Tema 2. - Cooperadora

Transcripción

Excel para Contadores. CPN Favio Emiliani.
Índice
Guia del Entorno Virtual ................................................................................................................ 2
Introducción. ............................................................................................................................... 10
Extracto de un libro recomendado. ............................................................................................ 16
Tema 1. ........................................................................................................................................ 18
Tema 2. ........................................................................................................................................ 28
Tema 3. ........................................................................................................................................ 34
Tema 4. ........................................................................................................................................ 39
Tema 5. ........................................................................................................................................ 46
Tema 6. ........................................................................................................................................ 50
Simbología utilizada en esta guía
Subtemas. Lista de los subtemas que
vemos en el tema actual.
Conceptos y funciones a utilizar. En
esta sección se detalla la utilidad y
sintaxis de las funciones que se
aprenderán a utilizar.
Importante. No dejen de leer estos
avisos.
Foros. En los mismos podrán participar
de diversas actividades.
Entrada en calor. Ejercicios para
conocer las nuevas funciones y/o
herramientas, antes de hacer el
ejercicio principal de la unidad.
Enlaces. Material de lectura
recomendada, a fin de que obtengan
los fundamentos teóricos de la unidad
a analizar.
Video Tutorial. El icono indica que es
momento para ver el video tutorial del
tema actual. Se pueden reproducir
tanto desde el DVD como en forma
online desde la plataforma.
Subir tu trabajo a la plataforma. Indica
que llegó la hora para que subas el
trabajo que hiciste mientras viste los
videos. Siempre se toman como base
los archivos que están publicados en la
plataforma (en un tema puede haber 1
o más archivos sobre los cuales se
trabaja a medida que ves los videos).
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Guia del Entorno Virtual
¿Qué es el entorno virtual?
Es una plataforma de e-learning que permite mantener un contacto directo con los
estudiantes. Desde la misma se pueden plantear actividades, enviar mensajes, tomar
evaluaciones y supervisar si el alumno siguió la asignatura.
Acceso a la plataforma.
Ingresá a través del sitio de la cooperadora de la Facultad, en el siguiente enlace:
http://www.cooperadorafce.com.ar
Luego presioná sobre el enlace con la leyenda “Ingresar a la plataforma”
[ver captura 1]
Captura 1
De esa forma accedemos directamente al aula del curso “Excel para Contadores”, que se
encuentra dentro de la plataforma “Moodle” que adaptó el Centro de Telemática de la UNL.
[ver captura 2]
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Captura 2
Creación de una cuenta de usuario.
La primera vez que ingresas vas a tener que crear una cuenta, a menos que la hayas creado
previamente para otra asignatura de la Facultad.
Para crear una cuenta tenemos que ir a la sección de “Registrarse como usuario” y clickear en
el botón “Comience ahora creando una cuenta”. [ver captura 3]
Captura 3
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Vas a ver el siguiente formulario de registro. En “nombre de usuario” vas a colocar la inicial de
tu nombre y tu apellido completo (más abajo se coloca tu nombre completo por lo que no
necesitas colocarlo ahora). Es muy importante escribir bien la dirección de correo, ya que vas
a recibir un mail que debes confirmar. A la dirección de correo la tenés que escribir tanto en el
campo “dirección de correo” como en el campo de abajo llamado “Correo (de nuevo)”.
[ver captura 4]
Captura 4
Luego de completar el formulario y clickear en “Crear cuenta” te va a avisar que se envió un
mail a la dirección declarada con las instrucciones para terminar el proceso de registración. [ver
captura 5]
Captura 5
Ahora tenés que ingresar a tu cuenta de correo y vas a ver un mail de “Administrador Entorno
Virtual” con el asunto “Confirmación de la cuenta http://entornovirtual...”. [ver captura 6]
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Captura 6
El mail que vas a recibir es similar al siguiente y para confirmarlo debes clickear en el enlace
que se señala a continuación. [ver captura 7]
Captura 7
Al clickear en ese enlace se va a confirmar la existencia de tu cuenta de correo y te solicitará la
llave para matricularte en el curso.
Esta “contraseña de acceso” sólo la solicita la primer vez, y el profesor te la va a informar antes
del inicio de las clases (se envía un mail masivo). [ver captura 8]
Captura 8
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Breve guía de manejo de la plataforma.
Hay algunas cuestiones que te servirán para manejar mejor la plataforma.
Ocultar bloques.
A medida que pasan las clases vas a ver cada vez más bloques, cada tema es un bloque nuevo y
para no desplazar tanto la pantalla hacia abajo, podés usar el cuadradito que se destaca en la
siguiente imagen para que el sistema sólo muestre ESE bloque seleccionado.
Entonces, clickeando el cuadradito que se muestra en el ejemplo, sólo se va a mostrar el
bloque 3 sobre el Inventario. ¡No te asustes!, podés hacer lo mismo para volver a mostrar
todos los bloques del curso. [ver captura 9]
Captura 9
Suscribirse / Desuscribirse a Foros
Al principio es una buena idea recibir las notificaciones en tu correo, pero cuando son foros
con mucha actividad se puede volver molesto recibir tantos mails. Para desuscribirte a un foro
podés ingresar al mismo y clickear en “Darse de baja de este foro”, como se ve en la siguiente
imagen. [ver captura 10]
Captura 10
Bien, ahora que ya tenés nociones generales sobre el manejo de la plataforma, pasá por el foro
“Presentándonos” (en el bloque inicial de la plataforma), así todos nos podemos conocer. Es
muy importante que comentes que carrera estás siguiendo, o bien si sos un graduado de la
Facultad (o de otras Facultades o Universidades). También sirve, desde el punto de vista
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pedagógico, saber si te encuentras trabajando en la actualidad y la periodicidad con la que
usas el Excel.
Completando el perfil.
Cuando ingresas al aula podés ir al perfil clickeando en tu nombre, de la forma que se muestra
en la siguiente captura. [ver captura 11]
Captura 11
O bien yendo al panel de administración y clickeando en Perfil. [ver captura 12]
Captura 12
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Primero tenés que clickear en la ficha “Editar información”. [ver captura 13]
Captura 13
Luego tenés que escribir algo en descripción, no necesitas redactar algo largo ya que eso lo
hacés en el foro “Presentándonos”. [ver captura 14]
Captura 14
Es bueno que subas tu foto para que te podamos identificar. Para hacerlo tenés que clickear en
“Examinar” buscar una foto en tu computadora y finalmente presionar el boton que está al
final y dice “Actualizar información personal”. [ver captura 15]
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Captura 15
Con estas breves indicaciones podés animarte a explorar la plataforma.
En el siguiente capítulo veremos una breve reseña sobre la estructura del curso.
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Introducción.
Buscamos que el alumno logre usar el Excel para generar sus propias planillas a fin de poder
aplicarlas a su ámbito laboral actual o futuro. Las planillas serán diseñadas con vistas a la
reutilización futura, estandarizando campos, buscando el ingreso rápido de la información y el
acceso restringido a las hojas de parámetros.
Las planillas van a ser diseñadas usando un esquema de registros, como si se tratase de una
base de datos. Para ver de qué se trata, vamos a ver un ejemplo de una hoja tradicional de
Excel destinada a las fichas para el personal. [ver captura 16]
Captura 16
La planilla que vemos arriba está correcta ya que cumple con el objetivo de carga de datos,
pero dificulta el agregar más personal, ya que nos obliga a copiar todos los renglones cada vez
que deseamos incorporar a otra persona en nuestra empresa.
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En el curso van a aprender a diseñar planillas siguiendo un esquema de registros y campos.
Para ello primero tenemos que pensar en qué es lo que se va a cargar, en el caso del ejemplo,
las fichas del personal de nuestra empresa. Los registros serían cada uno de nuestros
empleados (en el Excel se identifica con los renglones de la hoja). De cada registro hay una
serie de datos que se van a cargar, esos serían los campos (en el Excel lo relacionamos con las
columnas). En el ejemplo de la hoja con los datos de nuestro personal, los campos podrían ser:
apellido, nombre, CUIL, fecha de ingreso, n° de cuenta sueldo, etc. [ver capturas 17 y 18]
Captura 17
Captura 18
Este esquema de registros - campos es muy útil para todo tipo de aplicaciones en Excel,
también se puede aplicar para el caso de Inventario de mercaderías.
Contenido del curso
Los temas fueron organizados buscando introducir las funciones gradualmente y reforzando
los conceptos en las sucesivas prácticas. El curso siempre se va actualizando y se van
incorporando nuevos temas, muchas veces a partir de pedidos de alumnos, por lo que si hay
algo que te gustaría aprender, con gusto te escuchamos.
PRIMER CLASE
Notificaciones al Personal
Subtemas
•
Cálculo de licencia anual ordinaria.
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•
Combinación de correspondencia para generar notificaciones (uso de Word y Excel).
Uso de Excel
•
Formato de número personalizado para separar el CUIL con guiones.
•
Operaciones entre fechas (sumar y restar fechas).
•
Condicional (SI).
•
Asignando nombres a las celdas (Insertar -> Nombre -> Definir).
•
Simplificando los “SI” anidados, función BUSCAR.
•
Función CONTARA (contar renglones de un rango).
•
Conversión de una celda numérica o de fecha a una cadena de texto.
SEGUNDA CLASE
Liquidación de sueldos y de indemnización por despido
Subtemas
•
Planilla de liquidación de sueldos.
•
Libro sueldos y jornales.
•
Indemnización por despido.
Uso de Excel
•
Definir nombres de celdas en la misma hoja y en libros externos (Menú Insertar ->
Nombres -> Definir).
•
Búsqueda de datos a partir de un campo clave (BUSCARV), dentro del mismo libro y en
libros externos.
•
Calcular antigüedad a hasta el día de hoy, tomando sólo el número entero (función
ENTERO).
•
Unir dos celdas en una sola a fin de usar las listas desplegables de validación de datos.
(Menú Datos -> Validación).
•
Uniendo celdas y cadenas de texto.
•
Extraer sólo el mes de una fecha.
•
Extraer sólo el día de una fecha.
•
Estandarizar datos para la indemnización por despido, a fin de lograr reutilizar la
planilla.
TERCER CLASE
Manejo de Inventarios
Subtemas
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•
Diseño del libro en base a registros y campos.
•
Alternativas para facilitar el ingreso de datos.
•
Protección de celdas.
•
Validación de datos.
Uso de Excel
•
Anidación de distintas funciones de Excel.
•
Creación de tablas con la información a utilizar.
•
Diagramación correcta de la tabla de productos, usando celdas relacionadas para
facilitar la lectura y actualización.
•
Creación de una hoja de stock para poder realizar fácilmente el arqueo físico de los
productos. Se usará la fórmula SUMAR.SI
•
Ingreso de registros en la tabla de movimientos usando listas desplegables.
CUARTA CLASE
Papeles de trabajo para liquidación de IVA e Ingresos Brutos
Subtemas
•
Diseño orientado a evitar errores de distracción y facilitar el trabajo.
•
Exportación automática de retenciones de II.BB. e importación desde el SIAP.
Uso de Excel
•
BDSUMA, para sumar celdas que cumplan con varios criterios.
•
Formato de celda para mostrar los 0 (ceros) del número de la factura.
•
Ingreso de datos por listas desplegables.
•
BUSCARV, a fin de seleccionar una empresa que nos haya retenido y que nos complete
automáticamente su número de CUIT y de agente de retención de IIBB.
•
CONCATENAR, TEXTO a fin de hacer la migración automática al módulo de IIBB del
SIAP.
•
Y dos funciones más para hacer el “relleno” de los campos que tienen un largo inferior
al requerido por la función de importación. En clases vamos a ver qué opciones brinda
el Excel para lograr ese objetivo.
2
QUINTA CLASE
Papeles de trabajo para balances
Subtemas
•
Manejo de varios libros.
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•
Confección de hojas resumen.
•
Protección de datos.
Uso de Excel
•
SUMAR con más de una condición usando matrices.
•
Control ActiveX
•
Repaso de BDSUMA, BUSCARV, SUMAR.SI
•
Protección del libro (Herramientas -> Proteger -> Proteger Libro / Hoja).
•
Relaciones entre celdas de distintos libros.
SEXTA CLASE
Aplicativo para un bar/restaurant
Subtemas
•
Carga de consumos usando macros.
•
Creación de resúmenes usando tablas dinámicas.
Uso de Excel
•
Macros simples y avanzados
•
Controles de Formulario
•
Tablas dinámicas
Otras herramientas que vamos a ver.
Si bien no están incluidas bajo el título del curso, decidí agregar algunas herramientas
informáticas que te van a resultar de utilidad. Si uno analiza que trabaja con información, vive
en la era de la información, no puede desconocer que el mayor valor es intangible y que así
como se genera y acumula, fácilmente se puede perder. Por eso considero útil incluir estos
temas:
-
Cobian Backup. Respaldar la información. El DVD incluye un video donde les muestro
como usar una herramienta que automáticamente hace copias de seguridad
-
Camouflage. Proteger la información. Muchas veces trabajamos con información
confidencial, por lo que es necesario saber cómo mantenerla privada. Veremos cómo
romper una contraseña que no es segura (para saber cómo hacerla segura), y
analizaremos las diferencias de la Criptografía y de la Esteganografía, es decir, ¿Qué es
más seguro?, ¿algo duro de romper o algo invisible?
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-
PDF Creator. El software que uso me deja imprimir pero no generar un archivo para
que mi cliente lo vea, ¿hay una solución?. Uso de las impresoras PDF. Aplicación a la
profesión.
-
Open Office Calc. Es una herramienta gratuita muy similar al Excel. Veremos cómo
hacer una migración exitosa en la empresa y mediremos esta acción en términos
económicos.
Todos los programas mencionados en el listado anterior son de uso libre y gratuito. Los
mismos se verán como “bonus” al finalizar el curso (los videos se descargarán desde la
plataforma)
Tips para mayor velocidad en el uso habitual de Excel y Windows
Les recomiendo practicar estas combinaciones de teclas ya que permiten agilizar las tareas
cotidianas. Una vez que te acostumbrás ganás mucha velocidad.
- Inicio del Explorador de archivos: Win + e
- Minimizar todas las aplicaciones y ver el escritorio: Win + m
- Cambiar de aplicación: ALT + TAB
- Empezar a escribir una fórmula: signo = o + (es más rápido usar el + por su ubicación)
- Cambio de hojas en el Excel: Ctrl + Re. Pag. o Ctrl + Av. Pag (teclas Avanzar o retroceder
página).
- Ingreso en listas de validación: Alt + Flecha abajo (en la ejercitación vas a conocer cuáles son
estas listas).
- Selección de celdas contiguas: Shift y marcar selección con teclado o mouse.
- Selección de celdas discontinuas: Ctrl y clickear con el mouse las celdas deseadas.
- Copiar: Ctrl + C
- Pegar: Ctrl + V
- Cortar: Ctrl + X
Aclaración, el signo + significa que las dos teclas deben presionarse, pueden ser
simultáneamente o bien primero presionar una y sin soltarla presionar la otra posteriormente.
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Extracto de un libro recomendado.
A lo largo del curso vamos a construir planillas, basadas en casos reales, que nos permitirán
evitar trabajo futuro. Además, evitarán que cometamos errores de distracción y las
estructuraremos como si fueran una base de datos. Serán pensadas para invertir tiempo a la
hora del desarrollo y luego beneficiarnos ganando agilidad en la carga de la información (que
además se convertirá en una tarea delegable).
En concordancia con estas ideas, encontré un libro llamado “Ya sé Excel, pero necesito más”
de Francisco Megía Morales (autor español), y en las primeras cuatro páginas habla sobre el
diseño de planillas que quiero transmitirles, a las mismas las pude obtener en la vista previa
del Google Books. Pueden ingresar al sitio web del autor ingresando al siguiente enlace.
http://www.necesitomas.com/excel
En esta introducción del libro se explica claramente la filosofía de cómo estructurar las
planillas de Excel a fin de hacer más productivo nuestro trabajo. Si bien no está completa (las
páginas 5 y 6 no están disponible en la vista previa), las páginas que se pudieron obtener me
resultaron muy interesantes. Puede descargar estas páginas también desde la plataforma
(“Extracto: Ya se Excel, pero necesito más”), se encuentra en el bloque inicial (primer bloque
de la plataforma, sin numerar).
Una vez que lo leas, ingresá a la plataforma para participar en el foro “Actividad
Introductoria”, donde compartiremos nuestra experiencia sobre los “malos usos” de
Excel. Todos pasamos por esa etapa, te esperamos!
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Tema 1.
Notificaciones al Personal.
Cálculo de licencia anual ordinaria.
Combinación de correspondencia para generar notificaciones (uso de Word y Excel).
Creando más de un registro por página.
Introducción.
Las notificaciones al personal es una función que, como contador de una empresa, muchas
veces vamos a tener que realizar.
Algunas veces son notas individuales para lo cual utilizamos un formulario al que le vamos
cambiando los datos según la ocasión.
Otras veces tenemos que generar notificaciones a todo el personal en la que se incluyen
muchos datos que van variando de carta en carta, lo que implica que tenemos que revisar los
datos de una hoja y luego volcarlos correctamente en la nota que elaboramos para cada
persona.
Este tema apunta a simplificar ese último caso, y así evitar posibles errores de distracción y nos
ahorra una verificación posterior.
Aplicación Práctica.
Un caso que se nos plantea todos los años es el tema de las licencias ordinarias, son dirigidas a
todo el personal y debemos colocar sus datos personales, cantidad de días que le
corresponden según su antigüedad, fecha de inicio, de fin y fecha en que se debe reintegrar a
sus tareas.
Teniendo en vista el objetivo de reutilización de datos, vamos a tener una planilla con los datos
generales de nuestros empleados y la vincularemos a otros libros. A esa información la vamos
a usar en el cálculo de las licencias y la podemos volver a usar en el recibo de sueldo. Pero
además, la utilizaremos en la planilla de indemnización (tema 2 de este curso).
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Primero repasemos un poco de la normativa de este tema. Lo invitamos a ingresar a
los siguientes enlaces donde podrá profundizar la información que se cita.
Ley 20.744
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/25000-29999/25552/texact.htm
Art. 150. —Licencia ordinaria.
El trabajador gozará de un período mínimo y continuado de descanso anual remunerado por
los siguientes plazos:
a) De catorce (14) días corridos cuando la antigüedad en el empleo no exceda de cinco (5)
años.
b) De veintiún (21) días corridos cuando siendo la antigüedad mayor de cinco (5) años no
exceda de diez (10).
c) De veintiocho (28) días corridos cuando la antigüedad siendo mayor de diez (10) años no
exceda de veinte (20).
d) De treinta y cinco (35) días corridos cuando la antigüedad exceda de veinte (20) años.
Para determinar la extensión de las vacaciones atendiendo a la antigüedad en el empleo, se
computará como tal aquélla que tendría el trabajador al 31 de diciembre del año que
correspondan las mismas.
Art. 153. —Falta de tiempo mínimo. Licencia proporcional.
Cuando el trabajador no llegase a totalizar el tiempo mínimo de trabajo previsto en el artículo
151 de esta ley, gozará de un período de descanso anual, en proporción de un (1) día de
descanso por cada veinte (20) días de trabajo efectivo, computable de acuerdo al artículo
anterior. En el caso de suspensión de las actividades normales del establecimiento por
vacaciones por un período superior al tiempo de licencia que le corresponda al trabajador sin
que éste sea ocupado por su empleador en otras tareas, se considerará que media una
suspensión de hecho hasta que se reinicien las tareas habituales del establecimiento. Dicha
suspensión de hecho quedará sujeta al cumplimiento de los requisitos previstos por los
artículos 218 y siguientes, debiendo ser previamente admitida por la autoridad de aplicación la
justa causa que se invoque.
CCT 130/75
http://www.trabajo.gba.gov.ar/documentos/convenios/c130-75.pdf
Art. 74°.- Los empleadores concederán las vacaciones fijadas por la ley 20.744, de acuerdo
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con sus disposiciones.
En los casos de que se trate de cónyuges e hijos menores de 18 años, que trabajen en el
mismo o distinto establecimiento, se les propondrá que gocen su período de licencia en fechas
coincidentes, siempre que ello no perjudique notoriamente el normal desenvolvimiento del o
de los establecimientos.
En todos los casos, se comunicará a los interesados la fecha en que gozarán las vacaciones con
60 días de anticipación.
Información general para empleados de comercio
http://www.faecys.org.ar
A continuación veremos en detalle las funciones y/o herramientas de Excel que
utilizaremos en la actividad central de este tema. Se recomienda su lectura,
especialmente para las personas que no conozcan la sintaxis de las funciones a
utilizar.
En este tema se va a utilizar el Excel y el Word, en cualquiera de sus versiones, recomiendo la
versión 2007 o bien la 2003. A partir de la edición 2003, cuando se escribe una función aparece
un tooltip indicando la estructura de la misma.
En el Excel vamos a emplear lo siguiente:
-
Formato de número personalizado para separar el CUIL con guiones.
-
Operaciones entre fechas (sumar y restar fechas).
-
Condicional “SI”.
-
Asignando nombres a las celdas (Insertar -> Nombre -> Definir).
-
Simplificando los “SI” anidados, función BUSCAR.
-
Función CONTARA (contar renglones de un rango).
-
Conversión de una celda numérica o de fecha a una cadena de texto (*).
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La marca (*) se refiere a que en clases vamos a buscar que fórmulas podemos usar para
cumplir ese objetivo, de esta forma, a partir de una necesidad aprendemos a buscar qué
función tenemos que usar.
En el Word vamos a usar la función de combinar correspondencia para que se generen
automáticamente las cartas personalizadas a los empleados con todos los datos variables que
se van a extraer del Excel que hicimos.
Utilidad de las nuevas funciones y su sintaxis.
SI: Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si es verdadero y otro si es falso.
Sintaxis:
SI(prueba lógica; qué hacer si es verdadero; qué hacer si es falso)
La prueba lógica puede ser cualquier operación o fórmula que pueda verificarse su estado de
verdad. Dentro de esa prueba lógica pueden utilizarse cualquier operador de comparación ( =,
<, >, <=, >=, <>) y además se pueden combinar más de un operador usando las funciones Y u
O. Si se usa Y, todas las condiciones se deben cumplir para que sea verdadero. Si se usa O, al
menos una se debe cumplir.
Ejemplo:
A
1
Datos
2
15
3
9
4
8
=SI(Y(A2>A3;
Si 15 es mayor que 9 y menor que 8, devuelve "Correcto".
A2<A4);
Resultado: Incorrecto
"Correcto";
- 21 / 49 -
"Incorrecto")
=SI(O(A2<>A3;
Si 15 no es igual a 9 ó 15 no es igual a 8, se devuelve "Correcto".
A2<>A4);
Resultado: Correcto
"Correcto";
"Incorrecto")
Anidando los SI
Cuando el análisis lógico se vuelve más complicado es necesario usar más de una función SI.
En este caso, el valor de “qué hacer si es falso” pasa a ser otra función SI, con otra prueba
lógica y otros pasos para verdadero y falso. Veamos:
Si la puntuación es
La función devuelve
Mayor que 89
A
De 80 a 89
B
De 70 a 79
C
De 60 a 69
D
Menor que 60
F
Analizando la tabla anterior, podemos decir que si la nota de la persona es mayor que 89, le
corresponde una A, de lo contrario puede ser una B, C, D o F.
Entonces, usando el esquema de notas podemos elaborar una función para darle una
calificación conceptual a los siguientes resultados de examen:
A
1
Puntuación
2
45
3
90
4
78
- 22 / 49 -
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))
Para poder entender la función la podemos analizar por partes de la siguiente forma:
Esto se puede complicar mucho si el número de opciones es grande, para lo cual se puede
utilizar una función llamada BUSCAR.
Sirve para evaluar muchas condiciones y asignarle el valor correspondiente.
Continuando con el ejemplo anterior tenemos que hacer una tabla, ordenando los pisos de
cada categoría de menor a mayor, es decir:
Si la nota era menor a 60, le correspondía una F, entonces el piso es 0 (cero), si era mayor a 60
y menor que 69, le correspondía una E, entonces el piso es 60, así sucesivamente obtenemos:
F
G
1 Puntuación Calificación
2
0
F
3
60
D
4
70
C
5
80
B
6
89
A
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La función BUSCAR tiene dos variantes, una usando vectores (los vectores son matrices de una
columna) y otra usando matrices, donde una columna es el valor y la otra el resultado (como
se ve en la tabla de arriba).
Sintaxis:
BUSCAR(valor_buscado; matriz)
La sintaxis de la forma matricial de la función BUSCAR tiene estos argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en una matriz.
El argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de
referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor de la
matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o
columna (según las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de error
#N/A.
matriz Obligatorio. Rango de celdas que contiene texto, números o valores lógicos que
desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV.
La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera fila,
BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la búsqueda según las
dimensiones de la matriz.
Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas),
BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas que columnas),
BUSCAR busca en la primera columna.
Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un índice en vertical o
en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o
columna.
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IMPORTANTE Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ...,-2, -1,
0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor
incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Entonces, toda esta fórmula:
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))
Pasa a ser:
=BUSCAR(A2;F2:G6)
Los otros conceptos y funciones son más simples y los vamos a ver en la clase, por lo que ahora
pasamos a ver la generación automática de notificaciones a partir de los datos de nuestra tabla
de Excel.
Combinar correspondencia.
Es una función muy poco utilizada del Office pero que es muy rica por su variedad de
aplicaciones. Por ejemplo, se puede usar para:
-
Generar destinatarios para imprimir sobres de cartas.
-
Crear certificados por participaciones en congresos. Los mismos puede personalizarse,
detallando expositor, título de trabajo, calidad de participación.
-
Notificaciones al personal (licencias, cumplimiento de metas por sucursal, etc).
Esta función se encuentra en la mayoría de las versiones de Word en el menú HERRAMIENTAS
Office 2003 -> Cartas y correspondencias -> Asistente para combinar correspondencia.
Office 2007 -> Ficha Correspondencia -> Iniciar combinación de correspondencia.
Los pasos para aprovechar esta herramienta son:
-
Diseñar la tabla de Excel que contiene los datos que vamos a colocar en la carta (sólo
los datos que van a variar de carta en carta)
-
Diseñar un documento de Word con el contenido general de la carta (no colocar los
datos que varían, luego se van a colocar los marcadores que van a ser reemplazados
cuando se haga la combinación).
-
Seguir los pasos del asistente de combinación de correspondencia:
- 25 / 49 -
o Seleccionamos “usar el documento actual” de Word que contiene la carta
modelo.
o Seleccionamos “usar una lista existente” (es la tabla de Excel que habíamos
creado con los datos) y la elegimos entrando en el enlace “Examinar”.
o Dejamos el Tilde sólo en los renglones que correspondan a los rótulos y a las
filas que contengan registros que vamos a usar en la combinación.
o Entramos en “Más elementos” y vamos a ver los rótulos de las columnas de
nuestra tabla de Excel.
o Estando posicionados en el lugar correcto en el word, insertamos cada uno de
los campos. Va a aparecer el campo rodeado de dos signos menores y dos
signos mayores: <<Apellido>>, eso indica que ese marcador se va a reemplazar
por el apellido que corresponda.
o Los pasos para el Office 2007 se pueden ver detalladamente en el videotutorial de este tema (se encuentra en el DVD y en la plataforma online).
Se puede tener una vista previa para ver como quedarían con los marcadores reemplazados
por los datos concretos. Luego se pueden generar las cartas para editarlas (si es necesario) o
imprimirlas.
Si no pudiste asistir a la clase, podés ver el video del desarrollo del Tema 1:
Notificaciones al Personal ingresando a la plataforma del curso o desde el
DVD. En el mismo se detalla paso por paso el desarrollo de la planilla de
Excel y la generación de las notificaciones usando el Word.
Ahora que ya presenciaste la clase o viste el video de la misma, es tu
turno de mostrarnos la planilla y las notificaciones que realizaste,
siguiendo las instrucciones del video. Si te sentís creativo, podés
introducir todas las modificaciones que desees.
Ingresá al Tema 1 en la plataforma y clickea en “Subí tu trabajo del tema
1”.
Aclaración: estos trabajos no se califican, ya que es una reproducción de
lo que enseñé, pero SÍ son un requisito del curso.
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Cada trabajo subido a la plataforma confirma que has seguido el curso, y en caso de
subirlos todos podremos emitir el certificado de Asistencia. En el caso de la
comisión presencial no importa que una clase no puedas ir, la asistencia se da con
la subida del trabajo de la semana.
Si hacés todos los trabajos y además aplicás los conocimientos y creatividad a un
caso nuevo o mejora de uno que hice yo, podremos emitirte el certificado de Curso
Aprobado. Te recomiendo esta oportunidad ya que es otro medio más para
aprender y despertar tu creatividad.
En la próxima clase veremos el tema de liquidaciones de sueldos y de
indemnizaciones por despido
Favio.-
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Tema 2.
Liquidaciones
Liquidación de sueldos.
Libro sueldos y jornales.
Indemnización por despido.
Introducción.
En las PyMES, el contador debe cumplir varios tipos de funciones, además de emitir informes
de gestión y preparar información para el balance, también frecuentemente realiza la
liquidación de sueldos.
Además, si uno va a desempeñar la profesión liberal, la liquidación de sueldos o de
indemnizaciones es un servicio adicional que podemos ofrecer.
Por ello, es muy útil saber cómo armar una planilla para generar los recibos de sueldos, porque
cuando cambie la legislación podemos ir adaptándola.
Va a ser necesario saber el Convenio Colectivo que comprende la actividad de la empresa para
la cual estemos trabajando ya que puede fijar pautas distintas a las establecidas en la LCT. En
este curso vamos a trabajar sobre el CCT de empleados de comercio, pero se pueden adaptar
las planillas para seguir cualquier convenio (sería una idea válida para que lo apliques en tu
trabajo final).
Lo que este curso busca es diseñar las planillas a fin de ahorrar trabajo futuro, es decir,
invertimos un poco más de tiempo al generar la estructura la primera vez, pero luego vamos a
modificar sólo los datos básicos para obtener los nuevos resultados. De esa forma vamos a
poder brindar una respuesta rápida ante los requerimientos de nuestros clientes o
empleadores.
Vamos a usar datos que se almacenan en un libro y son solicitados en otro libro, así sólo lo
cargamos una vez y lo reutilizamos cada vez que lo necesitamos. También se emplearán
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referencias a celdas para que los cálculos se actualicen automáticamente cuando cambiamos
la información base.
Siempre recomendamos ir a la fuente de la información, por lo que les dejamos a
continuación un listado de enlaces cuya lectura se recomienda para tener un mayor
respaldo teórico sobre el tema que vamos a desarrollar.
Acuerdo colectivo Mayo 2012
http://www.faecys.org.ar/AcuerdoSalarialMayo2012.pdf
Escala salarial Mayo 2012
http://www.faecys.org.ar/GENERAL%20052012.xls
Ley 20.744
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/25000-29999/25552/texact.htm
CCT 130/75
http://www.trabajo.gba.gov.ar/documentos/convenios/c130-75.pdf
Compendio de normas laborales
http://www.trabajo.gov.ar/legislacion/ley/index.html
Buscador de Convenios Colectivos, Acuerdos y Laudos
http://www.trabajo.gov.ar/conveniosweb/ConsultaWeb/Aviso.asp
Información general para empleados de comercio (y software para liquidación)
http://www.faecys.org.ar
INACAP
http://www.institutocap.org.ar
Aplicativo CUEC
http://www.skya.com.ar/descargas/sasi.exe
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Esta semana planteamos otra actividad de foro, así aprovechamos más el
curso y no vemos sólo Excel. Ingresá a la plataforma y buscá dentro del
bloque 2, la Actividad 2. Nos vemos!
Definir nombres de celdas en la misma hoja y en libros externos (Menú Insertar ->
Nombres -> Definir).
Búsqueda de datos a partir de un campo clave (BUSCARV), dentro del mismo libro y
en libros externos.
Calcular antigüedad a hasta el día de hoy, tomando sólo el número entero (función
ENTERO).
Unir dos celdas en una sola a fin de usar las listas desplegables de validación de
datos. (Menú Datos -> Validación).
Uniendo celdas y cadenas de texto. (*)
Extraer sólo el mes de una fecha. (*)
Extraer sólo el día de una fecha. (*)
Generación de un duplicado del recibo de sueldo sin escribir nuevamente las
fórmulas, ajuste de columnas para que el duplicado quede exactamente igual.
Las marcas (*) se refieren a que en clases vamos a buscar qué función podemos usar para
cumplir ese objetivo, de esta forma, a partir de una necesidad aprendemos a resolverla
buceando en el navegador de funciones. [ver captura 19]
Captura 19
BUSCARV
Esta es una de las funciones que vamos a usar en muchas partes del curso es sumamente útil
para ahorrar el ingreso de la información y actualizar automáticamente datos.
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Funcionamiento:
Busca un valor específico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma
fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de
comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea
buscar.
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de
los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error
#N/A.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre
de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y
minúsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse
el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el
valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en
y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:
- inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
- superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada.
Sino localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto
inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en
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deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso
contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto.
Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es
necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay
dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer
valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor
de error #N/A.
Ejemplo:
A
B
C
D
Id. de artículo
Artículo
Costo
Marcas
145,67 $
30%
1
ST-340
Cochecito
2
BI-567
Babero
3,56 $
40%
3
DI-328
Pañales
21,45 $
35%
4
WI-989
Toallitas
5,12 $
40%
5
AS-469
Aspirador
2,56 $
45%
Fórmula
Descripción (resultado)
= BUSCARV("DI-328", A2:D6,
Calcula el precio minorista de los pañales agregando
3, FALSO) * (1 +
el porcentaje marcado al costo ($28,96)
BUSCARV("DI-328", A2:D6, 4,
FALSO))
= (BUSCARV("WI-989",
Calcula el precio de venta de las toallitas restando un
A2:D6, 3, FALSO) * (1 +
descuento especificado al precio minorista (5,73 $)
BUSCARV("WI-989", A2:D6,
4, FALSO))) * (1 - 20%)
- 32 / 49 -
= SI(BUSCARV(A2, A2:D6, 3,
Si el costo de un artículo es superior o igual a 20,00 $,
FALSO) >= 20, "La marca es "
muestra la cadena "La marca es nn%"; en caso
& 100 * BUSCARV(A2, A2:D6,
contrario, muestra "El costo es inferior a $20,00". (La
4, FALSO) &"%", "El costo es
marca es 30%)
inferior a 20,00 $")
= SI(BUSCARV(A3, A2:D6, 3,
Si el costo de un artículo es superior o igual a 20,00 $,
FALSO) >= 20, "La marca es: "
muestra la cadena "La marca es nn%"; en caso
& 100 * BUSCARV(A3, A2:D6,
contrario, muestra el costo "El costo es n,nn $". (El
4, FALSO) &"%", "El costo es
costo es 3,56 $)
$" & BUSCARV (A3, A2:D6, 3,
FALSO))
Ahora que ya conoces la sintaxis del BUSCARV vamos a realizar una
entrada en calor. La misma nos sirve para comenzar a conocer funciones
nuevas, antes de comenzar el desarrollo del tema principal de la clase.
Ingresá a la plataforma para bajar el archivo con el que trabajaremos. En
el video está la solución del ejercicio.
Si no pudiste asistir a la clase, podés ver el video del desarrollo del Tema
2: Liquidaciones ingresando a la plataforma del curso, o bien desde el
DVD. En el mismo se detalla paso por paso el desarrollo de las planillas
de Excel. Por las dudas te aviso que tiene audio, sólo tenés que prender
los parlantes, relajarte y disfrutar del video (y de paso aprendes algo
nuevo).
Bueno, ahora que ya viste el video de la clase o bien asististe
personalmente a la misma, llegó la hora de trabajar y copiar lo que yo
hice en el video. Una vez terminado, subilo a la plataforma (enlace: Subí
tu trabajo del tema 2).
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Tema 3.
Manejo de Inventarios
Diseño del libro en base a registros y campos.
Alternativas para facilitar el ingreso de datos.
Protección de celdas.
Validación de datos.
Introducción.
Muchas veces como contadores internos de una empresa pequeña vamos a ser los
responsables de armar circuitos administrativos, los cuales pueden llegar a involucrar el
manejo de stock.
Por más que en las empresas se utilicen sistemas administrativos de cobranza, de caja, cuenta
corriente de clientes, muchas veces no están diseñados para además brindar información
sobre el stock de productos. Los sistemas “a medida” generalmente tienen un costo elevado
de desarrollo, no sólo monetario, sino también en tiempo.
Por ello, como contadores debemos ser capaces de armar un circuito, establecer medidas de
seguridad y control de los inventarios de productos que se manejen en la empresa. El operador
de la planilla será otro empleado de la empresa, por lo que debemos hacerla buscando brindar
la mayor facilidad de uso y resguardando los datos que no debería modificar.
El Excel no es la mejor herramienta que poseemos, pero es la más versátil ya que una vez que
lo dominemos, podemos efectuar rápidamente cambios en nuestro libro y adecuarlo a las
modificaciones que sufran los procedimientos.
Al diseñar una planilla para el manejo de stock se suelen cometer varios errores:
-
No estandarizar la información, dejando a criterio del operador la forma de identificar
el producto.
-
Estandarizar el ingreso del producto, pero colocándole un código que el operador debe
memorizar.
- 34 / 49 -
-
Usar autofiltros para calcular el stock de un producto, lo que provoca demoras en la
verificación del arqueo realizado.
-
No proteger las celdas que contienen los datos básicos de los productos (el operador
solo debería poder acceder a la carga de los movimientos), además de no proteger las
celdas con fórmulas.
En la clase vamos a analizar estos tipos de problemas y vamos a construir una planilla que evite
cometer todos esos errores comunes.
Como escribí antes, lo que hagamos no va a ser lo más eficiente que se puede lograr ya que el
Excel no puede manejar gran cantidad de datos (prueben presionando CTRL + tecla de abajo
para ver hasta que fila llega), pero antes de encargarle el trabajo a un programador, debemos
estar conformes con el funcionamiento del circuito de la información que hemos creado.
Para poder continuar, debemos recordar lo visto en la sección de Introducción.
Cada columna o campo almacena un tipo distinto de información de la entidad que estamos
representando, en este caso, los empleados de nuestra empresa. No deben almacenarse
operaciones matemáticas que surjan de los campos que se usan, solo los datos que
caractericen a nuestro empleado. Es decir, en vez de almacenar la edad, almacenamos la fecha
de nacimiento. Luego, a partir de una consulta podemos pedirle al Excel que nos de la edad del
empleado que queremos. Y si estamos hablando de mercaderías, no creemos una columna con
el stock, eso también se puede obtener con una operación matemática.
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Luego, tenemos los registros (son las filas), todos van a tener los mismos campos ya que
pertenecen a la misma tabla, pero los contenidos de las celdas van a ser diferentes, cada fila
representará a un empleado distinto. Si estamos en el caso de inventario, cada fila es un
movimiento del inventario (alta o baja).
Condicional SI anidado para saber cuándo es pertinente calcular el precio de venta.
Anidación de las fórmulas SI y BUSCARV.
Creación de tablas accesoria con la información a utilizar.
Diagramación correcta de la tabla de productos, usando celdas relacionadas para
facilitar la lectura y actualización.
Creación de una hoja de stock para poder realizar fácilmente el arqueo físico de los
productos. Se usará la fórmula SUMAR.SI
Ingreso de registros en la tabla de movimientos usando listas desplegables.
Ahora vamos a ver una de las funciones más importantes de este tema, podés ver la sintaxis
básica a continuación y luego verla en aplicación en el video tutorial, en la plataforma y en el
DVD.
SUMAR.SI
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)
La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes:
rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios
especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o
referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en
cuenta.
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criterios Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().
IMPORTANTE Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos
lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico, las
comillas dobles no son obligatorias.
rango_suma Opcional. Las celdas reales para sumar, si desea agregar celdas a las ya
especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel suma
las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se
aplica los criterios).
Ejemplo:
A
B
C
1
Categoría
Alimentos
Ventas
2
Verduras
Tomates
2.300
3
Verduras
Apio
5.500
4
Frutas
Naranjas
800
Manteca
400
5
6
Verduras
Zanahoria
4.200
7
Frutas
Manzanas
1.200
8
Fórmula
Descripción
Resultado
9
=SUMAR.SI(A2:A7,"Frutas",C2:C7)
Suma de las ventas de todos
2.000
los alimentos en la categoría
"Frutas".
10
=SUMAR.SI(A2:A7,"Verduras",C2:C7)
12.000
los alimentos en la categoría
- 37 / 49 -
"Verduras".
11
=SUMAR.SI(B2:B7,"*s",C2:C7)
4.300
los alimentos que terminan
en "s" (Tomates, Naranjas y
Manzanas).
12
=SUMAR.SI(A2:A7,"",C2:C7)
400
los alimentos que no tienen
una categoría especificada.
Ahora que ya conoces la sintaxis del SUMAR.SI vamos a realizar una entrada en
calor, en la plataforma podés bajar el material de la actividad de
precalentamiento. La respuesta está en los videos.
Ya es momento de comenzar con lo previsto para este tema, veamos cómo se
puede construir un sistema de inventario. Mirá el video de la clase desde la
plataforma o usando el DVD.
Ésta ya es la tercer entrega, así que ya conocés el procedimiento, veamos
cómo te fue con la planilla de Inventario.
¿Querés más?, te invitamos a superar los límites con el desafío colectivo que está
publicado en la plataforma. ¿Por qué lo llamamos “colectivo”?, entrá y averigualo.
Bien, seguí este buen ritmo, ahora se viene el Tema 4 donde veremos cómo ganar
tiempo al liquidar impuestos… sí, eso que puede volverse tan monótono se puede
optimizar!!
- 38 / 49 -
Tema 4.
Papeles de trabajo para liquidaciones de IVA e Ingresos Brutos.
Diseño orientado a evitar errores de distracción y facilitar el trabajo.
Exportación automática de retenciones de II.BB. e importación desde el SIAP.
Introducción.
Cuando se trata de liquidar impuestos, usamos generalmente al Excel como una calculadora,
sin explotar el poder de relación entre campos y tampoco las fórmulas. Supongo que el motivo
es que nos acostumbramos a usar lapicera, papel y calculadora para hacer las ejercitaciones
prácticas.
En este tema vamos a abordar la preparación de los papeles de trabajo para luego usar el SIAP
(Sistema Integrado de Aplicaciones) de la AFIP, en sus módulos de IVA e Ingresos Brutos (dos
de las operaciones más habituales de los contadores).
Vamos a ver cómo hacer para simplificar el trabajo recurrente, procurando que la información
que carguemos en el Excel no la debamos volver a cargar en el SIAP (una premisa es evitar la
duplicación de carga de la información).
Para lograr reducir esa doble registración vamos a ver la posibilidad de importación de datos
que permite el módulo de IIBB del SIAP, veremos el tipo de formato que nos acepta y cómo
hacer para poder generarlo desde el Excel.
Como en este tema vamos a liquidar impuestos, podés aprovechar para investigar
los aplicativos de AFIP, así ves como se gana tiempo con la importación de datos de
retenciones.
Primero hay que descargar e instalar los siguientes programas:
SIAP
http://www.afip.gov.ar/aplicativos/siap
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Aplicativo IIBB Santa Fe
http://www.santafe.gov.ar/index.php/web/content/view/full/24195
Luego podés mirar el video tutorial “importación en siap” donde muestro un proceso de
instalación del SIAP y del aplicativo de Ingresos Brutos. Luego en el video también se muestra
como se realiza la importación del archivo. No es obligación hacer la importación final al SIAP,
la clase solo abarca hacer la planilla de excel y ese es el archivo que se sube (el archivo de Excel
correspondiente a IIBB y a IVA).
BDSUMA, para sumar celdas que cumplan con varios criterios.
Formato de celda para mostrar los 0 (ceros) del número de la factura.
Ingreso de datos por listas desplegables.
BUSCARV, a fin de seleccionar una empresa que nos haya retenido y que nos
complete automáticamente su número de CUIT y de agente de retención de IIBB.
CONCATENAR, TEXTO a fin de hacer la migración automática al módulo de IIBB del
SIAP.
Y dos funciones más para hacer el “relleno” de los campos que tienen un largo
inferior al requerido por la función de importación. En clases vamos a ver qué
opciones brinda el Excel para lograr ese objetivo.
Ahora vamos a ver una de las funciones más importantes de este tema, podés ver la sintaxis
básica a continuación y luego verla en aplicación en el video tutorial (disponible en la
plataforma y en el DVD).
BDSUMA
Sintaxis
BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las
columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función. Escriba el rótulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las
- 40 / 49 -
comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2
para la segunda y así sucesivamente.
Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar
cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de
columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una
condición de columna.
Ejemplo
A
B
C
D
E
F
1
Árbol
Alto
Edad
Rendimiento
Beneficio
Alto
2
="=Manzano"
>10
3
="=Peral"
4
Árbol
5
<16
Alto
Edad
Rendimiento
Beneficio
Manzano
18
20
14
105,00
6
Peral
12
12
10
96,00
7
Cerezo
13
14
9
105,00
8
Manzano
14
15
10
75,00
9
Peral
9
8
8
76,80
10
Manzano
8
9
6
45,00
=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:A2)
Beneficio total de los manzanos (Resultado: 225)
=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2)
Beneficio total de los manzanos con un alto entre
10 y 16 (Resultado: 75)
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Ahora que ya conoces la sintaxis del BDSUMA vamos a realizar una entrada en
calor, en la plataforma podés bajar el material de la actividad de
precalentamiento. No es obligatoria ni se sube a la plataforma, pero es bueno
que lo hagas así estás más preparado para la actividad central.
Preparando nuestra planilla de Excel.
El módulo de IIBB del SIAP es el que presenta los mayores inconvenientes ya que en caso de
que nuestro cliente tuviera retenciones sufridas, hay que tipear los datos que permitan
individualizarlas.
Lo más lógico sería probar con el copiar y pegar, pero el CTRL + V sólo funciona en algunos
campos (los iniciales de Número de CUIT y Nº de Agente de Retención), dejando todo el resto a
nuestra cuenta.
Tampoco acepta el formato más común llamado CSV (texto separado por comas), el cual
puede ser generado fácilmente por el Excel (Archivo -> Guardar como -> .csv).
Ingresando a la ayuda de retenciones del aplicativo de Ingresos Brutos, en la parte de
Importación vemos:
Importar
Este
botón
se
encuentra
en
las
ventanas
Retenciones
y
Percepciones,
permitiendo el mismo importar los datos desde un archivo de texto (archivo
ASCII), que contenga los datos requeridos para informar las retenciones o
percepciones sufridas e incorporar las mismas en la aplicación.
Al cliquear sobre este botón el sistema mostrará la ventana Importación.
En la misma visualizará dentro de la sección Tipo de registro, la clase de
archivo que se importará a la aplicación. El sistema registrará este dato, ya
que el mismo depende de la ventana desde la cual se quiere llevar a cabo
dicha operación, por ejemplo, si se quiere importar un archivo conteniendo
retenciones, deberá seleccionar el botón importar que se encuentra en la
ventana
Retenciones,
mostrando
el
sistema
en
este
campo
la
palabra
Retenciones.
Botón Configurar Tipo de Registro, posicionándose y cliqueando sobre el
mismo,
el
sistema
le
permitirá
ingresar
los
formatos
de
lo
distintos
registros que utilizara en el texto de origen.
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Llevada a cabo la operación anterior, deberá cliquear en el botón Aceptar,
para que el sistema registre los mismos.
Botón Seleccionar Archivo de Origen para la Importación, posicionándose y
cliqueando sobre el mismo, el sistema le mostrará, desde el explorador de
Windows, los directorios y sus respectivas carpetas para que pueda ubicar
desde su disco rígido el archivo a importar.
Localizado
el
mismo,
el
sistema
comenzará
a
efectuar
la
importación,
visualizando en la pantalla el resultado de la misma.
En caso que el resultado arrojado en la importación tuviera registros con
error, los mismos son mostrados en pantalla, donde se informa el/los números
de líneas con error y una descripción del mismo. Los registros que no se
importaron por presentar algún error son almacenados en un nuevo archivo que
el sistema informa al finalizar el proceso de importación.
Nota: Todos los datos que se importan deberán cumplir con el formato y reglas
de
validación
que
se
visualizan
con
el
ingreso
manual
en
la
pantalla
respectiva.
Validaciones de la importación de retenciones
Campo
Largo
Validación
CUIT Agente de Retención
Alfa(13)
Validación
de
CUIT.
Debe
ingresarse
con guiones. - No puede ser igual al
CUIT
del
Contribuyente
que
declara
(S.I.Ap.)
Nro. de inscripción del
agente
(como
agente
N(10)
Validación según corresponde a número
o
de inscripción –No deberá ser el mismo
contribuyente
del
que el del contribuyente que declara
impuesto
los
(ventana
sobre
Ingresos Brutos)
Fecha de Retención
datos
generales
–
pestaña
datos de la empresa)
dd/mm/aaaa
La fecha de retención debe ser menor o
dd/mm/aa
igual al último día del período que
dd-mm-aaaa
está declarando.
dd-mm-aa
Nro. de certificado de
retención
N(12)
Cuando tipo de comprobante es "C" o
"A", debe ser mayor a cero. Si como
tipo
de
comprobante
se
ingresa
"A"
(Certificado Sistema API), el nro. de
certificado de retención deberá tener
el siguiente formato:
numéricas
que
4 posiciones
corresponden
a
la
sucursal (puede ser mayor o igual a
- 43 / 49 -
ceros),
2
posiciones
corresponden
a
numéricas
las
dos
que
últimas
posiciones del año (debe ser mayor o
igual a 02 y no mayor al año que está
declarando),
mayores
a
6
posiciones
cero
que
numéricas
corresponden
al
número del certificado. No puede haber
dos retenciones iguales en tipo y N°
de comprobante para una misma CUIT.
Tipo de Comprobante
Alfa(1)
A-Certificado
Sistema
API
C-Otro
certificado
F-Factura
L-Liquidación
R-
Recibo
Letra de Comprobante
Alfa(1)
A, B, C, M o Blanco (En el proceso de
importación no se aceptan minúsculas
por mayúsculas).
Número de Sucursal
N(4)
Mayor o igual a 0000.
comprobante
es
A,
C
Si tipo de
o
L,
debe
completarse con ceros.
Número de emisión
N(8)
Mayor o igual a 00000001. Si tipo de
comprobante
es
A,
C
o
L,
debe
completarse con ceros.
Importe de la retención
N(8,2)
Debe ser Mayor a 0
Número de liquidación
Alfa(20)
Distinto
de
blancos
para
tipo
de
comprobantes L.
Entonces, tenemos que usar registros que tengan todos los campos que vemos en esa tabla, si
no tenemos datos para un campo vamos a rellenar con ceros. Si la información que tenemos
es más corta que el largo que se muestra en la tabla, también rellenamos con ceros. Por eso a
esta modalidad de importación de datos se la conoce como registros de ancho fijo, no importa
que información tenga, siempre todos los registros tienen la misma cantidad de caracteres.
En el video podés ver cómo se crea la planilla de II.BB. y luego cómo se hace la
importación desde el SIAP. También se desarrolla la planilla de IVA con la nueva
función que aprendimos en este tema.
Cuarta semana de estudio, lo que implica el cuarto envío de tu trabajo. Ya estarás
familiarizado con el procedimiento, recordá que con el envío estás dando tu
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asistencia (no importa que hayas ido a la clase, importa que subas el trabajo
elaborado, considero que es la mejor forma de saber que estás siguiendo al dia el
curso).
¿Más?, si, tenemos otro foro de desafíos, aprovechalo, sacale todo el jugo a este
curso. ¿Te gustaría desafiar a tus compañeros?, escuchamos tus sugerencias para
nuevas consignas a resolver.
Bien, ¡no me dejaste solo!, ahora sigamos con el Tema 5, veremos cómo podemos
armar un balance con poco trabajo!, y donde además podremos delegar las
tareas repetitivas.
Volviendo a lo importante, este es un buen momento para ir pensando en un trabajo final. Si
estás trabajando puede consistir en mejorar una planilla actual, aplicando los conocimientos
del curso. Si estás estudiando podés tomar lo visto en alguna asignatura de la Facultad (ej.:
Matemática Financiera, Administración Financiera, Costos y Gestión, Contabilidad de Costos,
SISI, Estados Contables) y mejorarlo aplicando Excel (en la Facultad hicimos todo en papel y
lapiz). Otra alternativa es tomar uno de los temas del curso y mejorarlo o aplicarlo en otra
situación, por ejemplo: liquidar sueldos para otro convenio, preparar una exportación para otro
aplicativo de AFIP, etc.
No hace falta que sea “integrador”, lo importante es usar la creatividad y los conocimientos del
curso.
El trabajo puede ser INDIVIDUAL o GRUPAL (hasta 3 integrantes).
Al plazo límite de envío lo podés consultar en el calendario de la plataforma.
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Tema 5.
Papeles de trabajo para Balances.
Manejo de varios libros.
Confección de hojas resumen.
Protección de datos.
Introducción.
Algunas veces los softwares enlatados como el Tango no se adaptan a las características de
nuestra empresa, por lo que debemos buscar alternativas. La mejor solución sería un
desarrollo a medida, pero hasta conocer bien el circuito de la empresa no lo podemos
encargar. Por ello debemos ser capaces de encontrar soluciones transitorias utilizando las
herramientas a nuestro alcance.
En este tema vamos a proponer una forma de organizar la información, utilizando un libro de
Excel por mes y otro libro donde generamos el Balance de Sumas y Saldos. El libro mensual va
a tener asientos modelos que van a extraer información de otras hojas del mismo libro o de
libros externos. Esta clase va a demandar tu participación activa, recordando los temas
tratados en las anteriores y usando esas planillas que pueden contener información a cargar
en el balance. Se van a utilizar las planillas de Liquidación de Sueldos e IVA.
Vamos a repasar en que caso se usan las funciones de: BDSUMA, BUSCARV y
SUMAR.SI
Sumar con MAS DE UNA CONDICIÓN usando matrices.
Protección del libro.
Relaciones entre celdas de distintos libros.
Controles Active X
Vimos que la función SUMAR.SI permitía evaluar una condición, mientras que si queríamos
evaluar más de una teníamos que usar el BDSUMA, pero eso requiere hacer una tabla
accesoria con las condiciones a evaluar.
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Si esas condiciones van cambiando y hay muchas alternativas vamos a tener que hacer muchas
tablas accesorias, por lo que tenemos que buscar una forma alternativa para resolverlo.
Para poder entender bien esta alternativa tenemos que recordar la estructura de la función
condicional SI.
SI(prueba_lógica; instrucciones verdadero; instrucciones falso)
Veamos, primero colocamos la prueba que vamos a evaluar de una celda, es una prueba que
debe permitir arrojar una respuesta del tipo Verdadero o Falso. Ejemplo:
SI(A2 > 5;"bien";"mal")
Otra función simple que vamos a usar es la función SUMA, en esa función podemos establecer
un rango de celdas que se van a sumar, por ejemplo:
SUMA(A2:A10)
Bien, ahora recordemos la función SUMAR.SI
SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)
Probemos llegar a lo mismo que hace la función SUMAR.SI pero usando las funciones SUMA y
SI en forma anidada. Consideremos el siguiente ejemplo:
A
B
C
1
Fecha
Tipo de gasto
Importe
2
15/06/2012
Supermercado
200
3
14/06/2012
Supermercado
180
4
17/05/2012
Impuestos
200
5
16/05/2012
Supermercado
400
6
19/04/2012
Librería
50
7
20/04/2012
Supermercado
250
Apliquemos la función SUMAR.SI que ya conocemos:
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=SUMAR.SI(B2:B7;"Supermercado";C2:C7)
Obtenemos un resultado correcto, el total gastado en la categoría de Supermercado asciende
a la venta de frutas alcanzó los $ 1.030.
Ahora vamos a hacer lo mismo pero usando la función de SUMA y SI, primero colocamos la
función de SUMA y luego la función SI para evaluar el rango de celdas de B2 hasta B7 (antes la
habíamos usado para evaluar una sola celda), luego si el valor es verdadero (es decir, que
encontró la categoría Frutas), se coloca el rango que se usa para la suma, si es falsa, le
colocamos un cero para que no sume nada. En fin, la función quedaría así:
=SUMA(SI(B2:B7="Supermercado";C2:C7;0))
Presionamos el ENTER y vamos a ver el resultado……. #VALOR!, esto se debe a que la función SI
fue concebida para evaluar una sola celda y nosotros le pusimos un rango, para que pueda
evaluar ese rango hay que decirle que estamos evaluando una matriz.
Por eso, en vez de presionar el ENTER al final de la función, vamos a presionar la tecla
CONTROL, el SHIFT y el ENTER, las tres juntas [ver captura 20]. Presionando las tres teclas juntas
van a aparecer unas llaves que engloban toda la función:
{=SUMA(SI(B2:B7="Supermercado";C2:C7;0))}
Una aparece a la izquierda del igual y otra al final de la expresión que construimos.
Captura 20
Hay que presionar las tres teclas juntas, si nos queremos hacer los vivos y agregarle las llaves
dentro de la función no va a funcionar.
Bueno, estarás pensando, ¿para qué hice todo eso complicado si al final llegué a lo mismo que
me dió la función SUMAR.SI?. Resulta que usando eso que expliqué vas a poder evaluar más de
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una condición, haciendo un anidamiento de los SI (en el Tema 1 vimos anidamiento de esa
función).
Por ejemplo, siguiendo el caso de los gastos de supermercado, nos puede surgir la necesidad
de saber cuánto gasté en el mes de Junio. Para eso, en la celda F1 podemos escribir la fecha en
que inicia el mes (01/06/2012) y en la celda F2 podemos escribir la fecha de finalización del
mismo (30/06/2012). La función anidada quedaría así:
{=SUMA(SI(B2:B7="Supermercado";SI(A2:A7>=F1;SI(A2:A7<F2;C2:C7;0);0);0)
)}
Esa fórmula arroja como resultado $380, que corresponde a la suma de las dos compras que se
efectuaron en el mes de junio. No te preocupes si no quedó claro, a esto lo vamos a ver
también en el video de la entrada en calor.
En la clase lo vamos a aplicar para sumar el total de gastos correspondiente a una categoría y
que a su vez pertenezcan al mes para el cual estamos haciendo el asiento mensual de gastos.
En este caso, un gasto puede pertenecer a distintos meses por lo que se hace necesario
evaluar las dos condiciones.
Ahora que ya conoces la sintaxis de la SUMA MATRICIAL, y además recordás
al BDSUMA y SUMAR.SI, vamos a usar todos en un nuevo ejercicio de
entrada en calor. Si no recordás las funciones que mencioné, retrocedé al
tema 3 y recorré nuevamente el camino hasta aquí.
Es momento de ver los videos de la clase, están disponibles en la
plataforma y en el CD, cualquier duda, te espero en el foro.
¡Ya falta poco!, este es el penúltimo tema, subí a la plataforma tu trabajo.
Recordá que no tienen calificación y que podés verificar haberlo enviado ya
que aparece: Calificación: -
Retroalimentación: Trabajo Enviado
¡Un nuevo foro de desafíos te espera!, ¿Te animás?
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Tema 6.
Aplicaciones avanzadas en Excel
Definiendo los requerimientos del aplicativo.
Utilizar las herramientas adecuadas para nuestra aplicación.
Introducción.
En esta unidad veremos cómo podemos crear una aplicación que busca imitar los desarrollos a
medida. Se aplican estos conceptos para un bar o restaurant que quiere informatizar la carga
de los pedidos de sus clientes a fin de obtener información para analizar y también para darle
al cliente un comprobante detallado de su consumo.
Macros simples (automatizar movimientos del cursor).
Controles de Formularios (para asignar las macros).
Macros avanzados (entrar en el visualizador de Visual Basic para aplicaciones, a fin
de conocer el funcionamiento de la Macro y ver como modificarla).
Tablas Dinámicas, a través de las cuales podremos obtener el detalle del consumo.
Definiendo los requerimientos.
Un campo de acción que se está abriendo para los contadores es la identificación de la
necesidad informática del cliente. Conocemos el funcionamiento de la empresa, sus circuitos y
somos capaces de determinar los pasos que debe realizar el software para reflejar la actividad
del ente.
Es más, en este tema aprenderemos a crear una aplicación, con funcionalidades bastantes
similares a los desarrollos a medida. Pero recordar lo visto al inicio del curso, el Excel es
limitado, no puede reemplazar a un desarrollo a medida, pero si nos puede servir como
solución transitoria.
También es importante recordar para realizar este ejercicio práctico lo visto en el Tema 3,
sobre cómo organizar una planilla según el esquema de registros y campos.
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Nuestro aplicativo va a almacenar todas las ventas, por lo que es importante definir bien
cuales van a ser las columnas (campos). Cada registro se va a nutrir de una hoja de carga inicial
y cuando se presione en un botón de formulario se enviarán los datos a la hoja dos, donde se
almacenan todas las transacciones.
Luego, en una tercer hoja vamos a usar una tabla dinámica para que solicitándole una mesa
nos liste los artículos consumidos. De esa forma podemos mandar a impresión un pequeño
ticket con los detalles y el importe final.
Comenzaremos por algo fácil, los macros simples que permiten automatizar
funciones, por ejemplo, realizar una impresión presionando en un botón u
ordenar elementos en una hoja. Asignaremos el macro a un control de
Formulario (ojo, no es lo mismo que un control Active X)
Los videos de esta clase requieren que los veas bien despacio y los vayas
siguiendo paso a paso. En cualquier momento los podés detener, retroceder
y volver a ver, así la clase se dicta de acuerdo a tu ritmo de aprendizaje. No
dudes en comunicarte conmigo si tenés problemas, aunque en la mayoría de
las ocasiones es conveniente que hagas el intento de resolverlo antes por tus
propios medios, de esa forma la solución queda más grabada, como dice el
dicho: “No pain, no gain”.
Cuando termines de hacer el ejercicio, subilo a la plataforma.
Llegaste al final!, te felicito, te falta este trabajo y obtendrás el Certificado
de Asistencia, pero es mejor que hagas el trabajo final, así le sacas todo el
jugo al curso.
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Tema 2. - Cooperadora

Transcripción

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