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CONTRALORíA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: 600.02.295
ESTUDIOS PREVIOS
VERSiÓN 4.0
Villavicencio, 09 de abril de 2012
Doctora
DORIS SEGUNDA GOMEZ RIVEROS
Contralora Departamental del Meta.
Ciudad
Asunto: Estudio Oportunidad y Conveniencia para Contratación.
Atentamente, me permito presentar a su despacho el correspondiente estudio previo
requerido de conformidad con el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, para adelantar el
proceso de contratación de acuerdo con las modalidades de selección.
0
DESCRIPCiÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE
SATISFACER CON LA CONTRATACiÓN
1.
>-
La Contraloría tiene la necesidad de realizar mantenimiento preventivo, correctivo
y suministro de partes, de los equipos de computo (computadores de escritorio,
portátiles, impresoras, scanner, y fotocopiadoras), debido a que en la actualidad se
tiene en inventario algunos equipos que no cuentan con la garantía del fabricante.
>-
Los equipos que por su tecnología y cantidad, requieren de manejo especial a
través de herramientas y cuidados específicos (principalmente impresoras y
fotocopiadoras) que deben ser manejadas por personal especializado y con
experiencia en el manejo de los mismos.
>-
Es función del área de sistemas, prestar los servicios de diagnostico
y
coordinación para la contratación del mantenimiento y reparación oportuna de los
equipos de computo que tiene fallas de funcionamiento.
>-
La contratación del servicio de mantenimiento, permitirá que las actividades
laborales cotidianas no se vean afectadas por problemas de infraestructura
tecnológica.
>-
La Contraloría Departamental del Meta considera necesario y fundamental
proteger y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la
entidad y los recibidos en comodato, en especial los equipos de computación, los
cuales requieren como mínimo un mantenimiento preventivo al año.
~
De acuerdo a lo contenido en el numeral 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de
2002 "Numeral 21 - Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sid» ~
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encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con
los fines a que han sido destinados" y numeral "22 - Responder por la conservación de los
útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenla
oportuna de su utilización", se requiere iniciar un proceso de selección para la
contratación del servicio.
~
La contratación del mantenimiento correctivo es necesaria teniendo en cuenta que
en la actualidad se cuenta con equipos UPS, Estabilizadores, monitores y
fotocopiadoras para la reparación, los cuales se encuentran en el almacén de la
entidad en estado de inservibles y cuya reparación es menor que su costo total.
~
La prestación del servicio de mantenimiento correctivo permitirá garantizar una
oportuna atención, buscando cumplir con una adecuada operación de los equipos
de cómputo, contribuyendo con la normalidad productiva y operativa de todos y
cada uno de los funcionarios de la Entidad.
~
Por todo lo anterior, se considera pertinente, oportuno y necesario la contratación
del mantenimiento preventivo y correctivo para mantener los equipos en completa
operatividad en buenos niveles de eficiencia, ya que los equipos son una
herramienta fundamental de trabajo de los funcionarios de la entidad.
2.
DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y
LA IDENTIFICACiÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
2.1 OBJETO
"Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de computadores de
escritorio, computadores portátiles, UPS, fotocopiadoras, impresoras y escáneres de
la Contraloría Departamental del Meta".
2.2
ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACiÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
2.2.1
ALCANCE DEL OB..IETO A CONTRATAR:
Con base en lo mencionado anteriormente, el contratista prestará el servicio de
mantenimiento a los equipos según la siguiente descripción efectuada por el áre
de sistemas:
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DESCRIPCiÓN - CARACTERíSTICAS TÉCNICAS DEL BIEN O
SERVICIO A ADQUIRIR
1. MANTENIMIENTO
continuación:
A. MANTENIMIENTO
ESCRITORIO:
PREVENTIVO
PREVENTIVO
DE
como
se
describe
COMPUTADORES
CANTIDAD
a
DE
Incluye limpieza interna y externa de los dispositivos (teclado, Mouse
y monitor) del equipo, ejecución de los programas de diagnostico y
limpieza del software, desfragmentación de discos en caso de ser
necesario, actualización de Internet Explorer, instalación de Google
Chrome y actualización de flash player (para lE y Chrome).
74
B. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SERVIDORES:
Incluye limpieza interna y externa de los dispositivos (teclado, Mouse
y monitor) del equipo, ejecución de los programas de diagnostico y
limpieza del software, desfragmentación de discos en caso de ser
necesario, actualización de Internet Explorer, instalación de Google
Chrome y actualización de flash piayer (para lE y Chrome).
1
1. Servidor de aplicaciones:
HP ProLiant ML 150 G6, con Windows Server 2008
2. Servidor Proxy:
HP ProLíant ML 110, con Linux Debian
3. Servidor de Contingencia:
Del! PowerEdge 1800, con Windows Server 2003
3
Nota: El proveedor se hace responsable del funcionamiento de los
servidores después del mantenimiento realizado, para lo cual deberá
tomar las medidas necesarias para la puesta en marcha del servidor en
caso de ser necesario (realizar backup de la información y de la
confiquración instalada).
C. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PORTATILES.
Incluye limpieza interna y externa del equipo, ejecución de los
programas de diagnostico y limpieza del software, desfragmentación
del disco duro en caso de ser necesario, desinstalación de software
no autorizado, actualización de bases de datos de antivirus, escaneo
de PC con el antivirus actualizado, actualización de Internet Explorer,
instalación de Google Chrome y actualización de flash player (para lE
y Chrome)
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D. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FOTOCOPIADORAS
1.
2.
•
•
RICOH Aticio MP 1500
Canon, Image Runner 3300 EN
Este servicio debe incluir ajuste y limpieza interna y externa de
los dispositivos de la fotocopiadora.
Realizar un diagnostico de la existencia o no de piezas y/o partes
desgastadas y del tiempo en que posiblemente requieran el
cambio de las mismas.
2
E. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SCANNER
• Este servicio incluye ajuste y limpieza interna y externa de los
dispositivos del scanner.
• Realizar un diagnostico de la existencia o no de piezas y/o partes
3
1. HP SCAN,IET 8460
2. Escaner KODAK MOD i1 (2)
F. MANTENIMIENTO PREVENTIVO IMPRESORAS:
Cantidad
6
6
1
1
1
3
1
1
1
1
2
1
1
1
2
2
1
1
Marca V Tecnología
HP 1006, Láser monocromatica
HP 1102W, Láser monocromatica
HP 1010, Laser monocromatica
Samsunq 1710, Laser monocromatica
HP 1505, Laser monocromatica
HP LaserJet 1536, Multifuncional Laser
monocromatica
Samsung SCX 4500, Multifuncional Laser
mocromatica
Samsung SCX 4300, Multifuncional Laser
Monocromatica
Dell 5200, Láser Monocromatica de red
Dell1710, Láser Monocromatica de red
HP 3005, Láser Monocromatica de red
HP 4015, Láser Monocromatica de red
Samsung CLP 350, Laser a color
Samsunq CLP 325, Laser a color
HP 4575, Multifuncional de cartucho de tinta
HP3550, Cartucho de tinta
HP720C, cartucho de tinta
Epson LX300, matriz de punto
34
y~
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I
1
I Zebra TLP 2844
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1
• Este servicio incluye limpieza interna y externa, ajuste de piezas
•
(ej. Cables tornillos, tapa, etc.); alineación de cartuchos en caso
de requerirse.
Realizar un diagnostico de la existencia o no de piezas y/o partes
2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
2
Incluye: computadores, portátiles, UPS, fotocopiadoras, impresoras y
escáneres.
N/A
El cual debe incluir labores de reparación al igual que limpieza interna y
externa.
NOTA: Se determinarán unos montos para el mantenimiento correctivo de cada equipo,
tomando de base el valor del mantenimiento preventivo. El suministro de repuestos
o partes será incluido en el ítem de mantenimientos correctivos y para su
instalación el contratista deberá contar con la autorización previa del supervisor del
contrato.
2.2.2 OBLIGACIONES
El contratista que resulte favorecido deberá cumplir con las siguientes:
a) Obligaciones Generales
•
Desarrollar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y
calidad de conformidad a los parámetros establecidos en la CONTRALORíA.
•
Prestar a la CONTRALORíA los servicios contratados, de acuerdo con las
especificaciones dadas en la invitación y demás condiciones requeridas por
la entidad en los estudios previos y el contrato.
•
Presentar la factura de cobro al momento de la entrega de los servicIos
realizados.
•
Avisar a la CONTRALORíA dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes I
conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la n
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oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los
intereses legítimos de la CONTRALORíA.
•
Ejecutar el objeto del presente contrato en los plazos establecidos, bajo las
condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas
correspondientes y de acuerdo con su propuesta y la solicitud de cotización o
estudios previos los cuales hacen parte vinculante del contrato.
•
Proveer los servicios de óptima calidad y así como cumplir con las garantías
necesarias y las condiciones solicitadas en los estudios previos y la oferta.
•
El Contratista procederá al saneamiento de los vicios ocultos que pudieren
presentar los servicios objeto del contrato.
•
El contratista se obliga a sostener los precios de los servicIos ofertados
dentro de la ejecución del contrato.
•
Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la
CONTRALORíA por conducto del Supervisor.
•
Proveer los servicios objeto del contrato con sus respectivos accesorios de
acuerdo a las especificaciones de la ficha técnica.
•
Todos los bienes y servicios que entregará el contratista deberán ser de
primera calidad, libres de defectos, vencimientos e imperfecciones y cumplir
con las especificaciones técnicas y de seguridad, de acuerdo con las normas
de calidad del producto y/o servicio.
•
El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de su personal
y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio
nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que la CONTRALORíA adquiera
responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos.
Permanecer a paz y salvo en el pago de aportes al sistema de seguridad
social integral, parafiscales y contratación de aprendices, durante todo el
tiempo de ejecución del contrato y acreditar ese paz y salvo cada vez que se
lo requiera la CONTRALORíA, por cuanto es un requisito previo para los
pagos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
•
•
Constituir y presentar la garantía única expedida por compañía de seguros
legalmente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia que
ampare el cumplimiento del contrato de acuerdo con los amparos exigidos
los estudios previos, invitación y el contrato.
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•
Atender diligente y oportunamente todos los requerimientos escritos o las
recomendaciones operativas, técnicas, jurídicas o financieras que sean
realizadas por el supervisor designado por la CONTRALORíA durante la
ejecución del contrato.
•
Dar cumplimiento a todas aquellas obligaciones inherentes a la naturaleza
del contrato y necesarias para la correcta ejecución del objeto del mismo.
•
Las demás contempladas en el artículo 5° de la ley 80 de 1993.
b) Obligaciones Especificas
•
Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo contratado con
la debida diligencia y prontitud.
•
Cumplir con el objeto del contrato, conforme a los documentos allegados en
la propuesta entregada durante el procedimiento de selección acorde con los
estudios previos, invitación y el contrato.
•
Presentar y cumplir a cabalidad con un Cronograma de Actividades para la
realización del mantenimiento preventivo de los equipos concertadamente
con el supervisor del contrato y conforme a la disponibilidad operativa de los
funcionarios de la CONTRALORíA que tienen a cargo estos elementos
electrónicos inventariados.
•
Efectuar el mantenimiento preventivo dentro de las instalaciones de la
CONTRALORíA en el horario hábil establecido por la entidad.
•
Garantizar la buena calidad del servicio o bienes que son objeto del contrato
mediante certificación de la autoridad competente de acuerdo a la naturaleza
del contrato.
•
Tener idoneidad y experiencia en esta clase de servicios técnicos.
•
Contar con los repuestos necesarios para el mantenimiento correctivo
(partes y accesorios).
•
Responder por los daños ocasionados a los equipos electrónicos por mala
calidad del servicio o deficiencias técnicas del personal designado por el
CONTRATISTA para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de I
mismos.
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•
Tener disponibilidad de tiempo y del personal técnico para la prestación del
servicio cuando lo requiera la CONTRALORíA.
•
Actualización de hojas de vida de los equipos de cómputo, con base en los
mantenimientos y diagnósticos realizados, en los formatos adoptados por la
Contraloria Departamental del Meta.
3. MODALIDAD DE SELECCiÓN DEL CONTRATISTA, INCLUYENDO LOS
FUNDAMENTOS JURíDICOS QUE SOPORTAN SU ELECCiÓN
El Decreto 734 de 2012, en el Artículo 3.1.1°. "Modalidades de selección", indica
que de conformidad con el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el
artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, las entidades seleccionarán a los contratistas a
través de las siguientes modalidades:
1. Licitación pública;
2. Selección abreviada;
3. Concurso de méritos;
4. Contratación directa y;
5. Míníma cuantía.
La menor cuantía de contratación de la Contraloría Departamental del Meta para la
presente vigencia 2013 será hasta 280 SMMLV, en consideración a que, el
presupuesto anual de la entidad no supera los 120.000 SMMLV, que en pesos
equivale a $165'060.000, y por ende, el 10% de este valor sería de $16'506.000.00,
que corresponde a la MíNIMA CUANTíA.
En este sentido, conforme al presupuesto oficial del proceso contractual que se
pretende adelantar, el cual es de $8'000.000.00, el cual no supera el 10% de la
menor cuantía de la Contraloría, y dado que los elementos a suministrar se
consideran de características técnicas uniformes, para la selección del contratista se
debe aplicar el PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE MíNIMA CUANTíA, de
conformidad con lo establecido en el Título 111 Capitulo V del Decreto 734 d 13 de
Abril de 2012 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
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Para la selección de los contratistas se aplicarán los pnnclplos de economía,
transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que
rigen la función administrativa (artículo 209 Constitucional).
REQUISITOS HABILlTANTES:
3.1
CAPACIDAD JURIDICA
El oferente o proponente deberá acompañar con su propuesta escrita los siguientes
documentos:
1. Certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de
Comercio con antelación no mayor a tres (3) meses a la fecha de presentación
de la oferta.
2. Fotocopia Cédula de Ciudadanía de la persona natural (comerciante) o del
representante legal de la persona jurídica que presenten ofertas según sea el
caso.
3. Certificación de estar al día en pagos al Sistema de Seguridad Social y demás
Parafiscales.
4. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
NOTA: La entidad contratante verificará los Antecedentes Disciplinarios que expiden
la Procuraduría General de la Nación y el Boletín de Responsables Fiscales de la
Contraloría General de la República de cada uno de los oferentes con el fin de
determinar que no se encuentran incursos en causales legales que le impidan
contratar con el Estado.
3.2
CAPACIDAD TÉCNICA Y FINANCIERA
3.2.1 TECNICA (EXPERIENCIA)
•
El oferente deberá estar matriculado ante la Cámara de Comercio respectiva con
más de tres (3) años de anticipación a la fecha de apertura del presente proceso
de mínima cuantía.
•
El oferente deberá acreditar en el Certificado de la Cámara de Comercio que su
razón social, actividad comercial y establecimientos de comercio concuerdan c
esta clase de contratos.
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•
Como garantía de buena calidad del producto ofrecido (BIENES Y SERVICIOS), el
oferente para el desarrollo del objeto del presente proceso de contratación deberá
contar con el personal técnico idóneo y suficiente que se requiera para EL
OB,JETO CONTRACTUAL, y en todo caso, saldrá al saneamiento y reposición de
los elementos o servicios de mala calidad de conformidad con las normas de
protección al consumidor.
•
El oferente deberá acreditar idoneidad y experiencia en la celebración de contratos
con objeto igual o de similares características relacionada con el objeto del
presente proceso de selección, por un valor igualo superior al valor estimado para
la presente contratación, dentro de los últimos tres (3) años anteriores con corte a
la fecha de presentación de la propuesta, mediante las certificaciones de
entidades públicas o privadas legalmente constituidas con sus respectivas
direcciones y teléfonos, las cuales serán confirmadas por la entidad.
Nota: Las certificaciones deberán contener los datos de dirección y teléfonos de
quienes las expiden, con el fin de realizar las confirmaciones y verificaciones
pertinentes sobre la autenticidad de las mismas, por lo tanto, no se tendrán
como válidas aquellas que por falta de este requisito no se pueda constatar
su contenido.
Lo anterior sin perjuicio que en la invitación a contratar se establezcan por parte de la
Entidad otros requisitos habilitantes adicionales.
4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, ANA LISIS TÉCNICO y ECONÓMICO
DEL MISMO
4.1 VALOR HISTÓRICO
Para efectos de determinar el valor estimado del contrato en el presente estudio
previo, tendremos en cuenta, como precedente técnico y financiero de anteriores
contratos que fueron celebrados por esta Contraloría para el mantenimiento
preventivo y correctivo de esta clase de equipos electrónicos, veamos lo siguiente:
a) El contrato de la vigencia 2010, cuyo objeto fue: el servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo de 76 computadores de escritorio, 10 portátiles, 25
impresoras, 2 fotocopiadoras, 1 escáner, 85 UPS y 89 estabilizadores, cuyo v
fue de doce millones de pesos mlcte ($12'000.000).
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rvERSIÓN 4.0
b) El Contrato de la vigencia 2011, cuyo objeto fue: el servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo de 76 computadores de escritorio, 14 portátiles, 25
impresoras, 2 fotocopiadoras y 1 escáner, cuyo valor fue de siete millones de
pesos mlcte ($7'000.000).
c) El Contrato de la vigencia 2012, cuyo objeto fue: Servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo de computadores de escritorio, computadores portátiles,
estabilizadores, UPS, fotocopiadoras, escáner, e impresoras de la Contraloría
Departamental del Meta, durante la vigencia 2012, de conformidad con las
expectativas que se describen en la cláusula segunda del Contrato, 75
Computadores de escritorio, 14 Computadores portátiles, 2 fotocopiadoras, 1
escáner, 20 impresoras de diferentes marcas y tecnologías, cuyo valor fue de
SEIS MILLONES OCHENTA MIL PESOS M/ete, ($6'080.000), con una adición
de tres millones cuarenta mil pesos ($3'040.000).
4.1.1 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
En este orden de ideas, para establecer el valor estimado del contrato en la presente
vigencia 2013 es necesario tener en consideración lo siguiente:
•
Que se necesita el mantenimiento preventivo de 74 equipos de computo de
escritorio, 14 equipos portátiles, 3 servidores, 2 fotocopiadoras, 3 escáneres, 34
impresoras de diferentes tecnologías.
• Que se requiere del mantenimiento correctivo para toda la vigencia 2013.
•
Que a la fecha se cuenta con equipos que tienen necesidad de mantenimiento
correctivo como son: (03) impresoras láser, (01) una fotocopiadora, Un (01)
monitor, entre otros.
•
Que actualmente el presupuesto de la Contraloría Departamental del Meta es
reducido.
En conclusión, luego de realizarse el análisis técnico y económico soportado en el
valor histórico de otros contratos celebrados con anterioridad por esta entidad, se
considera que el valor del contrato a celebrar se debe estimar en la suma de ocho
millones de pesos m/cte. (8'000.000)1, el cual se discrimina de la siguiente manera:
1 Este valor estimado del contrato es el que considera la oficina de sistemas, se debe teniendo en cuenta la cantidad de
equipos y los precios de los contratos de las anteriores vigencias para el mantenimiento preventivo los cuales son similares
a los proyectados en este estudio previo, además, se estima un monto aproximado de ($3'500.000) tres millones quinientos
mil pesos para el mantenimiento correctivo de los elementos que lo requieran para la vigencia 2013, el cual se determina a
un precio igual que el preventivo más el repuesto que se requiera para la reparación del equipo electrónico objeto . I
contrato.
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DESCRIPCiÓN DE BIENES Y SERVICIOS A
CONTRATAR
Mantenimiento preventivo de 74 equipos de computo, 14
equipos portátiles, 3 equipos servidores, 2 fotocopiadoras, 3
escáner, 34 impresoras de diferentes tecnologías.
Mantenimiento correctivo,
incluye:
Monitores, CPU,
Portátiles, UPS, impresoras, escáneres y fotocopiadoras.
TOTAL
VERSiÓN 4.0
VALOR ESTIMADO
$4'500.000
$3'500.000
$8'000.000
Nota: El valor estimado del mantenimiento correctivo es invariable y se agotará de acuerdo
con las necesidades que reporte el supervisor y el requerimiento de repuestos que se utilicen
en la reparación de los equipos averiados. El contratista no podrá cobrar valores superiores a
los mencionados en este cuadro.
4.2 FORMA DE PAGO
El valor del contrato que se llegue a suscribir se pagará al CONTRATISTA mediante
pagos de los servicios, repuestos e insumas, en la medida en que se vayan causando
a su favor, previa presentación del informe de actividades realizadas, facturas
correspondientes, certificación del supervisor del contrato, la cuenta de cobro
correspondiente y el acta de liquidación parcial. Para el último pago se deberá anexar
además de lo anterior, las respetivas actas de terminación y liquidación final del
contrato.
Modalidad a
contratar
Plazo o término
de ejecución del
contrato
Proceso de Minima
Cuantía
Ocho (8) meses
y/o hasta el 31
de Diciembre de
2013
Valor total del
contrato
Forma de pago
$8.000.000
Según actas de
liquidación parcial y
certificación
del
supervisor
La Contraloría como requisito previo para autorizar el pago del contrato, verificara que
el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con
los aportes de seguridad social y parafiscal, de conformidad con el artículo 8.1.16
Decreto 734 de 2012, el cual estipula:
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"( ... ) Para la realización de cada pago del contrato estatal, además de verificar lo anterior y
el cumplimiento satisfactorio del objeto contratado, la entidad pública verificará que el
contratista acredite que se encuentran al dia en el pago de aportes parafiscales relativos al
Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de
Compensación Familiar, cuando corresponda. Adicionalmente, la entidad deberá respetar el
orden de turno de que trata el numeral lO del artículo 4° de la Ley 80 de 1993 adicionado por
el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual, dispondrá en su organización interna, de
los procedimientos necesarios y pertinentes para respetar el orden de presentación de los
pagos por parte de los contratistas así como establecerá mecanismos para el pronto y
oportuno pago a estos."
4.3 PLAZO DE E..IECUCIÓN
El Plazo de ejecución del contrato será de ocho (8) meses y/o hasta el 31 de
diciembre de 2013, que se contarán a partir de la legalización del respectivo contrato
y del acta de iniciación firmada por el supervisor.
4.4 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA
CONTRATACiÓN
La Contraloría para adelantar el respectivo proceso contractual cuenta con el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 2013000129 del 8 de abril de 2013, por
valor de $8'000.000,00, en el rubro 1.2.2.10 - MANTENIMIENTO, para la vigencia
fiscal de 2013.
5. JUSTIFICACiÓN DE LOS FACTORES DE
IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
SELECCiÓN
QUE
PERMITAN
De conformidad con el Parágrafo del artículo 3.5.3° del Decreto 734 de 2012, se
tendrá en cuenta exclusivamente el proponente con el PRECIO MÁS BAJO (en
concordancia, con el artículo 50 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88
de la Ley 1474 de 2011). En caso de que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes, se procederá la verificación del proponente ubicado en segundo
lugar y así sucesivamente.
Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en los artículos
2.2.9 y 2.2.10 del mencionado decreto, con relación a la propuesta de menor p
cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición.
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Para la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de interés en procesos
de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima
cuantía, la Contraloría designará un comité asesor, conformado por servidores
públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor
de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de
condiciones o en la invitación pública, según el caso.
La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada
por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad.
La Contraloría no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que el
precio de la propuesta es artificialmente bajo. Empero, en ningún caso se
determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o
automáticos.
Los factores de selección contendrán puntajes previamente asignados o porcentajes
medibles sobre fórmulas matemáticas que permitan una evaluación objetiva de las
propuestas económicas correlacionadas con condiciones técnicas y jurídicas
preestablecidas y favorables a la Contraloría. En este sentido, para los factores de
selección se fijarán los siguientes:
5.1 FACTORES DE SELECCiÓN:
PRECIO O VALOR DE LA PROPUESTA: 100%. Se otorgarán 100 puntos a la (s)
propuesta(s) de precio más BAJO. Únicamente serán tenidas en cuenta para efectuar
la PONDERACiÓN, las propuestas habilitadas jurídica, financiera y técnicamente y se
les asignará el puntaje una vez se efectúe la verificación de los siguientes criterios:
CRITERIO
Calificación Económica menor valor
PUNTAJE
100 Puntos
CALIFICACiÓN ECONÓMICA (demás valores)
FÓRMULA ARITMÉTICA:
1" PA:
PA:
Pm:
Pe:
Pm X 100
Pe
Puntaje asignado.
Valor de la propuesta de menor monto.
Valor de la propuesta a evaluar.
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Los puntajes se aplicarán en forma individual de acuerdo con lo estipulado en los
factores y puntajes de evaluación y para el total de los bienes y servicios se aplicará
el porcentaje que representa el presupuesto total asignado. A fin de establecer el
puntaje total de la propuesta, se realizará la sumatoria de los puntajes individuales
logrados por la oferta en cada uno de los factores de ponderación del bien.
5.2 DESEMPATE
En caso de presentarse empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya
entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las
mismas. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 10 del artículo
3.5.4° del Decreto 734 de 2012.
5.3 VALIDEZ DE LA OFERTA
La oferta económica presentada por los proponentes tendrá una validez de treinta
(30) días, contados a partir de la fecha de presentación de la misma.
6. TIPIFICACiÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACiÓN DE LOS RIESGOS
PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO
DEL CONTRATO.
DISTRIBUCiÓN DE LOS RIESGOS: En la ejecución del contrato pueden llegar a
presentarse causas previsibles que afectan la carga económica o financiera de las
partes que, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y
asumidas con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual
y la finalidad de las partes en la contratación.
Para efectos del presente acápite se entenderá las siguientes categorías de riesgo:
Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza
del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a
la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos
previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durant
con ocasión de la ejecución del contrato.
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Estimación: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del
valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha
establecido.
Asignación: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que
deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada,
asumiendo su costo.
Para efectos de este proceso de selección son riesgos previsibles: el retraso en
los pagos por parte de la Entidad, el incumplimiento en la prestación del servicio
contratado yel incumplimiento en la garantía ofrecida por el oferente.
Tipificación de asignación y estimación del riesgo
Los riesgos inherentes al presente proceso de contratación se pueden tipificar,
estimar y asignar de la siguiente manera:
IDENTIF/CACION DEL RIESGO
Riesgo Precontractual: No suscripción o
legalización del contrato por parte del
proponente
Riesgo de Operación: Mayores costos de
operación de los proyectados en el provisión
del talento humano o en los insumos
requeridos para la ejecución del contrato por
parte del contratista.
Riesgo Financiero: se relaciona con la
financiación, el cual puede afectar la liquidez
del contratista, llegando a entorpecer la
prestación del servicio contratado.
Riesgo Laboral: Incumplimiento en el pago
de salarios, prestaciones sociales o
indemnizaciones por parte del contratista al
personal utilizado en la ejecución del
contrato. Se exigirá al contratista la póliza de
salarios,
prestaciones
sociales
e
indemnizaciones.
Riesgo Soberano: comprende los eventos
producto de cambios en la normatividad que
tengan impacto negativo en la ejecución del
contrato.
Riesgo de responsabilidad Civil
Extracontractual
QUIEN LO ASUME
El proponente
El contratista
El contratista
MEDIDA PARA MITIGAR O REDUCIR EL
RIESGO
O CONTIGENCIA
Se entiende perfeccionado el vinculo
contractual con la aceptación de la oferta,
sin perjuicio de la firma del respectivo
contrato.
Solicitar a los oferentes que estructuren en
forma diligente la oferta económica, ya
que no se aceptarán reclamaciones o
reconocimiento por este concepto.
Solicitar a los oferentes que estructuren en
forma diligente la oferta económica, para
que la ejecución del contrato, no se vea
afectada por condiciones financieras de
liquidez o endeudamiento, ya que no se
aceptarán
reclamaciones
por
este
concepto.
Se exigirá al contratista la póliza de
salarios,
prestaciones
sociales
e
indemnizaciones.
El contratista
La Entidad
contratante
El contratista
Restablecimiento del Equilibrio Económico
en la proporción afectada por las nuevas
disposiciones.
El
contratista
responderá
civil
y
extracontractual por cualquier hecho frente
a terceros con ocasión de la ejecución llIel,..
objeto contratado.
Y.l
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IDENTIFICACION DEL RIESGO
Riesgo de Fuerza Mayor No Asegurable:
Ocurrencia de hechos de fuerza mayor,
caso fortuito, derivados de terrorismo o
eventos Que alteren el orden público.
Riesgo de Cumplimiento
Riesgo por el manejo indebido de la
información a la Que puede tener acceso
el contratista
QUIEN LO ASUME
La Entidad
contratante y el
contratista
El contratista
El contratista
Riesgo de Accidente Laboral
El contratista
rvERSIÓN 4.0
MEDIDA PARA MinGAR O REDUCIR EL
RIESGO
O CONTIGENCIA
Otorgará el derecho a suspender las
obligaciones estipuladas en el contrato y
los costos serán asumidos por las partes,
en la proporción Que afecte a cada uno.
Se exigirá al contratista la póliza de
cumplimiento general del contrato.
El contratista asumirá en su totalidad las
consecuencias patrimoniales y penales
que se deriven del manejo indebido de la
información que obtenga por causa y/u
ocasión de la ejecución del contrato.
El contratista a través de la ARP
responderá por los accidentes de trabajo
que se genere por causa del mismo, de
igual forma el porcentaje de pago
cancelado a la ARP deberá ser
proporcional al riesgo.
Adicionalmente, a los riesgos antes enunciados, específicamente en esta
clase de contratación de bienes y servicios en la que se obtiene un producto o
valor agregado suministrado por el contratista con el fin de mantener los
equipos electrónicos y de cómputo en optimas condiciones técnicas de
conservación y funcionamiento que son necesarios para el desarrollo de las
actividades de los funcionarios que laboran en las diferentes áreas de la
entidad para el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales
atribuidas a las contralorías territoriales en el ámbito de su jurisdicción,
podemos identificar los siguientes riesgos particulares a esta clase de
contratos que pueden afectar el equilibrio económico del mismo, veamos:
1) Que el costo del mantenimiento preventivo de equipos de la entidad
superen el valor estimado en el contrato, en este caso, el riesgo será asumido
en su totalidad por el Contratista.
2) Que se presenten demoras en el pago al contratista por trámites operativos,
los cuales serán asumidos por el contratista.
3) Que el deterioro o daños de equipos que se presentaren durante el
procedimiento de mantenimiento por actividades propias del contratista, el
riesgo será asumido en su totalidad por el Contratista.
4) Que se presenten por necesidades del servicio situaciones administrativas
u operativas al interior de la entidad que impidan el normal desarrollo del
cronograma del mantenimiento, la entidad contratante enviará previ
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comunicación de la nueva programación, sin que ello afecte el equilibrio
económico del contrato.
5) Que el contratista no cumpla con la buena calidad en el mantenimiento
preventivo y correctivo objeto del contrato, en este evento, el riesgo será
asumido por el contratista.
7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTíAS DESTINADAS
A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O
EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL
OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO, Así COMO LA
PERTINENCIA DE LA DIVISiÓN DE AQUELLAS, DE ACUERDO CON LA
REGLAMENTACiÓN SOBRE EL PARTICULAR.
Teniendo en cuenta, el objeto del contrato, la estimación, tipificación, y asignación de
los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato
anteriormente expuestos, el proponente que salga favorecido se obligará a constituir
a favor de la Contraloría y a satisfacción del mismo, de conformidad con lo
establecido en el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 4 de la
Ley 1150 de 2007 y demás normas legales que rigen la materia, Garantía única
expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad
bancaria, en formato para entidades estatales, a partir de la fecha de suscripción del
contrato, con el objeto de respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones que su~an del mismo en las cuantías y términos que se señalan a
continuación:
1. Cumplimiento general de las obligaciones, surgidas del presente contrato, en
cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, este amparo debe
garantizar el cumplimiento del contrato, las modificaciones unilaterales que a este
se le introduzcan, el pago de la cláusula penal y de las multas, y cubrirá el término
de la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.
2. Calidad del bien y del servicio, en cuantía equivalente al 20% del valor total del
contrato y cubrirá el termino de la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.
3. Salarios y prestaciones, equivalente al 5% del valor total del contrato y debe
extenderse por el plazo del contrato y tres años más.
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Lo anterior, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, Artículo 3.5.r que dice:
"No obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los
contratos a que se refiere el presente capítulo. En el evento en el cual la entidad las
estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la
forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo
establecido en el artículo 7 0 de la Ley 1150 de 2007".
8. lA INDICACiÓN DE SI lA CONTRATACiÓN RESPECTIVA ESTÁ
COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE
LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA El ESTADO COLOMBIANO EN lOS
TÉRMINOS DEL ARTíCULO 8.1.17 DEL DECRETO 734 de 2012.
El presente procedimiento de contratación se encuentra excluido o no está
cobijado por los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC)
que vinculen al Estado Colombiano, de acuerdo con el Manual del TLC
adoptado por el Departamento Nacional d i e ión (DNP).
Elaborado por:
L1NA MA
Profesional
Aprobado por:
NESTO
Revisado por:
ED
A VIAT lA DUSSAN
Asesora Jurídica
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Descargar - Contraloría Departamental del Meta

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