Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato

Transcripción

2010
INFORMATICA
APLICADA
AUDIMSS, S.C.
AUDIMSS WIN
[MANUAL: COMO PREPARAR
ARCHIVOS E IMPORTAR A FORMATO
EXCEL]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
INDICE
Páginas
a) Catálogos a Importar…………………………………………………………………………………………………...4
b) Descripción de cada Catálogo……………………………………………………………………………………….4
1º Catálogo de: Ocupaciones y Oficios………………………………………………………………..4
2º Catálogo de: Departamentos…………………………………………………………………………..5
3º Catálogo de: Trabajadores……………………………………………………………………………….6
4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos……………………………………………………………10
5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables………………………………………………………13
c) Recomendaciones………………………………………………………………………………………………………….15
d) Catálogos de Ayuda…………………………………………………………………………………………………………17
 Catálogos AUD#.....................................................................................................18
 Catálogos SUA#.......................................................................................................21
e) Problemas a Resolver en Excel………………………………………………………………………………………..23
 Tipo de Formato de las celdas de Excel………………………………………………………………23
 Separar el Nombre Completo en tres Columnas
(Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s))……………………………………………27
 Cambiar la columna de Sexo al formato correcto………………………………………………37
 Guardar el Archivo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95……………………43
f) Como Importar los Archivos a AUDIMSS…………………………………………………………………………….45
Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar…………………………….45
Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS…………………………………………………………………………………..45
1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios………………………………………………………………………….45
 Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS
(pocas Ocupaciones u Oficios registrados)……………………………………………………………………46
 Importar el Catálogo que es propio de la compañía
(muchas Ocupaciones u Oficios registrados)………………………………………………………………….47
2) Catálogo de Departamentos…………………………………………………………………………………….50
 Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS
(pocos Departamentos registrados)……………………………………………………………………………..50
 Importar el Catálogo que es propio de la compañía
(muchos Departamentos
registrados)……………………………………………………………………………………………………………………51
3) Catalogo de Ayuda de Percepciones………………………………………………………………………….53
4) Los demás Catálogos de Ayuda………………………………………………………………………………….54
2
Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores………………………………………………………………………55
Paso 4. Movimiento de Inicio…………………………………………………………………………………….……...59
Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos…………………………………………………..61
Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables………………………………………66
 Varias columnas…………………………………………………………………………………………….………..…….68
 Una sola columna……………………………………………………………………………………………….……..…..73
g) Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………………………….79

El archivo que se importo tiene encabezados:……………………………………………………………….79

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es porque su archivo esta en formato
Office 2007…………………………………………………………………………………………………………………...80

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:………………………..81

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la
columna:……………………………………………………………………………………………………………………….82

Si la columna fecha se muestra con formato de texto:…………………………………………………..83

Solo se importan algunos trabajadores:……………………………………………………………………… …83
3
a) Catálogos a Importar
Los siguientes puntos son los Catálogos que se podrán importar a AUDIMSS y el orden de la
importación:
1. Ocupaciones u Oficios
2. Departamentos
3. Trabajadores
4. Incidencias o Movimientos
5. Percepciones Fijas y Variables
b) Descripción de cada Catálogo
A continuación se describirá cada Catálogo, con sus columnas correspondientes y además una breve
descripción para que el usuario identifique cada columna.
1º Catálogo de:
Ocupaciones u Oficios
Tabla
No. Columna
Ocupaciones
Columna
Formato Longitud de la Columna
1 Clave de la Ocupación u Oficio
Texto
4
2 Nombre de la Ocupación u O.
Texto
40
No. De Catálogo de Ayuda
AUD2
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el
usuario podrá crear sus propios catálogos y subirlos a AUDIMSS para poder hacer uso de los mismos.
Columna 1. Clave de la Ocupación u Oficio : Estas es la clave de identificación de cada
ocupación u oficio, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del
catálogo AUD2
4
Columna 2. Nombre de la Ocupación u Oficio: Este dato es para poder identificar cada una
de las tareas de cada trabajador en los diferentes departamentos en que se puede
clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente mediante el catálogo
AUD2.
Ejemplo:
Clave de la Ocupación u Oficio
Nombre de la Ocupación u Oficio
A
Vendedor
B
Administrador
C
Corredor
D
Diseñador
2º Catálogo de:
Departamentos
Tabla
No. Columna
Departamentos
Columna
Formato
Longitud de la Columna
1 Clave del Departamento
Texto
4
2 Nombre del Departamento
Texto
40
AUD1
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario
podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder hacer
uso de los mismos.
Columna 1. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada
departamento, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del
catálogo AUD1.
Columna 2. Nombre del Departamento: Este dato es para poder separar las áreas de trabajo
en las que se puede clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente
mediante el catálogo AUD1.
Ejemplo:
Clave del Departamento
Nombre del Departamento
5
3º Catálogo de:
1
Ventas
2
Administración
3
Desarrollo
4
Finanzas
5
Contabilidad
Trabajadores
Tabla
No. Columna
1
2
3
4
5
6
7
8
*9
10
11
12
13
14
15
Columna
Número de Trabajador
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombre
Fecha de Alta
Cuota Diaria
NSS
RFC
CURP
Clave del Sexo
Clave del Tipo de Nomina
Clave del Tipo de Trabajador
Calve del Tipo de Categoría
Clave del Tipo de Salario
Clave del Tipo de Jornada
16 Calve del Tipo de Ocupaciones
Formato
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha
(dd/mm/aaaa)
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Trabajadores
Longitud de la
Columna
8
20
20
20
10
10
11
13
18
1
1
1
4
1
1
4
17 Clave del Departamento
Texto
4
18 Crédito INF
Texto
10
Inicio de Descuento (Inicio del
Fecha
19 Crédito)
(dd/mm/aaaa)
10
Clave del Tipo de Descuento
20 (Tipo de Crédito)
Texto
1
21 Valor (Valor del Crédito)
Texto
10
22 Clave de Pensionados
Texto
1
*29 Clave del Turno
Texto
1
*Nota: En Formato Fecha (dd/mm/aaaa) es igual a (día/mes/año) ejemplo 31/12/2010
No. De Catálogo de
Ayuda
SUA1
SUA2
SUA3
AUD3
SUA4
SUA5
Tabla de Ocupaciones /
AUD2
Tabla Departamento /
AUD1
SUA6
SUA7
AUD4
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el
6
usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para
poder hacer uso de los mismos.
Columna 1. Número de trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Apellido paterno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador.
Columna 3. Apellido materno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador
Columna 4. Nombre (s): Esta columna se captura el o los nombre (s) del trabajador.
Columna 5. Fecha de Alta: Fecha en que se registro el trabajador en la empresa, este dato es
muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año con año y para hacer el
comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año que se está
dictaminando.
Columna 6. Cuota Diaria: Salario Diario del trabajador y este se toma de la primera nómina del
ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se toma de la
primera nomina donde está el trabajador, este dato NO se modificará cuando el trabajador
tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por medio
de Modificación de Salarios. En esta columna se permitirán 7 enteros con 2 decimales
Ejemplo: 1234567.12
Columna 7. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato , pueden traer guiones o no, lo importante
es que tenga el mismo formato
Columna 8. RFC: Registro Federal de Contribuyentes de cada trabajador
Columna 9. *CURP: Clave Única de Registro de Población de cada trabajador (esta columna por
el momento es optativa)
Columna 10. Clave del Sexo: Se identificará el sexo del trabajador a quien corresponda el
registro, siendo este registro reportado mediante las claves del catálogo SUA1.
Columna 11. Clave del Tipo de Nomina: Esta columna se refiere a los procesos de las nominas,
siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA2.
Columna 12. Clave del Tipo de Trabajador: Esta columna se refiere a como se clasifican los
trabajadores para el SUA, reportada mediante las claves del catálogo SUA3.
Columna 13. Clave del Tipo de Categoría: Esta columna se refiere a como se clasifican los
trabajadores internamente en la empresa, siendo esta columna reportada mediante las
claves del catálogo AUD3.
7
Columna 14. Clave del Tipo de Salario: Esta columna se refiere al tipo de montos que se le
pagan al trabajador, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo
SUA4.
Columna 15. Clave del Tipo de Jornada: Esta columna se refiere a las horas laboradas o días de
la semana laboradas por el trabajador, siendo esta columna reportada mediante las
claves del catálogo SUA5.
Columna 16. Clave del Tipo de Ocupaciones: Estas es la clave de identificación de cada
ocupación u oficio, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de
“Ocupaciones u Oficios” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo
AUD2.
Columna 17. Clave del Departamento: Estas es la
departamento, siendo esta columna
clave de identificación de cada
reportada mediante las claves de la tabla de
“Departamentos” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo AUD1.
Columna 18. Crédito INF: Se refiere al número que le proporciono el INFONAVIT al otorgarle el
crédito.
Columna 19. Inicio de Descuento (Inicio del Crédito): En el ejercicio dictaminado; esto dato es
el día que inicia el descuento en la empresa que se está dictaminando y por el periodo
dictaminado, para los trabajadores que traen el crédito de ejercicios anteriores al
dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del año que se está dictaminando.
Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a
partir de 2009 y ya trae su crédito del INFONAVIT, la fecha que va en este campo es
01/01/2010. Si se dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le
otorgan su crédito el 01/03/2010 esta será la fecha que va en este campo.
Columna 20. Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito): Siendo esta columna reportada
mediante las claves del catálogo SUA6.
Columna 21. Valor (Valor del Crédito): Esta columna depende del Tipo de Crédito con el que
cuenta el trabajador.
Ejemplo: si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,
opción (4) no aplica valor.
Columna 22. Clave de los Pensionados: Se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si
tienen algún tipo de pensión esta puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado
en Cesantía y vejez. Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada
una de las ramas del IMSS, siendo esta columna reportada mediante las claves del
catálogo SUA7
8
Columna 23. * Clave del Turno: Es el horario en el que el trabajador labora, Siendo esta
columna
reportada
mediante
las
claves
del
catálogo
AUD4.
9
Ejemplo:
NUM.TRAB
60566
60648
60437
60514
60840
60540
60349
60579
60826
60628
Apellido
Paterno
ABURTO
ALCALA
ALCALA
ALVARADO
ALVAREZ
ALVAREZ
ALVAREZ
ARANA
ARROYO
AVILA
Apellido
Materno
ARELLANO
SANDOVAL
VAZQUEZ
CORONA
AGUILLON
GOMEZ
VILLAREAL
ORTEGA
SANCHEZ
GODINEZ
Nombres(s)
F.ALTA
C.DIARIA
NSS
RFC
SEXO
NOMINA
VICTOR MANUEL
JOSE ANGEL
GUADALUPE
ARTURO
SAMUEL
GREGORIO
JOSE JAVIER
MARCO ANTONIO
ISMAEL
REYNALDO
EPIFANIO
28/03/2005
17/10/2005
05/04/2004
25/10/2004
17/07/2006
03/01/2005
25/08/2003
02/05/2005
08/05/2006
26/09/2005
170.89
170.89
109.27
170.89
177.73
170.89
191.44
170.89
177.73
170.89
11856707887
43816320717
06845501557
01786042802
14927652017
24725319362
25927466786
53917566639
42007602255
06796254131
AUAV670521JT7
AASA631219KW2
AAVG551106PJ1
AACA6003211SUA9
AAASUA760512MX8
AAGG530510Q18
AAVJ740924D30
AAOM6505054SUA9
AOSI7602022D8
AIGR620106L46
M
M
F
M
M
M
M
M
M
M
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
T.TRABAJADOR
CATEGORIA
T.SALARIO
T.JORNADA
OCUPACION
DEPTOS
TURNO
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
CON
CON
CON
CON
CON
CON
CON
CON
CON
CON
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
ASIS
32
31
38
31
29
33
31
31
10
22
1
2
1
2
1
2
4
4
3
3
CREDITO
INF.
1702025255
INICIO
DESTO.
28/03/2005
TIPO
VALOR
1
25
1406075441
25/10/2004
2
20.25
9300724652
26/09/2005
3
200
10
4º Catálogo de:
Incidencias o Movimientos
Tabla
No. Columna
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Columna
Nombre
NSS
Clave del Movimiento
Fecha (Fecha de la
Incidencia)
Cuota Diaria
Días de Ausentismos
Días de Incapacidad
Folio de Incapacidad
Clave de la Causas de Baja
Formato
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha
(dd/mm/aaaa)
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Incidencias o Movimientos
Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
8
62
11
3
SUA8
10
10
2
2
8
1
SUA9
Columna 1. Número de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
Columna 2. Nombre: En esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Clave del Movimiento: Son las claves de los Movimientos Afiliatorios e Incidencias
declaradas como en el SUA , siendo esta columna reportada mediante las claves del
catálogo SUA8
Columna 5. Fecha (Fecha de la Incidencia): Fecha de inicio de la incidencia, como lo reporta las
nominas.
Columna 6. Cuota Diaria: Este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es
diferente al del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador
tiene un incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta
columna se llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando
hay una clave de R (reingreso).
Columna 7. Días de Ausentismos: Se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo,
este puede ser uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos
al mes).
11
Columna 8. Días de Incapacidad: Se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad,
estas no deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una
incapacidad por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo
todo el periodo) y para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y
solo se cambia el último dígito del folio ya que no se deberán repetir.
Columna 9. Folio de Incapacidad: Se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son
dos letras y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna
incapacidad del ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán
cambiar el último digito de dicho folio.
Columna 10. Clave de las Causas de Baja: Motivo por el cual el trabajador se da de baja en la
empresa, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA8
12
Ejemplo:
N.TRABAJADOR
NOMBRE
NSS
60566
60566
60648
60648
60648
60648
60437
60514
60514
60840
60840
60840
60840
60540
60349
60349
60579
60826
60628
ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL
ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL
ALVARADO CORONA ARTURO
ALVAREZ AGUILLON SAMUEL
ALVAREZ GOMEZ GREGORIO
ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER
ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO
ARROYO SANCHEZ ISMAEL
AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO
11856707887
11856707887
43816320717
43816320717
43816320717
43816320717
06845501557
01786042802
01786042802
14927652017
14927652017
14927652017
14927652017
24725319362
25927466786
25927466786
53917566639
42007602255
06796254131
CLAVE
MVTO.
MS
AUS
B
R
AUS
AUS
MS
INC
AUS
MS
INC
INC
INC
MS
MS
MS
MS
MS
MS
FECHA
01/01/2007
10/01/2007
01/01/2007
02/01/2007
10/01/2007
17/01/2007
25/01/2007
01/01/2007
10/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
10/01/2007
15/01/2007
10/01/2007
10/01/2007
20/01/2007
10/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
CUOTA
DIARIA
500
DIAS
AUS
DIAS
INC
FOLIO
INC.
CAUSA
BAJA
5
1
250
3
4
500.00
5
AH585858
2
5
15
AH123455
AH123456
AH123457
7
500.00
500.00
500.00
600.00
500.00
500.00
500.00
13
5º Catálogo de:
Percepciones Fijas y Variables
Catálogo de Percepciones Fijas
Tabla
No. Columna
Columna
1
2
Nombre
3
NSS
4
5
Fecha (Fecha de la
Percepción)
Percepciones Fijas
Formato
Texto
Texto
Texto
Percepciones Fijas
8
62
11
Fecha
(dd/mm/aaaa)
10
AUD5
Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del mes que se esta
acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Enero del año a dictaminar, la
fecha debe ser 01/01/xxxx.
Columna 5. Percepciones Fijas: para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la
suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando
Catálogo de Percepciones Variables
Tabla
No. Columna
Columna
Formato
1
Texto
2
Nombre
Texto
3
NSS
Texto
Fecha (Fecha de la
Fecha
4
Percepción)
(dd/mm/aaaa)
5
Días para Variables
Texto
6
Percepciones Variables
Percepciones Variables
8
62
11
10
AUD5
14
Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del bimestre que se está
acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del
año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe
preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los
meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (si aplica) se
importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los
trabajadores que se dan de ALTA.
Columna 5. Días para Variables: Este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo
calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y
AUDIMSS no lo modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50
Columna 6. Percepciones Variables: para esta columna la información es “Acumulada” es decir
es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando, siendo esta
columna reportada mediante las claves del catálogo SUA10, en el cual se podrán anexar
mas percepciones si es que la empresa maneja otras.
Tipos de Archivos: Varias Columnas y Una Columna:
a) Que las Percepciones estén en varias columnas
El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en cada columna el usuario
pondrá en diferentes columnas las Percepciones que se registran en las nóminas.
Ejemplo:
NOMBRE
NSS
FEHCA
ALCALA VVAZQUEZ GUADALUPE
ALCALASANDOVAL JOSE ANGEL
ALVAREZ GOMEZ GREGORIO
11856707887
06845501557
43816320717
01786042802
25927466786
24725319362
01/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
DIAS PARA
VARIABLES
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
BONO
DESPENSA
100
100
100
100
100
100
1000
1000
1000
1000
1000
1000
15
ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO
AVILA LUFAN JESUS ALONSO
AVILA MARIN CLARO MAXIMINO
AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO
53917566639
84876918263
21876926607
06796254131
01/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
01/01/2007
55.50
55.50
55.50
55.50
100
100
100
100
1000
1000
1000
1000
En este ejemplo se colocaron solo dos Percepciones, los BONOS y la DESPENSA, no importa la cantidad
de percepciones a importar.
b) Que las Percepciones estén en una solo columna
El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en una sola columna pondrá las
percepciones que tiene cada trabajador pero haciendo referencia a la clave proporcionada por el
Catálogo de Ayuda SUA10.
Ejempló
FECHA
NOMBRE
NSS
TOTAL
CLAVE
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
01/01/2006
ACEDO MORENO RAFAEL
AGUILAR CUEVAS EDUARDO
ALPIZAR TORNERO FRANCISCA ESTHER
ALTAMIRANO SANTANDER MIRIAM DOLORES
ALVA BUCIO MAURICIO
ALVAREZ GARCIA ALBERTO
AMAYA MORALES JUAN DANIEL
ARAIZA CARRILLO CLAUDIA GABRIELA
ARANA PIÑA FERMIN
ARGUETA CONTRERAS HUGO
ARGUETA CONTRERAS HUGO
ARIAS MARTINEZ RAUL
BAEZ CARRERA LUCIA
BAEZ MORALES ERIKA YANET
BAÑUELOS NAVARRO VIDAL
11856707887
06845501557
43816320717
01786042802
25927466786
24725319362
53917566459
84876918263
21876926607
24725319345
24725319345
53917566639
84876451826
21636926607
90917458548
1598.73
1000
850
1598.73
1598.73
1308
1060
1598.73
785.4
1598.73
890
1598.73
1500
800
659.49
AGIC
DVAL
ONOM
DESS
ALl3
AGUF
AIND
TRAE
DVAL
HABI
DESE
PRIO
PRE2
COMI
ALIC
DIAS
PARA
VARIA
BLES
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
55.50
Como puede observar a cada trabajador se le asigna la percepción que le corresponde por renglón, si
se le asigna otra percepción hay que volver a registrar al trabajador pero cambiando el total y la clave
de la percepción que se le asigno con anterioridad. Y en la clave de la precepción se asignada mediante
el Catálogo de ayuda SUA10.
c) Recomendaciones
 En la Construcción de los Catálogos Anteriores (Departamentos, Ocupaciones u Oficios,
Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), NO importa el orden de cada columna, ya
que al importar los catálogos a AUDIMSS, AUDIMSS te permite definir que es cada columna.
Solo hacemos referencia a Número de Columna para saber cuántas columnas debe contener
cada Catálogo.
16
 Todos los datos que se ingresen a los catálogos deberán ir en Mayúsculas.
 Todos los catálogos van sin encabezados o texto debajo de las tablas y con una sola hoja de
cálculo
 No debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre
(solo si son apellidos compuestos aplica el espacio).
 La Longitud de la columna se refiere al número de caracteres que puede poseer esa columna.
Como mínimo un carácter por cada columna y como máximo el número que indique en la
longitud de la columna.
 El nombre del archivo ustedes lo asignan
Ejemplo:
Sin encabezados
El texto en Mayúsculas
Sin espacios, sin caracteres raros
Solo hoja de Cálculo
Sin texto debajo de la tabla
17
d) Catálogos de Ayuda
Para una óptima creación de los Catálogos antes mencionados (as) (Departamentos, Oficios u
Ocupaciones, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), se ha separado los catálogos en dos
categorías:
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso
Obligatorio y están en el sistema de AUDIMSS.
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya
que el usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos
a AUDIMSS para poder así hacer uso de los mismos.
Estos catálogos los puede localizar el usuario en AUDIMSS en la siguiente ubicación: (Fig. 1)
Fig.1
En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]
Catálogos del
Tipo “AUD#”
Catálogos del
Tipo “SUA#”
AUD5
18
Ejemplos de los Catálogos:
 Catálogos AUD#
Catálogo AUD1. Departamentos
Calve
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Departamentos
Descripción
ADMINISTRACION
VENTAS
CUENTAS POR PAGAR
CUENTAS POR COBRAR
CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS
AUDITORIA
SUPERVISION
ALAMCEN
CONTROL DE CALIDAD
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD2. Ocupaciones u Oficios
Calve
1
10
1222
1252
1255
1551
1666
1777
1888
1999
2000
2100
A011
A012
A013
A014
A015
Ocupaciones y Oficios
Descripción
ESPECIAL UNO
ESPECIL DOS
MENSAJERIA
CASO ESPECIAL
SECRETARIAS
CONTADOR
AYUDANTES GENERALES
AYUDANTE ADMINISTRATIVOS
OPERATIVOS
MECANICOS
VENDEDORES
COMISIONISTAS
ADMINISTRATIVOS
EJECUTIVOS
GERENTES ADMINISTRATIVOS
GERENTES OPERACIONALES
PILOTOS
19
Catálogo AUD3. Categorías
Categorías
Calve Descripción
CON CONFIANZA
ESP ESPECIALES
EVEN EVENTUALES
OBR OBRA
PLA PLANTA
SIN SINDICALIZADOS
Catálogo AUD4. Turnos
Turno
Calve
1
2
3
4
Descripción
MATUTINO
MIXTO
NOCTURNO
ESP
Horas
07:30
8
7
10
Catálogo AUD5. Percepciones
Clave
AGIC
AGUF
AGUI
AIND
ALI1
ALI2
ALI3
ALIC
BONA
BONE
COMI
COMM
COMP
Percepciones
Descripción
Aguinaldo Contrato
Aguinaldo Finiquito
Aguinaldo
Aguinaldo Individual
Alimentación Gratis
Alimentación Gratis 2
Alimentación Gratis 3
Alimentación Cobro 20%
Bono de Actuación
Bonificación Especial
Comisiones a Agentes Vendedores
Comisiones Mercantiles
Compensación Especial
20
COMS
COMV
CUOS
DESE
DESF
DESL
DESS
DESV
DIAD
DIAF
DVAL
HABG
HABI
HEXD
HEXT
HORE
INCS
ONOM
OTRP
PFAS
PPU
PRE2
PERA
PREP
PRID
PRIO
PRIP
PRIV
PRON
PROP
PTU
TRAE
TRAR
VACD
VACP
Compensación s/Sueldo
Comisiones s/Ventas
Cuotas Sindicales
Despensa en Efectivo (Fija)
Despensa en Efectivo (Variable)
Despensa en Vales (Variable)
Despensa en Víveres
Despensa en Víveres
Días Descanso Trabajados
Días Festivos
Despensa Vales (Fija)
Habitación Gratis
Habitación Cobro 20%
Horas Extra Dobles
Horas Extra Triples
Horas Extra
Incapacidades Sub. Sid. por CIA.
Onomástico
Otras Percepciones
Premio de Asistencia
Premio de Puntualidad
Premio de Asist. 2
Premio de Asistencia
Premio de Productividad
Prima Dominical
Prima Domi. 4 Días
Prima Vac. Pagada
Prima Vacacional Dis.
Propinas No Pactadas
Propinas Pactadas
P.T.U.
Transporte Efectivo
Transporte (Reembolsable)
Vacaciones Disfrutadas
Vacaciones Pagadas
VIAR
VIAT
Viáticos (Reembolso)
Viáticos No Reembolsables
21
 Catálogos SUA#
Catálogo SUA1. Sexo
Calve
F
M
Sexo
Descripción
FEMENINO
MASCULINO
Catálogo SUA2. Tipo de Nomina
Tipo de Nomina
Clave Descripción
C
CATORCENAL
D
DECENAL
M
MENSUAL
Q
QUINCENAL
S
SEMANAL
Catálogo SUA3. Tipo de Trabajador
Calve
1
2
3
Tipo de Trabajador
Descripción
PERMANENTE
EVENTUAL
EVENTUAL DE LA CONSTRUCCIÓN
Catálogo SUA4. Tipo de Salarió
Tipo de Salario
Calve Descripción
0 FIJO
1 VARIABLE
2 MIXTO
22
Catálogo SUA5. Tipo de Jornada
Calve
0
1
2
3
4
5
6
Tipo de Jornada
Descripción
SEMANA COMPLETA
UN DIA QUE LABORA
DOS DISAS QUE LABORA
TRES DIAS QUE LABORA
CAUTRO DISAS QUE LABORA
CINCO DIAS QUE LABORA
MENOR A 8 HORAS POR JORNADA
Catálogo SUA6. Tipo de Descuento (Tipo de Crédito)
Clave
1
2
3
4
Tipo de Descuento
Descripción
PORCENTAJE
CUOTA FIJA MONETARIA
CUOTA FIJA VSMDF
SUSPENSIÓN DESCEUNTO
Catálogo SUA7. Pensionados
Calve
0
1
2
3
Tipo de Pensionados
Descripción
SIN PENSION
PENSIONADO EN INVALIDEZ Y VIDA
PENSIONADO ENCESANTIA Y VEJEZ
NO DEFINIDO
23
Catálogo SUA8. Calves de Movimientos
Clave
A
AUS
B
INC
ISM
MS
R
RFI
RSD
Movimientos Afilia torios e Incidencias
Descripción
MOVIMEINTO DE INICIO
ALTA
AUSENTISMO
BAJA
INCAPACIDAD
INCREMENTO AL SALARIO MINIMO
MODIFICACIÓN AL SALARIO
REINGRESO
RECTIFICACIÓN A LA FECHA DE INGRESO
RECTIFICACIÓN AL SALARIO DIARIO
Catálogo SUA9. Causas de Baja
Calve
1
2
3
4
5
6
Causas de Baja
Descripción
TERMINO DE CONTRATO
SEPARACIÓN VOLUNTARIA
ABANDONO DE EMPLEO
DEFUNCIÓN
CLAUSURA
OTRAS
e) Problemas a Resolver en Excel:
 Tipo de Formato de las celdas de Excel
Suponiendo que este archivo de Excel puede ser cualquiera de nuestros catálogos a importar
(Departamentos, Ocupaciones su Oficios, Trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas o Variables)
(Fig.1)
24
Fig.1
Seleccionaremos todo el Archivo, damos click derecho y seleccionamos [Formato de Celdas] (Fig.2)
25
Fig.2
Damos click en esta parte del archivo
para poder seleccionar todo el
documento
Damos click derecho y seleccionamos
“Formato de Celdas”
26
En la ventana de “Formato de Celdas”, seleccionamos la pestaña de *Número+ y seleccionamos el
Formato de [Texto] y damos click en [Aceptar] (Fig.3)
Fig.3
El Archivo quedara de la siguiente manera (Fig.4)
Fig.4
Esta columna es la fecha, ahora se encuentra en
formato texto, pero no hay ningún inconveniente,
al importar el Catálogo a AUDIMSS, este lo
transforma a formato tipo fecha.
27
 Separar el Nombre Completo en tres Columnas (Apellido Paterno, Apellido Materno,
Nombre(s))
Nota: Si usted cuenta con solo una columna donde viene el Nombre Completo, en AUDIMSS se
requiere el nombre separado en tres columnas (Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre(s)) por
lo tanto, le mostraremos como puede usted separar la columna del Nombre Completo en tres
columnas en su formato de Excel
Ejemplo:
1º. Abrir el archivo de Excel de los Trabajadores y seleccionar la columna que se
encuentra a la derecha de la columna en donde está el Nombre del Trabajador, le
damos click derecho y seleccionamos la opción en [Insertar], como se muestra en la
Fig.1
28
Fig.1
Columna del
Nombre completo
de los trabajadores
Columna de lado derecho,
(click derecho) e [Insertar]
2º. Repetiremos este paso hasta obtener tres nuevas columnas, como se muestra en la
Fig.2
Fig.2
Las 3 nuevas
columnas
3º. Paso siguiente, seleccionamos la columna donde esta los Nombres Completos de los
trabajadores, y después en el menú dar click en [Datos], luego seleccionar [Texto en
Columnas], como se muestra en la FIg.3
Nota: Si usted cuenta con una versión anterior a “Windows Office 2007”, en la *Barra de Menú+ en la
opción [Texto en Columnas]
29
Fig.3
2°.- Seleccionar
del menú la
pestaña Datos
3°.- Seleccionar
[Texto en
Columnas]
1°.- Seleccionar
la columna donde
está el Nombre
completo de los
trabajadores
4º. Al seleccionar en *Texto en Columnas+, aparecerá el “Asistente para Convertir texto en
Columnas” (Fig.4) donde le daremos click en [Siguiente].
Fig.4
5º. Y Ahora usted elegirá de qué forma separar el texto de dicha columna (Fig.5)
30
Fig.5
Se elegirá porque método
será separado el texto de
la columna “Nombre
completo”
6º. Elija separar el texto por medio de los espacios que entre cada palabra (Fig.6),y le
damos click en [Siguiente]
Fig.6
Se elige la separación por medio de los
espacios que hay ente cada palabra
31
7º. A continuación te mostrara la vista previa de los Datos, se podrá observar como la
columna sea separado en 4 columnas (Fig.7) y luego damos click en [Finalizar]
Fig.7
8º. Ahora, nos colocaremos en la columna que está a la derecha de la última columna
que separamos anteriormente, y volvemos a insertar otra columna (Fig.8) como se
muestra en la (Fig.1)
Fig.8
Aquí mostramos la columna de la derecha, e
insertamos otra columna
32
9º. Si tiene nombres compuestos, uniremos las dos columnas que representan el Nombre
del Trabajador, en la columna vacía en el segundo renglón, colocaremos la siguiente
fórmula: (Fig.9)
=CONCATENAR()
Dentro del paréntesis se colocaran las dos primeras celdas, en este caso fue la celda D2 y la celda E2.
Y reescribiremos la formula de la siguiente manera:
=CONCATENAR(D2, “ “, E2) para que en cada Nombre haya un espacio ejemplo : Víctor,” “,Manuel
Fig.9
Al estar escribiendo la
formula, solo se selecciona
las celdas requeridas
Formula de Excel:
=CONCATENAR(D2, “ “, E2)
Nota: Las celdas a seleccionar serán donde esta los dos nombres del trabajador, en este ejemplo el 1°
Nombre se encuentra en la celda “D2” y el 2° Nombre se encuentra en la celda “E2”
33
10º.
Al terminar de Escribir la formula le damos [Enter], y realizaremos los siguientes
pasos: (Fig. 10)
Fig.10
Al dar [Enter], se verá la celda con el
nombre o nombres del primer
trabajador
Seleccionar con el
cursor del mouse
esta parte de la
celda y arrástrela
hasta la última
celda
Para que así se copie toda la fórmula
en todas las celdas
34
Así se verá el o los Nombre(s) del trabajador
11º.
Ahora pasaremos las formulas a texto completamente, (Fig. 11)
Seleccionar la columna donde esta los dos nombres, y dar click derecho, seleccionar [Copiar]
Fig.11
1°- Seleccionar la columna y
dar click derecho
2°- Seleccionar Copiar
12º.
Ahora Pegaremos la columna , en la misma pero con pegado especial y solo los
valores (Fig. 12)
35
Fig.12
1°- Seleccionar la columna y
dar click derecho
2°- Seleccionar Pegado
Especial
Dar click en [Valores], y
luego en [Aceptar]
13º.
Ahora eliminaremos las dos columnas de donde obtuvimos el nombre o nombres
de los trabajadores.
36
Fig.13
Seleccionar las dos
columnas y luego
click derecho y
selecciona Eliminar.
Así nos
quedaría las
columnas, 3
columnas
representando
el Ap. Paterno,
Ap. Materno y
Nombre(s)
37
Solo faltaría
colocar el
Encabezado de
cada columna
para identificarlas
 Cambiar la columna de Sexo al formato correcto
En el campo de “Sexo”, se requiere para ADUIMSS insertar “M” o “F”, para identificar si es M =
Masculino o F = Femenino, pero cada nomina asigna valores diferentes por ejemplo:
“0” y “1”, 0 = Mujer y 1 = Hombre, otros “H” y “M”, H = Hombre y M = Mujer
Aquí se les mostrara como cambiar la columna de sexo al formato requerido por AUDIMSS:
El archivo se puede visualizar de la siguiente manera, donde primeros seleccionaremos al columna de
Sexo y buscaremos la opción “Ordenar y Filtrar” y seleccionaremos [Filtro] (Fig.1)
Fig.1
Esta es la columna de sexo, la cual
deseamos cambiar;
M = Mujer a F = Femenino
H = Hombre a M = Masculino
38
2°.- En la barra de menú
en la pestaña de [Inicio]
1°.- Seleccionamos toda la
columna que se refiere al
“Sexo”
3°.- Seleccionamos la
opción “Filtro”
Y aparecerá el siguiente icono en
nuestro encabezado, para poder
identificar la columna y sus
componentes en este caso las
letras “M” y “H”
Ahora empezaremos a usar la función de Filtrar, para realizar los cambios a la columna de sexo (Fig.2)
39
Fig.2
Seleccionamos el
incono de Filtrar
Estos son los
componentes de la
columna Sexo
Ahora podremos empezar a trabajar con cada elemento de la columna Sexo, si la columna de Sexo se
compone de
M = Mujer y H = Hombre, el usuario tiene que comenzar a trabajar con las M de Mujer
y cambiarlas por la F de Femenino, para que no haya ningún problema al trabajar.
Nota: EN el caso de Ser “0” y “1” los elementos de dicha columna, se puede comenzar a trabajar con
cualquier elemento, siguiendo los pasos a continuación.
Fig.3
Quitamos la palomita del
recuadro de “H” para
que solo quede
seleccionada la M
Y damos click
en [Aceptar]
40
EL primer registro lo
cambiamos por la F
Y damos doble
click en la celda,
para que cambie
todos los registros
en automático
Así se verán
todos los
registros con
la F
A continuación realizaremos los mismos pasos pero ahora con la letra H
Fig.4
Damos click en
el icono de
filtrar
Ahora podemos ver
que se refleja las F que
hemos puesto en la
columna
41
Ahora seleccionaremos la
H, para poder cambiarla por
una M
Fig.5
Cambiaremos el primer
registro por una M
Dar doble click
a la celda para
que cambie
todos los
registros en
automático
42
Así se verán todos los
registros ahora
Para finalizar quitaremos el filtro, buscaremos la opción “Ordenar y Filtrar” y seleccionaremos [Filtro]
(Fig.6)
FIg.6
Para
quitarlo
solo
necesita
mos dar
click en
Filtro
Barra de
Menú en
la pestaña
Inicio y
damos
click en
“Ordenar y
Filtrar”
43
 Guardar el Archivo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95
Necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” para que AUDIMSS pueda
reconocer correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos
Fig. 2.11
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“Deptos”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
44
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Confirmamos que se correcto el
Nombre del archivo y Guardar
como Tipo “Libro de Microsoft
Excel 5.0/95”
Damos
click en
[Guardar]
45
Nota: Los Anteriores Problemas a resolver, se mostraron los ejemplos con encabezados, pero recordar
que todos los archivos se importan sin encabezados.
f)
Como Importar los Archivos a AUDIMSS
Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar
Fig.1
Ingresamos a AUDIMSS, y
seleccionaremos la empresa en la que
vamos a trabajar, dando doble click en
el icono de la empresa a seleccionar
Seleccionaremos el año
y el periodo (mes), en el
que vamos a trabajar
Y damos click en aceptar (la palomita)
Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS
1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios
AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Ocupaciones u Oficios
que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les
mostrar las dos formas:
46
 Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchas Ocupaciones u Oficios
registrados)
Fig.1
Para visualizar el Catálogo
de Ocupaciones y Oficios:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Ocupaciones y Oficios]
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas
Ocupaciones y Oficios con sus claves.
Estos botones sirven para
Colocar una Nueva Ocupación u
Oficio
Borrar Ocupaciones u Oficios ya
existentes
Modificar alguna Ocupación u
Oficio ya existente
Revisar la información que se
importo
47
 Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocas Ocupaciones u Oficios registrados)
Fig.1
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Este botón es el que usaremos
para importar nuestro catalogó
de Ocupaciones u Oficios
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Al dar click al botón elegimos
la opción [Ocupaciones y
Oficios]
Abrirá la ventana para
elegir la ubicación del
archivo
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
48
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Ocupaciones u Oficios del documento
seleccionado
Se mostraran las dos
columnas del documento de
Ocupaciones u Oficios
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
49
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
50
2) Catálogo de Departamentos
AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Departamentos que se
maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las
dos formas:
 Crear o Modificar el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocos departamentos
registrados)
Fig.1
de Departamentos:
[Departamentos]
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunos
departamentos y sus claves.
Estos botones sirven para
Colocar una Nuevo Departamento
Borrar Departamentos ya
existentes
Modificar algún Departamento ya
existente
Revisar la información que se
importo
51
 Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchos departamentos registrados)
Fig.1
Este botón es el que usaremos
para importar nuestro catálogos
de Departamentos.
Al dar click al botón elegimos
la opción [Departamentos]
Abrirá la ventana para
elegir la ubicación del
archivo
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
52
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se abrirá la pantalla de la Importación de los Departamentos del documento seleccionado
columnas de documento de
Departamentos
concepto pertenece
53
que [Sí]
3) Catálogo de Ayuda de Percepciones
Fig.1
de Percepciones:
[Percepciones]
54
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas
Percepciones con sus claves.
Estos botones
sirven para
Colocar una Nueva
Percepción
Borrar
Percepciones ya
existentes
Modificar alguna
Percepción ya
existente
Este apartado es para la asignación del tipo de variable, y las fórmulas con la cual se
calcula para la AUDITORIA y si esta percepción integra o no integra
4) Los demás Catálogos de Ayuda
Fig.1
En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]
Catálogos del
Tipo “AUD#”
Catálogos del
Tipo “SUA#”
Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores
55
Fig.1
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el
Apartado que usaremos
para el Catalogó de
Trabajadores
Fig.2
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
56
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se abrirá la pantalla de la Importación de los Trabajadores del documento seleccionado
columnas del
documento
concepto pertenece
57
que [Sí]
Fig.3
Se mostrara el Catálogo de
Trabajares
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
58
Si al terminar el proceso de validación hay errores, estos se podrán corregir en esta misma pantalla o
bien corregir el archivo de Excel y volver a Importarlo.
Fig.4
Ahora verificaremos el estatus de cada registro, en el estatus se nos mostrara si hay
algún error en el archivo.
Guardaremos la información dando
click en el botón de [Aplicar
Trabajadores a AUDIMSS]
Si el estatus
refleja
“Pendiente de
Aplicar a
AUDIMSS”, esto
indica que la
información es
correcta y solo
faltaría
Guardarla en el
sistema
59
Cuando la información se guardo
correctamente en el estatus
aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]
Paso 4. Movimiento de Inicio
Para poder importar el “Catálogo de Incidencias” antes debemos generar los movimientos de inicio.
El cual se genera al ingresar al modulo [Auditoria], [Nomina], [IMSS] como se muestra a continuación
Fig.1
Se mostraran la siguientes pantallas, en las cuales les indicáremos que [NO] cuando sea la primeras
que importan información a AUDIMSS, y [SI] cuando con anterioridad se haya importado
información a AUDIMSS
Se mostrara la siguiente pantalla, donde generaremos los Movimientos de inicio
60
Fig.2
Dar click en este
icono para poder
generar el
movimiento de
inicio
Las siguientes pantallas se muestra al dar click en el Generador del Movimiento de inicio, solo para
confirmar el procedimiento que se va a realizar
61
Se mostrara el siguiente registro que indica el
Movimiento realizado, por lo tanto ya podemos
subir el Catálogo de Incidencias o Movimientos
Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos
Fig.1
los Bonotes y el Apartado
que usaremos para el
Catalogó de Incidencias o
Movimientos
62
Fig.2
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
63
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento
seleccionado
Este apartado es
para asignar a
cada que
columna a que
concepto
pertenece
Se mostraran las dos columnas del
documento
Estas dos columnas no se
asignan
64
que [Sí]
Fig.3
Hará falta el número
y el nombre del
trabajador, los cuales
ya se importaron con
anterioridad, lo cual
esto permite a
AUDIMSS verificar
que cada NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Movimientos
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
65
Se completan
los datos
faltantes
Fig.5
Registrar todos los
Movimientos en el sistema de
AUDIMSS
Validaremos que la
información que importamos,
correspondan las claves con
los catálogos anteriores, que
el NSS este correcto, etc.
66
Cuando la información se guardo
correctamente en el estatus
aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]
Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables
Fig.1
los Bonotes y el Apartado
que usaremos para el
Catalogó de Percepciones
67
Fig.2
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Importar el Catálogo de Percepciones en:
 Varias Columnas
68
Fig.3
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Percpciones del documento seleccionado
Se mostraran las
columnas del
documento
Este apartado es
para asignar a
cada columna la
percepción que
corresponda
69
Estas dos columnas no se asignan
concepto a cada columna podremos
importar el archivo
que [Sí]
70
Fig.4
Hará falta el
número y el
nombre del
trabajador, los
cuales ya se
importaron con
anterioridad, lo
cual esto permite
a AUDIMSS
verificar que cada
NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Percepciones
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
71
Se completan
los datos
faltantes
Checando el
Status de cada
Registro
72
Fig.5
Fig.6
Validaremos que la
información que importamos,
correspondan las claves con
los catálogos anteriores, que
el NSS este correcto, etc.
Registrar todos los
Movimientos en el sistema de
AUDIMSS
Este mensaje es porque en la base del Catalogo de Trabajadores no localiza a todos los trabajadores de
este archivo
73
 Una Sola Columna
Fig.7
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento
seleccionado
74
Se mostraran las
columnas del
documento
Este
apartado es
para asignar
a cada que
columna a
que concepto
pertenece
Estas dos columnas no se asignan
Después de haber
asignado el
concepto a cada
columna podremos
importar el archivo
que [Sí]
75
Fig.8
Hará falta el
número y el
nombre del
trabajador, los
cuales ya se
importaron con
anterioridad, lo
cual esto permite
a AUDIMSS
verificar que cada
NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Percepciones
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
76
Se completan
los datos
faltantes
Checando el
Status de cada
Registro
77
Fig.8
correcto, etc.
78
Fig.9
correcto, etc.
79
g) Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS

El archivo que se importo tiene encabezados:
Solución:
hay que eliminar esa línea, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a AUDIMSS” la información no
se aplica.
80

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato
Office 2007.
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de Excel” y se muestra la
pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción “Excel 5.0/95”
81

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción “Pegado
especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica
en el punto anterior.

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la
columna:
Solución:
En el archivo de Excel que está importando, seleccionar la última columna y teclear la función
=concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la
columna donde está el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla:
82
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de
seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar nuevamente esta nueva
columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial” seleccionar la opción valores y dar
clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta.
83

Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
No hay ningún problema AUDIMSS convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato
de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores:
Solución
La fecha de alta es muy importante, si está trabajando en Enero de 2010, los trabajadores que se
podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31 de enero de
2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de Diciembre del año a
dictaminar y el archivo que es el Catálogo de Trabajadores deberá ser acumulado.
Ahora que hemos intentado de abarcar y resolver los problemas que se pueden presentar al construir
los Archivos de Excel que se van a Importar e Importar dichos archivos a ADUIMSS, ahora podrá
comenzar a trabajar con AUDIMSS, Anexos IMSS, Anexos INFONAVIT, para la creación de los
cuadernillos.
Para cualquier aclaración quedamos a sus órdenes.
Tels. (01 55) 55 – 21 – 12 – 42 y (01 55) 55 – 21 – 08 – 67
84

Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato

Transcripción

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