IFS Broker - Serviastel

Transcripción

IFS Broker
Normas para auditar el cumplimiento
de los servícios de agencias comerciales,
importadores y brókeres en relación a la calidad
y seguridad del producto
Versión 2
Octubre 2013
IFS publica información, opiniones y boletines a su mejor saber y entender, pero no puede
responsabilizarse por errores, omisiones o posible información errónea en sus publicaciones, y en particular en este documento.
El propietario de esta norma es:
IFS Management GmbH
Am Weidendamm 1A
10117 Berlin
Alemania
Director ejecutivo: StephanTromp
AG Charlottenburg HRB 136333 B
CIF:
DE278799213
Banco:
Bank code number:
Número de cuenta:
IBAN:
Código BIC/SWIFT:
Berliner Sparkasse
100 500 00
190 029 765
DE96 1005 0000 0190 0297 65
BE LA DE BE
Todos los derechos reservados. Todas las publicaciones están protegidas por las leyes
internacionales de derechos de autor. Queda prohibido y sujeto a persecución legal cualquier tipo de uso no autorizado sin el previo consentimiento expreso y por escrito del propietario de la norma IFS. Esto es aplicable también al fotocopiado, inclusión en una base
de datos electrónica/software o reproducción en CD-ROM.
No se podrá realizar ninguna traducción sin el permiso oficial del propietario de la norma IFS.
La edición en inglés es el documento original y en caso de duda debe utilizarse como documento de referencia.
IFS Broker está disponible via online:
www.ifs-certification.com
O por correo, fax o e mail en:
IFS Management GmbH
Am Weidendamm 1A
10117 Berlin
Alemania
Teléfono:
+49-(0) 30-72 62 50-74
Fax:
+49-(0) 30-72 62 50-79
Correo electrónico: [email protected]
IFS Broker
Normas para auditar el cumplimiento
de los servícios de agencias comerciales,
importadores y brókeres en relación a la calidad
y seguridad del producto
Versión 2
Octubre 2013
International Featured Standard · IFS Broker · Versión 2
3
AGRADECIMIENTOS
IFS quiere agradecer a todos los participantes que han contribuido con su aportación al desarrollo de la nueva versión de IFS Broker. Sus comentarios fueron de gran apoyo para IFS. IFS
está agradecido a los miembros del Comité Técnico Internacional y a los diferentes grupos de
trabajo asociados de Alemania, Francia, Italia, España, y Estados Unidos.
Miembros del Comité Técnico Internacional
Andrea Artoni
Sabrina Bianchini
Sebastien Bian
Fayçal Bellatif
Frederico Comellini
Elena Costa
Cristina Diez
Gerald Erbach
Frank Ferko
Cécile Gillard-Kaplan
Almudena Hernandez
Luc Horemans
Maria Lopez
de Montenegro
Gérard Maître
Dr. Joachim Mehnert
Dr. Angela Moritz
Alberto Peiro
Bizhan Pourkomailian
Horst Roeser
Nuria Sanz
Stephen Thome
Bert Urlings
Karin Voß
Roman Wißner
Stefano Zardetto
CONAD, on behalf of ANCD (Associazone Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italy
Det Norske Veritas, Italy
EMC Distribution – Groupe Casino, France
Eurofins certification, France
COOP, on behalf of ANCC (Associazone Nazionale Cooperative Consumatori), Italy
Auchan, on behalf of Federdistribuzione, Italy
Palacios Alimenticios, Spain
METRO AG, Germany
US Foods, USA
Groupe Carrefour, France
AENOR, Spain
Scamark – Groupement Leclerc, France
DIA, Spain
Les Sauniers de l’Ile de Ré
DQS, Germany
REWE Group; REWE-Zentral-AG, Germany
Mercadona, Spain
Mc Donalds Europe, United Kingdom
COOP, Switzerland
El Corté Inglés, Spain
Dawn Food Products, USA
Vion Food, The Netherlands
EDEKA Zentrale AG & Co. KG, Germany
HARIBO GmbH & Co. KG, Germany
Voltan, Italy
IFS también quiere agradecer a las siguientes personas su valiosa colaboración:
Karen Baethke
Heinz Langmack
Andrea NiemannHaberhausen
Andreas Petke
Kevin Swoffer
Edeka Handelsgesellschaft Rhein-Ruhr mbH, Germany
auditpartner GmbH, Germany
DNV Germany GmbH
tegut… Gutberlet Stiftung & Co., Germany
KPS Resources Ltd., United Kingdom
Equipo IFS
Helga Barrios
George Gansner
Dr. Helga Hippe
Seon Kim
Christin Kluge
Nina Lehmann
Stéphanie Lemaitre
Lucie Leroy
Clemens Mahnecke
Marek Marzec
© IFS, Octubre 2013
Project Manager
Marketing/Business Development Director
Quality Assurance Management Director
IFS Shop Manager
Quality Assurance Project Manager
IFS Project Manager Academy/Marketing/Communications
Technical Director
Project Manager
Technical Project Manager
IFS Business consultant Central/Eastern Europe
4
Caroline Nowak
Ksenia Otto
Sabine Podewski
Sandra Schulte
Nadja Schmidt
Serena Venturi
StephanTromp
IFS Representative, South America
IFS Office Manager
Auditor Management
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Managing Director
Como una parte del proceso de revisión de la norma se llevaron
a cabo auditorías piloto. Queremos agradecer la colaboración en
las mismas a la siguiente compañía:
– ObstTrautner GmbH, Gräfenberg, Germany
5
Índice
Parte 1: Protocolo de auditoria
1
La historia de International Featured Standard
y la norma IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
2
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
2.1
Objetivos y contenido del protocolo de auditoría . . . . . . . . .
13
2.2
Información extraordinaria a las entidades de certificación
por parte de la compañía certificada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
3
Tipos de auditorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3.1
Auditoría inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3.2
Auditoría complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3.3
Auditoría de renovación (para obtener la re certificación) .
14
3.4
Auditoría de ampliación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
4
Alcance de la auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
5
El proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
5.1
Preparación de la auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
5.2
Elección de una entidad de certificación – acuerdos con
tractuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
5.3
Duración de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
5.4
Diseño del plan de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.2.1
5.5.2.2
5.5.3
Evaluación de los requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consideración de un requisito como desviación . . . . . . . . .
Consideración de un requisito como no conformidad . . . .
No conformidad Mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
KO (Knock Out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consideración de un requisito como N/A (no aplicable) . .
23
23
24
24
24
25
5.6
Determinación de la frecuencia de auditoría . . . . . . . . . . . . .
26
Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estructura del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Los distintos pasos para el informe de auditoría . . . . . . . . .
Preparación del informe previo de auditoría y borrador del
plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.7.2.2 Cumplimentación por la empresa del plan de acciones
correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor . . . . . . . . . . . .
5.7.3
Normas adicionales relativas al informe de auditoría . . . . .
5.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría
(inicial y de renovación) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
26
27
5.7
5.7.1
5.7.2
5.7.2.1
27
28
28
28
28
6
5.7.3.2 Traducción del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.8
5.8.1
5.8.2
5.8.3
5.8.4
Puntuación y condiciones para la redacción del informe
y la emisión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestión específica del proceso de auditoría (informe,
certificado, cargar en el Portal) en caso de haberse
puntuado con D uno o varios KO durante la auditoría (ver
también Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
certificado, cargar en el Portal) en caso de una o varias
no conformidad(es) Mayor(es) han/hayan sido emitidas
(ver también Anexo 3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestión específica del proceso de auditoría en caso
de una puntuación final < 75 % . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestión específica del proceso de auditoría en caso de
empresas con varios establecimientos con gestión central
29
31
32
32
34
34
6
Concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
34
6.1
Plazos para la concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
6.2
Ciclo de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
6.3
Información sobre condiciones de retirada del certificado
37
7
Distribución y conservación del Informe de Auditoría . . . . .
37
8
Acciones suplementarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
9
Procedimiento de recursos y reclamaciones . . . . . . . . . . . . .
37
10
Propiedad y uso del logotipo IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
11
Revisión de la norma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40
12
Integrity Program (Programa de Integridad) de IFS . . . . . . .
40
12.1
Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad . . . .
40
12.2
Acciones de aseguramiento de la calidad tras
la notificación de una reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41
12.3
Sanciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
42
ANEXO 1
Aclaración del alcance de aplicación de las distintas normas IFS . .
44
ANEXO 2
Proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47
ANEXO 3
Diagrama para la gestión de requisitos KO puntuados con D
y no conformidades Mayores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
Anexo 4
Alcance de productos para productos comercializados, que serán
incluidos en el informe de auditoría y certificado . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
7
Parte 2: Requisitos IFS Broker 2
1
Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
1.1
Política corporativa/Principios corporativos . . . . . . . . . . . . . . .
51
1.2
Estructura corporativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
1.3
Revisión de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
2
Sistema de gestión de la calidad y seguridad del producto
52
2.1
Gestión del riesgo/APPCC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
2.2
Requisitos de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
2.3
Mantenimiento de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
3
Gestión de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
4
Programación y Prestación de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
4.1
Convenio contractual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
4.2
Especificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
4.3
Desarrollo de producto/Modificación de producto/
Modificación de los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . .
55
4.4
Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
56
4.5
Envase del producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
4.6
Trazabilidad (incluyendo OMG’s y alérgenos) . . . . . . . . . . . . .
57
4.7
Actividades logísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
5
Mediciones, Análisis y Mejoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
5.1
Auditorías internas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
5.2
Análisis de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
59
5.3
Cuarentena de productos y liberación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
5.4
Gestión de reclamaciones de las autoridades y clientes . . .
60
5.5
Gestión de incidentes, retirada y recuperación
de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
5.6
Gestión de las no conformidades y productos no conformes
61
5.7
Acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
6
Evaluación de Food/product defense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
ANEXO 1
Glosario/Lista de definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
63
ANEXO 2
Campos de cumplimentación obligatoria por el auditor . . . . . . . . . . .
68
8
Parte 3: Requisitos para entidades de acreditación, entidades de
certificación y auditores
Acreditación IFS y proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . .
71
0
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
1
Requisitos para Entidades de Acreditación . . . . . . . . . . . . . . .
71
1.1
Requisitos generales
...................................
71
1.2
Formación requerida para el comité de acreditación
(o persona competente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
1.3
Competencias del evaluador de la entidad de acreditación
72
1.4
Frecuencia de evaluación de las entidades de certificación
73
1.5
Acreditación de una entidad de certificación con actividad
internacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
1.6
Condiciones de recuperación de la acreditación
tras retirada o suspensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
1.7
Transferencia de certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
74
2
Requisitos para las Entidades de Certificación . . . . . . . . . . .
74
2.1
Proceso de acreditación ISO/IEC 17065 para IFS . . . . . . . . . .
74
2.2
Firma de un contrato con los propietarios de IFS . . . . . . . . .
75
2.3
Decisión de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
2.4
Responsabilidades de la entidad de certificación relativas
a formadores IFS (para auditores IFS Food y auditores IFS
PACsecure) y auditores IFS (incluyendo autónomos) . . . . .
76
2.5
Requisitos específicos para formadores IFS (para auditores
IFS Food, o IFS PACsecure) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
3
Requisitos para auditores IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
3.1
Requisitos para auditores IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
3.2
Requisitos para auditores IFS Broker, aprobados para
realizar auditorías combinadas IFS Broker y otra norma IFS
(IFS HPC, IFS Food, IFS PACsecure) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
3.3
Formación IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
3.4
Equipo de auditoría
80
3.5
Mantenimiento de la cualificación como auditor IFS Broker
....................................
81
9
Parte 4: Redacción del informe, programa auditXpressTM
y el portal de auditoría IFS
0
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
83
1
Redacción del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
83
1.1
Resumen de la auditoría (Anexo 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
83
1.2
Informe de auditoría (Anexo 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
85
1.3
Plan de acción (Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
85
1.4
Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4) . . . . . . . . .
85
2
Programa auditXpressTM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
3
El Portal de auditorías IFS y la Base de datos IFS
(www.ifs-certification.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
ANEXO 1
Informe de auditoría final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
90
ANEXO 2
Informe de Auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
94
ANEXO 3
Plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
96
ANEXO 4
Certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
97
ANEXO
Listado de requisitos de IFS Broker, Versión 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
99
Parte 1: Protocolo de auditoria
1
La historia de International Featured
Standards y la norma IFS Broker
Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspecto
importante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distribución.
Hasta 2003, se llevaban a cabo por sus departamentos propios de gestión de la calidad. Varios factores han contribuido a la necesidad de
desarrollar una norma uniforme de calidad y seguridad alimentaria,
entre ellos, las demandas de los consumidores, la responsabilidad cada
vez mayor de los distribuidores, el incremento de requisitos legales y la
globalización del suministro de productos. Adicionalmente, se tenía
que encontrar una solución para reducir el tiempo dedicado a la realización de multitud de auditorías, tanto por parte de distribuidores como
de fabricantes.
Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución
– Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) – y a su homóloga
francesa – Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD) – desarrollaron una norma de calidad y seguridad alimentaria para productos con marca del distribuidor, conocida como IFS Food,
cuyo objetivo fue permitir la evaluación de los sistemas de calidad y
seguridad alimentaria de los fabricantes, tomando como referencia un
enfoque uniforme. Esta norma es ahora gestionada por IFS Management GmbH, una compañía propiedad de FCD y HDE.
La primera norma de la familia de las normas IFS fue IFS Food, que fue
publicada en un principio en Alemania. En enero de 2004, y en colaboración con FCD, se actualizó la versión 4. A lo largo de 2005 y 2006, las
asociaciones italianas de distribución mostraron también su interés por
IFS. El desarrollo de la nueva versión de IFS Food, la versión 5, fue una
colaboración de tres federaciones de distribuidores, Alemania, Francia
e Italia, así como distribuidores de Austria y Suiza.
En la sexta versión de la norma IFS Food han participado activamente
el Comité Técnico Internacional y los grupos de trabajo de Francia, Alemania (toda la parte de habla alemana), Italia, España y Norte América.
Además de distribuidores, otras partes interesadas y representantes de
la industria, servicios alimentarios, y entidades de certificación de diferentes partes del mundo. Actualmente IFS Food ha sido desarrollada y
apoyada desde la industria alimentaria de Austria, Francia, Alemania,
Italia, Países Bajos, España, Suiza, Estados Unidos así como expertos
de otras ciudades europeas, Asia y América Latina.
11
12
Es el objetivo de muchos distribuidores y productores tener transparencia sobre toda su cadena de suministro. En tiempos de globalización, la
adquisición de productos se hace de manera global en diferentes maneras. Cada vez más, brókeres, agencias comerciales e importadores se
están convirtiendo en una importante manera de acercar a productores
y distribuidores. El objetivo principal de IFS Broker es asegurar el cumplimiento de los servicios del bróker y verificar como brókeres, agencias comerciales e importadores seleccionan a sus proveedores, qué
requisitos de calidad y seguridad de producto han implantado y si pueden satisfacer los requisitos legales actuales.
Con el fin de evitar a brókeres, agencias comerciales e importadores, de
que fueran abrumados con diferentes requisitos, IFS desarrolló IFS
Broker Versión 1 en 2009.
Después de 3 años de implementación de la versión 1, se hicieron recomendaciones desde el mercado, por esta razón IFS tomó la decisión de
revisar la versión 1 y desarrollar IFS Broker versión 2.
Con la ayuda de numerosas contribuciones recibidas por todas las partes interesadas, las siguientes metas han sido definidas, y que fueron la
base de la revisión de IFS Broker versión 1:
– Excluir las duplicidades,
– Revisar los requisitos para el entendimiento,
– Adaptar la norma a la legislación vigente,
– Alinear el protocolo de auditoría con las otras normas IFS,
– Incluir un check list para Food Defense en el check list general,
– Incluir todas las doctrinas IFS,
– Mejorar la comprensión del protocolo de auditoría,
– Precisar la aplicabilidad a la comercialización de materiales de
embalaje,
– Actualizar la norma de acuerdo a la nueva versión de las guías
de GFSI.
La nueva norma IFS Broker versión 2 entrará en vigor el 1 de abril de
2014.
Después de esta fecha, solo se realizarán y aceptarán auditorías basadas en IFS Broker versión 2.
La norma IFS Broker es una de las normas pertenecientes a la marca IFS
(International Featured Standards).
La norma es aplicada sobre el comercio de alimentos, productos de uso
doméstico y del cuidado personal así como materiales de envasado.
Las compañías auditadas como brókeres, agencias comerciales o
importadores normalmente no tienen posesión física de los productos
(p.ej. no tienen almacenes, centros de envasado o flota de camiones,
pero son entidades legales con oficinas). Si la compañía de comercio
tiene sus propias instalaciones logísticas y quisiera certificar estas acti© IFS, Octubre 2013
vidades, se necesita una auditoría IFS combinada según IFS Logística
para certificar todas las actividades de calidad/seguridad que puedan
influir en las actividades de la compañía. Si una compañía que procesa
(alimentos o productos de uso doméstico y del cuidado personal o
envases) también tiene servicio bróker y quisiera certificar ambas actividades, se realizará un auditoría combinada respectivamente, IFS
Food, o IFS HPC o IFS PACsecure e IFS Broker.
Los objetivos fundamentales de IFS Broker, son:
– Asegurar el cumplimiento de los servicios del bróker,
– Establecer una norma común con un sistema común de evaluación,
– Trabajar con entidades de certificación acreditadas y con auditores IFS cualificados,
– Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transparencia, a lo largo de toda la cadena de suministro,
– Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores.
2
Introducción
2.1
Objetivos y contenido del protocolo de auditoría
Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que se
aplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Broker. El
objetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las entidades de certificación que llevan a cabo auditorías tomando como referencia los requisitos de IFS, y de acuerdo con la norma de acreditación
ISO/IEC 17065. También detalla los procedimientos que deben respetar
las compañías auditadas, y facilita aclaraciones sobre el interés de
dichas auditorías. Solo las entidades de certificación acreditadas
ISO/IEC 17065 para el alcance de IFS Broker, y que han firmado un
acuerdo con el propietario de la norma, puede realizar auditorías basadas en la norma IFS Broker y pueden emitir certificados IFS. Los requisitos para entidades de certificación están claramente descritos en la
Parte 3 de este documento.
2.2
Información extraordinaria a las entidades de
certificación por parte de la compañía certificada
De acuerdo con ISO/IEC 17065, la compañía informará a su entidad de
certificación sobre cualquier cambio que afecte a su capacidad para
cumplir con los requisitos de certificación (p.ej. retiradas, alertas sobre
productos, etc.). Esta información será comunicada dentro de 3 días
laborables.
13
14
3
Tipos de auditorías
3.1
Auditoría inicial
Una auditoría inicial es la primera auditoría IFS Broker que se realiza a
una compañía. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre la
compañía y la entidad de certificación seleccionada. Durante esta auditoría, se audita a la compañía en su totalidad, tanto los documentos
como los procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos
los requisitos de IFS. En el caso de que se realice una auditoría previa,
el auditor que lleve a cabo esta auditoría será diferente del que lleve a
cabo la inicial.
3.2
Auditoría complementaria
Una auditoría complementaria se requiere bajo determinadas circunstancias, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renovación)
han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado (ver
tabla N.° 6). Durante la auditoría complementaria, el auditor se concentra en la implantación de las acciones tomadas para corregir las no conformidades mayores que se han evidenciado a lo largo de la auditoría
anterior. La auditoría complementaria se llevará cabo en un plazo
máximo de seis meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior.
En general, el auditor que realizó que realizó la auditoría donde se
encontró la no conformidad mayor realizará esta auditoría complementaria.
Si no se efectúa esta auditoría complementaria antes de los 6 meses
desde la fecha de la auditoría previa, entonces será necesario una nueva
auditoría.
En el caso de que la auditoría complementaria revele que los requisitos
continúan de manera inadecuada, una nueva y completa auditoría será
necesario. La eliminación de las no conformidades mayores se verificará siempre mediante una visita del auditor a las instalaciones.
3.3
Auditoría de renovación (para obtener la re
certificación)
Las auditorías de renovación son aquellas que se llevan a cabo tras la
auditoría inicial. El periodo en que la auditoría de renovación será realizada se muestra en el certificado. La auditoría de renovación es una
auditoría completa a la compañía, cuyo resultado es la emisión de un
certificado renovado. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos
los requisitos de IFS. Se presta especial atención a las desviaciones y no
conformidades detectadas durante la auditoría anterior, así como al
grado de implantación y la eficacia de las acciones correctivas y preventivas especificadas en el plan de acciones correctivas de la compañía.
Nota: el plan de las acciones correctivas de la auditoría previa será
siempre evaluado por el auditor, incluso si la auditoría previa se ha realizado hace más de un año. Por tanto, las compañías auditadas siempre
informarán a sus entidades de certificación, si han estado certificadas
por IFS en el pasado.
La fecha de la auditoría de renovación será calculada a partir de la fecha
de la auditoría anterior, y no de la de emisión del certificado.
Además, la auditoría de renovación puede ser programada como muy
pronto 8 semanas antes y como muy tarde, 2 semanas después de la
fecha prevista para la auditoría de renovación (ver también sección 6.2).
Las compañías son responsables de mantener sus certificaciones.Todas
las compañías IFS certificadas recibirán un recordatorio desde el portal
IFS tres meses antes de la expiración del certificado.
Las entidades de certificación contactarán con las compañías por adelantado con el fin de definir una fecha para la nueva auditoría.
En general, la fecha esperada de cada auditoría será subida al portal
IFS, en la parte de función diaria y como muy tarde 2 semanas (14 días
de calendario) antes de la fecha prevista (es posible cambiar la fecha a
corto plazo).
3.4
Auditoría de ampliación
En algunas situaciones específicas, como la necesidad de introducir
nuevos productos y/o procesos en el alcance de la auditoría IFS, una
empresa certificada informará inmediatamente a su entidad de certificación, quién realizará una evaluación del riesgo para decidir si una
auditoría de ampliación debe ser o no realizada. Los resultados de la
evaluación del riesgo, basado en los riesgos de la seguridad del producto, estarán documentados.
En caso de que la entidad de certificación haya decidido que estos nuevos productos y/o servicios estén incluidos en el alcance de auditoría y
necesite ser actualizado en el certificado, entonces, para una compañía
certificada IFS Broker, no es necesario realizar una completa nueva
auditoría, pero sí organizar una auditoría de ampliación in situ durante
el periodo válido del certificado existente.
La entidad certificadora es responsable de determinar los requisitos
relevantes que se deban auditar y la duración de dicha auditoría. El
informe de esta auditoría de ampliación se considerará como un anexo
al actual informe de auditoría. Las condiciones para superar la auditoría
de ampliación (puntuación relativa ≥ 75 %) son las mismas que en una
auditoría normal, pero sólo centradas en los requisitos específicos que
deben ser auditados; la puntuación original de la auditoría no cambia.
15
16
Si la auditoría de ampliación demuestra cumplimiento, el certificado
será actualizado con el nuevo alcance y cargado en el portal de auditorías.
El certificado actualizado mantendrá la misma fecha de caducidad que
el certificado actual.
Si durante la auditoría de ampliación se identifica una no conformidad
Mayor o un KO (no conformidad Knock Out), la auditoría se considerará
fallida en su totalidad y el certificado actual será suspendido como se
describe en 5.8.1 y 5.8.2.
4
Alcance de la auditoria
La norma IFS Broker es una norma para auditar/revisar el cumplimiento
de los servicios de:
– Bróker/Intermediario: persona o compañía que actúa como un
agente para otros, negociando contratos, compras o ventas o
que negocia a cambio de una cuota o comisión.
– Agente de ventas: persona o compañía que está autorizada o
designada por un fabricante para vender o distribuir sus productos en un territorio designado pero que es un negocio en sí
mismo, toma título de los bienes, y no actúa como agente para
un principal.
– Comerciante: persona o compañía cuyo negocio es comprar y
vender o hacer intercambios.
– Importador: persona o compañía que trae los bienes a un lugar
o país desde otro país con el propósito de venderlos.
La norma IFS Broker aplica a aquellas personas y/o compañías que
pueden o no tener los productos pero que típicamente no tienen posesión de los mismos (p.ej. que no tienen almacenes, estaciones de envasado o flota de camiones, pero son entidades legales con dirección postal, oficinas, etc.).
El principal objetivo de esta norma es evaluar el cumplimiento de los
servicios, especialmente como la compañía selecciona y/o gestiona sus
proveedores para los productos demandados por los clientes, como es
capaz de cumplir la trazabilidad y otros requisitos del cliente específicos
de entrega de productos y como gestionar una retirada de producto.
Nota: en las siguientes secciones, todas las actividades cubiertas por la
norma son llamados servicios del bróker.
IFS Broker solo cubre los servicios del bróker relacionados con alimentos, productos de uso doméstico y del cuidado personal y materiales de
envasado. Si una compañía que procese alimentos, productos de uso
doméstico y del cuidado personal tiene también servicios bróker y quisiera certificar ambas actividades, se llevará a cabo una auditoría combinada respectivamente con IFS Food o IFS HPC O IFS PACsecure e IFS
Broker.
IFS Broker no aplicará a las siguientes actividades:
– procesamiento de comida o productos no alimenticios (ver
Parte 1, Anexo 1),
– actividades logísticas propias tomando posesión física de los
productos.
Para la aclaración del alcance entre IFS Broker y las otras normas de IFS
(Food, Logística, Cash & Carry/ Wholesale, IFS PACsecure e IFS HPC)
por favor ver Parte 1, Anexo 1.
Los siguientes alcances son definidos para las auditorías IFS Broker:
Comercio (actividades logísticas son excluidas)
– Alimentación
– Productos de uso doméstico y del cuidado personal (incluidos
cosméticos, productos químicos del cuidado del hogar, artículos de uso diario, productos para la higiene personal)
– Materiales de envasado
– Una combinación de los productos arriba mencionados.
El alcance de la auditoría será definido y acordado entre la compañía y
la entidad de certificación antes de que la auditoría tenga lugar. El
alcance estará claro y no será ambiguo en el contrato entre la compañía
y la entidad de certificación, en el informe de auditoría y en el certificado.
Nota: en el informe de auditoría y en el certificado el alcance de auditoría estarán descritos los productos comercializados/ grupo(s) de
producto(s) para los que los servicios del bróker han sido auditados.
Para todos los productos del alcance de auditoría, los alcances de productos (nombres y números) según IFS Food, IFS HPC e IFS PACsecure
serán especificados en el alcance de auditoría del informe de auditoría
(Parte 4, Anexo 1) y en el certificado (Parte 4, Anexo 4).
La auditoría será realizada en el momento para asegurar todos los
servicios del bróker y, en caso de auditoría combinada, las actividades
logísticas, como se menciona en el informe de auditoría y el certificado,
pueden ser efectivamente evaluadas. Solo estas condiciones permitirían
evaluar adecuadamente el cumplimiento de los servicios del bróker.
El alcance de auditoría incluirá los servicios del bróker completos de la
compañía. El alcance será revisado y acordado al principio de la auditoría y después de una evaluación del riesgo inicial. Además, el alcance
puede ser modificado después de la evaluación del riesgo (por ejemplo,
si una actividad más interfiere con el contemplado por el alcance de la
auditoría).
17
18
Si, bajo circunstancias excepcionales, la compañía decide excluir los
servicios del bróker relacionados con un grupo de productos específicos del alcance de auditoría, entonces esto será claramente anotado e
incluido en el informe de auditoría y en el certificado IFS.
Certificación combinada IFS Broker 2/ IFS Logística 2:
Si la agencia comercial tiene adicionalmente sus propias actividades
logísticas (almacenamiento, distribución y/o transporte) y quisiera certificar estos, la certificación IFS Broker no se aplica sola y se realizará
una certificación combinada según IFS Broker e IFS Logística. En el certificado para IFS Broker se especificará: “La compañía también tiene
sus propias actividades logísticas, que son IFS Logística certificadas.”
Si no se lleva a cabo la certificación combinada pero sus propias actividades logísticas de la compañía están presentes o si la agencia comercial no quiere incluir estas actividades logísticas en el alcance de la certificación IFS, estas actividades serán excluidas del certificado y el
certificado IFS Broker especificará: “La compañía tiene sus propias actividades logísticas, que no son IFS Logística certificadas”.
Certificación combinada IFS Broker 2 e IFS Food o IFS HPC o IFS PACsecure:
IFS Broker solo cubre los servicios del bróker, pero si una compañía que
procesa (alimentos, productos de uso doméstico y del cuidado personal o envases) también tiene servicios bróker y quisiera certificar ambas
actividades, una auditoría combinada, respectivamente IFS Food, o IFS
HPC o IFS PACsecure y IFS Broker será realizada. Para esto, el check list
de la norma IFS (Food, HPC o PACSecure) debería ser utilizado.
Si los requisitos de ambos check list son cumplidos, se escribirán por
separado dos informes de auditoría y se emitirán dos certificados por
separado y serán actualizados en la base de datos.
Auditar una compañía de múltiples localizaciones con una central de
gestión
Si hay unos procesos/servicios definidos que están centralmente organizados en una compañía con diferentes localizaciones (p.ej. gestión
del personal, gestión de quejas), la central de gestión oficina central
será también auditada y el resultado de los requisitos auditados serán
considerados en los informes de auditoría de cada localización.
Nota: cada localización será auditada separadamente en un periodo
máximo de 12 meses después de la central de gestión y tendrá su propio informe de auditoría y certificado. Cada localización será mencionada en el contrato y estará sujeto a su propio informe de auditoría y
certificado. Si la central de gestión no tiene servicios bróker, este lugar
no puede ser certificado IFS como una compañía independiente. El
tiempo para auditar la central de gestión será descrita en el perfil del
informe.
La auditoría de la central de gestión siempre tendrá lugar antes que la
auditoría de cada planta a fin de tener una visión preliminar.
Nota: si no es posible realizar una auditoría en la central de gestión,
entonces será asegurado que durante la auditoría de cada planta, toda
la información necesaria de la central de gestión estará disponible (p.ej.
un representante de la central de gestión debería atender a la auditoría(s)
de las planta(s)).
5
El proceso de certificación
5.1
Preparación de la auditoria
Antes de ser auditada, la compañía estudiará en detalle todos los requisitos de la norma IFS Broker. El día de la auditoría, estará disponible un
ejemplar de la versión vigente de la norma. La compañía es responsable de adquirir la versión actual de la norma. Para prepararse para la
auditoría inicial, una compañía puede llevar a cabo una auditoría previa, cuyo único uso previsto es interno, y no puede incluir recomendación alguna.
Si la auditoría no es inicial, la compañía también informará a la entidad
de certificación para que el auditor pueda revisar el plan de acciones
correctivas de la previa auditoría.
La fecha esperada por la auditoría inicial o de renovación será comunicada a las oficinas IFS vía portal IFS. Esto será responsabilidad de la
entidad de certificación.
5.2
Elección de una entidad de certificación – acuerdos
contractuales
Para llevar a cabo la auditoría IFS Broker, la compañía seleccionará una
entidad de certificación de entre las aprobadas. Sólo podrán llevar a
cabo auditorías IFS Broker y emitir el correspondiente certificado las
entidades de certificación acreditadas conforme a ISO/IEC 17065 cuyo
alcance incluya IFS Broker y tenga auditores que sean aprobados para
realizar auditorías IFS Boker (ver Parte 3). Solo las entidades de certificación IFS aprobadas, que hayan firmado un contrato con IFS (ver
Parte 3)pueden llevar a cabo auditorías IFS Broker y emitir certificados.
La lista de todas las entidades de certificación aprobadas para IFS a
nivel internacional está disponible, organizada por países, en la web
www.ifscertification.com.
Las auditorías IFS Broker pueden ser llevadas a cabo por un equipo de
auditores, solo si todos los miembros del equipo de auditoría son auditores IFS Broker. Los requisitos adicionales para estos equipos de auditores están escritos en detalle en la Parte 3 de la norma, capítulo 3.4.
19
20
Un auditor no puede realizar más de 3 auditorías consecutivas en la
misma compañía (no importa el tiempo entre estas auditorías); las
reglas en caso de un equipo de auditores están detalladas en la Parte 3,
capítulo 3.4
Habrá un contrato entre la compañía y la entidad de certificación detallando el alcance de la auditoría, la duración y los requisitos del informe.
El contrato tendrá una referencia a Intergrity Program (Programa de
Integridad) (ver capítulo 12), en relación a la posibilidad de poder organizar auditorías in situ organizadas por el departamento de Garantía de
la Calidad de las oficinas de IFS.
La auditoría tendrá lugar cuando los servicios del bróker del alcance de
auditoría de la compañía puedan ser evaluados.
La auditoría se realizará preferiblemente en el idioma de la compañía y
la entidad de certificación enviará un auditor que hable la lengua nativa
o que hable el principal idioma de trabajo de la compañía. Además, los
idiomas utilizados por el auditor para hacer la auditoría – entre la
nativa – será aprobada por las oficinas de IFS antes de realizar auditorías (ver también Parte 3).
Es responsabilidad de la compañía verificar que la entidad de certificación está acreditada para la certificación IFS Broker.
5.3
Duración de la auditoría
Las entidades de certificación disponen de sistemas adecuados para
estimar el tiempo mínimo necesario para la auditoría. El mínimo tiempo
de duración de la auditoría IFS Broker será de 6 horas.
Se han identificado varios factores que influyen en el tiempo de auditoría, que están detallados en el contrato entre la compañía y la entidad
de certificación. Entre éstos:
– El tamaño del bróker
– Los tipos de servicios de procesos (solo servicios del bróker o
actividades logísticas adicionales o auditorías combinadas IFS
Broker con IFS Food o IFS HPC o IFS PACsecure)
– El tipo de proceso de servicio (solo las actividades de bróker o
actividades logísticas adicionales
– El alcance de la auditoría
– El número de personas empleadas en el establecimiento
– El número de no conformidades halladas en la auditoría anterior.
La duración de la auditoría se podría alargar atendiendo a los factores
mencionados.
Las reglas arriba expuestas aplican igualitariamente a auditorías de
renovación, que deben ser consideradas como completamente nuevas
auditorías.
Un día normal de auditoría son 8 horas.
El tiempo mínimo de duración de la auditoría no incluye tiempo para la
preparación de la auditoría ni para la generación del informe.
Adicionalmente, el tiempo para la generación del informe de auditoría
es típicamente 0,5 días.
Nota 1: para un equipo de auditores, por lo menos 2 horas serán asignadas al equipo y no a los auditores individualmente para tareas comunes (p.ej. apertura y cierre de la reunión, discusión sobre hallazgos,
etc.).
Ver también la Parte 3, capítulo 3.4 sobre equipo de auditores.
Nota 2: en casos de auditorías combinadas IFS Broker/Otra norma IFS,
se acepta reducir la duración total (calculado separadamente la auditoría para cada norma) a un máximo de 0,5 días.
Nota 3: para una auditoría combinada IFS Broker/IFS Logística, la duración mínima será de 1,5 días.
5.4
Diseño del plan de auditoría
La entidad de certificación diseña el plan de auditoría, que debe incluir
los detalles relativos al alcance de auditoría y la complejidad de la
misma. Debe ser suficientemente flexible para poder dar respuesta a
las eventualidades que pudieran surgir a lo largo de la auditoría de certificación in situ. El plan de auditoría deberá tomar en consideración el
informe de auditoría y el plan de acción relativos a la última auditoría de
certificación. Sin importar la fecha cuando fue llevada a cabo. Debe
especificar asimismo qué productos o grupos de productos se van a
auditar. La compañía sólo puede ser auditada en el momento en que
esté prestando las actividades especificadas en el alcance de la auditoría. El tiempo de auditoría programado será enviado al auditado antes
de la auditoría, para asegurar la disponibilidad de las personas responsables en el día de la auditoría.
En caso de un equipo de auditores, el tiempo de auditoría programada
estará claramente indicado qué auditor realiza qué parte de la auditoría.
Si la auditoría IFS es realizada en combinación con otras normas, el
tiempo de auditoría indicará claramente cuando cada norma o parte ha
sido auditada.
21
22
La auditoría se compone de los cinco elementos siguientes:
– la reunión inicial
– la evaluación del cumplimiento de los servicios, basado en la
comprobación documental (gestión del riesgo, gestión de la
calidad, especificaciones de producto, resultado de análisis,
etc.). Durante la auditoría, el auditor asegurará evidencias objetivas para establecer si los servicios del bróker son compatibles, mediante la entrega segura, legal y productos conformes.
Por lo tanto el auditor debería utilizar una muestra de producto
del programa donde las correspondientes especificaciones
finales del producto son usadas como referencia durante la
auditoría para comprobar la conformidad de los servicios. Los
productos sugeridos para ser elegidos son, pero no están limitados a:
·
Producto con marca del distribuidor
·
Producto comercializado en pequeñas cantidades
·
Producto comercializado en grandes cantidades
Si los hallazgos de la auditoría para los productos seleccionados muestran que los servicios del bróker han sido hechos de acuerdo con las
especificaciones del producto, esto proporciona generalmente garantía
del cumplimiento de la compañía.
– Realización de un test de trazabilidad: para esto, el auditor
seleccionará un producto comercializado y realizará un test de
trazabilidad descendente/ascendente
– la inspección in situ y entrevistas con el personal
– la preparación final de las conclusiones de la auditoría
– la reunión final
La compañía prestará al auditor el apoyo necesario durante la auditoría.
Como parte de la auditoría, se entrevistará al personal de diferentes
niveles del organigrama. Es recomendable que los responsables de
más alto nivel del organigrama de la compañía estén presentes durante
las reuniones inicial y final, con el objetivo de que se pueda hablar sobre
las desviaciones y no conformidades.
El auditor(es) que lleve(n) a cabo la auditoría, evaluará(n) todos los
requisitos de IFS Broker, aplicables a la estructura de la compañía.
Durante la reunión final, el auditor (o el auditor jefe en caso de un equipo
de auditores) presentarán todos los hallazgos y comentarán todas las
desviaciones y no conformidades que se han identificado.
Tal como especifica la norma ISO/IEC 17065 el auditor tan solo puede
facilitar una evaluación provisional del estado de la compañía durante
la reunión final. La entidad de certificación emitirá un informe previo de
23
auditoría y un boceto del plan de acción para la compañía, que deberá
ser utilizado como base para el diseño de las acciones correctivas para
las desviaciones y las no conformidades.
La entidad de certificación es responsable de tomar la decisión de certificación y preparar el informe de auditoría definitivo tras la recepción
del plan de acción completado. La emisión del certificado depende de
los resultados de la auditoría y de acuerdo a un apropiado plan de
acción.
5.5
Evaluación de los requisitos
El auditor evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviación o
no conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinado
requisito de IFS Broker, el auditor tiene que evaluar cada uno de los
requisitos de la norma. Hay diferentes maneras de categorizar los
hallazgos.
5.5.1
Consideración de un requisito como desviación
En IFS Broker existen 4 posibilidades de puntuación:
Puntuación:
A: Conformidad total respecto al requisito especificado en la norma
B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desviación
C: Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito
D: El requisito de la norma no ha sido implantado.
A cada requisito se le asignarán puntos, de acuerdo con la siguiente
tabla:
Tabla N° 1: Puntuación
Resultado
Explicación
Puntos
A
Conformidad total
20 Puntos
B (desviación)
Conformidad casi total
15 Puntos
C (desviación)
Se ha implantado una pequeña parte del requisito
D (desviación)
El requisito no ha sido implantado
5 Puntos
–20 Puntos
El auditor deberá explicar en el informe de auditoría todas sus puntuaciones B, C y D.
Adicionalmente a esta puntuación, el auditor puede decidir otorgar a la
compañía un “KO” o una “no conformidad Mayor” que sustraerá puntos de la puntuación total. Estas posibilidades se explican en los capítulos siguientes.
24
5.5.2
Consideración de un requisito como no conformidad
En IFS, hay dos (2) tipos de no conformidades, que son las Mayores y
las KO. Ambas supondrán la resta de puntos de la cantidad total. Si la
compañía incurre en al menos una de éstas, no se podrá conceder el
certificado.
5.5.2.1 No conformidad Mayor
Una no conformidad Mayor se define de la siguiente manera:
Una no conformidad Mayor se puede otorgar contra cualquier requisito, a excepción de los requisitos definidos como KO.
Cuando existe un fallo sustancial en el cumplimiento de los requisitos
de la norma, lo que incluye seguridad del producto y/o los requisitos
legales aplicables en los países de destino. También se puede otorgar
una no conformidad Mayor cuando la no conformidad identificada
puede implicar un peligro serio para la salud de los consumidores.
Una no conformidad mayor sustraerá un 15 % de la máxima puntuación
total posible.
Tabla N° 2: Evaluación de una no conformidad mayor
Evaluación
Puntuación
Resultado
No conformidad
Mayor
Se sustrae un 15 % de la máxima
puntuación total posible
No se puede conceder un
certificado
Véase también la sección 5.8 de la gestión general de procesos de auditoría en caso de no conformidad (des) Mayores.
5.5.2.2 KO (Knock Out)
En IFS determinados requisitos se han considerado requisitos KO (KO –
Knock Out).
Si, durante la auditoría, el auditor determina que la empresa no los
satisface, no se le concederá el certificado a la empresa.
En IFS Broker, los siguientes 8 requisitos son considerados KO:
1.2.3
Responsabilidades de la dirección
2.1.1
Gestión del riesgo/APPCC
4.2.2
Especificaciones de producto
4.6.1
Sistema de trazabilidad
5.1.1
Auditorías internas
5.2.2
Análisis de productos
5.5.2
Procedimiento de retirada y recuperación
5.7.2
Acciones correctivas
Los requisitos KO se evaluarán de acuerdo a las siguientes normas de
puntuación:
Tabla N° 3: Puntuación de requisitos KO
Resultado
Explicación
Puntos
A
Conformidad total
20 puntos
B (desviación)
15 puntos
C (desviación)
Se ha implantado una
pequeña parte del requisito
No se permite la puntuación “C”
KO (= D)
El requisito no ha sido
implantado
Se substrae un 50 % de la
máxima puntuación total posible
=> la concesión del certificado no
es posible
Nota importante
Una puntuación “C” en requisito KO no es posible. El auditor puede
sólo puntuarlo con A, B o D (= KO).
Cuando se puntúa un requisito KO con una “D”, se sustrae un 50 % de la
máxima puntuación total posible, lo que automáticamente implica que
la empresa no está en condiciones de obtener un certificado IFS Broker.
Un KO no puede puntuarse con N/A, excepto un KO 5.2.2.
Ver también la sección 5.8 de la gestión general de informes de auditoría en caso de uno o varios requisitos KO.
5.5.3
Consideración de un requisito como N/A (no aplicable)
Si el auditor considera un requisito no aplicable para la empresa, debe
utilizar la notación:
N/A: no aplicable, y proporcionar una breve justificación en el informe
de auditoría.
Se permite una puntuación N/A para cualquier requisito de la lista de
comprobación de IFS Broker excepto para requisitos KO (con excepción
de KO 5.2.2).
Los requisitos N/A no se incluirán en el boceto del plan de acción, sino
que deberán estar listados en una tabla aparte en el informe de auditoría.
Si hay un número considerable de requisitos considerados como no
aplicables, el uso de una valoración total de puntos en la auditoría
podría dar pie a confusión; no obstante, el sistema de puntuación de
IFS Broker se basa en porcentajes sobre la puntuación máxima alcanzable, y ésta puntuación será utilizada para decidir el estado de la planta,
es decir nivel básico o nivel alto.
25
26
5.6
Determinación de la frecuencia de auditoría
Para todos los productos y niveles de certificación, la frecuencia de
auditoría para IFS Broker es de 12 meses, a contar desde la fecha de
auditoría y no desde la fecha de emisión del certificado. En el punto 6.2
(ciclo de certificación) se describen más condiciones.
5.7
Informe de auditoría
Tras la ejecución de la auditoría, se redactará un informe completo en el
formato acordado (ver Parte 4).
5.7.1
Estructura del informe de auditoría
El informe de auditoría será redactado por el auditor y deberá inspirar
transparencia y confianza al lector. El informe de auditoría se subdivide
en diferentes secciones:
– Información general de la empresa con campos obligatorios
(véase Parte 2, Anexo 2);
– Resultado general de la auditoría con descripción detallada del
alcance;
– Resumen general en formato tabla para todos los capítulos. El
resultado de la auditoría especificará el nivel y porcentaje;
– Resumen general para todos los capítulos y comentarios sobre
seguimiento de acciones correctivas implementadas de la auditoría previa;
– Observaciones a los requisitos KO y las no conformidades
Mayores
– Resumen de todas las desviaciones y no conformidades encontradas para cada capítulo (1 a 6);
– Lista aparte de todos los requisitos considerados como no aplicables (N/A) (con explicaciones);
– Informe de auditoría detallado con campos obligatorios que
deben rellenar los auditores para algunos requisitos IFS Broker
(véase Parte 2, Anexo 2).
Todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B, y
no conformidades (Mayores o requisitos KO puntuados con una D)
identificadas durante la auditoría, deben presentarse en un plan de
acción separado. Tras la adjudicación de una puntuación que implique
no conformidades y desviaciones, la empresa debe preparar un plan de
acciones correctivas. De esta manera, el lector del informe puede ver no
sólo las no conformidades, sino también las acciones correctivas que la
empresa piensa emprender.
5.7.2
27
Los distintos pasos para el informe de auditoría
5.7.2.1 Preparación del informe previo de auditoría y borrador del
plan de acción
El auditor explicará todas las no conformidades (requisitos KO puntuados con una D y no conformidades Mayores), todas las desviaciones (B,
C, D) y los requisitos KO puntuados con una B, y todos los requisitos
considerados como N/A.
El auditor también describirá/explicará las puntuaciones A para algunos requisitos predeterminados (véase Parte 2, Anexo 2).
El plan de acción deberá incluir todos aquellos requisitos no valorados
con A o con N/A. El boceto de plan de acción deberá ser conforme con
el que incluye el software auditXpressTM (asistente de redacción de
informes de auditoría de IFS). Incluirá los elementos de la tabla siguiente.
El auditor deberá rellenar completamente el Campo A en la tabla N° 4,
explicando y justificando las desviaciones y no conformidades halladas
antes de enviar a la empresa el boceto de plan de acción y el informe
previo de la auditoría.
La entidad de certificación o el auditor enviarán a la compañía tanto el
informe previo de la auditoría como el boceto de plan de acción en el
plazo de dos semanas desde la fecha de la auditoría.
Tabla N° 4: Boceto del plan de acción
Número
del
requisito
Requisito IFS
Evaluación
1.2.1
Un organigrama …
B
1.2.2
Competencias y
responsabilidades …
C
1.2.3 KO
La dirección se
asegurará de que
los empleados son
conscientes …
KO/D
1.2.4
La compañía se
asegurará de que
todos los procesos …
D
1.2.5
La compañía tendrá
un sistema disponible …
Mayor
2.1.1 KO
La base del sistema
de control de seguridad del producto de
la compañía …
KO/B
Explicación
(por el
auditor)
Acción
correctiva
(por la
empresa)
Fecha de responsabilidad y estado
de implantación
(por la empresa)
Aceptación
del auditor
Campo A
Campo B
Campo C
Campo D
28
5.7.2.2 Cumplimentación por la empresa del plan de acciones
correctivas
La empresa introducirá su propuesta de acciones correctivas (Campo B
de la tabla N° 4) para todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO
puntuados con una B y no conformidades (Mayores, requisitos KO puntuados con una D) que haya listado el auditor.
La empresa establecerá de manera clara las responsabilidades y plazos
para la acción correctiva (tabla N° 4, Campo C) para todas las desviaciones puntuadas con una C o una D, así como para las no conformidades.
La empresa enviará el plan de acciones correctivas a la entidad de certificación en un plazo máximo de 2 semanas a contar desde la fecha de
recepción del informe previo de auditoría y del boceto del plan de
acción. Si no se respeta este plazo, la empresa deberá someterse a una
auditoría completa inicial o a una auditoría de renovación.
Sólo se concederá un certificado IFS en el caso de que el plan de acciones correctivas incluya responsabilidades y fechas para la implantación
para todos aquellos requisitos que hayan sido puntuados con una C o
una D, y requisitos KO puntuados con una B.
La decisión final de conseguir el certificado IFS es dependiente de la
puntuación final y de la relevancia del plan de acciones correcitvas
comunicadas por la compañía a la entidad de certificación.
La empresa deberá entregar siempre un plan de acciones correctivas
por escrito antes de recibir el informe final y el certificado. La intención
del plan de acciones correctivas es para que la empresa consiga un proceso de mejora continua.
5.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor
El auditor o un representante de la entidad de certificación validarán la
idoneidad de las acciones correctivas en la última columna del plan de
acciones antes de preparar el informe final de auditoría (Campo D de la
tabla N° 4). Si las acciones correctivas no se consideran válidas o son
inadecuadas, la entidad de certificación deberá devolver el plan de
acciones a la empresa para su subsanación en un plazo adecuado.
5.7.3
Normas adicionales relativas al informe de auditoría
5.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría (inicial
y de renovación)
Cuando el auditor puntúe con una C o una D un determinado requisito,
las acciones correctivas deberán haber sido implantadas antes de la
auditoría de renovación. Esto significa que la entidad de certificación
deberá leer el informe de auditoría y el plan de acciones correctivas de
la auditoría anterior, incluso si el informe fue emitido por otra entidad.
Si las puntuaciones C y/o D siguen siendo las mismas de una auditoria
a la siguiente, o si las puntuaciones empeoran, el auditor realizará valoración según lo establecido en el capítulo de IFS relacionado con “Acciones correctivas” (capítulo 5.7 del listado de requisitos, Parte 2). Este
enlace entre dos auditorías consecutivas garantiza un proceso de
mejora continua.
5.7.3.2 Traducción del informe de auditoría
Ya que las normas IFS son de uso internacional, es importante que los
clientes entiendan el informe de auditoría; esto es especialmente importante en relación con desviaciones y no conformidades identificadas
por el auditor, así como para las acciones correctivas propuestas por la
empresa auditada. Para facilitar el uso internacional de IFS y hacerla
ampliamente comprensible, se deberán traducir siempre al inglés las
siguientes explicaciones referentes a desviaciones y no conformidades
recogidas en el plan de acciones (tabla N° 5, Campo A) y en el informe
de auditoría:
– Requisitos puntuados con una C o una D
– No conformidades Mayores
– Requisitos KO puntuados con una B o una D
– El alcance de la auditoría (en la página relevante del informe de
auditoría)
– Actividad detallada de la empresa (procesos operativos, si hay
actividades subcontratadas, etc.) según se describe en el perfil
de la empresa. En la Parte 2, Anexo 2 se incluyen explicaciones
más detalladas sobre los temas que deben traducirse.
Las acciones correctivas relacionadas con estas desviaciones y no conformidades también se traducirán al inglés en el plan de acción (Tabla
N° 5, Campo B).
29
30
Tabla N° 5: Boceto de plan de acción para traducción
Número
del
requisito
Requisito IFS
Evaluación
1.2.1
Un organigrama …
B
1.2.2
Competencias y
responsabilidades …
C
1.2.3 KO
La dirección se
asegurará de que
los empleados son
conscientes …
KO/D
1.2.4
La compañía se asegurará de que todos
los procesos …
D
1.2.5
La compañía tendrá
un sistema disponible …
Mayor
2.1.1 KO
La base del sistema
de control de seguridad del producto de
la compañía …
KO/B
Explicación
(por el
auditor)
Acción
correctiva
(por la
empresa)
Campo A
Campo B
Fecha de responsabilidad y estado
de implantación
(por la empresa)
Aceptación
del auditor
Traducir estas explicaciones y acciones correctivas constituye una obligación para la entidad de certificación y es su responsabilidad. La traducción se realizará debajo de cada frase de la versión original y se
incluirá en el informe de auditoría antes de enviar el informe final de
auditoría al portal de auditorías.
5.8
31
Puntuación y condiciones para la redacción del
informe y la emisión del certificado
Tabla N° 6: Puntuación y concesión del certificado
Resultado de
la auditoría
Estado
Acciones a llevar
a cabo por el
auditado
Tipo de
informe
Certificado
Al menos
1 KO puntuado con D
No aprobado
Convenir
acciones y nueva
auditoría inicial
El informe
indica el
estado
No
> 1 NC mayor
y/o < 75 % de
cumplimiento
de los
requisitos
No aprobado
Convenir
acciones y nueva
auditoría inicial
El informe
indica el
estado
No
Máximo 1 NC
mayor y
≥ 75 % de
cumplimiento
de los
requisitos
No aprobado
a no ser que
se emprendan acciones
adicionales y
sean validadas tras la
auditoría
complementaria.
Enviar plan de
acciones dentro
de las 2 semanas
siguientes a la
recepción del
informe previo.
Auditoría
complementaria
máximo 6 meses
después de la
fecha de auditoría.
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Certificado a
nivel básico,
si la no
conformidad
mayor
finalmente se
resuelve
según se
controle en la
auditoría
complementaria.
La puntuación total es
≥ 75 % y
< 95 %
Aprobado
para el nivel
básico de IFS
Food tras la
recepción del
plan de
acciones
Enviar plan de
acciones dentro
de las 2 semanas
siguientes a la
recepción del
informe previo.
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Sí, certificado
de nivel
básico de
12 meses de
validez
≥ 95 %
Aprobado
para el nivel
superior tras
la recepción
del plan de
acciones
Enviar plan de
acciones dentro
de las 2 semanas
siguientes a la
recepción del
informe previo.
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Sí, certificado
de nivel
superior de
12 meses de
validez
Nota: la puntuación total se calcula como sigue:
Cantidad total de puntos
= (número total de requisitos IFS – requisitos puntuados con N/A) × 20
Puntuación final (en %)
= número de puntos concedidos/número total de puntos.
32
5.8.1
certificado, cargar en el Portal) en caso de haberse puntuado
con D uno o varios KO durante la auditoría (ver también
Anexo 3)
En el caso de que durante la auditoría se puntúen uno o más requisitos
KO con una D, la entidad de certificación cancelará cuanto antes el certificado en el portal de auditorías IFS en un máximo de 2 días laborables
tras la fecha de la auditoría.
En la base de datos se incluirá una explicación en lengua inglesa sobre
los motivos de cancelación del actual certificado. Se incluirán explicaciones claras sobre la o las no conformidades identificadas, indicando
el número de los requisitos KO afectados. Estas explicaciones estarán
detalladas y serán las mismas que las descritas en el plan de acción.
Nota: Todos los usuarios con acceso al portal de auditorías IFS y que
hayan incluido a la empresa en cuestión entre sus favoritos obtendrán
un mensaje por correo electrónico del portal de auditorías IFS conforme
el actual certificado ha sido cancelado.
En cualquier caso, la auditoría deberá completarse y todos los requisitos serán evaluados para facilitar a la empresa una visión completa de
su situación.
Además, se recomienda llevar a cabo el plan de acción hasta el final con
fines de mejora.
El informe de auditoría, donde se hayan puntuado uno o más requisitos
KO con la nota D, deberán subirse siempre al portal de auditorías IFS
(sólo con fines administrativos, pero sin ser visibles).
En estas situaciones se realizará una nueva auditoría. La nueva auditoría no se deberá llevar a cabo antes de 6 semanas después de haber
llevado a cabo la auditoría en la que se haya evidenciado un KO puntuado con D.
5.8.2
certificado, cargar en el Portal) en caso de una o varias no
conformidad(es) Mayor(es) han/hayan sido emitidas (véase
también Anexo 3)
En el caso de que durante la auditoría se detecten una o más no
conformidad(es) Mayor(es), la entidad de certificación cancelará cuanto
antes el certificado en el portal de auditorías IFS en un máximo de 2 días
laborables tras la fecha de la auditoría.
En la base de datos se incluirá una explicación en lengua inglesa sobre
los motivos de cancelación del actual certificado. Se incluirán explicaciones claras sobre la o las no conformidad(es) identificadas, indicando
el número de los requisito(s) afectado(s). Estas explicaciones estarán
detalladas y serán las mismas que las descritas en el plan de acción.
Nota: Todos los usuarios con acceso al portal de auditorías IFS y que
hayan incluido a la empresa en cuestión entre sus favoritos obtendrán
un mensaje por correo electrónico del portal de auditorías IFS conforme
el actual certificado ha sido cancelado.
En aquellos casos en que se haya detectado más de una no conformidad Mayor, deberá realizarse una nueva auditoría. La nueva auditoría
no se deberá realizar antes de 6 semanas después de haber llevado a
cabo la auditoría en la que se evidenció una no conformidad Mayor.
El informe de auditoría, donde se hayan puntuado uno o más no conformidades Mayores, deberá subirse siempre al portal de auditorías IFS
después de haber recibido el plan de acción (sólo con fines administrativos, pero no serán visibles).
Situaciones específicas en caso de auditoría complementaria:
Si se ha identificado una no conformidad Mayor con una puntuación
total de 75 % o superior y luego se ha resuelto, y el resultado de la auditoría se valora como positivo:
– La entidad de certificación mencionará en el informe de auditoría:
·
En el apartado de “fecha”: la fecha de la auditoría complementaria además de la fecha de la auditoría en la que se
identificó la no conformidad Mayor
·
En el apartado “resultado final de la auditoría”: mencionar
que se ha realizado una auditoría complementaria y que la
no conformidad Mayor se ha solucionado,
·
En el apartado “observaciones sobre las no conformidades
KO y Mayores” explicar en qué requisito la no conformidad
Mayor se ha solucionado.
– La empresa no puede certificarse con nivel superior aunque la
puntuación final sea igual o superior al 95 %.
– En el ciclo de certificación permanece la misma fecha válida del
certificado, como se describe en 6.2.
– En el certificado deberá definirse la fecha de la auditoría inicial
y la de la auditoría complementaria.
– Si fue durante una auditoría inicial, la fecha máxima de validez
del certificado se calculará a partir de la fecha de la auditoría
inicial más un año y 8 semanas, menos 1 día.
Ejemplo:
Fecha de la auditoría inicial 1:
Fecha de emisión del certificado:
Certificado válido hasta el:
Fecha de renovación (auditoría en la que
se halló una no conformidad Mayor) 2:
Auditoría complementaria:
Fecha máxima de validez del certificado:
01 de octubre de 2014
26 de noviembre de 2014
25 de septiembre de 2015
03 de diciembre de 2015
25 de noviembre de 2016.
33
34
El informe (primero el de la auditoría cuando se detectó una no conformidad Mayor, luego actualizado con los resultados de la auditoría complementaria) se subirá al portal de auditorías IFS una vez realizada la
auditoría complementaria con la condición de que la no conformidad
Mayor haya sido finalmente subsanada.
5.8.3
Gestión específica del proceso de auditoría en caso de una
puntuación final < 75 %
En estas situaciones, la certificación ha fallado y se realizará una auditoría totalmente nueva. La nueva auditoría no se deberá llevar a cabo
antes de 6 semanas después de la auditoría en la que se obtuvo una
puntuación < 75 %.
5.8.4
Gestión específica del proceso de auditoría en caso de
empresas con varios establecimientos con gestión central
Cada establecimiento será auditado separadamente en un periodo
máximo de 12 meses después del establecimiento central y tendrá su
propio informe de auditoría y certificado.
– Se auditarán todos los requisitos KO en todos los establecimientos, incluso si algunos de ellos están parcialmente gestionados desde la central de gestión.
– En el informe de auditoría de cada establecimiento sólo se
mencionará la fecha de auditoría del establecimiento en cuestión; no es necesario incluir la fecha de auditoría de la central.
– En caso de detectarse una no conformidad Mayor o un KO con
una D durante la auditoría de la central de gestión, todos los
establecimientos de producción se verán afectados y el certificado de éstos será cancelado (según el procedimiento arriba
descrito).
– Tras una auditoría con éxito de la central de gestión (o tras una
auditoría complementaria positiva tras una no conformidad
Mayor en la central de gestión), se reinstaurarán los certificados de los centros de producción. Según el tipo de no conformidad detectado en la central de gestión, puede que sea
necesario realizar una nueva auditoría de los establecimientos
de producción.
6
Concesión del certificado
Se emitirá un certificado para un establecimiento específico.
Traducción del alcance de auditoría en el certificado: Para asegurarse el
uso internacional de la norma IFS Broker y que sea comprensible para
un público amplio, en el certificado IFS Broker se traducirá siempre a
inglés. Traducir estos alcances de auditoría es obligación y responsabilidad de la entidad de certificación.
En la Parte 4 se establece la información mínima obligatoria que debe
publicarse en el certificado IFS Broker.
Nota: también puede publicarse en el certificado la puntuación final de
auditoría, en porcentaje, si el cliente y/o la empresa auditada así lo solicitan.
6.1
Plazos para la concesión del certificado
La entidad de certificación es la responsable de tomar la decisión de
conceder o no el certificado IFS Broker. La decisión debe ser tomada por
persona(s) diferente(s) de las que realizaron la auditoría. La certificación tendrá validez efectiva desde la fecha de emisión que conste en el
certificado y caducará al cabo de 12 meses. La fecha para la auditoría de
renovación se calculará a partir de la fecha de la auditoría inicial, no a
partir de la fecha de emisión del certificado. Si la auditoría no se realiza
en el plazo previsto, se informará a los distribuidores u otros usuarios a
través del portal de auditoría.
El plazo entre la fecha de auditoría y la de concesión del certificado se
determina de la siguiente manera:
– 2 semanas para redactar el informe previo de auditoría
– 2 semanas para que la empresa responda a las desviaciones y
no conformidades (es decir, para redactar el plan de acciones)
– 2 semanas para que el auditor verifique el plan de acciones
correctivas propuesto, para el procedimiento de certificación y
para cargar el informe de auditoría, el plan de acciones y el certificado en el portal de auditoría.
En total: 6 semanas entre la fecha de auditoría y la carga del informe de
auditoría en el portal y la concesión del certificado:
– Plazo objetivo: 6 semanas,
– Plazo máximo: 8 semanas.
6.2
Ciclo de certificación
Aunque la fecha de la auditoría de renovación cambiara cada año y no
correspondiera completamente a la fecha de aniversario, la validez
del certificado permanecerá igual cada año. La fecha de vencimiento
del certificado viene determinada como sigue: fecha de auditoría inicial
+ 8 semanas.
35
36
Esto permite evitar huecos entre dos (2) certificados consecutivos y que
por el hecho de planificar la auditoría algo antes, la empresa pierda
algunos meses de validez.
Ejemplo:
Fecha de la auditoría inicial:
Fecha de emisión del certificado:
Fecha de la auditoría de renovación:
1 de octubre de 2014
25 de septiembre de 2015
25 de noviembre de 2016 (independientemente de la fecha de la
auditoría de renovación).
Tabla N° 7: Ciclo de certificación
Oct.
2014
Nov. D E F M A M J J A Sept. O Nov. D E F M A M J J A S Oct.
2015
2016
< 12 meses
Nov. D E F M A M J J A S
> 12 meses
AI:
01. 10. 2014
AR:
25. 09. 2015
= 12 meses
C:
25. 11. 2015
AR:
05. 10. 2016
= 12 meses
C:
25. 11. 2016
C:
25. 11. 2017
AI: auditoría inicial
AR: auditoría de renovación
C: Emisión de certiﬁcado válido hasta el
Nota: el certificado se expedirá siempre basado en la decisión de certificación y tras varias etapas de decisiones de certificación según ISO/IEC
17065.
La situación ideal es que la auditoría de renovación se realice dentro de
las ocho (8) semanas antes de la fecha de expiración del certificado,
para disponer de tiempo suficiente para todos los pasos del proceso de
certificación.
La auditoría de renovación se planificará como máximo ocho (8) semanas antes hasta dos (2) semanas después de la fecha de vencimiento de
la auditoría (la fecha de vencimiento es la fecha de aniversario de la
auditoría inicial). Si no fuera el caso, o si algunos de los pasos del proceso de certificación no finalizaran a tiempo, el certificado no podrá ser
renovado con la “fecha de vencimiento”, sino con la nueva fecha real, lo
cual supondría una ruptura en el ciclo de certificación.
En el ejemplo anterior, esto significa que la auditoría no puede planificarse nunca antes del 06 de agosto ni después del 15 de octubre.
El informe de auditoría anterior continúa otras ocho (8) semanas más
(tras la fecha de vencimiento) en el portal de auditorías, pero si la auditoría de renovación tiene lugar más tarde de la fecha antes indicada, el
informe quedará automáticamente borrado del portal de auditorías de
IFS.
6.3
Información sobre condiciones de retirada del
certificado
La retirada de un certificado por la entidad de certificación sólo se permite en el caso de que exista una información conforme el producto(s)
puede ya no cumplir los requisitos del sistema de certificación.
La única excepción a esta norma puede estar relacionada con el impago
de la auditoría en curso por la empresa certificada.
El contrato entre la entidad certificadora y la empresa auditada se armonizará con el ciclo de certificación (véase Tabla 7 más arriba).
7
Distribución y conservación del Informe de
auditoría
Los informes de auditoría serán propiedad de la empresa y no se difundirán, entera o parcialmente, a terceras partes sin el consentimiento
previo de la empresa (excepto cuando lo requiera la ley). Deberá obtenerse constancia escrita de este consentimiento para la difusión, que
podrá ser facilitado por la empresa a la entidad de certificación o al
usuario relevante. La entidad de certificación conservará una copia del
informe de auditoría. El informe deberá conservarse adecuadamente y
bajo medidas de seguridad durante un período de cinco años.
Las condiciones de acceso a la información sobre informes de auditoría
se detallan en la Parte 4.
8
Acciones suplementarias
La decisión relativa a la necesidad de emprender acciones suplementarias, a partir de la información del certificado, quedará en manos de
cada uno de los posibles compradores.
9
Procedimiento de recursos y
reclamaciones
La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos documentados para tomar en consideración y resolver los recursos contra
los resultados de una auditoría. Estos procedimientos serán independientes del auditor y deberán ser gestionados por la dirección de la
entidad de certificación. El plazo máximo para la resolución de los
37
38
recursos será de 20 días laborables a contar desde la fecha de recepción
de la información del auditado.
La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos generales documentados para gestionar las reclamaciones recibidas de las
empresas y/u otras partes interesadas. Deberá facilitarse una respuesta
en un período máximo de diez (10) días laborables a contar desde la
fecha de recepción de la reclamación. Deberá emitirse una carta a modo
de acuse de recibo de la reclamación en un plazo máximo de cinco (5)
días laborables. Deberá facilitarse una carta de respuesta tras haber
llevado a cabo un proceso exhaustivo de investigación relativo a la
solución de la reclamación.
Para gestionar las reclamaciones recibidas en las oficinas de IFS, las
bases de gestión de reclamaciones se describirán en el acuerdo marco
de IFS con las entidades certificadoras:
– Si la reclamación está relacionada con la calidad del contenido
de las auditorías IFS o de los informes de auditoría IFS, las oficinas de IFS solicitarán a la entidad de certificación la presentación de un informe sobre las causas y las medidas introducidas
para rectificar los problemas reclamados en el plazo de 2 semanas.
– Si la reclamación está relacionada con errores administrativos,
por ejemplo en informes de auditoría IFS, certificados IFS o en
la base de datos IFS, las oficinas de IFS solicitarán a la entidad
certificadora que proporcione una declaración y rectifique el
problema en el plazo de una (1) semana. La declaración se emitirá por escrito, por correo electrónico o postal.
10
Propiedad y uso del logotipo IFS Broker
IFS Management GmbH es propietaria de los derechos de autor de IFS
Broker y de la marca comercial registrada. El logotipo de IFS Broker
puede descargarse a través de las páginas seguras del portal de auditoría IFS.
Además, el auditor verificará las siguientes cláusulas y condiciones
durante la auditoría y los resultados de dicha verificación se describirán
en el perfil de la empresa del informe de auditoría como campo obligatorio (véase también Anexo 2, Parte 2 sobre campos obligatorios). En
caso de que el auditor identifique que la compañía no cumple con estos
términos y condiciones, IFS será informado adecuadamente.
Cláusulas y condiciones para el uso del logotipo IFS Broker y comunicación sobre la certificación IFS Boker
Aplicación
Estos términos y condiciones son aplicables tanto al logotipo de IFS
Food como a todos los logotipos generales de IFS.
Forma, diseño y color del logotipo IFS Broker
Cuando se utilice, el logotipo IFS Broker deberá respetar la forma y el
color del dibujo a escala. Cuando se utilice en documentos, se permite
el uso de impresión en blanco y negro.
El logotipo IFS Broker puede utilizarse en formato impreso, físico y electrónico, y en films, siempre que se respeten su forma y formatos. Idénticas condiciones aplican al uso del logotipo en sellos.
Restricción de los comentarios y explicaciones
Cuando una empresa con certificación IFS Broker, una empresa colaboradora de IFS Broker o una entidad certificadora de IFS Broker publiquen documentos con el logotipo IFS, los comentarios y las explicaciones respecto a IFS deben estar identificados como tales de forma clara.
Uso del logotipo IFS Broker en material promocional
Una empresa con certificación IFS Broker, una empresa colaboradora
de IFS Broker (p.ej. subcontratante) que acepte certificados IFS de sus
abastecedores o proveedores de servicios, o una entidad certificadora
de IFS podrán utilizar el logotipo IFS con fines promocionales y publicar
información sobre la certificación IFS, siempre y cuando no sea visible
en el envase de los productos finales disponibles para el consumidor
final.
Las empresas que suministren productos y/o presten servicios a empresas certificadas o que apoyan a IFS, pero que no están ellas mismas
certificadas IFS (p.ej fabricantes de equipamientos, prendas, material
de limpieza o servicios y que quisieran dar a conocer que sus productos
y/o servicios ayudan al cumplimiento de los requisitos IFS) deberán
solicitar expresamente un permiso por escrito a IFS Management GmbH
para utilizar el logotipo IFS.
El logotipo IFS Broker y la información sobre la certificación podrán
utilizarse en la correspondencia con usuarios relevantes de IFS. Las presentaciones que mencionen a IFS en internet sólo se permiten si están
en relación directa con la seguridad de producto (p.ej. en información
sobre seguridad y sobre el sistema de gestión de la calidad).
El logotipo IFS Broker podrá presentarse en cualquier tipo de comunicación general (exposiciones para contactos de negocio, folletos, artículos genéricos sobre seguridad alimentaria y gestión de la calidad en
general, vehículos). La norma IFS Broker fue desarrollada por los representantes de las agencias comerciales, distribuidores y entidades de
certificación a fin de garantizar la seguridad del producto y la calidad de
sus contratantes.
Debe asegurarse que toda la información relativa a certificaciones haga
mención de manera clara a IFS. El logotipo IFS no se utilizará en presentaciones que no tengan una clara conexión con IFS.
Restricciones adicionales en el uso del logotipo IFS Broker
El logotipo IFS Broker no se utilizará de modo que pudiera hacer pensar
de alguna forma que el propietario de IFS es el responsable de la deci© IFS, Octubre 2013
39
40
sión de certificación. Lo mismo se aplica a las opiniones e interpretaciones que se pudieran derivar. En caso de suspensión o retirada de la
certificación IFS Broker, la empresa certificada tiene que suspender de
inmediato la inclusión del logotipo IFS en sus documentos y otro material y cesar cualquier comunicación relativa a IFS. La empresa auditada
debe demostrar que ha cumplido con estos requisitos.
Comunicación sobre la certificación IFS Broker
Todas las normas antes mencionadas se aplican a cualquier comunicación relativa a IFS Broker. Asimismo, esto significa que no se permite el
uso de las marcas de palabras “IFS”, “International Featured Standards”,
o “IFS Broker” o similares en cualquier comunicación sobre los productos finales dirigida al consumidor final.
11
Revisión de la norma
El Comité de Revisión tiene como objetivo garantizar el control de la
calidad y el contenido de la Norma, y anualmente revisará la misma y
su protocolo para asegurar que cumplen con los requisitos. El Comité
de Revisión estará compuesto por todos los participantes implicados en
el proceso de auditoría: los representantes de los distribuidores, representantes de las agencias comerciales, y de entidades de certificación.
El objetivo del Comité de Revisión es compartir experiencias, intercambiar opiniones y decidir los cambios a la Norma, los requisitos aplicables al informe de auditoría y la formación.
12
Integrity Program (Programa de
Integridad) de IFS
El “Integrity Program” de IFS, lanzado a principios de 2010, incluye
varias medidas para garantizar la calidad del esquema de certificación
IFS, centrado especialmente en la revisión de auditorías realizadas por
las entidades de certificación de IFS y sus auditores.
El programa cuenta con dos pilares:
12.1
Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad
Las actividades de aseguramiento de la calidad monitorizan todo el sistema IFS. Se realizan con regularidad auditorías de vigilancia en las
oficinas de las entidades de certificación y auditorías in situ de proveedores para valorar el sistema IFS. Estas auditorías se realizan independientemente de si ha habido o no una reclamación. El muestreo de
estas auditorías de vigilancia se basa en un proceso aleatorio de selec© IFS, Octubre 2013
ción y mediante el uso de criterios objetivos. Estos criterios son tanto
económicos (p.ej. cantidad de certificados emitidos) como cualitativos
(p.ej. revisión y análisis de procesos de certificación IFS y de los informes correspondientes).
En las oficinas de la entidad de certificación acreditada se lleva a cabo
una auditoría de oficina de supervisión de entidad certificadora (EC)
para comprobar la aplicación correcta de las disposiciones IFS en las
instalaciones de la entidad certificadora y para fomentar la mejora continua.
Adicionalmente se pueden realizar auditorías de vigilancia in situ en
empresas certificadas. Por lo general, las auditorías in situ se anuncian
con 48 horas de antelación a la fecha de la auditoría. En estas auditorías
se compara la documentación revisada en la auditoría de la oficina de
la entidad de certificación, o en la base de datos de IFS, con la situación
real hallada en la empresa.
También se pueden realizar auditorías presenciales. En este caso, los
auditores de Integrity Program valoran a un auditor IFS durante una
auditoría IFS real.
12.2
Acciones de aseguramiento de la calidad tras la
notificación de una reclamación
Un proceso detallado de gestión de reclamaciones analiza toda la información necesaria. Los distribuidores y otras partes interesadas tienen
derecho a presentar cualquier posible no conformidad a IFS para su
estudio como parte del Integrity Program.
Las oficinas de IFS recaban las reclamaciones relativas a auditorías IFS,
informes, certificados u otras circunstancias en las que se cuestione la
integridad de la marca IFS. Los distribuidores, las entidades de certificación, los empleados de empresas certificadas IFS o cualquier otra persona pueden utilizar los formularios de reclamación de la web de IFS
www.ifscertification.com o pueden enviar un correo electrónico a complaintmanagement@ifscertification.com para informar a IFS sobre un
determinado asunto. Adicionalmente a cualquier reclamación recibida,
IFS analiza también la base de datos de IFS con herramientas analíticas
para identificar posibles deficiencias. Si la Gestión de Aseguramiento
de la Calidad de IFS es informada de discrepancias importantes entre
los resultados de una auditoría IFS y una auditoría posterior de proveedor, el asunto será investigado dentro del proceso de gestión de reclamaciones como se describe a continuación.
Las oficinas de IFS recabarán toda la información necesaria para investigar la causa de la reclamación y establecer si existen deficiencias en
empresas certificadas, entidades de certificación acreditadas o auditores autorizados por IFS en el cumplimiento de los requisitos de IFS. Se
adoptarán las medidas oportunas para investigar a fondo cualquier
reclamación que pueda incluir la solicitud a una entidad de certificación
41
42
para que realice una investigación interna y proporcione una declaración sobre el resultado de las investigaciones a IFS. En el caso de que
una reclamación no pueda ser resuelta satisfactoriamente con la investigación realizada por la entidad de certificación, se realizará una auditoría de investigación in situ en la compañía(s) certificada(s).
Por lo general, las auditorías de investigación se anuncian 48 horas
antes de la fecha de auditoría, aunque en casos especiales pueden realizarse auditorías sin previo aviso.
También se pueden realizar auditorías presenciales. En este caso, los
auditores de Integrity Program valoran a un auditor IFS durante una
auditoría IFS real.
Las auditorías realizadas como parte del Integrity Program las realizan
auditores contratados por IFS y totalmente independientes de las auditadas y acreditadas entidades de certificación.
12.3
Sanciones
Si tras una reclamación o acción de aseguramiento preventivo de la
calidad, la causa de una deficiencia ha resultado ser un error de la entidad de certificación y/o de un auditor, IFS enviará toda la información
de forma anónima a un Comité Sancionador independiente. El Comité
Sancionador, compuesto por un abogado y participantes de la industria, distribuidores y entidades de certificación, tomará una decisión
sobre si existe o no incumplimiento y la gravedad del mismo.
Las sanciones se enviarán a la entidad certificadora y/o a sus auditores
si el Comité Sancionador concluye que se ha cometido un incumplimiento.
El tipo de sanción dependerá de la cantidad de incumplimientos cometidos previamente por el auditor y/o la entidad de certificación, así como
del nivel de gravedad de dichos incumplimientos. IFS Management
informará a la entidad de acreditación correspondiente si se ha determinado un incumplimiento por parte de una entidad de certificación y/o
un auditor.
Todos estos procedimientos se establecerán en el contrato entre IFS y
cada una de las entidades de certificación y todos los participantes en el
sistema IFS serán informados del proceso. El Integrity Program de IFS
refuerza la fiabilidad del esquema IFS al comprobar la implantación de
la norma IFS en la práctica.
43
Tabla N° 8: Resumen de las actividades de Integrity Program
Integrity Program
Gestión de
reclamaciones
IFS Gestión de la Calidad
Decisión directa de nivel 3
Infracciones basadas en el análisis
sobre la base de datos, confirma
dos por el presidente (abogado)
Auditorías de
investigación
Auditoría
presencial
Auditoría
in situ de
distribuidor
Auditoría
de EC
Auditoría
presencial
Medidas preventivas de AC
Auditorías de
vigilancia
Auditoría
in situ de
distribuidor
Auditoría
de EC
IFS Gestión de la
calidad
Evidencia suficiente/infracción
Probable Nivel 1 o
Nivel 2
Comité Sancionador
Presidente
abogado
Participante
de distribuidores
Participante del
sector
Participante de EC sin
derecho a voto
44
ANEXO 1: Aclaración del alcance de aplicación
de las distintas normas IFS
IFS Food es una norma para auditar a proveedores/fabricantes y se
aplica sólo a empresas que elaboran alimentos o que envasan productos a granel. La Norma IFS Food se aplicará cuando se “procese” un
producto o cuando exista un peligro de contaminación de un producto
durante el proceso de envasado primario.
IFS Logistics es una norma para auditar empresas cuya actividad sea la
logística orientada a productos alimenticios y no alimenticios, como
transporte, almacenamiento, distribución, carga/descarga, etc. Se aplica
a todos los tipos de actividad: entrega por carretera, tren, barco; productos refrigerados/congelados o estables a temperatura ambiente.
Aclaración/ejemplos de alcance de aplicación entre IFS Food e IFS
Logística:
– IFS Logística se aplica sólo a actividades logísticas en las que
las empresas tienen un contacto físico con productos que ya
disponen de un envase primario (transporte, empaquetado de
productos alimenticios envasados, almacenamiento y/o distribución, transporte y almacenamiento de pallets, bolsas en
cajas).También se aplica a productos específicos no envasados
como despieces de reses o transporte a granel/en tanques
(jarabe de glucosa, leche, cereales, etc.).
– Para cualquier clase de proceso, significa que las características de los productos son modificados, IFS Logística no es aplicable, excepto para procesos de congelado/descongelado, bajo
condiciones específicas (requisitos extra a ser auditados).
– Cuando la empresa productora de alimentos dispone de su
departamento propio de logística y/o transporte o realiza actividades de almacenamiento y distribución, éstas quedan incluidas en el subcapítulo relativo a transporte o almacenamiento
de IFS Food.
Nota: Si las operaciones de logística propias de la empresa
procesadora se encuentran en la misma ubicación que la
empresa y si la empresa o el cliente desean que estas operaciones estén certificadas según IFS Logistics, podrá realizarse una
auditoría según IFS Logistics.
En este caso, se deberán cumplir los siguientes requisitos:
·
las operaciones de logística sólo se aplican a productos ya
envasados;
·
en caso de dos (2) certificados (Food y Logistics), deberán
definirse claramente los alcances respectivos de cada auditoría y cada certificado;
·
los requisitos de IFS Food relativos a transporte y almacenamiento deberán ser siempre evaluados durante la auditoría
de IFS Food;
·
deberá realizarse una auditoría IFS Food de la empresa procesadora de alimentos; IFS Logistics es sólo una auditoría
adicional;
·
todos los documentos relevantes deberán encontrarse en la
plataforma.
– Si la empresa procesadora subcontrata a terceros las actividades de logística y/o transporte, los requisitos especificados en
el capítulo de IFS sobre almacenamiento y transporte deberán
estar claramente definidos en el contrato o si se aplica IFS
Logistics.
IFS Broker es una norma para auditar personas y/o empresas que pueden o no poseer los productos pero que típicamente no tienen posesión
física de los productos (p.ej. no tienen almacén, zonas de embalaje, o
flota de camiones, pero que son entidades legales con correo postal,
oficinas, etc.).
La norma aplica tanto a alimentación como productos de uso doméstico y del cuidado personal, así como materiales de envasado.
IFS Broker solo cubre los servicios del bróker, pero si (una compañía
productora de alimentos o de productos de uso doméstico y del cuidado personal y envases) también tiene servicios bróker y quisiera certificar ambas actividades, es posible combinar una auditoría IFS Food o
HPC o PACsecure junto con IFS Broker.
IFS Cash & Carry/Wholesale es la norma que cubre todo el manejo de
actividades de productos suelto y envasado en mercados Cash & Carry
o compañías mayoristas.
IFS HPC es la norma para auditar compañías que procesan productos
de uso doméstico y del cuidado personal, o compañías que envasan
sueltos estos mismos productos. IFS HPC solo puede ser usado cuando
un producto es “procesado” o cuando hay un peligro de contaminación
de producto durante el envasado primario.
IFS PACsecure es una norma para auditar productores de materiales de
envasado de alimentos y producto no alimentario y que implica a compañías productoras y/o convertidores de envases.
45
46
Matriz para la determinación de la correcta norma IFS
N°
Principal actividad de la compaía
International Featured Standards
IFS
Food
1
Procesado de alimentos
(cuando se procesan productos o tan pronto
exista riesgo de contaminación de los productos)
2
Procesado HPC
(cuando se procesan productos o tan pronto
exista riesgo de contaminación de los productos)
3
Actividades logísticas para alimentos, productos
no alimentarios, HPC
Actividades de logística y específicas actividades
de procesamiento, sólo como servicio, sin actividad comercial
(Cuando las empresas tienen un contacto físico
con productos ya envasados o sólo para determinados productos no envasados, como despieces
de reses o transporte a granel/en tanques (jarabe
de glucosa, leche, cereales, etc.) o solo congelación/descongelación como servicios)
4
5
6
IFS
HPC
IFS
Log. 2
IFS
Broker
IFS
C&C/
W.
IFS
PAC
secure
X
X
X
Comercio con alimentos, HPC sin contacto con el
producto
(cuando no hay posesión física de los productos,
sólo compra y venta desde una oficina, sin
actividades de logística)
X
Cash & Carry/Mayoristas
(cuando en la distribución de productos se pueda
incluir alguna actividad menor de procesado, bajo
requisitos específicos)
X
Procesamiento de material de envasado
(cuando los productos de envasado de (no)
alimentos son procesados/convertidos)
X
Certificación combinada
7
8
Comercio con alimentos o HPC o packaging y
procesamiento con alimentos o HPC o envases
Auditoría combinada para actividades comerciales
Y de procesamiento
Comercio de Alimentos/HPC/envases y logística
de Alimentos/HPC y envases
Auditorías combinadas para actividades comercialesY actividades logísticas, con un listado combinado de requisitos específicos.
X
X
X
X
X
X
47
ANEXO 2: Proceso de certificación
1. Decisión de la empresa de certificarse conforme a una
norma IFS
2. Leer el ejemplar de la respectiva norma IFS
3. Evaluación de la situación actual de la empresa
4. Selección por parte de la empresa de la entidad
de certificación IFS (acreditada y homologada).
Presupuesto, decisión y firma de un contrato.
Voluntario:
Auditoría previa
5. Planificación y preparación de la auditoría
Realización de la auditoría in-situ en la fecha acordada,
por un auditor competente en los alcances de producto
y tecnología
Junto con la entidad
de certificación:
· Determinación
fecha de auditoría
· Determinación
horas de auditoría
· Definición del al
cance de auditoría
Reunión inicial – Evaluación de la documentación – Evaluación del
establecimiento y entrevistas al personal – Conclusiones de la auditoría
Determinación de
1 NC Mayor y
circunstancias
particulares –
No aprobado hasta
que se emprendan
acciones
6. Reunión final
Información relativa a las no conformidades evidenciadas
Suspensión
del actual
certificado
8. Cumplimentación del plan de acción y determinación de
acciones correctivas por la empresa auditada (2 semanas)
Envío a la empresa
auditada del informe
previo de auditoría
y el plan de acción
a las NC mayores
en plazo de 6 meses
Validación de las
acciones correctivas
por la entidad de
certificación
7. Preparación del informe previo de auditoría y del plan
de acción por el auditor (2 semanas)
Información sobre las desviaciones detectadas
9. Envío a la entidad de certificación/auditor del plan de
acción cumplimentado (2 semanas)
Determinación de
NC mayores,
KO – Auditoría no
superada
Suspensión
del actual
certificado
Envío a la empresa
auditada del informe
previo de auditoría y
el plan de acción
10. Revisión por la entidad de certificación/auditor del
plan de acción cumplimentado (2 semanas)
Comprobación del informe completo de auditoría
y del plan de acción (con revisión obligatoria) por la
entidad de certificación
Cumplimentación
voluntaria del plan
de acción y envío a
la entidad de
certificación
11. Decisión de certificación, determinación de la validez
del certificado por la entidad de certificación
Finalización del
plan de acción
e informe – carga
en el portal de
auditoría IFS
Sin certificado
12. Concesión del certificado y envío del informe final a
la empresa auditada
13. Carga de los datos de la auditoría en el portal de
auditoría IFS (detalles de la auditoría, informe, plan de
acción y certificado) por la entidad de certificación
14. Tres meses antes de la caducidad del certificado, el
portal de auditoría IFS envía un recordatorio a la empresa
para programar una nueva auditoría con la entidad de certificación. La auditoría no se programará más allá de la fecha
prevista para la auditoría de renovación en el certificado.
48
ANEXO 3: Diagrama para la gestión de
requisitos KO puntuados con D y no
conformidades Mayores
Auditoría de IFS Broker
Resultado
de la auditoría
1 Mayor y ≥ 75 % de los requisitos se cumplen
=> se resta 15 % de la cantidad total posible
> 1 Mayor y/o < 75 % o
Más de una Mayor o
Uno o varios KOs con puntuación D
No aprobado a menos que se realicen y validen
nuevas acciones después de la auditoría complementaria
No aprobado
Suspensión del certificado actual, máx. dos (2) días
hábiles a contar de la fecha de la auditoría insertando las explicaciones en inglés acerca de la no
conformidad en el portal IFS
Suspensión del certificado actual, máx.
dos (2) días hábiles a contar de la fecha
de la auditoría insertando las explicaciones en inglés acerca de la no
conformidad(es) en el portal IFS
Envío del informe preliminar y plantilla del plan de
acción a la empresa auditada
Envío del informe preliminar y plantilla
del plan de acción a la empresa auditada
Obligatorio: finalización del plan de acción por
parte de la empresa auditada y reenvío al organismo de certificación dentro de dos (2) semanas
Recomendado: finalización del plan de
acción por parte de la empresa auditada y
reenvío al organismo de certificación
dentro de dos (2) semanas
Carga del informe en el IFS (no visible)
Período de
tiempo para la próxima
auditoría
Auditoría inicial, si > 6 meses
entre la auditoria donde se
verificó una Mayor y la
próxima auditoría
Auditoría complementaria, si
< 6 meses entre la auditoría
donde se verificó una Mayor y
la próxima auditoría
(no antes de seis (6) semanas
en caso de falla con respecto a
las actividades de producción)
Resultado
de auditoría positivo
Carga del informe final IFS en el portal (visible):
En caso de auditoría de seguimiento:
– Definir en la sección “fecha” la fecha de la auditoría inicial
y la fecha de la auditoría complementaria
– Definir en la sección “resultado final de la auditoría” que se
ha realizado una auditoría complementaria y que la no
conformidad Mayor se resolvió
– En “observaciones con respecto a KO y Mayores”, explicar en
qué requisito se resolvió la no conformidad Mayor
La empresa no puede recibir el certificado con nivel superior,
incluso si la puntuación final es ≥ 95 %
Fecha de fin de validez del certificado en base a la fecha de la
auditoría inicial
Carga del informe en el IFS
(no visible)
Período de
tiempo para la próxima
auditoría
Nueva auditoría completa, programada a
lo menos seis (6) semanas después de la
auditoría donde se identificó la(s) no
conformidad(es)
Resultado
de auditoría positivo
Carga del informe final IFS en el portal
(visible)
Anexo 4: Alcance de productos para productos
comercializados, que serán incluidos
en el informe de auditoría y certificado
Tabla 1: alcance de productos según la norma IFS Food versión 6
IFS Food versión 6
Alcances de productos
1. Carnes rojas y blancas, aves de corral y productos cárnicos
2. Pescado y productos de pescado
3. Huevos y productos derivados
4. Productos lácteos
5. Frutas y verduras
6. Cereales, panadería y pastelería industrial, confitería, snacks
7. Productos combinados
8. Bebidas
9. Aceites y grasas
10. Productos secos, otros ingredientes y aditivos
11. Alimentos para mascotas
Tabla 2: alcance de productos según la norma IFS HPC versión 1
IFS HPC versión 1
Alcance de productos
Explicación
1. Cosméticos
– Incluye todos los productos descritos en la legislación
Cosmética (p.ej. champús, pasta de dientes, bandas
lubricadas de las cuchillas de afeitar, tatuajes temporales y lavables, toallitas cosméticas, maquillaje para
muñecas o niños, parches en la piel y sustancias
aplicadas en la piel a través de parches, etc.)
2. Productos químicos
de uso doméstico
– Productos de limpieza y para pulir, así como productos
impregnados destinados para actividades de uso
familiar o para el coche (p.ej. detergentes, todos los
productos destinados para actividades de limpieza,
líquidos o toallitas, limpiadores de ventanas, etc.).
– También incluye productos específicos de limpieza p.ej.
productos para la limpieza de piscinas.
– Productos y materiales que están destinados a mejorar
el olor del aire (p.ej. sprays o aerosoles ambientadores, velas, etc.)
– Insecticidas.
3. Propiedades de
limpieza-contacto
con alimentos
– Materiales y artículos descritos en la Regulación (EC)
N° 1935/2004, que están destinadas a estar en contacto
con comida (p.ej. tazas/tenedores/platos de plástico y
cartón, láminas de aluminio, productos para “uso
diario”, etc.)
– Otra clase de materiales y artículos (p.ej. esponjas,
bolsas de plástico para el contenedor de basura, etc.)
49
50
IFS HPC versión 1
Alcance de productos
Explicación
4. Productos de higiene
personal
– Productos o materiales que están destinados al
cuidado del cuerpo, excepto productos cosméticos
(p.ej. cepillos para el pelo, cuchillas de afeitar, pañuelos de papel, algunos dispositivos médicos clase 1,
pañales, higiene femenina, pelucas, pestañas postizas,
uñas postizas, joyería, etc.)
– Productos o materiales que están destinados a estar en
contacto con el interior de la boca (p.ej. cepillos de
dientes, hilo dental, espaciadores dentales de
madera/plástico, etc.)
Tabla 3: alcance de productos según la norma IFS PACsecure versión 1
1. Embalaje flexible
2. Plástico rígido
3. Papel
4. Metal
5. Vidrio
6. Otros materiales naturales
Parte 2: Requisitos IFS Broker 2
1
Responsabilidad de la dirección
1.1
Política corporativa/Principios corporativos
1.1.1
La dirección deberá redactar e implantar una política corporativa. Ésta deberá tomar en consideración, como mínimo:
– enfoque al cliente
– responsabilidad medioambiental
– sostenibilidad
– responsabilidad ética y personal
– requisitos de producto (incluye: seguridad de producto,
calidad, legalidad, procesos y especificaciones).
La política corporativa deberá ser comunicada a todos los
empleados.
1.1.2
Toda la información relevante relacionada con la seguridad
del producto y la calidad será comunicada de una forma adecuada y oportuna al personal implicado.
1.2
Estructura corporativa
1.2.1
La estructura de la empresa deberá estar reflejada en un
organigrama.
1.2.2
Las competencias y responsabilidades, incluyendo la delegación de las mismas estarán claramente fijadas.
1.2.3
KO n° 1: La dirección se asegurará de que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades respecto a
calidad y seguridad del producto y de que se implanten
mecanismos para supervisar la eficacia de su desempeño.
Dichos mecanismos deberán estar claramente identificados
y documentados.
1.2.4
La compañía asegurará que todos los procesos (documentados y no documentado) son conocidos por el personal implicado y son aplicados consistentemente.
51
52
1.2.5
La empresa deberá tener un sistema implantado para asegurarse de que se mantiene informada de toda la legislación
aplicable en seguridad y calidad de los productos comercializados, así como de desarrollos científicotecnológicos y de
códigos de prácticas en la industria.
1.2.6
La empresa informará a sus clientes, lo antes posible, sobre
cualquier aspecto relacionado con las especificaciones de
producto, en particular sobre todas las no conformidad(es)
identificadas por autoridades competentes relacionadas con
los productos, que puedan tener, tengan o hayan tenido un
impacto determinado sobre la seguridad y/o legalidad de los
respectivos productos. Esto podría incluir aspectos preventivos, aunque sin limitarse a ellos.
1.3
Revisión de la dirección
1.3.1
La dirección debe asegurarse de que los sistemas de gestión
de la calidad y la seguridad del producto son revisados al
menos una vez al año o con más frecuencia si se realizan
cambios. Dichas revisiones deberán contener, al menos,
resultados de auditorías, información de clientes, cumplimiento de procesos y conformidad de productos, estado de
acciones preventivas y correctivas, acciones de seguimiento
derivadas de revisiones por la dirección anteriores, cambios
que pudieran afectar a los sistemas de gestión de la calidad y
la seguridad del producto y recomendaciones para la mejora.
1.3.2
Esta revisión incluirá la evaluación de medidas para el sistema de gestión de control de la calidad y seguridad del producto y para el continuo proceso de mejora.
2
Sistema de gestión de la calidad y
seguridad del producto
2.1
2.1.1
KO n° 2: la base para el control de la seguridad del producto
de la compañía será enteramente implementada, sistemática y con una completa gestión del riesgo. Para alimentación, la compañía sujeta a la auditoría IFS Broker se asegurará de que el sistema de control de seguridad alimentaria
de su proveedor esté totalmente implementado, y con un
sistema APPCC completo, basado en los principios del Codex
Alimentario. Para todos los productos, se tendrá en cuenta
cualquier requisito legal de la producción y de los países de
destino.
2.1.2
Habrá un proceso de evaluación del riesgo en el lugar, relacionado con localización(es) específica(s) e incluirá:
a. Un diagrama de flujo incluyendo todos los niveles relevantes de los servicios del bróker
b. Descripción del riesgo
c. Medidas para controlar la identificación del riesgo
d. Los pasos referidos bajo los puntos a)–c) estarán documentados.
2.13.
La evaluación del riesgo se revisará regularmente, por lo
menos anualmente, y/o cuando alguna modificación de los
servicios fuera hecha; si es necesario, la evaluación del
riesgo será revisado/actualizado. La evaluación del riesgo
también considerará el riesgo de presencia de OMG y alérgenos.
2.1.4
La evaluación del riesgo se llevará a cabo por persona(s) con
un conocimiento adecuado conocimiento de los servicios y
productos involucrados.
Si este conocimiento es insuficiente, la compañía adoptará
las medidas necesarias para asegurar que la evaluación del
riesgo es llevada a cabo por persona(s) competente(s).
2.2
Requisitos de la documentación
2.2.1
El sistema de gestión de la calidad y la seguridad del producto, deberá estar documentado y deberá conservarse en
una localización (manual de seguridad del producto y calidad o sistema de documentación electrónica).
2.2.2
Un procedimiento documentado deberá existir para el control de la documentación y sus enmiendas.
2.2.3
Todos los documentos serán claramente legibles, inequívocos y comprensibles. Estarán disponible al personal en todo
momento.
2.2.4
Todos los documentos que son necesarios para el cumplimiento con los requisitos del producto estarán disponibles
en su versión más actualizada.
2.3
Mantenimiento de registros
2.3.1
Todos los registros, necesarios para el cumplimiento de los
requisitos del producto estarán completados, detallados,
mantenidos y estarán disponibles bajo solicitud.
53
54
2.3.2
Los registros serán legibles y auténticos. Serán mantenidos
de tal manera que se evite la manipulación. Si los registros
están documentados electrónicamente, un sistema asegurará que solo personal autorizado tenga acceso a modificar
estos registros (p.ej. mediante el uso de claves).
2.3.3
Todos los registros serán mantenidos de acuerdo a requisitos
legales. Donde los requisitos de los clientes estén presentes,
estos se cumplirán, o si tales requisitos no existen, serán
conservados por un mínimo de un año después de la fecha
de caducidad especificada. Para productos sin fecha de caducidad, la duración del mantenimiento de los registros estará
justificada y dicha justificación estará documentada.
2.3.4
Los registros estarán almacenados de una manera segura y
fácilmente accesibles.
3
Gestión de los recursos
3.1
Todo el personal que realice trabajos que afecten a la seguridad del producto, legalidad y calidad deberán disponer de
las competencias necesarias, adquiridas mediante estudios,
experiencia profesional y/o formación, adecuado a su desempeño, basado en la evaluación del riesgo.
3.2
La compañía implementará programas de formación documentados, tomando en consideración los requisitos del producto y las necesidades de formación de los empleados. La
compañía proporcionará un programa de formación en relación a las descripciones del trabajo y los requisitos de formación.
4
Programación y Prestación de servicios
4.1
Convenio contractual
4.1.1
Se establecerán, convendrán y revisarán los requisitos definidos entre las partes contratantes, respecto a su aceptabilidad antes de firmar un contrato de aprovisionamiento.Todas
las cláusulas relacionadas con la calidad y la seguridad del
producto deberán ser conocidas y comunicadas a cada uno
de los departamentos implicados.
4.1.2
Deberán registrarse y comunicarse adecuadamente los cambios relativos a los acuerdos contractuales entre las partes
contratantes.
4.1.3
Los requisitos sobre la calidad y seguridad específicos de los
clientes serán comunicados y comprendidos por el proveedor de la compañía.
4.2
Especificaciones
4.2.1
Las especificaciones estarán disponibles para todos los productos. Estarán actualizadas, sin ambigüedades y en cumplimiento con los requisitos legales del país (es) de destino y
también con los requisitos de los clientes.
4.2.2
KO n° 3: Se cumplirán las especificaciones del cliente.
4.2.3
Donde sea requerido por los clientes, las especificaciones
del producto estarán formalmente acordadas.
4.2.4
Deberá existir un procedimiento para la creación, la modificación y la aprobación de especificaciones para todos los
productos y partes en los servicios, que incluirá la aceptación preliminar del cliente, si las especificaciones han sido
convenidas con el cliente.
4.3
Desarrollo de producto/Modificación de producto/
Modificación de los procesos de producción
4.3.1
Deberá implantarse un procedimiento para el desarrollo de
producto, que incorpore los principios evaluación del riesgo
para todos los productos (y acorde con el sistema APPCC
para alimentos). El procedimiento asegurará que todos productos existentes y nuevos estén diseñados para cumplir
con los requisitos legales y los requisitos del cliente. Este
procedimiento también tendrá en cuenta patentes, si son
aplicables.
4.3.2
Se establecerán la formulación del producto, el proceso de
fabricación, los parámetros de proceso y el cumplimiento de
los requisitos del producto y se asegurarán mediante ensayos en fábrica y/o análisis de producto.
4.3.3
Cuando sea oportuno, se realizarán ensayos de vida comercial o procesos adecuados serán llevados a cabo y en consideración dada la formulación del producto, el envasado, la
producción y las condiciones declaradas para establecer un
mínimo de la duración del producto.
4.3.4
En relación con el desarrollo de producto alimentario, la
compañía asegurará que se realice una evaluación organoléptica y los resultados de estas evaluaciones estarán revisadas y se actuará en consecuencia.
55
56
4.3.5
Un proceso será implementado para asegurar que el etiquetado de los productos existentes y nuevos productos cumplen con la legislación vigente en el país de destino y con los
requisitos del cliente.
4.3.6
Deberán establecerse recomendaciones para la preparación
y/o el uso de los productos. Donde sea apropiado, las recomendaciones para el uso se verán reflejadas en la satisfacción del cliente así como su seguridad. Donde sea especificado, los requisitos del cliente estarán incluidos.
4.3.7
Se registrarán adecuadamente el progreso y los resultados
del desarrollo de producto.
4.4
Compras
4.4.1
La empresa deberá controlar los procesos de compras para
asegurar que todos los materiales y servicios adquiridos de
terceros y que tengan un impacto en la seguridad alimentaria y la calidad cumplen los requisitos.
4.4.2
Habrá un procedimiento para la homologación y el seguimiento de proveedores.
4.4.3
El procedimiento de homologación y vigilancia deberá contener criterios claros de valoración como: auditorías, certificados de análisis, fiabilidad del proveedor y reclamaciones,
así como el cumplimiento de referenciales requeridos basados en la evaluación del riesgo. Si una norma IFS existente
para la categoría de producto (IFS Food, IFS HPC, IFS PACsecure), el proveedor de (productos alimentarios, de uso
doméstico y del cuidado personal o envases) estos productos quien trabaja para la compañía estará certificada de
acuerdo a IFS, a menos que el cliente haya aceptado otras
condiciones.
4.4.4
La compañía tendrá un (interno o externo) sistema basado
en el riesgo, para supervisar las zonas de abastecimiento de
los productos comprados.
4.4.5
Se realizará de manera regular una evaluación de los proveedores para identificar y controlar los riesgos. Habrá un
registro de todas las revisiones y acciones tomadas como
consecuencia de la evaluación.
4.4.6
Los productos comprados serán revisados de acuerdo con
las especificaciones existentes y, basadas en el riesgo, con
su autenticidad. La programación de estos controles tendrá
que tener en cuenta como mínimo, los siguientes criterios:
requisitos de producto y estatus del proveedor (según su
valoración).
4.4.7
En caso de marcas privadas, un sistema de aprobación de
proveedores de acuerdo con los requisitos de los clientes
existirá, para los proveedores de productos.
4.5
Envasado del producto
4.5.1
La compañía asegurará que hay especificaciones detalladas
para los materiales de envasado y que estos cumplen con la
legislación vigente para el/los país (es) de destino del producto.
4.5.2
Donde el material de envasado pudiera comprometer la
seguridad del producto, se deberá disponer de certificados
de conformidad que cumplan los requisitos legales vigentes.
Cuando no exista ningún requisito legal específico aplicable,
se deberá disponer de evidencias para demostrar que el
material de envasado es adecuado para su uso. Esto aplica a
material de envasado que pueda tener efectos sobre la materia prima/componentes, productos semielaborados y productos finales.
4.5.3
Donde sean requeridos cambios en el envase del producto
por el cliente o la legislación, la compañía asegurará que el
envase del producto es controlado por los proveedores y
que estos productos cumplen con los requisitos legislativos
y/o del cliente. El correcto uso del envase se revisará de
manera regular y esto estará documentado por el proveedor.
La compañía asegurará que estos controles son llevados a
cabo.
4.5.4
Donde sean requeridos cambios en el etiquetado del producto por el cliente o la legislación, la compañía se asegurará que la etiqueta del producto es modificados por el proveedor para cumplir con este cambio. La información de la
etiqueta será legible, indeleble y cumplirá con las especificaciones del producto acordadas por el cliente (incluyendo p.
ej. la vida media). El etiquetado será revisado regularmente
y estará documentado.
4.6
Trazabilidad (incluyendo OMG’s y alérgenos)
4.6.1
KO n° 4: Se implantará un sistema de trazabilidad, que permita la identificación completa de los productos y el etiquetado de los productos estará hecha en la manera que permita una completa trazabilidad. El sistema de trazabilidad,
incluidos registros, asegurará la completa trazabilidad desde
el proveedor (definida la cantidad del lote) hasta la entrega
al cliente.
57
58
4.6.2
El sistema de trazabilidad será comprobado a intervalos
regulares, al menos una vez al año y cada vez que el sistema
de trazabilidad cambie. La comprobación verificará la trazabilidad hacia atrás y hacia delante (desde el producto final
hasta la materia prima/componentes y viceversa), incluyendo comprobación de cantidades. Se registrarán los resultados de los ensayos.
4.6.3
Si un cliente así lo requiere, la compañía asegurará que el
proveedor ha identificado muestras representativas de los
lotes producidos, se han almacenado adecuadamente y conservadas hasta su fecha de caducidad o, si es requerido, por
un periodo más largo.
La compañía obtendrá y mantendrá una lista de todos los
lotes producidos cubiertos por los servicios del bróker.
4.7
Actividades logísticas
4.7.1
Donde una compañía contrate con terceras partes transporte
y/o almacenamiento, todos los requisitos relevantes para
asegurar la seguridad del producto y calidad serán claramente definidos en el respectivo contrato o el proveedor de
los servicios estará sujeto a los requisitos de IFS Logística.
4.7.2
Si la compañía tiene su propia área de almacenamiento y/o
sus propios servicios de transporte y le gustaría incluirlos en
el alcance de la certificación IFS, entonces estos procesos
estarán certificados de acuerdo a IFS Logística (auditoría
combinada con el listado de requisitos de IFS Logística), a
menos que el cliente haya aceptado otras condiciones.
5
Mediciones, Análisis y Mejoras
5.1
5.1.1
KO n° 5: Se realizarán auditorías internas efectivas según un
programa definido y convenido de auditorías que cubra al
menos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y la
frecuencia de las auditorías internas se determinarán con un
análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados.
5.1.2
Al menos una vez al año se llevarán a cabo auditorías internas de actividades que sean críticas para la seguridad y las
especificaciones del producto.
5.1.3
Los auditores serán competentes e independientes de los
departamentos auditados.
5.1.4
Los resultados de las auditorías serán comunicados a la
dirección y a las personas responsables de los departamentos afectados. Se establecerán, se documentarán y se comunicarán al personal afectado las acciones correctivas necesarias y el plazo para su implantación.
5.1.5
Se documentará cómo y cuándo se verificarán las acciones
correctivas derivadas de las auditorías internas. Los registros de las acciones de verificación estarán disponibles.
5.2
Análisis de producto
5.2.1
Habrá procedimientos de análisis/controles de producto
asegurando que todos los requisitos especificados del producto son cumplidos, incluyendo requisitos legales y especificaciones. Análisis microbiológicos, físicos y químicos
requeridos para este propósito serán llevados a cabo internamente y/o subcontratados.
5.2.2
KO n° 6: donde análisis especiales sean demandados por el
cliente, estos serán definidos en un plan de control y realizados según los requisitos definidos. Los resultados de los
controles estarán disponibles en la compañía.
5.2.3
Los análisis relacionados con seguridad del producto, deberán llevarse a cabo preferentemente en laboratorios con programas/métodos adecuadamente acreditados (ISO 17025).
Si los análisis se realizan dentro de la empresa o por un laboratorio sin programas/métodos adecuadamente acreditados, los resultados deberán verificarse de forma periódica
por laboratorios acreditados en estos programas/métodos
(ISO 17025).
5.2.4
Deberá definirse un plan de análisis, basado en una evaluación de riesgo, que cubra los servicios del bróker, el proceso
de producción de proveedores incluyendo materias primas/
componentes, productos semielaborados y finales, así como
materiales de envasado. Se documentarán los resultados.
5.2.5
Los resultados de los análisis serán evaluados rápidamente.
En caso de resultados insatisfactorios, la compañía asegurará la significancia de estos resultados, informará adecuadamente al cliente y se implementarán medidas correctivas
adecuadas. Los resultados analíticos serán revisados de
manera regular a fin de identificar tendencias. Se tendrán en
cuenta las tendencias que indiquen resultados potencialmente insatisfactorios, y la compañía tomará acciones
correctivas.
59
60
5.2.6
Con base en la información interna o externa sobre el riesgo
del producto que pueda tener un impacto en la seguridad del
producto y/o calidad (incl. adulteración y fraude), la empresa
deberá actualizar su plan de control y/o tomar cualquier
medida apropiada para controlar el impacto en los productos terminados.
5.3
Cuarentena de productos y liberación
5.3.1
Como parte del procedimiento de gestión de incidentes de la
compañía (sistema de gestión de crisis), habrá una garantía
de que el proveedor tiene un sistema que identifica y controla productos no conformes y que se encuentra presente
un sólido procedimiento de (bloqueo/retención) en el caso
de que se identifique un producto no conforme. La compañía asegurará que solo los productos y materiales conforme
a los requisitos del producto son entregados al cliente.
5.4
Gestión de reclamaciones de las autoridades y
clientes
5.4.1
Se implantará un sistema para la gestión de las reclamaciones de producto.
5.4.2
Todas las reclamaciones serán evaluadas por personal competente. Cuando esté justificado, se tomarán de inmediato
las medidas apropiadas.
5.4.3
Se deberán analizar las reclamaciones con un enfoque hacia
la implantación de medidas preventivas, que eviten la reaparición de la no conformidad.
5.4.4
Los resultados del análisis de los datos de las reclamaciones
se pondrán a disposición de los correspondientes responsables y de la dirección.
5.5
Gestión de incidentes, retirada y recuperación de
productos
5.5.1
Se dispondrá de un procedimiento documentado para la
gestión de incidencias y de posibles situaciones de emergencia que tengan un impacto en la seguridad del producto,
la legalidad y la calidad. Este procedimiento deberá estar
implantado y mantenido. Incluirá, como mínimo: la designación y formación de un comité de crisis, una lista de contactos de emergencia, fuentes de asesoramiento legal (si es
necesario), disponibilidad de las personas de contacto, información de clientes, y un plan de comunicación, incluyendo
información a los consumidores.
5.5.2
KO n° 7: Se dispondrá de un procedimiento eficaz para la
retirada y recuperación de todos los productos, que asegure
que los clientes implicados sean informados tan pronto
como sea posible. Este procedimiento incluirá una asignación clara de responsabilidades.
5.5.3
Se dispondrá de una lista actualizada de contactos para
emergencias (como nombres, teléfonos de proveedores,
clientes y autoridades competentes). Deberá estar permanentemente disponible una persona de la empresa, con
autoridad para iniciar el proceso de gestión de incidencias.
Una persona de la compañía, que tenga la autoridad para
iniciar la gestión del incidente, estará permanentemente disponible.
5.5.4
La viabilidad, eficacia y rapidez de la implementación del
procedimiento de retirada será evaluado periódicamente,
como mínimo una vez al año, mediante ensayos internos,
basados en un análisis de peligros y evaluación de riesgos
asociados. Se realizarán de tal manera que se asegure la eficaz implantación y operatividad del procedimiento.
5.6
Gestión de las no conformidades y productos no
conformes
5.6.1
Se dispondrá de un procedimiento para la gestión de todos
los productos no conformes.
5.6.2
El procedimiento para la gestión de productos no conformes
deberá incluir como mínimo:
– procedimientos de aislamiento/cuarentena
– análisis de peligros y evaluación de los riesgos asociados
– identificación (p.ej. etiquetado)
– decisión sobre uso futuro (p.ej. liberación, reprocesado/
tratamiento posterior, bloqueo, cuarentena, rechazo/eliminación)
– información acerca de la cadena de proceso
– identificar claramente las responsabilidades del personal.
5.6.3
Las reglas del procedimiento para la gestión de no conformidades de productos deberán ser comprendidas por todo el
personal.
61
62
5.6.4
Cuando se produzcan no conformidades, la compañía adoptará medidas correctivas inmediatas en el sitio de producción para asegurar el cumplimiento de los requisitos de producto.
5.6.5
Los productos finales envasados o los materiales de envasado fuera de las especificaciones no se introducirán en el
mercado bajo la marca afectada. Las excepciones se acordarán por escrito entre las partes contratantes.
5.7
5.7.1
Se dispondrá de un procedimiento para el registro y el análisis de las no conformidades, cuyo objetivo será evitar
reapariciones mediante acciones preventivas y/o correctivas.
5.7.2
KO n° 8: Se formularán con claridad, documentarán y emprenderán acciones correctivas, tan pronto como sea posible,
para evitar la reaparición de la no conformidad. Se definirán
con claridad las responsabilidades y los plazos para la acción
correctiva. Se guardará la documentación de manera que
esté segura y sea de fácil acceso.
5.7.3
Se documentarán los resultados de las acciones correctivas
y se evaluará su eficacia.
6
Evaluación de Food/product defense
6.1
La compañía asegurará que las responsabilidades para la
defensa del producto son claramente definidas.
6.2
La compañía asegurará que los proveedores han realizado y
documentado un análisis de los peligros de la defensa del
producto y una evaluación de los riesgos asociados. Basado
en esta evaluación, y basado en requisitos legales, se identificarán áreas críticas para la seguridad.
63
ANEXO 1: Glosario/Lista de definiciones
Las definiciones que no son mencionadas en el glosario pueden encontrarse en las regulaciones y directivas correspondientes. En relación a
los términos usados en el documento, las siguientes definiciones serán
respetadas.
Acción Correctiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad u otra situación
indeseable.
Alérgeno (UE)
Alimento que puede causar una reacción dañina provocada por una respuesta
inmunológica. Los alérgenos
definidos son:
– Cereales que contengan gluten (es decir, trigo, centeno,
cebada, avena, espelta, kamut o sus variedades híbridas) y productos derivados,
– Crustáceos y productos a base de crustáceos,
– Huevos y productos a base de huevo,
– Pescado y productos a base de pescado,
– Cacahuetes y productos a base de cacahuetes,
– Soja y productos a base de soja,
– Leche y sus derivados (incluida la lactosa),
– Frutos secos, es decir, almendras (Amygdalus communis L.), avellanas (Corylus
avellana), nueces (de nogal) (Juglans regia), anacardos (Anacardium occidentale),
pacanas (Carya illinoiesis (Wangenh.) K. Koch), castañas de Pará (Bertholletia
excelsa), pistachos (Pistacia vera), nueces de macadamia y nueces de Australia
(Macadamia ternifolia), y productos derivados,
– Apio y productos derivados,
– Altramuces y productos a base de altramuces,
– Moluscos y productos a base de moluscos,
– Mostaza y productos derivados,
– Granos de sésamo y productos a base de granos de sésamo,
– Anhídrido sulfuroso y sulfitos en concentraciones superiores a 10 mg/kg o
10 mg/l expresado como SO2. Directiva de la Comisión 2007/68 CE del 27 de
noviembre de 2007 anexo de enmienda III a la Directiva 2000/13/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a determinados ingredientes alimentarios.
Alérgeno (EEUU)
Hay 8 principales alérgenos reconocidos en los Estados Unidos según la FDA (Food
and Drug Administration) en el documento Model Food Code, Definitions section,
página 12.
(1) “Alérgeno alimentario” significa:
(a) Leche, huevos, pescado ( como lubina, platija, bacalao, e incluyendo crustáceos tales como cangrejo, langosta o gamba),
Frutos secos (tales como almendras, pecana, o nueces), trigo, cacahuete y soja
(b) Ingrediente alimentario que contenga proteína derivada de alimento, como
se especifica en el Sub párrafo (1)(a) de esta definición.
(2) “Alérgeno alimentario” no incluye:
a) Cualquier aceite altamente refinado derivado de un alimento especificado en
el Sub párrafo (1)(a) de esta definición y cualquier ingrediente derivado de
un aceite altamente refinado; o
b) Cualquier ingrediente que esté exento bajo petición o en proceso de notificación especificado en Food Allergen Labeling and Consumer Protection Act de
2004 (Ley Pública 108-282).
Análisis de peligros
Proceso de recopilación y evaluación de información sobre los peligros y las
condiciones que los originan para poder decidir cuáles son importantes para la
seguridad del producto e incluirlos consecuentemente en la gestión del riesgo/o el
plan del sistema APPCC.
APPCC
Sistema que permite identificar, evaluar y controlar peligros significativos para la
seguridad del producto.
64
Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría interna
Proceso general de auditoría para toda la actividad de la empresa. Realizada por
y en nombre de la empresa para fines internos.
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento
y asesoramiento, diseñada para añadir valor y mejorar las operaciones de una
empresa. Ayuda a una organización a cumplir con sus objetivos aportando un
planteamiento sistemático y disciplinado de evaluación y mejora de la efectividad
de la gestión de riesgos y de los procesos de control y gobierno.
Auditoría presencial
a realizar cada 2 años
para auditores autorizados para auditores IFS
Broker aprobados
Un observador de la entidad de certificación acompañará al auditor durante una
auditoría completa IFS Broker (o IFS Food, o IFS HPC o IFS PACsecure u otras
normas reconocidas para brókeres por GFSI) con el objetivo de evaluar su competencia. El observador no debe ser parte de la auditoría (como miembro de un
equipo de auditores).
El observador deberá cumplir los mismos requisitos que para formadores (para la
correspondiente norma, con la participación de una formación Broker) o será un
auditor de IFS aprobado para realizar auditorías IFS Broker (IFS Food o HPC
o IFS PACsecure con la participación en una formación IFS Broker).
La auditoría presencial deberá ser una auditoría IFS Broker, o IFSFood
o IFS PACsecure o IFS HPC.
La entidad de certificación deberá especificar el nombre del observador en la lista
de participantes del informe de auditoría IFS y deberá poder proporcionar, a petición, un acta de la auditoría presencial.
Auditoría presencial
antes de solicitar
exámenes de IFS
(IFS Food, IFS HPC o
IFS PACsecure)
Un observador de la entidad de certificación acompañará al auditor durante una
auditoría completa con el objetivo de evaluar su competencia. El observador no
debe ser parte de la auditoría (como miembro de un equipo de auditores).
El observador deberá cumplir los mismos requisitos que para formadores o será un
auditor de IFS.
Esta auditoría presencial será una auditoría de seguridad alimentaria y/o una
auditoría según ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065).
En el dossier de solicitud del auditor (enviado posteriormente a las oficinas de IFS),
la entidad de certificación indicará el nombre de la empresa, la fecha de la auditoría
y el nombre de la persona que observó al auditor.
A petición, la entidad de certificación deberá poder entregar un acta de la auditoría
presencial.
Autenticidad
Condición de ser auténtico, genuino. Cubre aspectos legales, seguros y de calidad.
Bróker
IFS Broker aplica a personas y/o compañías que pueden o no ser propietarios de
los productos pero que típicamente no toman posesión física de los productos (p.ej.
que no tienen almacenes, centro de envasado o flota de camiones, pero son
entidades legales con dirección postal, oficinas, etc.).
Esto incluye, servicios, típicamente de:
– Bróker/Intermediario: persona o compañía que actúa como un agente para otros,
negociando contratos, compras o ventas o que negocia a cambio de una cuota o
comisión.
– Agente de ventas: persona o compañía que está autorizada o designada por un
fabricante para vender o distribuir sus productos en un territorio designado pero
que es un negocio en sí mismo, toma título de los bienes, y no actúa como
agente para un principal.
– Comerciante: persona o compañía cuyo negocio es comprar y vender o hacer
intercambios.
– Importador: persona o compañía que trae los bienes a un lugar o país desde otro
país con el propósito de venderlos.
Calibración
Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación
entre los valores de la magnitud indicados por un instrumento de medida o sistema
de medición, o valores representados por un material de medida o un material de
referencia, y los valores correspondientes de la magnitud realizados con estándares.
65
Cliente
Empresa o persona a la que se venden los servicios del bróker.
Consumidor final
Consumidor último de un producto alimenticio que no empleará dicho producto
como parte de ninguna operación o actividad.
Contaminación
Introducción o presencia de un peligro en el producto o en el entorno del producto.
Incluye contaminación física, química y biológica.
Contaminación también puede significar la correlación entre materiales de envasado.
Corrección
Acción tomada para eliminar una no conformidad o una desviación detectada.
Desarrollo de producto
La creación de productos con características nuevas o distintas que ofrecen ventajas nuevas o distintas al cliente. El desarrollo de producto puede implicar la modificación de un producto existente o su preparación, o la formulación de un producto
totalmente nuevo que satisface a un cliente nuevo que desee ocupar un nicho de
mercado. En la norma IFS, los requisitos de desarrollo de productos se aplican
incluso cuando sólo hay una modificación de producto, el uso de nuevo material de
envasado o modificaciones en los procesos de producción.
Desviación
Incumplimiento de un requisito que no genera un impacto en la seguridad del
producto y procesos relacionados. En IFS, los requisitos que presentan desviaciones se puntúan con una B, C o D, a excepción de los requisitos KO, que son puntuados con una B.
Diagrama de flujo
Representación sistemática de la secuencia de etapas u operaciones utilizadas en
los servicios del bróker.
Dirección
Equipo de gestión ejecutiva de una empresa.
Empresa
La organización en general (mientras que el sitio es la unidad de la empresa). En la
norma, la compañía/empresa es la agencia comercial, el bróker o el importador.
Establecimiento
Una unidad de la empresa/compañía.
Evaluación presencial
(por entidades de
acreditación)
Evaluación de la entidad de evaluación de la conformidad en el preciso momento
en que ésta presta sus servicios de evaluación de la conformidad dentro de su
alcance de acreditación.
Evaluación de la oficina
central (para entidades
de acreditación)
Evaluación en las oficinas centrales de la entidad de certificación.
Evaluación del riesgo
Sobre todos los procesos de identificación del riesgo, análisis del riesgo y evaluación del riesgo.
Evaluador (para entidades de acreditación)
Persona designada por una entidad de acreditación para llevar a cabo, solo o como
miembro de un equipo de evaluación, la valoración de una entidad de evaluación
de la conformidad.
Food Defense
“Food Defense” es el término colectivo que utilizan en EE.UU. la FDA (Food and
Drug Administration), el USDA (United States Department of Agriculture)), el DHS
(Department of Homeland Security), etc. para englobar las actividades asociadas
con la protección del abastecimiento nacional de alimentos contra actos intencionados o deliberados de contaminación o manipulación. Este término incluye a otros
similares (p. ej. bioterrorismo (BT), contraterrorismo (CT), etc.).
El Servicio de Seguridad Alimentaria e Inspección del USDA define “Food Defense”
como la “protección de los productos alimenticios contra el adulterado intencionado por agentes biológicos, químicos, físicos o radiológicos”.
Fórmula
Descripción exhaustiva de cantidad y calidad de materias primas que deben
utilizarse para procesar los productos, tal y como lo requieren las especificaciones
del usuario.
Una fórmula puede incluir también parámetros tecnológicos y el “knowhow”
(saber/como) específico del proceso.
Grupo de productos
Grupo de productos de características similares o requisitos legales (p.ej. productos
lácteos, carnes, cosméticos).
HPC
Productos de uso doméstico y del cuidado personal (IFS HPC)
66
Integrity Program
Programa implementado por IFS para:
– vigilar, como acción preventiva, el cumplimiento de los auditores y las entidades
de certificación, así como las empresas auditadas;
– gestionar, como acción correctiva, cualquier reclamación presentada a IFS.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito especificado. Una no conformidad puede derivarse
del incumplimiento de la legislación, o bien de requisitos de seguridad alimentaria,
de los clientes, o internos. En IFS, constituyen no conformidades las no conformidades Mayores y los requisitos KO puntuados con una D.
OGM
El organismo, con excepción de los seres humanos, cuyo material genético haya
sido modificado de una manera que no se produce naturalmente en el apareamiento ni en la recombinación natural.
Punto de Control (PC)
Punto identificado por el análisis de peligros como esencial para controlar la
probabilidad de introducción o proliferación de un peligro para la seguridad del
producto y/o el entorno.
Un PC puede considerarse como un PRPO (Programa de prerrequisitos operativos),
según se define en la norma ISO 22000.
Punto crítico de control
(PCC)
El paso donde un control puede ser aplicado y es esencial para prevenir o eliminar
un peligro para la seguridad del producto o reducirlo a un nivel aceptable.
Peligro
Agente biológico, químico o físico presente en un alimento, o toda condición
biológica, química o física de un alimento que pueda causar un efecto perjudicial
para la salud.
Procedimiento
Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso. Los procedimientos estarán implantados y la elaboración de procedimientos se consigue mediante
documentos o descripciones del proceso (p.ej. diagramas de flujo)
Producto
Resultado de un proceso o actividades que transforma insumos en productos.
Productos incluye servicios.
Proveedor
Un proveedor proporciona productos y/o servicios a un cliente.
Recuperación de
producto
Cualquier medida destinada a recobrar un producto peligroso que se haya suministrado o puesto a disposición del consumidor por el productor o distribuidor.
Requisitos del producto
Los requisitos del producto incluyen: seguridad, calidad, legalidad, proceso y especificaciones.
Retirada de producto
Cualquier medida destinada a prevenir la distribución, la exposición y oferta de un
producto peligroso para el consumidor.
Revisor
Persona de la entidad de certificación a cargo de valorar los informes de auditorías
IFS antes de tomar una decisión sobre la certificación.
Las labores del revisor serán, como mínimo:
– Comprobar la coherencia general de los informes de auditoría.
– Comprobar que los informes de auditoría estén correctamente cumplimentados
(p. ej. campos obligatorios, etc.).
– Comprobar que los resultados estén bien descritos y las justificaciones sean
relevantes.
– Comprobar si las acciones correctivas propuestas por la empresa auditada han
sido validadas por el auditor (o por un representante de la entidad de certificación) y son relevantes.
Las revisiones serán debidamente documentadas.
Riesgo
Una función de probabilidad de un efecto adverso para la salud y la gravedad de
ese efecto, como consecuencia de la presencia de un peligro(s) en un producto.
Servicios
Ver definición de producto.
Sistema
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. Rumbo de
acción planificado y estructurado de manera sostenible. En función de la complejidad, se recomienda su documentación. Incluye: documentación, descripción de
procesos, control/vigilancia, acción correctiva, plano del establecimiento.
Transporte
Es el movimiento de bienes de un lugar a otro lugar.
67
Trazabilidad
La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de
producción, transformación y distribución.
Supervisión
Acto de conducir una secuencia planeada de observaciones o medidas de control
de parámetros para evaluar si un PCC está bajo control.
Ver también Codex Alimentarious, Principios generales de higiene alimentaria, guía
para la aplicación de un sistema APPCC, sección 9.
Validación
Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido
los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
Verificación
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido
los requisitos especificados.
68
ANEXO 2: Campos de cumplimentación
obligatoria por el auditor
Los requisitos siguientes, en los que hay que cumplimentar obligatoriamente determinados campos, sirven para un informe de auditoría IFS
más exhaustivo y descriptivo, incluso aunque el auditado cumpla prácticamente todos los requisitos IFS. Estas observaciones son un valor
añadido para todos los usuarios de los informes de auditoría. El auditor
deberá proporcionar, durante una auditoría e incluso en el caso de una
evaluación A, una justificación adicional y/o información de trasfondo
adicional para estos requisitos específicos de IFS.
Deberá responderse en todo caso a los siguientes puntos:
Parte del informe de
auditoría
Número
del requisito
IFS Broker
Observaciones obligatorias que se deben añadir
** descritas adicionalmente en inglés, si el perfil de la empresa se
escribe en un idioma distinto al inglés
Perfil de la empresa
Primera
página del
informe de
auditoría
El auditor aportará la información siguiente:
– El año de construcción de la planta;
– GLN (o número GS1), si está disponible,
– El COID (código de identificación de IFS), en caso de auditoría de
renovación;
– Si hay pausas estacionales durante una o más de una semana
especificar el periodo,**
– El nombre y los datos de contacto (teléfono/fax/email) de la
persona de contacto en caso de emergencias (p. ej. retirada/
recuperación);
– Grupos de productos y productos por grupo comercializados en
la empresa;
– Vista completa de los procesos de la empresa,**
– Si la empresa auditada también realiza actividades logísticas y/o
si la compañía procesadora tiene servicios bróker y le gustaría
certificar ambas actividades, especificar qué clase de actividades,**
– Cuántos empleados trabajan allí, listados según trabajadores a
jornada completa y a media jornada (propios, de empresas
externas), trabajos por turno,**
– El número y los nombres de las subempresas (establecimientos)
de la empresa (dónde están situadas, si están certificadas IFS),
precisión sobre nombres y clases de parte (s) sub contratadas de
procesos y – si la compañía auditada realiza actividades logísticas – de servicios logísticos,**
– El área de la planta en metros cuadrados,
– Indicar si la empresa cumple los requisitos sobre el uso del
logotipo de IFS, tal y como se define en el protocolo de auditoría
de IFS,
– Si el establecimiento está certificado según otros esquemas,
indicar el nombre de los mismos.
Gestión de la seguridad
del producto
KO N° 2:
2.1.1
Descripción de la gestión del riesgo/planes de APPCC y diagrama
de flujo disponible.
4.1.1
El auditor proporcionará la siguiente información:
– número de contratos de clientes revisados,
– qué información ha sido verificada,
– qué método.
Especificaciones
KO N° 3:
4.2.2
Descripción del nombre de la especificación que ha sido revisada
durante la auditoría.
69
Parte del informe de
auditoría
Número
del requisito
IFS Broker
Observaciones obligatorias que se deben añadir
** descritas adicionalmente en inglés, si el perfil de la empresa se
escribe en un idioma distinto al inglés
Compras
4.4.7
Si hay requisitos específicos de clientes para productos finales/
semi acabados usados en marca propia, se proporcionará una
breve descripción de como los requisitos del cliente son aprobados a nivel de pre-proveedor.
Material de envasado
4.5.1
Descripción qué clase de material de envasado es utilizado para el
producto final.
Trazabilidad
KO N° 4:
4.6.1
Descripción:
– del sistema de trazabilidad y documentación para trazabilidad en
la compañía,
– de los resultados en detalle, de las pruebas de trazabilidad
durante la auditoría y las muestras utilizadas para esta/s
prueba/s.
La(s) prueba(s) de trazabilidad estarán siempre se basará en una
muestra adquirida desde un punto de venta o por lo menos
elegido por el auditor, (p.ej. en casos donde el “producto” no sea
vendido al consumidor final sino a otros clientes como la industria
por ejemplo).
OMG
4.7.1
– ¿está la compañía trabajando con productos OMG que contienen
OMG o producidos a partir de OMG?
KO N° 5:
5.1.1
– ¿son especiales los análisis demandados por el cliente? ¿Cuáles?
KO Nº6 5.2.2
– ¿Hay análisis especiales demandados por el cliente? ¿Cuáles?
Gestión de las reclamaciones
5.4.1
– rango o indicadores de reclamaciones presentadas por clientes y
autoridades
– rango o indicadores sobre reclamaciones relacionadas con la
presencia de cuerpos extraños encontrados en el producto final,
especificando la clase de cuerpos extraños.
Retirada/recuperación
KO N° 7:
5.5.2
– ¿cuántas retiradas y recuperaciones se han producido desde la
última auditoría?
– cuáles fueron las razones de estas retiradas y recuperaciones:
especificar la causa de las retiradas y la cuestión de la seguridad
del producto en caso de recuperación.
Parte 3: Requisitos para Entidades de
acreditación, entidades de
certificación y auditores
Acreditación IFS y proceso de
certificación
0
Introducción
La certificación IFS Broker es una certificación de conformidad de servicios, para asegurar que los servicios del bróker están dirigidos hacia la
seguridad, legalidad y cumplimiento del producto. Todas las entidades
implicadas deberán cumplir con normas internacionales y con los requisitos específicos de IFS que se presentan en este documento.
La Parte 3 de la Norma IFS hace referencia principalmente a entidades
de acreditación, entidades de certificación y auditores.
1
Requisitos para Entidades de Acreditación
1.1
Requisitos generales
Las entidades de acreditación deberán cumplir con los requisitos de la
Norma ISO/IEC 17011 “Evaluación de la conformidad – Requisitos generales para entidades de acreditación que acrediten la conformidad de
entidades de certificación”, y deberán haber suscrito el MLA (Acuerdo
Multilateral) para la certificación de producto de EA o IAF.
Tan pronto entre en vigor, las entidades de acreditación deberán cumplir también los requisitos GFSI para la solicitud de ISO/IEC 17011:2004,
que es complementaria a los requisitos abajo indicados.
Para asegurarse la comunicación interactiva, la entidad de acreditación
deberá nombrar a una persona de contacto con IFS dentro de su organización.
1.2
Formación requerida para el comité de acreditación
(o persona competente)
Por norma general, todo el personal de la entidad implicado en una
acreditación IFS Broker deberá tener conocimientos suficientes del
esquema IFS Broker, de los documentos normativos relacionados y de
los servicios del bróker.
71
72
Las decisiones relativas a la acreditación tan sólo se pueden tomar si se
siguen las recomendaciones de una persona competente o de un comité
de acreditación. La persona en cuestión, o al menos un miembro del
comité de acreditación, deberá haber participado en una sesión de formación IFS Broker organizado por IFS o deberá ser capaz de demostrar
un nivel de conocimientos equivalente confirmado por IFS. En el caso
de comités, la persona formada deberá facilitar al resto de miembros
del mismo la información necesaria. Esta información debe basarse en
los principales puntos del curso Broker.
1.3
Competencias del evaluador de la entidad de
acreditación
El o los evaluadores de la entidad de acreditación serán responsables
de lo siguiente:
– Acompañar a los auditores IFS Broker durante auditorías IFS
Broker registradas (evaluación presencial),
– Evaluar al personal de las oficinas centrales de la entidad de
certificación (evaluación de las oficinas centrales) de conformidad con la ISO/IEC Guide 17065 y las normas y requisitos específicos de IFS.
Por lo general, el o los evaluadore(s) deben cumplir la ISO/IEC Guide
17065 y los requisitos de IFS.
Los evaluadores de las auditorías de observación deberán, como
mínimo:
– Haber participado en un curso IFS Broker o deberán ser capaces de demostrar un nivel de conocimientos equivalente confirmado por IFS,
– Haber participado en un curso de APPCC, o cursos relacionados con el análisis de peligros y la evaluación asociada al
riesgo,
– Tener al menos dos (2) años de experiencia en el sector de la
alimentación o HPC o sector del envasado.
Los evaluadores de la oficina central deberán, como mínimo:
– Tener conocimientos específicos del esquema IFS Broker
– Tener conocimientos específicos de la documentación normativa relacionada.
1.4
Frecuencia de evaluación de las entidades de
certificación
Para la evaluación inicial y de renovación, se deberán llevar a cabo una
evaluación de las oficinas centrales y al menos una evaluación presencial.
El seguimiento a lo largo del ciclo de acreditación:
– Un mínimo de una evaluación anual de las oficinas centrales,
– Un mínimo de una valoración presencial cada dos (2) años.
Nota: se permite una flexibilidad máxima de tres (3) meses en el intervalo entre dos (2) evaluaciones, de acuerdo con las normas de la entidad de acreditación.
Durante la valoración de oficinas centrales, deberá muestrearse y valorarse como mínimo la documentación siguiente:
– Al menos el 10 % o dos (2) expedientes de auditores IFS, según
cuál sea mayor,
– Al menos dos (2) archivos de establecimiento o el 2 % de las
auditorías realizadas, según cuál sea mayor.
Para auditorías presenciales consecutivas, la entidad de acreditación
eligirá, cuando sea posible dos auditores IFS de diferentes entidades de
certificación y con diferentes alcances.
1.5
Acreditación de una entidad de certificación con
actividad internacional
Las evaluaciones presenciales deberán cubrir las actividades típicas
(incluyendo actividades internacionales y emplazamientos críticos) de
la entidad de certificación. Si la entidad de acreditación subcontrata una
valoración, la entidad de acreditación subcontratada deberá haber suscrito el IAF MLA para la Certificación de Producto. Se aplica la Política
Transfronteriza IAF GD 3.
1.6
Condiciones de recuperación de la acreditación tras
retirada o suspensión
En caso de que la entidad de acreditación decida retirar o suspender la
acreditación, las entidades de certificación deberán suspender las auditorías IFS Broker y la emisión de certificados IFS Broker. Para recuperar
la acreditación tras una retirada se aplican las mismas condiciones respecto a la valoración inicial.
73
74
En caso de suspensión de la acreditación, IFS y la entidad de acreditación determinarán conjuntamente los requisitos para eliminar dicha
suspensión.
1.7
Transferencia de certificado
En el caso en que una entidad de certificación decida transferir sus actividades de certificación a otra, la nueva entidad de certificación deberá
verificar todos los actuales certificados IFS Broker, para decidir si es
necesario realizar otras acciones (p.ej. retirada de certificados recientes,
auditoría adicional de renovación IFS).
2
Requisitos para las Entidades de
Certificación
Las entidades de certificación que deseen realizar auditorías IFS Broker
deberán cumplir con las normas siguientes. IFS pone a disposición el
procedimiento de licitación para entidades de certificación.
2.1
Proceso de acreditación ISO/IEC 17065 para IFS
La entidad de certificación deberá estar acreditada conforme a ISO/IEC
17065, para el alcance IFS Broker por una entidad de acreditación reconocida por IAF o EA (ver sección 1.). Las entidades de certificación que
estén en proceso de acreditación IFS según ISO/IEC 17065 pueden organizar la o las evaluaciones presenciales antes de haber conseguido la
acreditación. Deberán demostrar que han solicitado activamente la
acreditación ISO/IEC 17065. Si la entidad de certificación está acreditada para IFS Food sin la pertinente extensión para IFS Broker, el logo
de la acreditación no será utilizado en los certificados y cualquier otro
documento.
Nota: en caso de retirada o suspensión de la acreditación ISO/IEC 17065
para el alcance de IFS Broker de la entidad de certificación, todo el proceso de certificación se paralizará y la entidad de certificación ya no
estará autorizada para emitir certificados IFS. En particular, la entidad
de certificación no podrá emitir certificados IFS Broker a partir de la
fecha de retirada o suspensión, incluso para las auditorías que ya se
hayan realizado pero que aún estén en proceso de certificación (revisión del informe, decisión de certificación, etc.).
2.2
Firma de un contrato con los propietarios de IFS
Para poder realizar auditorías IFS, una vez solicitada y obtenida la acreditación IFS según ISO/IEC 17065, la entidad de certificación deberá firmar un contrato con IFS en el que se comprometa a cumplir con todos
los requisitos de IFS. La entidad de certificación no está autorizada a
realizar auditorías IFS antes de haber firmado este contrato (a excepción de la primera evaluación presencial durante el proceso de acreditación).
2.3
Decisión de certificación
La persona a cargo de valorar los informes de auditoría (revisor) deberá
ser un aprobado auditor IFS Food, o HPC o IFS PACsecure, quien habrá
participado en un curso Broker, un formador IFS (para la correspondiente norma con la participación de un curso Boker) o cumplirá las
normas siguientes:
– Tener una licenciatura universitaria en alimentación o relacionado con la industria del envasado y dos (2) años de experiencia profesional en seguridad alimentaria, de producto o seguridad de los productos HPC y profesiones relacionadas con la
calidad
– Haber asistido (como auditor u observador) a diez (10) auditorías completas (relacionadas con normas reconocidas por GFSI
u otros esquemas de seguridad alimentaria, o de envases o de
productos HPC) en los últimos cinco (5) años
– Haber participado en un curso de formación sobre higiene
– Haber participado en un curso de formación de IFS Broker
– Ser distinta de la persona que realiza la auditoría.
El revisor tendrá conocimientos sobre alimentación o productos HPC o
materiales de envasado relacionado con la principal actividad del bróker cuyo informe es evaluado (respectivamente auditorías IFS Broker
para alimentos o productos HPC o materiales de envasado).
La revisión estará debidamente documentada.
La decisión relativa a la concesión de la certificación solo se puede
tomar si se siguen las recomendaciones de una persona competente o
de un comité de certificación. Además, la decisión sólo podrá ser tomada
por una persona distinta a la que haya realizado la auditoría. La persona
competente para tomar la decisión de certificación, o al menos uno de
los miembros del comité de certificación, deberá ser un auditor IFS
Food o IFS HPC o IFS PACsecure, quien haya participado en un curso
Bróker, un formador IFS (para la correspondiente norma, con la participación en un curso Bróker) o un revisor IFS Food, IFS HPC o IFS PACsecure.
75
76
La decisión final sobre la certificación será tomada por la entidad de
certificación y no podrá ser subcontratada.
2.4
Responsabilidades de la entidad de certificación
relativas a formadores IFS (para auditores IFS Food y
auditores IFS PACsecure) y auditores IFS (incluyendo
autónomos)
Las entidades de certificación tienen las siguientes responsabilidades:
– Facilitar auditorías presenciales (mediante entidades de acreditación y/o mediante Integrity Program).
– Realizar una auditoría presencial in situ de un auditor durante
una auditoría de seguridad de producto (respectivamente
material de envasado o alimentos o productos HPC, dependiendo de la norma que el auditor aplica) y/o una auditoría bajo
la acreditación ISO/IEC 17065 para asegurar las competencias
del auditor (ver glosario) antes de que ella/él haya aplicado
para los exámenes IFS. La entidad de certificación indicará la
fecha, el nombre de la empresa auditada, donde la auditoría
presencial donde se llevó a cabo, y el nombre del observador
en el solicitud de aplicación de los exámenes IFS.
Las actas de la evaluación de la auditoría presencial serán proporcionadas bajo petición a IFS en inglés, francés o alemán. El
observador para la auditoría de un auditor que aplique a los
exámenes IFS cumplirá con los mismos requisitos que los formadores (ver sección 2.5) o será un auditor IFS Food, IFS HPC
o IFS PACsecure.
– Ser plenamente consciente de las regulaciones de los exámenes proporcionados por las oficinas de IFS.
– Para auditores aprobados IFS Food o IFS PACsecure, asegurarse de que al menos una persona de su plantilla es un formador IFS que ha participado en un curso “Train the trainer” de
IFS; el formador se responsabilizará de la formación interna de
todos los auditores, independientemente de que ya estén aprobados o sean todavía candidatos. Las personas que opten a ser
formador IFS deberán cumplir con los requisitos mencionados
en 2.5.
Nota: para una entidad de certificación que inicia actividades
IFS, la formación en la empresa puede ser organizada por IFS si
así se solicita.
– Asegurar que el auditor es competente para el alcance de la
auditoría y su realización, y que puede tener acceso y aplicar la
legislación y las regulaciones relevantes, basado en los requisitos de IFS y en los requisitos internos de la entidad de certificación, la entidad de certificación deberá mantener estas compe-
tencias (supervisión continuada por la entidad de certificación)
y vigilará la ejecución de la auditoría mediante una auditoría
presencial in situ.
– Cada auditor deberá ser vigilado por una auditoría presencial in
situ de IFS Broker (o IFS Food o IFS HPC o IFS PACsecure o cualquier otro estándar reconocido por GFSI para bróker). Al menos
una vez cada dos (2) años, y los resultados de esta auditoría
presencial quedarán documentados. El observador deberá ser
un auditor autorizado por IFS, y que esté aprobado para realizar
auditorías según IFS Broker (IFS Food o IFS HPC o IFS PACsecure con participación en una formación IFS Broker) o deberá
seguir las mismas reglas que los formadores (ver sección 2.5,
con participación en una formación Broker).
– Incluir el nombre del observador en el portal de auditorías al
cargar los datos de la auditoría cuando tenga planificada alguna
auditoría presencial IFS in situ.
– Mantener registros de las competencias del auditor.
– Asegurarse de que ningún auditor ha incumplido las normas
de IFS, por ejemplo, trabajando como consultor, o trabajando
activamente en y/o en nombre de la empresa que se audita
durante los dos (2) años previos a la auditoría. En definitiva, a
lo largo del proceso de certificación, no se permiten otras relaciones comerciales y/o personales entre auditado y auditor.
– Asegurarse de que ningún auditor realiza más de tres (3) auditorías IFS Broker consecutivas a la misma empresa (sólo aplicable a auditorías completas, sin importar el tiempo pasado entre
ellas; las auditorías complementarias y de ampliación no se
ven afectadas por esta norma).
– Asegurarse de que un auditor es empleado solo por una entidad de certificación que realiza auditorías IFS Broker, y esto a lo
largo de un período no inferior a 12 meses. En casos especiales,
se deberá contactar con las oficinas de IFS que podrán permitir
una excepción a esta regla.
– Firmar un pedido de los servicios de auditoría para cada auditoría, que incluya la aceptación de los requisitos arriba mencionados.
– Organizar una sesión de formación IFS Broker para auditores
una vez al año con el propósito de compartir experiencias, calibrar y actualizar el conocimiento de los requisitos legales aplicables, etc. Esta formación puede ser parte de la formación
anual para IFS Food o IFS IFS HPC o PACsecure.
La entidad de certificación es responsable de elegir un auditor con la(s)
competencia(s), etc. y el idioma adecuado para cada auditoría IFS.
77
78
2.5
Requisitos específicos para formadores IFS
(para auditores IFS Food, o IFS PACsecure)
En caso de auditores que provengan del sector de la alimentación del
sector de los envases.
Los formadores IFS deberán responder al siguiente perfil:
– Cumplir los requisitos para auditores IFS Food o IFS PACsecure
según se describe de a), hasta d), como se describe en la actual
norma IFS Food o IFS PACsecure,
– Tener experiencia como auditor de normas GFSI u otros esquemas de seguridad alimentaria, o esquemas para la seguridad
de envases,
– Tener conocimiento de la legislación alimentaria o de envasado,
– Haber participado en un curso “Train the trainer” organizado
por IFS,
– Saber hablar y escribir de forma fluida en el idioma que se utilizará en las sesiones de formación, tanto en calidad de participante como de formador; informarán a las oficinas de IFS
acerca de los idiomas en los que pueden impartir la formación.
El curso “Train theTrainer” es proporcionado por IFS.
Nota: el cursoTrain theTrainer solo afecta a auditores de IFS Food e IFS
PACsecure.
3
Requisitos para auditores IFS Broker
3.1
Requisitos para auditores IFS Broker
La cualificación para auditores IFS Broker se basa en la aprobación para
IFS Food, IFS PACsecure o IFS HPC.
Para realizar auditorías según IFS Broker versión 2, el auditor deberá
estar aprobado para IFS Food, IFS HPC o IFS PACsecure (con participación adicional en un curso Broker). La cualificación requerida es diferente dependiendo del alcance de IFS Broker versión 2 (ver tabla 1).
Tabla 1: Cualificación requerida para el auditor para los alcances de IFS
Broker
Alcance
Comercio
(actividades
logísticas
excluidas)
Cualificación del auditor requerida
Alimentos de
origen animal
Aprobación para IFS Food o para los
alcances de productos 1, 2, 3, 4, 7 u 11
+ formación IFS Broker
Alimentos de
origen no animal
Aprobación para IFS Food o para los
alcances de productos 5, 6, 8, 9 o 10
Packaging
Aprobación para IFS PACsecure o para los
alcances de producto del 1 al 6
+ formación Bróker O aprobación para
IFS HPC (alcance 3) + formación Bróker
Productos de uso
doméstico y del
cuidado personal
Aprobación para IFS HPC de cualquiera de
sus alcances de productos del 1 al 4
Nota: ver también Anexo 4, Parte 1, para la correspondencia entre
alcances de productos y nombres para cada norma IFS.
Es obligatorio que los auditores sean al menos cualificados para un
alcance de producto relacionado con el negocio principal del bróker,
como se define en la tabla. Por lo tanto, se requiere aprobación específica para IFS Food, IFS HPC o IFS PACsecure, dependiendo de los productos auditados.
Para brókeres que comercien con varios grupos de productos (p.ej.
totalidad del surtido del distribuidor), los auditores tienen que ser aprobados para uno de los alcances de productos relacionados con alimentación proveniente de origen animal.
En general, los auditores cumplirán con los requisitos de los capítulos
7.2 y 7.3.1 de ISO 19011.
Como parte de unas buenas prácticas de auditoría IFS, durante una
auditoría IFS Broker, los auditores deberán utilizar muestras relevantes
de los productos, para investigar las actividades bróker y la documentación, y comprobar el cumplimiento de los requisitos IFS Broker y evaluar el cumplimiento de los servicios del bróker. En particular, los auditores realizarán durante la auditoría un test de trazabilidad en la
empresa.
IFS publica guías que pueden proporcionar más información sobre
temas a comprobar y/o a solicitar a la empresa auditada durante la
auditoría.
Los auditores deberían usar estas guías para realizar la auditoría.
79
80
3.2
Requisitos para auditores IFS Broker, aprobados para
realizar auditorías combinadas IFS Broker y otra
norma IFS (IFS HPC, IFS Food, IFS PACsecure)
Los auditores pueden realizar auditorías combinadas para alimentos o
envases o productos de uso doméstico y del cuidado personal si están
cualificados para realizar ambas auditorías IFS Broker e IFS HPC o IFS
Food o IFS PACsecure.
3.3
Formación IFS Broker
Un auditor, que está aprobado para IFS Food y/o IFS HPC y/o IFS PACsecure puede realizar auditorías en los alcances específicos de IFS
Broker (ver tabla 1), si el auditor o la auditora ha participado en una
formación IFS Broker. La formación es proporcionada por IFS.
Cuando una nueva versión de la norma IFS Broker sea publicada, los
auditores tomarán parte en un nuevo curso IFS Broker.
Los requisitos para auditores IFS Food, IFS PACsecure e IFS HPC son
especificados en las respectivas normas IFS, que pueden descargarse
gratuitamente en la página web de IFS (www.ifsccertification.com).
2.4
Equipo de auditoría
Por lo general, todos los miembros de un equipo de auditoría deberán
ser auditores aprobados por IFS.
En el caso de equipos de auditoría, se aplica la normativa siguiente:
– Un equipo de auditoría IFS está compuesto por auditores aprobados por IFS cuyo perfil cumple con las actividades de la
fábrica auditada.
– Se nombrará siempre a un auditor jefe.
– Dos (2) horas de la duración de auditoría no son compartibles;
Este tiempo adicional se destinará al equipo y no a un auditor
individual, para tareas comunes (p.ej. reunión inicial y de cierre, discusión sobre resultados de la auditoría, etc.).
En la planificación de la auditoría se indicará claramente el auditor que
realizó cada una de las partes de la auditoría.
Se respetará siempre la duración mínima de auditoría.
Los auditores sin los alcances adecuados no podrán realizar la auditoría
IFS y no podrán tomarse en consideración como auditores relevantes
(sólo podrán participar como auditores en formación).
2.5
Mantenimiento de la cualificación como auditor
IFS Broker
La cualificación para auditores IFS Broker se basa en la aprobación para
IFS Food, IFS HPC y/o IFS PACsecure.
Para mantener la cualificación IFS Broker, el auditor cumplirá además
los siguientes requisitos:
– Cada auditor será evaluado en una auditoría presencial in situ
en una auditoría IFS Broker (o IFS Food, o IFS HPC o IFS PACsecure u otra norma reconocida por GFSI para bróker) al menos
una vez cada dos (2) años (ver también capítulo 2.4)
– Cada auditor realizará por lo menos 1 auditoría IFS Broker por
año.
– Cada auditor participará en una formación interna, una vez al
año, para el propósito de compartir experiencias, calibración y
actualizar conocimientos en relación a requisitos legales, etc.
Esta formación puede ser parte de la formación anual para IFS
Food, IFS HPC o IFS PACsecure.
81
Parte 4: Redacción del informe,
programa auditXpressTM y el
portal de auditoría IFS
0
Introducción
Tras haberse realizado una auditoría IFS Broker, se confeccionará un
informe de auditoría detallado y bien estructurado. De manera general,
el idioma del informe será el idioma nativo o el utilizado en la empresa.
En casos especiales, cuando el idioma utilizado por las empresas de
distribución o compradores sea diferente del utilizado en la empresa, se
podría también redactar un informe en inglés. (Ver también las reglas
descritas en la Parte 1).
El informe de auditoría IFS se confeccionará de acuerdo al siguiente
formato:
Especial atención: para auditorías combinadas IFS Broker/IFS Logistics
o IFS Broker/IFS Food o IFS Broker/IFS HPC o IFS Broker/IFS PACsecure,
se escribirán dos informes de auditoría por separado, y dos certificados
separados serán cargados en la base de datos.
1
Redacción del informe
1.1
Resumen de la auditoría (Anexo 1)
La primera parte del informe de auditoría contendrá la siguiente información:
Detalles de la auditoría
La portada del informe de auditoría incluirá:
– nombre y dirección de la entidad de certificación
– logo de la acreditación de la entidad de certificación
– detalles de acreditación de la entidad de certificación
– nombre de la compañía auditada
– fecha de la auditoría.
Estas primeras páginas darán un resumen de lo más importante del
informe de auditoría e incluirá:
– nombre y dirección del sitio auditado
– nombre y dirección de la compañía (si hay oficia central)
83
84
– EAN. UCC (número de localización global), si está disponible
– COID, como se define en el portal IFS
– fecha de auditoría (en caso de una auditoría complementaria,
se incluirá la fecha de la auditoría complementaria)
– tiempo de auditoría
– fecha de la auditoría anterior
– nombre de la entidad de certificación y del auditor que llevaron
a cabo la auditoría anterior
– detalles de la versión de la norma
– alcance de la auditoría (descripción de los productos comercializados especificando el alcance de producto relacionado, como
se describe en la Parte 1, Anexo 4). El alcance de la auditoría
deberá traducirse siempre también a inglés
– si la compañía auditada realiza adicionales actividades logísticas y/o si la compañía procesadora tiene servicios brókeres y
quisiera certificar ambas actividades, especificar la clase de
actividades
– lista de participantes clave en la auditoría
– nombre del auditor jefe
– si fuera el caso, nombre del co auditor
– si fuera el caso, nombre del auditor en formación
– resultado de la auditoría (en caso de auditoría complementaria,
mencionar que se ha realizado una auditoría complementaria y
que la no conformidad Mayor se ha solucionado)
– perfil de la empresa: información general sobre la empresa
(número de empleados, tamaño, estructura, actividades detalladas de la empresa, etc.), con campos obligatorios (véase
Anexo 2, Parte 2). En particular, se describirá la actividad detallada de la empresa (si hay actividades subcontratadas, etc.)
serán descritos en orden a identificar todos los servicios y productos. Partes del perfil de la empresa deberán describirse también en inglés, si el perfil de la empresa está escrito en un
idioma distinto a inglés (véase Anexo 2, Parte 2).
– explicaciones adicionales relativas a puntuación y frecuencia
– debajo del perfil de la empresa: nombre de la persona a cargo
de valorar el informe (revisor).
1.2
Informe de auditoría (Anexo 2)
El informe de auditoría está estructurado como sigue:
– resultado de la auditoría con nivel y porcentaje
– observaciones sobre KO y no conformidades Mayores (en caso
de auditoría complementaria, explicación adicional sobre en
qué requisito se ha solucionado la no conformidad Mayor)
– resumen de todos los capítulos en formato tabla
– un resumen general de la auditoría (de todos los capítulos)
– una lista de todas las desviaciones y no conformidades encontradas para cada capítulo (1 a 6)
– explicaciones obligatorias para algunos requisitos IFS Broker,
incluso en caso de evaluación A (véase Anexo 2, Parte 2)
– una descripción del seguimiento de las acciones correctivas de
la auditoría anterior
– una lista aparte (con explicaciones) de todos los requisitos considerados como no aplicables (N/A)
– un informe detallado de auditoría.
1.3
Plan de acción (Anexo 3)
La entidad de certificación/el auditor deberá describir y facilitar explicaciones sobre todas las desviaciones y no conformidades (Mayores y
KO’s) de cada capítulo en un plan de acción, de acuerdo con el formato
mostrado en el anexo.
1.4
Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4)
Cuando se cumpla el proceso IFS Broker de manera satisfactoria, la
entidad de certificación deberá emitir un certificado. Con el objetivo de
que los certificados IFS emitidos por la entidad de certificación sean
reconocidos a nivel internacional y sean comprensibles, éstos deberán
incluir, como mínimo, la siguiente información:
– El nombre y dirección de la entidad de certificación, incluyendo
su logotipo
– el logotipo de la entidad de acreditación o su nombre y número
de registro; el logotipo de la entidad de acreditación se utilizará
conforme a la normativa de la entidad de acreditación al respecto.
– el nombre y dirección de la empresa auditada
85
86
– el COID, según se define en el portal de IFS
– si la compañía es una filial, el nombre de las oficinas centrales
de la empresa
– el alcance de auditoría (con descripción obligatoria de productos que son comercializados y número de alcances de producto,
como se define en la Parte 1, Anexo 4). El alcance de auditoría
siempre será traducido al inglés.
– si la compañía comercial tiene adicionalmente sus propias actividades logísticas (almacén, distribución y/o transporte) que
son certificadas por IFS Logistics, el certificado IFS Broker especificará: “La compañía también tiene sus propias actividades
logísticas que están certificadas por IFS Logisitics”.
– si estas actividades logísticas no están certificadas IFS Logistics, el certificado de IFS Broker especificará: “La compañía
tiene sus propias actividades logísticas, que no están certificadas por IFS Logistics”.
– nivel alcanzado
– puntuación de la auditoría en porcentaje, si así lo requiere el
cliente o la compañía auditada
– fecha de la auditoría (último día de auditoría)
– fecha de la auditoría complementaria, si es relevante
– próxima auditoría a realizar dentro del periodo
– fecha de emisión del certificado
– fecha de caducidad del certificado, es decir 12 meses tras la
fecha de emisión del certificado (la fecha de validez del certificado debe ser siempre la misma cada año, como se describe en
el protocolo de auditoría, Parte 1)
– lugar y fecha de la firma
– nombre y firma de la o las personas responsables en la entidad
de certificación, que toman la decisión de certificación como se
describe en la Parte 3 de la Norma
– logotipo IFS Broker
Especial atención: el software auditXpressTM incluye un formato de certificado con el contenido mínimo requerido, pero cada entidad de certificación acreditada IFS ISO/IEC 17065 puede utilizar su propio diseño,
siempre que cumpla con estos requisitos mínimos.
2
Programa auditXpressTM
El software auditXpressTM se ha desarrollado con el objetivo de estandarizar los informes IFS. Ofrece las ventajas siguientes:
– recogida sencilla de los datos de auditoría mediante una interfaz de fácil uso para el usuario
– producción de informes de auditoría IFS rápidos y sin errores
– evaluación automática de los resultados de la auditoría
mediante cálculos dinámicos de todos los elementos relevantes
– generación automática de un informe de auditoría estándar
– almacenamiento temporal de datos provisionales para su posterior tratamiento definitivo
– exportación sencilla y segura al portal de auditoría IFS de los
informes de auditoría IFS finalizados
– intercambio sencillo de archivos de auditoría entre auditores y
su correspondiente entidad de certificación
– trabajo sin conexión permitido, no se necesita conexión permanente a Internet
– una opción de actualización permite acceso constante a la versión vigente de IFS
3
El Portal de auditorías IFS y la Base de
datos IFS (www.ifs-certification.com)
La entidad de certificación debe subir cada auditoria IFS al portal de
auditorías IFS (envío de informe, plan de acción y certificado).
Hay 3 grupos de usuarios que tienen acceso a la base de datos IFS:
– Entidades de certificación
– Empresas certificadas
– Distribuidores y otros usuarios.
Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes:
Entidades de certificación:
– gestionar sus empresas certificadas y cargan los informes de
auditoría, planes de acción y certificados
– puede suspender certificados bajo específicas situaciones
87
88
– pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, vía función
agenda, permitiendo a distribuidores y empresas tener una
visión de las auditorías programadas. Es obligatorio cargar en
la función de agenda del portal de auditorías todas las fechas
de auditoría, como mínimo con 2 semanas de antelación a la
auditoría.
– gestionar sus cuentas
– tener la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y
planes de acción consecutivos, para formación interna con
fines de calibración de auditores
– descargar el o los logotipos IFS.
Empresas certificadas/proveedores:
– tienen acceso a los datos de sus auditorías
– tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores y
otros usuarios a datos como porcentaje conseguido, informe
de auditoría detallado o plan de acción
– tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y
planes de acción consecutivos, con fines de mejora
– descargar el o los logotipos IFS
– gestionan sus entidades de certificación
– gestionan los accesos del personal de su propia empresa a los
datos de la auditoría (pueden crear subcuentas)
– pueden buscar otras empresas certificadas
– gestionan sus proveedores utilizando la opción “favoritos”
Acceso para las sedes centrales de las empresas certificadas
Se puede crear un acceso para la “sede central” para permitir a ésta
administrar todos los datos de sus centros certificados a través de un
único punto de acceso.
Distribuidores y otros usuarios:
– pueden buscar empresas certificadas
– gestionan sus empresas certificadas utilizando la opción “favoritos”
– obtienen información por correo electrónico en caso de suspensión de certificado de sus empresa favoritas.
Cada grupo de usuarios dispone de un manual del usuario del portal en
la zona reservada del portal de auditoría IFS.
Seguridad de la base de datos
El sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sistemas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utilizados.
El acceso para distribuidores y empresas certificadas facilita información general relativa a todas las empresas certificadas. Si las empresas
certificadas no facilitan explícitamente mayores derechos de acceso,
los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente información:
– El nombre y dirección de la empresa
– El nombre y dirección de la entidad de certificación
– El nombre del auditor (incluyendo alcances del auditor)
– El alcance de la auditoría (incluyendo los números de los alcances de producto)
– La fecha y duración de la auditoría
– El nivel conseguido en la auditoría
– La fecha de emisión y período de validez del certificado IFS
emitido
Mediante el uso de su acceso seguro, las propias empresas certificadas
pueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:
– Informe de auditoría y plan de acción
Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la empresa certificada,
los distribuidores y otros usuarios/otras empresas certificadas reciben
acceso automático a los datos desbloqueados. La comunicación con los
distribuidores y otros usuarios se realiza a través de un proceso seguro
de web que garantiza que tan sólo los distribuidores y otros usuarios/otras empresas certificadas que hayan recibido autorización explícita puedan visualizar los datos de las empresas certificadas/proveedores.
89
90
ANEXO 1
Portada del informe de auditoría
Logo de la entidad de certificación
IFS Broker, versión 2
Informe de auditoría final
Compañía auditada: „Broker GmbH“
Fecha de la auditoria: 02. 07. 2014
Nombre y dirección de la entidad de certificación
Número de acreditación de la entidad de certificación
91
Primeras páginas del informe de auditoría
IFS Broker
Versión 2, 2013
Resumen de auditoría
Detalles de la auditoría
LAuditor jefe:
Fecha/hora de la actual auditoría:
Fecha/hora de la auditoria previa:
Max Mustermann
02. 07. 2014
(09:00–18:00)
06. 07. 2013
(09:00–18:00)
Co-auditor:
EC y auditor de la auditoria previa:
Falk Lehmann
TEST GmbH/FrankTest
Co-auditor:
Mr. Example
Nombre y dirección de la compañía (o sede central)
Nombre y dirección de la planta auditada
Broker AG
Example street
12345 Witzenhausen
Alemania
Broker GmbH
Musterstraße
12346 Berlin
Alemania
Código EAN/UCC Número de localización global COID
Teléfono:
Fax:
Teléfono:
Fax:
0 12 34 56
01 23 45 67 89
0 12 34 57
01 23 45 67 88
Alcance de auditoría
Comercialización de frutas y vegetales
IFS Food alcance de producto n° 5
(Traducción obligatoria al inglés del alcance de auditoría)
Participantes en la auditoría
Nombre:
Posición:
Reunión inicial
Documentación
revisión
Evaluación del
establecimiento
(auditoría)
Reunión final
Mr. Quality
Quality
Manager
X
X
X
X
Mr. Manager
General
Manager
X
X
Resultado final de la auditoría
Como resultado de la auditoria llevada a cabo el 02. 07., “xyz” consideró
que las actividades/servicios de Broker GmbH para el alcance arriba mencionado cumple con los requisitos establecidos en la norma IFS Broker,
Version 2, a Nivel Básico, con una puntuación de XX %.
Próxima
auditoría
entre XX.XX
y XX.XX
Perfil de la compañía
Comercialización de frutas y vegetales (IFS Food alcance de producto n° 5)
(Traducción obligatoria en inglés de la actividad detallada de la compañía incluido todos los procesos y
productos)
Revisor:
92
Explicaciones relativas al informe de auditoría
Evaluación de requisitos
Resultado
Explicación
Puntos
A
Conformidad total
20 Puntos
B (desviación)
15 Puntos
Requisito KO puntuado con una B
15 Puntos
C (desviación)
Se ha implantado una pequeña parte del
requisito
D (desviación)
El requisito no ha sido implantado
–20 Puntos
No conformidad
Mayor
Cuando existe una deficiencia sustancial
en el cumplimiento de los requisitos de
la Norma, lo que incluye seguridad
alimentaria y/o los requisitos legales
aplicables en los países de producción y
de destino. También se puede otorgar
una no conformidad mayor cuando la
no conformidad identificada puede
implicar un peligro serio para la salud
de los consumidores. Una no conformidad mayor se puede otorgar contra
cualquier requisito, a excepción de los
requisitos KO.
Se sustrae un 15 %
de la máxima
puntuación total
posible
Requisito KO puntuado con una D
El requisito KO no está implantado
Se sustrae un 50 %
de la máxima puntuación total posible
N/A
No aplicable
Requisito no aplicable para una
empresa
Los requisitos N/A
se excluyen de los
cálculos para
obtener la puntuación final
5 Puntos
93
Puntuación y concesión del certificado
Resultado de
la auditoría
Estado
Acciones a llevar
a cabo por el
auditado
Tipo de
informe
Certificado
Al menos
1 KO puntuado con D
No aprobado
Convenir
acciones y nueva
auditoría inicial
El informe
indica el
estado
No
> 1 NC Mayor
y/o < 75 % de
cumplimiento
de los
requisitos
No aprobado
Convenir
acciones y nueva
auditoría inicial
El informe
indica el
estado
No
Máximo 1 NC
Mayor y
≥ 75 % de
cumplimiento
de los
requisitos
No aprobado
a no ser que
se emprendan acciones
adicionales y
sean validadas tras la
auditoría
complementaria.
Enviar plan de
acciones dentro
de las 2 semanas
siguientes a la
recepción del
informe previo.
Auditoría
complementaria
máximo 6 meses
después de la
fecha de auditoría.
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Certificado a
nivel básico,
si la no
conformidad
mayor
finalmente se
resuelve
según se
controle en la
auditoría
complementaria.
≥ 75 % y
< 95 %
Aprobado
para el nivel
básico de IFS
Food tras la
recepción del
plan de
acciones
Enviar plan de
acciones dentro
de las 2 semanas
siguientes a la
recepción del
informe previo.
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Sí, certificado
de nivel
básico de
12 meses de
validez
≥ 95 %
Aprobado
para el nivel
superior tras
la recepción
del plan de
acciones
Enviar plan de
acciones dentro
de las 2 semanas
siguientes a la
recepción del
informe previo.
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Sí, certificado
de nivel
superior de
12 meses de
validez
94
ANEXO 2
IFS Broker
Versión 2, 2013
Informe de Auditoría
Resultado:
Las actividades/servicios de la compañía “Broker GmbH” cumplen los
requisitos de IFS Broker, Versión 2.
La compañía superó la auditoría con una puntuación del XX % en el:
Nivel Básico (Superior)
…%
Fecha de auditoría de renovación: entre el XX/XX y el XX/XX.
Resumen:
Capítulo 1
Capítulo 2
Capítulo 3
Capítulo 4
Capítulo 5
Capítulo 6
Responsabilidad de
la dirección
Calidad y
gestión de
la seguridad del
producto
Gestión
de los
recursos
Planificación y
prestación
de servicio
Mediciones,
Análisis,
Mejoras
Evaluación de
Food/
Product
Defense
0
0
0
0
0
0
NC Ma- 0
yores
0
0
0
0
0
A
0
0
0
0
0
0
B
0
0
0
0
0
0
C
0
0
0
0
0
0
D
0
0
0
0
0
0
N/A
0
0
0
0
0
0
KO
Observaciones relativas a las no conformidades mayores y KO:
Tabla de resumen general, por capítulos:
100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0%
Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6
Total
Resumen general de la auditoría:
Descripción del seguimiento de las acciones correctivas de la auditoría
anterior:
Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección
Resumen de las desviaciones y no conformidades encontradas
relativas al Capítulo 1:
N°
Referencia
1.
1.1.1
2.
1.1.2
Requisito IFS
Evaluación
Explicación
Evaluación
Explicación
Evaluación
Explicación
Informe de las valoraciones N/A
N°
Referencia
Requisito IFS
1.
Informe detallado de auditoría
N°
Referencia
1.
2.
Requisito IFS
95
96
ANEXO 3
Plan de acción
Nombre y dirección de la compañía auditada
El plan de acciones correctivas debe ser devuelto a la entidad de certificación antes de:
Número del
requisito
Requisito IFS
Evaluación
Explicación
(por el
auditor)
Acción
correctiva
(por la
compañía)
Responsabilidad/Fecha/
estado de implantación (por
la compañía)
Visto bueno
por el
auditor
ANEXO 4
CERTIFICADO
Por la presente, la entidad de certificación
Nombre de la entidad de certificación
como entidad de certificación acreditada para certificaciones IFS
y tras haber firmado un contrato con el propietario de IFS,
confirma que las actividades/servicios de
Nombre de la empresa auditada
Dirección
COID
(Sede central)
para el alcance de auditoría:
Comercialización de: (descripción de productos que son
comercializados y relación con el número del alcance de producto)
cumple con los requisitos establecidos en la norma
IFS Broker
Versión 2, 2013
Nivel Básico/Superior
con una puntuación del XX% (si hiciera falta)
Núm. de registro del certificado: _____________________________________________
Fecha de auditoría:
_________________________________________________________
(si fuera el caso: fecha de la auditoría complementaria):
Fecha de emisión del certificado: _____________________________________________
__________________________________________________
Siguiente auditoría a realizar dentro del período de tiempo: ____________________
(especificar las fechas mínima y máxima para realizar la auditoría, según los requisitos del
protocolo de auditoría, Parte 1)
Fecha y lugar:
Nombre y firma de la persona responsable
de la entidad de certificación:
Dirección de la entidad de certificación:
Logotipo de la entidad de certificación
o nombre y número de registro
97
99
ANEXO
Listado de requisitos de IFS Broker, Versión 2
Este listado de requisitos es solo para uso interno de la compañía auditada. No está permitido copiarlo y presentarlo a otras partes.
N°
Requisitos IFS Broker v2
1
Responsabilidad de la dirección
1.1
Política corporativa/Principios corporativos
1.1.1
La dirección deberá redactar e implantar una
política corporativa. Ésta deberá tomar en consideración, como mínimo:
– enfoque al cliente
– responsabilidad medioambiental
– sostenibilidad
– responsabilidad ética y personal
– requisitos de producto (incluye: seguridad de
producto, calidad, legalidad, procesos y especificaciones).
La política corporativa deberá ser comunicada a
todos los empleados.
1.1.2
Toda la información relevante relacionada con la
seguridad del producto y la calidad será comunicada de una forma adecuada y oportuna al
personal implicado.
1.2
Estructura corporativa
1.2.1
La estructura de la empresa deberá estar reflejada
en un organigrama.
1.2.2
Las competencias y responsabilidades, incluyendo
la delegación de las mismas estarán claramente
fijadas.
1.2.3
KO N° 1
La dirección se asegurará de que todos los
empleados sean conscientes de sus responsabilidades respecto a calidad y seguridad del producto
y de que se implanten mecanismos para supervisar la eficacia de su desempeño. Dichos mecanismos deberán estar claramente identificados y
documentados.
1.2.4
La compañía asegurará que todos los procesos
(documentados y no documentado) son conocidos por el personal implicado y son aplicados
consistentemente.
1.2.5
La empresa deberá tener un sistema implantado
para asegurarse de que se mantiene informada de
toda la legislación aplicable en seguridad y
calidad de los productos comercializados, así
como de desarrollos científicotecnológicos y de
códigos de prácticas en la industria.
✂
KO/
Mayor/
NA
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
N°
KO/
Mayor/
NA
1.2.6
La empresa informará a sus clientes, lo antes posible, sobre cualquier aspecto relacionado con las
especificaciones de producto, en particular sobre
todas las no conformidad(es) identificadas por
autoridades competentes relacionadas con los
productos, que puedan tener, tengan o hayan
tenido un impacto determinado sobre la seguridad y/o legalidad de los respectivos productos.
Esto podría incluir aspectos preventivos, aunque
sin limitarse a ellos.
1.3
Revisión de la dirección
1.3.1
La dirección debe asegurarse de que los sistemas
de gestión de la calidad y la seguridad del producto son revisados al menos una vez al año o
con más frecuencia si se realizan cambios. Dichas
revisiones deberán contener, al menos, resultados
de auditorías, información de clientes, cumplimiento de procesos y conformidad de productos,
estado de acciones preventivas y correctivas,
acciones de seguimiento derivadas de revisiones
por la dirección anteriores, cambios que pudieran
afectar a los sistemas de gestión de la calidad y la
seguridad del producto y recomendaciones para
la mejora.
1.3.2
Esta revisión incluirá la evaluación de medidas
para el sistema de gestión de control de la calidad
y seguridad del producto y para el continuo
proceso de mejora.
2
Sistema de gestión de la Calidad y seguridad del producto
2.1
2.1.1
KO N° 2
La base para el control de la seguridad del
producto de la compañía será enteramente
implementada, sistemática y con una completa
gestión del riesgo. Para alimentación, la compañía
sujeta a la auditoría IFS Broker se asegurará de
que el sistema de control de seguridad alimentaria
de su proveedor esté totalmente implementado, y
con un sistema APPCC completo, basado en los
principios del Codex Alimentario. Para todos los
productos, se tendrá en cuenta cualquier requisito
legal de la producción y de los países de destino.
2.1.2
Habrá un proceso de evaluación del riesgo en el
lugar, relacionado con localización(es)
específica(s) e incluirá:
a. Un diagrama de flujo incluyendo todos los
niveles relevantes de los servicios del bróker
b. Descripción del riesgo
c. Medidas para controlar la identificación del
riesgo
d. Los pasos referidos bajo los puntos a)–c)
estarán documentados.
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
✂
100
N°
2.1.3
La evaluación del riesgo se revisará regularmente,
por lo menos anualmente, y/o cuando alguna
modificación de los servicios fuera hecha; si es
necesario, la evaluación del riesgo será revisado/
actualizado. La evaluación del riesgo también
considerará el riesgo de presencia de OMG y
alérgenos.
2.1.4
La evaluación del riesgo se llevará a cabo por
persona(s) con un conocimiento adecuado
conocimiento de los servicios y productos involucrados.
Si este conocimiento es insuficiente, la compañía
adoptará las medidas necesarias para asegurar
que la evaluación del riesgo es llevada a cabo por
persona(s) competente(s).
2.2
Requisitos de la documentación
2.2.1
El sistema de gestión de la calidad y la seguridad
del producto, deberá estar documentado y deberá
conservarse en una localización (manual de
seguridad del producto y calidad o sistema de
documentación electrónica).
2.2.2
Un procedimiento documentado deberá existir
para el control de la documentación y sus enmiendas.
2.2.3
Todos los documentos serán claramente legibles,
inequívocos y comprensibles. Estarán disponible
al personal en todo momento.
2.2.4
Todos los documentos que son necesarios para el
cumplimiento con los requisitos del producto
estarán disponibles en su versión más actualizada.
2.3
Mantenimiento de registros
2.3.1
Todos los registros, necesarios para el cumplimiento de los requisitos del producto estarán
completados, detallados, mantenidos y estarán
disponibles bajo solicitud.
2.3.2
Los registros serán legibles y auténticos. Serán
mantenidos de tal manera que se evite la manipulación. Si los registros están documentados
electrónicamente, un sistema asegurará que solo
personal autorizado tenga acceso a modificar
estos registros (p.ej. mediante el uso de claves).
2.3.3
Todos los registros serán mantenidos de acuerdo
a requisitos legales. Donde los requisitos de los
clientes estén presentes, estos se cumplirán, o si
tales requisitos no existen, serán conservados por
un mínimo de un año después de la fecha de
caducidad especificada. Para productos sin fecha
de caducidad, la duración del mantenimiento de
los registros estará justificada y dicha justificación
estará documentada.
✂
KO/
Mayor/
NA
101
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
N°
2.3.4
Los registros estarán almacenados de una manera
segura y fácilmente accesibles.
3
Gestión de los productos
3.1
Todo el personal que realice trabajos que afecten
a la seguridad del producto, legalidad y calidad
deberán disponer de las competencias necesarias,
adquiridas mediante estudios, experiencia
profesional y/o formación, adecuado a su desempeño, basado en la evaluación del riesgo.
3.2
La compañía implementará programas de formación documentados, tomando en consideración
los requisitos del producto y las necesidades de
formación de los empleados. La compañía
proporcionará un programa de formación en
relación a las descripciones del trabajo y los
requisitos de formación.
4
Programación y Prestación de servicios
4.1
4.1.1
Se establecerán, convendrán y revisarán los
requisitos definidos entre las partes contratantes,
respecto a su aceptabilidad antes de firmar un
contrato de aprovisionamiento. Todas las cláusulas relacionadas con la calidad y la seguridad del
producto deberán ser conocidas y comunicadas a
cada uno de los departamentos implicados.
4.1.2
Deberán registrarse y comunicarse adecuadamente los cambios relativos a los acuerdos
contractuales entre las partes contratantes.
4.1.3
Los requisitos sobre la calidad y seguridad
específicos de los clientes serán comunicados y
comprendidos por el proveedor de la compañía.
4.2
Especificaciones
4.2.1
Las especificaciones estarán disponibles para
todos los productos. Estarán actualizadas, sin
ambigüedades y en cumplimiento con los requisitos legales del país (es) de destino y también con
los requisitos de los clientes..
4.2.2
KO N° 3
Se cumplirán las especificaciones del cliente.
4.2.3
Donde sea requerido por los clientes, las especificaciones del producto estarán formalmente
acordadas.
4.2.4
Deberá existir un procedimiento para la creación,
la modificación y la aprobación de especificaciones para todos los productos y partes en los
servicios, que incluirá la aceptación preliminar del
cliente, si las especificaciones han sido convenidas con el cliente.
KO/
Mayor/
NA
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
✂
102
✂
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
N°
4.3
Desarrollo de producto/Modificación de producto/Modificación de los procesos de producción
4.3.1
Deberá implantarse un procedimiento para el
desarrollo de producto, que incorpore los principios evaluación del riesgo para todos los productos (y acorde con el sistema APPCC para alimentos). El procedimiento asegurará que todos
productos existentes y nuevos estén diseñados
para cumplir con los requisitos legales y los
requisitos del cliente. Este procedimiento también
tendrá en cuenta patentes, si son aplicables.
4.3.2
Se establecerán la formulación del producto, el
proceso de fabricación, los parámetros de proceso
y el cumplimiento de los requisitos del producto y
se asegurarán mediante ensayos en fábrica y/o
análisis de producto.
4.3.3
Cuando sea oportuno, se realizarán ensayos de
vida comercial o procesos adecuados serán
llevados a cabo y en consideración dada la
formulación del producto, el envasado, la producción y las condiciones declaradas para establecer
un mínimo de la duración del producto.
4.3.4
En relación con el desarrollo de producto alimentario, la compañía asegurará que se realice una
evaluación organoléptica y los resultados de estas
evaluaciones estarán revisadas y se actuará en
consecuencia.
4.3.5
Un proceso será implementado para asegurar que
el etiquetado de los productos existentes y nuevos
productos cumplen con la legislación vigente en
el país de destino y con los requisitos del cliente.
4.3.6
Deberán establecerse recomendaciones para la
preparación y/o el uso de los productos. Donde
sea apropiado, las recomendaciones para el uso
se verán reflejadas en la satisfacción del cliente
así como su seguridad. Donde sea especificado,
los requisitos del cliente estarán incluidos.
4.3.7
Se registrarán adecuadamente el progreso y los
resultados del desarrollo de producto.
4.4
Compras
4.4.1
La empresa deberá controlar los procesos de compras para asegurar que todos los materiales y
servicios adquiridos de terceros y que tengan un
impacto en la seguridad alimentaria y la calidad
cumplen los requisitos.
4.4.2
Habrá un procedimiento para la homologación y
el seguimiento de proveedores.
KO/
Mayor/
NA
103
N°
4.4.3
El procedimiento de homologación y vigilancia
deberá contener criterios claros de valoración
como: auditorías, certificados de análisis, fiabilidad del proveedor y reclamaciones, así como el
cumplimiento de referenciales requeridos basados
en la evaluación del riesgo. Si una norma IFS
existente para la categoría de producto (IFS Food,
IFS HPC, IFS PACsecure), el proveedor de (productos alimentarios, de uso doméstico y del cuidado
personal o envases) estos productos quien trabaja
para la compañía estará certificada de acuerdo a
IFS, a menos que el cliente haya aceptado otras
condiciones.
4.4.4
La compañía tendrá un (interno o externo) sistema
basado en el riesgo, para supervisar las zonas de
abastecimiento de los productos comprados.
4.4.5
Se realizará de manera regular una evaluación de
los proveedores para identificar y controlar los
riesgos. Habrá un registro de todas las revisiones
y acciones tomadas como consecuencia de la
evaluación.
4.4.6
Los productos comprados serán revisados de
acuerdo con las especificaciones existentes y,
basadas en el riesgo, con su autenticidad. La
programación de estos controles tendrá que tener
en cuenta como mínimo, los siguientes criterios:
requisitos de producto y estatus del proveedor
(según su valoración).
4.4.7
En caso de marcas privadas, un sistema de
aprobación de proveedores de acuerdo con los
requisitos de los clientes existirá, para los proveedores de productos.
4.5
Envasado del producto
4.5.1
La compañía asegurará que hay especificaciones
detalladas para los materiales de envasado y que
estos cumplen con la legislación vigente para
el/los país (es) de destino del producto.
4.5.2
Donde el material de envasado pudiera comprometer la seguridad del producto, se deberá
disponer de certificados de conformidad que
cumplan los requisitos legales vigentes.
Cuando no exista ningún requisito legal específico
aplicable, se deberá disponer de evidencias para
demostrar que el material de envasado es adecuado para su uso. Esto aplica a material de
envasado que pueda tener efectos sobre la
materia prima/componentes, productos semielaborados y productos finales.
KO/
Mayor/
NA
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
✂
104
N°
4.5.3
Donde sean requeridos cambios en el envase del
producto por el cliente o la legislación, la compañía asegurará que el envase del producto es
controlado por los proveedores y que estos
productos cumplen con los requisitos legislativos
y/o del cliente. El correcto uso del envase se
revisará de manera regular y esto estará documentado por el proveedor. La compañía asegurará
que estos controles son llevados a cabo.
4.5.4
Donde sean requeridos cambios en el etiquetado
del producto por el cliente o la legislación, la
compañía se asegurará que la etiqueta del
producto es modificados por el proveedor para
cumplir con este cambio. La información de la
etiqueta será legible, indeleble y cumplirá con las
especificaciones del producto acordadas por el
cliente (incluyendo p.ej. la vida media). El etiquetado será revisado regularmente y estará documentado
4.6
Trazabilidad (incluyendo OMG’s y alérgenos)
4.6.1
KO N° 4
Se implantará un sistema de trazabilidad, que
permita la identificación completa de los productos y el etiquetado de los productos estará hecha
en la manera que permita una completa trazabilidad. El sistema de trazabilidad, incluidos registros,
asegurará la completa trazabilidad desde el
proveedor (definida la cantidad del lote) hasta la
entrega al cliente.
4.6.2
El sistema de trazabilidad será comprobado a
intervalos regulares, al menos una vez al año y
cada vez que el sistema de trazabilidad cambie. La
comprobación verificará la trazabilidad hacia atrás
y hacia delante (desde el producto final hasta la
materia prima/componentes y viceversa), incluyendo comprobación de cantidades. Se registrarán los resultados de los ensayos.
4.6.3
Si un cliente así lo requiere, la compañía asegurará que el proveedor ha identificado muestras
representativas de los lotes producidos, se han
almacenado adecuadamente y conservadas hasta
su fecha de caducidad o, si es requerido, por un
periodo más largo.
La compañía obtendrá y mantendrá una lista de
todos los lotes producidos cubiertos por los
servicios del bróker.
4.7
Actividades logísiticas
4.7.1
Donde una compañía contrate con terceras partes
transporte y/o almacenamiento, todos los requisitos relevantes para asegurar la seguridad del
producto y calidad serán claramente definidos en
el respectivo contrato o el proveedor de los
servicios estará sujeto a los requisitos de IFS
Logística.
✂
KO/
Mayor/
NA
105
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
N°
4.7.2
Si la compañía tiene su propia área de almacenamiento y/o sus propios servicios de transporte y le
gustaría incluirlos en el alcance de la certificación
IFS, entonces estos procesos estarán certificados de
acuerdo a IFS Logística (auditoría combinada con el
listado de requisitos de IFS Logística), a menos que
el cliente haya aceptado otras condiciones.
5
Mediciones, Análisis y Mejoras
5.1
5.1.1
KO N° 5
Se realizarán auditorías internas efectivas según
un programa definido y convenido de auditorías
que cubra al menos todos los requisitos de la
norma IFS. El alcance y la frecuencia de las auditorías internas se determinarán con un análisis de
peligros y evaluación de riesgos asociados.
5.1.2
Al menos una vez al año se llevarán a cabo auditorías internas de actividades que sean críticas para
la seguridad y las especificaciones del producto.
5.1.3
Los auditores serán competentes e independientes de los departamentos auditados.
5.1.4
Los resultados de las auditorías serán comunicados a la dirección y a las personas responsables
de los departamentos afectados. Se establecerán,
se documentarán y se comunicarán al personal
afectado las acciones correctivas necesarias y el
plazo para su implantación.
5.1.5
Se documentará cómo y cuándo se verificarán las
acciones correctivas derivadas de las auditorías
internas. Los registros de las acciones de verificación estarán disponibles.
5.2
5.2.1
Habrá procedimientos de análisis/controles de
producto asegurando que todos los requisitos
especificados del producto son cumplidos,
incluyendo requisitos legales y especificaciones.
Análisis microbiológicos, físicos y químicos requeridos para este propósito serán llevados a cabo
internamente y/o subcontratados.
5.2.2
KO N° 6
Donde análisis especiales sean demandados por
el cliente, estos serán definidos en un plan de
control y realizados según los requisitos definidos.
Los resultados de los controles estarán disponibles en la compañía.
5.2.3
Los análisis relacionados con seguridad del producto, deberán llevarse a cabo preferentemente
en laboratorios con programas/métodos adecuadamente acreditados (ISO 17025). Si los análisis
se realizan dentro de la empresa o por un laboratorio sin programas/métodos adecuadamente
acreditados, los resultados deberán verificarse de
forma periódica por laboratorios acreditados en
estos programas/métodos (ISO 17025).
KO/
Mayor/
NA
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
✂
106
N°
5.2.4
Deberá definirse un plan de análisis, basado en
una evaluación de riesgo, que cubra los servicios
del bróker, el proceso de producción de proveedores incluyendo materias primas/componentes,
productos semielaborados y finales, así como
materiales de envasado. Se documentarán los
resultados.
5.2.5
Los resultados de los análisis serán evaluados
rápidamente. En caso de resultados insatisfactorios, la compañía asegurará la significancia de
estos resultados, informará adecuadamente al
cliente y se implementarán medidas correctivas
adecuadas. Los resultados analíticos serán revisados de manera regular a fin de identificar tendencias. Se tendrán en cuenta las tendencias que
indiquen resultados potencialmente insatisfactorios, y la compañía tomará acciones correctivas.
5.2.6
Con base en la información interna o externa
sobre el riesgo del producto que pueda tener un
impacto en la seguridad del producto y/o calidad
(incl. adulteración y fraude), la empresa deberá
actualizar su plan de control y/o tomar cualquier
medida apropiada para controlar el impacto en los
productos terminados.
5.3
Cuarentena de productos y liberación
5.3.1
Como parte del procedimiento de gestión de
incidentes de la compañía (sistema de gestión de
crisis), habrá una garantía de que el proveedor
tiene un sistema que identifica y controla productos no conformes y que se encuentra presente un
sólido procedimiento de (bloqueo/retención) en el
caso de que se identifique un producto no conforme. La compañía asegurará que solo los
productos y materiales conforme a los requisitos
del producto son entregados al cliente.
5.4
Gestión de reclamaciones de las autoridades y clientes
5.4.1
Se implantará un sistema para la gestión de las
reclamaciones de producto.
5.4.2
Todas las reclamaciones serán evaluadas por
personal competente. Cuando esté justificado, se
tomarán de inmediato las medidas apropiadas.
5.4.3
Se deberán analizar las reclamaciones con un
enfoque hacia la implantación de medidas
preventivas, que eviten la reaparición de la no
conformidad.
5.4.4
Los resultados del análisis de los datos de las
reclamaciones se pondrán a disposición de los
correspondientes responsables y de la dirección.
✂
KO/
Mayor/
NA
107
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
KO/
Mayor/
NA
A
B
C
N°
5.5
Gestión de incidentes, retirada de productos y recuperación de productos
5.5.1
Se dispondrá de un procedimiento documentado
para la gestión de incidencias y de posibles
situaciones de emergencia que tengan un impacto
en la seguridad del producto, la legalidad y la
calidad. Este procedimiento deberá estar implantado y mantenido. Incluirá, como mínimo: la
designación y formación de un comité de crisis,
una lista de contactos de emergencia, fuentes de
asesoramiento legal (si es necesario), disponibilidad de las personas de contacto, información de
clientes, y un plan de comunicación, incluyendo
información a los consumidores
5.5.2
KO N° 7
Se dispondrá de un procedimiento eficaz para la
retirada y recuperación de todos los productos,
que asegure que los clientes implicados sean
informados tan pronto como sea posible. Este
procedimiento incluirá una asignación clara de
responsabilidades.
5.5.3
Se dispondrá de una lista actualizada de contactos
para emergencias (como nombres, teléfonos de
proveedores, clientes y autoridades competentes).
Deberá estar permanentemente disponible una
persona de la empresa, con autoridad para iniciar
el proceso de gestión de incidencias. Una persona
de la compañía, que tenga la autoridad para
iniciar la gestión del incidente, estará permanentemente disponible.
5.5.4
La viabilidad, eficacia y rapidez de la implementación del procedimiento de retirada será evaluado
periódicamente, como mínimo una vez al año,
mediante ensayos internos, basados en un
análisis de peligros y evaluación de riesgos
asociados. Se realizarán de tal manera que se
asegure la eficaz implantación y operatividad del
procedimiento.
5.6
Gestión de las no conformidades y productos no conformes
5.6.1
Se dispondrá de un procedimiento para la gestión
de todos los productos no conformes.
5.6.2
El procedimiento para la gestión de productos no
conformes deberá incluir como mínimo:
– procedimientos de aislamiento/cuarentena
– análisis de peligros y evaluación de los riesgos
asociados
– identificación (p.ej. etiquetado)
– decisión sobre uso futuro (p.ej. liberación,
reprocesado/tratamiento posterior, bloqueo,
cuarentena, rechazo/eliminación)
– información acerca de la cadena de proceso
– identificar claramente las responsabilidades del
personal.
D
Notas/
Comentarios
✂
108
N°
5.6.3
Las reglas del procedimiento para la gestión de no
conformidades de productos deberán ser comprendidas por todo el personal.
5.6.4
Cuando se produzcan no conformidades, la
compañía adoptará medidas correctivas inmediatas en el sitio de producción para asegurar el
cumplimiento de los requisitos de producto.
5.6.5
Los productos finales envasados o los materiales
de envasado fuera de las especificaciones no se
introducirán en el mercado bajo la marca afectada. Las excepciones se acordarán por escrito
entre las partes contratantes.
5.7
5.7.1
Se dispondrá de un procedimiento para el registro
y el análisis de las no conformidades, cuyo
objetivo será evitar reapariciones mediante
acciones preventivas y/correctivas.
5.7.2
KO N° 8
Se formularán con claridad, documentarán y
emprenderán acciones correctivas, tan pronto
como sea posible, para evitar la reaparición de la
no conformidad. Se definirán con claridad las
responsabilidades y los plazos para la acción
correctiva. Se guardará la documentación de
manera que esté segura y sea de fácil acceso.
5.7.3
Se documentarán los resultados de las acciones
correctivas y se evaluará su eficacia.
6
Evaluación de Food/product defense
6.1
La compañía asegurará que las responsabilidades
para la defensa del producto son claramente
definidas.
6.2
La compañía asegurará que los proveedores han
realizado y documentado un análisis de los
peligros de la defensa del producto y una evaluación de los riesgos asociados. Basado en esta
evaluación, y basado en requisitos legales, se
identificarán áreas críticas para la seguridad.
✂
KO/
Mayor/
NA
109
A
B
C
D
Notas/
Comentarios
DATOS DE CONTACTO DE LAS OFICINAS IFS
ALEMANIA | BERLIN
IFS Management GmbH
Am Weidendamm 1A
D-10117 Berlin
Teléfono: +49 (0) 30 72 62 50 74
Fax:
+49 (0) 30 72 62 50 79
Correo electrónico:
[email protected]
FRANCIA | PARÍS
IFS Office Paris
FCD
12, rue Euler
F-75008 Paris
Teléfono: +33 (0)1 44 43 99 16
Fax:
+33 (0)1 47 20 53 53
[email protected]
ITALIA | MILÁN
IFS Office Milan
Federdistribuzione
Via Albricci 8
I-20122 Milano
Teléfono: +39 (0) 2 89 07 51 50
Fax:
+39 (0) 26 55 11 69
[email protected]
POLONIA | VARSOVIA
IFS Office Central & Eastern Europe
ul. Serwituty 25
PL-02-233 Warsaw
Teléfono: +48 6 01 95 77 01
[email protected]
BRAZIL | DOURADOS
Representante IFS Brasil
Caroline Nowak
BR-79824 Dourados, MS
Teléfono: +55 (67) 81 51 45 60
[email protected]
CHINA | HEFEI
StarFarm
Room 2301, C building,
Fortune Plaza No. 278 Suixi Road, 230041,
Hefei, Anhui, China
Teléfono: +86 (0) 55 15 66 60 69
Fax:
+86 (0) 55 15 68 13 76
[email protected]
[email protected]
CANADA | TORONTO
PAC –The Packaging Association Canada
1 Concorde Gate, Suites 607
CA-Toronto ON, M3C 3N6
Teléfono: +1 41 64 90 78 60
[email protected]
EE.UU. | ST. LOUIS
IFS North America
1610 Des Peres Road, Suite 150
USA-St. Louis, MO 63131
Teléfono: +1 31 46 86 46 10
Fax:
+1 31 46 86 46 02
[email protected]

IFS Broker - Serviastel

Transcripción

Documentos relacionados