11 - Correo electrónico

Transcripción

Correo electr
ónico
electrónico
Servicio de E-Mail
Funcionamiento
Razones de su éxito
¿Qué necesito?
Windows Live Mail
Configuración de la cuenta de UFASTA
Windows Live Mail - Entorno
• Windows Live Mail - Leer mensajes
• Windows Live Mail - Nuevo mensaje
• Windows Live Mail – Mensaje adjunto
• Windows Live Mail – Enviar y Recibir mensajes
• Windows Live Mail – Responder un mensaje
• Windows Live Mail – Reenviar un mensaje
• Windows Live Mail – Organizar mensajes
• Windows Live Mail – Direcciones de mensajes recibidos
• Windows Live Mail – Listas de distribución
• Windows Live Mail – Reglas de mensaje
Febrero 2010
Correo Electrónico – Diapositiva 1
Correo electr
ónico
electrónico
WebMail
WebMail de FASTA
Spam
Virus
E-mail en el trabajo
Los 7 pecados capitales del e-mail
Reglas para el buen uso
¿Qué define un buen mensaje?
Sugerencias y preguntas finales
Febrero 2010
Servicio de EE-Mail
-Mail
Es anterior a la Web y continúa siendo la razón
principal por la que la gente se conecta a Internet.
Se diferencia de los otros servicios en que no exige una
conexión simultánea entre remitente y destinatario.
Los métodos de comunicación tradicionales convergen
en Internet
• El crecimiento de la telefonía móvil y los avances
continuos del sector hacen posible acceder al e-mail
prácticamente desde cualquier lugar.
El 78% de los japoneses, el 68% de los
estadounidenses y el 62% de los ingleses utilizan
Internet para acceder al e-mail
Febrero 2010
Funcionamiento
Lo recibe
cuando se
conecta
Servidor del ISP
(Proveedor de
Servicio de
Internet)
contratado por la
persona que lo
Transmisor
envía
Servidor del
ISP
contratado
por la
persona que
lo recibe.
Receptor
Ejecutar
demostración
Febrero 2010
Razones de su ééxito
xito
Es relativamente económico
• Permite mandar mensajes a todo el mundo a precio de una llamada local.
Mandar copias de un mensaje a varias personas es rápido y fácil.
• No aumenta el costo y no precisa muchos más clics que al mandar una sola copia.
Permite transferir fácilmente datos como informes, planillas, presentaciones, fotos
y otros archivos.
• Basta con anexarlos al mensaje que se va a enviar.
Es cómodo
• El sistema de almacenaje y envío permite mandar y recibir mensajes desde cualquier sitio
y a cualquier hora.
Es relativamente rápido
• Los mensajes sólo tardan unos minutos en llegar a cualquier lugar del mundo.
Nunca descansa
• Está disponible durante las 24 horas del día, los 365 días del año.
Febrero 2010
¿¿Qué
Qué necesito?
Una cuenta de E-mail en un servidor de correo.
• Es equivalente a la Dirección Postal
• Es única. No existen dos cuentas de E-mail iguales en el mundo.
• Tiene asociada una casilla de correo donde se almacenan los mensajes. Esta casilla reside
en el Servidor de Mail.
Formato de la cuenta
<nombre de usuario>@<Servidor de E-mail>
Casilla
Abreviación de
Servidor
de
“en” (del inglés
de
correo
at)
Correo
La cuenta de E-mail
de Juan Pérez en
FASTA podría ser:
Febrero 2010
[email protected].
ar
Windows Live Mail
Es un programa cliente de correo electrónico (programa usado para leer y enviar emails) dentro de los servicios que ofrece Microsoft en Windows Live.
Este es considerado el sucesor de Outlook Express.
Para acceder, Botón Inicio, Programas, Windows Live, Windows Live Mail
Febrero 2010
Windows Live Mail
Configurar la Cuenta (Ejemplo FASTA)
1. Cuenta
2.
Febrero 2010
Agregar – Cuenta de Correo Electrónico
Windows Live Mail
Configurar la Cuenta (Ejemplo FASTA)
3.
Cuenta
4.
Configurar los Servidores
mail.ufasta.edu.ar
mail.ufasta.edu.ar
Febrero 2010
Se recomienda mantener los mensajes en el
servidor para poder chequearlos en diferentes
Windows Live Mail
ubicaciones. Caso contrario quedan
Propiedades la Cuenta (Ejemplo FASTA)
almacenados en la PC en donde se
descargan.
Servidores de correo entrante(110) y saliente(465): mail.ufasta.edu.ar
Febrero 2010
Configuraci
ón de la cuenta de UFASTA
Configuración
Servidor de correo entrante (pop3 o smtp)
• mail.ufasta.edu.ar
Servidor de correo saliente (smtp)
• mail.ufasta.edu.ar
• El servidor requiere autenticación
Nombre de usuario
• El nombre del buzón. De la dirección de correo lo que se encuentra delante de la arroba
(@)
Todas las direcciones de correo en UFASTA tienen el siguiente formato:
• [email protected]
Febrero 2010
Windows Live Mail Entorno
Barra de menús,
activarla con tecla
ALT
Barra de
herramientas.
Carpetas.
Escritorio de
Outlook.
Contactos.
Febrero 2010
Windows Live Mail - Leer mensajes
Normal
• Leídos
En negrita
• Sin leer
Selección
• Vista previa del
mensaje
Doble clic para leerlo
en una nueva ventana.
Febrero 2010
Windows Live Mail - Nuevo mensaje
1. Oprima el botón Correo nuevo de la barra de
Herramientas.
5. Oprima el botón Enviar
2. Ingrese la dirección
del destinatario
3. Ingrese el Asunto
(ó título) del
mensaje.
4. Escriba el mensaje
(cuerpo)
Los destinatarios en CC reciben
una copia del mensaje.
Cambiar la
prioridad
del
mensaje
según su
importancia
Chequear
ortografía
Los destinatarios en CCO
reciben una copia del mensaje
sin que se entere el destinatario
principal.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Mensaje adjunto
1. Luego de escribir el
mensaje de texto, ir al
menú INSERTAR y
elegir Archivar como
datos ADJUNTOS o
presione el botón
Adjuntar.
2. Aparece un
explorador para buscar
el o los archivos a
adjuntar.
También puede arrastrar
uno o varios archivos desde
el Explorador de Windows
hasta el cuerpo del mensaje
para hacerlo más
rápidamente.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Enviar y Recibir mensajes
Se establece la
conexión con el
servidor.
Si hay mensajes nuevos, éstos se
van “bajando” a la bandeja de
entrada apareciendo una barra de
progresión de las tareas.
Indicación de las tareas
completadas y las pendientes.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Responder un mensaje
•
•
•
•
•
Aparece el mensaje original al que
nosotros queremos responder.
El asunto es el mismo pero aparece
el prefijo de respuesta Re y
el destinatario ya
aparece completo.
El mensaje original aparece
debajo con los datos del
Remitente.
Lo que trae la ventaja de ir
siguiendo un hilo sobre el tema
en cuestión.
Si quiere contestar a todos los
que recibieron el mensaje original,
utilice Responder a Todos
Al Responder, no se incluyen los
adjuntos originales.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Reenviar un mensaje
• También aparece el mensaje
original.
• El asunto es el mismo pero
aparece el prefijo de reenvío
Rv o Fw.
• El campo Para aparece en
blanco
porque queremos enviarlo a
diferentes destinatarios.
• Si hubiera adjuntos se
incluyen.
Evite las cadenas de
mensajes! Persiguen
siempre un fin comercial y
sólo generan tráfico en la red.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Organizar mensajes
Eliminar
Buscar
Administrar los mensajes
mediante Reglas
Agregar, eliminar o cambiar
a una carpeta
Mover o Copiar un mensaje
a otra carpeta
Febrero 2010
Windows Live Mail – Organizar mensajes
Esta herramienta no sólo nos va
a servir como agenda sino que
también nos va a simplificar la
tarea de completar el campo
PARA con una dirección de mail
cuando enviemos un nuevo
mensaje.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Direcciones de mensajes recibidos
Se puede simplificar la carga de
los datos de la libreta de
direcciones. Para ello puede
cargarse la dirección de mail de
un mensaje recibido marcando
el campo “De:” en el mensaje,
haciendo clic con el botón
derecho del mouse y eligiendo la
opción “Agregar…”. Los campos
Nombre y Dirección de mail se
completan automáticamente.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Listas de distribuci
ón
distribución
Puede mandar mensajes a un grupo de personas
creando un grupo de correo que contenga sus
nombres. De este modo, sólo tendrá que escribir
el nombre del grupo en el cuadro Para a la hora
de enviar mensajes a todos ellos.
Puede crear múltiples grupos y un mismo
contacto puede pertenecer a más de un grupo.
Seleccionar “Contactos”, luego “Crear una nueva
Categoría”, escribir el nombre de la misma y
asignar los contactos correspondientes.
Febrero 2010
Windows Live Mail – Reglas de mensaje
Utilice esta herramienta para evitar el Spam
Si no queremos que todos los mensajes
recibidos se guarden en la bandeja de
entrada, podemos usar este asistente para
distribuir estos mensajes en distintas
carpetas según quien los envía.
Seleccione una condición, por
ejemplo “La línea De contiene
personas”
Seleccione una acción, por ejemplo
“Mover a la carpeta especificada”
Seleccione cada una de las palabras
subrayadas y siga las instrucciones.
Escriba un nombre para la regla y
haga clic en aceptar.
Febrero 2010
WebMail
Al ser este servicio cada vez más esencial para la vida laboral y estudiantil,
es necesario poder tener acceso a él en cualquier ubicación.
Permite no tener que configurar la cuenta para acceder desde cualquier
computadora.
• Desde la casa de un amigo.
• Cibercafés en todo el mundo. Visite www.cibercafés.com para obtener un
listado de direcciones por si se va de viaje.
• Hoteles.
Permite tener varias cuentas de correo para distintas actividades,
independientemente del ISP que tenga.
A diferencia de las cuentas POP3, en este caso sólo le hace falta el Navegador.
Puede obtener una cuenta en este momento. Es gratis!
• Los más populares son los servidores de Hotmail y Yahoo, pero
prácticamente cada portal multimedia ofrece cuentas. Verifique cuál es el
límite de almacenamiento que brindan.
• OE6 permite administrar los mensajes de cuentas web
• Y a su vez, los servidores web ahora permiten administrar las cuentas POP3.
La principal desventaja es la lentitud.
Febrero 2010
Escriba todos los
mensajes en
forma Off-line,
haciéndolo en el
Bloc de Notas o
en Word, y luego
copiando el texto
al cuerpo del
mensaje web.
Ahorre!
WebMail de FASTA
Crear la cuenta
•
•
•
Acceso a casilla
de mail.
Acceso a
Internet.
Acceso a
SIUFWEB
Febrero 2010
WebMail de FASTA
Lea el Reglamento
• Tenga en cuenta que esta casilla tiene
como fin la comunicación de asuntos
académicos.
Consulte dudas a Profesores.
Reciba avisos de las Secretarias de
Facultades.
Reciba avisos de Eventos Importantes.
Pertenecerá a una lista de distribución
de su carrera y de las materias que
curse.
Complete los datos
• Ingresar número de cualquier recibo
(el que figura con RC sin los ceros de
la izquierda).
Febrero 2010
Clic para leer el nuevo
e-mail recibido.
WebMail de FASTA
Redactar
Mensaje
Nuevo
Carpetas
E-mail recibido y leído.
Febrero 2010
Mensaje nuevo con Adjunto
5.
Debe esperar hasta
que aparezca el
nombre del archivo
1.
2.
3.
4.
Febrero 2010
Spam
Todo mensaje de correo, generalmente publicitario, que uno no solicitó.
• Ofrecen dietas milagrosas, productos del estilo llame ya!, etc.
¿Cómo consiguen mi cuenta?
• Principalmente al reenviar mensajes en cadena.
Se recolectan hasta cientos de direcciones en un mensaje por pseudoempresas que luego las
venden a los departamentos de comercialización de otras empresas.
En sí estos mensajes no son dañinos al leerlos, pero sí lo son al saturar las cuentas,
llenar los límites de las casillas y generar excesivo tráfico en las redes.
Legislación Anti-Spam.
• Existe en ciertos países.
• Pero debido al costo nulo de enviar un mensaje a miles y miles de personas con un clic,
estas empresas inescrupulosas van a continuar efectuándolo.
Febrero 2010
Spam
Prácticas antispam
• No publicar su dirección de correo en sitios públicos como salones de chats, foros, etc.
• Poseer una cuenta para propósitos triviales y no laborales, para poder publicar esta
cuenta sin miramientos y poseer otra cuenta para uso profesional que debería ser
revelada a personas de confianza.
• Establecer reglas de mensaje como en el OE6.
Ahora los servidores de webmail ofrecen la posibilidad de bloquear las cuentas que uno considera
spam.
• Programas antispam que puede descargar desde www.Download.com
• NO RESPONDER EN NINGÚN CASO!
Algunos mensajes vienen con links para quitarnos de la lista.
Con esto, confirman que nuestra cuenta realmente existe, la cual será vendida
dentro de un paquete con otras miles. O sea que recibirá aún más correo basura.
• Mirar el contrato de privacidad al suscribirse a los sitios de interés.
• Reportar esta práctica
www.spamcop.net
• Ignorarlos y pulsar SUPRIMIR.
Febrero 2010
Virus
NUNCA un e-mail va a instalar un virus, siempre y cuando NO ejecutemos los
archivos adjuntos que pueda tener.
Es decir que si recibimos un archivo adjunto y no sabemos de quién proviene, es
preferible eliminarlo, y si tiene dudas y conoce al Remitente, es conveniente pasarle
un anti-virus antes de abrirlo.
• Sobre todo si la extensión de los mismos es .exe .bas .vbs js.
• Algunos archivos con virus están renombrados como .txt o .doc, que al abrirlos resultan
ser archivos ejecutables.
• Tenga en cuenta que quizá reciba un virus de una persona conocida.
Esto no es adrede, sino que los mismos virus se reenvían desde la máquina infectada a la lista de
direcciones que encuentra.
E-mails con títulos como "JOIN THE CREW” ó "WIN A HOLIDAY" suelen tener
archivos adjuntos con virus. También son peligrosos los adjuntos provenientes de
cadenas.
Sugerencia: no escribir los mails en archivos de texto y luego adjuntarlo. Excepto
cuando lo que se debe enviar no sea solo texto.
Febrero 2010
EE-mail
-mail en el trabajo
La velocidad con la que los negocios adoptan el e-mail es un buen testimonio de su valor.
El e-mail puede mejorar la eficacia, reducir los costos y aumentar la productividad y los
beneficios.
Ha pasado de ser un simple soporte para el envío de textos a convertirse en una herramienta
para compartir y gestionar textos.
Febrero 2010
EE-mail
-mail en el trabajo
Ejemplos de aporte del e-mail a su trabajo
•
Marketing y ventas
•
Proporcionar precios, detalles del producto o información sobre la empresa para clientes existentes o potenciales.
Aceptar pedidos.
Crear sistemas de envío automatizados.
Lamentablemente esto degeneró en el Spam.
Compras
Obtener precios y especificaciones
Hacer pedidos
•
Operaciones
Intercambio de datos entre distintos departamentos.
Comunicación interna, externa, nacional e internacional.
•
Diseño y producción
Enviar bocetos, especificaciones, planes, etc.
Agilizar la toma de decisiones.
•
Servicio de atención al cliente
Proporcionar puntos de contacto tanto generales como específicos.
Proporcionar un servicio de asistencia off-line.
Gestionar las preguntas o quejas de los clientes.
El servicio más utilizado de las Intranets.
Febrero 2010
El efecto sobre las comunicaciones internas
De la jerarquía a la red de
trabajo
•
•
•
•
•
Las comunicaciones internas
eran jerárquicas y los
mensajes se transmitían en
sentido ascendente o
descendente.
Los jefes y directores
utilizaban a sus secretarias y
asistentes a modo de interfaz
entre ellos y los empleados.
El e-mail ha posibilitado la
comunicación directa.
Las redes de trabajo han
sustituido al esquema antiguo.
Los empleados tienen más
poder de comunicación.
Febrero 2010
Efectos colaterales
Algunos no asisten a reuniones ni contestan el teléfono porque saben que se las
puede contactar por e-mail (y ellas deciden cuándo contestar).
Más mails de lo que uno puede manejar.
• Contestar hace que se multipliquen, lo que hace bajar la productividad de la persona que
está desbordada de ellos.
El e-mail no es siempre el mejor vehículo de expresión.
• Se pueden generar malos entendidos y tensiones innecesarias por escribir cosas que uno
no diría en forma personal o telefónica.
Algunos creen que es el medio ideal para:
• Tomar partido en la política de la empresa
“Le mandaré una copia de esto al director general para que sepa quién está sacando este asunto
adelante.”
• Pasar el muerto a otro
“Le he enviado el mensaje al departamento de Compras de modo que ya no es problema mío.”
• Cubrirse las espaldas
“Le he mandado una copia de este mensaje al departamento de Contabilidad para que nadie me
pueda hechar la culpa si no pagan la factura”.
Febrero 2010
Los 7 pecados capitales del ee-mail
-mail
1. Contrato
•
Usar el e-mail sin leer y entender las “condiciones de uso” de su servidor.
2. Contenido
•
Mandar mensajes con un contenido ilegal, nocivo o molesto puede ofender o afectar a alguien.
Cadenas, spam y flaming.
3. Seguridad
•
Dar por sentado que el e-mail es un medio totalmente seguro e incluir datos confidenciales.
4. Virus
•
Pensar que los mensajes y adjuntos no tienen virus ni códigos dañinos.
5. Identidad
•
Utilizar el nombre de usuario y la contraseña de otra persona.
6. Integridad
•
Cambiar el contenido original de mensajes que ya han sido enviados.
7. Privacidad
•
Facilitar la dirección de e-mail de otra persona.
Febrero 2010
Reglas para el buen uso
Establecer políticas de uso y capacitar al personal.
•
•
•
•
•
•
•
Riesgos y beneficios.
Aspectos legales.
Seguridad y confidencialidad.
Grabar y conservar mensajes.
Comunicación con el exterior.
El uso para asuntos personales.
Consecuencias de ignorar las directrices.
Consejos para la redacción de mensajes
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Comprobar de enviar el mensaje a la persona indicada.
Piense que el mensaje puede ser leído por otras personas. No incluya nada que le incomodaría si se
hiciese público.
No escriba nada que le pueda traer problemas en un juicio.
Protéjase y proteja a los demás de los virus y el spam.
Asegúrese que el mensaje tiene un objetivo definido y que lo expresa con claridad.
No mezclar diferentes temas en un mismo mensaje por más que vayan dirigidos a la misma persona.
Es preferible dividir los temas para poder realizar un seguimiento de cada uno.
Los mensajes deberían ser breves y concretos.
Escribir mensajes fáciles de leer y evitar los tecnicismos innecesarios.
Sea educado y amable
Firme los mensajes.
Febrero 2010
¿¿Qué
Qué define un buen mensaje?
1. Propósito claro
• ¿Nunca recibió un mensaje y no ha sabido por qué se lo mandaron a usted?
• ¿Nunca ha tenido la sensación de recibir copias de mail simplemente porque es sencillo
de hacerlo?
• ¿No ha recibido mensajes que intentan cubrir varios cometidos a la vez?
El resultado: confusión y unos varios mails más para aclarar la situación.
• Pregúntese que quiere que ocurra a raíz de su mensaje y que el mensaje está orientado a
lograr esa meta.
• Si conoce bien el propósito de su mensaje, conseguirá también:
Enviarlo a la persona adecuada.
Enviar copias a las personas indicadas.
Estructurar correctamente el mensaje.
Definir el contenido.
Escoger el estilo y el tono del mensaje.
Calcular el momento en que debe enviarlo.
• Resumir con listas numeradas o de viñetas según el caso.
Febrero 2010
¿¿Qué
2. Contestar un mensaje si es necesario
• ¿Se espera una respuesta o es necesaria?
• Enviar una copia del mensaje a todas las personas que recibieron el mensaje
original.
• Incluir el mensaje original en la respuesta.
Si no es necesario, podría recortar o resumir el mensaje para poder contestar
claramente a cada punto. O incluso eliminarlo cuando se trate de un mensaje
“pesado”.
• Preguntar al creador en caso de querer reenviarlo a otras personas.
Es una buena práctica responder con otro color y debajo de
cada pregunta, en caso de tener el mensaje original una lista
de viñetas o lista numerada.
Febrero 2010
¿¿Qué
3. La Dirección
• El propósito del mensaje determina a los destinatarios.
• Evite enviar mensajes con una larga lista de destinatarios.
• Si utiliza dos listas, compruebe que no haya destinatarios repetidos en ellas
para evitar que reciba dos o más copias del mismo.
• Si quiere que alguna de las personas a las que manda una copia en CC haga
algo en concreto al recibir el mensaje, póngalo claramente en el texto del
mismo.
De lo contrario, el destinatario que reciba una copia asumirá que sólo se le envía
para mantenerle al corriente.
Por ejemplo si se le envía el mensaje a Juan, y Pedro recibe copia pero debe realizar
alguna tarea, es buena práctica incluir en el PD: “Juan, por favor revisa…”
Febrero 2010
¿¿Qué
4. El asunto
• Un buen título permite clasificar el mensaje mientras que uno malo es inútil
tanto para el emisor como para el receptor.
• El destinatario puede captar la importancia de un mensaje si le proporciona un
buen asunto.
• El mensaje puede ser uno de los muchos que el destinatario recibe cada día,
puede ser incluso uno de cientos que esperan en la bandeja de entrada.
• Un buen asunto:
Tiene mucho significado
– Ej. Malo: Información
– Ej. Bueno: Lanzamiento del Plan de Servicio Oro (PSO)
Es relevante
– Evite utilizar asuntos que llamen la atención pero que no tengan relación con el mensaje
como por ej.: Asunto: Vieron al jefe salir con otra
Mensaje: Ahora que he conseguido llamar tu atención… . Este tipo de asunto puede ser
muy frustrante sobre todo para un destinatario muy ocupado.
Febrero 2010
¿¿Qué
Es conciso
– Debe aprovechar el espacio disponible. No tiene que ser una frase completa con toda la
puntuación necesaria.
– El espacio es limitado y el verdadero reto es sacarle el mayor provecho.
– Piense en los titulares de los diarios para obtener la idea de lo que estamos hablando.
– La cantidad de texto disponible varía según los casos de los sistemas de mail empleados.
– Un título interrumpido puede tener un significado muy distinto al original.
Por ejemplo:
Asunto: el 20% de aumento de sueldo para los empleados de los departamentos de
marketing y ventas.
Cuando el título completo es: el 20% de aumento de sueldo para los empleados de los
departamentos de marketing y ventas es inadmisible para la dirección.
– El asunto debe ser un apunte del contenido del mensaje, no un resumen del mismo.
En el ejemplo anterior debería ser:
Asunto: el 20% de aumento rechazado
Febrero 2010
¿¿Qué
5. Encabezados
• ¿Incluirlos o no?
Aparte de darle carácter formal a los mensajes dentro de la empresa, aquí se mencionan otras
ventajas:
Reitera al destinatario que el mensaje iba realmente dirigido a él y no lo recibió por error.
El que recibe una copia del mensaje la reconoce inmediatamente como tal sin necesidad de leer
su nombre en la lista de direcciones del campo CC.
• Si decide incluirlo, la elección del estilo del mismo dependerá de:
El nivel de relación que tenga con el destinatario.
El número de destinatarios.
La frecuencia con la que envía mensajes a esos destinatarios.
El “entorno” desde el que envía el mesaje: la empresa puede tener un estilo predeterminado.
Su estilo personal o sus preferencias así como las del destinatario.
• Si no conoce al destinatario, utilice encabezamientos para que el mensaje no parezca
“frío” o “distante”.
• Si no sabe el nombre, su puesto o incluso su sexo, no podrá incluirlo (recuerde observar
la firma si es que está contestando porque le servirá en este caso).
Febrero 2010
¿¿Qué
6. Despedida y firma
• La despedida es la fórmula de cortesía que se incluye al final del mensaje como
por ejemplo: “Saludos”
• La firma es el nombre, apodo o aquello por lo que quiera que le conozcan
como el puesto.
• Al igual que ocurre con los encabezamientos, no todo el mundo está a favor del
uso de despedidas y firmas.
• Si no conoce a la persona, incluya por lo menos:
Una despedida del estilo de “saludos”.
Una firma con su nombre y apellido.
• Si incluye un encabezamiento, debe emplear una despedida o su firma o
ambas, acorde a la formalidad o informalidad del encabezamiento. Es posible
también incluir el puesto y por ejemplo la dirección web de la empresa.
Febrero 2010
¿¿Qué
7. Diseño
• El uso de espacios y líneas en blanco hará considerablemente más legibles sus mensajes.
• Evite los párrafos largos, porque resultan caóticos y poco motivantes, mientras que los
más cortos son saltos de línea lógicos que parecen más abarcables.
• Inserte una línea en blanco entre:
El encabezamiento y la primera línea del mensaje.
Cada párrafo.
El último y la despedida.
La despedida y la firma.
• Genere una lista de viñetas o numerada para resumir los contenido cuando fuere posible.
• Si se ve limitado por la interfaz del programa de correo, utilice un procesador de textos
como Word y luego adjunte el archivo. Esto en casos que el texto sólo no sea suficiente.
• Tenga en cuenta que si utiliza mensajes que no sean sólo texto (.txt), como HTML, RTF,
XML, MHT, puede ocurrir que al recibir el mensaje, el destinatario no pueda leerlo
claramente o incluso no aparezca nada del mensaje.
Febrero 2010
¿¿Qué
8. Anexar archivos
• Si bien es una de las funciones más poderosas del mail, también es la que
provoca más problemas.
Anexos que no pueden abrirse.
Mensajes remitidos a anexos que no existen por olvido.
Anexos muy “pesados” para poder bajarlos.
– Pudiendo incluso el destinatario decidir no recibirlo.
– Pueden existir reglas de admisión de máximo de tamaño para anexos.
– Si el anexo es irrelevante, podría ocasionar una pérdida de tiempo para el destinatario.
Virus en anexos.
El tipo de anexo no es reconocido por ninguna aplicación en la PC del destinatario y
por lo tanto no puede abrirse.
Febrero 2010
¿¿Qué
9. Escribir con lenguaje claro
• Esta es quizá la sugerencia más difícil y la que depende más de usted.
• Escribir con claridad
Le ahorra trabajo al lector ya que no se ve obligado a descifrar el mensaje.
Evita confusiones, ya que el propósito, la información y las acciones no son
ambiguas.
Puede dar una buena impresión suya y de su empresa.
– Un mensaje eficaz puede llegar a considerarse como un negocio eficaz.
• Piense a quién va dirigido antes de escribir.
Escribir en el lenguaje del destinatario.
• Compruebe la gramática y la ortografía en Word por favor, le tomará unos
segundos.
Febrero 2010
¿¿Qué
10. Prioridad
• Alta, media o baja?
• Remite la importancia del mensaje y no la velocidad de entrega de éste, a
diferencia del correo tradicional.
• Se prestan a un uso abusivo.
Lo que deviene en una necesidad de incluir asuntos como “IMPORTANTE: No
olvides…”, o “URGENTE: Chequear…”.
Enviar mensajes de prioridad alta en una oficina en la que todo el mundo está muy
ocupado no cambiará nada.
Utilice prioridades altas en casos estrictamente necesarios si quiere que los
destinatarios hagan caso de ellas.
Febrero 2010
Sugerencias y preguntas finales
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
¿Estoy enviando el mensaje a la persona indicada?
¿Este mensaje es importante?
¿He escogido un título apropiado en el asunto?
¿El propósito del mensaje está claro?
¿Está bien estructurado y bien escrito?
¿Contiene algo ilegal, algo que podría ofender o dañar a alguien, algo molesto o peligroso?
¿He revisado la ortografía y gramática?
¿Espero una respuesta (o una reacción)? De ser así, ¿lo he especificado y he marcado un
plazo?
9. ¿Contiene información confidencial? ¿Realmente debo mandarla por email?
10. ¿Necesito incluir una nota sobre responsabilidades y derechos de autor?
11. ¿El mensaje contiene mensajes previos? ¿Es preciso que estén o puedo borrarlos?
12. Si hay un anexo
1.
2.
3.
¿El destinatario posee el software para abrirlo?
¿Lo he anexado de verdad?
¿Es necesario enviar un documento adjunto o se trata de texto solo?
Febrero 2010

11 - Correo electrónico

Transcripción

Documentos relacionados

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