informe titulado
Public Libraries in the United States of America
(1876), en el cual explicó detalladamente los
sistemas de catalogación.
38
M. H. S., Proc., 1791-1835, Vol. 1, ser. 1, p. 221.
U. S. Bureau of Education, Public Libraries in the
United States of America (Washington, 1876), p.
925.
40
New York State Library, Annual Report, 1873
(Albany, 1874), p. 6.
41
M. H. S. Proc., 1892-1894, Vol. 8, ser. 2, p. 329.
42
M. H .S.~ Pr,e., 1835-1855, vol. 2. er. I. p. 518519; M. H. S., Proc., 1855.1858, Vol.
43
M. H. S. Proc. 1892-1894 11 (Boston, 1894), vol.
8. ser. 2, p. 326.
39
Los primeros catálogos redactados en
los Estados Unidos con el fin de describir
fondos (documentales fueron incorporados a
los catálogos bibliotecarios. El Rev. Timothy
Alden tiene la distinción de ser el autor. En
1811 Alden redactó un catálogo para la
158
faltan catalogar son... casi tan numerosos
como las arenas en las playas del mar” (47).
Estos catálogos formados por fichas, es
decir, los ficheros, generalmente describían las
piezas individuales dentro de los volúmenes. Al
principio los documentos pertenecientes a la
sociedad histórica eran colocados sin
encuadernar, en recipientes, pero más tarde,
fueron encuadernados. Para fines del siglo
pasado, la sociedad tenía unos mil volúmenes.
La tercera parte de estos, eran “volúmenes
grandes, cada uno de ellos integrado por
centenares de cartas y otros papeles de
partida índole; ademáis había numerosos
montones de cartas y otros documentos sin
encuadernar” (44)
Por fin el bibliotecario se vio obligado a
iniciar
la
preparación
de
una
guía
comprehensiva, destinada a proporcionar
información sobre los fondos documentales de
la sociedad, incluso los “montones de
documentos sin encuadernar” (48). La guía, a la
que ya he aludido, es un instrumento de gran
utilidad.
La
experiencia
y
conocimientos
adquiridos en la catalogación de documentos
por la Massachussets Historical Society son
semejantes a los adquiridos por otros grandes
repositorios de los Estados Unidos. La División
de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso,
actualmente el mayor y más importante
repositorio de la nación, también redactó
catálogos que describían el
documento
aislado. Hay dos Índices en la División de
Manuscritos, el modo General y el “Shelf List
Index”. Este último es un instrumento
localizador. El índice General es un
instrumento descriptivo en el cual las materias
se ordenan alfabéticamente y dentro de la
misma materia, las fichas se ordenan
cronológicamente. “La tentativa de describir
cada documento individualmente”, según Dan
Lacy, ex-empleado de la Biblioteca, “produjo
un trastorno en el sistema” (49) he hizo
necesario
adoptar
nuevas
técnicas
descriptivas.
Las fichas redactadas para las
individuales formaban lo puede designarse
como catálogo o como índice: depende de la
Cantidad de datos que en ellas se consignaba.
En las Proceedings (actas) de la sociedad, los
términos “catálogo” e “índice” se emplean
indistintamente para designar el conjunto de
fichas. Cada pieza generalmente se identifica
por nombre de autor. En 1886, se recomendó
que se proporcionara información sobre “las
que el documento abarca., y
un breve
resumen de lo contenido (45) en cada
documento catalogado.
Los montones de material sin
encuadernar continuaron en el mismo
abandono, sin índice ni catálogo.
A medida que iban adquiriéndose
materiales más y más voluminosos, se iba
imposibilitando la descripción individual de
cada pieza.
La confección de catálogos que
describen la pieza individual era tan general
antes de que la voluminosa documentación de
nuestros días se trasladara a los repositorios,
que la observación que hizo el célebre autor
francés, Anatole France acerca de un amigo
suyo es aplicable a los conservadores de
manuscritos. “Tenía la manía”, escribió Anatole
de su amigo, “de confeccionar catálogos. Se
pasaba las noches de claro en claro, y los días
“Hay mucho que hacer para que en el
catálogo general puedan incorporarse los
recientes ingresos de documentos”, escribió el
bibliotecario de la sociedad en 1927(46) - Y en
1935, lamentó que “los documentos que nos
47
M. H. S., Proc., 1932-1936 (Boston, 1940), 65:
425.
48
. M. H. S., Proc., 1936-1941 (Boston, 1942), 66:
584.
49
Dan Lacy, “The Library of Congress: A
Sesquicentenary Review”, Library Journal, 20: 251
(Oct. 1950):
44
M. H. S. Proc., 1897-1899 (Boston, 1899. vol. 12,
srr. 2, p. 162
45
M. H. S., Proc.. 1885-1886 (Homo, 1886), so!. 2,
set. 2, p. 392.
46
M. H. S., Proc., 1926-1927 (Boston, 1927), 60:
206.
159
de turbio en turbio sin otra ocupación que la de
preparar catálogos y más catálogos” (50)
ordenación y descripción. La Sra. .J. Macleod
de la División de Manuscritos de la Bancroft
Library, subraya estas diferencias y añade que
la disciplina bibliotecaria destinada al eficaz
manejo de libros, “no siempre resulta
provechosa para solucionar los problemas de
ordenar y catalogar documentos” (51).
El número de registros preparados en
los repositorios de manuscritos de los Estados
Unidos se refleja en las estadísticas
procedentes de WPA Historian Records
Survey Guildes to Depositores of Manuscript
Collection in the United Status, serie de guías
preparadas en la década de 1940 en varios
repositorios de manuscritos. Los datos
proporcionados por las citadas guías hacen
posible determinar el número de fichas
confeccionadas en cada repositorio. A
continuación se da el nombre de varios
repositorios y el número de fichas allí
confeccionadas:
Las fichas, de formato y tamaño
uniforme y el uso de signaturas, elementos
importantísimos en la confección de catálogos
que describen obras impresas, no son
necesarios
para
la
catalogación
de
documentos. Acaso la ficha de tamaño 3x5
pulgadas inglesas (.075x.125) sea ideal para
confeccionar Índices para manuscritos pero es
demasiado pequeña para consignar en ella
toda la información que debe proporcionarse
en catálogos sobre muchas de las colecciones
de manuscritos. Howard H. Peckham dice que
la “ficha uniforme para Catalogar libros, de 3x5
pulgadas inglesas, no tiene calidades
sagradas” y sugiere la adopción de “una ficha
de tamaño mayor” para la compilación de
catálogos de manuscritos (52).
William L. Clements Library
85.000
Chicago Historical Society
350.000
Detroit Public Library (Burton Historical Collection) 77.000
Duke University Library
40.000
Henry E. Huntington Library
60.000
New York State Library
80.000
Noth Carolina Histirical Commission
80.000
Historical Society of Pennsylvania
182.000
West Virginia University Library
588.000
Hasta los repositorios más pequeños
confeccionan un número extraordinario de
fichas, según demuestra las estadísticas
siguientes:
Arkansas Historical Comisión
University of Oklahoma (Phillips Collection)
Oklahoma Historical Society
Oregon Historical Society
Los archiveros han adoptado las
formas externas empleadas por las bibliotecas
en sus labores descriptivas, sin estudiar con
cuidado, la formulación de reglas básicas para
catalogar. Actualmente no hay reglas
uniformes para la descripción de documentos y
las que existen varían unas de otras.
20.000
45.000
45.200
55.000
Las reglas para catalogar materiales
bibliotecarios cuando se utilizan para la
descripción de fondos documentales resultan
inexactas
e
imprecisas,
porque
los
bibliotecarios las formularon para catalogan
libros, cuyos caracteres internos y externos
son diferentes del de los documentos. No es
posible, pues, aplicar los criterios bibliotecarios
a la catalogación de documentos sin tener en
cuenta las características particulares de
éstos.
Las técnicas para describir recursos
culturales inicialmente desarrollada por la
profesión bibliotecaria, han sido adoptadas por
los archiveros. Por lo tanto, las técnicas
empleadas para descripción de fondos
documentales son una aportación peculiar de
la profesión bibliotecaria.
Empero, los criterios bibliotecarios no
pueden aplicarse a fondos documentales sin
algunas modificaciones. Los caracteres
internos
y
externos
de
los
fondos
documentales son diferentes de los caracteres
de los materiales bibliotecarios, y estas
diferencias deben tenerse en cuenta con su
51
J. Macleod, “Problems in Manuscript Cataloging”,
Proceedings, Tenth Annual Conference of the
American Theological Association, Berkeley,
California, June 20-22, 1956, PP. 4348.
52
Howard H. Peckham, “Manuscrit Repositories
and the National Register”, American Archivi.~t, 17:
323 (Oct. 1954).
50
Anatole France, “My Friend’s Book”, in Novels
and Short Stories of Anatole France (19 vols., New
York and London), 9:75.
160
Diversos tipos de catálogos
que envió en 1916 a varios repositorios, Ford
nuevamente abordo la terna referente a las
unidades documentales. El cuestionario
trataba de averiguar si los repositorios
reconocían las diferencias entre las unidades
siguientes:
Los
catálogos
que
describen
documentos pueden ser de diversos tipos. El
tipo puede distinguirse con referencia a (1) la
clase de unidad documental que se describe, o
(2) la ordenación de las fichas.
(1) Las colecciones pertenecientes a un
solo individuo; (2) los volúmenes o
serie de volúmenes misceláneos
compuestos de documentos sin
características como y que abarcan
extensos periodos cronológicos; (3 ) el
documento individual, tiene origen
privado o público; (4) los volúmenes,
diarios
personales,
diarios
de
navegación, libros de series y otros de
parecida índole(55).
1. Clases de unidades documentales:
Las unidades que se catalogan en una
biblioteca
son
precisas
y
definibles.
Generalmente
son
piezas
físicamente
separables (discrete items) tales como libros u
otra forma de obra impresa. En cambio, las
unidades
documentales
que
han
de
catalogarse son de diversos tamaños y
composición.
Los conservadoras de manuscritos no
han estudiado detenidamente lo que podemos
designar corno “unidad catalogable”, término
difícil de origen reciente (53). Hace poco que
solo se catalogaba la pieza y ésta
generalmente consistía en un documento
individual, aunque de vez en cuando también
se catalogaba un volumen.
John C. Fitzpatriot (1876-1 940) de la
división de Manuscritos de la Biblioteca del
Congreso, también estudio el concepto de
“unidad catalogable”. En su libro titulado Votes
on the Care, Cataloguing, Calendering of
Manuscripts (Notas sobre el cuidado y
catalogación de manuscritos), Fitzpatrick dice
que hay (los unidades documentales que
pueden
catalogarse,
los
documentos
individuales, y los volúmenes aislados (56).
Acaso la primera persona que estudio la
“unidad catalogable” detenidamente fue
Worthington C. Ford (1858-1911), que tuvo el
honor de asociarse estrechamente con los dos
repositorios de manuscritos más importantes
de la nación, la División de Manuscritos de la
Biblioteca del Congreso, y la Massachussets
Historical Society. La sección titulada
Manuscritos” que aparece en la cuarta edición
de Rub’s for a Dictionary Catalog de Charles A.
Cutter, fue escrita por Ford en 1901. Según el
juicio de Ford, hay tres unidades que merecen
atención. Estas son (1) los volúmenes
separados de diverso contenido, tales como
diarios y libros de contabilidad, (2) las
colecciones de correspondencia de carácter
publico, y (3) papeles sueltos que no están
relacionados entre sí (54). En un cuestionario
En años recientes, con el ingreso o
recepci6n en los repositorios de la voluminosa
documentación de nuestros días, los
conservadores de manuscritos han empezado
a reconocer las cuatro unidades documentales
siguientes: (1) el ingreso o adquisición de
documentos, es decir, el conjunto de
documentos que se recibe en cada adquisición
y que puede describirse separadamente como
una sola unidad, (2) la colección de
manuscritos que puede ser orgánica o artificial,
(3) las series de documentos dentro de las
colecciones, y (4) la pieza, que puede ser un
documento individual o estar compuesta de
varios documentos. Conviene observar que los
archiveros han inventado el término “unidad
descriptible” para designar a estas unidades,
53
Dorothy V. Martin, Cataloging Techniques in
Work with Records and Manuscript.”. American
Archivist, 18: 318 Oct. 1955). Véae también 0.S.
Dunkin,
“Mangenient
and
Cataloging
of
Manuscripts”, Library Trends, 5: (Jan. 1957).
54
Worthington (, Ford, “Manuscript in CliarI. A.
Cutter, Rules for a Dictionary Catalog (4th ed.,
Washington, 1904), p. 135.
55
New York Satate Library, Annual Report, 1916
(Albany, 1918), p. 30.
56
John C. Fitzpatrick, Notes on the Care,
Cataloguing, Calendaring and Arrangement of
Manuscripts (3d ed., Washington, 1934).
161
término tan difícil como “unidad catalogable”
(57).
prepararse no antes sino después del ingreso
y registro de los documentos. La actividad
descriptiva debe seguir la actividad de recibo y
registro. En efecto, las dos actividades no son
completamente separables, y los datos
descriptivos que se adquieren durante las
operaciones de adquisición, deben utilizarse
después en la labor descriptiva.
Los catálogos pueden describir una o
las cuatro unidades arriba mencionadas.
a) Catálogos de adquisiciones: Mientras
que la buena administración requiere
que se mantenga un registro exacto de
cada nueva adquisición de documentos
recibidos
en
el
repositorio,
la
preparación
de,
catálogos
para
describir a cada adquisición, es de
dudoso
valor.
El
registro
de
adquisiciones puede mantenerse en un
libro de registro con más facilidad que
en la forma de un catálogo descriptivo)
Aunque el registro de adquisiciones
tiene datos descriptibles, el objetivo
principal de éste, es la buena y puntual
administración, y no el de ser utilizado
como instrumento descriptivo que
facilite el servicio de consulta.
b) Catálogos que describen la colección
de papeles: Los catálogos (ficheros)
que describen las colecciones de
papeles son parecidos a las guías,
pues proporcionan más o menos los
mismos datos informativos que las
guías. Además, pueden proporcionar
información sobre todas las colecciones
dentro del repositorio. Normalmente,
los catálogos contienen información
general y comprehensiva respecto a los
fondos documentales de un repositorio.
Pero hay una diferencia fundamental
entre los catálogos (ficheros) y las guías. El
catálogo, por estar físicamente formado por
fichas, es susceptible de expansión. Fichas
adicionales
que
representan
nuevas
colecciones, pueden intercalarse en los sitios
apropiados dentro del fichero. Un catálogo es,
pues, un instrumento que va creciendo a
medida que aumentan los fondos. Por esta
razón, el catálogo puede mantenerse al
corriente.
Según el criterio bibliotecario, un libro no es
adquirido oficialmente hasta después de ser
catalogado. En los repositorios que han
adoptado los criterios bibliotecarios, esta
práctica se sigue con respecto a los
documentos. Es decir, los documentos no
ingresan al repositorio oficialmente hasta
después
de
haberse
completado
su
catalogación.
Todos los repositorios deben preparar
un catálogo de las colecciones de manuscritos
para usos internos y para poder participar en
programas cooperativos de catalogación. El
catálogo junto con la gula, son el punto de
partida para todo investigador.
Empero, el criterio bibliotecario respecto a los
nuevos ingresos de material, no deben
seguirse en los repositorios que guardan
fondos documentales. Los documentos no
pueden catalogarse tan fácilmente como los
libros, porque hemos señalado, carecen de
ciertos datos informativos tales como título,
autor, y pie de imprenta, que tanto facilitan la
catalogación de libros. Además ciertos
caracteres internos de los documentos, el
contenido substancial es más difícil de precisar
cuando se trata de documentos. En una
palabra, la catalogación de documentos es
tarea más ardua y lenta que la catalogación de
libros.
Por estas razones, los catálogos que
describen
fondos
documentales
deben
Las colecciones de papeles tienen
características que facilitan su catalogación.
Generalmente las piezas que las constituyen
pueden
identificarse
y
describirse
separadamente en una sola ficha.
Los grupos documentales documentos
públicos no pueden catalogarse tan fácilmente
como las colecciones. Es preferible describir a
éstos en escritos descriptivos en forma de
libro, no en ficheros.
57
Sherrod E. East, “Describable Item Cttaloging”,
American Archivist, 16: 291-304 Oct. 1953).
162
de un grupo documental. Para destacar las
relaciones orgánicas es preferible el uso de un
catálogo en forma de libro. Las fichas,
examinadas individualmente no comunican
adecuadamente la información sobre las
relaciones orgánicas que existen entre las
series de un grupo documental.
La información proporcionada en las guías del
WPA Historical Records Survey (Estudio de
documentos históricos) publicado en 1940,
demuestra
que
los
más
importantes
repositorios en los Estados Unidos estaban
preparando catálogos referentes a las
colecciones de papeles así como catálogos de
las nuevas adquisiciones de documentos, y
que la mayor parte de los citados catálogos, ya
habían sido termina(los. El porcentaje de
catálogos terminados en 1940 en los
respectivos repositorios era el siguiente:
California Historical Society
William L. Clements Library
Detroit Public Library
Indiana State Library
Louisiaiia State Library
Maine Historical Society
Minnesota Historical Society
Missouri Historical Society
University of North Carolina
North Carolina Historical Commission
North Dakota Historical Society
Princeton University Library
Inicialmente, el Archivo Nacional experimentó
con la redacción de ficheros en los cuales
cada ficha describía una serie documental.
John R. Russell, jefe de la extinta División de
Catalogación
ha
escrito
acerca
del
experimento (58). Primero se redactaron fichasguías para cada una de las dependencias
gubernamentales, las cuales se colocaban en
orden alfabético También se preparaban otras
fichas en las que se consignaban los datos
sobre la historia administrativa,
información
casi idéntica a la que contiene la introducción
del inventario preliminar Para fines de
catalogación, los documentos de cada
dependencia fueron divididos en: a) series
aisladas y b) en combinaciones de series.
Aunque el experimento mostró que es factible
presentar datos informativos sobre grupos y
series documentales mediante el uso de
ficheros el programa fue abandonado cuando
también quedó demostrado que los mismos
fines podían lograrse más eficazmente por los
inventarios preliminares.
90
100
98
60
80
95
80
100
70
60
100
93
c) Catálogos que describen la serie dentro de
las colecciones y grupos documentales: La
serie documental no es la unidad ideal para
catalogar porque carece de límites precisos y
bien definidos. Las características de las series
reflejan la manera en que fueron establecidas.
Conviene recordar que los factores que
influyen en el establecimiento la serie son, el
sistema de ordenar los documentos, el tipo
documental, o la relación que existe entre los
documentos y determinadas actividades o
temas. Cualquiera de los citados factores está
en una forma u otros relacionados con una
actividad, pues fundamentalmente, la serie
está integrada por documentos que se reúnen
y forman
una sola unidad porque se
relacionan con la misma actividad. Por tanto,
las piezas dentro de la serie están
relacionadas entre si, es decir tienen una
significación colectivas Además las diversas
series dentro de la misma colección con
frecuencia están relacionadas entre si, y por
tanto, también tienen significación colectiva.
Las series dentro de una colección o grupo
documentales que tienen relaciones orgánicas
entre si, no pueden describirse como unidades
físicamente separables (discrete items) y por
tanto no pueden describirse eficazmente en
fichas. Por esta razón un fichero en que cada
serie se describe en una ficha, no es muy
satisfactorio para la descripción del contenido
d) Catálogos que describen la pieza: Los
catálogos que describen la pieza individual
parecidos a las listas descriptivas, pero los
catálogos están formados por fichas v las
listas están formadas por páginas en forma de
libro Ambos describen la misma clase de
piezas-volúmenes, carpetas y documentos
aislados. Ambos proporcionan la misma clase
de información
Los catálogos que describen la pieza individual
dentro de las colecciones artificiales deben
prepararse sólo para las colecciones
importantes. En el siglo pasado cuando los
repositorios de manuscritos se ocupaban
principalmente con colecciones artificiales, los
catálogos que con más frecuencia se
preparaban eran los que describen cada pieza
separadamente Las colecciones artificiales,
58
John R. Russell, “Cataloguing at the National
Archives”, American Archivist, 2: 169-178 (July 1939).
163
relacionadas con una actividad tienen poco
significado por si solas, pues es el conjunto de
piezas que refleja el significado de las
respectivas actividades. Por tanto, la pieza
individual no debe describirse separadamente
y por regla general, el conjunto de piezas
puede describirse eficazmente con relación a
la actividad de que trata, o con relación a los
objetos de la actividad.
conviene recordarlo, son aquéllas que se
reúnen de diversas fuentes, generalmente
muchos años después de que han ocurrido los
acontecimientos de que tratan. Cuanto más
viejos los papeles tanto más la probabilidad de
que el conjunto forma una colección artificial.
Muchos de los papeles privados de
importantes personajes históricos en este país,
fueron reunidos en colecciones de carácter
artificial. Las colecciones reunidas por
coleccionistas también, casi siempre tienen
carácter artificial. Es obvio que las piezas
dentro de las citadas colecciones, son
entidades físicamente separables y, por tanto,
pueden catalogarse en fichas. La utilidad de
catalogar
estas
piezas
individualmente
depende de su importancia.
Normalmente las piezas dentro de los grupos
documentales y de las colecciones orgánicas
no merecen la atención que su catalogación,
tarea lenta y difícil, requeriría. Las piezas
individuales
casi
siempre
son
tan
insignificantes, salvo las de las colecciones
altamente importantes, que su descripción
individual, conforme al criterio bibliotecario,
resulta en pérdidas de tiempo y energías pie el
personal bien podía utilizar en otras tareas
más provechosas. Por cierto, que la
descripción de cada pieza separadamente
ocupa la atención del archivero, de tal modo,
que no le permite hacer el análisis de los
atributos particulares de los documentos.
Deben prepararse catálogos para
describir las piezas individuales o para
describir
pequeños
lotes
de
piezas
documentales, cuando éstas hayan sido
reunidas de diversas fuentes. Tales piezas son
entidades físicamente separables que pueden
catalogarse separadamente.
La confección de catálogos que
describen cada pieza requiere más tiempo del
que dispone el personal de un repositorio, y
con frecuencia ha sido necesario abandonar
esta clase de programas descriptivos antes de
completarlos. La dificultad de describir todos
los fondos, por pieza, queda demostrada al
hacer un análisis de las gulas preparadas en
1940 por el WPA Historical Records Survey
(Estudio de documentos históricos) - El
análisis nos hace saber que los catálogos que
describen la pieza individual en varios
repositorios todavía estaban en un estado
incompleto en 1940. Según las estadísticas de
las citadas guías, menos de 10 por ciento de
las piezas individuales estaban ya catalogadas
en la California Historical Society, la
Connecticut Historical Society, la Duke
University Library, la Hoover Library, la Henry
E. Huntington Library, la Illinois State Library,
la Maryland Hall of Records, la Nebraska State
Historical Society, la University of Virginia
Library, la West Virginia University Library, y la
Wisconsin Historial Society. Aproximadamente
25 por ciento de las piezas habían sido
catalogadas en la Florida Historical Society, la
Indiana State Library, la Minnesota Historical
Por otra parte, no deben prepararse
catálogos para describir las piezas individuales
dentro de los grupos documentales o dentro de
las colecciones orgánicas. Casi todos los
materiales
documentales
que
están
produciéndose actualmente y que están
ingresando en los archivos y repositorios,
deben su origen a actividades de entidades
orgánicas o a personas ocupadas en
actividades orgánicas. Dicho material es
producido en la ejecución de las actividades
propias de una empresa comercial, una iglesia,
una
universidad,
una
dependencia
gubernamental, o una persona ocupada en un
negocio, profesión u otra empresa. Las piezas
estrechamente relacionadas con una actividad
no deben catalogarse separadamente por dos
razones.
Normalmente las piezas dentro de un
grupo documental o de una colección
orgánica, carecen de los atributos que hacen
posible su descripción individual en fichas. Los
documentos que son el producto de una
actividad orgánica, poseen carácter colectivo
debido a sus interrelaciones con alguna
actividad.
Las
piezas
estrechamente
164
Society, y la North Dakota Historical Society.
Aproximadamente 35 por ciento de las piezas
individuales habían sido catalogadas en la
Arkansas Historical Commission Library, la
Detroit Public Library, la Missouri Historical
Society, la Historical Society of Pennsylvania, y
la Princeton University Library. Como 50 por
ciento de las piezas hablan sido catalogadas
en la Chicago Historical Society, la Clements
Library, y la Newberry Library.
razón, es imposible producir un catálogo
exactamente igual al catálogo-diccionario de
una biblioteca en el que se combinan los
autores, los títulos y las materias. Sin
embargo, pueden combinarse las fichas de
autor y las de materias en un solo orden
alfabético.
Los conservadores de manuscritos han
confeccionado diversos tipos de catálogos. Los
más comunes son los que identifican la pieza
por nombre de autor o escritor. Entre los más
importantes repositorios que han preparado
catálogos de autores figuran los siguientes: la
Massachussets
Historical
Society,
la
Huntington Library, la Clements Library, y la
New York Historical Society. Algunos de estos
repositorios ha Clements Library y la New York
Historical Society tienen, también, ficheros por
nombre de destinatario del documento. La
Huntington Library tiene un catálogo que
además de fichas de autor, incluye fichas de
materias, de personas (que no son autores), y
fichas referentes al tipo documental (60) - La
New York Historical Society también incluye
fichas para tipos documentales, tales como
diarios, libros de contabilidad, y libros de
correspondencia (61) - La Duke University
Library que ha adaptado las prácticas de la
Huntington Library (62) ha confeccionado un
catálogo de autores que abarca todas sus
colecciones, y otro que se refiere a la
correspondencia dentro de cada colección; y
por fin, tiene un catálogo por región geográfica,
en el que las colecciones aparecen bajo "el
estado o región geográfica de que tratan"(63).
El uso de catálogos-diccionarios semejantes a
los de bibliotecarios, no se ha generalizado,
2. La ordenación de las fichas: El
sistema bibliotecario de Catalogación fue
desarrollado,
según
hemos
señalado,
principalmente por los esfuerzos de Charles A.
Cutter. En un significante artículo publicado
por la Oficina de Educación con el título de
Public Library in the United States of America
(1876) (Bibliotecas públicas en los Estados
Unidos de America), Cutter examina los
diversos sistemas empleados por los
bibliotecarios para la ordenación de fichas. El
declara que las fichas pueden ordenarse por
(1) autores, en sucesión alfabética por
apellido, (2) títulos, en sucesión alfabética por
las palabras que mejor identifican el título (3)
materias, en sucesión alfabética por la palabra
que identifica la materia del libro o el nombre
de una de las ramas del saber humano, y (4)
forma (form), en que las fichas se ordenan de
acuerdo con la forma o la clase de producción
literaria. Las reglas de Cutter para catalogar,
se refieren principalmente a la preparación del
catálogo-diccionario, en el cual se combinan
las fichas de autor, de título y de materias, en
un solo orden alfabético (59).
También un archivero puede ordenar
las fichas en varias maneras. Puede
ordenarlas por materias, aunque para esto
tiene que confeccionar una lista de
encabezamientos de materias bajo las cuales
han de ordenarse las fichas. Es posible,
también, ordenar las fichas por nombre de
autor o por tipo documental, el término “tipo”
aquí equivale más o menos al término “forman”
empleado por Cutter. Empero, no es posible
confeccionar un catálogo de títulos, porque el
título de una pieza documental, según hemos
señalado, se refiere tanto al tipo documental
como al autor o entidad productora. Por esta
60
R. B. Haselden, “Manuscripts in the Huntington
Library”, Library Journal, 53: 764 (Sept. 15, 1928).
61
New York Historical Society, Survey of the
Manuscript Collections in the New-York Historical
Society, compiled by Susan E. Lyman (New York,
1941), p. IV.
62
Ruth K. Nuermberger. “A Ten-Year Experiment in
Archival Practices”, American Archivist, 4: 251 (Oct.
1941).
63
Historical Records Survey, A Guide to the
Manuscript Collection of Duke University (Raleigh,
1939), p. III.
59
Bur. of Ed., Public Libraries, pp. 527-528
footnote.
165
aunque un conservador de manuscritos los
considera muy prácticos (64).
adecuadamente mediante catálogos en forma
de libro, en vez de catálogos formados por
fichas. Recientemente se ha hecho otra
tentativa con el fin de catalogar documentos
federales, procedentes del Departamento de
Guerra, con relación a la dependencia u oficina
de origen así como en relación con
encabezamientos funcionales (65).
Los
catálogos,
para
describir
documentos, que son más fáciles de
confeccionar y que al mismo tiempo tienen
más utilidad, son (1) los catálogos de autores,
(2) los catálogos por tipo documental. Y (3) los
catálogos de materias, cada uno de los que se
examinará detenidamente. Como regla general
es deseable mantener cada tipo de catálogo
separado en vez de combinar las fichas de
autor, de tipo documental y de materia en un
sólo catálogo. Los nombres de destinatarios o
de otras personas mencionadas en los
documentos, pueden hacerse conocer con
más facilidad mediante el uso de índices en
vez de catálogos. Las fechas, que abarca o la
región de que trata una unidad documental,
también puede hasta saber en un catálogo,
redactando fichas adicionales y ordenándolos
por región geográfica y otras en orden
cronológico.
Un catálogo organizado por entidades
administrativas puede resultar útil para revelar
las
relaciones
orgánicas
de
piezas
documentales en que por diversas razones no
han conservado el orden original. Por ejemplo,
si la documentación referente a la historia de
un gobierno ha sido substraída y después de
muchos años, es posible reunirla nuevamente,
su procedencia dentro de las diversas
dependencias
gubernamentales
puede
hacerse conocer por medio de catálogos
formados por fichas. Mientras que los
documentos
pueden
ordenarse
cronológicamente, las fichas correspondientes
deben ordenarse bajo los nombres de las
entidades gubernamentales para revelar su
origen. Si se considera que las piezas no son
tan importantes para describirse en un
catálogo, es posible revelar su origen con solo
identificarlas en índices sin incluir detalles
descriptivos.
a) Catálogos de autores En casi todos los
catálogos que se describen las piezas
individuales y en muchos de los que se
describen Colecciones las fichas están
ordenadas alfabéticamente por nombre de
autor o entidad productora. Por tanto, la unidad
documental -colección o pieza- confeccionada
por una persona o por una corporación cuyo
nombre empieza con la letra “A” precede a las
que tienen nombres que empiezan con “B”,
“C”. “D”, etc.
b) Catálogos de tipos documentales: Cuando
un solo tipo documental se ha reunido para
formar una colección separada, como sucede
en los grandes repositorios, debe prepararse
un catálogo para cada uno de los tipos
documentales.
Es
posible
confeccionar
catálogos para los tipos siguientes:
Cuando se trabaja con documentos públicos la
dependencia donde tienen origen los
documentos es considerada corno el autor de
los mismos. Inicialmente en el Archivo
Nacional, según ya señalé, se trato de
catalogar los documentos del gobierno federal
redactando fichas-guías en las cuales se
consignaba el nombre de la dependencia.
Inmediatamente después de las fichas-guías
se ordenaban las fichas que describían las
series documentales dentro de la respectiva
dependencia.
Este
experimento
fue
abandonado porque las relaciones de los
documentos
pueden
manifestarse
más
Diarios
Genealogías
Libros de contabilidad
Libros de correspondencia
libros de navegación
memorias
sermones
c) Catálogos de materias: La coinfección de
catálogos de materias y de índices requieren
aproximadamente las mismas técnicas. La
diferencia principal es que las fichas de
catálogo describen el documento mientras que
65
Sherrod East, “Describable Item Cataloging”,
American Archivist, 14: 291-304 (Oct. 1953). Véase
también Ken Munden, “Cataloging Rules in the
Departmental Records Branch”, American Archivist,
19: 291-302 (Oct. 1956).
64
Randilph W. Church. “The Relationship Between
Archival Agencies and Libraries”, American
Archivist, 6: 145 (July 1943).
166
mutuamente exclusivos entre si, y que sean
del mismo nivel de importancia.
las fichas del índice solamente lo identifican,
Sin embargo, los encabezamientos de
materias tanto para catálogos como para
índices deben seleccionarse del mismo modo.
El programa, al cual ya he aludido, para
la catalogación de determinados documentos
procedentes del Departamento de Guerra, bajo
encabezamientos
funcionales
(y
administrativos también), es uno de los más
notables. Este programa hizo necesario
seleccionar varios encabezamientos que se
relacionaban con las principales funciones del
Departamento del Ejército durante la segunda
guerra mundial (66). Entre los encabezamientos
funcionales, se encuentran los siguientes:
Las fichas de catálogo deben
ordenarse, por regla general, con relación a
encabezamientos de materias establecidas
para las principales clases de actividad
humana. Las colecciones, en una palabra,
deben catalogarse bajo un número limitado de
materias
principales.
Estas,
conviene
recordarlo, se refieren a actividades agrícolas,
comerciales,
diplomáticas,
industriales,
culturales,
gubernamentales,
militares,
políticas, religiosas, científicas y sociales. En
los repositorios que especializan en una
actividad particular, las fichas deben ordenarse
con relación a las materias especializadas de
que tratan los fondos especiales
Cuestiones civiles en territorios ocupados
Entrenamiento
Operaciones en el campo de batalla
Personal
Presupuesto y servicios fiscales
Relaciones internacionales
Servicios administrativos
Transportes y abastecimientos, etc.
En una institución archivística, las
fichas deben ordenarse de acuerdo con las
principales funciones de las entidades
gubernamentales. Estos encabezamientos
funcionales, bajo los cuales han de
catalogarse los documentos, son aun más
difíciles
de
seleccionar
que
los
encabezamientos de materias respecto a los
que deben catalogarse los documentos
históricos. Los encabezamientos funcionales
corresponden a las principales actividades del
gobierno o de una de las dependencias
gubernamentales.
Las
actividades
gubernamentales, especialmente las del
gobierno federal de los Estados Unidos,
cambian con frecuencia. Las administraciones
políticas de los diversos presidentes de la
nación
así
como
nuevos
problemas
económicos, militares, o diplomáticos, explican
los cambios en las actividades del gobierno.
Los
documentos
pueden
catalogarse
eficazmente con relación a las funciones que
no cambian. Esto Puede hacerse ton
documentos “muertos”, es decir, documentos
que se refieren a funciones que ya fueron
terminadas, y por tanto, no pueden cambiar.
Para la confección de una lista de
encabezamientos funcionales tanto como para
la confección de una lista de encabezamientos
de materias es necesario seleccionar encabezamientos que sean permanentes, que sean
Es posible preparar fichas adicionales,
lo mismo que se sugirió para los índices, las
cuales pueden ordenarse en sucesión
cronológica o alfabética por nombre de región
geográfica.
La confección de fichas para los
catálogos
Aunque todavía no hay reglas
uniformes para catalogar documentos, varios
repositorios han preparado, por su cuenta,
reglamentos que con un pequeño esfuerzo de
cooperación se podrán uniformizar, pues
varían solo en los detalles que tienen menor
importancia. He aquí una lista de personas que
han preparado reglamentos para Catalogar
documentos en varios repositorios: John C.
Fitzpatrick(67) de la División de Manuscritos de
la Biblioteca del Congreso, Grace Lee Nute (68)
66
Ken Munden, “Cataloging Rules in the
Departmental Records Branch”. American Archivist,
19: 298 (Oct. 1956).
67
John C. Fitzpatrick, Notes on the Care,
Cataloguing, Calendaring, and Arranging of
Manuscripts (Washington, 1913, 1921, 1928, 1934).
68
Grace Lee Nute, The Care and Cataloguing of
Manuscripts as Practiced by the Minnesota
Historical Society (St. Paul, 1936). Véase también
167
y Lucile Kane(69) de la Minnesota Historical
Society, Howard C. Peckhain(70) de la
Clements Library, Norma Cuthherg y Henry
Schulz(71) de la Huntington Library, Dorothy V.
Martín(72) de la Detroit Public Library, William
Bond(73) de la Houghton Library de la
Universidad de Harvard. Las reglas para
catalogar los documentos de la Chamberlain
Collection en la Boston Public Library fueron
preparadas anónimamente.74 La Biblioteca del
Congreso, como ya hemos observado, ha
preparado reglas para la confección de un
catálogo general que abarque todas las
colecciones documentales (75).
Historial Records Survey (Estudio de
documentos
históricos)
no
informan
completamente todos los datos que diversos
repositorios consignan en las, fichas el cuadro
adjunto revela en términos generales las
prácticamente se siguen en varios repositorios.
Buffalo Hist.
Soc
Chicago Hist.
Soc.
Clements
Library
Detroit Pub
Library
Duke
Univ.
Library
Florida Hist.
Soc.
Huntington
Library
Kansas State
Hist. Soc.
Long Island
Hist. Soc.
Missouri Hist.
Soc.
Newberry
Library
New
York
State Library
North Dakota
Hist.
Soc.
Library
Oregon Hist.
Soc.
Oklahoma
University
Oklahoma
Hist. Soc.
Pa. Hist. Soc.
Princeton
Univ. Library
Los datos que con mas frecuencia se
proporcionan en los catálogos que describen la
pieza individual, los siguientes: (1) autor, (2)
lugar de confección, ( 3 ) fecha, ( 4 ) materia o
asunto, (5) caracteres externos, y (6) ubicación
Aunque las guías preparadas por el WPA
“Suggestions for a Code for Cataloguing Historical
Manuscript Collections”, Archives and Libraries,
1939 (Chicago, 1939), pp, 54-63.
69
Lucile Kane, A Guide to the Care and
Administration of Manuscripts (Prepared as a
Bulletin of the American Association of State and
Local History), 2: 371-382 (Sept. 1960). Véase
también su folleto titulado “Selected Subject
Headings”, in Minnesota Historical Society, Service
Bulletin, no 2 (St. Paul, 1951), y su artículo “A
Guide for Collectors of Manuscripts”, History News
(Chapel Hill, N. C., 1956), 11: 19-21 (Jan, 1956).
70
Howard H. Peckham. “Arranging and Cataloguing
of Manuscripts in the William L. Clements Library”,
Amercian Archivist, 1: 215-227 (Oct. 1938).
71
Norma Cuthbert
and Henry Schulz, "Brief
Note on the Classification Calaloguing, jig, Usage
and Storage of Manuscripts in t the Henry E.
Huntington Library and Art Ga
Ilery”, copia mecanografiada en National \ Archives
Library. 17 pp.
72
Dorothy \ Martin "Use of Cataloging Techniques
in Work with Records and Manuscripts American
Archivist, 18 317-336 Oct. 1955
73
William H. Bond “The Cataloguing of Manuscripts
in the Houghton Library liaryard Library Bolletin 1:
392-396 (Autumn 1 1950)
74
Boston Public Library "Roles for ( Cataloging the
( Chamberlain Collection" copia mecanografía en
National Archives Library 11 pp.
75
U.S S. library of Congress Ru/es for Dercrptive
Cataloguing in the Library of
Congress (
Preliminary edition mimeographed, Washington,
1954)
Autor
Lugar
Fecha
Materia
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Caracteres
externos
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
Ubicació
n
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
Varios de los repositorios proporcionan
más datos de los que se incluyen en este
cuadro. Por ejemplo, en las fichas redactadas
por la Missouri Historical Society y la Newberry
Library se consignan las fechas de nacimiento
y muerte de los autores. La Clements Library,
la Florida Historical Society, la Huntington
Library, la Kansas State Historical Society, y La
Historical Society of Pennsylvania identifican al
destinatario de la pieza documental. El término
“ubicación” puede referirse al número de la
colección o al de la adquisición, o puede
indicar el lugar que ocupan los documentos en
los anaqueles.
La entrada descriptiva en una ficha de
catálogo debe contener la misma información
que la entrada descriptiva de una lista,
inventario, guía u otro escrito en forma de libro.
Los datos descriptivos no tienen que
presentarse en el mismo estilo y formato
empleados para la confección de los catálogos
de biblioteca, las entradas descriptivas constan
de dos partes: el título que identifica la unidad
168
formar el titulo de la ficha, depende del tipo
de catálogo que vaya a confeccionarse.
documental que vaya a catalogarse, y el
párrafo descriptivo que explica la procedencia,
describe
el
contenido,
y
proporciona
información sobre el origen y uso de la unidad
documental.
En el catálogo de autores el nombre de
la entidad productora se escribe primero.
En el catálogo por tipo documental, el
nombre del tipo documental es el primer
elemento que se consigna en la ficha.
Normalmente la entrada descriptiva
debe
incluir
solamente
los
datos
indispensables para que el consultante
comprenda la naturaleza y el uso de los
documentos. Los símbolos que se utilicen,
deben ser fáciles de comprender. La labor
descriptiva es más costosa, lenta y se logra
con gran trabajo cuando el sistema de
catalogación es demasiado difícil, ya sea
porque requiere un análisis complicado sobre
los documentos o por que se emplea un
sistema de notaciones simbólicas difíciles de
comprender.
En el catálogo de materias, el nombre
de la entidad productora se escribe primero. El
encabezamiento de materias bajo el que han
de describirse los documentos, se consigna en
un renglón separado, después del párrafo
descriptivo. Las fichas que se refieren a la
misma materia, se ordenan cronológicamente
bajo las fichas-guías que identifican las
respectivas materias.
Los datos que se consignan en una
ficha de catálogo deben limitarse a la
información
fundamental
sobre
los
documentos. Si el objetivo de las entradas
descriptivas es limitado pero bien planeado,
será posible comunicar la deseada información
sin convertir la labor descriptiva en una tarea
lenta, complicada o costosa.
c) Reglas: Las reglas para confeccionar el
titulo de la entrada descriptiva en una gala o
en una lista, son aplicables para la confección
del título para fichas de catálogo. Las citadas
reglas pueden consultarse en los capítulos
aludidos
donde
han
sido
explicadas
detalladamente. A contignación se da
solamente un breve resumen de las mismas.
1. La identificación de las unidades
documentales: El titulo de la ficha debe
proporcionar la información que identifica la
colección o pieza documental que vaya a
catalogarse.
a) Caracteres internos y externos: Esta
información normalmente, se refiere a los
siguientes caracteres internos y externos de la
colección o pieza documental:
1) Nombre de la entidad productora:
Una colección o pieza documental debe llevar
el nombre de la persona o corporación a quien
debe su origen. Una colección debe llevar el
nombre del coleccionista solo cuando no sea
posible darle el nombre de quien la produjo.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
2) Lugar de confección: Debe
identificarse el lugar donde la colección o pieza
documental fue confeccionada. Si el contenido
del catálogo abarca varios estados, el lugar
puede identificarse indicando el nombre del
estado a que Se refiere la pieza; si los
materiales descritos en el catálogo abarcan un
solo estado, el lugar puede identificarse un
nombre de ciudad, pueblo, o condado. El
nombre del lugar de confección debe
escribirse entre paréntesis.
nombre de la entidad productora
lugar de confección
clase de entidad productora
tipo documental, en términos generales o
específicos
atributos particulares del tipo documental
forma de reproducción
fechas, y
cantidad.
3) Clase de entidad productora: Si la
colección o pieza documental fue producida
por una persona, debe indicarse la profesión u
ocupación de quien la produjo; si originó en
una corporación, debe identificarse la clase de
b) Distribución de los elementos o
caracteres: La distribución de los
elementos arriba implicados, a fin de
169
documentación, la cantidad debe expresarse
en términos de metros lineales, es decir, el
espacio lineal que documentos ocupan en los
anaqueles; cuando la documentación ocupa
menos de 10 centímetros lineales de espacio,
la cantidad debe indicarse en centímetros
lineales y también por el número de piezas de
que está compuesta; si el espacio ocupado es
insignificante, basta con dar el numero de
piezas que la componen; la cantidad de los
documentos encuadernados debe expresarse
por el numero de volúmenes. Cuando se trata
de una sola pieza, debe modificarse el número
de páginas, siempre que tenga más de una.
corporación. Los datos informativos sobre la
clase de entidad productora se presentan
después de los que identifican el lugar de
confección, ambos entre paréntesis y separado
por punto y coma.
4)Tipo documental: Si la colección está
compuesta de diversos tipos documentales,
debe identificarse en términos generales, tales
como “documentos”, “papeles” o “manuscritos”;
Si la colección está compuesta de un solo tipo
documental, debe identificarse el tipo, en
términos específicos. Las piezas individuales,
también deben ser identificadas por tipo
documental, en términos específicos.
2. Enumeración de atributos: Los
párrafos descriptivos que proporcionan datos
sobre una colección de documentos, deben
ser más extensos que los de describen una
sola pieza documental.
5) Atributos particulares: El tipo
documental puede identificarse aún más
detalladamente especificando sus atributos
particulares, si los tiene. Estos atributos se
refieren a la actividad o trámite que dio origen
a los documentos, o al asunto de que tratan.
a) Atributos de las colecciones: La
entrada descriptiva para una colección de
documentos normalmente debe proporcionar
información sobre lo siguiente:
6) Forma de reproducción: Si los
documentos están en forma de copias hechas
a
mano
o
mecanografiadas,
deben
identificarse como transcripciones (transcripts);
si han sido reproducidas por medios
fotográficos
deben
identificarse
como
fotocopias o microfilm. La información sobre la
forma de reproducción ha de preceder a la
información sobre el tipo documental,
separándose la una de la otra por el uso de
dos puntos.
1) su procedencia, proporcionando
datos que identifican la clase de corporación o
persona donde originaran los documentos así
como otros datos significantes en la vida de la
corporación o persona;
2) su contenido, expresado en términos
de las actividades de que tratan o que dieron
origen a los documentos, y de los objetos de
dichas actividades respecto a personas,
corporaciones, lugares, cosas, y fenómena;
7) Fechas: Deben indicarse la primera y la
ultima fecha del periodo en que fue
confeccionada la colección de documentos. Si
la mayor parte de los documentos o la parte
más importante fue producida en determinados
años entre la primera y la ultima fechas, éstos
pueden escribirse dentro de un paréntesis,
entre la primera y ultima fechas. Las lagunas o
fechas aproximadas, también pueden indicarse
en el titulo. En el caso de una pieza que tiene
una sola fecha fija, ésta debe indicarse; si
pieza abarca un periodo de tiempo, la primera
y la última fecha escriben como las de una
colección.
3) su adquisición, indicando Si por
donación o compra, y dando el lugar y fechas
de adquisición;
4) las condiciones que rigen su uso,
especificando las restricciones;
5) datos bibliográficos, indicando las
publicaciones
que
hayan
reproducido
documentos de la colección e informando
sobre los Catálogos referentes a la misma.
b) Características de las piezas
individuales: La entrada descriptiva para una
sola pieza documental normalmente debe
8)
Cantidad:
La
cantidad
de
documentos en una colección debe expresarse
de la siguiente manera: Si es extensa la
170
proporcionar información sobre las siguientes
características de la pieza:
1) su procedencia, identificando la
clase de corporación o persona que la produjo;
y
Símbolo
Wall, Richard (Harvey County, Kansas; agricultor), Libro de
Contabilidad, 1879.1921
1 pieza (34 paginas)
Wall (1851.1921) emigró de Rusia a Kansas en 1879, donde
compró terrenos a la compañía de ferrocarriles Santa Fe. La
principal cosecha era la de trigo, y especialmente la especie
llamada “Turkey Red” introducida por los Mennonitas en 1875, y
que Wall distribuía para sembrar. También cooperó con el
gobierno federal en experimentos sobre la sericultura.
Contenido: Cultivo de trigo; cría de ganado (vacas, cerdos,
ovejas) y aves de corral (gallinas, gansos); gastos y rentas (para
cada producto agrícola); sericultura; la distribución de árboles
frutales (mori) y de trigo para sembrar (Turkey Red); molienda de
trigo en Alta Mill, Burrton, Kansas.
2) su contenido, indicando la principal
actividad de que trata y los fines que esperan
lograrse, expresados en términos de personas,
corporaciones, lugares, cosas, o fenómeno.
A continuación se reproducen dos
fichas de catálogo. La primera se refiere al
incendio de la ciudad de Colombia, South
Carolina durante la Guerra Civil, y resume el
contenido de una carta que ya fue utilizada
como ejemplo ilustrativo para la preparación de
listas. La segunda se refiere a un libro de
contabilidad perteneciente a un agricultor,
pieza que también ha sido utilizada como
ejemplo ilustrativo para la preparación de
índices. Ejemplos:
En un catalogo de materias, el nombre del
amplio tema de que trata el documento, debe
escribirse
en
un
renglón
separado,
inmediatamente
después
del
párrafo
descriptivo. Para completar la ficha referente al
incendio de Colombia, deben escribirse, pues,
las palabras ACTIVIDADES MILITARES v
RELIGIÓN, por ser éstos los temas de que
trata el citado documento; la palabra
AGRICULTURA
debe
escribirse
para
completar la ficha que describe el libro de
contabilidad.
Símbolo
Sister St. Etienne Vassas, (Columbia, S. C.; monja), Solicitud
para indemnización, 11 dic. 1865 1 pieza
Sobre in destrucción del Convento de las Ursulinas durante el
incendio de la ciudad de Columbia, S. C., por el ejército del
General Sherman, 17 feb. 1865.
3. El uso de símbolos: En el siguiente
capitulo, se examinará detalladamente el
sistema de notaciones simbólicas, las cuales
deben ser fáciles de comprender. El objetivo
de los símbolos es el de identificar la colección
o el documento individual dentro de la
colección que vaya a catalogarse.
171
CAPÍTULO 12
1. Características y definición.
LAS GUÍAS
—
La Guía, referida a los archivos, como
su propio nombre indica, tiene la misión
especifica de orientar, haciendo valoraciones
globales y destacando lo más importante1.No
desciende a particularizaciones, sino que de
manera general señala las características,
establece relaciones, aporta bibliografía,
puntualiza la historia de los organismos
productores, y sus fondos, señala la génesis
documental y las interrelaciones entre las
secciones y entre las series.
—
De aquí que según Schellenberg, que
identifica en uno solo los dos objetivos
primeros, existen dos clases de guías las
generales y las especiales.
Puede hacerse una Guía de un archivo
con un fondo único (en un archivo municipal), o
bien de un archivo con varios fondos, como
sería el caso de los archivos Generales de
nuestro país2. También puede redactarse una
Guía del conjunto de archivos de una nación o
de una región, o de archivos similares (Guía de
Archivos eclesiásticos) o bien de uno de los
fondos dentro de un Archivo3 o de una sección
de archivo4. Pero no podrá hacerse una Guía
de una serie o de piezas documentales, sí
estudios
diplomáticos
y
de
tipología
documental sobre unas u otras, pero esto ya
sería otra cosa.
Por su parte, dentro de los estudios RAMP
programados por la UNESCO, el (<Manual
sobre Guías de Archivos> de Francoise
Hildesheimer5 distingue tres categorías:
Guías por institución de archivo, guías
acumulativas para el conjunto de los archivos
de una región o un país, guías temáticas
dedicadas a categorías concretas de
documentos elegidos, ya sea en función de su
naturaleza ya sea en función de un tema de
investigación (por ejemplo, Guías de las
Fuentes para la Historia de Hispanoamérica).
Entiendo que junto a estas tres modalidades,
puede incorporarse una cuarta que sería la
guía de un fondo con independencia del resto
del archivo -ya contemplada por Schellenberg.
Varios objetivos pueden atribuirse a la Guías:
-
Proporcionar información general sobre
un conjunto de archivos unidos por un
lazo común que puede ser el marco
geográfico (archivos de una región) o las
características
similares
de
la
documentación (archivos nobiliarios o
militares).
Proporcionar
información
especifica
sobre un fondo o una sección de archivo.
Proporcionar información general sobre un
archivo identificado con uno o varios
fondos.
Conjugando esas cuatro modalidades con la
división y terminología de este último,
podemos decir que la primera y segunda son
guías generales y la tercera y cuarta son guías
especiales por la limitación de su campo, no
perdiendo de vista que unas y otras participan
de la generalidad de la información ofrecida.
1
.VAZQUEZ, Manuel: Auxiliares descriptivos
(Inventario
y
Guía
CIDA
(ejemplar
mecanografiado), Córdoba, Argentina, 1978. Cap.°
IV: ((Como hacer una Guía>.
2
Sirvan como ejemplo las Gulas editadas de los
Archivos de Simancas, Corona de Aragón, Archivo
General de Indias o Archivo Histórico Nacional.
3
HEREDIA HERRERA, Antonia: Guía del
Consulado de cargadores a Indias, <<Archivo
Hispalense>, Sevilla, n.° 183, 1977, págs. 87-Ill.
4
HEREDIA HERRERA. Antonia: <<Guía de los
fondos de la Audiencia de Quito, descripción de sus
series>> en Organización y descripción de los
fondos de la Audiencia de Quito del AGI,
<<Historiografía y Bibliografía americanistas>>, Vol.
XXI, Sevilla, 1977, págs. 139-165.
La Guía en definitiva, es una obra cuya
finalidad
primordial
es
informar
panorámicamente
sobre
el
conjunto
documental: en la Guía se hace historia de la
5
Directrices Metodológicas relativas a la
preparación de Guías Generales de Archivos
Nacionales, PGI, 83/WS/9, París, 1983.
172
De acuerdo con esto se ha planteado en
alguna ocasión6 si la Guía representa la
conclusión o los preliminares de una labor de
archivo. Siendo el instrumento primero para
entrar en contacto con los fondos, con
frecuencia una Guía elaborada y meditada ha
de realizarse tras la inventariación de cada uno
de estos fondos que integran el archivo. La
práctica aconseja la publicación de una Guía
sucinta para dar a conocer a los investigadores
la existencia de los fondos que aún no se
hayan organizado ni descrito suficientemente,
mientras se prepara una Guía completa tras la
inventariación total. Para la elaboración de
estas Guías nunca será necesaria la
catalogación previa de las series.
institución o instituciones que producen la
documentación, de las vicisitudes por las que
éstas han pasado hasta formar el fondo o
fondos que hoy se identifican con un archivo o
con el conjunto de archivos con un
denominador común.
La Guía ofrece la primera visión general a
cualquier investigador: el volumen de unidades
de instalación y los campos de acción en los
que puede desarrollarse su consulta. Su
necesidad para el historiador es de vital
importancia en cuanto que de su existencia y
conocimiento se puede evitar a éste consultas
en el lugar de origen, eliminando a veces
viajes y gastos inútiles con la simple indicación
de ausencia o pérdida de determinadas
fuentes documentales
En el caso de la Guía de un archivo su
confección suele correr a cargo de uno de sus
archiveros, cuando se trata de hacer la de un
fondo, la autoría corresponderá al profesional
responsable directo del mismo. Si se redacta
una Guía de ámbito regional o nacional su
elaboración dirigida, ha de contar con los
informes parciales vertidos en cuestionarios
que homogeneicen los datos para todos los
centros.
La Guía como instrumento primario de
información —afirma Vicenta Cortés jerarquiza
el valor de los documentos entre si, sitúa a los
fondos estableciendo su sistemática dentro del
conjunto de un archivo en particular, o valora
cada uno de los archivos dentro de una red
más amplia, como puede ser el ámbito regional
o
nacional.
Representa
la
primera
aproximación a los fondos y colecciones
conservadas.
La utilidad de las Guías está en razón directa
con el crecimiento e internacionalización de la
investigación y nace de la necesidad de acudir
a muchos depósitos y como consecuencia de
precisar de una forma manejable e inmediata
una general y completa información de cada
archivo, incluso de los más alejados.
Una Guía será más o menos completa
dependiendo de los datos más o menos
extensos que ofrezca, pero no considero que
haya
de
descenderse
para
hacer
clasificaciones conceptuales y terminológicas
basadas en esa mayor o menor amplitud de
datos. Esta extensión determinará que las
haya muy voluminosas hasta las plasmadas en
forma de tríptico
Todo archivo debe contar con su Guía, aunque
sea en su formato mínimo en forma de tríptico.
La generalización de su elaboración es una
práctica
bastante
reciente.
Pueden
considerarse las primeras, la Guía del Public
Record Office, en 1853, ye) Etat Sommaine
des Archives de I’Empire, publicado en Francia
en 1867.
En cuanto a su elaboración podrá hacerse,
según el estado de organización y descripción
del archivo, inmediatamente, o bien ser
simultánea a la inventariación, si el fondo o
sección
de
archivo
están
totalmente
desorganizados, aunque siempre habrán de
ofrecerse, en una planificación editorial, en
primer lugar seguida del inventario o
inventarios correspondientes.
En su origen las Guías se reducían a simples
listas de fondos con indicación de las fechas
extremas, sin la menor alusión acerca de la
organización de los mismos y sin referencia a
los instrumentos de descripción existentes.
Esta
formula
fue
desarrollándose
e
incrementándose con relatos históricos y
precisión de los servicios, hasta alcanzar la
forma de Guía que hoy nos es habitual.
6
173
Hildesheimer, Francoise: ob.cit. pág. 4
de los instrumentos de descripción ofrece gran
variedad e incluso disparidad. Con el fin de
homogeneizar la redacción de estas Guías que
entran de lleno dentro de las Generales,
señaladas par Schellenberg, la UNESCO
encargó a Francoise Hildesheimer la
elaboración de una normativa general de
orientación partiendo de algunas Guías
generales de Archivos Nacionales o generales
ya publicadas8.
La necesidad de las Guías está más ligada a
los archivos con documentación remota que a
los archivos administrativos.
La definición de Guía, según F. Hildesheimer:
<<un instrumento de investigación que ofrece
un panorama general de los conjuntos de
documentos archivados a los que está
dedicada, generalmente dividida por los fondos
o series y completado mediante una
exposición cronológica de la administración
productora y la lista de los correspondientes
instrumentos de investigación>>. Donde se
dice instrumento de investigación yo diría
instrumento de descripción, y donde dice
series yo diría secciones de fondo y
colecciones y la exposición cronológica
quedarla mejor traducida por exposición o
análisis histórico, según M. Vázquez en su
trabajo ya citado define a la Guía como:
Por su parte el profesor Argentina Manuel
Vázquez9 trató, con anterioridad, de establecer
una normativa para las Guías generales para
las especiales, siguiendo lo expuesto por
Schellenberg.
2.
Guía general y Guía especial.
En una Guía considerada general será
imprescindible centrar la información sobre el
archivo a servicio de archivo: creación,
vicisitudes, edificio, dependencias, personal
servicios que presta; sobre la historia de la
institución a instituciones cuyos fondos se
albergan en esos archivos; exposición
sistemática de los fondos, de sus secciones
con indicación del volumen de unidades,
fechas límite modificación en los fondos par
cesiones
o
adquisiciones;
orientación
bibliográfica sobre el archivo pero, sobre todo,
relación completa de los instrumentos de
descripción sobre dichos fondos.
Él índice alfabético general no se hace tan
sustancialmente preciso coma en el inventario
o en el catálogo. No nos referimos al Índice par
capítulos de la obra.
<<una visión sinóptica de los fondos y grupos
documentales de un archivo, acompañada de
todo lo que pueda iluminar su valor y su
sentido, que se publica a fin de ofrecer a los
interesados remotas ideas de la archivaría, sea
en su totalidad, sea por temas>>.
Carmen Crespo7 afirma que <<la Guías es la
descripción de un fondo, indicando sus
características fundamentales: organismo que
lo originó, series, subseries, etc. que lo forman,
tipo de documentación que lo constituye,
fechas extremas que comprende y volumen de
dicha documentación>>.
La Dirección de los Archivos de Francia al
hablar de las Guías Departamentales las
define como <<una visión de conjunto de un
depósito, de forma que el investigador pueda
saber cuáles son sus recursos, la naturaleza e
interés de los fondos con que cuenta y los
instrumentos de investigación de que
dispone>>.
8
Las guías utilizadas para dicho estudio fueron las
siguientes, entre otras: Guide Generale delgi
Archivi di Stato italiani, Roma, 1981.
Les Archives Nationales. Etat Genéral des fondos,
Paris, Archives nationales, 1978-80.
De Rijkarchieven in Nederland, Staatsuitgevery, ‘sGravenhage, 1973.
Guide to the Records of the Bahamas, 1973.
Guía del Archivo Histórico Nacional, Madrid, 1958.
Guide to the National Archives of the United States,
Washington, 1974.
Guides to the contents on the public Record Office,
Londres, 1963-68.
Guide to the public Archives de Zambia, Lusaka,
1970.
9
Ob.cit.
La confección de Guías, sobre todo las
referidas a los archivos integrados por diversos
fondos, se ha hecho habitual en todos los
pases pero su elaboración, corno la del resto
7
Terminología de Archivos: Instrumentos de trabajo
“Homenaje a Federico Navarro” ANABA, Madrid,
1973.
174
Entre las Guías generales sobre un solo
archivo a servicia de archivo, podemos citar la
del Archivo Histórico Provincial de Pontevedra
editada no hace mucho y entre las Generales,
cualquiera de las de los Archivos generales
españoles.
ofrecimiento de una situación existente de
clasificación e inventariación y que ha
requerido tanto una reclasificación coma una
reiventariación.
3.
Guías
generales
de
Archivos
Nacionales: establecimiento de un modelo.
En la segunda modalidad de Guías generales,
es decir aquéllas relativas a un conjunto
temático a geográfico de archivos, los datos
concretos de cada uno de los archivos se
reducen al mínimo, siguiendo las líneas
establecidas en las ya descritas, pero
suprimiendo, por ejemplo, la descripción de
cada uno de los fondos y la bibliografía. Si se
trata de archivos unidos por la similitud de la
documentación, existirá un estudio sobre las
características e información de la misma,
seguida de los datos concretos (datos
prácticos, reglamentarios e históricos) de cada
uno de los archivos.
El hecho de haber sido éstas, dentro de las
generales las tomadas por la UNESCO como
punto de partida para elaborar una normativa
homogénea, puede servirnos para analizar los
puntos esenciales que han de ser tenidos en
cuenta en esta clase de Guías y de los que
arriba solo hemos hecho una enumeración.
Cualquiera de ellas habrá de estar integrada
por tres partes:
I)
Capítulos introductorios.
2)
Descripción
de
los
fondos
y
colecciones.
3)
Apéndices.
Es la segunda parte la más sujeta a
variabilidad en razón del mayor o mejor estado
descriptivo del archivo en cuestión.
3. I. Capítulos introductorios.
En las Guías especiales, las de un fondo o una
sección de fondo integrantes de un archivo, los
datos sobre el archivo se reducen, se presta
más atención a la historia de la institución
productora de los documentos integrantes del
fonda o de la sección y de sus series,
insistiendo en las funciones y actividades de
aquéllas que van a dar origen a dichas series.
Se desciende hasta particularizar la génesis de
éstas y al contenido informativo general que
pueden ofrecer al investigador, tanto en un
sentido positivo como negativo o de exclusión.
Se trata también de fijar las relaciones de unas
series con otras, tras una tarea de
reclasificación, precisa en muchas ocasiones,
tratando de facilitar al historiador el camino de
la investigación. Como ejemplos de estas
Guías especiales pueden citarse la Guía de los
fondos de Consulados de cargadores a Indias
o la Guía sobre la Audiencia de Santa Fe10.
Ambas responden a dos manifestaciones de
estas guías, una como resultado de un fondo
organizado e inventariado recientemente, a
partir de una desorganización total y otra como
En la parte introductoria habrá de tenerse en
cuenta coma cuestión previa el hecho de no
tratar de constituir un Manual de Archivística,
sino ofrecer una presentación de los fondos y
colecciones para facilitar su conocimiento.
3. 1. 1. Datos prácticos y reglamentarios.
Direcciones del archivo, horario de apertura,
incluidos también los cierres anuales y
feriados.
Condiciones de admisión e inscripción (tarjetas
de investigador, validez), recursos y servicios:
(fotocopia, microfilm, diversas clases de salas
de lectura o trabajo, biblioteca, adquisición de
instrumentos de trabajo).
Servicio de información: modalidad y límites
del servicio de información y consulta, in situ, a
distancia.
10
Heredia
Herrera.
Antonia:
Guía
del
Consulado...ob.cit.
Romero Tallafigo, Manuel: Archivo General de
Indias. Guía de la Sección de “Gobierno”. Audiencia
y virreinato de Santa Fe, “Historiografía y
Bibliografía americanistas” XXVIII, Sevilla, 1984,
págs. 3-46.
3.1.2. Datos históricos relacionados con el
archivo y sus documentos.
Creación. Edificio.
175
Naturaleza jurídica de los fondos instituciones
de donde proceden.
Estatuto jurídico del archivo su integración
dentro del sistema correspondiente.
En el caso de ser varios fondos y colecciones
se hace precisa una sinopsis del esquema
integrado por todos estos fondos, indicando
cada institución productora, fechas extremas
del fonda y el número total de sus unidades de
instalación. Las colecciones y secciones
facticias también estarán representadas en
dicho esquema. Tras esta sinopsis cada fondo
y sección facticia se irán ofreciendo
sucesivamente con las mismas características
que indicamos en el caso de que el fondo
coincida con el archivo.
3.1.3. Bibliografía.
Referida a la Historia del Archivo y su edificio,
a su reglamentación y a los instrumentos de
descripción y éstas ofrecidos sistemáticamente
de acuerdo a la estructura del archivo y de sus
fondos. Es una de las partes fundamental y
más útil de la Guía11
3.2.
Descripción
colecciones
de
los
fondos
En estas circunstancias convendría que cada
fonda o colección estuviera introducida por la
historia de la institución productora y se
manifestaran las relaciones de cada una de
ellas con los restantes, si existe tal conexión.
También sería bueno que aparte de la
bibliografía general ofrecida en los capítulos
introductorios, la específica de cada fondo
referida a los instrumentos de descripción
existente se trasladara a esta parte, detrás del
cuadro de clasificación de cada fondo12 o bien
la indicación de inexistencia de los mismos. La
bibliografía referida a los instrumentos irá
ofrecida sistemáticamente siguiendo este
orden: las Guías especiales si las hubiere, los
inventarios, los catálogos y las colecciones.
y
Es la segunda parte: descripción de los fondos
y colecciones, la que constituye el núcleo
fundamental de la Guía. Es indispensable en
ella un ofrecimiento claro y sintético de la
documentación. Siempre dependerá su
exposición del estado de organización y
descripción de los fondos.
En el caso de coincidir el fondo con el archivo
hay que ofrecer en primer lugar el esquema de
clasificación a través de la subdivisión en
secciones,
subsecciones
y
series,
especificando en éstas su denominación y las
fechas límite y el número de unidades de
instalación en cada una de ellas.
Si cada uno de estos fondos está
definitivamente inventariado, la descripción de
cada uno de ellos reproducirá tras la
introducción
histórica,
el
cuadro
de
clasificación con que ha de iniciarse todo
inventario.
11
Su importancia y necesidad ha determinado a
veces la publicación por separado de esta parte,
así: Heredia Herrera Antonia: Bibliografía del .G.I.
“Archivo Hispalense núms. 208-209 (Homenaje al
Archivo de Indias en su Bicentenario), Sevilla,
1985.
12
Puede servirnos de ejemplo claro: Peña Cámara,
José Ma. Archivo General de Indias. Guía del
visitante, Ministerio de Educación, Madrid, 1958.
176
CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES
INTERNATIONAL COUNCE ON ARCHIVES
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
ISAD (G)
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA
Adoptada par La Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción
Estocolmo, Suecia, 21-23 de enero de
(Versión. final a aprobada por la CIA)
Ottawa
1994
Norma internacional General de Descripción Archivística
Documento preparado con el apoyo financiero de la UNESCO
El documento original fue redactado en ingles La presente traducción no es mas que un
documento de referencia. No es Un documento oficial
Versión española preparada por:
Luis Martínez García, Rosana de Andrés Díaz Victoria Aria Roca.
Copyright CIA
Se autoriza la reproducción de esta publicación a condición de estar la fuente
ISBN
177
PREFACIO
P.1
Un sub.-grupo de la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción Archivística preparó un
borrador de Reglas Generales. Este sub-grupo se formó en la primera reunión plenaria de la
Comisión celebrada en Höhr-Grenzhausen, Alemania, en octubre de 1990
P.2
El sub-grupo estuvo formado por. Wendy Duff (Coordinadora). Michael Cook. Sharon
Thibodeau, Hugo Stibbe (Director del Provecto y Secretario)
P.3
El sub-grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, en Julio de 1991 para completar el borrador
que fue discutido, modificado y ampliado en la reunión plenaria de la Comisión en Madrid en
enero de 1992. Se adoptó formalmente el borrador en está reunión Se le conoce como el
Borrador de Madrid de la “ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística”.
P.4
El borrador de Madrid de la ISAD(G) fue puesto en circulación en febrero de 1992, para su
comentario por la comunidad archivística internacional traducido a 125 lenguas oficiales del
Consejo Internacional de Archivos, y distribuidos como potencia en el XII Congreso
Internacional de Archivos, celebrado en Montreal en septiembre de 1992, siendo discutido en
una sesión abierta la Comisión volvió a reunirse en Estocolmo, en enero de 1998 para
examinar y revisar el documento respondiendo a los comentarios recibidos de todas partes
del mundo y a los efectuados en la sesión abierta de Montreal el documento actual el
resultado de este proceso.
P.5
Se propone un periodo de 5 años para revisar este documento, lo cual será recomendado a
la CIA cuando el documento sea presentado para su publicación
P.6
La Comisión Ad Hoc de la CIA de Normas de Descripción reconoce y agradece a la
UNESCO su apoyo económico a este proyecto. También quiere dar las gracias al Archivo
Nacional de Canadá por el sostenimiento de la Secretaria y a las instituciones que han
escogido a la Comisión durante él desarrollo de este documento, a la Dirección de los
Archivos Escalares del Ministerio de Cultura de España y al Archivo Nacional de Suecia
178
INTRODUCCION
1.1
Este conjunto de Reglas Generales para la descripción archivística forma parte de un proceso
encaminado a:
a) asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inimaginables por sí mismas
b) facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo.
c) hacer posible el compartir los encabezamientos autorizados y
d) posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de
información
1.2.
Como reglas generales, se pretende que sean ampliamente aplicables a las descripciones de
documentos sin tener en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad de descripción. Estas
reglas rigen la recogida de información para cada uno de los 26 elementos que pueden ser
combinados, para constituir la descripción de cualquier unidad
1.3 Cada regla está formada por.
a)
b)
c)
d)
1.4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.5
el nombre del elemento de descripción al que afecta la regla;
una declaración del objetivo que se pretende al incorporar el elemento en una
descripción;
una declaración de la regla general (o reglas) aplicable al elemento y,
en donde es preciso, ejemplos que ilustran la aplicación de la(s) regla(s).
La organización de las reglas refleja la estructura preferible para toda descripción que
incorpora elementos regidos por ellas. Dentro de esta estructura, los elementos se agrupan en
seis áreas de información:
Área de Identificación (donde se incluye información esencial para identificar la unidad de
descripción
Área de Contexto (donde se incluye información sobre el origen y custodia de la unidad de
descripción).
Área de Contenido y Estructura (donde se incluye información sobre el tema principal de los
documentos y la organización de la unidad de descripción).
Área de Acceso y Utilización (donde se incluye información acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripción).
Área de Documentación Asociada (donde se incluye información acerca de los documentos
que tienen una relación importante con la unidad de descripción).
Área de notas (donde se incluye información auxiliar y la que no se puede incluir en otras
áreas).
Aunque se puede utilizar la totalidad de los 26 elementos que se incluyen en estas reglas
generales, solo una parte de los mismos ha de usarse necesariamente en una descripción
Solo unos pocos elementos son esenciales en cualquier descripción
a)
b)
c)
código de refrenda
título
fechas de creación o fechas extremas de los documentos incluidos en la unidad de
179
d)
e)
descripción1
volumen de la unidad de descripción
nivel de descripción
Si el nombre del organismo productor no está incluido en él titulo, entonces el elemento de
descripción que contiene su nombre es también esencial para el intercambio internacional
1.6
El punto hasta el cual una descripción archivística incorpora más elementos de
información de los que son esenciales, dependerá de la naturaleza de la unidad de
descripción y de las necesidades del sistema de información, manual o informatizado,
de que forma parte Algunos sistemas de información pueden incluir descripciones de
las partes constitutivas de los fondos (pie. serie, unidad documental), así como del fondo
mismo. Para asegurar la eficacia y claridad de tales sistemas, la preparación de
descripciones en varios niveles dentro de ellos debería guiarse por las reglas relativas a su
interconexión y contenido informativo. Con este fin, a las reglas generales se han
incorporado otras para describir en varios niveles.
1.7
Las áreas de descripción afectadas por estas reglas generales son aquellas que se ha
considerado tienen la más amplia aplicación en un contexto archivístico internacional Este es
solo el comienzo de un esfuerzo de normalización. Se deberán formular otras reglas
especificas para regular la descripción de clases de documentos especiales (tales como
documentos cartográficos, películas o ficheros electrónicos, “privilegios”, escrituras
notariales, títulos de propiedad).
1.8 Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. El valor de los puntos de
acceso se refuerza con el control de encabezamientos autorizados: Debido a la importancia
de los puntos de acceso para la recuperación, se deberán desarrollar directrices
internacionales para su formulación. La Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción esta
desarrollando una norma de descripción para encabezamientos autorizados. Vocabularios y
términos convenidos que sean usados como puntos de acceso deben ser desarrollados por
cada país o para cada área lingüística.
Las siguientes normas ISO son útiles, para el desarrollo y actualización de vocabularios
controlados: ISO 5963 Documentación -Métodos para el análisis de documentos,
determinación de su contenido y selección de Los términos de indización e ISO 2788
Documentación Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües.
1.9 Para citar una fusente publicada dentro de un elemento de descripción debe seguirse la ultima
versión de ISO 690 Documentación -Referencias bibliografías. Contenido, forma y estructura.
1
Nota del Traductor. Los archivos son conjuntos. orgánicos de documentos que genera, reúnen y conservan
documentación producida por las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus competencias. Se
consideran corno fechas archivísticas las fechas extremas que indican el momento en que un documento inicia
y concluye sus efectos jurídicos o administrativos independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedentes pruebas o testimonios.
Estos últimos son subsidiarios y la fecha que aparece en ellos se enmarca dentro de un concepto. más amplio,
denominado data. Su conocimiento es de interés para la investigación cultural más que para la organización
180
0. GLOSARIO DE TERM1NOS RELACIONADOS CON LAS REGLAS GENERALES
0.1. El siguiente glosario con términos y sus definiciones forma parte integrante de estas reglas. de
descripción. Las definiciones van de ser entendidas en cuanto han sido formuladas
específicamente para los propósitos de este documento.
Acceso (Access). La posibilidad de consultar los documentos de un fondo, habitualmente sometida a
reglas y. condiciones.
Control de Encabezamientos autorizados (Authority control). El control de formas normalizadas de
términos, incluyendo nombres (de personas, geográficos o de entidades) usados como puntos de
acceso.
Descripción Archivística (Archival description). La creación de una representación exacta de una
unidad de descripción y de las partes que la componen, en caso de haberlas, por el
procedimiento de captación, cotejo, análisis y organización de cualquier información que sirva
para identificar la documentación y explicar el contexto que la produjo.
Expediente (File). Una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión
del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un
mismo asunto, actividad o trámite. Un expediente es, habitualmente, la unidad básica dentro de
una serie documental2
Fecha de creaciôn (Date of creation). La fecha real en que se produjo la documentación incluida en
una unidad de descripción3
Fechcs extremas (Date of accumulation). El periodo durante el cual la documentación incluida en la
unidad de descripción, o que forma parte de ella, ha sido reunida por su productor.4
Fondo (Fonds). El conjunto de documentos, cualquiera que sea su conato o soporte, producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia, u organismo en el
ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.
Instrumento de descripción (Finding Aid). El término más amplio que abarca cualquier descripción o
medio de referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de establecimiento de
control administrativo o intelectual sobre la documentación.
Localización (Location). La sede de la institución archivística, o el domicilio del propietario privado,
donde se conserva la unidad de descripción.
Nivel de descripción (Level of Description). El lugar que ocupa la unidad de descripción en la
jerarquía del fondo.
Organismo (Corporate body). Una organización o grupo de personas que se identifica por un nombre
2
Nota del traductor En España el término mas parecido afile es el de expediente entendido como la unidad
documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto
productor en la resolución de un mismo asunto. El expediente es consecuencia de una norma jurídica
procedimiento o de la gestión del organismo productor, nunca debido a un proceso de organización
archivística.
3
Nota del traductor. Fecha de creación es un término de difícil inclusión en la terminología archivística
española. Se trata de la data crónica de los documentos, a la cual seria preciso añadir una explicación
definiéndola como las fechas extremas de todos los documentos reunidos por un organismo productor,
incluidos los aportados como pruebas, testimonios o antecedentes, necesarios para el ejercicio de sus
actividades.
4
Nota del traductor Acumulación es un término mas relacionado con documentación reunida sin Un criterio
especifico y se presta a la ambigüedad. En la archivística española se entienden como fechas extremas las
que indican el momento de comunicación y conclusión de los expedientes con independencia de la data de
los documentos aportados como antecedente o prueba.
181
propio y que actúa, o puede actuar, como una persona jurídica.
Embarques de caucho a Italia y Francia
Sociedad Pizarrera del Anjou. Explotación
Fondo Perret
Fondo Hennebiqüe
Si se considera apropiado, se puede abreviar un titulo formal largo, pero solo si puede hacerse sin
pérdida de información esencial
En caso de no existir un título, redactar uno conciso. En el nivel de fondo incluir el nombre del
productor. En los niveles más bajos incluir, por ejemplo, el nombre del productor y un término
indicando la topología de los documentos que comprende la unidad de descripción y, si fuera
apropiado, una frase reflejando función, actividad, materia, localización o asunto.
Distinguir entre títulos formales y atribuidos de acuerdo a las normas nacionales o de lenguaje.
Ejemplos:
Libros de Actas del Movimiento Cristiano para la Templanza de las Mujeres.
Cartas de misioneros Presbiterianos que sirven en Manitoba.
Videos de los discursos electorales de Ronald Reagan
Documentos del Servicio de Costas y Geodesia.
(título a nivel de fondo)
Documentos de la Oficina del Super intendente.
(título a nivel de sub-fondo)
Correspondencia de salida.
Correspondencia de entrada
Borradores de informes Anuales para el Congreso.
(Títulos a nivel de serie)
Borrador del Primer Informe.
(título a nivel de unidad documental)
Papeles de la Familia Rockefeller.
(título a nivel de fondo)
Papeles de John D. Rockefeller, St.
(título a nivel de sección de fondo)
Correspondencia relativa a asuntos de negocios.
Correspondencia relativa a actividades filantrópicas.
Correspondencia personal
(títulos a nivel de serie)
Cartas a J. Pierpont Morgan.
Carta a Teodoro Roosevelt
(títulos a nivel de unidad documental)
embarque de caucho aprobado por el Comité de Exportación de Caucho-S de S388/15;
182
Boletín de Agricultura Misc 390/l5; exportación de caucho a Canadá - S de S402/15;
embarque de caucho: 7 toneladas de Harrison and Crossfield a Alcan & Co, París, en
junio S de Sf938115; embarque de caucho a Nueva ‘York por el S.S. Indrawi el 9 de
junio de 1915 - H.C.O. 198 1/15.
Fuentes complementarias mencionadas en el instrumento de consulta impreso.
33.4
Documentación complementaria en otros archivos
Objetivo:
Identificar la existencia en otros archivos de documentación relacionada con la procedencia
de la unidad de descripción.
Regla:
Si la documentación existente en otro archivo tiene relación con la procedencia de la unidad
de descripción. se debe proporcionar información sobre la documentación complementaria y
el archivo.
Ejemplos:
Fondos de Ernest Buckler en el Archivo Público de Nueva Escocia.
Expedientes relativos a comercio, aduanas e impuestos aduaneros, exportaciones de
caucho, estimaciones. Informes anuales, etc., en las Secciones Filiales del Archivo
Nacional de Malasia.
Fuentes complementarias relacionadas en el instrumento de descripción impreso.
3.5.5
Bibliografía
Objetivo:
Identificar cualquier publicación que se base en la utilización, estudio o análisis de la unidad
de descripción
Regla:
Recoger una cita y/o información sobre una publicación que se base en el estudio, utilización
y análisis de la unidad de descripción.
Ejemplos:
Folios 23-24 publicados en Chronicon Petriburgense, ed.T. Stapleton (1849), p.p. 176182.
Bibliografía en el instrumento de consulta.
3.6
3.6.1
AREA DENOTAS
Notas
Objetivo:
Proporcionar información adicional importante que no se haya podido incluir en otras áreas.
-Regla:
Recoger información adicional importante que no se pueda incluir en ninguno de los
elementos de descripción definidos.
Organización (Arrangement). Las operaciones intelectuales implicadas en el análisis y
organización de los documentos.
Procedencia (Provenance). El organismo o persona que ha creado, reunido y/o conservado y
utilizado los documentos en el desempeño de su actividad como persona física o jurídica.
183
Productor (Creator). Véase procedencia.
Punto de acceso a la información (Access Point). Un nombre, palabra clave, término indicado, etc.,
por el cual una descripción puede ser buscada, identificada y recuperada.
Sección de fondo (Sub-fonds). La subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos
relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos
que los originaron, cuando no sea posible, la agrupación de documentos por criterios
geográficos. Cronológicos, funcionales o similares. Cuando el organismo productor posee una
estructura jerárquica compleja, Catia sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados
corno sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad
administrativa subordinada más pequeña.5
Serie. (Series,). Documentos organizados de acuerdo al procedimiento administrativo o conservados
como una unidad porque son el resultado de la misma gestión o procedimiento, o la misma
actividad, tienen una misma topología, o debido a cualquier otra relación derivada de su
creación recepción o utilización.6
Topología (Form). El tipo de documento que puede existir en una unidad de descripción, p. ej., cartas,
libros de actas.7
Titulo (Tide). Una palabra, frase. Carácter o conjunto de caracteres con los que se define a unidad de
descripción.
Título formal (Formal tide). Un titulo que aparece de manera destacada en la documentación que está
siendo descrita.
Titulo atribuido (Supplied Thie). Un titulo proporcionado por el archivero a una unidad de descripción
que carece de un titulo formal
Unidad de descripción (Unit of Description). Un documento o conjunto de documentos, en cualquier
soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base de una sola descripción.
Unidad documental (Item). La más pequeña unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Ej.: Una
carta, memorandum, informe, fotografía, registro sonoro.8
Valoración y elección (Appraisal).- El proceso por el que se, determina el valor archivístico de un
conjunto de documentos
5
Nota del traductor La Sección de Fondo o Sección Documental se utiliza en la archivística española, dentro de
la fase de clasificación., Aunque se encuentra sujeto a discusión Dentro de la clasificación se admiten los
criterios orgánicos. Funcionales. orgánico-funcionales y en algunos casos sé ha discutido el criterio geográfico.
Es rechazado. taxativamente, el cronológico que se engloba en la fase de ordenación y por supuesto el término
“similares" El concepto orgánico-funcional es el preferido frente al que utiliza la mera representación de la
estructura administrativa, pues en la Administración Española las oficias se diversifican tan rápidamente que
aparecen y desaparecen o cambian su jerarquía y dependencia administrativa.
6
Nota del traductor. En el Diccionario de Terminología Archivística se define la serie como "conjunto de
documentos producidos por las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de una misma actividad y regulado
por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”. V. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid :
Ministerio de Cultura, Dirección General de Bellas Artes y Archivos, Dirección de los Archivos Estatales 1993
(Normas Técnicas de la Dirección de Archivos
Estatales, 1). p. 49.
7
Nota del traductor En la archivística española se considera que la tipología o tipo documental es de carácter
jurídico y se define como la unidad documental generada, retenida y conservada por un sujeto productor en el
ejercicio o desarrollo de una competencia o actividad concreta, regulada por una norma jurídica y con unos
mismos caracteres internos específicos que determinan su contenido. Los caracteres externos, es decir el
soporte y formato pueden ser Homogéneos o no dependiendo de los medios técnicos existentes.
8
Nota del traductor Item es un concepto inexistente en la archivística española silo entendemos como la unidad
más pequeña de un archivo, indivisible intelectualmente y que forma parte del file. En España el elemento
indivisible es denominado unidad documental, y esta puede ser simple cuando está constituida por un solo
documento o compuesta cuando la constituyen varios, formando un expediente.
184
1. DESCRIPCION EN VALUOS NIVELES RELACIONADOS
1.1
INTRODUCCION
Si el fondo se esta describiendo coma un todo. Debería representarse en una sola descripción.
Utilizado Los elementos que se muestran, más adelante, en la sección tercera de este documento. Si
se requiere la descripción de las partes del fondo. Éstas se pueden descubrir también, por separado y
utilizando los elementos apropiados de la sección tercera. La suma total de todas las descripciones
así obtenidas, relacionadas jerárquicamente representa el fondo y aquellas partes que fueron
descritas Para los propósitos de estas reglas esta técnica de descripción se denomina descripción en
varios niveles.
Cuando reglas fundamentales son de aplicación cuando se establece una descripción en varios
niveles. Se exponen en Las reglas 2.1 a 2.4.
2. REGLAS PARA LA DESCRIPCION EN VARIOS NIVELES
2.1
DFSCFJPC1ON DE LO GENERAL A LO ESPECÍFICO
Objetivo:
Representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo y de sus partes
Regla.
En el primer nivel la descripción debe dar información del fondo como un todo. En los siguientes
niveles se debe dar información de las panes descritas Las descripciones resultantes se mostrarán
en una relación jerárquica desde la parte al todo, yendo desde el nivel más amplio (fonda) al más
especifico
22 INFORMACION PERTINENTE SEGUN EL NIVEL DE DESCRIPCION
Objetivo:
Representar de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de descripción.
-Regla
Proporcionar solamente, la información que sea adecuada al nivel que se esta describiendo Por
ejemplo, si la unidad de descripción es un fondo, no se proporcionará información detallada d
contenido de un expediente, ni sobre la historia administrativa de todo un organismo si el productor
de la unidad de descripción es una división del mismo.
2.3 INTERCONEXION DE LAS DESCRIPCIONES
Objetivo:
Dejar clara la posición que ocupa en la estructura jerárquica la unidad de descripción. Regla
Relacionar cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior y, en su caso,
identificar el nivel de descripción (véase 3.1.4).
2.4 NO REPETICION DE LA INFORMACION
Objetivo:
Evitar la redundancia de la información en las descripciones archivísticas relacionadas
jerárquicamente.
Regla:
incluir en el nivel superior que sea mas adecuado, hi información común a total Las partes que lo
componen. No repetir en el nivel inferior de descripción la información que se haya dado en un nivel
superior
185
3. ELEMENTOS DE DESCRIPCION
3.1
AREA DE IDENTIFICACION
3.1.1
Código(s) de referencia
Objetivo:
Identificar el archivo Y proporcionar un nexo de unión entre los documentos y La descripción que los
representa
Regla:
Incluir el código del país de acuerdo con la ultima versión de la norma ISO 3166 Códigos para la
representación de los nombres de los poises, seguido por el código del archivo, de acuerdo con el
código normalizado de archivos del país, seguido del código especifico del archivo local, la signatura,
u otro identificador único.
Ejemplos:
CANACANC-C2358
US LC 72- 064568
MY P!AMM Z4
MY MS ANM P/PESU.RC.O 410/1915
FR AD 53/234 J
3.1.2 Titulo
Objetivo:
Dar nombre a la unidad de descripción.
Regla:
Cuando la unidad de descripción tenga un titulo formal, éste debe transcribirse textualmente, palabra
par palabra, con su orden y ortografía original; pero no necesariamente ni la puntuación ni las
mayúsculas.
Ejemplos:
Partes de incidencias en Peace River 1832
.
Protesta clamorosa y Revista de Policía 1828-1842
3.1.3 Fechas (le creación de la unidad de descripción
Objetivo:
Identificar y recoger las fechas de creación de la documentación de la unidad de descripción9
Reglas:
Se datara cuando se ha producido la documentación que compone la unidad de descripción tanto en
el caso de una única fecha como en el de un periodo cronológico. Se deberán incluir las fechas de
creación si es un periodo cronológico, excepto si la unidad de descripción es un fondo abierto (o parte
de el) a nuevas transferencias.
Ejemplos:
9
Nota del traductor: Véase punto 3.2.3.
186
1900-1919
actividades sediciosas operó y genera documentación desde 1917 a 1919. Sin
embargo, las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan
desde 1900 a 1919, reflejando la inclusión de documentos originales recogidos como
evidencia en las investigaciones de la Comisión,)
(Comparar con 3.2.3)
23 Marzo 1927
circa 1930
1858
Antes de 1850
1907-1949
190721.2.1915
- 21.12.1915
Opcionalmente, incluir también
(a)
las fechas predominantes o las lagunas Luis significativas. No incluir nunca las fechas
predominantes sin las fechas extremas.
Ejemplos:
1703-1908
(predomina 1780-1835)
1923-1945
(b)
(falta de 1933 a 1935)
la(s) fecha(s) de los documentos que custodia el archivo.
Ejemplos:
1703-1908. En el archivo: 1703-1868
(principalmente 1708- 1835)
1907En el archivo: 1907-1958
(principalmente 1930- ) (principalmente 1930-1958)
3.1.4 Nivel de Descripción
Objetivo:
Identificar el nivel de descripción.
Regla:
Indicar el nivel de esa unidad de descripción.
Ejemplos:
Fondo
Serie
187
Subserie
Expediente
Unidad documental10
3.1.5 Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen. tamaño)
Objetivo:
identificar y reseñar
a)
el volumen físico y
b)
el soporte de la unidad de descripción
Reglas:
Reseñar el volumen de la unidad de descripción dando el número de unidades físicas en cifras
arábigas y la denominación especifica más apropiada del tipo de soportes que existen en la unidad
de descripción.
Ejemplos:
2 rollos de película
128 fotografías
19 carpetas
25 volúmenes
20 cartas
20 m (548 legajos)
0 bien se pueden dar los metros lineales de estantería o los metros cúbicos de la unidad de
descripción.
Ejemplo:
300 cajas (30m)
Si el tamaño de la unidad de descripción se da en términos lineales y se desea ofrecer información
adicional esta se añadirá entre paréntesis.
Ejemplo:
4 m (ca. 10200 unidades de instalación)
Cuando la unidad de descripción es un fondo abierto (o parte de el) a nuevas transferencias, de
forma opcional se puede hacer constar la dimensión conocida en una fecha determinada y/o la de la
parte que se tiene en custodia.
Ejemplo:
128 fotografías (a 6 de febrero de 1990). En custodia: 58 fotografías
10
Nota del traductor: Subserie es un término que dentro de la archivística española se introdujo ser influencia
de francesa aunque. actualmente es rechazado por La mayoría de los profesionales. cuanto a unidad
documental véase la del traductor no. 6.
188
3.2
AREA DE CONTEXTO
(También cabe la posibilidad de organizar parte de la información de es la área concretamente el
nombre del productor y la historia institucional a biográfica- en ficheros de encabezamientos
autorizados independientes pero relacionados)
3.2.1
Nombre del productor
Objetivo:
Identificar el productor productores) de la unidad de descripción.
Regla:
Nombre del organismo (u organismos) o del individuo (a individuos) responsables de la producción de
la unidad de descripción a condición de que esta información no aparezca en el titulo
3.2.2
Historia institucional biográfica
Objetivo:
Proporcionar una reseña histórica o datos biográficos sobre el productor (a productores) de la unidad
de descripción para situar los documentos en su contexto y hacer que sean mejor comprendidos.
Regla:
Recoger concisamente cualquier información significativa sobre el origen, transformación, desarrollo y
funcionamiento del organismo u organizarnos o sobre la vida y actividad del individuo o individuos
que han producido la unidad de descripción. Si se incluye información adicional., procedente de una
fuente publicada, ésta debe citarse.
En el caso de personas o familias se recopilará información tal como nombre completo, apellidos y
títulos fechas de nacimiento y muerte, lugar de nacimiento sucesivas residencias actividades,
ocupaciones o cargos públicos nombres originales seudónimos y hallas, realizaciones significativas, y
lugar de fallecimiento.
Ejemplo:
Louis Hémon the un escritor francés nacido en Brest, Francia en 1880 Murió en Canadá
en Chapleau (Ontario) en 1913. Estudió leyes en la Sorbona de París Paso ocho años
en Inglaterra antes de emigrar a Canadá en 1911, vivió en Montreal una granja en
Peribonka (Lago Saint-Jean). Durante su corta carrera escribió varios libros y artículos
Hemon es famoso por “Maria Chapdelaune: Recit du Canadá francais publicado por
primera vez en 1916.
Si se trata de organismos, incluir información tal como el nombre oficial, fechas de existencia,
legislación que lo regula, funciones, objetivos y desarrollo del organismo, si jerarquía
administrativa y sus sucesivas denominaciones.
Ejemplos:
El Freedmen´s Bureau the creado dentro del Departamento de guerra el 3 de marzo de
1865, para supervisar todas las actividades de refugiados y liberados y para asumir
custodia de todas las tierras y propiedades confiscadas a abandonadas. Abolido el 10
de junio de 1872, se traspasaron las funciones que le quedaban a Freedmen´s Branch
en la Oficina del Asistente General y desde 1879 a la Colored Division: de la Oficina del
Asistente General
La Kungston Steam Trawling Company fue creada en 1981 La Ikttver Bros adquirió ca
19 ? la mayoría de sus acciones y fue absorbida por Associated Fisheries cuando la
189
Hellyer Bros se fusionó con esta Compañía en 1961. Cesó sus actividades comerciales
en 1965 siendo disuelta en 1972.
La Sociedad Pizarrera del Aiyou fue constituida el 16 de julio de 1894 por cuatro
accionistas con el fin de obtener la explotación de varias canteras en Mame-et-Loire
(Trelazé y Noyant-la-Gravoyére) v en Mayenne. La adquisición de las pizarrerías de
Renazé duró cuatro años: propietaria de la cantera de Ensuzieres y accionista
mayoritario de la Sociedad de Laubimiere (1894); propietaria de las pizarreras de la
Touche y de Fresne (1895); propietaria de Laubimiere (1897). A causa de La
competencia española, desde 1960, la Sociedad Pizarrera del Anjou cerró su última
explotación en Renazé el 31 de diciembre 1975.
3.2.3 Fechas extremas que el productor ha generado los documentos de la unidad de descripción
Objetivo:
Proporcionar la(s) fecha(s) en que se ha generado la unidad de descripción (ejemplo: serie,
expediente) par su productor.
Regla:
Dar la(s) fecha(s) extremas de la documentación generada en la unidad de descripción por el
productor como una fecha única o coma período cronológico. La fecha c fechas recogidas aquí se
refieren a acciones registradas en los documentos por el productor y no pueden ser anteriores a la
•fecha de la creación del organismo o a la fecha de nacimiento del individuo productor. Estas fechas
pueden ser distintas de las fechas indicadas en 3.1.3 Fechas de creación de los documentos de la
unidad de descripción en aquellos cases en que la unidad de descripción sea el resultado de una
actividad que incluya la adquisición de documentos generados antes de su archivo por el productor,
tal como documentos generados par otras procedencias durante una investigación o acción legal.
Ejemplos:
1917-1919
actividades sediciosas operó y generó documentación desde 1917 a 1919. Sin
embargo, las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan
desde 1900 a 1919, reflejando la inclusión de documentos originales escogidos como
evidencia en investigaciones de la Comisión)
21.2. 1915- 21.12. 1915
3.2.4 historia de la custodia de los documentos
Objetivo:
Proporcionar información sobré los cambios de propiedad y custodia de la unidad de descripción que
sean significativos para determinar su autenticidad, integridad e interpretación
Regla:
Reseñar las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripción junto con
las fechas de las mismas, en tanto en cuanto puedan determinarse. Si la historia de la custodia es
desconocida debe reseñarse este hecho.
Cuando la unidad de descripción se recibe directamente de su productor, no se debe incluir una
historia de la custodia sino que esa información se recogerá., preferiblemente, en el elemento Forma
de Ingreso (véase 3.2.5).
190
Ejemplos:
El archivo de la Ocean Falls Corporation permaneció bajo la custodia de la Pacific Mills
Lid, y las compañías que le sucedieron hasta que en 1973 el aserradero y sus anejos
cayeron bajo el dominio del Gobierno Provincial de la British Colombia. En 1976 el
archivo fue transferido a la Biblioteca Pública de Ocean Falls la cual inicio la
reorganización del archivo.
En su origen coleccionada por George Madison y organizada por su sobrino John
Ferris tras la muerte de Madison Comprada por Henry Kapper en 1878 el cual amplió la
colección con documentos comprados en subastas de Philadelphia y Paris. 1878-1893.
Documentos heredados por el Houghton Urban Districi Council en 1973 y más tarde
depositados en el Durham record Office. Transferidos el 2, de julio de 1976 Tyne and
Wear Archives Service.
El fondo de la explotación de Renaze incluye, probablemente desde los años 18571859, dos fondos de empresas absorbidas: el de la Sociedad Pizarrera de Laubimiere
y el de la Pizarrera de la Touche, empresa Bourdais el Cie:
3.2.5 Forma de ingreso
Objetivo:
Recoger las circunstancias relativas a la forma de ingreso.
Regla:
Recoger el donante o procedencia de donde se recibió la unidad de descripción y fecha y/o método
de ingreso si parte o toda esta información no es confidencial Si la procedencia a donante es
desconocida recoger esta información. Opcionalmente, añadir números o códigos de acceso.
Ejemplos:
Transferido por el Departamento de Geografía, 16 de junio de 1977.
Donado por las hermanas de Peter Neve Cotton, Sr-a. Mary Small de Sahspring Island y
Sra. Patricia Jarvis de Bellevue, Washington, Marzo 1983;
Comprado en subasta de la Casa Sotheby 29 de marzo de 1977.
Los libros ordinarios fueron transferidos por la Oficina de Pensiones en 1909; los libros
de cartas fueron transferidos par el Departamento de Estado en 1915.
Recibidos de Eurox Ab Malmo fecha de ingreso: 27-octubre-1878
Transferido de la Secretaría de Sciangor, Edificio Sultan Abdul Sannad, Kuala Lampur,
1967.
Donación de la Sociedad Pizarrera del Anjou (explotación de Renace) al Archivo
Departamental de la Mayerme, 1969.
3.3
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
191
3.3.1 Resumen/nota de alcance v contenido
Objetivo:
Identificar el contenido y tipología de la unidad de descripción para permitir a los usuarios juzgar su
interés potencial
Regla:
Dar un breve resumen del contenido (incluyendo período cronológico) de la unidad de descripción.
Incluir información sobre la tipología adecuándola al nivel de descripción. No repetir aquí información
proporcionada ya en otros apartados de la descripción.
Ejemplos:
Expedientes de política general y registros del Ministerio de Sanidad y del Ministerio de
la Vivienda v del Gobierno Local relativos a la extinción de cargos de Rentas sobre
Censos. Los expedientes contienen información sobre concesiones a las autoridades
locales, contribuciones y contribuciones renegociadas y evidencias enviadas, a la Real
Comisión sobre Rentas cargadas sobre Censos, en 1934. Los registros contienen
información de pagos de concesiones a varias autoridades desde I938 a 1955 baja la
Ley de Censos de 1936.
Expediente de la oficina del alto comisario relativo a embarque de caucho para haría y
Francia. El expediente contiene correspondencia, sobre exportaciones de caucho,
entre el Secretario de la F.M.S. y el Secretario de la Oficina del Alto Comisario para los
Estados Malayos, incluye el nombre del navío, nacionalidad, fecha de embarque,
descripción de la mercancía, cantidad, destino, exportador consignatario.
Este fondo, único en Mayenne, es susceptible de interesar, al mismo tiempo, tanto a la
historia social como a la económica e industrial del Departamento. Contiene
documentos muy diversos: contabilidad, correspondencia, pianos, documentos
relativos a huelgas, a la seguridad en las minas, agrupamientos económicos de
compras, sociedad de socorros, etc.
A manera de ejemplo, la larga serie compuesta por los informes semanales del
ingeniero relativos a la marcha de la empresa (1910-1930), constituyen una fuente
excepcional puesto que se trata de un verdadero "diario de navegación” de la
explotación.
3.3.2 Valoración, Selección y Eliminación
Objetivo:
Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y eliminación efectuada.
Reglas:
Indicar cualquier acción de valoración efectuada en la unidad de descripción si tal acción afecta a la
interpretación de los documentos.
Cuando sea conveniente, indicar la autoridad que efectuó la acción
Ejemplos:
Se han conservado los expedientes del año décimo.
Todos los expedientes se custodian permanentemente ateniéndose a la normativa del
Archivo Nacional de Malasia: conservación permanente de los documentos fechados
192
antes del 31-12-1946.
Se han llevado a cabo unas eliminaciones mínimas en el curso de la clasificación de
este fondo: solo los borradores sin forma e ilegibles, los formularios en blanco a
ejemplares duplicados han sido objeto de eliminación. Globalmente estas
eliminaciones no han sido superiores a un legajo.
3.3.3 Nuevos ingresos
Objetivo:
Informar al usuario de los posibles cambios en el volumen de la unidad de descripción.
Regla:
Indicar si se esperan nuevos ingresos, transferencias adicionales a depósitos; se dará, cuando sea
conveniente, una estimación de su cantidad y frecuencia.
Ejemplos:
Se esperan nuevos ingresos.
Los documentos de Office of the Ceremonials assistant son transferidos al Archivo
cinco años después del año académico al cual se refieren los documentos. Las
transferencia se efectúan anualmente, el primero de agosto, y suponen unos 40 cm. De
documentación, por término medio.
3.3.4 Organización
Objetivo:
Proporcionar información sobre la organización de la unidad de descripción.
Regla:
Dar información sobre la organización de la unidad de descripción Especificar las principales
características de la estructura interna, el orden de los documentos y, si fuera conveniente, la formas
como han sido tratados por el archivero.
Ejemplos:
Expedientes ordenados alfabéticamente por su título, dependientes del expediente 163
una subserie de 17 expedientes numerada 163/1-17, que tratan sobre la compra de
Seaford Dock.
Los documentos se mantienen de acuerdo a su procedencia original, el resultado directo
de la actividad organizadora de la institución productora: La Oficina del Alto Comisario.
Cronológico. Numeración correlativa de los documentos contenidos en el expediente.
El plan de clasificación adoptado es el siguiente: Administración, Contabilidad y
Finanzas, Personal, Funcionamiento, Material de Explotación y Herramientas,
Propiedades inmobiliarias, Empresas absorbidas.
3.4 ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
3.4.1 Situación jurídica
Objetivo:
Proporcionar información sobre la situación legal de la unidad de descripción
Regla:
Recoger información sobre la situación legal de la unidad de descripción.
193
Ejemplos:
Documentos Públicos transferidos ateniéndose a la sección 4 (1) de la Ley de Archivos
Públicos de 1958.
Transferidos ateniéndose a la Ley 44/1966, del Archivo Nacional
Documentos de carácter público debido a su donación al Estado
.2 Condiciones de acceso
Objetivo:
Identificar cualquier condición que restrinja o afecte al acceso a la unidad de descripción.
Regla:
Informar sobre las condiciones que restrinjan o afecten la accesibilidad de la unidad de descripción.
Se indicará el alcance del periodo de restricción de la consulta y la fecha en que los documentos
estarán disponibles
Ejemplos:
Sólo se permite el acceso a la documentación con un permiso escrito del director de la
empresa. .
Correspondencia familiar sólo consultable a partir del año 2010.
El acceso a todos los documentos está regulado por la Ley de Acceso a la información e
Intimidad
Inaccesible hasta su microfilmación
Accesible a todos los investigadores registrados.
La mayoría d: los documentos contenidos en este fondo son de libre consulta. Excepto la
información de algunos expedientes relativos al personal y sujetos a las condiciones o
plazos especiales de consulta.
3.4.3 Derechos de autor / normas sobre reproducción
Objetivo:
Identificar cualquier estricción sobre la utilización o reproducción de la unidad de descripción.
Regla:
Informar sobre las normas que regulan la utilización a reproducción de la unidad de descripción
después de haber obtenido el acceso a ella. Si las condiciones sobre uso reproducción o publicación
se desconocen o si no existiesen no es necesaria ninguna mención.
Ejemplos:
Derechos pertenecientes a la CJIYZ-TV
No existe posibilidad de reproducción sin permiso del presidente de la Compañía.
Las fotografías solo pueden reproducirse con fines culturales. La utilización de fotografías
en publicaciones no puede realizarse sin permiso de Kenneth McAllister.
194
Ley de derechos de reproducción de Malasia de 1987: Documentos de dominio público,
reproducción con permiso del Archive Nacional de Malasia.
3.4.4 Lengua de los documentos
Objetivo:
Identificar la(s) lengua(s) los de escritura y símbolos empleados en la unidad de descripción.
Regla:
Reseñar la lengua predominante de los documentos que componen la unidad de descripción. Dar
cuenta de los distintos alfabetos, escrituras, símbolos o abreviaturas empleados.
Ejemplos:
En portugués
Texto principal en latín; interpolaciones en francés normando.
En inglés.
Francés
3.4.5 Características físicas
Objetivo:
Proporcionar información sobre cualquier característica física importante que afecte a la utilización de
la unidad de descripción.
Regla:
Indicar cualquier detalle físico importante y/o la condición física permanente de la documentación que
límite la utilización de la unidad de descripción.
Ejemplos:
Imágenes desvaídas.
Legible sólo con luz ultravioleta
3.4.6 Instrumentos de Descripción
Objetivo:
Identificar cualquier instrumento de descripción relacionado con la unidad de descripción
Regla:
Informar sobre cualquier instrumento de descripción que pueda tener tanto el archivo coma el
productor de los documentos y que proporcione información relativa al contenido de la unidad de
descripción. Si era pertinente incluir información, sobre donde obtener una copia.
Ejemplos:
Registro topográfico.
Instrumento de descripción detallado disponible. Control a nivel de expediente
Instrumento de descripción Records of Parks Canada (RG84) / Gabrielle Blais.- General
Inventory Series / División de los Archivos Federales).- Ottawa: Public Archives of
Canadá, 1985.
195
Índice geográfico
Índice de correspondencia hasta 1880.
Relaciones descriptivas, Documentos de la Oficina del Alto Comisario
Repertorio numérico del fondo 234 J. Sociéth ardoisiêre de l’Anjau. Explotation de Renath
/ Isabelle Las.- (Arhives du pays bleu/Archives départementales de la Mayenne).Laval
Archives Departementales de la Mayenne, 1922, incluye glosario de términos técnicos de
la industria pizarrera.
3.5AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA
33.1 Localización de los documentos originales
Objetivo:
Si la unidad de descripción es una reproducción se identificará el archivo, organismo o individuo que
conserva los originales.
Regla:
Si la unidad de descripción es una reproducción y otro archivo, organismo o individuo conserva los
originales, reseñar su nombre de la información no es confidencial. Se darán también signaturas y
cualquier otra información que pueda ayudar a localizar los documentos originales. Si se tiene
conocimiento de que los originales no existen, se dará esta información.
Ejemplos:
Original en el Archivo Nacional de Canadá C2358.
Originales destruidos tras su microfilmación en 1981.
Originales en poder de la Sociedad de Amigos de Newcastle-upon-Tyne (acceso con
permiso del Secretario).
Originales en la Sede Central Archivo Nacional de Malasia.
3.5.2
Existencia de copias
Objetivo:
Indicar la existencia y disponibilidad de copias de la unidad de descripción.
Regla:
Si la unidad de descripción está disponible en otro soporte (va sea en la institución o en cualquier otro
lugar), reseñarlo junto con cualquier signatura significativa y el lugar donde puede ser consultado.
Ejemplos:
Diarios y correspondencia también disponibles en microfilm
Películas también disponibles en video.
3.5.3
Unidades de descripción relacionadas en el archivo
Objetivo:
Identificar unidades de descripción relacionadas dentro del propio archivo.
Regla:
Si la unidad de descripción está formada por documentos que tienen una relación directa y
significativa con otra unidad de descripción. se debe indicar esta relación Se utilizarán unos términos
196
introductorias adecuados. Si la unidad de descripción relacionada es un instrumento de descripción
usar el elemento de descripción Limado instrumentos de Descripción para hacer la refrenda (3.4 .6).
Ejemplos:
Incluye numerosos relatos medievales dispersos similares a los documentos en E101 y
SC6.
Para más documentos relatives a la Queen's Jointure ver LR5.
Series relacionadas: Comunicaciones internas de la Oficina del Director General
Expedientes relativos a comercio, exportaciones de caucho, etc. Por Ej.: Exportación de
caucho S de S 116/15; exportaría de caucho a Italia y Francia - H.C.O 288/15;
APÉNDICE
Al El diagramas muestra algunas situaciones corrientes, pero no incluye todas las
combinaciones de niveles posibles.
A2 Puede existir número indefinido de niveles intermedios entre los que muestra el
diagrama
Diagrama de niveles de organización de un fondo.
FONDO
SECCIÓN DE
FONDO
SECCIÓN DE
FONDO
SUBDIRECCIÓN
SERIE
Unidad
documental
compuesta
Unidad
documental
simple
SERIE
Unidad
documental
compuesta
197
SERIE
Unidad
documental
compuesta
Unidad
Documental
simple

descripcion de archivos - Escuela Nacional de Biblioteconomía

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