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A C Septiembre 2011
NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB INDICE INTRODUCCION _________________________________________________________________________3 1. BASE LEGAL _______________________________________________________________________4 2. ALCANCE _________________________________________________________________________4 3. OBJETIVO ________________________________________________________________________4 4. PAUTAS GENERALES ________________________________________________________________4 4.1. PLAZOS Y FRECUENCIA DE PRESENTACION _______________________________________________4 4.2. SISTEMA DE CODIFICACION PARA EL ENVIO DE INFORMACION FINANCIERA Y COMPLEMENTARIA ___5 4.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LA INFORMACION FINANCIERA Y COMPLEMENTARIA _________________6 4.4. FORMAS DE INGRESO DE INFORMACION ________________________________________________6 5. PAUTAS ESPECÍFICAS________________________________________________________________8 5.1. CODIGO NRO. 01: BALANCE GENERAL (FORMA A) __________________________________________8 5.2. CODIGO NRO. 02: ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS (FORMA B) ___________________________10 5.3. CODIGO NRO. 03: ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO (FORMA C) ______________________________13 5.4. CODIGO NRO. 04: ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO (FORMA D) __________________13 5.5. CODIGO NRO. 05: BALANCE DE COMPROBACION DE SALDOS (FORMA F) _______________________14 5.6. CODIGO NRO. 06: INVERS. NEGOCIABLES EN VALORES REPRESENTATIVOS DE CAPITAL (ANEXO 1A) __15 CODIGO NRO. 07: INVERSIONES EN VALORES REPRESENTATIVOS DE DEUDA (ANEXO 1B) __________15 CODIGO NRO. 08: INVERSIONES PERMANENTES (ANEXO 1C) ________________________________15 5.7. CODIGO NRO. 09: BIENES ADJUDICADOS Y RECIBIDOS EN PAGO DE DEUDAS (ANEXO 4) ___________17 5.8. CODIGO NRO. 10: INFORME DE CLASIFICACION DE DEUDORES Y PROVISIONES (ANEXO 5)__________17 CODIGO NRO. 11: RESUMEN DE PROVISIONES PROCICLICAS (ANEXO 5A) _______________________17 5.9. CODIGO NRO. 12: REPORTE DE DEUDORES (ANEXO 6 A) ____________________________________23 5.10. CODIGO NRO. 13: DEPOSITOS SEGÚN ESCALA DE MONTOS (ANEXO 13) ________________________26 5.11. CODIGO NRO. 14: POSICION MENSUAL DE LIQUIDEZ (ANEXO 15 B) ___________________________27 5.12. CODIGO NRO. 16: ACTIVOS Y CREDITOS CONTING. POND. POR RIESGO CREDITICIO (REPORTE 2 A) ___27 CODIGO NRO. 17: RES. DE ACTIVOS Y CREDITOS CONT. POND.POR RIESGO CREDITICIO (REPORTE 2 B) 27 5.13. CODIGO NRO. 18: PATRIMONIO EFECTIVO (REPORTE 3) ____________________________________28 5.14. CODIGO NRO. 19: REPORTE DE TASAS DE INTERES ACTIVAS SOBRE SALDOS (REPORTE 6A) _________29 5.15. CODIGO NRO. 20: REPORTE DE TASAS DE INTERES PASIVAS SOBRE SALDOS (REPORTE 6B) _________30 5.16. CODIGO NRO. 21: CONTROL DE LIMITES GLOBALES E INDIVIDUALES (REPORTE 13) _______________30 5.17. CODIGO NRO. 22: REPORTE DE INFORMACION FINANCIERA Y ESTADISTICA _____________________31
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 2 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB INTRODUCCION La Federación, velando por la mejora continua en la calidad de la información recibida por parte de las COOPAC, busca siempre estar a la vanguardia de los cambios que, en materia financiera y contable, se realizan en el sistema financiero principalmente en las adecuadas prácticas contables y financieras de las COOPAC; a fin de que puedan adoptarlas en sus instituciones a través de los aplicativos informáticos que les son proporcionados; a fin de que se pueda capturar la mejor información en el tiempo adecuado para su respectiva evaluación y consolidación. La presente Guía Instructiva, nace con la finalidad de proporcionar a las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Operar con Recursos del Público una herramienta que les permita estandarizar el adecuado registro de la información estadística, financiera y complementaria presentada a la Federación en los periodos comprendidos por la normativa legal vigente.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 3 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 1. BASE LEGAL La regulación en materia contable y financiera de las COOPAC, ha sufrido varios cambios en el transcurrir de los años. Esto ha ocasionado que el ente regulador promueva conjuntamente con la Federación, dispositivos legales que permitan a las COOPAC adoptar las mejores prácticas financieras y contables. Por ello en la elaboración de la presente Guía consideramos el siguiente marco normativo: Ø Resolución SBS Nº 9641‐2010: Modificaciones al Manual de Contabilidad para las Cooperativas de Ahorro y Crédito No autorizadas a Operar con Recursos del Público. Ø Resolución SBS Nº 1100‐2002 y modificatorias: Manual de Contabilidad para las Cooperativas de Ahorro y Crédito No autorizadas a Operar con Recursos del Público. Ø Resolución SBS Nº 11356‐2008 y modificatorias: Reglamento para la Evaluación y Clasificación del Deudor y la Exigencia de Provisiones. Ø Resolución SBS Nº 540‐1999 y modificatorias: Reglamento para las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Operar con Recursos del Público. Ø Circular SBS Nº COOP 041‐2000: Presentación de los Estados financieros e información financiera complementaria. 2. ALCANCE La presente guía instructiva tiene alcance a todas las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Operar con Recursos del Público. 3. OBJETIVO Brindar las pautas e instruir en el correcto llenado del Sistema de Tramite Documentario (SISTRA) versión Web, según el tipo de información financiera (formatos, anexos y reportes) reportada ordinariamente a la Federación por parte de las COOPAC. 4. PAUTAS GENERALES 4.1. PLAZOS Y FRECUENCIA DE PRESENTACION A efectos de ingresar los distintos reportes que contiene el SISTRA Web, las COOPAC deberán conocer el tipo de información complementaria según la periodicidad que le corresponde, sea esta mensual, trimestral, semestral y anual. Los plazos y frecuencia de presentación de la información estadística, financiera y complementaria, (formas, reportes y anexos), se encuentran establecidos en el Capítulo I Numeral 5 del Manual de Contabilidad para las COOPAC. Para tal efecto, una vez culminado el proceso de ingreso y envío de los reportes, según corresponda a través del SISTRA Web, las COOPAC continuarán con la remisión en físico de la información financiera y complementaria a la Federación.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 4 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 4.2. SISTEMA DE CODIFICACION PARA EL ENVIO DE INFORMACION FINANCIERA Y COMPLEMENTARIA 4.2.1. Códigos asignados por tipo de información Con la finalidad de organizar la información financiera de elaboración obligatoria según la periodicidad y activos totales de las COOPAC, y que deben reportar a través del SISTRA Web, se ha establecido un código a cada tipo de formato, reporte y anexo. El detalle de estos códigos se muestra a continuación: CODIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 16 18 19 20 21 DESCRIPCION Balance General Estado de Ganancias y Perdidas Estado de Flujos de Efectivo Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Balance de Comprobación de Saldos Inversiones Negociables en Valores Representativos de Capital Inversiones en Valores Representativos de Deuda Inversiones Permanentes Bienes Adjudicados y Recibidos en Pago de Deudas Informe de Clasificación de Deudores y Provisiones Resumen de Provisiones Procíclicas Reporte de Deudores Depósitos Según Escala de Montos Posición Mensual de Liquidez Activos y Créditos Contingentes Ponderados por Riesgo Crediticio Resumen de Activos y Créditos Contingentes Ponderados por Riesgo Crediticio Patrimonio Efectivo Reporte de Tasas de Interés Activas Sobre Saldos Reporte de Tasas de Interés Pasivas sobre Saldos Control de Limites Globales e Individuales 22 Reporte de Información Financiera y Estadística 17 FORMATO Forma A Forma B Forma C Forma D Forma F Anexo 1A Anexo 1B Anexo 1C Anexo 4 Anexo 5 Anexo 5A Anexo 6 A Anexo 13 Anexo 15B Reporte 2 Anexo A Reporte 2 Anexo B Reporte 3 Reporte 6A Reporte 6B Reporte 13 Reporte de Información Financiera y Estadística 4.2.2. Codificación para el almacenamiento de archivos Una vez culminado el proceso de ingreso o carga de cada formato, reporte o anexo; el almacenamiento de este generará una codificación, la misma que comprende lo siguiente: 03 2011 05 206 Nro. COOPAC asignado Código Asignado según tipo de información (formato, reporte o anexo) Periodo al que corresponde el tipo de información a reportar Mes al que corresponde el tipo de información a reportar
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 5 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 4.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LA INFORMACION FINANCIERA Y COMPLEMENTARIA La estructura de cada reporte que comprende la información financiera y complementaria está diseñada en virtud a los rubros establecidos por la normativa vigente en materia contable, así como también a una numeración correlativa de las diversas filas que los componen. Por tal razón, y para identificar los campos a ingresar o con valores, estos se denominaran como “filas”. 4.4. FORMAS DE INGRESO DE INFORMACIÓN 4.4.1. Importación de archivos desde formato MS Excel Esta forma de ingreso consistirá en importar individualmente desde el SISTRA Web cada reporte, según corresponda. El archivo MS Excel a importar, debe guardarse previamente con las siguientes indicaciones: ü Observar que el archivo que corresponde al periodo a reportar, debe contener la codificación respectiva, según lo mencionado en el punto 5.2 tratado previamente. Por ejemplo: si el periodo a informar corresponde a Junio 2011, el reporte de Código 01: Balance General (Forma A) es la información a reportar; y el número asignado a la COOPAC asignado por la Federación es el 2. Entonces, la hoja de cálculo y el archivo a importar se guardará con la siguiente nomenclatura: 062011012. ü A fin de evitar la generación de distorsiones en los cálculos, se deberá eliminar las filas vacías superiores de la hoja de cálculo y archivo a importar antes de que este sea guardado. Una vez preparado el archivo MS Excel a importar, deberá seguir el siguiente procedimiento: a. Desde el Menú Principal, ir a la opción “registro de formatos” y seleccionar la opción “Carga formato Excel”. Seguidamente seleccionar la opción “buscar archivo *.xls”, y buscar desde la ruta donde fue guardado en su computador; para luego presionar la opción “validar” y la opción “guardar”, tal como se muestra en la figura: Esta opción permitirá “guardar temporalmente” la información cargada sujeta a ser revisada o modificada por la COOPAC. b. Desde la opción “formatos cargados” podrá visualizar en un listado los archivos que fueron importados, según el periodo seleccionado.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 6 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB c. Los archivos que se encuentran en estado “temporal” podrán ser eliminados presionando la “X” que aparece en su derecha. No serán visualizados los archivos que se encuentran en dicho estado. d. Los archivos cuyo estado sea “oficial” podrán ser visualizados, exportados e impresos para ser remitidos en físico a la Federación. 4.4.2. Ingreso desde el SISTRA Web Esta opción permitirá ingresar la información financiera y complementaria por filas desde el mismo SISTRA Web. Por lo que el procedimiento es el siguiente: a. Deberá seleccionar el tipo de información financiera (formatos, reportes o anexos). Desde el menú principal, podrá marcar la opción “registros de formatos”; o también podrá seleccionar el formato deseado directamente de la barra de códigos, tal como se muestra a continuación: Desde la Barra de Códigos
Desde el Menú Principal b. Una vez seleccionado el tipo de reporte a registrar, consignará el periodo (mes / año) que corresponde a su información, para luego marcar la opción “nuevo” y proceder al registro de valores según las filas que se muestran y de acuerdo a las pautas especificas por tipo de información descritas líneas abajo. c. Se debe tener en cuenta que el registro de los valores se realizará sin considerar decimales; a excepción de los reportes con Código 19 y 20 (Reporte 6A y 6B) referidos a Tasas de Interés FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 7 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Activas y Pasivas sobre Saldos, pues estos son expresados en porcentajes hasta con 2 decimales. d. Culminado o no el proceso de registro de la información, según el reporte elegido, deberá seleccionar la opción “Formato Temporal”. Esta opción permite guardar la información registrada de manera temporal, pudiendo esta ser modificada. Una vez que haya validado los datos ingresados, seleccionará la opción ”guardar definitivamente”, a fin de que tales datos sean oficiales. Esta información, será aquella que la Federación tomará como válida y definitiva, pues no estará sujeta a modificaciones posteriores por parte de la COOPAC. 5. PAUTAS ESPECÍFICAS El Manual de Contabilidad presenta claramente la dinámica de las partidas contables; así como también, determina la naturaleza contable de los principales rubros de los estados financieros. A continuación, se describen las pautas específicas por cada tipo de reporte, según su código asignado por el SISTRA Web: 5.1. CODIGO Nro. 01: BALANCE GENERAL (FORMA A) Este formato comprende las siguientes partes: 5.1.1. Activo Comprende los fondos disponibles, los créditos concedidos a los asociados y derechos que se esperan, sean o puedan ser convertidos en efectivo; así como las inversiones en valores y títulos, los bienes y derechos destinados a permanecer en la cooperativa y los gastos pagados por adelantado. a. Las cuentas del activo son de naturaleza deudora, es decir, que su saldo debe ser positivo en todas las partidas que lo conforman; por tanto los valores a registrar serán a valores positivos. b. Las partidas: disponible (fila 2), fondos interbancarios (fila 8), inversiones negociables y a vencimiento (fila 11), cartera de créditos (fila 17), cuentas por cobrar (fila 25), bienes realizables, recibidos en pago, adjudicados y fuera de uso (fila 30), e inversiones permanentes (fila 35); son calculadas automáticamente de la sumatoria de las sub partidas que las conforman, por tanto el valor de tales sub partidas deben responder a saldos positivos.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 8 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB c. Las provisiones constituidas en algunas partidas del activo como: provisión de cartera de créditos (fila 24), provisión para cuentas por cobrar (fila 29), provisión para bienes realizables, cedidos en pago, adjudicados y fuera de uso (fila 34); y la provisión para inversiones permanentes (fila 39) se muestran con saldos negativos; por lo que al momento de ingresar su valor se marcarán de color rojo y serán deducidos de las partidas correspondientes. d. El valor de la partida “inmuebles, mobiliario y equipo” (fila 40) se consignará NETO de la “depreciación acumulada” (fila 41). De igual manera, se ha de registrar el valor de “otros activos” (fila 43) NETO de la “amortización acumulada” (fila 44). e. Asimismo, el valor registrado en los “créditos refinanciados” (fila 20), debe estar deducido de los intereses capitalizados producto de la refinanciación y que son trasladados a "ingresos diferidos", según lo establece el Manual de Contabilidad. (cuentas contables: 1404‐290101‐ 290102). 5.1.2. Pasivo Representa las obligaciones contraídas por la cooperativa por operaciones autorizadas a realizar derivadas de la captación de recursos de sus asociados, adeudos por créditos obtenidos, cuentas por pagar, así como las obligaciones con el Estado, con el personal y provisiones diversas. a. Las cuentas del pasivo son de naturaleza acreedora, es decir, que su saldo debe ser positivo en todas las partidas que lo conforman; por tanto los valores a registrar serán positivos. b. Las partidas: obligaciones con los asociados (fila 50), fondos interbancarios (fila 56), adeudos y obligaciones financieras a corto plazo (fila 59), cuentas por pagar (fila 64), adeudos y obligaciones a largo plazo (fila 67); son calculadas automáticamente de la sumatoria de las sub partidas que las conforman, por tanto el valor de tales sub partidas deben responder a saldos positivos. 5.1.3. Patrimonio Comprende las aportaciones pagadas por los asociados, incluyendo las capitalizaciones de remanentes, así como el capital adicional proveniente de donaciones; reservas; los ajustes al patrimonio o revaluación; resultados acumulados y resultados del ejercicio. a. Las cuentas del patrimonio son de naturaleza acreedora, es decir que su saldo debe ser positivo en todas las partidas que lo conforman; por tanto los valores a registrar en “capital social” (fila 84), “capital adicional” (fila 85), “reservas” (fila 86), y ajustes al patrimonio (fila 87), deben ser positivos. b. El resultado acumulado (fila 88) y el resultado del ejercicio (fila 89), se mostraran a valores positivos (déficit) y negativos (superávit), según sea el caso.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 9 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 5.1.4. Conciliación de valores o cifras Completado el registro del Balance General ‐ Código Nro. 01 (Forma A), en la parte inferior de este último aparecerá un resumen de las cifras o valores registrados. Podrá guardar el archivo temporalmente, pero no lo podrá guardar en formato definitivo, sino hasta que la diferencia sea cero. 5.2. CODIGO Nro. 02: ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS (FORMA B) 5.2.1. Ingresos Financieros Comprende los ingresos por concepto de intereses provenientes de fondos disponibles, fondos interbancarios, inversiones negociables, créditos, cuentas por cobrar, inversiones permanentes, diferencia de cambio y otros ingresos financieros. Estas partidas contables presentan saldos cuya naturaleza es acreedora, por tanto el valor a consignarse en las filas 2 a 13, debe ser positivo. 5.2.2. Gastos Financieros Comprende los gastos financieros incurridos por la cooperativa en el período, tales como: los intereses, comisiones, diferencia de cambio y otras cargas financieras, devengados por la captación de recursos de los asociados en sus distintas modalidades, por los financiamientos obtenidos de las instituciones financieras del país y del exterior, así como por otras cuentas por pagar.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 10 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Filas
a. Al tratarse de partidas de naturaleza deudora, el valor a consignarse en las filas 15 a 28 será a valores positivos. b. La “diferencia de cambio de operaciones varias (fila 10) que corresponde a los ingresos financieros, debe considerar el valor neto acreedor (ganancia) producto de la diferencia del saldo de las cuentas contables: 5108 ‐ 4108. Si tal diferencia es negativa, el valor neto es deudor (perdida), por tanto esta diferencia será registrada como gastos financieros “diferencia de cambio de operaciones varias” (fila 24). c. Es de considerarse que las provisiones para desvalorización de inversiones (fila 30) y las provisiones para incobrabilidad de créditos del ejercicio (fila 32), presentan saldos positivos al tratarse de gastos cuya naturaleza es deudora. d. El valor registrado por las provisiones para desvalorización de inversiones de ejercicios anteriores (fila 31), corresponde a la diferencia del saldo de las cuentas 65010201 – 64010401. Si la diferencia resulta positiva, el valor neto es deudor (gasto) por tanto este valor se consignará en positivo. Si dicha diferencia es negativa, el valor neto será acreedor (ingreso). e. De igual manera, el valor registrado por las provisiones para incobrabilidad de créditos de ejercicios anteriores (fila 33) corresponde a la diferencia del saldo de las cuentas 65010202‐ 64010402). Si la diferencia resulta positiva, el valor neto es deudor (gasto) por tanto este valor se consignará en positivo. Si la diferencia es negativa, el valor neto será acreedor (ingreso). 5.2.3. Ingresos por Servicios Financieros FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 11 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Las sub partidas que comprenden los ingresos por servicios financieros referidas a “ingresos por operaciones contingentes” (fila 36) y los “ingresos diversos” (fila 37), serán registrados a valores positivos por corresponder a partidas de ingresos cuya naturaleza es acreedora. 5.2.4. Gastos por Servicios Financieros Los gastos por servicios financieros que comprenden los “gastos por operaciones contingentes” (fila 39) y “gastos diversos” (fila 40), corresponden a partidas de egresos cuya naturaleza es deudora, por tanto su valor se consignará en positivo. 5.2.5. Gastos de Administración, y Provisiones, Depreciación y Amortización Filas Filas
Los “gastos de administración” comprendidos en las filas 43 a 47, así como las “provisiones, depreciación y amortización” ubicados en las filas 50 a 54; serán registrados a valores positivos por tratarse de partidas de gastos. 5.2.6. Otros Ingresos y Gastos a. La partida “Otros Ingresos y Gastos” ubicados en la fila 56, corresponde al valor neto de los ingresos extraordinarios y de ejercicios anteriores (filas 57 y 58) menos los gastos extraordinarios y de ejercicios anteriores (filas 59 y 60); por tanto estos valores se registrarán en positivo. b. Tanto los ingresos de ejercicios anteriores como los gastos de ejercicios anteriores, deben estar deducidos del saldo de los ingresos por reducción de provisiones (cuenta 640104) y de los gastos por incremento de provisiones. 5.2.7. Conciliación de valores o cifras Una vez finalizado el ingreso del estado de ganancias y pérdidas, este no podrá ser guardado definitivamente hasta que coincida el resultado de éste con el resultado neto del ejercicio considerado en el Balance General. FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 12 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 5.3. CÓDIGO Nro. 03: ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO (FORMA C) El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiamiento. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de la COOPAC durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final. El proceso de preparación consiste fundamentalmente en analizar las variaciones resultantes del balance comparativo para identificar los incrementos y disminuciones en cada una de las partidas, culminando con el incremento o disminución neta en efectivo. Para este análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado por lo destinado a las actividades de operación, que consiste esencialmente en traducir el resultado neto reflejado en el Estado de Ganancias y Pérdidas al flujo de efectivo, separando las partidas incluidas en dicho resultado que no implicaron recepción o desembolso del efectivo. De igual manera, es importante analizar los incrementos o disminuciones en cada una de las demás partidas comprendidas en el Balance General para determinar el flujo de efectivo proveniente o destinado a las actividades de financiamiento y a las de inversión, tomando en cuenta los movimientos contables que sólo presentan traspasos y no impliquen movimiento de fondos. Existen 2 métodos para la formulación de este Estado: el método directo considera solo las partidas que han ocasionado un aumento o una disminución del efectivo y sus equivalentes. Por ejemplo: amortizaciones de préstamos, el cobro de otros ingresos, los pagos realizados por los distintos conceptos de gastos. Por su parte, el método indirecto consiste en presentar el resultado neto del período tal como se presenta del Estado de Ganancias y Pérdidas, y ajustarlos por todas aquellas partidas que han incidido en su determinación (dado el registro en base al devengado), pero que no han generado movimientos de efectivo y sus equivalentes. En suma, este método parte de cifras que deben ser ajustadas exponiendo partidas que nada tienen que ver con el fluir de recursos financieros. Es por eso que este método también se llama "de la conciliación". De acuerdo al Manual de Contabilidad vigente, el método a utilizar para la formulación del Estado de Flujos de Efectivo, es el método indirecto; siendo su periodicidad anual a ser registrada por las COOPAC. 5.3.1. Ingreso de datos y conciliación de valores o cifras Para el ingreso de datos en el SISTRA Web de este formato, se deberá tener en cuenta las formas y el procedimiento mencionados en el punto 5.4. de esta guía y los campos requeridos. Completado el ingreso del Estado de Flujos de Efectivo, este no podrá ser guardado definitivamente hasta que coincidan los saldos de efectivo con el Balance General. 5.4. CODIGO Nro. 04: ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO (FORMA D) Este estado financiero muestra información sobre el valor neto contable de la COOPAC (patrimonio neto), así como su evolución a lo largo del ejercicio que se cierra y el anterior.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 13 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Siempre se elabora comparativamente con los 2 últimos ejercicios, y muestra las variaciones ocurridas en las partidas patrimoniales. Es de mencionar que la periodicidad de este reporte es de carácter anual, y para su registro deberá considerar lo siguiente: a. Una vez seleccionado el periodo a reportar, en la fila 1 deberá registrar los saldos iniciales que corresponden al periodo previo por cada partida patrimonial estructurada en cada columna. b. En las filas 2 a 14 se registrará los valores de las variaciones de las distintas partidas patrimoniales ocurridas durante el periodo anterior al del reporte. c. En la fila 15 aparecerá el saldo final del periodo anterior que es el saldo inicial del periodo de reporte. d. Desde las filas 16 a 26, deberá ingresar las variaciones patrimoniales ocurridas durante el periodo de reporte por las distintas partidas patrimoniales. e. Una vez concluido el registro de valores, el saldo final resultante (fila 27) deberá conciliar con el saldo final del patrimonio al finalizar el periodo de reporte. Solo así, podrá guardar definitivamente el archivo. 5.5. CODIGO Nro. 05: BALANCE DE COMPROBACION DE SALDOS (FORMA F) Opción para búsqueda de cuenta contable por código
Este formato de acuerdo al Manual de Contabilidad se debe presentar a 10 dígitos y está conformado por 8 columnas, tal como sigue: o o o o o o o o Fila Número de Cuenta Agencia Nombre de Cuenta Saldo anterior Débito Créditos Saldo Actual La forma de registro de este formato, se realizara únicamente a través de la carga o importación desde el archivo MS Excel, observándose el procedimiento señalado en la página 6, FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 14 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB específicamente en el punto 4.4.1 (Importación de archivos formato MS Excel). Una vez cargado el archivo desde MS Excel, deberá “guardar definitivamente”. 5.6. CODIGO Nro. 06: INVERSIONES NEGOCIABLES EN VALORES REPRESENTATIVOS DE CAPITAL (ANEXO 1A) CODIGO Nro. 07: INVERSIONES EN VALORES REPRESENTATIVOS DE DEUDA (ANEXO 1B) CODIGO Nro. 08: INVERSIONES PERMANENTES (ANEXO 1C) a. El registro de este tipo de información se realizara a través de las 2 formas señaladas en el punto 5.4. b. Se deberá completar todos los requerimientos de información por cada valor representativo de capital o deuda en que la COOPAC mantenga posición. Se registrarán los valores según los campos requeridos en cada reporte, aquellos campos que no sean aplicables a determinados valores, se deberán dejar en blanco. Así, los sub anexos no aplicables a las inversiones mantenidas por una COOPAC no deberán ser reportados. c. En cada reporte, podrá agregar o eliminar filas de datos, según la magnitud de la información que la COOPAC tenga a reportar. Código Nro. 06
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 15 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Código Nro. 07 Código Nro. 08 d. De igual manera, para este registro, se deberá seguir con las indicaciones de las notas metodológicas establecidas para estos formatos contenidos en el Manual de Contabilidad vigente. e. En cualquier momento del proceso de registro de valores, podrá “guardar temporalmente” el formato; a fin de que pueda revisar y validar los datos ingresados. Una vez que esta información se encuentre revisada y validada, podrá “guardar definitivamente el reporte”, siendo de carácter oficial.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 16 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 5.7. CODIGO Nro. 09: BIENES ADJUDICADOS Y RECIBIDOS EN PAGO DE DEUDAS (ANEXO 4) Con este formato se busca detallar los bienes que, en un determinado periodo, han sido adjudicados por la cooperativa o recibidos en pago de deudas crediticias por parte de los socios de las COOPAC. a. El ingreso de esta información en el SISTRA Web, se realizará únicamente a través de la carga o importación desde archivo MS Excel. Debiendo para tal caso, observar las notas metodológicas respectivas contenidas en el Manual de Contabilidad. b. La sumatoria correspondiente al campo “Valor Neto de Libros a la Fecha de Reporte” deberá conciliar con los valores contenidos en la cuenta 1602 menos la cuenta 160902 del Balance de Comprobación. 5.8. CODIGO Nro. 10: INFORME DE CLASIFICACION DE DEUDORES y PROVISIONES (ANEXO 5) CODIGO Nro. 11: RESUMEN DE PROVISIONES PROCICLICAS (ANEXO 5A) El “Informe de Clasificación de Deudores y Provisiones”, comprende catorce partes, cuyo registro de datos se explica en las notas metodológicas vigentes que, deberán ser observadas por las COOPAC. El SISTRA Web estructura este reporte de acuerdo a tales notas metodológicas; considerando explicar ciertas pautas especificas para que las COOPAC puedan utilizar con mayor facilidad este aplicativo. a. Todos los valores se consignarán en enteros y sin decimales. b. Antes de iniciar la carga o registro de este reporte, deberá asegurarse que el Balance de Comprobación se encuentre validado y registrado en el SISTRA Web. c. En la primera parte “A: Monto de los Créditos directos e indirectos”, se registran los saldos de la cartera de préstamos por categoría de riesgo y por tipo de crédito (filas 2 a 9). Filas
d. En la parte segunda “A’: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos”, se consignará el saldo total de los créditos directos mas el saldo de los créditos directos multiplicado por el factor de conversión crediticio (FCC) por categoría de riesgo y por tipo de crédito (filas 12 a 19). Cabe indicar que, los créditos indirectos deben ser controlados contablemente en las respectivas cuentas de orden. FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 17 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB e. En la parte “B: Número de Deudores”, las filas 22 a 29 registrarán el numero de deudores ya sea por categoría de riesgo y por tipo de crédito. Tal como lo explica la nota metodológica, si un deudor mantiene 2 tipos de créditos con la cooperativa ya sea consumo y microempresa, se consignara como 1 deudor de tipo consumo y 1 deudor de tipo microempresa (filas 22 a 29). Sin embargo, en la fila 30 que se consigna el total de deudores, se considerará como 1 deudor. El número total de deudores no corresponde a la sumatoria de las filas 22 a 29, al tratarse de distintos criterios de conteo. Filas No constituye la suma de la las filas 22 a 29
f. La parte “C: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos con Sustitución de Contraparte Crediticia – Antes de la Sustitución”, se refiere a aquella porción de los créditos que se encuentran garantizados mediante fianzas solidarias, avales, seguros de créditos, entre otros; bajo la responsabilidad subsidiaria de los gobiernos centrales, bancos centrales, bancos multilaterales de desarrollo y empresas del sistema financiero o del sistema de seguros del país o del exterior, u otras entidades determinadas por la Superintendencia. El valor de estos, será consignado en las filas 32 a 39, g. En la parte “C’: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente de Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos con Sustitución de Contraparte – Después de la Sustitución”; se consignará en las filas 42 a 49 la diferencia entre el total de los créditos directos e indirectos, y el saldo de los créditos que cuenten con contraparte crediticia consignados en la parte anterior C. h. La parte “D: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos que cuenten con Garantías Preferidas Auto liquidables”; se refiere a la porción de los créditos que presenta garantías de depósitos en efectivo ya sea en moneda nacional y extranjera, por lo que se consignarán los valores respectivos en las filas 52 a 59. i. En la séptima parte “D’: Monto de los Créditos que cuentan con Convenios Elegibles”; en concordancia con las condiciones establecidos por la normativa, para que los créditos de consumo no revolvente con descuento en planilla sean considerados como elegibles, la cooperativa deberá registrar en la fila 62 el saldo de los créditos que cumplan tales condiciones. En su defecto, no consignará valores en esta parte. FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 18 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Las condiciones mencionadas y establecidas se refieren a: j. ü Durante los 3 últimos meses, la institución a cargo de efectuar el descuento, debe encontrarse en clasificación Normal; o ser del sector público con presupuesto dependiente del tesoro público. Si no tuviese clasificación crediticia, la COOPAC lo evaluará y otorgará una clasificación. ü El convenio suscrito entre la institución y la COOPAC, debe precisar que ésta última tiene primera preferencia de pago frente a otros acreedores, o cuente con garantía de la institución donde se realizará el descuento. ü De igual manera, el referido convenio debe asegurar que la relación cuota/ingreso máxima admisible para el otorgamiento de los créditos no representa más del 30%, considerando el ingreso neto mensual del trabajador; y ü El comité de riesgos u órgano que cumpla dicha función aprueba la condición de elegible, confirmando que el convenio correspondiente cumple con las 3 condiciones previas. La parte “E: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos que cuenten con Garantías Preferidas de Muy Rápida Realización”; considera la porción cubierta de los créditos por este tipo de garantías, y su valor será registrado en las filas 64 a 69. En caso la COOPAC no cuente con este tipo de garantía, no se consignará valor alguno. Las garantías preferidas de muy rápida realización, son descritas en el numeral 3.11 del Capítulo IV de la Resolución SBS Nº 11356‐2008; y por lo general las COOPAC no cuentan con este tipo de garantías. k. En la octava parte “F: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos que cuentan con Garantías Preferidas”; se deberá registrar los valores en las filas 72 a 79, ya sea por tipo de crédito y categoría de riesgo. Al respecto, deberá tener en cuenta la descripción de este tipo de garantías establecidas en la Resolución Nº 11356‐ 2008.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 19 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB l. La parte “G: Monto de los Créditos Hipotecarios que cuenta con cobertura del Fondo Mí Vivienda”; considera el saldo de los créditos otorgados con este fondo, y su valor se consignará en la fila 81. m. El punto “H: Monto de los Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos que no Cuentan con Cobertura”; consigna el saldo de los créditos no cubiertos con garantías; los valores serán registrados por tipo de crédito y categoría de riesgo en la filas 84 a 91. n. En “I: Provisiones Constituidas”; se consignará en las filas 94 a 101 el monto del saldo de las provisiones de créditos directos y el equivalente al riesgo crediticio de los créditos indirectos, según categoría de riesgo y tipo de crédito. o. En la parte “J: Provisiones Requeridas”; se registran el monto de las provisiones estimadas, según la aplicación de las tablas de provisiones establecidas por la Resolución Nº 11356‐2008 más las provisiones procíclicas (Anexo 5 A). Para efectos de este registro, el SISTRA Web, calculará directamente los valores en las filas 104 a 111. p. De igual manera, el punto “K: Superávit (Déficit) de Provisiones”, resulta de la diferencia de las filas y columnas contenidas en la parte “I” y “J”; por lo que los valores respectivos de las filas 114 a 121 por tipo de crédito y categoría de riesgo, aparecerán automáticamente. 5.8.1. Cuadre del Anexo 5 con las cifras del balance Completado el registro de datos del “Informe de Clasificación de Cartera” y el “Resumen de Provisiones Procíclicas”, en la parte inferior aparecerá el “cuadre con las cifras del Balance”. Por lo que además de tomar en cuenta la nota metodológica del anexo, observará lo siguiente:
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 20 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB “Cifras del Balance”‐ Créditos Directos: a. El valor de columna “saldo” (fila 2) registra la sumatoria del saldo de créditos vigentes, reestructurados, refinanciados, vencidos y cobranza judicial. Este valor es extraído del Balance de Comprobación de Saldos (filas 18 a 22). b. La columna “exposición equivalente a riesgo crediticio” es el mismo valor del registrado en la fila 2. c. La columna “provisiones genéricas” comprende la sumatoria de las cuentas contables de provisiones extraídas automáticamente del Balance de Comprobación (14090202, 14090203, 14090302, 14090303, 14090402, 14090403, 14090902, 14090903, 14091002, 14091003, 14091102, 14091103, 14091202, 14091203, 14091302, 14091303). d. En cuanto a las “provisiones específicas”, el valor considerado en esta columna corresponde a la sumatoria de las cuenta contables especificas (14090201, 14090301, 14090401, 14090901, 14091001, 14091101, 14091201, 14091301) que es extraída del Balance de Comprobación. “Cifras del Balance”‐ Créditos Indirectos: e. En esta parte (filas 4 y 5) en la columna “saldo” se consignará el valor según el tipo de operación realizada. f. En la columna “exposición equivalente al riesgo crediticio”, corresponde a la porción representada por créditos indirectos por el factor de conversión crediticio según el tipo de operación. Este valor es calculado directamente por el aplicativo, g. En la columna “provisión genérica”, deberá ser igual al saldo de la cuenta 270102 en lo que respecta a cartas fianzas y emisiones de avales, según el Balance de Comprobación de Saldos. De la misma manera, la columna “provisión específica”, debe consignar el saldo de la cuenta 270101 (en lo que respecta a cartas fianzas y emisiones de avales), según el Balance de Comprobación. Parte W “Anexo 5”: h. Esta parte extrae los datos ya consignados en el “Informe de Clasificación de Cratera”. Así, la columna de “créditos directos e indirectos afectos a provisiones” será igual al total consignado en la Fila 20 de este formato (Total Créditos Directos y el Equivalente al Riesgo Crediticio de los Créditos Indirectos). i. El importe de la columna “provisiones genéricas constituidas”, será igual al total consignado en el total de provisiones constituidas en categoría “Normal” de la Fila 102.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 21 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB j. El valor de “provisiones especificas constituidas”, será igual al importe consignado en el total de provisiones constituidas de las demás categorías (con problemas potenciales, deficiente, dudoso y pérdida) de la fila 102. k. En caso de resultar diferencias del reporte con el Balance, éstas deberán ser sustentadas. CODIGO Nro. 11: RESUMEN DE PROVISIONES PROCICLICAS (ANEXO 5A) En este reporte de “Resumen de Provisiones Procíclicas – Anexo 5A”, se tendrá que indicar en primer lugar si la COOPAC se encuentra o no en periodo de adecuación. De seleccionar “si”, deberá seleccionar el periodo de adecuación en que se encuentra. Tal como se muestra a continuación: 1) 2) Solo ingresar valores en esta columna
Una vez seleccionados los datos mencionados previamente, la COOPAC realizará lo siguiente: a. La columna “endeudamiento en categoría normal”, se refiere al saldo de los créditos clasificados en categoría normal y por tipo de crédito, sin considerar los créditos que cuentan con garantías preferidas autoliquidables. Los valores de esta columna desde las filas 1 a 19, serán extraídos automáticamente desde el reporte Código Nro. 10: “Informe de Clasificación de Deudores” (Anexo 5). a. En la “provisión procíclica constituida” según las fila 1 a 19, se consignará el saldo de la provisión procíclica constituida por tipo de crédito, según lo haya determinado la cooperativa. b. En la columna “provisión procíclica requerida” se consiga el valor resultante luego de la aplicación del componente procíclico según la Resolución Nro. 11356‐2008. Este valor será calculado automáticamente por el aplicativo. Una vez culminado el proceso de conciliación con el Balance, podrá “guardar definitivamente” el Anexo 5: Informe de Clasificación de Cartera (Código 10) y el Anexo 5 A: Resumen de Provisiones Procíclicas (Código 11). FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 22 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 5.9. CODIGO Nro. 12: REPORTE DE DEUDORES (ANEXO 6 A) La información a considerar en este reporte, se refiere al detalle de la cartera de préstamos al cierre del periodo a reportar. Su contenido deberá cargarse únicamente desde archivo MS Excel mencionado en el punto 5.4.1. Para tal efecto, las pautas para la información contenida en los campos del reporte se precisan a continuación: a. En campo Cooperativa, se debe consignar el código de la COOPAC asignado por la Federación. b. En el campo Mes y Año, consignará el mes y año, respectivamente, al que corresponde el reporte de envío. c. En el campo Registro, corresponde el número secuencial de ingreso de registros, lo que denominamos para todos los formatos como “filas”. d. Apellido Paterno / Razón Social; Si el deudor es persona natural, se debe registrar el “apellido paterno”; y si s trata de persona jurídica se registrará la “razón social” tal como consta en la base de datos de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT). De tratarse de empresas no inscritas en SUNAT se deberá consignar la razón social según la escritura pública de constitución, considerando la última modificación de razón social que se hubiera hecho. Se evitará reportar siglas o nombres abreviados que puedan crear dudas respecto a la verdadera identidad del deudor. e. Apellido Materno; esta columna se limita a las personas naturales y debe registrarse sólo el apellido materno. f. 1er. Nombre: esta columna se limita a las personas naturales y se debe registrar sólo el primer nombre. g. 2do. Nombre; Esta columna se limita a las personas naturales las cuales deben registrar sólo hasta el segundo nombre. En caso la persona presente mayor a dos nombres no será necesario incluirlo. h. Fecha de Nacimiento; el contenido de esta columna se limita a las personas naturales, por tanto deberá registrar el año, mes, día (aaaa/mm/dd). i. Género; Se debe consignar “1” al tratarse de una persona natural de sexo masculino, “2” en el caso del sexo femenino, y “3” cuando se trate de una persona jurídica. j. Estado Civil; según corresponda, se consignará lo siguiente: 1 = Soltero (a) 2 = Casado (a) 3.= Divorciado (a) 4 = Viudo (a) 5 = Persona Jurídica k. Sigla de la Empresa; se debe registrar la sigla, nombre comercial o razón social, de acuerdo a su identificación como persona jurídica. l. Código Socio; corresponde al código que la cooperativa asigna a cada uno de sus socios y debe ser único en todas las operaciones activas y pasivas que mantenga con la Cooperativa. Se debe consignar un código único distinto para cada tipo de persona: natural, jurídica o mancomuna.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 23 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB m. Partida Registral; es el código que la empresa informante (SUNARP) asigna a cada uno de los bienes inmuebles, que posee un usuario, el cual debe ser único en todas las operaciones activas y pasivas que el socio mantenga con la cooperativa. Se debe consignar un código único distinto para cada tipo de persona: Natural, Jurídica o mancomunada. n. Tipo de Documento; se consignará el numero según corresponda: 1 = DNI 2 = Carnét de extranjería 3 = RUC 4 = Pasaporte o. Número de Documento; se anotara al número del documento de identificación. p. Tipo de Persona; consignar según corresponda: 1 = Persona Natural 2 = Persona Jurídica 3 = Personas mancomunadas q. Domicilio; se consignara la dirección del deudor. r. Clasificación del Deudor; registrar el código que corresponda de acuerdo al alineamiento interno: 0 = Normal (CN) 1 = Con Problemas Potenciales (CPP) 2 = Deficiente (CD) 3 = Dudoso (CDD) 4 = Pérdida (CP) s. Relación Laboral con la Cooperativa; registrar el código que corresponda a la relación laboral que tuviese el deudor con la cooperativa: 0 = ninguna 1 = Directivo 2 = Funcionario 3 = Trabajador 4 = Directivo y Funcionario 5 = Cónyuge o pariente del directivo, funcionario o trabajador hasta el 2do. grado de consanguinidad o 1er. grado de afinidad. t. Clasificación del Deudor con Alineamiento; registrar el código que corresponda de acuerdo al alineamiento externo: 0 = Normal (CN) 1 = Con Problemas Potenciales (CPP) 2 = Deficiente (CD) 3 = Dudoso (CDD) 4 = Pérdida (CP) u. Código de Agencia; se registrará el código de la agencia de la cooperativa informante que otorga el préstamo al socio. v. Cuenta Contable; se refiere al código de cuenta contable correspondiente de acuerdo al Manual de Contabilidad para las COOPAC.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 24 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB w. Moneda del crédito; consignar “1” si el préstamo es en Moneda Nacional – Soles; y “2” si corresponde a Moneda Extranjera ‐ Dólares. x. Número de Crédito; corresponde al número de crédito asignado por la cooperativa. y. Tipo de Crédito; registra el tipo de que corresponde según lo siguiente: 06 = Créditos Corporativos 07 = Créditos a Grandes Empresas 08 = Créditos a Medianas Empresas 09 = Créditos a Pequeñas Empresas 10 = Créditos a Microempresas 11 = Créditos de Consumo revolvente 12 = Créditos de Consumo no revolvente 13 = Créditos Hipotecarios para vivienda z. Sub Tipo de Crédito; indicar el subtipo, según lo siguiente: 01 = Agricultura, Ganadería, Caza y Silvicultura 02 = Pesca 03 = Minería 04 = Industria Manufacturera 05 = Electricidad, Gas y Agua 06 = Construcción 07 = Comercio 08 = Hoteles y Restaurantes 09 = Transporte, Almacenamiento y Comunicaciones 10 = Intermediación Financiera 11 = Actividades Inmobiliarias, Empresariales y de Alquiler 12 = Administración Pública y Defensa 13 = Enseñanza 14 = Servicios Sociales y de Salud 15 = Otras Actividades de Servicios Comunitarios 16=Hogares Privados c/Serv. Doméstico y Órganos Extraterritoriales aa. Fecha de Desembolso; se consignará la fecha de desembolso del préstamo. bb. Monto de Desembolso; corresponde al importe desembolsado. cc. Tasa de Interés Anual; se refiere a la tasa de interés efectiva anual vinculada al préstamo. dd. Saldo de Colocaciones; se consignará el saldo del préstamo, y deberá estar expresado en moneda nacional y hasta 2 decimales. ee. Días de Mora; corresponde a los días de atraso computados a partir del siguiente día de la primera obligación impaga. ff. Saldos de Garantías Preferidas y Saldos de Garantías Auto liquidables; se registrarán los saldos expresados en moneda nacional y hasta con 2 decimales. gg. Provisiones Requeridas, Provisiones Constituidas y Provisiones Procíclicas; los valores registrados en estos campos deberán estar expresados en moneda nacional y hasta con 2 decimales. hh. Saldo de Créditos Castigados; se registrará el saldo del crédito que se encuentra en estado castigado, y será expresado en moneda nacional hasta con 2 decimales.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 25 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB ii. Estado Contable del Crédito; en esta columna se consignará el estado contable del crédito, según el Catálogo de Cuentas: 01 = Créditos vigentes 02 = Créditos reestructurados 03 = Créditos refinanciados 04 = Créditos vencidos 05 = Créditos en cobranza judicial jj. Rendimiento Devengado; registrar el saldo del interés devengado que le corresponde al préstamo. kk. Intereses; comprende el saldo de intereses en suspenso correspondiente al préstamo. Una vez realizada la importación del archivo MS Excel al SISTRA versión Web, se deberá revisar el contenido de este con las indicaciones antes mencionadas, para posteriormente ser guardada oficialmente. 5.10.CODIGO Nro. 13: DEPOSITOS SEGÚN ESCALA DE MONTOS (ANEXO 13) Este reporte tiene la finalidad de captar información sobre los depósitos de ahorro y a plazo que efectúan los socios de las COOPAC, y permitirá evaluar adecuadamente su liquidez, así como el nivel de sus obligaciones. La estructura es la siguiente: Para el registro de valores, ya sea a través de la importación de Archivo MS Excel o desde el SISTRA Web; se deberá tener en cuenta lo siguiente: a. Desde las filas 2 a 12 deberá consignar los datos segmentados por tramos correspondientes al saldo de ahorros, tanto en número de cuentas como en importes, ya sea en moneda nacional y el equivalente de moneda extranjera, según corresponda. b. De las filas 15 a 25 se consignarán los valores según los tramos requeridos correspondientes al saldo de los depósitos a plazo, incluyendo los depósitos restringidos y depósitos CTS, ya sea en moneda nacional y el equivalente de moneda extranjera, según corresponda. c. Los valores de las filas 28 a 39, corresponden a la sumatoria de cada valor registrado tanto en “ahorros” como en “depósitos a plazo”; por lo que éstos se mostrarán automáticamente.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 26 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB d. Al finalizar el ingreso de datos, se muestra conciliación de este reporte con el Balance General, a través del campo “Forma A Vs. Anexo 13”. La suma resultante indicada en la fila 13 (saldo en MN + Saldo en ME) debe conciliar con el saldo contable de la cuenta 2102 del Balance de Comprobación. De igual manera, el total resultante de la fila 26 (saldo en MN + saldo en ME) debe conciliar con el saldo contable de las cuentas 2103, 210109, y 2107 de dicho Balance. Una vez culminado el proceso de registro y sea validado, podrá ser guardado definitivamente. 5.11.CODIGO Nro. 14: POSICION MENSUAL DE LIQUIDEZ (ANEXO 15 B) Este anexo comprende el resumen de liquidez diaria producido durante un mes. Para el ingreso de datos en este anexo en el SISTRA Web, deberá seguir las instrucciones de la Nota Metodológica del Capitulo V del Manual de Contabilidad vigente. Una vez concluido el proceso de ingreso y validación, podrá “guardar definitivamente” el reporte. 5.12.CÓDIGO Nro. 16: ACTIVOS Y CREDITOS CONTINGENTES PONDERADOS POR RIESGO CREDITICIO (REPORTE 2 A) CÓDIGO Nro. 17: RESUMEN DE ACTIVOS Y CREDITOS CONTINGENTES PONDERADOS POR RIESGO CREDITICIO (REPORTE 2 B) Estos reportes requieren determinar el valor de los activos ponderados por riesgo crediticio, por lo que éstos se multiplicarán por los siguientes factores, considerando las siguientes categorías: Categoría I: Categoría II: Categoría III: Categoría IV: Con riesgo Con riesgo Con riesgo Con riesgo 0% 20% 50% 100% Los artículos 189ª al 196ª y 199ª de la Ley Nº 26702, describen los activos crediticios que conforman cada una de las categorías; así como también el artículo 23ª de la Resolución Nª 540‐99 señala los limites a que se encuentran sujetas las COOPAC con respecto a tales activos. Por tal razón, el Reporte 2A, presenta dentro de cada categoría, los activos cuyo saldo deberá ser consignado por la cooperativa. Para tal efecto, debe tener en cuenta las siguientes pautas para el registro en el SISTRA Web: a. Por lo general, los valores correspondientes a cada fila, deberán ser consignados en positivos. b. Existen valores cuyos conceptos se deducen de otros, reflejándose con saldos negativos; por lo que al momento de ingresar su valor se marcaran de color rojo y serán deducidos de las partidas correspondientes. Tales partidas con saldos negativos son: Fila 18 Fila 45 Fila 63 Fila 69 Provisiones de colocaciones y contingentes ponderados con riesgo 0% Provisiones de colocaciones y contingentes ponderados con riesgo 20% Provisiones de colocaciones y contingentes ponderados con riesgo 50% Créditos con caución de títulos emitidos por el Gobierno Central
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 27 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB Fila 70 Fila 71 Fila 72 Fila 73 Fila 74 Fila 75 Fila 76 Fila 77 Fila 78 Fila 79 Fila 113 Créditos con caución de títulos emitidos por el BCR Créditos con Depósitos en Garantía Créditos con Avales y Cartas Fianza de empresas del sistema financiero Créditos garantizados con prenda de instrumentos de deuda no subordinada emitidos por empresas del sistema financiero, bancos de 1ra. categoría del exterior e instituciones multilaterales de crédito Créditos garantizados por pólizas de seguro de crédito ‐ país Créditos garantizados por fianzas emitidas por empresas del sistema de seguros ‐ país Créditos hipotecarios para vivienda Créditos con Avales y Cartas Fianza de banco del exterior supervisados por organismos similares a la SBS Créditos garantizados con prenda de instrumentos de deuda no subordinada emitidos por bancos del exterior supervisados por organismos similares a la SBS Préstamos garantizados por beneficios sociales Provisiones de Colocaciones y Contingentes ponderados con riesgo 100% c. Una vez ingresado los valores en el Reporte 2A, según los lineamientos mencionados previamente, se generará simultáneamente el Reporte 2B, el cual presenta la sumatoria por cada una de las categoría de riesgo, frente al valor ponderado según el porcentaje correspondiente a cada una de éstas, para finalmente calcular el ratio de apalancamiento en relación al patrimonio efectivo. d. Podrá “guardar definitivamente” el reporte, siempre y cuando los valores contenidos estén previamente revisados y validados, con la opción “calcular”. 5.13.CÓDIGO Nro. 18: PATRIMONIO EFECTIVO (REPORTE 3) El patrimonio efectivo podrá ser destinado a cubrir el riesgo de crédito, el riesgo de mercado y el riesgo operacional. El artículo 22º de la Resolución Nª 540‐99, establece el procedimiento para su determinación. a. El reporte de “Patrimonio Efectivo”, en el SISTRA Web, está estrictamente vinculado con el Balance de Comprobación; por lo que este ultimo debe cargarse antes de elegir la opción “generar”. Esta opción permite la carga de los datos requeridos desde el Balance de Comprobación hacia el “Patrimonio Efectivo”.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 28 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB 1) b. El valor a considerar en la fila 7 “Provisiones Genéricas sobre los Créditos Clasificados en Categoría Normal”, se refiere a la sumatoria total de los saldos correspondientes a la provisión en categoría normal por tipo de crédito; es decir, considera solo el componente de provisión genérica fija y no la porción procíclica variable por concepto de la cartera de créditos vigente. c. Todos los valores contenidos en las filas 1 a 23, son extraídos del saldo de cuentas proveniente del Balance de Comprobación y se reflejarán en positivos; por lo tanto procederá a validar dicha información para luego “guardar definitivamente” el reporte. 5.14.CÓDIGO Nro. 19: REPORTE DE TASAS DE INTERES ACTIVAS SOBRE SALDOS (REPORTE 6A) Este reporte registra el promedio de las tasas de interés cobradas por la COOPAC, de acuerdo a los ocho tipos de crédito establecidos; así como los saldos respectivos tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. La estructura presentada en el SISTRA Web es como sigue: Hasta con 2 decimales sin % Hasta con 2 decimales sin %
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 29 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB a. En la columna “tasa efectiva anual promedio” ya sea en moneda nacional y moneda extranjera, se consignará tasas anuales hasta con dos decimales sin el signo %. b. Los valores a registrar en la columna de “saldos en MN y ME” de las filas 1 a 26, serán consignados a valores positivos, teniendo en cuenta las notas metodológicas establecidas según la cuenta contable respectiva. c. Culminado el proceso de registro y validación, se procederá a “guardar definitivamente”. 5.15.CÓDIGO Nro. 20: REPORTE DE TASAS DE INTERES PASIVAS SOBRE SALDOS (REPORTE 6B) Este reporte, registra el promedio aritmético de las tasas de interés pagadas por la COOPAC de acuerdo a los plazos y especificaciones contenidas en la nota metodológica, y de acuerdo a las cuentas contables especificadas en la misma. La estructura que presenta el SISTRA Web, es la siguiente: Hasta con 2 decimal es sin % Hasta con 2 decimal es sin %
a. En la columna “tasa efectiva anual promedio” tanto en moneda nacional y moneda extranjera, se consignará tasas anuales hasta con dos decimales sin el signo %. b. Los saldos de depósitos en moneda nacional y extranjera de las filas 1 a 15, serán consignados a valores positivos, de acuerdo a los plazos y cuenta contable respectiva, y al tipo de cambio contable. c. Culminado el proceso de registro y validación, se procederá a “guardar definitivamente”. 5.16.CÓDIGO Nro. 21: CONTROL DE LIMITES GLOBALES E INDIVIDUALES (REPORTE 13) El reporte de “Control de Límites Globales e Individuales” permite determinar si la COOPAC se ha excedido de los límites a que se refiere el artículo 23º de la Resolución SB Nº 540‐99. La estructura que presenta el SISTRA Web es la siguiente: FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 30 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB a. Se encuentra estrictamente vinculado con el “Balance de Comprobación”, reporte “Resumen de Activos y Créditos Contingentes por Riesgo Crediticio”, y el reporte “Patrimonio Efectivo”; por lo que tendrá que presionar la opción ”generar” para crear el reporte con la información contenida en los formatos mencionados. b. De no existir tales formatos, la generación de este reporte resultará con valores cero; debiendo la COOPAC proceder a ingresar directamente los datos solicitados. c. Una vez cargados o registrados todos los datos requeridos, se procederá a la revisión y validación del reporte, para luego “guardar definitivamente” su contenido. 5.17.CÓDIGO Nro. 22: REPORTE DE INFORMACION FINANCIERA Y ESTADISTICA El presente reporte brinda una descripción sobre la composición, clasificación de los créditos por tipo, destino y finalidad; así como la distribución de las provisiones requeridas y constituidas. Para el registro de información, se debe tener en cuenta lo siguiente: a. En la parte de “Clasificación de la Cartera de Créditos”, se tendrá en cuenta que está vinculado con el Anexo 5: “Informe de Clasificación de la Cartera de Créditos” (Código 10). Los valores de las filas 1 a 6, referidos a la categoría de riesgo, son extraídos de dicho anexo; según los campos como: saldo total, requerida, constituida y exceso/déficit.
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 31 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB b. En lo que corresponde a “Provisiones Procíclicas”, este concepto se encuentra vinculado completamente con los créditos clasificados en la categoría de riesgo normal; por lo que una vez registrados los valores de las filas 1 a 8, que se clasifican por tipo, la sumatoria de estos (fila 9) será igual al importe registrado en la fila 1 de la primera parte de este reporte: “Clasificación de la Cartera de Créditos”. En los campos “provisiones procíclicas requeridas” y “provisiones procíclicas constituidas”; se consignarán valores en las filas 1 a 8. El total (Fila 9) debe ser igual a al total de las provisiones requeridas y constituidas resultantes del Anexo 5 A: “Resumen de Provisiones Procíclicas”. El “exceso /déficit” será calculado automáticamente por el aplicativo. c. La parte de “Créditos Directos por Tipo y Sectores de Actividad (Cartera Total)”, tiene la finalidad de que las COOPAC determinen los sectores económicos que atienden y el segmento potencial en que más crecen y se desarrollan; y así diseñar mejores productos de acuerdo al mercado objetivo. Tal es así que, que esta parte consiste en reportar el saldo de la cartera de créditos, así como el número de créditos, de acuerdo al tipo y destino según los distintos sectores de actividad;
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 32 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB así como también el importe y numero de los créditos otorgados en lo que va el periodo. Los valores a consignar en las filas 2 a 88, deberán mantener este criterio de clasificación, refiriéndose al saldo total de la cartera y el monto de las colocaciones en lo que va el periodo. La fila 89 muestra la sumatoria de los datos antes referidos, y debe conciliar con el saldo de la cartera total del Balance de Comprobación (créditos vigentes, créditos vencidos, créditos en cobranza judicial, créditos refinanciados y reestructurados). d. En lo que respecta al “Saldo de Créditos Vencidos y en Cobranza Judicial”; se consignará valores en las filas 1 a 8 según el tipo de crédito. En la columna “Saldo de Cuota Vencido”, se considerará solo la porción vencida; y en la columna “Saldo Total Vencido”, se consignará el saldo vencido de los créditos, excluyendo el importe de la porción vencida, según las condiciones establecidas en el referido Manual de Contabilidad. De acuerdo al Manual de Contabilidad, la porción o saldo vencido, se enmarca al tipo de crédito. Esto es, si se trata de créditos corporativos, grandes empresas, medianas empresas, pequeñas empresas y microempresas; se considera el saldo total del crédito como vencido según los días de atraso. En cambio, para los créditos consumo revolvente, consumo no revolvente e hipotecarios para vivienda; se considerará como vencido solo la porción de incumplimiento en un primer momento, y en un segundo momento el saldo total del crédito, tomando en cuenta también los días de atraso del mismo. Por tal razón, las filas 1 a 5 de la columna “Saldo de Cuota Vencido”, como las filas correspondientes a la columna “Numero de Cuota Vencido”, no tienen opción para el ingreso de datos. La sumatoria de estas 2 columnas registradas en la fila 9 (Saldo de Cuota Vencido y Saldo Total Vencido”, debe conciliar con el saldo de la cuenta contable “créditos vencidos” del reporte Código 05: Balance de Comprobación (Forma F). Por su parte, en la columna “Saldo Judicial”, deberá considerar el saldo de los créditos “en cobranza judicial” disgregado por tipo de crédito. La sumatoria de esta columna (fila 9) debe ser igual al saldo de la cuenta contable “créditos en cobranza judicial” del reporte Código 05: Balance de Comprobación (Forma F). e. La parte “Numero de Créditos Vencidos y en Cobranza Judicial”, mantiene el mismo criterio comentado en el literal anterior; y se refiere a una clasificación o distribución del número de
FENACREP | GUIA INSTRUCTIVA 33 NUEVO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‐ SISTRA WEB créditos. La cantidad que se registre en las filas 1 a 8, debe corresponder a los valores registrados en la parte previa de “Saldos de Créditos Vencidos y en Cobranza Judicial”. f. Finalmente, la ultima parte de este reporte “Otros Datos Estadísticos”, deberá registrar los datos estadísticos correspondientes al número de empleados por género (fila 1). En la fila 2, se consignará por distinción de género, el número de socios a la fecha que corresponde el reporte. Si la cooperativa cuenta con socios personas jurídicas, estos serán registrados en la columna “personas jurídicas”. g. Al finalizar el reporte, se encontrará un cuadro de conciliación con el reporte Código 05: Balance de Comprobación (Forma F). Por lo que no podrá guardar el archivo definitivamente hasta que la diferencia sea cero.
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