Sistematización de los Archivos en la Administración Pública, hacia

Sistematización de los Archivos en la Administración Pública, hacia

Sistematización de los Archivos en la Administración
Pública, hacia el archivo unificado.
XXXIV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS 2012
Villahermosa, Tabasco, México.
18-20 de julio de 2011
Elizabeth Huerta García
Consultora de Gestión Documental
Introducción
Las Administraciones públicas son organizaciones cada vez más
complejas en el manejo de documentos recibidos y generados.
La incorporación de nuevos sistemas deben convivir frecuentemente
con los procedimientos, flujos o elementos tradicionales.
Los modelos de eficiencia y calidad precisan de una gestión corporativa
y estructurada de los documentos vinculados a cualquier servicio
proporcionado.
El mayor conocimiento de cualquier dependencia se encuentra
depositado en algún tipo de documento.
2
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad:

El e-Gobierno y la administración interconectada

En España:
 Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso
electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y
Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad

En México:
 Ley Federal de procedimiento Administrativo
 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública
Gubernamental
 Ley Federal de Protección de Datos Personales
 Ley Federal de archivos.
 Reglamentos..
 Lineamientos de desarrollo del Reglamento
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC

Se aprueba:
 la utilización de medios electrónicos en la relación de los
ciudadanos con la Administración
 La interconexión de las Administraciones
 La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades
de Enlace de las dependencias

Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la
información pública y alcanzar “la oficina sin papel“

La información deberá ser:
 Clara
 Completa
 Veraz,
 Oportuna
 Confiable
El gran reto archivístico: el impacto de las TIC
Regula :





La Clasificación y desclasificación de expedientes
Su acceso
Establece la elaboración del inventario de expedientes clasificados
El tramiento y acceso a la Información Confidencial:
La protección de datos personales
Ley Federal de Archivos, establecer los lineamientos y los mecanismos
para la colaboración para la organización de los archivos de las autoridades
federales, estatales y municipales.
Para poder cumplir estos mandatos es necesario contar con archivos
administrativos sistematizados
Problemática de la gestión de los documentos
electrónicos
Problemas Organizativos:
 Dispersión
en
su
Creación
y
Producción
 Evolución de los sistemas informáticos
 Gestión
de
los
documentos
electrónicos en fase de tramitación
orientado a datos y no a expediente
Terminal
Terminal
Terminal
Ordenador
central
Sistema centralizado
PC
PC
PC
Sistema distribuido
Sistema interconectado
Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos
En su ciclo de vida intervienen distintos elementos
Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo
de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)
diseño y creación
Documentos,
metadatos, hw y sw
Tramitación
Producción
Archivo
Gestor de
documentos
electrónicos de
Archivo
Gestor de
documentos
electrónicos
Aplicaciones de
registro y
tramitación
Interoperabilidad
SGDE
C
A
P
T
U
R
A
SGDEA
Sistema de Gestión de Documentos ElectrónicosSistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo
Integración de SGDE y SGDEA
PROPIEDAD
SGDE- ISO
15489
SGDEAMoReq2
Unificación del cuadro de
Clasificación de ambos
•
Identificar los documentos en
trámite y documentos de archivo
•
Declarar documentos de archivo
y borrar los de tramitación
•
Transferencia de documentos
del SGDE al SGDEA mediante
servicios web
Modificación de
Documentos
Permitido
Impedido
Borrado de
documentos
Permitida
Impedido
Normas de
conservación
Opcionales
Obligatorias
Estructura de
clasificación y
almacenamiento
Opcionales
Obligatorias
Mantenimiento del
contexto
Opcional
Obligatorio
Orientación
Documentos
en trámite
Documentos
de archivo
•
Nuestro Enfoque
Sistema de Información dedicada a almacenar y recuperar documentos, cuyo objetivo es
coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas, que afectan a la
creación, producción, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los
documentos, independientemente de su formato y soporte, garantizando la conservación
de su originalidad, integridad, autenticidad y disponibilidad, así como de sus
relaciones contextuales.
Ciclo de vida del documento : inicia desde su ingreso en la administración,
independientemente de que la tramitación de los asuntos se realice de forma manual o por
medio de una aplicación informática de tramitación.
Ciclo de vida del documento
Oficialía
de Partes
Tramitación
Archivo
Trámite
Archivo
Concentración
Archivo
Histórico
Integración aplicaciones de Tramitación y de Gestión de Archivo
9
©
Infor
Nuestro Enfoque: Archivo Unificado
Remite
Oficialía de
partes
Registro
electrónico
Transfiere
Transfiere
Archivo de
Archivo
Tramite
Concentración
Archivo General
o
Archivo Histórico
Organización de
fondos
Gestión de
Depósito
Descripción
archivística
Transferencias
Archivo electrónico
Digitalización
Gestión Préstamos
Archivo de papel,
Digitalización
Consulta en Sala
Expurgo
Gestión electrónica
de listados
Gestión de
Usuarios
Servicio de
Reprografía
Tramitación
electrónica de
expedientes (flujo
de trabajo)
Peticiones de
Fondos
10
©
Infor
Archivo Unificado. Objetivos
Avance hacia una Administración única, la centralización de los diferentes
documentos o datos en un mismo entorno de almacenamiento es el primer paso para
alcanzar un archivo unificado, con las ventajas de reducción y simplificación de las
labores administrativas que ello conllevaría.
Acceso a todos los datos y documentos de relevancia de la organización, desde
cualquier lugar de esta, facilitando la consulta on-line desde cualquier unidad de la
organización, independientemente desde donde se hayan registrado o incorporado, por
el procedimiento administrativo que sea.
Posibilidad de explotación de datos, pudiéndose generar tanto informes propios de
producción como dando la posibilidad de extraer o cruzar datos para informes de
gestión y mejora.
Disponer de las herramientas necesarias de consulta y administración que faciliten
estos objetivos en un entorno tecnológico avanzado.
Integración con los aplicativos de tramitación y sistemas de B.D. y de información
corporativos de la organización.
Gestión unificada de todos los documentos electrónicos, pero también de los
documentos físicos.
11
©
Infor
Archivo Unificado. Esquema Global
REGISTRO EN OFICALIA DE PARTES
Organismos Productores
Sistema de Archivo unificado
Expedientes
físicos
Unidades de
documentación en
Trámite
B.D.
Sistema
SISTEMA
Consulta
U. De Doct.
trámite
Consulta
Electrónica
y/o
Física
Centros de
Atención
ALMACENAMIENTO
Información
Ciudadanos
Acceso Web
SSL,
Certificado
Personal.
12
©
Infor
Archivo Unificado.
Adecuación a normas

ArchiDOC se adecua a las diferentes normas existentes para el tratamiento archivístico

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina
 Diseño de Sistemas de Gestión de Documentos. Organización y control

Norma ISO 14721
 Marco para la conservación y acceso a documentos electrónicos a largo plazo

MoReq: Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos de Archivo.

Normas internacionales de Descripción archivística ISAD(G) y en su caso ISAAR (CPF)
para la Descripción de Autoridades
13
MODELO FUNCIONAL
Modelo Funcional
Sistemas
Tramitadores
Expediente
Electrónico
Servicios web a la
Administración
Servicio a ciudadanos
Expediente
Físico
Transferencias
Préstamos / Consulta
Sistema de Gestión de Archivo
Clasificación y
Descripción
Gestión
Transferencias
Identificación y
Valoración
Gestión de
Depósitos
Gestión de
Eliminaciones
Digitalización
Gestión de
Préstamos
Administración
(Gestión de usuarios, auditoria, …)
Archivo Digital
Catálogo
Procedimientos
Documentos
del ciudadano
Geográficos
Terceros
Organización
Módulos de ArchiDOC Web. Funcionalidad principal
Fondos Documentales
Creación y organización del cuadro de clasificación.
Gestión de series. Búsquedas en el cuadro
Transferencias
Previsiones y relaciones.
Calendario de transferencias
Descripción
Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR )
Edición y consulta
Servicios
Préstamos y consultas
Informes de entrega y devolución
Digitalización
Incorporación de documentos imagen
Administración
Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. Auditoría
Descriptores y listas de valores
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Sistemas de gestión documental:
evaluación continua
Retroalimentación
Adaptaciones.
Sistema
Seguimiento y evaluación
Implantación de
adaptaciones
El archivista es el más adecuado para realizar el
seguimiento del funcionamiento del Sistema
Cuadro de Clasificación
Pista de Auditoría
Valoración de Series documentales
Valoración de series documentales
Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,
Formato para Transferencia de documentos
Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2
Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus
relaciones
Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web
Personal de Oficina

Elaboración de transferencias. Envío al archivo de expedientes cerrados de un
procedimiento

Solicitud de préstamos y consultas de expedientes que están en el archivo

Búsqueda y consulta de la descripción.

Acceso a los documentos electrónicos asociados al expediente
23
Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web
Personal de Archivo

Organización de fondos. Generación y
navegación por el Cuadro de Clasificación.

Descripción archivística. Edición y consulta de la
descripción

Gestión del depósito físico

Gestión de préstamos y consultas. Autorización,
entrega y devolución de expedientes.

Gestión de transferencias. Recepción, cotejo,
aceptación, ubicación y validación de expedientes
en el Cuadro de Clasificación.

Incorporación de documentos electrónicos a los
elementos del Cuadro de Clasificación
24
Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web
Personal de Archivo


Gestión de Series

Identificación. Información de productores),
procedimiento, fechas, normativa, etc.

Valoración. Fija plazos de permanencia de los
expedientes en Archivo

Eliminación de expedientes. Proceso de
eliminación de los expedientes que han
expirado su plazo de conservación en el
archivo
Administración

Gestión de usuarios. Alta, baja y modificación de
usuarios, permisos, perfiles, grupos y órganos

Auditoria

Gestión de la descripción: Definición de campos
y fichas descriptivas. Alta, baja y modificación de
descriptores y listas de valores.
25
Funcionalidades de ArchiGES
Gestión de usuarios
Control de acceso a la información: Creación de distintos tipos de Grupos de usuario. Creación de listas de
permisos de acceso a partes de la Base de Datos
Alta, modificación y consulta de usuarios
Gestión de temas de investigación. Tarjeta de investigador
Petición de fondos





Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala
Asignación de mesa al investigador para servicio y control de fondos y liberación de mesas
Control de peticiones de unidades documentales e imágenes. Reservas
Generación de testigos ( para depósito, recogida por usuario y devolución al depósito)
Gestión de histórico de consultas
Servicio de reprografía
 Gestión de peticiones de reprografía : solicitud, presupuesto, aceptación por el usuario, autorización,
ejecución y entrega
 Control económico
 Configuración del servicio respecto a procedimiento, costes, autorización (manual o automática),
presupuesto (manual o automático), etc. de cada uno de ellos
Funcionalidades de ArchiGES
Generación de Informes y Estadísticas
Resumen de los servicios ofrecidos por el archivo
Relación de investigadores
Expedientes de investigación
Peticiones de fondo físico
Peticiones de reprografía por usuario
Movimientos periódicos de fondos
Unidades documentales consultadas más de un número dado de veces
Partes de trabajo del personal del archivo
Préstamos y Unidades documentales prestadas
Gestión de depósito
 Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala
 Configuración, identificación y descripción de los depósitos del archivo así como de cada uno de los
elementos que lo componen (salas, cuerpos de estantería, baldas y huecos)
 Consulta del estado de los depósitos (ubicaciones libres/ocupadas, porcentaje de ocupación, etc.)
 Asignación de ubicaciones para las unidades de instalación que entran en depósito, ya sea por
transferencias, ingresos extraordinarios, etc. o por reubicación de las existentes
Funcionalidades de ArchiDOC
Digitalización
Integración con sistemas de captura (escáneres y cámaras
digitales), mediante controladores TWAIN
Digitalización de imágenes en blanco y negro, grises y color
Almacenamiento en formatos de imagen estándar (TIFF, JPEG
y CCITT GIV)
Importación de Imágenes en formatos estándar desde CD-ROM
Creación de estructura básica de la documentación, capítulos,
signaturas, etc., con identificación de imágenes concretas
que permita el acceso directo a las mismas
Consulta en sala
 Navegación a través de la estructura jerárquica de la





documentación y visualización de fichas e imágenes
Búsquedas mediante Asistente de búsqueda, Búsqueda
experta y Localización por texto.
Incorpora en las búsquedas Truncamiento de textos,
operadores booleanos y Thesauro
Visualización de fichas en formatos ISADF(G), ISAAR(CPF)
y fichas particularizadas
Rotaciones, desplazamientos, ampliaciones y reducciones
Aplicación de tratamientos de mejora de legibilidad
Funcionalidades del Conector WEB de ArchiDOC
Consulta con Conector Web
Permite a los usuarios autorizados realizar a través de un navegador, las siguientes funciones:
 Búsquedas por texto libre y por descriptores
 Acotación de búsqueda por criterios jerárquicos y cronológicos.
 Navegación jerárquica y por enlaces
 Acceso a fichas con la información descriptiva de los documentos
 Visualización de imágenes en pantalla
 Tratamiento digital de los documentos originales
Interacción con sistemas externos. Conectores

ArchiDOC dispone de conectores personalizables para el acceso a entidades y
sistemas de gestión corporativos:
Sistema Gestión de Archivo
Conector
Conector
Autenticación
Autenticación
Conector
Conector
Catálogo
Catálogode
de
Procedimientos
Procedimientos
Conector
Conector
Tramitación
Tramitación
Conector
Conector
Organización
Organización
Conector
Conector
Terceros
Terceros
Conector
Conector
Geográficos
Geográficos
Fichero xml
Fichero xml
invesSicres
Fichero xml
Departamentos invesDoc
Fichero xml
invesFlow J2EE
Fichero xml
Catálogo invesFlow J2EE
Fichero xml
Usuaurios invesDoc
Servicio de directorios (Ldap)
30
ARCHIVO UNIFICADO. NORMAS Y METODOLOGIA

Normas internacionales de descripción archivística
ISAD(G): Descripción
ISAAR(CPF): Control de autoridades

MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos
electrónicos de Archivo).
 Sistema de Clasificación
 Auditoría y Seguridad
 Valoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminación
 Captura de documentos
 Sistema de Información y Descripción
 Búsqueda, Recuperación y Presentación
 Administración

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina
 Organización y control de los documentos en producción en unidades de Gestión

Norma ISO 14721
 Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo

Norma ISO 19005 PDF/A
Conversión de documentos electrónicos a formato estable
31
©
Infor
Gestión de documentos físicos
Gestión de
Documentos
físicos
Gestión unificada de documentos de archivo
Papel, fotografías,
Expedientes
Correos electrónicos y
videos,
microfilm etc.
electrónicos,
Imágenes,
archivos adjuntos
Repositorio
Documentos
Electrónicos
De Archivo
•El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los
documentos físicos y electrónicos
•Cambian los metadatos y la presentación de los documentos
Conclusión
Modelo de Archivo unificado
Archivo unificado

-Informática El Corte Inglés – HIKU, contempla un Sistema único para la gestión
documental en los Archivos de Oficina y el Archivo Central, integrado con la tramitación
administrativa
Ciclo de vida del documento
Oficialía de Partes
y Registro
Electrónico
Unidad de
Documentación
en Trámite
Archivo
Concentración
Archivo
Histórico
Documentos en papel, multimedia y electrónicos

Se considera el ciclo productivo completo, mediante la integración con el sistema de
tramitación y Bases de Datos corporativas: Dato único

El Archivo es una fase más de la tramitación administrativa

Gestión de documentos físicos y electrónicos
33
Conclusión
Modelo de Archivo unificado
Sujetos Obligados (AP)
Unidades
documentación
en trámite
Unidades
documentación
en trámite
Unidades
documentación
en trámite
Unidades
documentación
en trámite
Unidades
documentación
en trámite
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
HISTÓRICO /
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
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Líneas de negocio:
BPO
servicios documentales
Consultoría
Impresión
ensobrado
papel
Entrada
datos
Alta en el sistema
I N
documentación
Transporte
Preparación lote
DOCUMENTACIÓN
Digitalización
certificada
Digitalización
Indexación y
reconocimiento
Salida a custodia
Documentación
C A
DIG ITALIZACIÓN
C E R T I F I C A D A
Préstamos
SERVICIOS
CUSTODIA
V O
Custodia digital
Custodia legal
Cuadre e informes
Envío
documentación
Hosting
informático
Control calidad
Destrucción
certificada
Consulta en red
Integración
Con S.I. cliente
Archivo Electróncio
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