Herramientas para llevar la contabilidad de tu empresa

Transcripción

Herramientas para llevar la
contabilidad de tu empresa
1
ÍNDICE
1 Introducción
3 Contabilidad Diez Free
2 KEME Contabilidad
4 Repositorios de Aplicaciones
de Software libre
1 Introducción
3
INTRODUCCIÓN
Introducción :
Los programas de contabilidad permiten la elaboración de facturas de compras y
ventas, administrar sus plazos, gestión de la tesorería, preparación de balances y
cuenta de resultados, nóminas etc.
En este caso es muy cómodo hacer uso de las soluciones disponibles en la nube
que permiten consultar las facturas, introducir los gastos, conocer el estado actual
de la facturación o incluso expedir una factura desde cualquier lugar.
Es una forma de llevar la contabilidad de tu empresa de manera fácil y sencilla.
2 KEME Contabilidad
5
KEME CONTABILIDAD
Introducción :
KEME es una aplicación diseñada desde un principio para llevar contabilidades.
Aunque su desarrollo se ha centrado en las características y prestaciones de un
programa de contabilidad, se le ha incorporado un módulo de facturación.
KEME CONTABILIDAD
KEME puede trabajar con las principales bases de datos Open-Source, como son:
PostgreSQL
MySQL
SQLITE
SQLITE nos proporciona gran sencillez en la administración, mientras que
PostgreSQL o MySQL proporcionan gran potencia en ambientes multiusuario, así
como integridad transaccional.
KEME CONTABILIDAD
Características :
• Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de
bienes, y elaboración de los libros de facturas emitidas/recibidas.
• Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos
automáticos.
• Registros para amortizaciones de inmovilizado con realización de asientos de
forma automática para cada ejercicio.
• Posibilidad de registrar la depreciación del inmovilizado desde el punto de vista
fiscal, con informe de las diferencias entre el criterio contable y fiscal.
• Regularización, cierre y apertura de ejercicios de forma automática.
• Conciliación de cuentas.
• Tipos de diario definidos por el usuario.
KEME CONTABILIDAD
Interacción con la pantalla principal:
KEME CONTABILIDAD
Edición y alta de empresas:
La creación de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa.
Mediante este proceso añadimos una nueva base de datos que va a contener los
datos de la empresa y toda su información contable: libro diario, vencimientos, IVA,
amortizaciones, estados contables personalizados para cada empresa, asientos
modelo, etc.
Cada empresa tendrá su propia configuración en la que definiremos parámetros que
condicionarán el funcionamiento de la aplicación en aspectos tales como el IVA,
vencimientos, regularización, etc.
KEME CONTABILIDAD
Edición y alta de empresas:
Plan General de
Contabilidad
Número de dígitos de
las subcuentas
Seleccionamos la
opción del
menú Empresa → Nueva
empresa
KEME CONTABILIDAD
Configuración de empresa:
En este apartado editamos el contenido de ciertas variables que van a
condicionar el funcionamiento de la aplicación para la contabilidad de la
empresa seleccionada. En esta captura se muestra la pestaña de “Datos
de empresa”.
KEME CONTABILIDAD
Configuración de empresa:
Bajo la pestaña “parámetros” se introducen varias variables que condicionan el
funcionamiento de la aplicación:
Grupos contables
correspondientes
al Plan General de
Contabilidad
En caso de que no deseemos que en nuestra aplicación
aparezca los registros de libro de facturas emitidas
porque ya los procesa otro programa de facturación,
dejaremos en blanco el apartado de IVA Repercutido.
Haríamos lo mismo en el caso del IVA Soportado.
KEME CONTABILIDAD
Ejercicios Contables:
Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que
irán referidos, para ello seleccionaremos desde el menú de la aplicación
Empresa→Ejercicios Contables.
•
•
•
•
•
•
Código: Puede estar constituido por cualquier
cadena de carácter alfanumérico, no tiene
porqué coincidir con el año natural del
ejercicio.
Apertura: Fecha de apertura del ejercicio.
Cierre: Fecha de cierre del ejercicio.
Cerrado: Indica si en el ejercicio se ha
practicado el cierre contable.
Prox_asiento: Muestra el número del próximo
asiento del ejercicio correspondiente.
Prox_Recepción: Muestra el número de
ejercicio contable.
KEME CONTABILIDAD
Para añadir un nuevo ejercicio pulsaremos
el botón “Nuevo”. Acto seguido aparecerá
la plantilla de nuevo ejercicio.
Podemos introducir ejercicios que no
coincidan con el año natural, esto es, que
no tienen porqué comenzar por el 1 de
enero y terminar el 31 de diciembre.
El botón “Editar fecha de cierre” del diálogo de ejercicios
permite cambiar la fecha en la que se cerrará el ejercicio
contable; esto es útil para aquellas situaciones en las
que, por causas excepcionales (tales como liquidación de
la empresa, fusión, absorción, etc.) la fecha en la que
cerraremos el período no coincide con la prevista
inicialmente.
KEME CONTABILIDAD
En la parte derecha de la ventana también podremos distinguir dos apartados que nos
van a permitir acceder de forma rápida a los asientos automáticos y a los estados
contables.
KEME CONTABILIDAD
Edición del plan contable:
La opción del menú principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la
edición del Plan Contable. Podremos así crear y editar grupos, subgrupos, cuentas,
subcuentas.
La forma de operar es bastante
sencilla; para dar de alta una nueva
subcuenta,
nos
basta
con
introducir un código nuevo y pulsar
la tecla INTRO, a continuación
editaremos la descripción de la
subcuenta y pulsaremos el botón
“Aceptar”.
Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables,
podemos simplificar la introducción de códigos de
subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto
(“.”); de esta forma no tenemos porqué preocuparnos de
contar cada dígito para lograr la longitud exacta.
KEME CONTABILIDAD
Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada
persona física o jurídica (clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos añadir
más información en la pestaña “Datos personales”.
KEME CONTABILIDAD
La pestaña “Aspectos contables” nos va a permitir automatizar la introducción de ciertos
datos en la introducción de asientos.
“Vencimientos asociados”
permitirá la generación automática
los vencimientos de la cuenta
auxiliar cuando terminemos algún
asiento.
“IVA Asociado” permite vincular
información de tipo impositivo y
cuenta de IVA a una cuenta de
ingreso/gasto para que se procese
en la tabla de edición de asientos.
También podemos asociar cuentas
de IVA y de retención IRPF para
que se procesen automáticamente
en los asientos.
KEME CONTABILIDAD
Editar tipos de vencimientos:
Los tipos de vencimientos se van a
utilizar en la plantilla de edición de
cuentas auxiliares para asociarlas a
un conjunto de vencimientos de
forma automática (por ejemplo a un
proveedor o cliente). Esto va a
permitir la automatización total de la
entrada de vencimientos tras la
introducción de asientos.
El proceso de alta/edición consiste en asignarle a un código una lista de vencimientos
(en días) separados por comas.
KEME CONTABILIDAD
Tipos de IVA:
La opción IVA → Tipos de IVA nos abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos
dar de alta y editar los distintos tipos de IVA.
KEME CONTABILIDAD
Completa gestión de IVA:
• Operaciones exentas.
• Adquisiciones intracomunitarias.
• Entregas intracomunitarias.
• Adquisiciones intracomunitarias de servicios (autofacturas).
• Adquisiciones de servicios procedentes del extranjero (autofacturas).
• Prestaciones de servicios en la Unión Europea.
KEME CONTABILIDAD
Introducir nuevos asientos:
La forma para introducir asientos contables se realiza a través de la tabla de apuntes.
Para acceder a este diálogo, basta con seleccionar Diario → Nuevo asiento.
Se nos abrirá un cuadro de diálogo en
el que pondremos la fecha de la
operación correspondiente .
KEME CONTABILIDAD
Para introducir información en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna
pulsando la tecla TAB; para completar una línea pulsaremos la tecla INTRO. A medida
que vaya continuando la edición se irán actualizando los distintos elementos del
cuadro de diálogo y se detectará el cuadre del asiento, en cuyo caso bastará pulsar
INTRO para su incorporación definitiva al libro diario.
KEME CONTABILIDAD
En la siguiente captura se nos muestra cómo sería un asiento contable totalmente
terminado.
KEME CONTABILIDAD
Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de asientos:
En muchas ocasiones no recordamos los códigos de las cuentas auxiliares que
necesitamos cuando estamos introduciendo apuntes contables.
Para nosotros esto no es ningún
inconveniente, podemos suministrar parte
del código de una cuenta auxiliar (bastaría
con indicar, por ejemplo el grupo al que
pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecerá
entonces un cuadro de diálogo en el que
podremos buscar cómodamente el código
completo que desconocemos.
KEME CONTABILIDAD
Conciliación de cuentas:
Mediante esta herramienta cruzamos la información de nuestras cuentas con la de los
agentes económicos que interactúan con nosotros, tales como bancos, clientes,
proveedores, etc. A través de la importación de cuentas bancarias.
KEME CONTABILIDAD
Gestión documental:
KEME permite enlazar copias de documentos en formato gráfico o pdf con sus
asientos correspondientes. Esto agiliza la verificación contable.
KEME CONTABILIDAD
Facturación:
Esta versión incorpora una utilidad de facturación que se enlaza automáticamente
con la contabilidad.
KEME CONTABILIDAD
Generación de informes:
KEME permite la exportación de algunas consultas elaboradas, tales como balances
de sumas y saldos, estados contables, mayores en formato XML. Esto permite la
utilización de herramientas externas para realizar informes.
KEME
MAYOR
BSS
ESTADOS
DIARIO
RESUMEN
iReport
XML
XSLT
3 Contabilidad Diez Free
31
CONTABILIDAD DIEZ FREE
Introducción :
Mediante esta aplicación podrá realizar todos las apuntes contables de su
empresa (tanto individual como con carácter societario). Está diseñada para
permitirnos la grabación de una manera ágil, eficaz y sencilla.
Es idónea para su uso tanto en despachos profesionales como en la propia
empresa. Nos da la posibilidad de grabar y consolidar asientos, realizar el cálculo
de amortizaciones, generar modelos para su envío a la Agencia Tributaria,
tendremos acceso a los Libros Oficiales, etc.
Cada empresa será una base de datos independiente en la que se puede
configurar un Plan Contable distinto, activar control de cobros/pagos, los
módulos de contabilidad Financiera, Digitalización de Facturas, por todo esto la
aplicación nos solicitará cuando se va a realizar el acceso a la misma la elección
de la empresa con la que se va a trabajar.
Introducción :
También cabe destacar que se encuentra totalmente integrada con el resto de
programas, permitiendo la contabilización automática de las facturas emitidas a
través del programa de “Facturación de Despachos” o la creación automática de los
asientos de nóminas, según los datos introducidos en la aplicación “Nominas y
Seguridad Social”.
El software se mantiene siempre actualizado con las últimas modificaciones
legislativas, de forma totalmente gratuita para el usuario. La aplicación está limitada a
300 asientos anuales, si en algún momento sus necesidades superan esta cifra o
requiere aumentar otras capacidades del programa, siempre tendrá la opción de
ampliarla.
INTRODUCCIÓN
Características:
• Multiempresa. Tenemos la posibilidad de crear tantas empresas como
necesitemos dentro de la aplicación. Este proceso nos facilita comenzar a trabajar
con la aplicación tomando la opción Datos Estándar, puesto que partimos de una
empresa creada con todo lo necesario para empezar a contabilizar.
• Ejercicios Contables en Línea. A diferencia de otras aplicaciones existentes en el
mercado que nos obligan a salir del programa para cambiar de ejercicio, en el
nuestro sólo con cambiar la fecha o periodo en la pantalla que nos encontremos
se accede a los movimientos seleccionados. Además pueden llevarse
contabilidades con ejercicios contables que coincidan o no con el año natural
puesto que los periodos los define el usuario.
• Series de asientos. Que podemos asimilar con carpetas de archivo, es decir, de la
misma forma que los documentos los agrupamos por similitud entre ellos, los
asientos los vamos a grabar en series, siendo una herramienta que nos va a
facilitar posteriormente la búsqueda de documentos.
• DEFINICIONES. Comenzamos definiendo nuestro
campo de trabajo, con los parámetros y valores por
defecto de nuestra contabilidad, como son periodos
contables, series de asientos o el plan de cuentas, etc.
• ASIENTOS. Toda la mecanización de apuntes se realiza en este menú a través de
las diferentes pantallas, introducción general, grabación de facturas, apuntes por
tesorería, amortizaciones, predefinidos y los asientos que se generan en los
procesos de apertura y cierre de ejercicio. También tendremos regularización de
existencias.
• LISTADOS. Una vez grabada toda la información en este menú
visualizamos todos los listados tanto con datos de facturas como de
asientos contables. Libro de IVA, listado de facturación, balance de
sumas y saldos, extracto de cuenta o cuentas anuales.
• LIQUIDACIONES. Las obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria
se agilizan con los pagos fraccionados y declaraciones informativas
que dispone la aplicación.
• UTILIDADES. Todos los diferentes procesos y herramientas que
pone la aplicación a disposición del usuario están disponibles en
este menú, tales como emisión de gráficas, cambio de datos,
localización de errores o importación de datos entre contabilidades.
• PROCESOS. En este menú se encuentran diferentes utilidades del
sistema como el generador de informes, la realización y restauración
de copias de seguridad, configuración del puesto de trabajo, la
selección de favoritos, información sobre las diferentes versiones de
la aplicación y el acceso al área de cliente.
• FAVORITOS. Podemos definir en este apartado las funciones de la
aplicación con las que más trabajamos de forma que crearemos un
menú personalizado.
Contabilidad de una empresa:
Para acceder a la ficha de empresas seleccionamos en el menú el botón de Empresas.
1. Rellenamos el campo de código cuyo primer dígito
obligatoriamente tiene que ser una letra, pudiendo ser los cinco
dígitos siguientes letras o números.
2. NIF, Nombre, Tipo de Empresa, Tipo de Plan de cuentas (Plan
Pymes o Plan General Contable) y Dígitos del plan.
3. El resto de los datos los podemos rellenar una vez creada la
empresa.
Contabilidad de una empresa :
Crear con el plan de cuentas y parámetros Standard.
Con esto crea el plan de cuentas seleccionado entre:
- Plan General Contable (PYMES y General)
- Plan Entidades Sin Fines Lucrativos (PYMES y General)
- Plan de Cooperativas (PYMES y General)
Además de esto carga los parámetros Standard que pasamos a comentar mas
detalladamente:
Contabilidad de una empresa :
Parámetros, nos rellena datos como la pestaña de facturas predefinidas o la cuenta
de P y G en la pestaña de asignación de cuentas.
Periodos Contables, nos crea el periodo contable en el que nos encontramos.
Subcuentas de IVA, las subcuentas a utilizar dependiendo del porcentaje pudiendo
ser la misma en todos ellos y las subcuentas para la retención en facturas.
Series De Asientos, nos crea las series que en líneas generales son las más comunes
entre nuestros clientes:
a. Facturas Emitidas
b. Facturas Recibidas
c. Tesorería
d. Varios
e. Asientos Automáticos
Conceptos, nos crea conceptos para utilizar posteriormente en la contabilización con
* y el número de concepto que queremos incluir.
Trabajar con más de una actividad :
En el caso de trabajar con más de una actividad, se deben dar de alta en la pestaña de
Datos Empresa, en la tabla que aparece a la derecha.
Una vez dadas de alta las actividades, en la pantalla de Series de Asientos, aparece
una nueva columna en la cual asignamos la actividad a la que imputar cada una. En
estos casos daremos de alta una serie de facturas expedidas y recibidas por cada
actividad con la que trabajemos.
Finalmente, en las pantallas de listados tendremos un nuevo campo de actividad
con el que filtrar la información.
Períodos Contables :
En la pantalla Periodos Contables, se crean los diferentes periodos que vamos a
utilizar. Es importante recordar, que cambiando en cada pantalla la fecha o periodo
se puede realizar la introducción de datos o su visualización sin la necesidad de salir
del programa para cambiar de ejercicio.
Damos de alta:
•
•
•
•
•
•
Código del ejercicio
Fechas
Periodo anterior
BD Anterior
Por defecto
Cerrado
Cómo dar de alta cuentas contables:
La creación se realiza dentro de la pestaña de subcuentas, indicando el código. Si
introducimos sólo los tres primeros dígitos, (por ejemplo 430), la aplicación busca el
siguiente que corresponde (4300001).
Todo lo que indiquemos en
esta pantalla nos ayudará
posteriormente para una
introducción de las facturas
más rápida. (Dirección y
teléfonos, tipo de retención
y su %).
La emisión de las fichas de Clientes /Proveedores se pueden obtener en papel o en
Excel.
También podemos acceder a
la ficha desde Definiciones /
PLAN DE CUENTAS / Clientes.
Esto mismo se puede hacer
en el caso de Inmovilizado,
Existencias y Tesorería; en
este caso, también puede ser
a través del icono de archivo
adjunto.
Definición de I.V.A. Prorrata.
Los tipos de I.V.A. están creados por fechas y porcentajes, de forma que a la hora de
introducir facturas el programa aplicará el tipo de I.V.A. que esté definido para la
fecha de expedición que se indique en la pantalla de facturas.( Menú/DEFINICIONES).
Las subcuentas de I.V.A. las definiremos en Definiciones/GENERAL/Parámetros. Esta
pantalla nos permite:
Por una parte, simplificar la asignación de todos los tipos de facturas a una misma
subcuenta de IVA soportado / repercutido sin diferenciar el % de IVA.
Por otra, detallar todos los tipos de facturas con los que trabajamos a una
subcuenta de IVA soportado / repercutido para cada % de IVA.
• Utilizar la misma subcuenta para todo tipo de facturas y porcentajes.
• Utilizar la misma subcuenta para todo tipo de facturas pero diferenciando por
porcentajes.
• Diferenciar subcuenta tanto por tipo de facturas como por porcentaje.
En el caso de que tengamos que aplicar la regla de la prorrata, la forma de
configurarlo en la aplicación es accediendo a Definiciones / GENERAL /
Parametrización y activar la opción de Aplicar prorrata de I.V.A.
Introducción de asientos.
1.Indicamos el Ejercicio y la
Serie donde contabilizamos
el asiento, así el programa
nos dará el número de
documento
de
forma
correlativa.
2. Indicaremos la fecha y las subcuentas con su importe
correspondiente en el Debe o en el Haber. Para la
introducción de la subcuenta, se podrá hacer conociendo su
número o accediendo a la tabla de consulta F12. La podemos
crear con el botón de Insertar (INS).
1. Introducir los apuntes de tesorería
indicando los movimientos de una
cuenta bancaria.
2. Indicar la subcuenta bancaria, la serie en la que queremos contabilizar.
Lo haremos manualmente indicando cada movimiento, la fecha, la
subcuenta de contrapartida y la cantidad en la casilla de pago o de
ingreso, obteniendo así un número de documento de forma automática.
Los datos a introducir están
agrupados en bloques: Datos
Factura, IVA, Retención,
Recargo de equivalencia,
Total factura, Contrapartidas,
Cobro / Pago Factura y
Observaciones.
Una vez introducidos los datos anteriores podemos seleccionar la factura para
obtener una ficha en papel.
Se encuentran otras
características de la
factura que puedan ser
menos habituales.
En esta pantalla calcularemos el
asiento que abrirá nuestro diario
de movimientos. Este asiento lo
genera el programa con los datos
que dispone del cierre del ejercicio
anterior,
pudiéndose
realizar
manualmente en caso de ser el
primer ejercicio con el que se
trabaja en nuestra aplicación.
Todos los asientos se pueden borrar y volver a calcular las veces
que estimemos oportuno.
Si se quiere modificar algo para volver a rehacer el cierre, es
necesario en Definiciones / GENERAL / Periodos Contables,
seleccionar el ejercicio y quitarle la marca de Periodo Cerrado.
Una vez realizada la regularización de los grupos 8 y 9 (en el caso de que tengamos
saldo en estas cuentas), regulación de existencias y la realización del asiento de
pérdidas y ganancias. El programa nos preguntará si deseamos continuar con el
proceso de cierre abriéndonos la siguiente pantalla.
Generará el asiento de
cierre del período.
Con el dato del resultado del ejercicio del asiento
anterior salda los importes de las cuentas del
grupo 1 al 5 (Existencias, inmovilizado, cuentas
financieras, acreedores y deudores, etc.)
Libros Oficiales:
En el programa se generan el Balance, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado
de Cambios de Patrimonio.
Libros Oficiales:
En los casos de Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias, los listados aparecerán
en varios formatos:
Borrador: Nos muestra los saldos de cada grupo.
Formato Oficial: Realiza el cálculo a tiempo real de las partidas con los datos que
tenemos en contabilidad.
Formato Oficial detallado: Nos muestra con el desglose del formato oficial el detalle
de las subcuentas, grupos o subgrupos y los importes de cada una de ellos.
Libros Oficiales:
En este caso se muestra
un Balance de Situación
PYMES en el que aparece
desglosado Activo, Pasivo
y Patrimonio Neto.
Liquidaciones:
Dentro del menú de Liquidaciones se encuentran los Pagos fraccionados y
Declaraciones Informativas disponibles en la aplicación para su presentación en la
Agencia Tributaria.
Liquidaciones:
Para los pagos fraccionados se
puede generar el fichero para su
envío a la Agencia Tributaria,
obtener un borrador de los datos y
por último, su generación en PDF
para aquellos declarantes que
puedan presentarlos en papel.
En el resto de los casos basta con
acceder
a
la
declaración
correspondiente
para que la
aplicación realice unos cálculos de
cada modelo generando el archivo
para su envío a la A.E.A.T.
Liquidaciones:
Es importante señalar
que se permite la
introducción manual
de datos en cada uno
de ellos.
Ampliaciones:
En este apartado nos encontramos con el acceso al impuesto del ejercicio así como
ejercicios anteriores, teniendo cada uno su acceso individualizado.
Utilidades:
Buscar importes:
Facilita encontrar asientos que se hayan
introducido, y de los que se tengan
datos parciales, tales como la cantidad
que aparece en el debe o en el haber,
por el número de la subcuenta o texto
incluido en el concepto.
Utilidades:
Bloqueo subcuentas:
En el menú de Utilidades nos encontramos la función mediante la cual podemos
bloquear los movimientos de una subcuenta.
Damos de alta en la tabla
seleccionando
en F12 la
subcuenta e indicando una
fecha después de lo cual no
se podrán modificar asientos.
Para deshacer el bloqueo
seleccionamos la subcuenta
y borramos el registro.
Gráficas:
Desde el menú de Utilidades / Análisis Contable existe la posibilidad de determinar
la situación económico-financiera de nuestra empresa a través de diferentes
gráficos y ratios.
Según los datos
introducidos, se realiza
un análisis patrimonial,
financiero y económico,
que se muestra en tres
pestañas.
Gráficas:
Según los datos
introducidos, se realiza
un análisis patrimonial,
financiero y económico,
que se muestra en tres
pestañas.
Gráficas:
También tenemos la posibilidad de obtener balance, cuenta de pérdidas y
ganancias y saldos acumulados en modo gráfico. Los datos los podemos visualizar
tanto en años como en meses.
Alternativas:
6
ANEXO: Repositorios de aplicaciones de software
libre
74
REPOSITORIOS DE APLICACIONES
DE SOFTWARE LIBRE
Repositorios de aplicaciones de software libre
www.kemecontabilidad.com
diezfree.com/contabilidad.html
www.portalprogramas.com

Herramientas para llevar la contabilidad de tu empresa

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